Umgangsformen am Arbeitsplatz: 18 Knigge-Tipps im Überblick!

In der Geschäftswelt haben Menschen unterschiedliche Erwartungen bezüglich Blickkontakt, Körpersprache, Dresscode und Tischmanieren, um nur ein paar zu nennen. Viele Unternehmen sind zwar zu einer etwas lockereren Kultur gewechselt, aber man kommt dennoch weiter, wenn man die Umgangsformen beherrscht. Hier erklären wir, was Umgangsformen sind und welche grundlegenden Regeln Sie kennen sollten.

Was sind Umgangsformen am Arbeitsplatz?

Unter Umgangsformen fallen die Benimm-Regeln, die von Teammitgliedern auf der Arbeit erwartet werden, um das Image des Unternehmens aufrechtzuerhalten und sich gegenseitig zu respektieren. Gutes Benehmen ist je nach Kultur unterschiedlich, allerdings gibt es einige Standards – und wenn jeder diese Standards versteht und befolgt, kann ein Gefühl von Einigkeit entstehen.

Manchmal bestehen die Umgangsformen aus unausgesprochenen Regeln, doch dass sich Teammitglieder auf grundlegende Regeln einigen, um Einigkeit auszustrahlen, ist häufiger der Fall. Wenn Teammitglieder sich an die Umgangsformen halten, entsteht eine effektive Kommunikation am Arbeitsplatz.

Wie lauten die wichtigsten Höflichkeitsregeln?

Die Grundlagen der Umgangsformen variieren je nach Kultur, und gerade wenn man die Umgangsformen in einem Unternehmen verstehen muss, dessen Kultur sich von der eigenen unterscheidet, kann einen das sehr verunsichern. Es gibt aber auch ein paar universelle Regeln, die Ihnen helfen werden, sich an den Status quo zu halten, während Sie die Gruppendynamik und Teamregeln Ihres Unternehmens noch lernen.

In den folgenden Absätzen finden Sie 5 gesellschaftliche Umgangsformen am Arbeitsplatz. Wenn Sie sich an diese halten, machen Sie in Ihrem Unternehmen einen soliden ersten Eindruck und sind Ihren Teammitgliedern gegenüber respektvoll.

1. Seien Sie pünktlich

Ob Sie nun zu einem Vorstellungsgespräch oder zu einem täglichen Stand-up-Meeting müssen – Pünktlichkeit am Arbeitsplatz signalisiert, dass Sie die Zeit der anderen respektieren. Falls Pünktlichkeit in Ihrer Vergangenheit nicht zu den wichtigsten Dingen gehörte, frischen Sie Ihre Zeitmanagement-Strategien auf, damit Sie organisiert bleiben und stets Ihre To-do-Liste kennen.

Je nach Kultur variieren die Regeln in Bezug auf Pünktlichkeit: In einigen Kulturen gilt es beispielsweise als höflich, immer ein bisschen zu spät zu erscheinen. Im Zweifelsfall sollten Sie einfach pünktlich sein und Ihre Verhaltensweisen dann, falls nötig, anpassen.

2. Respektieren Sie Ihr Team

Anderen Menschen mit Respekt und einem guten Ton zu begegnen empfiehlt sich sowohl in lockeren als auch in formellen Arbeitsumgebungen. Wenn jemand während eines Geschäftsessens oder Meetings den Raum betritt, grüßen Sie diese Person angemessen, ob nun mit einem Händedruck oder – je nach Kultur – auf eine andere Art.

Dieselbe Regel gilt, wenn Sie von zu Hause aus arbeiten und an täglichen Zoom-Meetings teilnehmen. Sie müssen vielleicht nicht für jedes Meeting die Kamera einschalten, aber wenn Sie laut und deutlich sprechen und sich die Zeit nehmen, Ihre Teammitglieder wertzuschätzen, weiß jeder, dass Sie zuhören, und Ihre Teammitglieder fühlen sich gesehen.

3. Kleiden Sie sich angemessen

Ob Kleidung angemessen ist oder nicht, beruht auf subjektivem Empfinden und hängt davon ab, ob Sie in einem Büro oder von zu Hause aus arbeiten. Einige Unternehmen, in denen jeden Tag im Büro gearbeitet wird, erwarten vermutlich, dass Mitarbeiter in lässiger Geschäftskleidung kommen, weil sie viel persönlichen Kontakt mit Stakeholdern und Kunden haben. Andere Unternehmen, in denen hybride Arbeitsmodelle vorherrschen, werden Teammitglieder wahrscheinlich ermutigen, lockere Alltagskleidung zu tragen, um Komfort und Produktivität zu fördern.

