Was ist eine Business Impact Analysis? In 4 Schritten sind Sie auf alles vorbereitet

„Seid bereit.“

Dieses Konzept gilt im Geschäftsleben genauso wie in „Der König der Löwen“. Ob Sie nun in der afrikanischen Savannah singen oder von Ihrem Schreibtisch aus ein Projekt leiten – Sie sollten wissen, wie ein Worst-Case-Szenario aussieht, damit Sie schnell handeln können, wenn es eintreten sollte.

Und hier kommt die Business Impact Analysis ins Spiel. Eine BIA zeigt auf, was passiert, wenn unvorhergesehene Ereignisse das Unternehmen stören, damit Sie einen Plan haben, um es so schnell wie möglich wieder auf die richtige Bahn zu bringen.

Wie sieht eine Business Impact Analysis (BIA) aus?

Eine Business Impact Analysis hilft Ihnen, die Konsequenzen von Störungen Ihrer Betriebsprozesse vorherzusehen. Mit diesen Daten können Sie dann proaktiv Strategien entwickeln, die Ihr Unternehmen im Fall der Fälle wieder zurück auf die richtige Bahn bringen. Ein Maschinenbauunternehmen könnte zum Beispiel eine BIA erstellen, um herauszufinden, wie der Verlust des Hauptlieferanten sich auf Abläufe und Umsätze auswirken würde.

Einfach ausgedrückt: Eine BIA untersucht die operationalen und finanziellen Auswirkungen von Betriebsstörungen. Was passiert zum Beispiel, wenn die Server ausfallen oder eine globale Pandemie die Marktlandschaft verändert? Mit den Daten, die Sie während einer Business Impact Analysis sammeln, wissen Sie über diese potenziellen Hindernisse Bescheid und können sich darauf vorbereiten, schnell Maßnahmen einzuleiten, falls sie dann wirklich auftreten sollten. Sie könnten die Einblicke aus einer BIA beispielsweise dazu nutzen, einen Plan zur Geschäftskontinuität zu entwerfen, der erklärt, wie Ihr Team auf unerwartete Änderungen zu reagieren hat.

Hier sind ein paar Beispiele für Betriebsstörungen und ihre möglichen Auswirkungen:

Beispiele für Betriebsstörungen

• Verletzungen der Datensicherheit oder Cyberangriffe

• Terminverschiebungen

• Naturkatastrophen

• Strom- oder Versorgungsausfälle

• Fehlfunktionen der Ausrüstung

• Verlust wichtiger Mitarbeiter

• Verlust wichtiger Lieferanten

Beispiele für Auswirkungen auf das Unternehmen

• Umsatzeinbußen aufgrund von Produktionsausfällen

• Verspätete Umsätze (etwa aufgrund von Zahlungsverzögerungen)

• Unvorhergesehene Kosten (wie Kosten für Überstunden oder Outsourcing)

• Behördliche Geldbußen oder Vertragsstrafen

• Verzögerung von Geschäftsplänen aufgrund von Betriebsstörungen

• Verlust von Kunden

Business Impact Analysis vs. Risikobewertung

Eine Risikobewertung analysiert potenzielle Bedrohungen und die Wahrscheinlichkeit, dass diese eintreten. Eine Business Impact Analysis misst den Schweregrad dieser Bedrohungen und ihre Auswirkungen auf die Abläufe und Finanzen des Unternehmens. Anders gesagt ist eine Business Impact Analysis im Grunde eine Erweiterung der Risikobewertung – eine BIA identifiziert potenzielle Risiken und misst zudem deren Auswirkungen.

Business Impact Analysis vs. Projektrisikomanagement

Beim Projektrisikomanagement geht es darum, potenzielle Risiken in einem Projekt zu identifizieren, zu analysieren und darauf zu reagieren. In diesem Fall ist ein Risiko alles, was zu einem Scheitern des Projekts führen könnte, ob durch Verzögerungen in der Projektzeitleiste, eine Überschreitung des Projektbudgets oder eine verminderte Leistung.

