Benutzerdefinierte Felder

Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie zusätzliche Daten zu Aufgaben in Ihren Asana-Projekten hinzufügen. Sie können ein Feld für die Phase, Priorität, Kosten oder alles andere erstellen, was für Ihren Workflow, Ihr Team und Ihr Unternehmen wichtig ist. Auf diese Weise bleibt jeder Einzelne über die Arbeitsvorgänge im Unternehmen informiert.

Es gibt zwei Arten von benutzerdefinierten Feldern, die Sie in Asana erstellen können. Dies sind Felder, die spezifisch für ein einzelnes Projekt oder Portfolio verwendet werden und Felder, die in Ihrem gesamten Unternehmen wiederverwendet werden können.

Erstellung eines Feldes, das in Ihrem Unternehmen wiederverwendbar ist

Globales Feld

So erstellen Sie ein Feld, das in Ihrem Unternehmen wiederverwendet werden kann:

Klicken Sie auf Felder hinzufügen, wenn Sie dem Projekt noch Felder hinzufügen möchten.

Global

Unter „Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen“ können Sie:

  1. Einen Feldnamen hinzufügen
  2. Den Feldtyp auswählen
  3. Eine Beschreibung hinzufügen
  4. Das Feld zur Feldersammlung Ihres Unternehmens hinzufügen, um es im gesamten Unternehmen wiederverwenden zu können.

Erstellung eines Feldes für ein bestimmtes Projekt oder Portfolio

Lokal

So erstellen Sie ein Feld für ein einzelnes Projekt oder Portfolio:

Klicken Sie auf das Plus-Symbol in der oberen rechten Ecke, wenn Sie dem Projekt weitere Felder hinzufügen möchten.

Lokale Felder

Unter „Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen“ können Sie:

  1. Einen Feldnamen hinzufügen
  2. Den Feldtyp auswählen
  3. Eine Beschreibung hinzufügen
  4. Das Feld nicht zur Feldersammlung des Unternehmens hinzufügen, wodurch es nur für Ihr Projekt verwendet wird

Benutzerdefinierte Felder über die Toolbar hinzufügen

Benutzerdefinierte Felder können Sie direkt und schnell über Ihre Toolbar hinzufügen.

Benutzerdefiniertes Feld

Feldtypen und -limits

Es stehen drei Feldtypen zur Auswahl, von denen zwei mit einer zusätzlichen Option verknüpft sind:

Feld Zusatzoption
Dropdown Dropdown-Elemente
Zahl Dezimalstellen
Text
  • Derzeit kann ein einzelnes Projekt max. 30 Felder enthalten.
  • Sie können bis zu 60 Felder pro Aufgabe verwenden (dies kann durch die Zuordnung mehrerer Projekte zu einer einzigen Aufgabe geschehen).
  • Ein benutzerdefiniertes Feld mit einer Dropdown-Liste kann max. 100 Optionen enthalten.
  • Sie können max. bis zu 5 benutzerdefinierte Felder gleichzeitig in Ihrer Aufgabenliste sehen.

Sie können bis zu 20 Feldüberschriften für Listenprojekte und 5 für Boardprojekte anzeigen lassen.

Wählen Sie ein bestehendes Feld aus Ihrer Felderliste aus

Sie können benutzerdefinierte Felder unternehmensweit global festlegen, so dass Sie ein benutzerdefiniertes Feld für mehrere Projekte verwenden können. Sie haben auch die Möglichkeit, Felder lokal zu erstellen, die nur für ein einzelnes Projekt oder Portfolio bestimmt sind.

Sie können globale Felder aus der Feldersammlung Ihres Unternehmens auswählen.

Klicken Sie auf Feld hinzufügen innerhalb der Felder-Option in Ihrer Toolbar.

Von hier:

  1. Klicken Sie auf Aus Feldersammlung auswählen.
  2. Beginnen Sie zu tippen und wählen Sie den gewünschten Feldtyp aus den Wortvorschlägen aus.

Von Asana erstellte benutzerdefinierte Felder

Hier finden Sie eine Liste mit benutzerdefinierten Feldern von Asana.

