Offboarding: Schritte, Best Practices & Checkliste für HR

Ein effektives Onboarding hilft neuen Angestellten, ihren Platz im Unternehmen zu finden, und reduziert das Gefühl von Stress, das mit dem Beginn eines neuen Jobs verbunden ist. Aber es ist genauso desorientierend, einen Job hinter sich zu lassen. Und während viele Unternehmen einen robusten Onboarding-Prozess für neue Mitarbeitende implementieren, übersehen einige die Bedeutung des Offboardings, wenn dieselbe Person beschließt, das Unternehmen zu verlassen.

Das Offboarding von Angestellten ist mehr als nur ein Abschiedsgeschenk und ein Referenzangebot. Wenn es gut gemacht wird, kann das Offboarding von Angestellten Ihre Arbeitgebermarke aufbauen, die Arbeitsmoral steigern und wertvolles Feedback liefern, das Sie sonst nirgendwo bekommen.

Was bedeutet das Offboarding von Angestellten?

Offboarding ist der strukturierte Prozess, der den Austritt eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen begleitet. Er umfasst alle organisatorischen, administrativen und zwischenmenschlichen Schritte, damit der Übergang für alle Beteiligten reibungslos verläuft.

Typische Bestandteile eines Offboarding-Prozesses sind:

• Wissenstransfer: Erfassung von institutionellem Wissen und Dokumentation wichtiger Prozesse

• Abschlussgespräch: Durchführung eines Austrittsgesprächs zur Gewinnung von Feedback

• Administrative Aufgaben: Erfüllung aller HR-Anforderungen und Rückgabe von Firmeneigentum

• Teamvorbereitung: Umverteilung von Aufgaben und Einarbeitung von Nachfolgern

Onboarding vs. Offboarding

Ein Onboarding-Prozess hilft neuen Mitarbeitern, sich an ihre neue Rolle und das Unternehmen zu gewöhnen. Offboarding kehrt diese Prozesse um, um den Mitarbeiterzyklus abzuschließen.

Was sind die Vorteile des Offboardings von Angestellten?

Das Offboarding eines Angestellten hilft allen Betroffenen, dem Angestellten, seinem Team, dem Manager und dem Unternehmen insgesamt. Hier sind einige der vielen Vorteile:

• Angestelltererfahrung: Bieten Sie Ihren Angestellten vom ersten bis zum letzten Tag eine gute Erfahrung.

• Stärkung der Arbeitgebermarke: Offboarding hinterlässt beim Angestellten eine positive Enderfahrung, sodass er eher die Vorteile der Arbeit für Ihr Unternehmen hervorhebt.

• Wiedereinstellung von Bumerang-Angestellten: Angestellte, die das Unternehmen verlassen und dann wieder zurückkehren, werden als Bumerang-Angestellte bezeichnet. Man weiß nie, warum ein Angestellter das Unternehmen verlässt. Vielleicht leiden sie unter Burnout oder brauchen ein Sabbatical und möchten zurückkehren, nachdem sie etwas Abstand hatten. Ein Offboarding-Prozess hilft ihnen, sich wohler zu fühlen, wenn sie wieder zur Arbeit kommen, wenn es der richtige Zeitpunkt ist.

• Reduziert Sicherheitsrisiken: Stellen Sie Computer wieder her, ändern Sie Kontopasswörter und widerrufen Sie den Zugriff auf Unternehmenssoftware, um Sicherheitsverletzungen zu verhindern.

• Wertvolles Feedback erhalten: Angestellte sind in der Regel ehrlicher, wenn sie das Unternehmen verlassen. Dies ist ein guter Zeitpunkt, um Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren und Feedback zu erhalten, das Ihr Team, Ihren Führungsstil und Ihr Unternehmen wirklich voranbringen kann.

Offboarding je nach Austrittsgrund: diese Szenarien sollten Sie kennen

Nicht jeder Austritt verläuft gleich, deshalb sollte Ihr Prozess zur Situation passen. So können Sie angemessen kommunizieren, Verantwortlichkeiten klar festlegen und die Übergabe sauber organisieren.

