Was bedeutet das Offboarding von Angestellten? 6 Best Practices für den Einstieg

Ein effektives Onboarding hilft neuen Angestellten, ihren Platz im Unternehmen zu finden, und reduziert das Gefühl von Stress, das mit dem Beginn eines neuen Jobs verbunden ist. Aber es ist genauso desorientierend, einen Job hinter sich zu lassen. Und während viele Unternehmen einen robusten Onboarding-Prozess für neue Mitarbeitende implementieren, übersehen einige die Bedeutung des Offboardings, wenn dieselbe Person beschließt, das Unternehmen zu verlassen.

Das Offboarding von Angestellten ist mehr als nur ein Abschiedsgeschenk und ein Referenzangebot. Wenn es gut gemacht wird, kann das Offboarding von Angestellten Ihre Arbeitgebermarke aufbauen, die Arbeitsmoral steigern und wertvolles Feedback liefern, das Sie sonst nirgendwo bekommen.

Was bedeutet das Offboarding von Angestellten?

Das Offboarding von Angestellten ist der Prozess des Übergangs eines ausscheidenden Angestellten, wenn er ein Unternehmen verlässt. Während des Prozesses durchlaufen der ausscheidende Angestellte und sein Vorgesetzter eine Reihe von Schritten, um sicherzustellen, dass sie sich im Guten trennen und alle offenen Fragen geklärt sind. Dies kann die Erfassung von institutionellem Wissen, die Durchführung eines Abschlussgesprächs und die Erfüllung von HR-Anforderungen umfassen. Offboarding hat den zusätzlichen Vorteil, dass Ihr Team auf die Zusammenarbeit mit einem Teammitglied weniger vorbereitet wird, was die Verteilung zuvor bearbeiteter Aufgaben oder die Schulung einer neuen Person umfassen kann. 

Onboarding vs. Offboarding

Ein Onboarding-Prozess hilft neuen Mitarbeitern, sich an ihre neue Rolle und das Unternehmen als Ganzes zu gewöhnen, wenn sie beitreten. Das Onboarding kann mit Werbegeschenken und Willkommensfeiern Spaß machen, umfasst aber auch praktische Schulungen, eine Checkliste für neue Mitarbeitende und die Verteilung von Unternehmensressourcen wie Laptops oder Firmenkreditkarten.

Beim Offboarding werden diese Prozesse umgekehrt, um den Mitarbeiterzyklus abzuschließen. Ihr Offboarding-Prozess sollte viele der gleichen Elemente wie Ihr Onboarding enthalten, einschließlich der Rückgabe derselben Assets und der Zusammenarbeit mit HR- und IT-Teams, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Sie können beispielsweise einen Termin mit dem HR-Team vereinbaren, um die letzte Gehaltszahlung Ihres Angestellten zu klären, und mit der IT-Abteilung zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass Ihr Angestellter alle Unternehmensgeräte zurückgibt.

7 Best Practices für das Offboarding von Angestellten

Das Offboarding von Angestellten ist eine gemeinsame Verantwortung zwischen dem Manager und dem HR-Team. Ihr HR-Team sollte Ihren Angestellten durch alle notwendigen rechtlichen Prozesse und Formalitäten führen, die er für den Austritt aus dem Unternehmen ausfüllen muss. Aber als Manager sind Sie in der Lage, sie während des gesamten Prozesses zu unterstützen, während sie aus dem Team wechseln. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, einen Offboarding-Prozess im Voraus zu koordinieren, stellen Sie sicher, dass ausscheidende Angestellte das Unternehmen auf die bestmögliche Weise verlassen. Machen Sie Ihr Offboarding umsetzbar und wiederholbar, indem Sie die unten aufgeführten Best Practices berücksichtigen.

1. Führungskräfte, leiten Sie das Offboarding Ihres Angestellten

Als Führungskraft des Angestellten sollten Sie während des gesamten Offboarding-Prozesses genauso präsent sein wie beim Onboarding. Oft ist der Vorgesetzte die Person, die den ausscheidenden Angestellten am besten kennt. Sie möchten nicht, dass sie sich verlassen fühlen, nur weil sie gehen. Stellen Sie sicher, dass Sie den Offboarding-Prozess Ihrer Teammitglieder genau verfolgen und den Angestellten auch in den letzten Tagen genauso unterstützen, wie Sie es am ersten Tag getan haben.

2. Erfassen Sie institutionelles Wissen

Bevor der Angestellte das Unternehmen verlässt, sollten Sie gemeinsam mit ihm seine Workflows durchgehen. Wofür ist er derzeit verantwortlich? Welche Prozesse verwalten sie? Stellen Sie sicher, dass alles ordnungsgemäß dokumentiert und weitergegeben wird, einschließlich:

• Übertragung der Verantwortlichkeit für alle digitalen Informationen wie Google Docs oder Tabellen.

