Asana für Agile und Scrum

Obwohl das Konzept seine Wurzeln in der Softwareentwicklung hat, ist Agile heute eine Arbeitsmethode für viele Teams und sogar ganze Unternehmen. Agile Teams sind in der Lage, unter sich verändernden Bedingungen schnell zu arbeiten und Unternehmen dabei zu helfen, Produkte schneller auf den Markt zu bringen und qualitativ bessere Arbeit zu leisten. Dies ist jedoch nur möglich, wenn die Teams alle mit einbeziehen und jeder weiß, welche Arbeit er wie erledigen soll. Asana ist ein flexibles Tool, das Ihnen hilft, schnell zu entwickeln und oft Ergebnisse zu liefern. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie Ihre agilen Projekte in Asana durchführen.

Wenn Sie Asana erst seit Neuestem nutzen, empfehlen wir Ihnen, unsere Schnellstart-Anleitung zu lesen. Damit können Sie die Asana-Konzepte besser verstehen und leichter auf Agile Frameworks anwenden.

Wie kann Asana Agile-Teams unterstützen?

Agile-spezifische Tools sind nicht immer für gesamte Unternehmen und zwischen verschiedenen Teams sinnvoll. Manchmal sind sie für nicht-agile Teams zu komplex. Produkt- und Marketingteams arbeiten zwar mit agilen Prozessen, aber die Umsetzung erfolgt oft auf andere Art und Weise. Teams können jedoch Asana verwenden und die Arbeit an die individuellen Anforderungen ihres Teams anpassen. So bleiben sie flexibel, auch wenn bestimmte Arbeitsabläufe nicht den Agile-Prozessen folgen.

So bilden Sie Agile-Scrum-Konzepte in Asana ab

Eines der beliebtesten Agile Frameworks ist Scrum. Im Folgenden erfahren Sie anhand einiger hilfreicher Beispiele, wie Sie Scrum-Konzepte in Asana umsetzen können.

Agile-Scrum-Konzept	In Asana...
Epic	Erstellen Sie ein Projekt-Portfolio
Funktion	Erstellen Sie ein Projekt pro Feature
Story	Fügen Sie Aufgaben in dem Projekt Ihres Features hinzu
Aufgabe	Fügen Sie Ihrer Asana-Story-Aufgabe Unteraufgaben hinzu
Backlog	Erstellen Sie ein Backlog-Projekt
Sprint	Erstellen Sie ein Sprint-Planungs-Projekt
Size (Arbeitsumfang)	Verwenden Sie ein benutzerdefiniertes Feld in Form einer Dropdown-Liste, um die Größe anzugeben
Zeit bis zur Fertigstellung	Verwenden Sie ein numerisches benutzerdefiniertes Feld
Akzeptanzkriterien	Fügen Sie Informationen in der Beschreibung einer Aufgabe hinzu

So erstellen Sie Epics

Ein Epic ist eine allgemeine Anforderung für ein bestimmtes Ziel, das in kleinere Teile zerlegt werden kann. In Asana bedeutet das, Projekte und Aufgaben für Features bzw. Stories anzulegen. Themen wie große Markteinführungen könnten Epics sein, ebenso wie eine Reihe von Events oder Kampagnen zum Erreichen eines größeren Ziels (z. B. mehr Kundenkontakte oder mehr Umsatz).

Um ein Epic in Asana zu erstellen, erstellen Sie ein Portfolio. Mit Portfolios können Sie zusammenhängende Projekte gruppieren und zusammen überwachen. Sie können den Fortschritt des Epics auf einen Blick sehen und Statusaktualisierungen der Features einsehen, die zum Fortschritt beitragen.

Um ein episches (Portfolio) zu erstellen:

1. Öffnen Sie Ihre Seitenleiste und klicken Sie oben links auf Portfolios.
2. Klicken Sie auf Neues Portfolio.

Wenn Sie auf eines Ihrer Portfolios klicken, erhalten Sie einen Gesamtüberblick über alle darin enthaltenen Projekte.

Jetzt können Sie Features für Ihr Epic erstellen.

So erstellen Sie Features und Backlogs

Mit Features dokumentieren Sie die umfangreicheren Aktivitäten, die Ihnen helfen, Ihre Epics zu erreichen, und mit Backlogs behalten Sie den Überblick über die angedachten Veränderungen. In Asana können sowohl Features als auch Backlogs als Projekte erstellt werden , aber Sie können Ihren Backlog auch als Teilbereich in Ihr Projekt aufnehmen.