Eigenkündigung

Wenn Mitarbeitende selbst kündigen, steht meist eine geordnete Übergabe im Vordergrund. Planen Sie ausreichend Zeit für Wissensübergabe, Dokumentation und die Abstimmung mit dem Team ein. Klären Sie außerdem früh, wer Aufgaben bis zur Neubesetzung übernimmt.

Einvernehmliche Trennung

Bei einer einvernehmlichen Trennung brauchen alle Beteiligten einen klaren Ablauf. Halten Sie Termine, Zuständigkeiten und Kommunikationsschritte schriftlich fest. So vermeiden Sie Missverständnisse und schaffen einen professionellen Rahmen für den Austritt.

Kündigung durch den Arbeitgeber

In diesem Fall ist ein besonders strukturierter Prozess wichtig. Stimmen Sie HR, Führungskraft und IT eng aufeinander ab, damit Gespräche, Zugriffsrechte und Rückgaben zum richtigen Zeitpunkt erfolgen. Achten Sie dabei auf einen respektvollen Ton und klare Informationen.

Eintritt in den Ruhestand

Beim Übergang in den Ruhestand liegt der Schwerpunkt oft auf langfristigem Wissenstransfer. Dokumentieren Sie Prozesse, Kontakte und wiederkehrende Aufgaben frühzeitig. So bleibt wichtiges Wissen im Unternehmen und das Team kann die Nachfolge besser vorbereiten.

Sonderfall Todesfall

In einem solchen Fall braucht Ihr Unternehmen vor allem Klarheit und Fingerspitzengefühl. Legen Sie intern fest, wer kommuniziert, wer sich um Zugänge und Unterlagen kümmert und wie das Team unterstützt wird. Ein vorbereiteter Ablauf hilft, in einer schwierigen Situation besonnen zu handeln.

7 Best Practices für das Offboarding von Angestellten

Das Offboarding von Angestellten ist eine gemeinsame Verantwortung zwischen Manager und HR-Team. Während HR die rechtlichen Prozesse und Formalitäten steuert, unterstützen Sie als Führungskraft den Angestellten beim Übergang aus dem Team. Machen Sie Ihr Offboarding umsetzbar und wiederholbar, indem Sie die folgenden Best Practices berücksichtigen.

1. Führungskräfte, leiten Sie das Offboarding Ihres Angestellten

Als Führungskraft des Angestellten sollten Sie während des gesamten Offboarding-Prozesses genauso präsent sein wie beim Onboarding. Oft ist der Vorgesetzte die Person, die den ausscheidenden Angestellten am besten kennt. Sie möchten nicht, dass sie sich verlassen fühlen, nur weil sie gehen. Stellen Sie sicher, dass Sie den Offboarding-Prozess Ihrer Teammitglieder genau verfolgen und den Angestellten auch in den letzten Tagen genauso unterstützen, wie Sie es am ersten Tag getan haben.

2. Erfassen Sie institutionelles Wissen

Bevor der Angestellte das Unternehmen verlässt, sollten Sie gemeinsam mit ihm seine Workflows durchgehen. Wofür ist er derzeit verantwortlich? Welche Prozesse verwalten sie? Stellen Sie sicher, dass alles ordnungsgemäß dokumentiert und weitergegeben wird, einschließlich:

• Übertragung der Verantwortlichkeit für alle digitalen Informationen wie Google Docs oder Tabellen.

• Erfassen Sie alle Aufgaben, die sie wöchentlich erledigen.

• Bestimmen Sie, mit wem sie bei Projekten zusammenarbeiten, für die sie verantwortlich sind.

• Notieren Sie undokumentierte Prozesse oder Leitfäden, die sie verwenden.

3. Behalten Sie den Überblick über administrative Aufgaben

Genau wie bei der Einstellung erfordert auch das Ausscheiden eines Angestellten viel Papierkram und administrative Aufgaben. Wenden Sie sich an Ihr HR- und Rechtsteam, um zu bestätigen, dass Ihr Angestellter über alle Informationen verfügt, die er für das Offboarding benötigt. Ihre Personalabteilung wird das Teammitglied durch alle abschließenden administrativen Aufgaben führen, die es erledigen muss. Dazu gehören:

• Benachrichtigung der IT-Abteilung über den letzten Arbeitstag des Angestellten, damit sie den Zugriff auf bestimmte Software ändern kann.

