Warum Einzelgespräche entscheidend für den Erfolg Ihres Teams sind

Team Asana – FotoTeam Asana
15. Februar 2024
4 Lesezeit (Minuten)
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Das Einzelgespräch ist bei vielen Startups, auch bei uns, nicht mehr wegzudenken. Aber es gibt einen guten Grund, warum wir sie in unseren Kalendern priorisieren (und das trotz unserer Versuche, Meetings soweit wie möglich zu vermeiden). Das Einzelgespräch ist die beste Möglichkeit für Manager und deren Mitarbeitende, sich bei dringenden Problemen zu vernetzen, eine Beziehung aufzubauen und sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden das Gefühl haben, auf ihre Ziele hinzuarbeiten – nicht nur in Bezug auf die Arbeit.

Ohne den richtigen Rahmen, die richtige Tagesordnung und die richtige Einstellung wird das Einzelgespräch zu nichts weiter als einem Meeting, das sie direkt nach der Teilnahme wieder vergessen haben. Hier ist unser taktischer Plan, um das Einzelgespräch zu Ihrem wichtigsten Meeting zu machen, egal ob Sie ein Manager oder ein einzelnes Teammitglied sind.

Kostenlose Vorlage für Einzelgespräche

Was ist ein Einzelgespräch?

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Da es sehr viel Mühe und Zeit kostet, engagierte Mitarbeitende zu finden, sollte man sie mit allen Mitteln fördern, damit sie über sich selbst hinauswachsen können.”
Justin Rosenstein, Mitbegründer von Asana

Ein Einzelgespräch ist ein speziell im Kalender festgelegter Termin für offene und strukturierte Gespräche zwischen einem Manager und einem Mitarbeitenden. Im Gegensatz zu Statusberichten oder taktischen Meetings ist das Einzelgespräch ein Anlass für Coaching, Mentoring und zur Vermittlung von zusätzlichem Kontext. Es bietet sogar die Gelegenheit, sich den Frust von der Seele zu reden. Das Einzelgespräch sollte als Gelegenheit zum vertrauensvollen Dialog dienen und in regelmäßigen Abständen stattfinden, um die Vernetzung und Kommunikation zwischen Teamkollegen und Führungskräften zu fördern.

Manager: Reservieren Sie Zeit in Ihrem Kalender für Einzelgespräche

Einzelgespräche sind die perfekte Gelegenheit, um sicherzustellen, dass Sie und Ihr Team am selben Strang ziehen. Regelmäßige Gespräche verhindern, dass kleinere Probleme zu größeren heranwachsen, ermöglichen ein sofortiges und regelmäßiges Feedback und fördern eine offene Kommunikation. Die Zeitpläne von Managern sind jedoch oft vollgestopft mit Meetings, sodass es schwierig werden kann, Zeit und Raum für Einzelgespräche zu finden.

Um sicherzustellen, dass Sie sich an einen festen Zeitplan halten, reservieren Sie wöchentlich oder alle zwei Wochen 30 bis 60 Minuten für ein Gespräch mit jedem Ihrer Mitarbeitenden. Der Konferenzraum ist nicht der einzige Ort für einen Dialog: Schlagen Sie vor, für ein Gespräch einen kleinen Spaziergang zu machen oder einen Kaffee trinken zu gehen.

Einige Manager bevorzugen einen bestimmten Tag für Einzelgespräche, während andere ihre Meetings über die Woche verteilen, um sich bestmöglich auf jedes einzelne Gespräch konzentrieren zu können. Ein Vorteil, alle Meetings am selben Tag abzuhalten, ist die Möglichkeit, die Zusammenhänge zwischen den Vorgängen innerhalb Ihres Teams besser erkennen zu können. Finden Sie heraus, was für Sie am besten passt, und erstellen Sie einen entsprechenden Zeitplan, damit Ihre Mitarbeitenden maximal von den Meetings profitieren können.

Das Beste aus Einzelgesprächen herausholen

Wie Sie Ihre Einzelgespräche organisieren, ist Ihnen überlassen. In der Tat bestimmen viele Faktoren, wie Ihre Meetings zum vollen Erfolg werden können. Dazu gehört auch die Berücksichtigung der emotionalen Bedürfnisse der Mitarbeitenden, Ihre Beziehung und das Erfahrungsniveau des Teammitglieds.

