4 Tipps für einen optimalen wöchentlichen Arbeitsplan

„Oh nein, schon wieder Montag!“ So denken viele Berufstätige. Einer der Gründe, warum Menschen montags nicht gerne zur Arbeit gehen, ist, dass sie sich mit der unbekannten Menge an Arbeit, die sie erwartet, überfordert fühlen. Diese Ungewissheit kann zusätzlichen Stress verursachen und zu Burnout führen.

Mithilfe eines wöchentlichen Arbeitsplans können Sie den Stress reduzieren, den Sie montags beim Arbeitsstart empfinden. Ein wöchentlicher Arbeitsplan hilft Ihnen, alle in der Woche anstehenden Aufgaben zu strukturieren und zu verhindern, dass sich sonntags die gefürchtete Unlust breitmacht.

Was ist ein wöchentlicher Arbeitsplan?

Ein wöchentlicher Arbeitsplan ist ein Aufgabenmanagement-Tool, das Ihnen hilft, die Aufgaben, die Sie in der kommenden Woche erledigen müssen, aufzuschlüsseln und zu strukturieren. Durch die Erstellung eines Wochenplans verbessern Sie Ihre Zeitmanagementfähigkeiten, indem Sie Ihre Zeit proaktiv einteilen. So können Sie wichtige Aufgaben pünktlich erledigen.

Diese Methode hilft Ihnen nicht nur bei der Erstellung eines Tagesplans, sondern verschafft Ihnen auch einen Wochenüberblick über die anstehenden Aufgaben. Bei der Erstellung Ihres wöchentlichen Arbeitsplans sollten Sie auch die Besprechungen berücksichtigen, an denen Sie teilnehmen. So können Sie Ihr Arbeitspensum auf die Anzahl der Besprechungen abstimmen, damit Sie sich an einem besprechungsreichen Tag nicht versehentlich zu viel Arbeit vornehmen.

So erstellen Sie einen wöchentlichen Arbeitsplan

Es ist ganz einfach, einen wöchentlichen Arbeitsplan zu erstellen, um die Arbeitswoche in die richtige Richtung zu lenken. Hier sind die vier einfachen Schritte.

Schritt 1: Verwalten Sie Ihre To-dos an einem Ort

Die gängigste Methode zur Erstellung eines wöchentlichen Arbeitsplans besteht darin, alles in eine altmodische To-do-Liste einzutragen. Digitale Aufgabenlisten eignen sich am besten, weil sie das Sortieren und Priorisieren der Arbeitsabläufe erleichtern – zudem kann man diese Listen nicht verlieren. Mit einem Tool wie Asana können Sie den Aufgaben auch kontextbezogene Informationen zuordnen, so dass die benötigten Informationen griffbereit sind, ohne dass die Liste unübersichtlich wird. Alle erforderlichen Informationen müssen unbedingt an einem zentralen Ort aufbewahrt werden, der die ganze Woche über als verlässliche Informationsquelle fungiert. Wenn Sie unsicher sind, was als Nächstes zu tun ist, schauen Sie einfach in die Aufgabenliste.

Wenn es Ihnen schwerfällt, den Überblick über all Ihre Aufgaben zu behalten, probieren Sie doch mal die Getting Things Done (GTD)-Methode. Dabei strukturieren Sie all Ihre Gedanken an einem Ort, wodurch Sie Ihr Gehirn entlasten und nicht mehr versuchen, alle Informationen gleichzeitig im Kopf zu haben.

Schritt 2: Legen Sie für jede Aufgabe auf Ihrer Liste eine Frist fest

Für jeden Aktionspunkt auf Ihrer To-do-Liste sollten Sie ein Fälligkeitsdatum angeben. Dieser Schritt ist für wöchentliche Arbeitspläne äußerst wichtig, da die Fälligkeitsdaten Ihnen dabei helfen, festzulegen, wann Sie an den einzelnen Aufgaben arbeiten.

Wenn feststeht, dass eine Aufgabe bis zu einem bestimmten Termin erledigt sein muss, überlegen Sie sich, wie lange Sie dafür ungefähr brauchen. Nehmen Sie diese geschätzte Zeitspanne, und rechnen Sie ab dem Fälligkeitsdatum rückwärts. Das ist der Zeitpunkt, an dem Sie die Aufgabe spätestens angehen sollten.