• Erfassen Sie alle Aufgaben, die sie wöchentlich erledigen.

• Bestimmen Sie, mit wem sie bei Projekten zusammenarbeiten, für die sie verantwortlich sind.

• Notieren Sie undokumentierte Prozesse oder Leitfäden, die sie verwenden.

3. Behalten Sie den Überblick über administrative Aufgaben

Genau wie bei der Einstellung erfordert auch das Ausscheiden eines Angestellten viel Papierkram und administrative Aufgaben. Wenden Sie sich an Ihr HR- und Rechtsteam, um zu bestätigen, dass Ihr Angestellter über alle Informationen verfügt, die er für das Offboarding benötigt. Ihre Personalabteilung wird das Teammitglied durch alle abschließenden administrativen Aufgaben führen, die es erledigen muss. Dazu gehören:

• Benachrichtigung der IT-Abteilung über den letzten Arbeitstag des Angestellten, damit sie den Zugriff auf bestimmte Software ändern kann.

• Benachrichtigung der Gehaltsabrechnung für die letzten Gehaltszahlungen.

• Kontaktaufnahme mit der Personalabteilung, um die Schließung von Leistungen zu besprechen.

• Unterzeichnung aller Dokumente, einschließlich eines Kündigungsschreibens und einer Geheimhaltungsvereinbarung, falls erforderlich.

• Rückgabe von Ausweisen, Laptops und anderem Firmeneigentum.

• Planung des Abschlussgesprächs.

4. Arbeiten Sie gemeinsam an einer Mitteilung an die Mitarbeitenden

Schreiben Sie eine koordinierte Erklärung von Ihnen und dem Angestellten, um sein Ausscheiden bekannt zu geben. Es ist wichtig, der Person die Möglichkeit zu geben, ihren Kollegen mitzuteilen, dass sie das Unternehmen verlässt, und zwar auf eine Weise, die sich für sie richtig anfühlt, anstatt es selbst zu tun.

5. Vereinbaren Sie ein Austrittsgespräch

Ein Abschlussgespräch, das in der Regel von der HR-Abteilung durchgeführt wird, ermöglicht es Ihnen, aussagekräftiges Feedback über das Team, Ihren Führungsstil und das Unternehmen als Ganzes zu erhalten. Da der Angestellte das Unternehmen verlässt, ist es wahrscheinlicher, dass das Feedback ehrlich ist. Abschlussgespräche sind eine der wenigen Möglichkeiten, bei denen Ihr Unternehmen Analytik darüber gewinnen kann, wie die Mitarbeiterbindung, Prozesse und die allgemeine Mitarbeitererfahrung verbessert werden können.

Beispiel für Fragen in einem Abschlussgespräch:

• Wie fanden Sie den Onboarding-/Offboarding-Prozess?

• Wie können wir unsere neuen Angestellten am besten unterstützen?

• Welche Wachstumschancen hätten Sie hier gerne verfolgt?

• Was hat dies zu einem positiven Arbeitsumfeld gemacht? Und was zu einem negativen?

• Haben Sie sich von Ihrem Vorgesetzten unterstützt gefühlt? Ihre Kollegen?

• Was hat Sie dazu bewogen, sich nach einer neuen Stelle umzusehen?

• Was war Ihr bester Tag oder Ihre beste Leistung hier? Und was war Ihr schlechtester Tag oder Ihre schlechteste Leistung?

6. Entwickeln Sie einen temporären Plan

Wenn es keinen neuen Mitarbeiter gibt, der den Angestellten sofort ersetzt, benötigen Sie einen temporären Arbeitsplan, um sicherzustellen, dass nichts übersehen wird. Lassen Sie den Angestellten seine täglichen Aufgaben dokumentieren. Während Sie diese durchgehen, bewerten Sie die geleistete Arbeit und verschieben, delegieren oder streichen Sie möglicherweise unnötige Arbeit rund um die Arbeit. Weisen Sie bei Bedarf Aufgaben, die nicht ignoriert werden können, vorübergehend anderen Mitgliedern des Teams zu. 

Wenn dies eine langfristige Veränderung sein wird, sollten Sie Change Management verwenden, um Sie bei dem Prozess zu unterstützen. Wenn Sie beispielsweise nicht planen, diese Position neu zu besetzen, können Sie eine Change-Management-Strategie verwenden, um einen Plan zur Umstrukturierung des Teams und zur Umverteilung der Arbeit zu erstellen. 

