Projektfortschritt und Statusaktualisierungen
- Inhalt
- Übersicht
- Festhalten des aktuellen Projektfortschritts
- Übersicht über Meilensteine, Ziele und wichtige Ressourcen
- Kürzliche Statusaktualisierungen
- So erstellen Sie eine Statusaktualisierung
- So fügen Sie Highlights zu einer Statusaktualisierung hinzu
- So fügen Sie Grafiken zu einer Statusaktualisierung hinzu
- Erinnerungen an eine Statusaktualisierung
- Statusaktualisierungen ausdrucken oder löschen
- Ein Hinweis zum Festhalten des aktuellen Status
- Sichtbarkeit
- Ein Projekt abschließen
- So markieren Sie ein Projekt als unerledigt
Übersicht
Im Abschnitt „Übersicht“ erhalten Sie eine umfassende Momentaufnahme des Status eines jeden Projekts, an dem Sie gerade arbeiten. Dank Statusberichten ist es einfach, ausführliche, wiederholbare und handlungsweisende Status-Updates zu erstellen und diese mit den wichtigsten Beteiligten zu teilen.
Momentaufnahme in der Projektübersicht
Wenn Sie in Ihrem Projekt auf den Tab Übersicht klicken, wird Ihnen eine Momentaufnahme des aktuellen Fortschritts Ihres Projekts angezeigt.
Unter „Übersicht“ können Sie:
- Überprüfen, ob das Projekt planmäßig verläuft, gefährdet ist, unplanmäßig verläuft oder erledigt ist
- Ein Status-Update anfordern oder den Projektstatus aktualisieren
- Die Projektrollen einsehen oder ändern
- Das Projekt-Fälligkeitsdatum oder den Datumsbereich einsehen oder ändern
- Nachrichten an Mitglieder senden
Übersicht über Meilensteine, Ziele und wichtige Ressourcen
Unter Übersicht können Sie auch Meilensteine, Ziele und wichtige Ressourcen einsehen, die mit Ihrem Projekt verbunden sind.
Unter „Übersicht“ können Sie:
- Mit dem Projekt verbundene wichtige Ressourcen einsehen
- Meilensteine mit dem + Symbol anzeigen oder neu hinzufügen
- Alle Ziele einsehen, zu denen das Projekt beiträgt und mit denen es verbunden ist
Es werden nur Portfolios angezeigt, auf die Sie Zugriff haben. Portfolios stehen allen Business-Nutzern zur Verfügung.
Kürzliche Statusaktualisierungen
Unter Übersicht bekommen Sie mit dem Punkte-Diagramm eine schnelle Übersicht über vergangene Statusaktualisierungen.
Unter Dashboards können Nutzer auf Burnup-Diagramme zugreifen. Diese erfassen die Geschwindigkeit des Teams im Laufe der Zeit und die Schnelligkeit, mit der Arbeiten erledigt werden. Passen Sie die Diagramme an, um z. B. zu sehen, welche Aufgaben erledigt wurden und welche nicht. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie sich Kennzahlen für die allgemeinen Leistungen sowie den Fortschritt bei einem Projekt anzeigen lassen und wie Sie Probleme hervorheben können.
So erstellen Sie eine Statusaktualisierung
Jedes Projektmitglied kann einen Status festlegen, um andere Projektmitglieder über den Fortschritt eines Projektes zu informieren.
Die vorgefertigte Blockstruktur ermöglicht es Ihnen, die tatsächliche Arbeit, die in Asana erledigt wird, mit zusätzlichem Kontext einzubeziehen, um den Status der Arbeit zu beschreiben.
Status-Update erstellen
So erstellen Sie eine neue Statusaktualisierung:
- Klicken Sie in der Fortschrittsansicht Ihres Projekts auf das Symbol Status aktualisieren
- In jeder Projektansicht können Sie auch einen neuen Status aus dem Dropdown-Menü auswählen, indem Sie Status festlegen anklicken, wenn für das Projekt noch kein Status festgelegt wurde, oder indem Sie auf den vorhandenen Status klicken.
Die Möglichkeit, benutzerdefinierte Felder in Ihre Statusaktualisierung einzufügen, besteht für Kunden mit einem Business-Abo. Benutzerdefinierte Felder sind die beste Möglichkeit, um Arbeit mit Tags zu versehen, zu sortieren und zu filtern. Mit unserem 30-tägigen kostenlosen Asana-Testabo können Sie diese Funktion in Aktion erleben. Kostenlos testen.
In der Ansicht für Statusaktualisierungen können Sie:
- Einen Titel hinzufügen
- Die Details Ihrer Statusaktualisierung eintragen, einschließlich Fortschritt, Projektname, projektverantwortliche Person und Projektdaten
- Auswählen, welche benutzerdefinierten Felder Sie in Ihr Update aufnehmen möchten
- Einen neuen Abschnitt hinzufügen
- Eine Zusammenfassung hinzufügen
- Weitere Schritte nennen
- Die wichtigsten Erfolge seit Ihrem letzten Update beschreiben
- Highlights in Ihre Statusaktualisierung einbeziehen, um den Stand besser zu schildern
- Auf die blaue Schaltfläche Senden klicken, wenn Sie Ihren Status eingegeben haben
Bitte beachten Sie, dass Sie zunächst einen Projektstatus (Planmäßig, Gefährdet, Unplanmäßig, Zurückgestellt oder Erledigt) wählen müssen, bevor Sie eine Statusaktualisierung veröffentlichen können.