Während sich das Projektrisikomanagement darauf konzentriert, Hindernisse in einem bestimmten Projekt vorauszusehen und darauf zu reagieren, setzt eine Business Impact Analysis auf einer höheren Ebene an. Eine BIA konzentriert sich nicht auf ein einzelnes Projekt, sondern umfasst Funktionen und Prozesse über das ganze Unternehmen hinweg. Das Projektrisikomanagement könnten Sie zum Beispiel für eine funktionsübergreifende Initiative nutzen, die ein neues Design Ihrer Unternehmens-App erstellt; im Rahmen einer BIA würden Sie dagegen herausfinden, wie Personalprobleme sich auf die Produktion Ihrer Unternehmens-App auswirken könnten.

Warum ist eine Business Impact Analysis wichtig?

Störungen lassen sich nicht immer vermeiden, und es ist wichtig, auf sie vorbereitet zu sein. So kann man das Unternehmen schnell wieder auf den richtigen Weg lenken und entgangene Gewinne minimieren. Die Business Impact Analysis unterstützt Sie dabei, die nötigen Daten zu sammeln, um angemessen auf Probleme reagieren zu können.

Mit einer BIA können Sie insbesondere:

• Essenzielle Geschäftsaktivitäten und Ressourcen identifizieren. Eine BIA hilft Ihnen dabei, zu verstehen, welche Prozesse notwendig sind, um Ihre wichtigsten Produkte und Dienstleistungen an dem Mann zu bringen. Sie erfahren also, welche Aktionen unbedingt ausgeführt werden müssen, und zwar unabhängig von den Umständen.

• Finanzielle Auswirkungen von Betriebsstörungen analysieren. Wenn Sie verstehen, wie mögliche Hindernisse sich auf die Finanzen Ihres Unternehmens auswirken, können Sie proaktiv Strategien entwickeln und Gelder entsprechend zuteilen. So können Sie Störungen direkt angehen, wenn diese auftreten. Mit einer BIA können Sie ein Verständnis für die Anforderungen an die Ressourcen entwickeln, Budgetanfragen begründen und Ihren Vorgesetzten Ihren Plan zur Geschäftskontinuität (Business Continuity Plan, BCP) erklären.

• Die notwendigen Daten für Ihren Plan zur Geschäftskontinuität sammeln. Ein Plan zur Geschäftskontinuität enthält Strategien, um Betriebsstörungen zu verhindern bzw. darauf zu reagieren. Wenn Sie Ihre Reaktion planen möchten, müssen Sie allerdings erst einmal verstehen, wie sich diese Störungen auf Ihr Unternehmen auswirken.

In 4 Schritten zur Business Impact Analysis

Die Durchführung einer Business Impact Analysis mag auf den ersten Blick schwierig erscheinen, doch wir haben den Prozess auf vier gut bekömmliche Schritte heruntergebrochen. Legen Sie los!

1. Die Durchführung der BIA planen

Auch wenn Sie eine BIA dazu verwenden, um größere Unternehmensprozesse zu analysieren: Auch sie ist ein Projekt, das geplant werden sollte. Wie bei einem normalen Projekt sollten Sie auch hier mit einem Projektplan beginnen, in dem die Herangehensweise an die BIA definiert wird (darunter fallen auch der Umfang der Analyse, die Ziele, die Sie mit Ihrer BIA verfolgen, und die Beteiligten, mit denen Sie zusammenarbeiten). Mit einem gut ausformulierten Projektplan legen Sie einen wichtigen Grundstein für Ihre BIA: Beteiligte wissen, wofür sie verantwortlich sind, und Sie können sicherstellen, dass Sie von Anfang an über alle benötigten Ressourcen verfügen.

