Planung mit dem Asana-Kalender

Was steht für heute in Ihrem Kalender? Für diese Woche? Für diesen Monat? Wenn Sie Ihre Termine und Ihre Deadlines nicht auf die Schnelle überblicken, können Ihnen Dinge entgehen oder Sie sich überfordern. Mit Asana können Sie Aufgaben und Projekte auf einem Kalender überblicken, um Ihre Zeit, Ihren Arbeitsaufwand und Ihre Fristen besser zu verwalten.

Es gibt verschiedene Kalender-Ansichten in Asana. Sie können Ihre persönliche Aufgabenliste, ein Projekt oder alle Projekte Ihres Teams im Kalenderformat ansehen. Das ist ebenfalls in unserer mobilen App möglich. So können Sie Arbeitsvorgänge schnell überprüfen oder umplanen, wenn Sie sich nicht an Ihrem Arbeitsplatz befinden.

For planning projects on a deadline, try Timeline instead. It will help you manage dependencies, have a solid schedule before you start, and keep your team on track as work changes.

Ihren Kalender ansehen

Sie sind vielleicht daran gewöhnt, Meine Aufgaben als Liste vor sich zu haben, aber Sie können auch alle Ihre Aufgaben in einem Kalender überblicken. Egal, ob Sie am Montagmorgen ins Büro kommen oder am Monatsende eine Zusammenfassung machen; die Kalender-Ansicht hilft Ihnen, den Überblick über Fristen zu behalten und Ihr Arbeitspensum für den Tag, die Woche oder den Monat darzustellen. Das nächste Mal, wenn ein Teamkollege Sie fragt, ob Sie Kapazitäten haben, prüfen Sie nochmal Ihren Kalender unter Meine Aufgaben.

Verwenden Sie die Kalender-Ansicht in Meine Aufgaben, um all Ihre Aufgaben im Kalender zu sehen

Meine Aufgaben in der Kalender-Ansicht ansehen:

  1. Starten Sie in Meine Aufgaben.
  2. Klicken Sie in der Kopfzeile auf Kalender.

Tipps für den Meine Aufgaben-Kalender:

  • Wenn Sie es vorziehen, all Ihre Aufgaben in der Kalender-Ansicht anzusehen, legen Sie sie als Standardansicht fest.
  • Erstellen Sie neue Aufgaben per Doppelklick auf das gewünschte Fälligkeitsdatum. Oder markieren Sie Aufgaben als erledigt, indem Sie den Cursor über das Fälligkeitsdatum bewegen und auf das Häkchen klicken, das dann erscheint.
  • Wenn ein Tag etwas überfüllt scheint, können Sie Fälligkeitsdaten verlegen, indem Sie Aufgaben per Drag-and-Drop zu einem anderen Tag ziehen.
  • Verwenden Sie Drag-and-Drop, um Aufgaben in Ihrem Kalender in Asana zu verschieben
  • Gehen Sie auf den Tab Ansicht unter Meine Profileinstellungen, um den Wochentag zu ändern, an dem Ihr Kalender beginnt.

Verwenden Sie Drag-and-Drop, um Aufgaben in Ihrem Kalender in Asana zu verschieben

Ein Projekt in einem Kalender ansehen

Sehen Sie sich ein beliebiges Projekt in einem Kalender an, um erledigte Aufgaben, bevorstehende Fälligkeitstermine und den aktuellen Stand der Woche oder des Monats zu verfolgen. Die Kalender-Ansicht eignet sich hervorragend für redaktionelle Kalender, um sicherzustellen, dass Sie über einen soliden Inhaltsplan verfügen.

Lassen Sie sich den Zeitplan eines Projekts im Kalender anzeigen, indem Sie in der Kopfzeile eines Asana-Projekts auf Kalender klicken

Die Kalender-Ansicht eines Projekts sehen:

  1. Starten Sie im Projekt
  2. Klicken Sie in der Kopfzeile auf Kalender.

Tipps für den Projekt-Kalender:

  • Ändern Sie ganz einfach Fälligkeitsdaten per Drag-and-Drop im Kalender. Die Verantwortlichen erhalten eine Benachrichtigung über die Änderung.
  • Verwenden Sie die Kalender-Ansicht für Projekte wie Redaktionskalender, um leicht zu erkennen, wo es noch inhaltliche Lücken gibt, oder Veranstaltungs- und Sprint-Planungsprojekte, um sicherzustellen, dass die Deadlines angemessen bemessen sind.
  • Farbig hervorgehobene Aufgaben, die in mehreren Projekten hinterlegt sind und Farben von benutzerdefinierten Feldern sind im Kalender sichtbar, damit Sie die jeweilige Priorität, Phase etc. auf einen Blick erkennen können.