Das wichtigste Element für ein erfolgreiches Einzelgespräch ist die Schaffung eines Raums, in dem sich die Teilnehmer so wohlfühlen, dass sie die Probleme und Bedenken ansprechen, die sie tatsächlich beschäftigen. Diese Meetings sind in erster Linie für die Belange des Mitarbeitenden bestimmt und ihre Beteiligung ist von entscheidender Bedeutung.

Asana-Tipp

Erstellen Sie ein privates Projekt für Ihr Einzelgespräch. Fügen Sie Aufgaben und Themen hinzu, die Sie behandeln möchten. Fügen Sie Abschnitte mit dem Titel Ziele, Themen für diese Woche, Später erneut diskutieren hinzu.

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Wenn Sie die Tagesordnung im Voraus planen, wird sichergestellt, dass Sie wirklich wichtige Themen besprechen. Erstellen Sie eine gemeinsame Tagesordnung, um nicht nur bereits vor dem Meeting den nötigen Kontext bereitzustellen, sondern auch beiden Parteien einen offenen und vertrauensvollen Dialog zu ermöglichen. Erstellen Sie eine Timebox mit den Themen, die Sie während des Meetings besprechen möchten.

Wenn Sie sich im Voraus auf das Meeting vorbereiten, müssen Sie weniger Zeit damit aufwenden, Kontextwissen bereitzustellen und können sich sofort mit den wirklich wichtigen Dingen befassen.

Wie Manager in einem Einzelgespräch vorgehen sollten

Beginnen Sie Ihr Einzelgespräch mit einer offenen Frage. So können Sie erfahren, welche Themen den Mitarbeitenden am meisten am Herzen liegen. Hier sind ein paar Fragen, die Sie stellen können:

  • Wie geht es Ihnen derzeit?

  • Gibt es etwas, worüber Sie sprechen möchten?

  • Was gefällt Ihnen aktuell an Ihrer Arbeit gut?

  • Gibt es etwas, das Sie im Moment beschäftigt?

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Die zentrale Herausforderung des Coaches ist es, vorurteilsfrei und ohne Filter zuzuhören. Ein Filter ist eine bestimmte Einstellung oder Voreingenommenheit, die der Zuhörende einnimmt und die dessen Fähigkeit hemmt, als Sprechender eine authentische und neutrale Position einzunehmen. ”
Conscious Leadership Group

Das Wichtigste dabei: Hören Sie aktiv zu. Ein wichtiger Aspekt bei der Arbeit als Führungskraft ist es, dafür zu sorgen, dass sich Ihre Mitarbeitenden ernst- und wahrgenommen fühlen. Sobald sie über das gesprochen haben, was ihnen am Herzen liegt, können Sie Lösungsvorschläge vermitteln. Versuchen Sie auszuloten, worauf sie sich freuen, wie Sie sie unterstützen können, um erfolgreich zu sein, und stellen Sie ihnen alles bereit, um bestmögliche Arbeit zu leisten. Hier sind einige Ideen, um sicherzustellen, dass Sie einen Raum des gegenseitigen Vertrauens schaffen:

  • Geben Sie den Mitarbeitenden das Gefühl, dass Sie ihre aktuelle Situation nachvollziehen können

  • Räumen Sie ein, dass auch Sie bereits Probleme oder Konflikte hatten

  • Treten Sie unbedingt als Verbündeter auf. Das ist vor allem dann wichtig, wenn Sie Feedback über berufliche Wachstumschancen geben möchten

  • Zeigen Sie, dass Sie den Mitarbeitenden als Person respektieren, nicht nur als Erfüller von Aufgaben – und behandeln Sie sie als Kollegen

Halten Sie alle paar Wochen inne, um zu evaluieren, wie sich die Eingespräche auf Ihre Mitarbeitenden auswirken. Haben Sie den Eindruck, dass Sie diese Phasen erfolgreich durchlaufen? Wenn nicht, überarbeiten Sie den Prozess nach Bedarf.