Wenn Sie sich in Bezug auf angemessene Arbeitskleidung nicht sicher sind, bitten Sie Ihren Manager oder Vorgesetzten um Tipps. Es ist völlig normal, dass Sie sich unsicher fühlen, wenn Sie neu in Ihrem Job sind, aber haben Sie keine Scheu, vor Ihrem ersten Arbeitstag eine kurze E-Mail zu schreiben, um ein Gefühl für die Unternehmensstandards zu bekommen. Alternativ können Sie auch an Ihr Vorstellungsgespräch zurückdenken: Erinnern Sie sich noch daran, welche Kleidung jeder trug? Dann kleiden Sie sich auch so.

4. Respektieren Sie gemeinsame Orte

Selbst wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, gehen Sie vielleicht gelegentlich mal ins Büro oder es gibt gemeinsame virtuelle Orte für Sie und Ihre Teamkollegen. Im Büro könnten Orte, die Sie mit Ihren Teammitgliedern teilen, die Küche, das Badezimmer, der Drucker- und der Kopierraum sein. Virtuelle gemeinsame Orte könnten Ordner in Google Drive oder eine Projektmanagement-Software sein.

Wie Sie mit solchen gemeinsamen Orten umgehen, zeigt, was für eine Art Teamkollege Sie sind. Es ist also wichtig, dass Sie Dinge richtig beschriften, organisiert bleiben und anderen, die diese Orte auch nutzen, mit Höflichkeit und Respekt begegnen. Umgangsformen gelten auch für gemeinsame Orte, ob Sie nun im physischen Sinne einen Platz nach der Nutzung aufgeräumt und sauber hinterlassen oder ob Sie sich online an Unternehmensprozesse halten.

5. Seien Sie stets höflich

Höflichkeit ist sowohl im Privatleben als auch am Arbeitsplatz sehr wichtig. Man sollte den Kollegen und den Kunden gegenüber stets höflich und professionell sein. Dies bedeutet etwa, dass Sie bei Kunden die “Sie”-Form verwenden und “Bitte” und “Danke” sagen. Es ist aber viel mehr als das. Allgemein sollten Sie anderen Menschen gegenüber freundlich und aufgeschlossen sein.

6. Bauen Sie emotionale Intelligenz auf

Emotionale Intelligenz ist die Fähigkeit, Emotionen bei sich und anderen zu erkennen, zu regulieren und zu verstehen. Menschen mit hoher emotionaler Intelligenz können sich in ihre Teammitglieder einfühlen und Herausforderungen im Sozialverhalten überwinden. Emotionale Intelligenz zählt zwar nicht direkt zu den Umgangsformen, es ist aber dennoch am Arbeitsplatz sehr hilfreich, wenn es zu Konflikten kommt.

Stellen Sie sich zum Beispiel einmal vor, Sie liegen bei der Arbeit hinter dem Zeitplan und Ihr Chef legt Ihnen plötzlich ein zeitintensives Großprojekt auf den Tisch. Ein hohes Maß an emotionaler Intelligenz wäre hier hilfreich. Sie könnten dann mit Ihrem Manager sprechen, um die Wichtigkeit dieser Arbeit zu verstehen. Da Sie aber bereits hinter dem Zeitplan liegen, könnten Sie Ihre Sorge der möglichen Überarbeitung ansprechen. Und schließlich könnten Sie gemeinsam mit Ihrem Manager an einer Lösung arbeiten: Welche Arbeit ist weniger wichtig und welche weniger relevanten Aufgaben lassen sich delegieren?

Umgangsformen für ortsunabhängiges Arbeiten

Unsere Arbeitswelt ist im Wandel. Bei steigender Anzahl virtueller Teams haben sich auch die Definition und die Praxis der höflichen Umgangsformen verändert. Wenn Sie jemanden persönlich treffen, sind vermutlich ein fester Händedruck und die richtige Kleidung nötig. Wenn Sie allerdings ortsunabhängig arbeiten, müssen Sie die Grundlagen und Benimmregeln der E-Mail-, Telefon- und Video-Etikette kennen.

