Projektfortschritt und Statusaktualisierungen

Übersicht

Diese Funktion wird gerade eingeführt

Der Abschnitt Projektfortschritt gibt Ihnen eine umfassende Übersicht über den aktuellen Status aller Projekte, an denen Sie gerade arbeiten. Dank Statusberichten können Sie einfach detaillierte, wiederholbare und umsetzbare Statusaktualisierungen erstellen und Ihre Arbeit mit den wichtigsten Beteiligten teilen.

Fortschrittsübersicht

Momentaufnahme des Projektfortschritts

Wenn Sie in Ihrem Projekt auf den Tab Fortschritt klicken, wird Ihnen eine Momentaufnahme des aktuellen Fortschritts Ihres Projekts angezeigt.

Fortschrittsstatus

Mit der Fortschrittsansicht können Sie:

  1. Überprüfen, ob das Projekt planmäßig verläuft, gefährdet ist, oder unplanmäßig verläuft
  2. Die Anzahl der erledigten, unerledigten oder überfälligen Aufgaben einsehen
  3. Eine Statuserinnerung festlegen
  4. Den Projektstatus aktualisieren
  5. Die projektverantwortliche Personprojektverantwortliche Person Jedes Projekt kann einen Projektverantwortlichen haben. Dieser kann Statusaktualisierungen für das Projekt angeben. Weiterlesen einsehen oder ändern, oder das Fälligkeitsdatum oder den Datumsbereich einsehen oder ändern
  6. Die aktuellsten StatusStatus Eine Möglichkeit, um Projektmitglieder über den Fortschritt eines Projekts in Kenntnis zu setzen. Der Status enthält eine Farbe (rot, gelb, grün) und eine kurze Zusammenfassung. Weiterlesen -Aktualisierungen einsehen

Übersicht über Meilensteine, Portfolios und benutzerdefinierte Felder

Unter Fortschritt können Sie auch Meilensteine, Portfolios und benutzerdefinierte Felder einsehen, die mit Ihrem Projekt verbunden sind.

Übersicht über Meilensteine

In der Fortschrittsansicht können Sie:

  1. Neue Meilensteine mit dem + Symbol anzeigen oder hinzufügen
  2. Mit dem Projekt verbundene Portfolios einsehen
  3. Alle mit dem Projekt verbundenen benutzerdefinierten Felder einsehen

Es werden nur Portfolios angezeigt, auf die Sie Zugriff haben. Portfolios stehen allen Business-Nutzern zur Verfügung.

Übersicht über aktuelle Statusaktualisierungen und Projektdaten

Unter Fortschritt bekommen Sie mit dem Punkte-Diagramm eine schnelle Übersicht über vergangene Statusaktualisierungen.

Das Burn-Up-Diagramm ermöglicht es Ihnen auch, erledigte und unerledigte Aufgaben im Laufe der Zeit zu sehen. Dadurch erhalten Sie eine visuelle Darstellung über den Zustand Ihres Projektes.

Übersicht über Projektdaten

Unter „Fortschritt“ können Sie:

  1. Aktuelle Statusaktualisierungen im Punkte-Diagramm ansehen
  2. Ein Burn-Up-Diagramm sehen, das erledigte und unerledigte Aufgaben im Laufe der Zeit abbildet

So erstellen Sie eine Statusaktualisierung

Jedes Projektmitglied kann einen Status festlegen, um andere ProjektmitgliederProjektmitglieder Jemand, der Zugang zu einem Projekt hat und Benachrichtigungen darüber erhält. Weiterlesen über den Fortschritt eines Projektes zu informieren.

Die vorgefertigte Blockstruktur ermöglicht es Ihnen, die tatsächliche Arbeit, die in Asana erledigt wird, mit zusätzlichem Kontext einzubeziehen, um den Status der Arbeit zu beschreiben.

Statusaktualisierungen erstellen

Erstellung von Statusupdates

So erstellen Sie eine neue Statusaktualisierung

  1. Klicken Sie in der Fortschrittsansicht Ihres Projektes auf das Symbol Status aktualisieren

Die Funktion zum Hinzufügen von benutzerdefinierten Feldern zu Ihrer Statusaktualisierung ist eine Business-Funktion.