Angenommen, ein Manager möchte bis Freitagmorgen den Content-Kalender für Social Media für den nächsten Monat vorliegen haben. Dessen Erstellung dauert in der Regel etwa drei Tage. Somit würden Sie diese Aufgabe spätestens am Dienstag in Angriff nehmen.

Schritt 3: Ordnen Sie Ihre Aufgaben effektiv nach Prioritäten

Es ist sehr wichtig, Ihre Aufgaben für die Woche nach Prioritäten zu ordnen – aber der Spagat zwischen Zeitplan und Priorität ist nicht leicht zu bewerkstelligen. Langzeitprojekte mit weit entfernten Fälligkeitsdaten lassen sich in kleinere Aufgaben aufteilen, wobei Sie bis zum Fälligkeitsdatum täglich jeweils einen Teil der Aufgabe bearbeiten. So vermeiden Sie, dass Sie bei großen Projekten auf der Stelle treten und sich in letzter Minute abrackern müssen, um Aufgeschobenes zu erledigen.

Wenn Sie ein Work-Management-Tool nutzen, kennzeichnen Sie jede Aufgabe mit einer Priorität. Das hilft Ihnen nicht nur, die Prioritäten im Auge zu behalten, sondern zeigt auch Ihren Teammitgliedern, worauf Sie an dem Tag den Schwerpunkt legen. Sollten sich die Umstände ändern und Sie die Prioritäten verschieben müssen, können Sie die Aufgaben ganz einfach entsprechend neu kennzeichnen.

Schritt 4: Nehmen Sie sich jede Woche Zeit für die Aufgabenorganisation

Ein wöchentlicher Arbeitsplan funktioniert optimal, wenn Sie ihn konsequent wie einen Wochenplaner verwenden. Nehmen Sie sich jede Woche etwas Zeit, um über die Aufgaben nachzudenken, die in der kommenden Woche anstehen.

Manche Menschen nehmen sich bereits am Freitagnachmittag Zeit für die Strukturierung ihrer Aufgaben, andere wiederum nutzen den Montagmorgen für ihre Wochenplanung. Beide Tage haben ihre Vorteile. Wenn Sie Ihre Aufgaben schon am Freitag zusammenstellen, beginnt der Montag mit klar strukturierten Aufgaben und Sie können sofort voll durchstarten. Diese Strategie eignet sich besonders für Menschen, die am Wochenende nur schwer abschalten können. Mit dieser Methode wissen sie dann bereits vor dem Wochenende, wie Ihr Arbeitstag am Montag aussehen wird.

Wer seine wöchentlichen Aufgaben erst am Montag ordnet, hat einen klaren Überblick darüber, woran er in der Woche arbeiten wird. Diese Vorgehensweise eignet sich gut für Teammitglieder, deren Aufgaben von anderen abhängig sind, wie etwa bei einem Vertriebsteam oder Customer-Success-Team. Wenn Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit auch am Wochenende Post bekommen, können Sie bei der Erstellung Ihres wöchentlichen Arbeitsplans am Montag Prioritäten für die Aufgaben setzen, die während Ihrer Abwesenheit eingegangen sind.

4 bewährte Verfahren für die Erstellung eines wöchentlichen Arbeitsplans

Anhand der oben genannten Schritte lässt sich ein wöchentlicher Arbeitsplan ganz einfach erstellen. Ergänzend dazu finden Sie hier einige Tipps, mit denen Sie Ihren Arbeitsplan optimal gestalten können.

1. Überdenken Sie Ihren Arbeitsplan jede Woche

Während Sie Ihre Aufgaben für die nächste Woche zusammenstellen, sollten Sie sich die Zeit nehmen, über die vergangene Woche und die erledigten Aufgaben nachzudenken. Berücksichtigen Sie diese Ergebnisse bei der Planung der kommenden Woche. Sind noch Aufgaben übrig, die Sie auf die nächste Woche übertragen müssen?

Wenn Sie sich die in der Vorwoche liegen gebliebenen Aufgaben ansehen, nehmen Sie sich die Zeit, Ihr Arbeitspensum für die nächste Woche zu berücksichtigen. Sind noch zu viele Aufgaben übrig, kann das ein Hinweis darauf sein, dass Sie zu viel zu tun haben. Hier einige Strategien, mit denen Sie sich entlasten können:

• Schildern Sie Ihrem Vorgesetzten, dass Sie sich überlastet fühlen.

• Delegieren Sie einige Ihrer Aufgaben an andere Teammitglieder.

• Verwenden Sie eine Eisenhower-Matrix, um die Aufgaben besser zu priorisieren.