Umgangsformen für E-Mails und Teamkommunikation

Eine E-Mail zu schreiben oder über Tools wie Slack oder Asana mit Ihren Teamkollegen zu kommunizieren, klingt einfach, doch geschäftliche Kommunikation unterscheidet sich von persönlicher Kommunikation. Schauen Sie sich unsere Tipps unten an, um sich mit den E-Mail- und Online-Umgangsformen vertraut zu machen.

• Überprüfen Sie Ihre E-Mails auf Fehler: Diese Faustregel sollten Sie auf keinen Fall ignorieren. Auch wenn Ihr E-Mail-Programm oder Ihre Projektmanagement-Plattform über eine eingebaute Rechtschreibprüfung verfügt, sollten Sie Ihre E-Mails noch einmal lesen, bevor Sie sie abschicken – nur zur Sicherheit.

• Seien Sie höflich und professionell: Selbst wenn Sie dem Empfänger Ihrer E-Mail nicht direkt gegenübersitzen, wird Ihr Tonfall zwischen den Zeilen zu erkennen sein. Es ist wichtig, dass Sie in Ihrer E-Mail höflich und professionell sind. Sie könnten zum Beispiel freundliche Sätze einbauen wie „Ich hoffe, Sie ...“, „Vielen Dank für ...“, „Ich möchte Sie freundlich daran erinnern, dass ...“, „Lassen Sie mich bitte wissen ...“ und „Ich freue mich darauf, wieder von Ihnen zu hören.“

• Achten Sie auf zeitnahe Antworten: Wenn ein Teammitglied oder Kunde sich bei Ihnen meldet, so tut er das aus einem ganz bestimmten Grund. Zur E-Mail- und Team-Etikette gehört es zu einer guten Diszipliniertheit auch, zeitig zu antworten, auch wenn es nur in Form einer automatischen Benachrichtigung ist, falls Sie nicht im Büro sind. Sie müssen natürlich nicht innerhalb weniger Minuten antworten, aber versuchen Sie es innerhalb von einem oder zwei Werktagen.

• Fassen Sie sich kurz: Wenn Sie Ihren E-Mail-Text kurz halten, kommen Sie schnell auf den Punkt und ersparen Ihrem Leser Zeit. Wenn Sie Ihre wichtigste Absicht in einer langen E-Mail verstecken, ist es weniger wahrscheinlich, dass der Leser so reagiert, wie Sie es sich wünschen.

Denken Sie daran, dass es einen Unterschied macht, wem Sie schreiben. Wenn Sie zum Beispiel mit anderen Teamkollegen über Asana oder Slack kommunizieren, können Sie einen etwas lockereren Ton anschlagen. E-Mails an Kunden sollten hingegen eher formell sein.

Umgangsformen für Telefonate

Geschäftliche Kommunikation findet oft über das Telefon statt. Wenn Sie am Telefon mit Kunden oder Geschäftspartnern sprechen, beachten Sie unsere folgenden Handlungsregeln.

• Rufen Sie nicht unangekündigt an: In der Geschäftswelt hat jeder einen bestimmten Zeitplan, an den er sich halten muss, ob er nun nach einer strengen Projektzeitleiste arbeitet oder versucht, den Haufen Arbeit auf seinem Schreibtisch zu priorisieren. Wenn Sie am Telefon mit jemandem sprechen möchten, schicken Sie dieser Person zuerst eine E-Mail und vereinbaren Sie einen Telefontermin. Unangekündigt anzurufen könnte unhöflich wirken, da Ihr Gesprächspartner in solch einem Fall keine Zeit hatte, sich auf das Gespräch mit Ihnen vorzubereiten.

• Reden Sie deutlich und in angemessenem Ton: Bei Telefonaten ist Ihr Ton wichtig. Sie sollten nicht nur einen höflichen Ton anschlagen, wenn Sie mit Teammitgliedern oder Kunden sprechen, sondern auch auf Lautstärke und Deutlichkeit achten. Wenn Sie zu laut oder zu undeutlich sprechen, könnte es passieren, dass Ihre Botschaft beim Empfänger anders ankommt als Sie es sich wünschen. Ton und Kommunikation variieren allerdings auch je nach Kultur, deshalb sollten Sie Ihre kulturelle Intelligenz nicht außer Acht lassen, wenn Sie telefonieren.