• Benachrichtigung der Gehaltsabrechnung für die letzten Gehaltszahlungen.

• Kontaktaufnahme mit der Personalabteilung, um die Schließung von Leistungen zu besprechen.

• Unterzeichnung aller Dokumente, einschließlich eines Kündigungsschreibens und einer Geheimhaltungsvereinbarung, falls erforderlich.

• Rückgabe von Ausweisen, Laptops und anderem Firmeneigentum.

• Planung des Abschlussgesprächs.

4. Arbeiten Sie gemeinsam an einer Mitteilung an die Mitarbeitenden

Schreiben Sie eine koordinierte Erklärung von Ihnen und dem Angestellten, um sein Ausscheiden bekannt zu geben. Es ist wichtig, der Person die Möglichkeit zu geben, ihren Kollegen mitzuteilen, dass sie das Unternehmen verlässt, und zwar auf eine Weise, die sich für sie richtig anfühlt, anstatt es selbst zu tun.

5. Vereinbaren Sie ein Austrittsgespräch

Ein Abschlussgespräch, das in der Regel von der HR-Abteilung durchgeführt wird, ermöglicht es Ihnen, aussagekräftiges Feedback über das Team, Ihren Führungsstil und das Unternehmen als Ganzes zu erhalten. Da der Angestellte das Unternehmen verlässt, ist es wahrscheinlicher, dass das Feedback ehrlich ist. Abschlussgespräche sind eine der wenigen Möglichkeiten, bei denen Ihr Unternehmen Analytik darüber gewinnen kann, wie die Mitarbeiterbindung, Prozesse und die allgemeine Mitarbeitererfahrung verbessert werden können.

Beispiel für Fragen in einem Abschlussgespräch:

• Wie fanden Sie den Onboarding-/Offboarding-Prozess?

• Wie können wir unsere neuen Angestellten am besten unterstützen?

• Welche Wachstumschancen hätten Sie hier gerne verfolgt?

• Was hat dies zu einem positiven Arbeitsumfeld gemacht? Und was zu einem negativen?

• Haben Sie sich von Ihrem Vorgesetzten unterstützt gefühlt? Ihre Kollegen?

• Was hat Sie dazu bewogen, sich nach einer neuen Stelle umzusehen?

• Was war Ihr bester Tag oder Ihre beste Leistung hier? Und was war Ihr schlechtester Tag oder Ihre schlechteste Leistung?

6. Entwickeln Sie einen temporären Plan

Wenn es keinen neuen Mitarbeiter gibt, der den Angestellten sofort ersetzt, benötigen Sie einen temporären Arbeitsplan, um sicherzustellen, dass nichts übersehen wird. Lassen Sie den Angestellten seine täglichen Aufgaben dokumentieren. Während Sie diese durchgehen, bewerten Sie die geleistete Arbeit und verschieben, delegieren oder streichen Sie möglicherweise unnötige Arbeit rund um die Arbeit. Weisen Sie bei Bedarf Aufgaben, die nicht ignoriert werden können, vorübergehend anderen Mitgliedern des Teams zu.

Wenn dies eine langfristige Veränderung sein wird, sollten Sie Change Management verwenden, um Sie bei dem Prozess zu unterstützen. Wenn Sie beispielsweise nicht planen, diese Position neu zu besetzen, können Sie eine Change-Management-Strategie verwenden, um einen Plan zur Umstrukturierung des Teams und zur Umverteilung der Arbeit zu erstellen.