In Ihrem Projektplan sollte auch stehen, wie Sie die verschiedenen Teile Ihrer Business Impact Analysis organisieren, damit Teammitglieder die benötigten Informationen schnell finden, gut verstehen und effektiv umsetzen können. Mit einer Projektmanagement-Software wie Asana können Sie all Ihre Arbeit mit einem gemeinsamen Tool koordinieren, sodass Teammitglieder für jede Projektkomponente auf eine einzige Informationsquelle zurückgreifen können. Asana aktualisiert auch in Echtzeit, welche Aufgaben bereits erledigt sind, sodass Sie stets wissen, ob Sie noch gut in der Zeit liegen.

2. Informationen sammeln

Bevor Sie die Konsequenzen eventueller Betriebsstörungen vorhersagen können, sollten Sie verstehen, wie wesentliche Geschäftsprozesse funktionieren. Das fragen Sie am besten Experten – also die Beteiligten, die die entsprechenden Geschäftsprozesse verwalten und ausführen. Sie sehen die Prozesse zwar vielleicht aus der Vogelperspektive und verstehen das große Ganze, dennoch ist es wichtig, sich mit jemandem zu unterhalten, der die Arbeit im Detail kennt. Auf diese Weise erhalten Sie ein Verständnis von den praktischen Auswirkungen, die Störungen haben können, sowie von möglichen Lösungen.

Es gibt zwei übliche Methoden zur Informationsgewinnung:

1. Führen Sie Interviews mit den Beteiligten durch.

2. Entwickeln Sie eine Umfrage für die Business Impact Analysis, die Beteiligte dann asynchron beantworten können.

Die Fragen, die Sie stellen, sind bei beiden Methoden ähnlich. Während Interviews oftmals persönlicher sind, können Sie mit einer Umfrage Zeit sparen und Ihre Daten standardisieren.

Beispiel für eine Umfrage für die BIA

Damit Sie loslegen können, haben wir hier eine Vorlage für eine BIA-Umfrage mit Beispielantworten:

Benennen Sie den Geschäftsprozess, für den Sie verantwortlich sind

Online-Kasse

Beschreiben Sie, wo der Prozess ausgeführt wird

Auf dem Server, auf dem wir auch die Zahlungsinformationen unserer Kunden verarbeiten

Listen Sie alle Inputs und Outputs dieses Prozesses auf

• Inputs: Artikel im Einkaufswagen, Zahlungsinformationen des Kunden, Rechnungsadresse, Lieferadresse

• Outputs: Kunde bezahlt den Artikel, Lieferinformationen werden an das Logistikzentrum geschickt, eine Bestätigungs-E-Mail wird versendet

Listen Sie die Ressourcen und Tools auf, die für diesen Prozess benötigt werden

Eine E-Commerce-Plattform (Shopify), eine Automatisierungssoftware für E-Mails, das Kundenservice-Team

Listen Sie die Nutzer dieses Prozesses auf

Kunden

Beschreiben Sie den zeitlichen Verlauf dieses Prozesses

Der Bezahlvorgang dauert drei bis fünf Minuten. Er wird ausgeführt, nachdem Artikel dem Einkaufskorb hinzugefügt wurden und bevor sie verschickt werden.

Listen Sie mögliche Störungen im Prozess auf

Serverabsturz, Bug in der E-Mail-Automatisierung, Ausfall der E-Commerce-Plattform, Sicherheitslücke

Listen Sie die finanziellen, operativen und rechtlichen bzw. regulatorischen Auswirkungen möglicher Störungen auf

• Finanzielle Auswirkungen: Ein Serverabsturz würde zu einem Umsatzverlust von 1.000 € pro Minute führen.

• Operative Auswirkungen: Wenn die E-Commerce-Plattform länger als einen Tag ausfällt, entsteht wegen entgangener Verkäufe ein Überschuss an Ressourcen.

• Rechtliche Auswirkungen: Eine Sicherheitslücke könnte zu Bußgeldern für die Nichteinhaltung von Datenschutzgesetzen führen.