Zeigen Sie die Werte der benutzerdefinierten Felder an, indem sie in der Kalender-Ansicht von Asana den Cursor über sie bewegen

Den Kalender Ihres Teams ansehen

Sie haben auch einen Team-Kalender als Teil Ihrer allgemeinen Teamseite in Asana. Der Team-Kalender zeigt alle Aufgaben der öffentlichen Projekte Ihres Teams in einem Kalender. Sie können realistischere Pläne für neue und bevorstehende Arbeiten Ihres Teams machen und bekommen zugleich ein Gefühl für das, woran sie gerade arbeiten – und das auf einen Blick.

Sehen Sie den Kalender Ihres gesamten Teams, indem Sie in der Seitenleiste von Asana auf Team-Kalender klicken

Einen Team-Kalender sehen:

  1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf den Namen des Teams.
  2. Klicken Sie auf Team-Kalender.

Tipps für Team-Kalender:

  • Überprüfen Sie Ihren Team-Kalender während einer Planungsphase. So können Sie besser darstellen, wann aktuelle Projekte zu Ende gehen und wann ein neues Projekt beginnen könnte.
  • Sehen Sie auf einen Blick jederzeit alle Kapazitäten Ihres Teams. Sie werden weniger Zeit in Meetings verbringen oder bei dem Versuch, auf Basis von E-Mails, Chats und anderen Kommunikationswegen Kapazitäten einzuschätzen.

Kalender vs. Zeitleiste – Wann man was verwenden sollte

Die Zeitleisten- und Kalender-Ansicht geben Ihnen verschiedene Einblicke und sollten für verschiedene Zwecke verwendet werden. Beide Ansichten stehen Ihnen in Projekten zur Verfügung, so dass Sie immer zwischen ihnen wechseln können. Beachten Sie dabei Folgendes:

Was zu berücksichtigen ist Verwenden Sie die Zeitleiste in folgenden Fällen… Verwenden Sie den Kalender in folgenden Fällen…
Frist Ihr Projekt hat ein Enddatum Ihr Projekt ist fortlaufend
Workflow Ihr Projekt hat Abhängigkeiten und Arbeit geschieht in einer bestimmten Reihenfolge Aufgaben sind eher unabhängig voneinander
Zeitraum planen Sie möchten den Zeitplan für Projekt erstellen und den Fortschritt sehen Sie möchten einen Einblick in die Arbeit dieser Woche oder dieses Monats erhalten
Beteiligte Personen Sie möchten den Plan mit Führungskräften, anderen Teams und Beteiligten des Projekts teilen Sie schauen Ihren eigenen Zeitplan unter „Meine Aufgaben” an oder den Gesamtplan Ihres Teams

Folgen Sie „Wie funktioniert Asana”

Erleben Sie den Asana-Kalender in Aktion und erfahren Sie mehr, indem Sie „So funktioniert Asana” folgen. Abonnieren Sie den Asana YouTube-Kanal für wöchentliche Tipps und Tutorials.

Bleiben Sie im Zeitplan und mit der Kalender-Ansicht von Asana stets über die nächsten Schritte für Sie und Ihr Team informiert.

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Asana Kurse

Mit diesen Kursen lernen Sie die Grundlagen von Asana innerhalb von 15 Minuten

Aufgaben

Aufgaben Lessons

Verfolgen Sie Ihre gesamte Arbeit

3 Minuten

Meine Aufgaben

Meine Aufgaben Lessons

Immer wissen, was als Nächstes zu tun ist

3 Minuten

Projekte

Projekte Lessons

Mit Teamkollegen arbeiten

3 Minuten

Inbox

Inbox Lessons

Noch schneller kommunizieren

3 Minuten

Sie können Aufgaben nutzen, um Ihre Arbeit zu verfolgen, daran weiterzuarbeiten und sie zu organisieren.

Aufgaben können To-Dos, Ideen, Anmerkungen oder Erinnerungen sein.