Ansicht für Statusaktualisierungen

In der Ansicht für Statusaktualisierungen können Sie:

  1. Einen Titel hinzufügen
  2. Die Details Ihrer Statusaktualisierung eintragen, einschließlich Fortschritt, Projektname, projektverantwortliche Person und Projektdaten
  3. Auswählen, welche benutzerdefinierten Felder Ihr Update beinhalten soll
  4. Einen neuen Abschnitt hinzufügen
  5. Eine Zusammenfassung hinzufügen
  6. Weitere Schritte nennen
  7. Die wichtigsten Erfolge seit Ihres letzten Updates beschreiben
  8. Highlights in Ihre Statusaktualisierung einbeziehen, um den Stand besser zu schildern
  9. Auf die blaue Schaltfläche Veröffentlichen klicken, wenn Sie Ihren Status eingegeben haben

Bitte beachten Sie, dass Sie zunächst einen Projektstatus (planmäßig, gefährdet oder unplanmäßig) wählen müssen, bevor Sie ein Projektstatus-Update veröffentlichen können.

So fügen Sie Highlights zu Ihrer Statusaktualisierung hinzu

Mit Drag & Drop können Sie Highlights wie erreichte Meilensteine oder überfällige Aufgaben zu Ihrem Status-Update hinzufügen, um den Stand der Dinge zu schildern. Indem Sie diese Highlights hinzufügen, geben Sie einen visuellen Einblick in aktuelle Erfolge oder mögliche Hindernisse Ihres Teams.

Sobald Sie Highlights hinzugefügt und Ihre Statusaktualisierung veröffentlicht haben, wird Asana die Blockstruktur und -anordnung für zukünftige Aktualisierungen speichern.

Highlight-Anordnung

Sie können Ihre Abschnitte Zusammenfassung, Was wir erreicht haben und Weitere Schritte neu anordnen, indem Sie sie per Drag & Drop an ihren Platz ziehen.

Erinnerungen für Statusaktualisierungen

Jede projektverantwortliche Person erhält jeden Donnerstag eine wöchentliche Aufgabe, um den Status seines Projekts bis Freitag zu aktualisieren. Wenn Sie die verantwortliche Person eines Projekts sind und diese Erinnerungen nicht erhalten möchten, können Sie sie deaktivieren.

Erinnerungen für Statusupdates deaktivieren

So deaktivieren Sie Erinnerungen für Statusupdates:

  1. Öffnen Sie die Ansicht Fortschritt
  2. Aktivieren Sie die Option Ich möchte jeden Freitag an die Statusaktualisierung erinnert werden

Statusaktualisierungen werden in der Fortschritts-Ansicht und der Diskussions-Ansicht des Projektes angezeigt.

Statusaktualisierungen ausdrucken oder löschen

Status löschen

So drucken oder löschen Sie eine Statusaktualisierung:

  1. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol neben der Statusaktualisierung
  2. Klicken Sie auf Statusaktualisierung drucken oder Statusaktualisierung löschen

Sie können nur Ihren eigenen Projektstatus löschen, nicht den von anderen.

Ein Hinweis zum Festhalten des aktuellen Status

Statusaktualisierungen sind als Momentaufnahme des Status eines Projektes zu einem bestimmten Zeitpunkt gedacht. Als solche werden die Daten im Moment der Veröffentlichung eingefroren. Das umfasst Merkmale wie den Projektnamen, benutzerdefinierte Felder, Aufgabennamen, Fälligkeitsdaten und Verantwortliche.

Das bedeutet, dass die Momentaufnahme der Aufgabe in der Aktualisierung gleicht bleibt, auch wenn sich ein Aufgabenname oder Fälligkeitsdatum nach deren Veröffentlichung verändert. Dadurch können Sie immer einen Blick zurückwerfen und sich ein Bild vom Status Ihres Projektes zu einem bestimmten Zeitpunkt machen.

Sichtbarkeit

Alle Personen, die als Beteiligte zu einer Statusaktualisierung hinzugefügt werden, können die gesamten Inhalte des Berichts sehen, auch wenn Sie keinen Zugriff auf das zugrunde liegende Projekt haben.

Das heißt, sie können alle Details und Texte der Aufgabe sehen, die im Bericht erscheinen. Wenn Sie aber auf Aufgaben, Meilensteine, etc. klicken, die zu einem Projekt gehören, bei denen sie nicht zugriffsberechtigt sind, werden Sie zur Seite der Zugriffsanfrage geleitet und können nicht auf die zugrunde liegenden Daten zugreifen.