7. Stellen Sie den Ersatzangestellten ein

Arbeiten Sie mit Ihrem HR-Team zusammen, um den Einstellungsprozess so schnell wie möglich zu starten. Verwenden Sie in der Zwischenzeit den von Ihnen erstellten Übergangsplan, um die Arbeit auf Kurs zu halten. Auf diese Weise fühlen Sie sich nicht unter Druck gesetzt, den ersten Kandidaten einzustellen, mit dem Sie sprechen, und können sich ausschließlich darauf konzentrieren, die beste Person für die Rolle zu finden. Wenn Sie eine längere Zeit haben, bevor der ausscheidende Angestellte das Unternehmen verlässt, ist es ideal, den Ersatzmitarbeiter einzustellen, während er noch da ist, um einen reibungsloseren Übergang zu ermöglichen. Diese Überschneidung lässt dem ausscheidenden Angestellten Zeit, einen Wissenstransfer an den neuen Mitarbeiter zu durchlaufen, ihn zu schulen und auf die Rolle vorzubereiten.

Offboarding-Checkliste: alle Schritte auf einen Blick

Eine Checkliste hilft Ihnen, den Austritt nachvollziehbar zu steuern. Statt einzelne Aufgaben in E-Mails oder Besprechungen zu verteilen, halten Sie alle Schritte an einem Ort fest. So wissen HR, Führungskraft, IT und das Team jederzeit, was als Nächstes ansteht.

Unmittelbar nach der Kündigung

• letzten Arbeitstag bestätigen

• zuständige Personen aus HR, Führung und IT festlegen

• Übergabeplan mit Fristen erstellen

• Kommunikation an relevante Teams vorbereiten

• offene Projekte, Aufgaben und Vertretungen erfassen

Während der Übergangszeit

• Prozesse, Kontakte und wiederkehrende Aufgaben dokumentieren

• Zuständigkeiten für laufende Arbeit neu zuweisen

• Firmeneigentum und Softwarezugänge prüfen

• Abschlussgespräch vorbereiten

• offene administrative Punkte mit HR und Payroll klären

Am letzten Arbeitstag und danach

• Geräte, Ausweise und sonstige Arbeitsmittel zurücknehmen

• Zugriffe auf Konten, Tools und Dateien anpassen oder entziehen

• Abwesenheitsnotizen und Weiterleitungen einrichten

• das Team über die neue Aufgabenverteilung informieren

• wichtige Erkenntnisse aus dem Offboarding für künftige Prozesse festhalten

Häufige Fehler im Offboarding vermeiden

Viele Offboarding-Prozesse scheitern nicht an fehlender Absicht, sondern an fehlender Struktur. Wenn Sie typische Fehler kennen, können Sie Reibung vermeiden und den Austritt für alle Beteiligten klarer gestalten.

• Zu spät mit der Planung beginnen: Wer erst kurz vor dem letzten Arbeitstag startet, riskiert Lücken in der Übergabe. Beginnen Sie direkt nach der Kündigung mit der Planung.

• Verantwortlichkeiten nicht klar zuweisen: Wenn unklar ist, wer was übernimmt, bleiben Aufgaben liegen. Legen Sie früh fest, welche Schritte HR, Führungskraft, IT und Teammitglieder übernehmen.

• Wissen nur mündlich übergeben: Wichtige Informationen gehen schnell verloren, wenn sie nicht dokumentiert werden. Halten Sie wiederkehrende Aufgaben, Kontakte und Entscheidungen schriftlich fest.

• Die Kommunikation im Team vernachlässigen: Ein stiller oder ungeplanter Abschied sorgt oft für Unsicherheit. Stimmen Sie die interne Kommunikation mit der ausscheidenden Person ab.

Den Offboarding-Prozess automatisieren und optimieren

Wenn mehrere Teams an einem Austritt beteiligt sind, hilft ein klarer, wiederholbarer Ablauf. So behalten Sie Aufgaben, Fristen und Zuständigkeiten im Blick, ohne sich auf einzelne Nachrichten oder manuelle Erinnerungen zu verlassen.

Wiederholbare Abläufe als Vorlage anlegen

Mit einer Vorlage definieren Sie einmal, welche Aufgaben immer erstellt werden, wer verantwortlich ist und bis wann etwas erledigt sein muss. Das macht den Prozess verlässlicher und spart Zeit bei jedem weiteren Offboarding.

