Benutzerdefinierte Felder

Benutzerdefinierte Felder dienen dazu, die Aufgaben in Ihren Asana-Projekten mit zusätzlichen Informationen auszustatten. So können Sie zum Beispiel ein Feld für die Phase, die Priorität, die Kosten oder sonstige Aspekte erstellen, die für Ihren Workflow, Ihr Team und Ihr Unternehmen wichtig sind. Auf diese Weise kann sich jeder Einzelne einen Überblick darüber verschaffen, was gerade im Unternehmen geschieht.

Es gibt zwei Arten von benutzerdefinierten Feldern, die Sie in Asana erstellen können: zum einen Felder, die speziell für ein einzelnes Projekt oder Portfolio angelegt wurden, und zum anderen Felder, die unternehmensweit benutzt werden können.

Benutzerdefinierte Felder sind die beste Möglichkeit, Arbeit zu kennzeichnen, zu sortieren und zu filtern. Erleben Sie sie in Aktion – mit einem 30-tägigen Asana-Testabo. Kostenlos testen

Erstellung eines benutzerdefinierten Feldes für das gesamte Unternehmen

Globales Feld

So erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Feld, das in Ihrem gesamten Unternehmen wiederverwendet werden kann:

Möchten Sie dem Projekt ein weiteres Feld hinzufügen, klicken Sie auf das Plus-Symbol in der oberen rechten Ecke, klicken Sie auf Feld hinzufügen.

Global

Unter „Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen“ können Sie:

  1. Einen Feldnamen angeben
  2. Den Feldtyp festlegen
  3. Eine Beschreibung hinzufügen
  4. Das Feld zur Feldersammlung Ihres Unternehmens hinzufügen, um es im gesamten Unternehmen wiederverwenden zu können.

Erstellung eines benutzerdefinierten Feldes für ein bestimmtes Projekt oder Portfolio

Lokal

So erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Feld für ein bestimmtes Projekt oder Portfolio:

Möchten Sie dem Projekt ein weiteres Feld hinzufügen, klicken Sie auf das Plus-Symbol in der oberen rechten Ecke.

Lokales Feld

Unter „Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen“ können Sie:

  1. Einen Feldnamen bestimmen
  2. Den Feldtyp festlegen
  3. Eine Beschreibung hinzufügen
  4. Das Feld nicht zur Feldersammlung des Unternehmens hinzufügen, damit es nur in Ihrem Projekt verwendet wird
  5. Das Feld löschen
  6. Ihre Änderungen speichern

Feldtypen und Einschränkungen

Es stehen mehrere verschiedene Feldtypen zur Auswahl, von denen einige zusätzliche Optionen bieten:

FeldZusatzoption
EinzelauswahlDropdown-Elemente, eine Auswahl pro Feld
MehrfachauswahlDropdown-Elemente, die eine Mehrfachauswahl pro Feld ermöglichen
Text
DatumEin Datum, das nicht mit dem Fälligkeitsdatum einer Aufgabe übereinstimmt
PersonenEine Person aus dem Unternehmen
ZahlDezimalstellen
ProzentwertDezimalstellen
WährungDezimalstellen
Eine Option aus der Sammlung wählenFelder, die kürzlich in Ihrem Unternehmen benutzt wurden
  • Derzeit kann ein einzelnes Projekt maximal 30 Felder enthalten.
  • Sie können bis zu 60 Felder pro Aufgabe benutzen (z. B. durch die Zuordnung einer Aufgabe zu mehreren Projekten).
  • Ein benutzerdefiniertes Dropdown-Feld kann bis zu 500 Optionen enthalten.

Benutzerdefiniertes Feld mit Mehrfachauswahl

Das benutzerdefinierte Feld mit Mehrfachauswahl ermöglicht die gleichzeitige Auswahl mehrerer Werte in einem einzigen Feld. Wenn Sie sich für das benutzerdefinierte Feld mit Mehrfachauswahl entscheiden, fügen Sie alle relevanten Optionen in den Bearbeitungsbereich des Feldes ein. Zur Verwendung des benutzerdefinierten Feldes mit Mehrfachauswahl in Ihrem Projekt scrollen Sie zu dem Feld, das Sie bearbeiten möchten, und wählen Sie einfach alle zutreffenden Optionen aus.

Wählen Sie ein bestehendes Feld aus Ihrer Felderliste aus

Ein benutzerdefiniertes Feld kann dem ganzen Unternehmen zur Verfügung gestellt werden, damit alle Nutzer es global für ihre Projekte verwenden können. Wenn Sie das nicht möchten, haben Sie auch die Möglichkeit, lokale Felder nur für ein einzelnes Projekt oder Portfolio zu erstellen.