Diese Felder werden nur dann zu Ihrem Unternehmen hinzugefügt, wenn Sie zur Erstellung eines Projekts eine Asana-Vorlage verwenden, die ein solches Feld enthält.

Felder in einem Projekt anzeigen

Die benutzerdefinierten Felder werden in den Spalten des Projekts angezeigt:

In der Listenansicht Ihres Projekts:

Benutzerdefinierte Felder werden als Spalten in der Aufgabenliste Ihres Hauptfensters angezeigt.

Außerdem werden benutzerdefinierte Felder innerhalb von Aufgaben angezeigt:

Sie finden sie in den Aufgabendetails im rechten Fensterbereich.

Wenn eine Aufgabe zu mehreren Projekten gehört, die über verschiedene benutzerdefinierte Felder verfügen, werden alle Felder in den Aufgabendetails des rechten Fensters angezeigt.

Felder bearbeiten

Sie können ein benutzerdefiniertes Feld über Ihre Toolbar oder die Kopfzeile der Spalte bearbeiten.

Klicken Sie auf das Stift-Symbol neben dem Feldnamen, um das Feld zu bearbeiten.

Sie können ein benutzerdefiniertes Feld auch über die Kopfzeile der Spalten bearbeiten. Klicken Sie dafür auf den Dropdown-Pfeil neben dem benutzerdefinierten Feld und wählen Sie Feld bearbeiten.

Für globale benutzerdefinierte Felder Ihres Unternehmens gelten an ihnen vorgenommene Änderungen global für alle Projekte, in denen Sie das Feld verwenden.

So löschen Sie ein Feld permanent:

So löschen Sie ein Feld permanent:

  1. Klicken Sie auf das Stift-Symbol neben dem Feldnamen
  2. Klicken Sie auf Feld löschen
  3. Geben Sie den Feldnamen ein
  4. Klicken Sie auf „Löschen“

Dropdown-Felder bearbeiten

Beim Bearbeiten eines Dropdown-Feldes können Sie:

  1. Die Farbe des Feldes ändern
  2. Eine Option aus dem Feld entfernen
  3. Eine neue Option zum Feld hinzufügen
  4. Das Feld löschen

Dropdown-Optionen neu anordnen

Verschieben Sie die Dropdown-Optionen per Drag & Drop, um sie in Ihrem benutzerdefinierten Feld neu anzuordnen.

Wenn Sie ein Dropdown-Element als Option in Ihrem Feld entfernen, behalten Aufgaben, die dieses Element verwenden, das gelöschte Element. Das Feld kann dann geändert werden, aber Sie können ein Feld nicht zurück in ein gelöschtes Element ändern.

Zahlenfelder bearbeiten

Wenn Sie ein Zahlenfeld bearbeiten, können Sie:

  1. Ändern, wie viele Dezimalstellen angezeigt werden
  2. Das Feld vollständig löschen

Wenn Sie die Dezimalstellen Ihres Felds reduzieren, bleiben alle aktuellen Werte erhalten, werden jedoch gerundet. Erhöhen Sie die Dezimalstellen Ihres Felds und der ursprüngliche Wert wird wieder angezeigt.

Felder aus einem Projekt entfernen

Entfernen Sie Ihr Feld aus einem Projekt, wenn es nicht mehr benötigt wird.

Klicken Sie auf das Stift-Symbol neben dem Titel des benutzerdefinierten Feldes in Ihrer Toolbar.

Klicken Sie dann auf „Aus dem Projekt entfernen“

Sie können auch die Option Feld aus einem Projekt entfernen auswählen, indem Sie auf den Dropdown-Pfeil neben dem Namen des benutzerdefinierten Feldes in der Spaltenüberschrift klicken.

Wenn Sie ein Feld entfernen, wird es nur aus dem aktuellen Projekt entfernt, das Feld wird jedoch nicht vollständig gelöscht. Es wird in anderen Projekten Ihres Unternehmens, die das gleiche Feld verwenden, beibehalten und kann weiterhin zu anderen Projekten in Ihrem Unternehmen hinzugefügt werden.