Eine Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen.

Drücken Sie Tab+M, um eine Aufgabe schnell sich selbst zuzuweisen.

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, sodass die Frist klar ersichtlich ist.

Fügen Sie Anweisungen und Erwartungen im Aufgabenbeschreibungsfeld hinzu.

Nutzen Sie @ für die Verknüpfung mit anderen Aufgaben, Personen, Diskussionen oder Projekten.

Wenn Sie jemanden mit @ anführen, wird er/sie zu Ihrer Aufgabe als Follower hinzugefügt.

Follower werden benachrichtigt, wenn neue Kommentare oder Anhänge hinzugefügt werden.

Fügen Sie jeden, der auf dem Laufenden bleiben soll, als Follower hinzu.

Sie können sich jederzeit abmelden, um keine Benachrichtigungen mehr zu Ihrer Aufgabe zu erhalten.

Schreiben Sie Kommentare, um Fragen zu stellen oder die Follower auf dem Laufenden zu halten.

Versehen Sie Kommentare mit einem Herz, damit Follower wissen, dass Sie sie gesehen haben.

Fügen Sie relevante Dateien oder irrelevante GIFs als Anhänge hinzu.

Sie können Anhänge auch direkt von Dropbox, Google Drive, oder Box hinzufügen.

Erstellen Sie Teilaufgaben, um Ihre Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen.

Wenn Sie eine Teilaufgabe hinzugefügt haben, drücken Sie die Eingabetaste, um eine weitere Aufgabe hinzuzufügen.

Teilaufgaben können genau die gleichen Daten enthalten wie reguläre Aufgaben.

Klicken Sie auf die Sprechblase, um Kommentare, Anhänge oder Unteraufgaben hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste Aufgaben erstellen.

Jede Aufgabe hat eine einzigartige URL zum einfachen Kopieren und Teilen.

Glückwunsch! Es scheint, als seien Sie der Aufgabe gewachsen.

Weiter geht es mit der nächsten Lektion!

Unter Meine Aufgaben sehen Sie immer, was als Nächstes zu tun ist.

Meine Aufgaben ist eine Liste mit allen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden.

So können Sie Ihre Arbeit leichter verwalten.

Klicken Sie auf die Liste Meine Aufgaben und fangen Sie zu tippen an, um Aufgaben hinzuzufügen.

Fügen Sie wie in einem Textdokument eine neue Zeile für jede neue Aufgabe hinzu oder fügen Sie es in eine beliebige Liste ein.

Leiten Sie Mails an x@mail.asana.com weiter, um Ihre E-Mails in Aufgaben umzuwandeln.

Asana verschiebt Ihre E-Mail samt Anhängen in eine Aufgabe.

Neue Aufgaben erscheinen ganz oben in Ihrer Liste in Neue Aufgaben.

Aufgaben, die Sie zu Meine Aufgaben hinzufügen, sind privat.

Klicken Sie auf Öffentlich machen, um sie mit Ihrem Team zu teilen.

Sortieren Sie Aufgaben mit Heute, Anstehend, or Später.

Klicken Sie auf den blauen Punkt neben der Aufgabe, um sie schnell einzuordnen.

Markieren Sie die Aufgaben, für die Sie Zeit haben, mit Heute.

Teamkollegen können Ihre Meine Aufgaben-Übersicht sehen und wissen so, woran Sie arbeiten.

Sie können nur Aufgaben sehen, die Sie veröffentlicht oder in einem Projekt geteilt haben (mehr über Projekte später).

Markieren Sie Aufgaben mit einer Fälligkeit von unter einer Woche als Anstehend, dann sehen Sie, dass sie bald fällig sind.

Am Fälligkeitstag wird Ihre Aufgabe von Anstehend nach Heute verschoben.

Als wäre es Zauberei.

Markieren Sie Aufgaben, die frühestens in einer Woche fällig sind, mit Später.

Bis zum Fälligkeitstermin werden sie erledigt sein.

Ihre Aufgaben wandern automatisch eine Woche vor Fälligkeit von Später zu Anstehend.

Priorisieren Sie immer Meine Aufgaben, um die Übersicht über anstehende und zu bearbeitende Aufgaben zu haben

Jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre Arbeit verfolgen und planen!

Next, lernen Sie, wie Sie mit Ihrem Team in Asana arbeiten.