Alle globalen Felder stehen Ihnen in der Feldersammlung Ihres Unternehmens zur Verfügung.

Klicken Sie auf Feld hinzufügen innerhalb der Anpassen-Option in Ihrer Toolbar.

Von hier:

  1. Klicken Sie auf Aus Sammlung wählen.
  2. Beginnen Sie zu tippen, und wählen Sie den gewünschten Feldtyp aus den Wortvorschlägen aus.

Von Asana erstellte benutzerdefinierte Felder

Hier finden Sie eine Liste mit benutzerdefinierten Feldern, die von Asana erstellt wurden.

Diese Felder werden Ihnen nur dann angezeigt, wenn Sie eine Projektvorlage von Asana verwenden, die dieses Feld enthält.

Felder in einem Projekt anzeigen

Die benutzerdefinierten Felder werden in den Spalten des Projekts angezeigt:

In der Listenansicht Ihres Projekts:

Benutzerdefinierte Felder werden als Spalten in der Aufgabenliste Ihres Hauptfensters angezeigt.

Außerdem werden benutzerdefinierte Felder innerhalb von Aufgaben angezeigt:

Sie finden sie in den Aufgabendetails im rechten Fensterbereich.

Wenn eine Aufgabe mehreren Projekten zugewiesen wurde, die über verschiedene benutzerdefinierte Felder verfügen, werden alle diese Felder in den Aufgabendetails angezeigt.

Felder bearbeiten

Ein benutzerdefiniertes Feld kann über die Toolbar oder die Kopfzeile der Spalte bearbeitet werden.

Klicken Sie auf das Stift-Symbol neben dem Feldnamen, um das Feld zu bearbeiten.

Sie können ein benutzerdefiniertes Feld auch über die Kopfzeile der Spalten bearbeiten. Klicken Sie dafür auf den Dropdown-Pfeil neben dem benutzerdefinierten Feld und wählen Sie Feld bearbeiten.

Änderungen an globalen benutzerdefinierten Feldern Ihres Unternehmens gelten global für alle Projekte, in denen das Feld verwendet wird.

So kann ein Feld dauerhaft gelöscht werden:

Um ein Feld dauerhaft zu löschen:

  1. Klicken Sie auf das Stift-Symbol neben dem Feldnamen
  2. Klicken Sie auf Feld löschen
  3. Geben Sie den Feldnamen ein
  4. Klicken Sie auf „Löschen“

Dropdown-Felder bearbeiten

Beim Bearbeiten eines Dropdown-Feldes können Sie:

  1. Die Farbe der Feld-Option ändern
  2. Eine Option aus dem Feld entfernen
  3. Einen neue Option zum Feld hinzufügen
  4. Das Feld löschen

Dropdown-Optionen neu anordnen

Verschieben Sie die Dropdown-Optionen per Drag & Drop, um sie in Ihrem benutzerdefinierten Feld neu anzuordnen.

Wenn Sie einen Dropdown-Wert als Option in Ihrem Feld entfernen, behalten Aufgaben, die diesen Wert verwenden, den gelöschten Wert. Der Wert des Feldes kann dann geändert werden, aber Sie können ein Feld nicht zurück zu einem gelöschten Wert ändern.

Zahlenfelder bearbeiten

Wenn Sie ein Zahlenfeld bearbeiten, können Sie:

  • Die Feldformatierung für Währungen, Nummern oder Prozentzahlen festlegen, eine benutzerdefinierte Beschriftung hinzufügen oder das Feld unformatiert lassen
  • Die Anzahl der angezeigten Dezimalstellen ändern
  • Das Feld vollständig löschen

Wenn Sie die Dezimalstellen Ihres Felds reduzieren, bleiben alle aktuellen Werte erhalten, werden jedoch gerundet. Erhöhen Sie die Dezimalstellen Ihres Felds und der ursprüngliche Wert wird wieder angezeigt.

Benutzerdefinierte Felder aus einem Projekt entfernen

Entfernen Sie Ihr Feld aus einem Projekt, wenn es nicht mehr benötigt wird.

Sie können auch die Option Feld aus einem Projekt entfernen auswählen, indem Sie auf den Dropdown-Pfeil neben dem Namen des benutzerdefinierten Feldes in der Spaltenüberschrift klicken.

Wenn Sie ein Feld entfernen, wird es nur aus dem aktuellen Projekt entfernt, das Feld wird jedoch nicht vollständig gelöscht. Es wird in anderen Projekten Ihres Unternehmens, die das gleiche Feld verwenden, beibehalten und kann weiterhin in anderen Projekten Ihres Unternehmens verwendet werden.