Beibehaltene Werte

Durch das Entfernen eines Feldes aus Ihrem Projekt werden die Feldwerte aus den Aufgaben Ihres Projekts nicht gelöscht.

Wenn Ihr Feld befüllt ist, wird das benutzerdefinierte Feld und der dazugehörige Wert weiterhin im rechten Fenster der Aufgabendetails angezeigt.

Wenn Ihr Feld leer ist, wird das benutzerdefinierte Feld auch nicht mehr im rechten Bereich der Aufgabendetails angezeigt.

Benutzerdefinierte Felder ausblenden

Sie können ein benutzerdefiniertes Feld ausblenden, indem Sie auf den Tab „Felder“ in Ihrer Toolbar und dann auf das Umschaltsymbol klicken.

Felder ausblenden

Nach benutzerdefinierten Feldern sortieren

In der Projekt-Toolbar

Sortieren Sie Ihr Projekt nach benutzerdefinierten Feldern in der Listenansicht.

Sortieren

So sortieren Sie Ihr Projekt nach benutzerdefinierten Feldern:

  1. Klicken Sie auf das Sortieren-Symbol in der Toolbar Ihres Projekts
  2. Wählen Sie Ihr benutzerdefiniertes Feld

Wenn Sie diese Ansicht als Standardansicht speichern möchten, klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben der Projektkopfzeile und wählen Sie „Als Standardansicht speichern“.

Sortieren mithilfe des Pfeilsymbols in der Spaltenüberschrift

Sie können auch nach benutzerdefinierten Feldern sortieren, indem Sie das Pfeilsymbol in Ihrer Projektkopfzeile verwenden.

Sortieren

Wenn Sie den eigenen Feldwert einer Aufgabe anpassen, wird das Projekt automatisch neu sortiert.

Benutzerdefinierte Felder und Suchansichten

Verwenden Sie Suchansichten, um projektübergreifend nach Aufgaben mit dem gleichen benutzerdefinierten Feld zu suchen.

Suchansichten

Beginnen Sie mit einem Klick auf die Suchleiste, um auf die Optionen der erweiterten Suche zuzugreifen. Klicken Sie dort auf Filter hinzufügen und wählen Sie dann Benutzerdefiniertes Feld.

Währungs- und Prozentfelder

Währungs- und Prozentfelder

Sie können numerische benutzerdefinierte Felder für Währungen oder Prozentangaben anlegen.

Benutzerdefiniertes Feld für die Währung

In der Listenansicht Ihres Projekts:

  1. Klicken Sie in Ihrer Toolbar auf das Felder-Symbol.
  2. Klicken Sie auf Feld hinzufügen.

Ein numerisches benutzerdefiniertes Feld hinzufügen

Unter „Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen“ können Sie:

  1. Den Feldtitel hinzufügen
  2. Den Feldtyp hinzufügen
  3. Einheiten, Dezimalstellen oder Vorschau hinzufügen
  4. Bearbeitungsrechte festlegen
  5. Das Feld erstellen

Durchschnittswert berechnen

Benutzerdefiniertes Feld für den Durchschnittswert hinzufügen

Im Tab für benutzerdefinierte Felder:

  1. Klicken Sie auf Summe am unteren Ende der Spalte.
  2. Klicken Sie in der Dropdown-Auswahl der Spalte auf Durchschnitt.

Berechtigungen

Wer kann benutzerdefinierte Felder eines Projekts ändern

In einem Premium-Team oder einem Premium-Unternehmen kann jeder, der Zugriff auf ein Projekt hat, dessen benutzerdefinierten Felder hinzufügen, bearbeiten oder entfernen.

In privaten Projekten: Die Projektverantwortlichen und die Projektmitglieder können die Projektfelder sehen und ändern.

Sichtbare Projekte in Teams, die eine Beitrittsanfrage benötigen, oder in verborgenen Teams: Die projektverantwortliche Person, die Projektmitglieder und Mitglieder des Projektteams können die Projektfelder sehen und ändern.