Für ein Epic rund um Ihre größte Produkteinführung des Jahres könnten Sie also Projekte für Forschung und Feedback, Entwicklung und Marketing-Start oder Vertriebspläne erstellen.

So erstellen Sie Features und Backlogs (Projekte in Asana):

1. Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie in Asana ein Team erstellt haben. Damit haben Sie einen Ort, an dem Sie Ihre Features bereitstellen können, die als Projekte erstellt werden.
2. Klicken Sie auf den orangefarbenen + Button in der Startleiste, um ein Projekt für jedes Feature zu erstellen. Um schnell loszulegen, können Sie auf den Tab Vorlagen klicken, um zu sehen, ob eine der von Asana erstellten Vorlagen der Arbeit in Ihrem Feature entspricht.
3. Als nächstes fügen Sie benutzerdefinierte Felder zu Ihrem Projekt hinzu, so dass Sie Dinge wie den Feature-Umfang, Kosten, Zeit bis zur Fertigstellung, Geschäftsziel oder den Epic, zu dem es gehört, verfolgen können. Fügen Sie benutzerdefinierte Felder zu jedem Projekt hinzu, indem Sie auf den blauen Link benutzerdefinierte Felder hinzufügen oben in jedem Projekt klicken.
4. Nachdem Sie Ihre Features erstellt haben, können Sie entscheiden, ob Sie Ihr Backlog in einem Bereich des Feature-Projekts oder in einem separaten Projekt für Backlog-Einträge allgemein behalten möchten. Folgen Sie dem Projekterstellungsprozess, wie oben beschrieben, erneut.

Als nächstes erfahren Sie, wie Sie Ihre Features in Stories unterteilen.

So erstellen Sie Stories und fügen sie Ihrem Sprint hinzu

Eine Story ist eine ausführbare Aufgabe, die Ihnen hilft, ein Feature in kleinere, verfolgbare Teile zu zerlegen. In Asana bedeutet dies, dass Sie Ihrem Projekt Aufgaben hinzufügen. Für ein Epic über ein Redesign könnten Sie ein Website-Start-Feature mit Stories wie „Websitetexte verfassen“ und „für Mobilgeräte optimieren“ haben.

So erstellen Sie Stories (Asana-Aufgaben):

1. Fügen Sie Stories zu Ihrem Feature hinzu, indem Sie Aufgaben in Ihrem Projekt erstellen. Geben Sie einfach den ausführbaren Schritt als Aufgabentitel ein und bestätigen Sie nach jedem Schritt mit der Eingabetaste.
2. In der Aufgabenbeschreibung können Sie Ihre Akzeptanzkriterien und weitere relevante Details hinzufügen.
3. Füllen Sie alle benutzerdefinierten Felder aus, die Sie Ihrem Projekt hinzugefügt haben, um beispielsweise Arbeitsumfang und Zeit klar anzugeben.
4. Weisen Sie die Aufgabe der verantwortlichen Person für die Ausführung der Arbeit zu und setzen Sie ihr ein Start- und Fälligkeitsdatum, damit sie entsprechend planen kann.
5. Wenn Sie Ihre Stories als Aufgaben erstellt haben, können Sie diese in Aufgaben unterteilen. In Asana entspricht dies den Unteraufgaben. Mit Hilfe von Unteraufgaben wird die Arbeit in noch kleinere Teile zerlegt und die Verantwortung verteilt.

Wenn Sie Stories erstellt haben, können Sie auch ein Sprint-Planungs-Projekt in Erwägung ziehen, um die ausführbaren Aufgaben festzuhalten, die Sie in einem Sprint erledigen werden. Sehen Sie sich unseren Blogeintrag zur Sprint-Planung an, um zu erfahren, wie man die Sprint-Planung aufbaut und managt.

Jetzt haben Sie mit Asana ein grundlegendes Scrum-Framework erstellt.

Wir wissen, dass es nicht nur eine Methode gibt, um agile Prozesse abzubilden. Wenn Sie daran interessiert sind, wie es andere Teams umsetzen, oder wenn sie den hier beschriebenen Prozess anpassen möchten, stellen Sie der Asana-Community Ihre Frage, um eine Diskussion zu beginnen, Antworten zu erhalten und mit anderen Teams Kontakt aufzunehmen.