Beibehaltene Werte

Durch das Entfernen eines Feldes aus Ihrem Projekt werden die Feldwerte nicht aus den Aufgaben Ihres Projekts gelöscht.

Wenn Ihr Feld ausgefüllt ist, werden das eigenen Feld und der dazugehörige Wert weiterhin im rechten Fenster der Aufgabendetails angezeigt.

Wenn Ihr Feld leer ist, wird das benutzerdefinierte Feld auch nicht mehr im rechten Bereich der Aufgabendetails angezeigt.

Benutzerdefinierte Felder ausblenden

Sie können ein benutzerdefiniertes Feld ausblenden, indem Sie auf den Tab Anpassen in Ihrer Toolbar und dann auf das Umschaltsymbol klicken.

Felder ausblenden

Nach benutzerdefinierten Feldern sortieren

In der Projekt-Toolbar

Projekt in der Listenansicht nach benutzerdefinierten Feldern sortieren

Sortieren

So sortieren Sie Ihr Projekt nach benutzerdefinierten Feldern:

  1. Klicken Sie auf das Sortieren-Symbol in der Toolbar Ihres Projekts
  2. Wählen Sie Ihr benutzerdefiniertes Feld

Wenn Sie diese Ansicht als Standardansicht speichern möchten, klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben der Projektkopfzeile und wählen Sie „Als Standardansicht speichern“.

Sortieren mithilfe des Pfeilsymbols in der Spaltenüberschrift

Sie können auch nach benutzerdefinierten Feldern sortieren, indem Sie das Pfeilsymbol in Ihrer Projektkopfzeile verwenden.

Sortieren

Wenn Sie den eigenen Feldwert einer Aufgabe anpassen, wird das Projekt automatisch neu sortiert.

Benutzerdefinierte Felder und Suchansichten

Mithilfe der Suchansicht können Sie projektübergreifend nach Aufgaben mit demselben Feld suchen.

Suchansichten

Beginnen Sie mit einem Klick auf die Suchleiste, um auf die Optionen der erweiterten Suche zuzugreifen. Klicken Sie dort auf Filter hinzufügen und wählen Sie dann Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen.

Das benutzerdefinierte Feld muss zur Feldersammlung Ihres Unternehmens hinzugefügt werden, damit es in den Optionen der erweiterten Suche angezeigt wird.

Währungs- und Prozentfelder

Währungs- und Prozentfelder

Sie können numerische benutzerdefinierte Felder für Währungen oder Prozentangaben anlegen.

Benutzerdefiniertes Feld für die Währung

In der Listenansicht Ihres Projekts:

  1. Klicken Sie in Ihrer Toolbar auf das Anpassen-Symbol.
  2. Klicken Sie auf Feld hinzufügen.

Ein numerisches benutzerdefiniertes Feld hinzufügen

Im Tab „Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen“ können Sie:

  1. Den Feldtitel hinzufügen
  2. Den Feldtyp hinzufügen
  3. Einheiten, Dezimalstellen oder eine Vorschau hinzufügen
  4. Bearbeitungsrechte festlegen
  5. Das Feld erstellen

Berechnung der Summenwerte

Durchschnitt eines benutzerdefinierten Feldes hinzufügen

Indem Sie am Ende der Spalte auf Summe klicken, können Sie folgende Werte berechnen:

  1. Die Summe
  2. Den Durchschnittswert
  3. Minimalwerte
  4. Maximalwerte
  5. Anzahl

Berechtigungen

Wer kann benutzerdefinierte Felder eines Projekts ändern?

In einem Team, einer Abteilung oder einem Unternehmen mit Premium oder höher kann jeder mit Zugriff auf ein Projekt dessen benutzerdefinierte Felder hinzufügen, bearbeiten oder entfernen. Voraussetzung ist, dass die Person über Bearbeitungsrechte und nicht nur über Kommentarrechte für das Projekt verfügt.

In privaten Projekten: Die Projektverantwortlichen und die Projektmitglieder können die Projektfelder sehen und ändern.

Sichtbare Projekte in Teams, die eine Beitrittsanfrage benötigen, oder in privaten Teams: Die projektverantwortliche Person, die Projektmitglieder und Mitglieder des Projektteams können die Projektfelder einsehen und ändern.

Sichtbare Projekte in einem sichtbaren Team: Die projektverantwortliche Person, die Projektmitglieder, Mitglieder des Projektteams und alle Unternehmensmitglieder können die Projektfelder einsehen und ändern.