Sichtbare Projekte in einem sichtbaren Team: Die projektverantwortliche Person, die Projektmitglieder, Mitglieder des Projektteams und alle Unternehmensmitglieder können die Projektfelder sehen und ändern.

Unternehmensgäste (diejenigen, die keine Firmen-E-Mail-Adresse haben) können keine benutzerdefinierten Felder erstellen, bearbeiten, löschen oder mit der erweiterten Suche nach ihnen suchen. Sie können nur die Werte bestehender benutzerdefinierter eingeben oder bearbeiten.

Benutzerdefinierte Felder sperren

Business- und Enterprise-Kunden können benutzerdefinierte Felder entweder während der Erstellung sperren oder wenn sie ein bereits existierendes Feld bearbeiten.

Feld sperren 1

Wenn Sie auf die Einstellungen eines benutzerdefinierten Feldes zugreifen, können Sie wählen, ob Sie das benutzerdefinierte Feld für alle Mitglieder editierbar machen oder den Bearbeitungszugriff auf sich selbst beschränken möchten.

Die Sperrung des benutzerdefinierten Feldes kann jederzeit von dem Mitglied, das das Feld gesperrt hat, oder einem Asana-Administrator aufgehoben werden.

Verwendung von benutzerdefinierten Feldern

Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie Ihre Arbeitsvorgänge entsprechend den Bedürfnissen Ihres Teams nachverfolgen. Sie können den Namen und den Wert von Feldern selbst festlegen, wobei die Möglichkeiten nahezu unbegrenzt sind. Hier sind einige Beispiele, die Feldtypen in verschiedenen Workflows zeigen:

Priorität

Sie können benutzerdefinierte Felder verwenden, um die Priorität einer Aufgabe anzugeben. Beispielsweise kann ein Ingenieursteam, das Asana zur Fehlerverfolgung verwendet, ein Dropdown-Feld zum Festlegen der Priorität (Niedrig, Mittel, Hoch) des Fehlers erstellen.

Nach der Erstellung können Sie Aufgaben in der Listenansicht filtern, um sich nur noch auf Aufgaben mit einer bestimmten Auswahl an Feldwerten zu konzentrieren. Klicken Sie oben in Ihrer Aufgabenliste auf Filter und dann auf Benutzerdefinierter Filter. Dies ermöglicht Ihnen, z. B. nur Aufgaben mit der Priorität „Hoch“ anzuzeigen.

Verwenden Sie Farben, um zwischen den Dropdown-Feldoptionen zu unterscheiden. Rot kann beispielsweise „hohe Priorität” bedeuten.

Genehmigungen

Genehmigungen stehen allen Business- und Enterprise-Kunden zur Verfügung. Es ist ein Prozess zur Beschleunigung des Workflows. Die genehmigende Person kann eine von 3 Aktionen ausführen: Genehmigen, um Überarbeitung bitten oder die Anfrage verwerfen.

Einen Genehmigungsvorgang erstellen

So wird ein Genehmigungsvorgang erstellt

  1. Klicken Sie in Ihrem Aufgabenbereich auf das Drei-Punkte-Symbol.
  2. Klicken Sie auf Als Genehmigung markieren.

Außerdem finden Sie in unserem Handbuch die Artikel So erledigen Sie einen Genehmigungsvorgang und Genehmigungen erkennen.

Suchen

Wenn Sie nur die mit einem bestimmten Feld gekennzeichneten Aufgaben projektübergreifend auswählen möchten, können Sie eine erweiterte Suche nach diesem Feldnamen durchführen. Beispielsweise könnte der Content-Marketing-Manager eine erweiterte Suche nach den als „Im Entwurf“ gekennzeichneten Aufgaben durchführen, um herauszufinden, wie viele neue Inhalte im gesamten Team in Arbeit sind.

Kostenrechnung

Eine andere Möglichkeit, benutzerdefinierte Felder zu verwenden, ist die Nachverfolgung von Arbeitsaufträgen und Zeitaufwand. Ein Design-Team könnte eine Aufgabenvorlage für die Erstellung von Designanfragen verwenden. Sie könnten ein eigenes Zahlenfeld verwenden, in dem der Kunde den voraussichtlichen Zeitaufwand eingibt. Dann können die Designer die Stunden entsprechend priorisieren und erkennen, wie viel Zeit sie benötigen. Davon hängt schließlich ab, ob sie mehr Arbeit annehmen oder nicht.