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Asana Kurse

Mit diesen Kursen lernen Sie die Grundlagen von Asana innerhalb von 15 Minuten

Aufgaben

Aufgaben Lessons

Verfolgen Sie Ihre gesamte Arbeit

3 Minuten

Meine Aufgaben

Meine Aufgaben Lessons

Immer wissen, was als Nächstes zu tun ist

3 Minuten

Projekte

Projekte Lessons

Mit Teamkollegen arbeiten

3 Minuten

Inbox

Inbox Lessons

Noch schneller kommunizieren

3 Minuten

Sie können Aufgaben nutzen, um Ihre Arbeit zu verfolgen, daran weiterzuarbeiten und sie zu organisieren.

Aufgaben können To-Dos, Ideen, Anmerkungen oder Erinnerungen sein.

Eine Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen.

Drücken Sie Tab+M, um eine Aufgabe schnell sich selbst zuzuweisen.

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, sodass die Frist klar ersichtlich ist.

Fügen Sie Anweisungen und Erwartungen im Aufgabenbeschreibungsfeld hinzu.

Nutzen Sie @ für die Verknüpfung mit anderen Aufgaben, Personen, Diskussionen oder Projekten.

Wenn Sie jemanden mit @ anführen, wird er/sie zu Ihrer Aufgabe als Follower hinzugefügt.

Follower werden benachrichtigt, wenn neue Kommentare oder Anhänge hinzugefügt werden.

Fügen Sie jeden, der auf dem Laufenden bleiben soll, als Follower hinzu.

Sie können sich jederzeit abmelden, um keine Benachrichtigungen mehr zu Ihrer Aufgabe zu erhalten.

Schreiben Sie Kommentare, um Fragen zu stellen oder die Follower auf dem Laufenden zu halten.

Versehen Sie Kommentare mit einem Herz, damit Follower wissen, dass Sie sie gesehen haben.

Fügen Sie relevante Dateien oder irrelevante GIFs als Anhänge hinzu.

Sie können Anhänge auch direkt von Dropbox, Google Drive, oder Box hinzufügen.

Erstellen Sie Teilaufgaben, um Ihre Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen.

Wenn Sie eine Teilaufgabe hinzugefügt haben, drücken Sie die Eingabetaste, um eine weitere Aufgabe hinzuzufügen.

Teilaufgaben können genau die gleichen Daten enthalten wie reguläre Aufgaben.

Klicken Sie auf die Sprechblase, um Kommentare, Anhänge oder Unteraufgaben hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste Aufgaben erstellen.

Jede Aufgabe hat eine einzigartige URL zum einfachen Kopieren und Teilen.

Glückwunsch! Es scheint, als seien Sie der Aufgabe gewachsen.

Weiter geht es mit der nächsten Lektion!

Unter Meine Aufgaben sehen Sie immer, was als Nächstes zu tun ist.

Meine Aufgaben ist eine Liste mit allen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden.

So können Sie Ihre Arbeit leichter verwalten.

Klicken Sie auf die Liste Meine Aufgaben und fangen Sie zu tippen an, um Aufgaben hinzuzufügen.

Fügen Sie wie in einem Textdokument eine neue Zeile für jede neue Aufgabe hinzu oder fügen Sie es in eine beliebige Liste ein.

Leiten Sie Mails an x@mail.asana.com weiter, um Ihre E-Mails in Aufgaben umzuwandeln.

Asana verschiebt Ihre E-Mail samt Anhängen in eine Aufgabe.

Neue Aufgaben erscheinen ganz oben in Ihrer Liste unter Zuletzt zugewiesen.

Aufgaben, die Sie zu Meine Aufgaben hinzufügen, sind privat.

Klicken Sie auf Sichtbar machen, um sie mit Ihrem Team zu teilen.

Sortieren Sie Aufgaben mit Heute, Anstehend, or Später.

Klicken Sie auf den blauen Punkt neben der Aufgabe, um sie schnell einzuordnen.

Markieren Sie die Aufgaben, für die Sie Zeit haben, mit Heute.

Teamkollegen können Ihre Meine Aufgaben-Übersicht sehen und wissen so, woran Sie arbeiten.

Sie können nur Aufgaben sehen, die Sie sichtbar gemacht oder in einem Projekt geteilt haben (mehr über Projekte später).

Markieren Sie Aufgaben mit einer Fälligkeit von unter einer Woche als Anstehend, dann sehen Sie, dass sie bald fällig sind.

Am Fälligkeitstag wird Ihre Aufgabe von Anstehend nach Heute verschoben.

Als wäre es Zauberei.

Markieren Sie Aufgaben, die frühestens in einer Woche fällig sind, mit Später.

Bis zum Fälligkeitstermin werden sie erledigt sein.

Ihre Aufgaben wandern automatisch eine Woche vor Fälligkeit von Später zu Anstehend.