• Lernen Sie, zu mehr Projekten „Nein“ zu sagen.

2. Sorgen Sie für ein ausgeglichenes Wochenarbeitspensum

Einige Aufgaben erfordern mehr geistige Leistungsfähigkeit als andere. So erfordert beispielsweise die Planung langfristiger Vorhaben mehr Denkkraft als die Beantwortung einer kurzen E-Mail. Steht ein besprechungsintensiver Arbeitstag bevor, sollten Sie Aufgaben, die weniger geistige Leistungsfähigkeit erfordern, auf diese Tage legen, um einen Ausgleich zu schaffen. Wenn Sie Ihr Arbeitspensum auf diese Weise ausgewogen gestalten, verhindern Sie eine geistige Erschöpfung gleich zu Beginn der Arbeitswoche. So können Sie auch vermeiden, dass Sie zu viele Aufgaben aufschieben und den Großteil Ihrer Arbeit bis zum Ende der Woche liegen lassen.

3. Planen Sie Pausen in den Arbeitstag ein

Beim Abarbeiten Ihrer Aufgabenliste sollten Sie sich auch Pausen gönnen. Verwenden Sie den wöchentlichen Arbeitsplan zusätzlich zu einem anderen Verfahren zur Produktivitätssteigerung wie der Pomodoro-Methode oder der Time-Blocking-Methode. Planen Sie über den Tag verteilt regelmäßig Pausen ein. Letztendlich ist das Gehirn ein Muskel und sollte somit entsprechend behandelt werden.

4. Machen Sie sich die Automatisierung zunutze

Wenn Sie Ihren Wochenplan mit einem Work-Management-Tool strukturieren, können Sie Zeit sparen, indem Sie Ihre Aufgaben automatisieren. So hilft Ihnen Asana beispielsweise, alle anstehenden Aufgaben automatisch in einem Abschnitt Ihrer Aufgabenliste zusammenzufassen. So sparen Sie sich die manuelle Auswahl der Aufgaben, an denen Sie arbeiten müssen.

Vorteile eines wöchentlichen Arbeitsplans

Der Einsatz eines wöchentlichen Arbeitsplans hilft nicht nur Ihnen, sondern auch Ihren Kollegen und wichtigen Beteiligten. Hier erfahren Sie, wie ein wöchentlicher Arbeitsplan allen im Team hilft, Aufgaben besonders effektiv zu erledigen.

Organisiert bleiben

Der naheliegendste Vorteil eines wöchentlichen Arbeitsplans: Sie müssen sich nicht um alles auf einmal kümmern und haben den Überblick über Ihre Arbeitswoche. So lassen sich Pläne für Großprojekte in kleinere, umsetzbare Schritte unterteilen. Und je besser Sie Ihre Fristen im Griff haben, desto wahrscheinlicher ist es, dass die Mitglieder Ihres Teams ihren Teil des Projekts reibungslos bewältigen.

Abhängige Aufgaben priorisieren

Während Sie Ihre wöchentlichen Aufgaben zusammenstellen und ordnen, sollten Sie abhängige Aufgaben priorisieren, um Ihre Mitarbeiter zu entlasten. Indem Sie abhängigen Aufgaben eine höhere Priorität zuweisen, vermeiden Sie Engpässe und sorgen für einen reibungslosen Ablauf des Projekts. Gleichzeitig können Sie so die Anzahl der Statusaktualisierungen reduzieren, damit Sie sich mehr mit wichtigen Aufgaben statt mit E-Mails beschäftigen können.

Für mehr Transparenz sorgen

Wenn Sie Ihre Aufgaben mithilfe eines digitalen Work-Management-Tools wie Asana organisieren, kann Ihr gesamtes Team sehen, woran (und wann) Sie arbeiten. Das minimiert lästige und zeitraubende Kommunikation. Zudem können Ihre Teamkollegen ihren wöchentlichen Arbeitsplan jeweils mit dem Ihren abstimmen und umgekehrt.

Erstellen Sie Ihren wöchentlichen digitalen Arbeitsplan mit Asana

Vereinfachen Sie Ihre Wochenplanung mithilfe eines digitalen Planungstools wie Asana. Erstellen Sie mühelos Projektvorlagen, automatisieren Sie Aufgaben und behalten Sie die Arbeitswoche immer im Blick. Erfahren Sie mehr darüber, wie Asana Ihr Team unterstützen kann.