Sie sind kein Manager? So nutzen Sie das Einzelgespräch, um ihre Ziele zu erreichen

Einzelgespräche sind Ihre Gelegenheit, um Ihrem Vorgesetzten zu sagen, was Sie beschäftigt, Ideen zu brainstormen und Ihre Ziele für die Zukunft zu kommunizieren. Nutzen Sie diese Zeit mit Bedacht:

  • Planen Sie vor Ihrem Meeting Zeit ein, um sich zu überlegen, welche Themen Sie besprechen möchten, und fügen Sie diese zur Tagesordnung des Meetings hinzu.

  • Fühlen Sie sich frustriert, überfordert, eingeschränkt oder nervös? Überlegen Sie, warum Sie sich so fühlen, und überdenken Sie mögliche Lösungen, die Sie mit Ihrem Vorgesetzten erarbeiten möchten.

  • Seien Sie bereit, zu besprechen, was wirklich gut läuft und wo Sie die Unterstützung Ihres Vorgesetzten benötigen.

  • Bleiben Sie dabei möglichst konkret. Denken Sie daran, dass niemand Ihre Gedanken lesen kann. Möchten Sie mehr Verantwortung übernehmen? Würden Sie sich über die Möglichkeit freuen, ein neues Teammitglied einzuarbeiten? Besprechen Sie diese Fragen im Einzelnen.

Langfristige vs. kurzfristige Ziele

Wenn Sie sich während Ihres Einzelgesprächs zu sehr in den Details verlieren, vereinbaren Sie einfach ein separates Treffen, um taktische Fragen oder Status-Updates zu besprechen. Oder versuchen Sie, sich im Wechsel über taktische Fragen und eher langfristige Themen auszutauschen.

Nehmen Sie sich alle paar Wochen die Zeit, um langfristige Ziele zu besprechen, die außerhalb der regelmäßigen Leistungsüberprüfungen liegen, um die Ausrichtung zu verbessern. Das Einzelgespräch sollte sich auf langfristige Ziele und Ambitionen konzentrieren. Es sollte auch dafür sorgen, dass bei einer Leistungsbeurteilung keine unangenehmen Überraschungen entstehen.

Hier sind ein paar Themenbereiche, die Sie behandeln sollten, und einige effektive Fragen für Einzelgespräche, die Sie stellen können:

Rollenspezifische Fragen:

  • Wofür wenden Sie bei der Arbeit wie viel Zeit auf? Wie sähe ein idealer Arbeitstag für Sie aus?

  • Wie zufrieden sind Sie mit Ihrer aktuellen Rolle?

Reflexionen über die Karriere:

  • Beschreiben Sie Ihre Traumposition und wie genau Ihr Arbeitstag in dieser Tätigkeit aussieht.

  • Woher schöpfen Sie Zufriedenheit bei der Arbeit?

  • In welchen Bereichen hatten Sie in der Vergangenheit die größten Erfolge?

Langfristige Ziele:

  • Was sind Ihre langfristigen Ziele? Welche Fähigkeiten würden Sie benötigen, um diese zu erreichen?

  • Welche Hindernisse müsst Sie überwinden, um sie zu erreichen?

Ehrliches und häufiges Feedback, wie es in einem Einzelgespräch vermittelt wird, birgt sowohl für Vorgesetzte als auch für Teammitglieder endlose Vorteile. Das Beste aus Ihren Mitarbeitenden herauszuholen, unnötige Spannungen zu vermeiden, Arbeitsprozesse zu optimieren, die Motivation Ihres Teams zu steigern und dafür zu sorgen, dass sich Ihre Mitarbeiter wertgeschätzt fühlen, sind nur einige Gründe, warum Sie sich die Zeit für Ihr nächstes Einzelgespräch nehmen sollten, wenn Sie eine Führungsposition innehaben. Als einzelnes Teammitglied dient das Einzelgespräch als Anlass, offenes und ehrliches Feedback mit einer Führungskraft zu teilen und nach und nach die Bausteine für den nächsten Schritt in Ihrer Karriere zu legen.

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