So fügen Sie Highlights zu Ihrem Status-Update hinzu
Mit Drag & Drop können Sie Highlights wie erreichte Meilensteine oder überfällige Aufgaben zu Ihrer Statusaktualisierung hinzufügen, um den Stand der Dinge zu schildern. Dadurch geben Sie einen visuellen Einblick in aktuelle Erfolge oder mögliche Hindernisse Ihres Teams.
Nachdem Sie Highlights hinzugefügt und Ihre Statusaktualisierungen veröffentlicht haben, wird Asana die Blockstruktur und -anordnung für zukünftige Updates speichern.
Zudem können Sie die Abschnitte Zusammenfassung, Was wir erreicht haben und Weitere Schritte neu anordnen, indem Sie sie per Drag & Drop an ihren Platz ziehen.
So fügen Sie Grafiken zu Status-Updates hinzu
Sie können Grafiken zu Ihren Status-Updates hinzufügen, um einen visuellen Einblick in Ihre Arbeit zu geben
Erinnerungen für Statusaktualisierungen
Jede projektverantwortliche Person erhält jeden Donnerstag eine wöchentliche Aufgabe, um den Status ihres Projekts bis Freitag zu aktualisieren. Wenn Sie der Verantwortliche des Projekts sind und diese Erinnerungen nicht erhalten möchten, können Sie sie deaktivieren.
So deaktivieren Sie Erinnerungen für Status-Updates:
- Öffnen Sie die Ansicht Statusaktualisierung
- Klicken Sie auf die Option Ich möchte jeden Freitag daran erinnert werden, den Status zu aktualisieren, um sie zu deaktivieren
Statusaktualisierungen werden in der Projektübersicht und in Nachrichten angezeigt.
Statusaktualisierungen ausdrucken oder löschen
So drucken oder löschen Sie eine Statusaktualisierung:
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol neben der Statusaktualisierung
- Klicken Sie auf Statusaktualisierung drucken oder Statusaktualisierung löschen
Sie können nur Ihren eigenen Projektstatus löschen, nicht den von anderen.
Ein Hinweis zum Festhalten des aktuellen Status
Statusaktualisierungen sind als Momentaufnahme des Status eines Projekts zu einem bestimmten Zeitpunkt gedacht. Als solche werden die Daten im Moment der Statusaktualisierung „eingefroren“. Das umfasst Merkmale wie den Projektnamen, benutzerdefinierte Felder, Aufgabennamen, Fälligkeitsdaten und Verantwortliche.
Das bedeutet, dass die Momentaufnahme der Aufgabe in der Aktualisierung gleich bleibt, auch wenn sich ein Aufgabenname oder Fälligkeitsdatum nach deren Veröffentlichung verändert. Dadurch können Sie immer einen Blick zurückwerfen und sich ein Bild vom Status Ihres Projektes zu einem bestimmten Zeitpunkt machen.
Sichtbarkeit
Alle Personen, die als Beteiligte zu einer Statusaktualisierung hinzugefügt werden, können den gesamten Inhalt des Berichts sehen, auch wenn sie keinen Zugriff auf das zugrunde liegende Projekt haben.
Das heißt, sie können alle Details und Texte der Aufgabe sehen, die im Bericht erscheinen. Wenn sie aber auf Aufgaben, Meilensteine, etc. klicken, die zu einem Projekt gehören, auf das sie keinen Zugriff haben, werden Sie auf eine Seite mit der Möglichkeit einer Zugriffsanfrage geleitet. Ohne genehmigte Zugriffsanfrage können sie nicht auf die zugrunde liegenden Daten zugreifen.
Projekt abschließen
Unabhängig davon, ob es einen Projektstatus gibt, können Projekte abgeschlossen werden und gelten damit als erledigt.
So markieren Sie ein Projekt als erledigt:
- Klicken Sie auf die drei Punkte, und wählen Sie im Auswahlmenü die Option Erledigt.
- Wenn für das Projekt noch kein Status angegeben ist, klicken Sie auf Status festlegen. Alternativ können Sie auf den vorhandenen Status klicken und Erledigt aus dem Dropdown-Menü wählen.
Abgeschlossene Projekte sollten in der Statusaktualisierung als Erledigt markiert werden, anstatt sie zu archivieren. Wir empfehlen, Projekte vor der Archivierung als erledigt zu markieren. Wenn Sie ein Projekt archivieren, können Sie sich auf aktive Projekte konzentrieren, der Projektstatus wird jedoch nicht aktualisiert.
Die Kennzeichnung eines Projekts als erledigt vereinfacht die Unterscheidung zwischen Erledigt und anderen Status in einer Zusammenfassung von Projekten in Portfolios und Berichten.
So markieren Sie ein Projekt als „unerledigt“
Nachdem ein Projekt erledigt ist, sieht die Übersichtsseite so aus:
Um ein Projekt als unerledigt zu markieren, klicken Sie auf Erledigt und wählen Sie aus dem Dropdown-Menü einen aktualisierten Status.
Zudem können Sie Benachrichtigungen für diese Aktualisierung deaktivieren, indem Sie das Kontrollkästchen oben rechts anklicken.
Bei einem abgeschlossenen und archivierten Projekt wird der Status Erledigt und die Meldung „Dieses Projekt ist archiviert“ angezeigt.