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Nutzen Sie die Mehrfachauswahl für Zahlenfelder, um sie zu addieren:

  1. Über die Mehrfachauswahl können Sie Aufgaben mit Nummernfeldern auswählen, die Sie addieren möchten
  2. Die Gesamtsumme wird im Aufgabenfenster angezeigt

Informationserfassung

Wenn Sie Asana zur Erfassung von Bewerbern oder Kundenbetreuung verwenden, können Sie über ein Textfeld spezifische Informationen wie E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Unternehmen oder Adresse eingeben.

Verwendung von Tags im Vergleich zu benutzerdefinierten Feldern

Mithilfe von Tags und benutzerdefinierten Feldern können Sie Informationen in Asana kategorisieren, filtern und markieren. Im Allgemeinen eignen sich benutzerdefinierte Felder optimal für die standardmäßige Verwendung im gesamten Unternehmen, während Tags informeller sind. Wir empfehlen die Verwendung von benutzerdefinierten Feldern, die robuster und sichtbarer als Tags sind. Abhängig von Ihrem Workflow kann Ihr Team sie auf unterschiedliche Art und Weise verwenden. Hier sind einige Szenarien, die Ihnen bei der Entscheidung helfen:

Verwenden Sie in folgenden Fällen benutzerdefinierte Felder:

  • Sie möchten bestimmte Daten zu allen Aufgaben in einem Projekt hinzufügen.
  • Sie verfolgen die Aufgaben aller Projekte auf der Grundlage von Standardinformationen (z. B. Prioritätsstufen, Zeitaufwand, Arbeitsphase).
  • Sie möchten sicherstellen, dass Ihre Teamkollegen bestimmte Informationen für jede Aufgabe in einem Projekt eintragen.
  • Sie müssen nach bestimmten Datenfeldern sortieren oder suchen.

Verwenden Sie in folgenden Fällen Tags:

  • Sie benötigen eine Ad-hoc-Kennzeichnung, verfügen über unbegrenzte Optionen oder wissen zum Zeitpunkt der Erstellung noch nicht, was mit Tags versehen werden muss.
  • Sie müssen den Tag in „Meine Aufgaben” sehen können.
  • Sie müssen nur einige Aufgaben innerhalb eines Projekts markieren.
  • Sie möchten Aufgabenvorlagen markieren.

Benutzerdefinierte Felder in Unteraufgaben verwenden

Bitte beachten Sie, dass Unteraufgaben nicht automatisch das Projekt, Tags oder Verantwortliche der übergeordneten Aufgaben erhalten, selbst wenn der Name des übergeordneten Projekts oben in den Unteraufgabendetails erscheint.

Um Unteraufgaben benutzerdefinierte Felder hinzuzufügen oder zu ändern, müssen Sie zunächst die Unteraufgabe zum Projekt hinzufügen. Klicken Sie dazu auf die Unteraufgabendetails (die Sprechblase rechts vom Unteraufgabennamen) und drücken Sie Tab+P, um das Projektfeld zu öffnen oder klicken Sie dazu oben rechts auf das Dropdown-Menü und wählen Sie „Zu Projekt hinzufügen“.

URL-Links mit benutzerdefinierten Feldern erfassen

Sie können Links in benutzerdefinierten Feldern erfassen, wenn Sie ein Textfeld verwenden. Wenn Sie einen URL-Link in das Textfeld eingeben, können Sie den Link direkt aus dem Aufgabenfenster aufrufen. Sobald Sie auf einen Link aus einem benutzerdefinierten Feld klicken, wird die Seite in einem neuen Fenster geöffnet.

Felder verlinken

So erfassen Sie einen URL-Link mit einem Textfeld:

  1. Geben Sie die URL in das Textfeld ein
  2. Klicken Sie entweder direkt im Hauptfenster oder im rechten Aufgabenfenster auf das Symbol Link öffnen.

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