Arbeiten Sie mit Projekten an Aufgabengruppen.

Projekte helfen Ihnen bei der Verfolgung und Organisation Ihrer Schritte in einem Prozess oder einer Initiative.

Wie ein Ereignisplan, eine Produkteinführung oder ein Redaktionskalender.

Wie bei Meine Aufgaben klicken Sie einfach und tippen, um eine Aufgabe zum Projekt hinzuzufügen.

Wenn Sie in einem Dokument oder einer E-Mail bereits Schritte aufgelistet haben, kopieren Sie die Liste hier hinein.

Fügen Sie aus der E-Mail Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzu.

Die eindeutige E-Mail-Adresse des Projekts sehen Sie im Projekt-Dropdownmenü.

Fügen Sie Ihre Aufgaben zu weiteren verwandten Projekten hinzu.

Aufgaben können zu mehreren Projekten gehören.

Fügen Sie Abschnitte hinzu, um Aufgaben in einem Listenprojekt zu organisieren.

Tippen Sie am Ende jedes Aufgabentitels :, um einen Abschnitt zu erzeugen.

Oder fügen Sie Spalten hinzu, um Aufgaben in einem Übersichtsprojekt zu organisieren.

Ziehen Sie Aufgaben zwischen oder in die Spalten, um sie neu zu ordnen.

Weisen Sie Aufgaben mit Zuweisen zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest.

Verpassen Sie mit Ihrem Projekt-Kalender keine einzige Frist.

Ziehen Sie Aufgaben in Ihren Kalender, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Fügen Sie jeden, der Ihr Projekt auf dem Laufenden bleiben soll, als Mitglieder hinzu.

Projektmitglieder werden über neue Diskussionen, Status und Aufgaben benachrichtigt.

Posten Sie Diskussionen, um Ankündigungen zu machen oder Diskussionen zu beginnen.

Ihr Beitrag wird an alle Projektmitglieder verschickt.

Unter Fortschritt sehen Sie, wie Ihr Projekt vorankommt.

Legen Sie einen Status für Ihr Projekt fest, um das Team über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Der Projekteigentümer erhält wöchentlich eine Erinnerung daran, den Status einzustellen.

Öffnen und organisieren Sie Projekte mithilfe Ihrer Seitenleiste.

Fügen Sie Projekte zu Ihren Favoriten hinzu, um sie oben an die Seitenleiste anzuheften.

Klicken Sie auf den Stern auf der linken Seite des Projektnamens, um es zu Ihren Favoriten hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste neue Projekte erstellen.

Nun können Sie mit Ihrem Team Projekte vorantreiben.

Nur noch eine Lektion, bevor es losgeht.

Kommunizieren und koordinieren Sie schneller mit dem Posteingang.

Überprüfen Sie Ihren Posteingang, um die letzten Updates zu sehen und darauf zu antworten.

Im Posteingang sehen Sie, wenn eine Aufgabe fällig ist…

…und wenn Teammitglieder Aufgaben, Diskussionen und Projekte aktualisieren, denen Sie folgen.

Nachrichten öffnen und beantworten, ohne den Posteingang zu verlassen.

Wenn Sie auf ein Update klicken, bekommen Sie alle Kontextinformationen, die Sie zum Antworten benötigen.

Archiv-Updates, die Sie ablehnen können.

Klicken Sie auf das X, das auf der rechten Seite eines Updates auftaucht, um es zu archivieren.

Öffnen Sie Archiv, um abgelehnte Updates zurück in Ihren Posteingang zu verschieben.

Klicken Sie auf den Pfeil, der auf der rechten Seite eines archivierten Updates auftaucht, um es wieder in den Posteingang zu verschieben.

Um keine Aktualisierungen zu Aufgaben oder Projekten zu erhalten, klicken Sie auf nicht folgen.

Letztendlich haben Sie die Kontrolle über Aktualisierungen, die Sie erhalten und solche, über die Sie nicht informiert werden möchten

Wenn Sie soweit sind, können sie Asanas E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.

Der Austausch mit dem Team kann am einfachsten über Ihren Posteingang verwaltet werden. Denken Sie daran, hier regelmäßig vorbeizuschauen.

Glückwunsch! Jetzt steht einem erfolgreichen Arbeitstag mit Asana nichts mehr im Weg.