Planung mit dem Asana-Kalender

Was steht für heute in Ihrem Kalender? Für diese Woche? Für diesen Monat? Wenn Sie Ihre Termine und Ihre Deadlines nicht auf die Schnelle überblicken, können Ihnen Dinge entgehen oder Sie sich überfordern. Mit Asana können Sie Aufgaben und Projekte auf einem Kalender überblicken, um Ihre Zeit, Ihren Arbeitsaufwand und Ihre Fristen besser zu verwalten.

Es gibt verschiedene Kalender-Ansichten in Asana. Sie können Ihre persönliche Aufgabenliste, ein Projekt oder alle Projekte Ihres Teams im Kalenderformat ansehen. Das ist ebenfalls in unserer mobilen App möglich. So können Sie Arbeitsvorgänge schnell überprüfen oder umplanen, wenn Sie sich nicht an Ihrem Arbeitsplatz befinden.

Um Projekte mit einer Frist zu planen, probieren Sie stattdessen die Zeitleiste aus. Sie wird Ihnen helfen, Abhängigkeiten zu verwalten, einen soliden Zeitplan vor Beginn zu erstellen und Ihr Team auf dem Laufenden zu halten, wenn sich etwas ändert.

Ihren Kalender ansehen

Sie sind vielleicht daran gewöhnt, Meine Aufgaben als Liste vor sich zu haben, aber Sie können auch alle Ihre Aufgaben in einem Kalender überblicken. Egal, ob Sie am Montagmorgen ins Büro kommen oder am Monatsende eine Zusammenfassung machen; die Kalender-Ansicht hilft Ihnen, den Überblick über Fristen zu behalten und Ihr Arbeitspensum für den Tag, die Woche oder den Monat darzustellen. Das nächste Mal, wenn ein Teamkollege Sie fragt, ob Sie Kapazitäten haben, prüfen Sie nochmal Ihren Kalender unter Meine Aufgaben.

Tipps für den Meine Aufgaben-Kalender:

• Wenn Sie es vorziehen, all Ihre Aufgaben in der Kalender-Ansicht anzusehen, legen Sie sie als Standardansicht fest.
• Erstellen Sie neue Aufgaben per Doppelklick auf das gewünschte Fälligkeitsdatum. Oder markieren Sie Aufgaben als erledigt, indem Sie den Cursor über das Fälligkeitsdatum bewegen und auf das Häkchen klicken, das dann erscheint.
• Wenn ein Tag etwas überfüllt scheint, können Sie Fälligkeitsdaten verlegen, indem Sie Aufgaben per Drag-and-Drop zu einem anderen Tag ziehen.
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• Gehen Sie auf den Tab Ansicht unter Meine Profileinstellungen, um den Wochentag zu ändern, an dem Ihr Kalender beginnt.

Ein Projekt in einem Kalender ansehen

Sehen Sie sich ein beliebiges Projekt in einem Kalender an, um erledigte Aufgaben, bevorstehende Fälligkeitstermine und den aktuellen Stand der Woche oder des Monats zu verfolgen. Die Kalender-Ansicht eignet sich hervorragend für redaktionelle Kalender, um sicherzustellen, dass Sie über einen soliden Inhaltsplan verfügen.

Tipps für den Projekt-Kalender:

• Ändern Sie ganz einfach Fälligkeitsdaten per Drag-and-Drop im Kalender. Die Verantwortlichen erhalten eine Benachrichtigung über die Änderung.
• Verwenden Sie die Kalender-Ansicht für Projekte wie Redaktionskalender, um leicht zu erkennen, wo es noch inhaltliche Lücken gibt, oder Veranstaltungs- und Sprint-Planungsprojekte, um sicherzustellen, dass die Deadlines angemessen bemessen sind.
• Verwenden Sie die Kalenderfilterfunktion, um in jedem Projekt nach benutzerdefinierten Feldern zu sortieren und die wichtigsten Prioritäten, Inhaltstypen, Genehmigungsstatus (oder welche benutzerdefinierten Felder Sie auch immer verwenden) schnell zu erkennen.

Den Kalender Ihres Teams ansehen

Wenn Sie versuchen, den Kalender Ihres Teams für Personalentscheidungen zu nutzen, probieren Sie es mit Workload. Workload hilft Ihnen, realistische Teampläne zu erstellen (und aktuelle zu überarbeiten), um die Überschreitung von Fristen, Ineffizienz und Burnout zu vermeiden.

Tipps zur Verwaltung der Team-Arbeitskapazität mit Workload:

• Verschaffen Sie sich einen möglichst genauen Überblick über den Zeitplan und die Arbeitskapazität Ihres Teams, indem Sie einem Portfolio alle Projekte hinzufügen, an denen sie arbeiten.
• Nicht alle Aufgaben sind gleich. Richten Sie die Aufwandsfunktion für alle Projekte in Ihrem Portfolio ein. Auf diese Weise können Sie die Stunden oder den Aufwand für jede Aufgabe genauer einschätzen.
• Verwenden Sie die Workload-Ansicht, bevor Sie Projekte starten, um besser zu visualisieren, wann die aktuelle Arbeit beendet ist und neue Arbeiten beginnen können.
• Verschaffen Sie sich zu jeder Zeit einen Überblick über die gesamte Arbeitskapazität Ihres Teams. Auf diese Weise verbringen Sie weniger Zeit mit Status-Meetings oder dem Durchsuchen von E-Mail-Verläufen, Chats und anderer Kommunikation.
• Wenn ein Teamkollege überfordert zu sein scheint, verwenden Sie Workload, um die Arbeit neu zuzuweisen oder neu einzuplanen, um Burnout oder Projektverzögerungen zu vermeiden.

Kalender vs. Zeitleiste – Wann man was verwenden sollte

Die Zeitleisten- und Kalender-Ansicht geben Ihnen verschiedene Einblicke und sollten für verschiedene Zwecke verwendet werden. Beide Ansichten stehen Ihnen in Projekten zur Verfügung, so dass Sie immer zwischen ihnen wechseln können. Beachten Sie dabei Folgendes:

Was zu berücksichtigen ist	Verwenden Sie die Zeitleiste in folgenden Fällen…	Verwenden Sie den Kalender in folgenden Fällen…
Frist	Ihr Projekt hat ein Enddatum	Ihr Projekt ist fortlaufend
Workflow	Ihr Projekt hat Abhängigkeiten und Arbeit geschieht in einer bestimmten Reihenfolge	Aufgaben sind eher unabhängig voneinander
Zeitraum planen	Sie möchten den Zeitplan für Projekt erstellen und den Fortschritt sehen	Sie möchten einen Einblick in die Arbeit dieser Woche oder dieses Monats erhalten
Zielgruppe	Sie möchten den Plan mit Führungskräften, anderen Teams und Beteiligten des Projekts teilen	Sie schauen Ihren eigenen Zeitplan unter „Meine Aufgaben” an oder den Gesamtplan Ihres Teams

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Bleiben Sie im Zeitplan und mit der Kalender-Ansicht von Asana stets über die nächsten Schritte für Sie und Ihr Team informiert.