Falls vorhanden, stellen Sie bitte Daten zu vergangenen Störungen und deren Auswirkungen zur Verfügung

Im Anhang finden Sie einen Bericht zu einem Serverausfall, der letztes Jahr passierte, dessen Auswirkungen auf den Bezahlvorgang, finanziellen Verlusten und der Zeitleiste der Störungsbehebung.

3. Die Daten analysieren

Wenn Sie Daten zu jedem Geschäftsprozess gesammelt haben, ist es an der Zeit, mit Ihrer Analyse zu beginnen. Die folgenden Fragen sind eine Hilfestellung zu Ihren Untersuchungen:

• Welche Prozesse sind am wichtigsten, um Ihren Betrieb aufrechtzuerhalten? Erstellen Sie eine Prioritätenliste wesentlicher Geschäftsfunktionen. So wissen Sie sofort, um welche Prozesse Sie sich zuerst kümmern müssen und welche noch warten können, falls es zu Störungen im Unternehmen kommt.

• Welche Ressourcen benötigt jeder Prozess, um einwandfrei zu funktionieren? Das können Teammitglieder sein, aber auch bestimmte Technologien und physische Ressourcen wie Rohstoffe oder Arbeitsplätze. Wenn Sie wissen, welche Ressourcen absolut notwendig sind, fällt Ihnen die Priorisierung bei der Ressourcenzuweisung leichter, falls es zu Betriebsstörungen kommt.

• Wie lange dauert es, bis alle Prozesse nach einer betrieblicher Störung wieder normal funktionieren, und wie hoch sind die Kosten? Erstellen Sie eine genaue Zeitleiste und legen Sie ein Budget für Ihren Notfallplan fest. So sind Sie auf mögliche Verluste vorbereitet und führen Ihr Geschäft so schnell wie möglich wieder auf den richtigen Weg.

4. Den Bericht erstellen

Nach der Analyse Ihrer Ergebnisse besteht der letzte Schritt darin, einen Business Impact Analysis-Bericht zu erstellen. Mit einem solchen Bericht entwickeln Sie oder die Geschäftsleitung dann datenbasierte Strategien für die Störungsbehebung auf der Grundlage von Expertenbeiträgen. Ihr Bericht ist also das Wichtigste an Ihrer BIA, denn damit kommunizieren Sie Ihre Ergebnisse an die Unternehmensführung und leisten einen essenziellen Beitrag zur Erstellung eines Notfallplans, um Ihr Unternehmen im Fall der Fälle wieder auf den richtigen Weg zu führen.

Vorlage: Business Impact Analysis-Bericht

Die folgenden Komponenten sollte Ihre BIA enthalten:

– Executive Summary

– Ziele und Umfang

– Methodik

– Zusammenfassung Ihrer Ergebnisse

– Aufschlüsselung Ihrer Ergebnisse für jeden Prozess, darunter:

• Eine Prioritätenliste der wichtigsten Geschäftsprozesse

• Auswirkungen, die eine Störung in diesem Prozess auf verschiedene Bereiche Ihres Unternehmens hätte

• Eine tolerierbare Dauer der Störung (auch bekannt als Recovery Time Objective oder RTO)

• Die maximalen Verluste, die Ihr Unternehmen tolerieren könnte (auch bekannt als Recovery Point Objective, RPO)

• Ein Vergleich zwischen den potenziellen finanziellen Kosten einer Störung und den Kosten der Behebungsstrategien

– Begleitdokumente

– Empfehlungen zur Störungsbehebung

Erst die Analyse, dann die Strategien

Mit einer fundierten Business Impact Analysis wissen Sie, was passiert, wenn es zu unvermeidlichen Störungen kommt – und Sie verfügen über eine Reihe ausgezeichneter Strategien, um Ihr Unternehmen so schnell wie möglich wieder auf den richtigen Weg zu bringen. Die Daten, die Sie sammeln, unterstützen Sie auch bei der Erstellung eines evidenzgestützten Plans zur Geschäftskontinuität, damit Sie im Ernstfall Lösungen zur Hand haben.