Übergaben zentral steuern

Ein gemeinsamer Arbeitsbereich erleichtert die Abstimmung zwischen HR, Führungskraft, IT und angrenzenden Teams. So sehen alle Beteiligten denselben Stand und offene Punkte gehen nicht in E-Mails oder Chats verloren.

Praxisbeispiel: strukturierte Prozesse mit Asana

Athena, ein Unternehmen für virtuelle Assistenz, stand vor der Herausforderung, wiederkehrende Personalprozesse über mehrere Standorte hinweg zuverlässig abzuwickeln. Ohne einheitlichen Ablauf gingen einzelne Schritte in E-Mails und Chats verloren, was zu Verzögerungen und fehlenden Übergaben führte.

Um das zu lösen, nutzt Athena Asana, um Onboarding- und Offboarding-Prozesse mit Vorlagen zu strukturieren. Mit Projekten und Formularen werden alle Aufgaben erfasst, von der Deaktivierung von Zugängen bis zur Zuweisung von Ressourcen.

Ergebnisse:

• Reaktionszeit des internen Helpdesks sank von fünf Tagen auf zwölf Stunden

• Verlorene Aufgaben und verpasste Fristen wurden beseitigt

• Neue Mitarbeitende sind vom ersten Tag an einsatzbereit

Für das Offboarding bedeutet das: Jeder Schritt wird zuverlässig gesteuert, von der Deaktivierung von Zugängen bis zur vollständigen Übergabe an das verbleibende Team. Wie Athena zeigt, lassen sich mit einem strukturierten Ansatz in Asana messbare Ergebnisse erzielen, lesen Sie die vollständige Kundenstory von Athena und erfahren Sie, wie Sie Ihren eigenen Prozess mit der Offboarding-Vorlage gestalten können.

Erstellen Sie einen Prozess zur Verabschiedung von Angestellten, der funktioniert

Das Offboarding von Angestellten kann den Unterschied ausmachen, ob jemand sich beim Gehen wertgeschätzt fühlt oder sogar eines Tages zurückkehren möchte. Der Verabschiedungsprozess ist der letzte Schritt in einer hoffentlich langen und erfüllenden Zusammenarbeit, machen Sie das Beste daraus.

Die Automatisierung Ihres Offboarding-Prozesses reduziert die Zeit, die Sie mit administrativen Routineaufgaben verbringen. So können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren und bei jedem Schritt die bestmögliche Erfahrung für Angestellte schaffen.

Wenn Sie bereit sind, Ihren Offboarding-Prozess klarer und wiederholbar zu gestalten, können Sie noch heute mit Asana starten: Jetzt loslegen.

Häufig gestellte Fragen zum Offboarding

Wie lange dauert ein Offboarding-Prozess?

Ein Offboarding dauert in der Regel zwei Wochen bis drei Monate, abhängig von Kündigungsfrist, Rolle und Übergabeumfang. Der Prozess endet erst, wenn Zugriffe entzogen, Arbeitsmittel zurückgegeben und alle Aufgaben übergeben wurden.

Wer ist für das Offboarding verantwortlich?

Offboarding ist eine gemeinsame Aufgabe. In der Regel steuert HR die formalen Schritte, die Führungskraft verantwortet Übergabe und Kommunikation, und die IT kümmert sich um Zugänge, Geräte und technische Änderungen.

Was ist bei Austritt eines Mitarbeiters zu beachten?

Vier Punkte sind entscheidend: saubere Übergabe, klare interne Kommunikation, vollständige administrative Schritte und die Sicherung von Zugängen und Firmeneigentum. Je früher Sie diese koordinieren, desto reibungsloser verläuft der Austritt.

Was ist der Unterschied zwischen Offboarding und Kündigung?

Die Kündigung ist das rechtliche oder formale Ende des Arbeitsverhältnisses. Offboarding beschreibt den gesamten organisatorischen und zwischenmenschlichen Prozess, der den Austritt begleitet, von der Übergabe bis zum letzten Arbeitstag und darüber hinaus.

Wenn Sie Ihren Offboarding-Prozess klarer und wiederholbar gestalten möchten, können Sie mit Asana starten: Jetzt loslegen.