So managen Sie agile Arbeitsprozesse mit Asana

Jetzt, da Sie Ihre grundlegende Scrum-Struktur aufgebaut haben und Ihrem Sprint-Projekt Aufgaben hinzugefügt haben, geben wir Ihnen Tipps, wie Sie die Arbeit in Asana managen können.

So verwalten Sie Ihren Backlog

Indem Sie Backlog-Abschnitte oder -Projekte in Asana verwalten, haben Sie eine aktuelle, laufende Liste aller Einträge im Backlog. Indem Sie benutzerdefinierte Felder verwenden, können Sie Aufgaben in Ihrem Backlog filtern, um zu entscheiden, was Sie als nächstes priorisieren sollten. Außerdem können Sie Aufgaben einfach in den Backlog verschieben und wieder herausnehmen.

So fügen Sie dem Backlog neue Einträge hinzu:

1. Um das Hinzufügen von Einträgen zum Backlog zu vereinfachen, können Sie eine Backlog-Aufgabenvorlage erstellen. So enthält jeder Backlog-Eintrag den gleichen Informationsumfang, bevor er hinzugefügt wird. Wenn Sie sich dann entscheiden, diesen umzusetzen, haben Sie den nötigen Kontext zur Hand.
2. Verwenden Sie die Aufgabenbeschreibung, um Informationen anzugeben, die jemand zur Verfügung stellen muss, bevor er eine Aufgabe zum Backlog hinzufügt.

• Die Aufgabenvorlage kann dupliziert werden, indem Sie auf den ... Button oben rechts in der Aufgabe klicken und Aufgabe duplizieren... wählen.

3. Wenn eine Aufgabe fertig ist, um während des Sprints bearbeitet zu werden, fügen Sie sie Ihrem Sprint-Projekt hinzu, indem Sie auf den Button ... klicken und zu Ihrem aktuellen Sprint-Projekt hinzufügen. Mit diesem Prozess haben Sie die nötigen Details, um mit der Arbeit zu beginnen, und das ohne zusätzlichen Aufwand!

So entscheiden Sie, was in Ihrem Backlog Priorität hat

1. Indem Sie Ihrem Backlog-Projekt benutzerdefinierte Felder wie Priorität, Arbeitsumfang, Stunden bis zur Fertigstellung usw. hinzufügen, können Sie das Projekt später sortieren, um die am besten geeigneten Aufgaben zu ermitteln, die es zu priorisieren gilt.
2. Klicken Sie auf das Filter-Symbol oben rechts in Ihrem Projekt und sortieren Sie nach dem gewünschten benutzerdefinierten Feld.

• Wenn Sie zum Beispiel wissen, dass Sie in Ihrem bevorstehenden Sprint noch etwas Zeit für die Entwicklung haben, könnten Sie nach Aufgaben mit hoher Priorität suchen, die in die zugewiesene Kategorie „Zeit bis zur Fertigstellung“ passen.

So managen Sie Ihren Agile-Sprint

Wenn Sie Ihr Sprint-Planungsprojekt erstellt haben, können Sie damit beginnen, Ihre Sprint-Arbeit hinzuzufügen und in Asana zu managen. Hier sind Tipps, wie Sie Ihre Arbeit voranbringen und alle Beteiligten auf dem Laufenden halten.

So managen Sie Ihren Sprint-Plan

Wenn Sie Ihren Sprint-Plan mit der Zeitleiste managen, müssen Sie keine Tabellen und separate Tools für die Sprint-Planung und -Verwaltung verwenden.

1. Für jedes Feature, jede Story und/oder Aufgabe, das/die zu Ihrem Sprint-Plan hinzugefügt wird, stellen Sie sicher, dass sie Start- und Fälligkeitsdaten besitzen, damit Sie sehen, wie dies in Ihren Zeitplan in der Zeitleiste passt. Klicken Sie in einem beliebigen Asana-Projekt oben auf den Tab Zeitleiste. (Sie können dies auch für Feature-Projekte tun.)
2. Innerhalb der Zeitleiste können Sie alle Ihre Sprint-Aufgaben im Stil eines Gantt-Diagramms mit einfacher Abhängigkeitseinstellung und Drag & Drop-Funktionalität sehen, um die Arbeit nach Bedarf zu verschieben.