7. Stellen Sie den Ersatzangestellten ein

Arbeiten Sie mit Ihrem HR-Team zusammen, um den Einstellungsprozess so schnell wie möglich zu starten. Verwenden Sie in der Zwischenzeit den von Ihnen erstellten Übergangsplan, um die Arbeit auf Kurs zu halten. Auf diese Weise fühlen Sie sich nicht unter Druck gesetzt, den ersten Kandidaten einzustellen, mit dem Sie sprechen, und können sich ausschließlich darauf konzentrieren, die beste Person für die Rolle zu finden. Wenn Sie eine längere Zeit haben, bevor der ausscheidende Angestellte das Unternehmen verlässt, ist es ideal, den Ersatzmitarbeiter einzustellen, während er noch da ist, um einen reibungsloseren Übergang zu ermöglichen. Diese Überschneidung lässt dem ausscheidenden Angestellten Zeit, einen Wissenstransfer an den neuen Mitarbeiter zu durchlaufen, ihn zu schulen und auf die Rolle vorzubereiten. 

Was sind die Vorteile des Offboardings von Angestellten?

Das Offboarding eines Angestellten hilft allen Betroffenen – dem Angestellten, seinem Team, dem Manager und dem Unternehmen insgesamt. Hier sind einige der vielen Vorteile:

• Angestelltererfahrung: Bieten Sie Ihren Angestellten vom ersten bis zum letzten Tag eine gute Erfahrung. 

• Stärkung der Arbeitgebermarke: Offboarding hinterlässt beim Angestellten eine positive Enderfahrung, sodass er eher die Vorteile der Arbeit für Ihr Unternehmen hervorhebt.

• Wiedereinstellung von Bumerang-Angestellten: Angestellte, die das Unternehmen verlassen und dann wieder zurückkehren, werden als Bumerang-Angestellte bezeichnet. Man weiß nie, warum ein Angestellter das Unternehmen verlässt. Vielleicht leiden sie unter Burnout oder brauchen ein Sabbatical und möchten zurückkehren, nachdem sie etwas Abstand hatten. Ein Offboarding-Prozess hilft ihnen, sich wohler zu fühlen, wenn sie wieder zur Arbeit kommen, wenn es der richtige Zeitpunkt ist.

• Reduziert Sicherheitsrisiken: Stellen Sie Computer wieder her, ändern Sie Kontopasswörter und widerrufen Sie den Zugriff auf Unternehmenssoftware, um Sicherheitsverletzungen zu verhindern.

• Wertvolles Feedback erhalten: Angestellte sind in der Regel ehrlicher, wenn sie das Unternehmen verlassen. Dies ist ein guter Zeitpunkt, um Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren und Feedback zu erhalten, das Ihr Team, Ihren Führungsstil und Ihr Unternehmen wirklich voranbringen kann.

Was sollte in Ihrem Offboarding enthalten sein? 

Der Offboarding-Prozess ist der letzte Eindruck, den Ihr ausscheidender Angestellter von Ihnen und Ihrem Unternehmen haben wird. Er sollte durchdacht und inklusiv sein, mit klaren Schritten, die allen helfen, sich lange vor dem letzten Tag wohl zu fühlen.

Hier sind einige Dinge, die Sie in Ihren Offboarding-Prozess aufnehmen sollten, um ihn zu einem Erfolg zu machen:

• Abschlussgespräch

• Checkliste für das Offboarding von Angestellten

• HR-Offboarding-Meeting zur Überprüfung der Optionen für Sozialleistungen und Fragen zur Gehaltsabrechnung

• Verfahren zur Rückgabe von Firmeneigentum, einschließlich Kreditkarten und Laptops

Der beste Offboarding-Prozess? Ein automatisierter

Weniger Arbeit für Sie bedeutet mehr Zeit, um die Beziehung zwischen Ihnen und dem ausscheidenden Angestellten zu stärken und sich auf das zu konzentrieren, was Ihr Team in seiner Abwesenheit benötigt. Die Automatisierung reduziert diese Arbeit und ermöglicht es Ihnen, einen wiederverwendbaren Offboarding-Prozess mit Auslösern und Abhängigkeiten zu erstellen, die jeden Schritt vereinfachen.

Mit einem Projektmanagement-Tool können Sie Folgendes erstellen: 

• Offboarding-Vorlagen, die Sie immer wieder verwenden können, wenn ein Angestellter das Unternehmen verlässt.

• Offboarding-Workflows, damit jedes Teammitglied weiß, wof��r es verantwortlich ist und wann es während des Offboarding-Prozesses verfügbar sein sollte. 

Erstellen Sie einen Prozess zur Verabschiedung von Angestellten, der funktioniert

Das Offboarding von Angestellten kann den Unterschied zwischen einem Angestellten ausmachen, der sich wohl fühlt, wenn er geht, oder der voller Hoffnung ist, dass er eines Tages zurückkehren kann. Schließlich haben sie hart für Sie gearbeitet. Der Verabschiedungsprozess ist der letzte Schritt in einer hoffentlich langen und erfüllenden Zusammenarbeit – machen Sie das Beste daraus.

Die Automatisierung Ihres Offboarding-Prozesses reduziert die Zeit, die Sie mit Arbeit rund um die Arbeit verbringen. Auf diese Weise können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren und bei jedem Schritt die bestmögliche Erfahrung für Angestellte schaffen.