Priorisieren Sie immer Meine Aufgaben, um die Übersicht über anstehende und zu bearbeitende Aufgaben zu haben

Jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre Arbeit verfolgen und planen!

Next, lernen Sie, wie Sie mit Ihrem Team in Asana arbeiten.

Arbeiten Sie mit Projekten an Aufgabengruppen.

Projekte helfen Ihnen bei der Verfolgung und Organisation Ihrer Schritte in einem Prozess oder einer Initiative.

Wie ein Ereignisplan, eine Produkteinführung oder ein Redaktionskalender.

Wie bei Meine Aufgaben klicken Sie einfach und tippen, um eine Aufgabe zum Projekt hinzuzufügen.

Wenn Sie in einem Dokument oder einer E-Mail bereits Schritte aufgelistet haben, kopieren Sie die Liste hier hinein.

Fügen Sie aus der E-Mail Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzu.

Die eindeutige E-Mail-Adresse des Projekts sehen Sie im Projekt-Dropdownmenü.

Fügen Sie Ihre Aufgaben zu weiteren verwandten Projekten hinzu.

Aufgaben können zu mehreren Projekten gehören.

Fügen Sie Abschnitte hinzu, um Aufgaben in einem Listenprojekt zu organisieren.

Geben Sie Tab+N in eine beliebige Aufgabenzeile ein, um einen neuen Abschnitt zu erstellen.

Oder fügen Sie Spalten hinzu, um Aufgaben in einem Übersichtsprojekt zu organisieren.

Ziehen Sie Aufgaben zwischen oder in die Spalten, um sie neu zu ordnen.

Weisen Sie Aufgaben mit Zuweisen zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest.

Verpassen Sie mit Ihrem Projekt-Kalender keine einzige Frist.

Ziehen Sie Aufgaben in Ihren Kalender, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Fügen Sie jeden, der Ihr Projekt auf dem Laufenden bleiben soll, als Mitglieder hinzu.

Projektmitglieder werden über neue Diskussionen, Status und Aufgaben benachrichtigt.

Posten Sie Diskussionen, um Ankündigungen zu machen oder Diskussionen zu beginnen.

Ihr Beitrag wird an alle Projektmitglieder verschickt.

Unter Fortschritt sehen Sie, wie Ihr Projekt vorankommt.

Legen Sie einen Status für Ihr Projekt fest, um das Team über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Der Projekteigentümer erhält wöchentlich eine Erinnerung daran, den Status einzustellen.

Öffnen und organisieren Sie Projekte mithilfe Ihrer Seitenleiste.

Fügen Sie Projekte zu Ihren Favoriten hinzu, um sie oben an die Seitenleiste anzuheften.

Klicken Sie auf den Stern auf der linken Seite des Projektnamens, um es zu Ihren Favoriten hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste neue Projekte erstellen.

Nun können Sie mit Ihrem Team Projekte vorantreiben.

Nur noch eine Lektion, bevor es losgeht.

Kommunizieren und koordinieren Sie schneller mit dem Posteingang.

Überprüfen Sie Ihren Posteingang, um die letzten Updates zu sehen und darauf zu antworten.

Im Posteingang sehen Sie, wenn eine Aufgabe fällig ist…

…und wenn Teammitglieder Aufgaben, Diskussionen und Projekte aktualisieren, denen Sie folgen.

Nachrichten öffnen und beantworten, ohne den Posteingang zu verlassen.

Wenn Sie auf ein Update klicken, bekommen Sie alle Kontextinformationen, die Sie zum Antworten benötigen.

Archiv-Updates, die Sie ablehnen können.

Klicken Sie auf das X, das auf der rechten Seite eines Updates auftaucht, um es zu archivieren.

Öffnen Sie Archiv, um abgelehnte Updates zurück in Ihren Posteingang zu verschieben.

Klicken Sie auf den Pfeil, der auf der rechten Seite eines archivierten Updates auftaucht, um es wieder in den Posteingang zu verschieben.

Um keine Aktualisierungen zu Aufgaben oder Projekten zu erhalten, klicken Sie auf nicht folgen.

Letztendlich haben Sie die Kontrolle über Aktualisierungen, die Sie erhalten und solche, über die Sie nicht informiert werden möchten

Wenn Sie soweit sind, können sie Asanas E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.

Der Austausch mit dem Team kann am einfachsten über Ihren Posteingang verwaltet werden. Denken Sie daran, hier regelmäßig vorbeizuschauen.

Glückwunsch! Jetzt steht einem erfolgreichen Arbeitstag mit Asana nichts mehr im Weg.