Unternehmensgäste (diejenigen, die keine Firmen-E-Mail-Adresse haben) können weder benutzerdefinierte Felder erstellen, bearbeiten oder löschen noch mit der erweiterten Suche danach suchen. Sie können nur die Werte bestehender benutzerdefinierter Felder eingeben oder bearbeiten.

Benutzerdefinierte Felder sperren

Business- und Enterprise-Kunden können benutzerdefinierte Felder entweder während der Erstellung sperren oder wenn sie ein bereits existierendes Feld bearbeiten.

Feld sperren 1

Wenn Sie auf die Einstellungen eines benutzerdefinierten Feldes zugreifen, können Sie wählen, ob Sie das benutzerdefinierte Feld für alle Mitglieder zur Bearbeitung freigeben oder den Bearbeitungszugriff auf sich selbst beschränken möchten.

Die Sperrung des benutzerdefinierten Feldes kann jederzeit von dem Mitglied, das das Feld gesperrt hat, oder einem Asana-Administrator aufgehoben werden.

Verwendung von benutzerdefinierten Feldern

Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie Arbeit entsprechend den Bedürfnissen Ihres Teams nachverfolgen. Sie können den Namen und den Wert eines jeden Felds selbst festlegen, wobei die Möglichkeiten nahezu unbegrenzt sind. Hier sind einige Beispiele, die Feldtypen über verschiedene Workflows hinweg zeigen:

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Priorität

Sie können benutzerdefinierte Felder verwenden, um die Priorität einer Aufgabe anzugeben. Beispielsweise kann ein Entwicklerteam, das Asana zur Fehlerverfolgung verwendet, ein Dropdown-Feld zum Festlegen der Priorität des Fehlers (Niedrig, Mittel, Hoch) erstellen.

Nach der Erstellung können Sie Aufgaben in der Listenansicht filtern, um sich nur noch auf Aufgaben mit einer bestimmten Auswahl an Feldwerten zu konzentrieren. Klicken Sie oben in Ihrer Aufgabenliste auf Filter und dann auf Benutzerdefinierter Filter. Dies ermöglicht Ihnen, z. B. nur Aufgaben mit der Priorität „Hoch“ anzuzeigen.

Verwenden Sie Farben, um zwischen den Dropdown-Feldoptionen zu unterscheiden. Rot kann beispielsweise „hohe Priorität” bedeuten.

Genehmigungen

Genehmigungen stehen allen Business- und Enterprise-Kunden zur Verfügung. Es ist ein Prozess zur Beschleunigung des Workflows. Die genehmigende Person kann eine von 3 Aktionen ausführen: Genehmigen, um Überarbeitung bitten oder die Anfrage verwerfen.

Einen Genehmigungsvorgang erstellen

So wird ein Genehmigungsvorgang erstellt

  1. Klicken Sie in Ihrem Aufgabenbereich auf das Drei-Punkte-Symbol.
  2. Klicken Sie auf Als Genehmigung markieren.

Außerdem finden Sie in unserem Handbuch die Artikel So erledigen Sie einen Genehmigungsvorgang und Genehmigungen erkennen.

Suche

Wenn Sie projektübergreifend die mit einem bestimmten Feld gekennzeichneten Aufgaben suchen möchten, empfiehlt sich die erweiterte Suche, um nach diesem Feldnamen zu suchen. Beispielsweise könnte der Content-Marketing-Manager mithilfe der erweiterten Suche solche Aufgaben herausfiltern, die mit „Im Entwurf“ gekennzeichnet sind. Auf diese Weise findet er schnell heraus, wie viele neue Inhalte im gesamten Team gerade bearbeitet werden.

Kostenrechnung

Eine andere Einsatzmöglichkeit für benutzerdefinierte Felder ist die Erfassung und Überwachung von Arbeitsanfragen und Zeitaufwand. Ein Design-Team könnte eine Aufgabenvorlage für die Erstellung von Designanfragen verwenden. Dafür bietet sich ein eigenes Zahlenfeld an, in dem der voraussichtliche Zeitaufwand eingegeben wird. Dann können die Designer ihre verfügbare Arbeitszeit auf die Aufgaben verteilen und erkennen, wie viel Zeit sie insgesamt benötigen. Davon hängt schließlich ab, ob sie weitere Anfragen annehmen oder nicht.