• Schicken Sie Nachrichten schnell ab: Wie bei geschäftlichen E-Mails sollten Sie auch auf Nachrichten, die man Ihnen auf den Anrufbeantworter gesprochen hat, schnell reagieren. Sie erhalten vielleicht E-Mails von Teammitgliedern oder Kunden, die um einen Telefontermin bitten. Beantworten Sie diese E-Mails schnell und schreiben Sie dabei, wann es Ihnen am besten passt.

• Sprechen Sie eine professionelle Ansage auf Ihren Anrufbeantworter: Wenn Sie nicht erreichbar sind, gehört eine professionelle Abwesenheitsnotiz zu den Umgangsformen denn sie lässt andere wissen, wer Sie sind, was Sie tun und dass Sie gerade nicht erreichbar sind. Sie können dann eine Nachricht mit dem Grund ihres Anrufs hinterlassen.

Umgangsformen für Videoanrufe

Wenn sich ortsunabhängig arbeitende Menschen „treffen“ möchten, gehört Videotelefonie zu den beliebtesten Kommunikationsmethoden. Der Vorteil liegt darin, dass man mit vielen Teammitgliedern gleichzeitig sprechen kann, aber auch die Video-Umgangsformen enthalten einige grundlegende Regeln, die Sie kennen sollten.

• Schalten Sie sich auf Stumm: Eines der größten Probleme bei Videokonferenzen sind die Hintergrundgeräusche von Teammitgliedern, die gerade nicht sprechen. Doch dieses Problem lässt sich leicht lösen: Schalten Sie sich selbst auf Stumm, wenn Sie nicht der Sprecher sind. Dann ist Ihr Mikrofon nämlich still und andere können sich voll und ganz auf den virtuellen Raum konzentrieren.

• Achten Sie auf Ihre Körpersprache: Während einer Videokonferenz können andere sehen, wie Sie nonverbal mit dem Sprecher interagieren. Wenn Sie nach unten schauen oder zu entspannt in Ihrem Sessel sitzen, könnten Sie den Eindruck erwecken, Sie hätten kein Interesse an dem Gespräch. Sitzen Sie gerade, schauen Sie aufmerksam und nutzen Sie nonverbale Kommunikation, um dem Sprecher zu zeigen, dass Sie aufpassen.

• Unterbrechen Sie niemanden: Wenn Sie während einer Videokonferenz jemanden unterbrechen, kann das besonders störend sein. Dies zählt eindeutig zu den schlechten Umgangsformen und sollte daher unbedingt vermieden werden. Die Technologie kommt nicht immer hinterher, wenn mehrere Personen versuchen zu sprechen, was zu technischen Problemen und Verwirrung führen kann.

• Kleiden Sie sich angemessen: Videokonferenzen zeigen Ihre Kleidung zwar nur von der Hüfte aufwärts, aber dennoch ist es wichtig, dass Sie sich angemessen kleiden. Ihre Kleidung für Videokonferenzen sollte dem Dresscode Ihres Unternehmens entsprechen. Achten Sie auch auf Ihre Körperpflege, wenn Sie vor der Kamera sitzen.

Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, interagieren Sie zwar nicht mehr so oft persönlich mit Teammitgliedern und Kunden, aber vergessen Sie nicht, dass auch virtuelle Interaktionen einen bleibenden Eindruck hinterlassen. Im Zweifel sollten Sie sich genauso verhalten, wie Sie es bei einem persönlichen Gespräch auch tun würden.

Wie wichtig sind gute Umgangsformen?

Ziel der Umgangsformen ist es, ein einheitliches Unternehmensimage zu präsentieren, gegenseitigen Respekt unter den Teammitgliedern sicherzustellen und die Kommunikation am Arbeitsplatz zu verbessern. Wenn Teams effektiver kommunizieren, leisten sie auch bessere Arbeit.

Auch die Mitarbeiter selbst profitieren stark davon, wenn Sie mit den Umgangsformen am Arbeitsplatz vertraut sind. So müssen Sie sich nicht mehr darauf konzentrieren, wie Sie mit den anderen Teamkollegen umgehen, sondern tun dies ganz natürlich. Schlussendlich können Sie sich so besser auf die eigentliche Arbeit konzentrieren.

Doch da hört effektive Kommunikation noch nicht auf. Eine Software kann Ihr Team darin unterstützen, zusammenzuarbeiten, Deadlines einzuhalten und Ziele zu erreichen. Mit einer Software für Teamkommunikation können Sie die Verständigung zwischen Ihren Teammitgliedern erleichtern und verbessern, denn jeder erhält die richtigen Informationen zur richtigen Zeit.