Mit Sprint-Aktualisierungen auf dem Laufenden bleiben

Sie müssen keine separate Tabelle führen oder sich mit anderen Teamkollegen in Verbindung setzen, um den Stand der Arbeit nachzuvollziehen, Sie müssen nur auf Ihr Sprint-Plan-Projekt klicken.

1. Wenn die Arbeit in Ihrem Sprint fortschreitet, stellen Sie sicher, dass die Teamkollegen die Aufgaben für Stories und Aufgaben als erledigt markieren und alle relevanten Arbeitsergebnisse an die erledigte Aufgabe anhängen. Damit ist klar, dass die Arbeit abgeschlossen ist und andere Teamkollegen auf die Ergebnisse zugreifen können.
2. Zeigen Sie den Fortschritt aller relevanten Aufgaben für Stories an, indem Sie sie in die entsprechende Spalte in Ihrem Sprint-Projekt ziehen. So kann jeder, der wissen möchte, wie der aktuelle Stand der Arbeit ist, einfach auf das Projekt klicken.
3. Fügen Sie alle relevanten Beteiligten oder Manager zu Ihrem Sprint-Planungs-Projekt als Projektmitglieder hinzu. Klicken Sie auf die Kopfzeile des Projekts mit den Gesichtern und fügen Sie die gewünschten Personen hinzu. Sie können ihnen Kommentarzugriff geben, damit sie nichts ändern können.
4. Verwenden Sie die Fortschrittsansicht, um regelmäßige Aktualisierungen während des Sprints zu kommunizieren. Verwenden Sie „@Erwähnungen“, um alle Aufgaben oder Projekte mit relevanter Arbeit zu benennen. @Erwähnen Sie Teamkollegen, um sie zu loben oder um anderen mitzuteilen, wer ein Projekt leitet und an wen sie weitere Fragen richten können.
5. Für tägliche Stand-Up-Meetings können die Teilnehmer ihre „Meine Aufgaben“-Ansicht verwenden, um zu verfolgen, welche Arbeit sie heute in Angriff nehmen, welche Arbeit sie erledigt haben und wie sie Blockaden erkennen können.
6. Wenn jemand nicht weiterkommt, können die Teamkollegen mit Aufgabenkommentaren weitere Informationen oder Hilfe anfordern. Sie können auch Aufgaben-Follower hinzufügen, um für noch mehr Sichtbarkeit zu sorgen.

So führen Sie eine effektive Retrospektive in Asana durch

Retrospektiven sind ein wichtiger Teil des Agile-Prozesses. Sie helfen den Teams, das Erreichte zu verstehen und herauszufinden, was in Zukunft verbessert oder wiederholt werden kann. Hier erfahren Sie, wie Sie Asana nutzen können, um Ihre Retrospektiven optimal zu bearbeiten und umsetzbare Erkenntnisse daraus abzuleiten.

1. Am Ende eines Sprints können Sie Ihr Sprint-Planungs-Projekt nutzen, um zu sehen, was erreicht wurde und was noch zu tun ist.

• Zählen Sie, wie viele Features bis zur Kapazitätsgrenze erledigt waren, um für den nächsten Sprint zu planen. Sie können Ihr benutzerdefiniertes Feld „Zeit bis zur Fertigstellung“ verwenden, um dies einfach auszurechnen!
• Verschieben Sie alle unerledigten Features und Stories in den Backlog, oder fügen Sie sie zu Ihrem nächsten Sprint hinzu, wenn sie übernommen werden können.

2. Verwenden Sie die Fortschrittsansicht, um eine Statusaktualisierung mit den endgültigen Sprint-Ergebnissen zu posten und die Erfolge zu teilen.
3. Wenn ein Feedback aus der Retrospektive umsetzbar ist, erstellen Sie eine Aufgabe und weisen Sie sie der Person zu, die sich mit der Umsetzung befasst oder sie an andere Teams weitergibt.
4. Archivieren Sie Ihr Sprint-Projekt, so dass nur das aktuelle Sprint-Projekt erscheint. Sie können weiterhin in Asana darauf zugreifen.
5. Erstellen Sie ein neues Sprint-Projekt und wiederholen Sie den Vorgang!

Obwohl es viele Facetten und Teile der agilen Arbeit gibt, die zum Erfolg des Teams beitragen, führt die Fähigkeit, diese Arbeit an einem Ort zu verfolgen, zu managen und zu planen, unbestritten zu Ergebnissen.