Addieren von Zahlen

Wählen Sie Aufgaben mit numerischen benutzerdefinierten Feldern per Mehrfachauswahl aus, um deren Summe zu addieren:

Sobald Sie eine Mehrfachauswahl von Aufgaben mit numerischen Feldern, die Sie in die Berechnung einschließen möchten, getroffen haben, wird Ihnen unten am Bildschirm das folgende Fenster angezeigt. Dort sehen Sie die Anzahl der von Ihnen ausgewählten Aufgaben sowie die zugehörigen numerischen Felder. Außerdem können Sie hier:

  1. Aufgaben in andere Abschnitte verschieben
  2. Ein Projekt oder einen Abschnitt bearbeiten
  3. Aufgabenlinks kopieren
  4. Aufgaben löschen
  5. Auf das Drei-Punkte-Symbol klicken, um weitere mögliche Aktionen anzuzeigen

Informationserfassung

Wenn Sie Asana zur Erfassung von Bewerbern oder Kundenbetreuung verwenden, können Sie über ein Textfeld spezifische Informationen wie E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Unternehmen oder Adresse eingeben.

Verwendung von Tags im Vergleich zu benutzerdefinierten Feldern

Mithilfe von Tags und benutzerdefinierten Feldern können Sie Informationen in Asana kategorisieren, filtern und markieren. Im Allgemeinen eignen sich benutzerdefinierte Felder optimal für die standardmäßige Verwendung im gesamten Unternehmen, während Tags eher von einzelnen Personen oder Teams verwendet werden. Daher raten wir zum Einsatz von benutzerdefinierten Feldern, die im Vergleich zu Tags mehr Aussagekraft und Sichtbarkeit bieten. Sie werden feststellen, dass Ihre Mitarbeiter die Felder je nach Workflow auf unterschiedliche Weise nutzen. Die folgenden Beispiele können Ihnen bei der Entscheidung helfen:

Verwenden Sie in folgenden Fällen benutzerdefinierte Felder:

  • Sie möchten bestimmte Daten zu allen Aufgaben in einem Projekt hinzufügen.
  • Zusätzlicher Kontext ist nötig, um ähnliche Aufgaben zu gruppieren und diese besser darzustellen – formloser und weniger detailreich als bei benutzerdefinierten Feldern.
  • Sie verfolgen die Aufgaben aller Projekte auf der Grundlage von Standardinformationen (z. B. Prioritätsstufen, Zeitaufwand, Arbeitsphase).
  • Sie möchten sicherstellen, dass Ihre Teamkollegen bestimmte Informationen für jede Aufgabe in einem Projekt eintragen.
  • Sie müssen nach bestimmten Datenfeldern sortieren oder suchen.

Verwenden Sie in folgenden Fällen Tags:

  • Sie benötigen eine Ad-hoc-Kennzeichnung, verfügen über unbegrenzte Optionen oder wissen zum Zeitpunkt der Erstellung noch nicht, was mit Tags versehen werden muss.
  • Sie müssen den Tag in Meine Aufgaben sehen können.
  • Sie müssen nur einige Aufgaben innerhalb eines Projekts markieren.
  • Sie möchten Aufgabenvorlagen markieren.

Benutzerdefinierte Felder in Unteraufgaben verwenden

Bitte beachten Sie, dass Unteraufgaben nicht automatisch die Projektzuweisungen, Tags, Verantwortliche oder Beteiligte der übergeordneten Aufgaben erhalten, selbst wenn der Name des übergeordneten Projekts oben in den Unteraufgabendetails erscheint.

Um benutzerdefinierte Felder in eine Unteraufgabe einzufügen oder diese zu ändern, müssen Sie zunächst die Unteraufgabe zum entsprechenden Projekt hinzufügen. Öffnen Sie dazu die Details der Unteraufgabe (die Sprechblase rechts neben dem Namen der Unteraufgabe) und drücken Sie Tab+P, um das Projektfeld zu öffnen, oder wählen Sie in der oberen rechten Dropdown-Liste „Zum Projekt hinzufügen“. Die Unteraufgabe erhält dann die benutzerdefinierten Felder des Projekts.

URL-Links mit benutzerdefinierten Feldern erfassen

Links können mithilfe eines Textfelds in benutzerdefinierten Feldern erfasst werden. Die Eingabe eines URL-Links in das Textfeld erlaubt den direkten Zugriff auf den Link über den Aufgabenbereich. Sobald Sie auf einen Link in einem benutzerdefinierten Feld klicken, wird die Seite in einem neuen Fenster oder einer neuen Registerkarte geöffnet.

Felder verlinken

So erfassen Sie einen URL-Link mit einem Textfeld:

  1. Geben Sie die URL in das Textfeld ein
  2. Klicken Sie entweder direkt im Hauptfenster oder im rechten Aufgabenfenster auf das Symbol Link öffnen.

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