Wissensmanagement – so bleibt Ihr Team besser organisiert

Jeden Tag verarbeiten Sie neue Informationen, die sich schließlich in Wissen verwandeln. Sie denken wahrscheinlich gar nicht darüber nach, dass Sie dieses Wissen „verwalten“ müssen – denn bei den meisten Menschen läuft dieser Prozess ganz natürlich ab. Ihr Gehirn kategorisiert sämtliches Wissen, das Sie erhalten, immer wieder neu, um sicherzugehen, dass Sie nichts vergessen. Das Schreiben einer To-do-Liste oder das Anlegen einer Erinnerung, damit bestimmte Informationen nicht vergessen werden, ist eine Form des Wissensmanagements.

Das Wissensmanagement eines gesamten Unternehmens ist allerdings etwas komplizierter. Das liegt daran, dass ein Unternehmen aus hunderten, manchmal tausenden von Personen besteht, die alle über verschiedene Wissensbereiche und Expertisen verfügen. In diesem Artikel schauen wir uns die verschiedenen Formen des Wissens an und Sie erfahren, wie Sie Wissen am besten nach den Anforderungen Ihres Unternehmens organisieren und mit den richtigen Personen teilen.

Was ist Wissensmanagement?

Unter Wissensmanagement versteht man die Beschaffung, Organisation, Speicherung und Verteilung von Informationen, um sie einer ausgewählten Personengruppe leicht zugänglich zu machen. Wissensmanagement ist eine proaktive Strategie, um sicherzustellen, dass die für Ihr Team relevanten Informationen mit den richtigen Personen und Teams geteilt werden – auch dann, wenn jemand das Unternehmen verlässt. Da es viele Informationen gibt, die Ihr Team (und zwar nur Ihr Team) wissen muss, ist es für einen reibungslosen Ablauf unerlässlich, dieses Wissen ordentlich zu verwalten.

Wissensmanagement kommt nicht nur am Arbeitsplatz zu Anwendung. Öffentliche Bibliotheken sind eine Form des Wissensmanagements. Das Erstellen einer To-do-Liste ist eine Form des Wissensmanagements. Immer wenn Sie Informationen an einem Ort sammeln, um später darauf zugreifen zu können, betreiben Sie Wissensmanagement.

Die drei Formen des Wissens

„Wissen“ ist ein sehr weitläufiger Begriff, der einen leicht überwältigen kann. Allerdings können Sie der Einfachheit halber sämtliche Informationen in diese drei Kategorien unterteilen:

• Explizites Wissen: Dies ist die häufigste Form des Wissens. Explizites Wissen besteht aus Informationen, die problemlos zugänglich, leicht zu verstehen und leicht mit anderen zu teilen sind. Ein Plan Ihres Unternehmens zeigt zum Beispiel ganz deutlich, wo sich bestimmte Räume befinden und wo Sie Türen, Ausgänge und Meetingräume finden. 

• Implizites Wissen: Implizites Wissen ist Wissen, das Sie erhalten, wenn Sie explizites Wissen anwenden. Einfacher gesagt: Implizites Wissen ist „learning by doing“. Sie können sich zum Beispiel durch Lesen explizites Wissen darüber aneignen, wie man ein großartiges Meeting veranstaltet. Dennoch werden Sie nicht lernen, wie man ein Meeting abhält, wenn Sie es nicht selbst versuchen. Fahrradfahren ist ein anderes gutes Beispiel für implizites Wissen – Sie können viel darüber lesen, aber Sie werden es nicht lernen, wenn Sie sich nicht selbst auf ein Fahrrad setzen und es einfach versuchen. 

• Stilles Wissen: Unter stillem Wissen versteht man Wissen, dass Sie durch eigene Erfahrungen erlangen. Diese Form des Wissens ist oft sehr persönlich oder kulturell. Es kann herausfordernd sein, stilles Wissen mit anderen zu teilen, da es oftmals Fähigkeiten erfordert, die mit der Zeit geübt werden müssen. Es hat große Ähnlichkeit mit dem impliziten Wissen, allerdings geht es beim stillen Wissen eher darum, auf Informationen und Erfahrungen aus der Vergangenheit zuzugreifen, die das jetzige Verhalten bestimmen. Sie können viel über Führungsstile lesen, das macht Sie allerdings noch nicht zu einer Führungskraft. Selbst wenn Sie in Ihrem Unternehmen als Führungskraft eingestellt wurden, macht Sie das noch nicht unweigerlich zu einer Führungskraft. Dafür benötigen Sie bestimmte Eigenschaften und Qualitäten wie zum Beispiel die gut ausgeprägte Fähigkeit des verstehenden Zuhörens und Empathie. Solche Fähigkeiten lassen sich nicht einfach von einer Person auf die andere übertragen, sondern müssen individuell erlernt und geübt werden.

Wissensmanagement vs. Wissensdatenbanken

Wissensmanagement und Wissensdatenbanken hängen zwar eng miteinander zusammen, sind aber nicht ein und dasselbe. Unter Wissensmanagement versteht man die Organisation von Wissen, während eine Wissensdatenbank eine Datenbank mit dem Wissen selbst ist. Anders ausgedrückt: Man wendet Wissensmanagement an, um eine Wissensdatenbank zu erstellen.

Die Vorteile des Wissensmanagements

Wissensmanagement bringt Vorteile für jede Unternehmensform mit sich. Davon berichten auch viele bekannte Modelle, wie etwa Working Out Loud. Wenn Sie eine bestimmte Personengruppe organisieren möchten, können Sie mithilfe von Wissensmanagement sicherstellen, dass Ihr Unternehmen über die richtigen Informationen verfügt, um erfolgreich zu sein. Und so geht's:

Die Verteilung von Informationen demokratisieren

Jedes Teammitglied in Ihrem Unternehmen verfügt über sein eigenes kleines Teil des Wissenspuzzles. In einer perfekten Welt würden alle regelmäßig Ihre Puzzleteile zusammentragen und auf diese Weise das Wissen miteinander teilen. Das muss jedoch nicht unbedingt skalierbar sein, und es gibt eine Menge Raum für Fehler. Denn je weiter ein Unternehmen mit der Zeit wächst, desto kleiner werden die Puzzleteile und desto mehr unterschiedliche Nuancen gibt es. Und gerade weil aus den Puzzleteilen irgendwann Körner werden, passiert es leicht, dass Informationen nicht mit den Personen geteilt werden, die sie eigentlich bräuchten.

Diese Art von Informationen wird als institutionelles Wissen bezeichnet: Es wurde nicht explizit aufgeschrieben, dennoch handelt es sich hierbei um wichtiges Wissen, das die Teammitglieder während ihrer Arbeit erlernen. Deshalb kann es auch zur Herausforderung werden, neue Teammitglieder zu schulen oder Personen in eine neue Funktion einzuarbeiten.

Wenn Sie nun sämtliche Informationen, die für Ihr Team wichtig sind, an einem Ort sammeln, müssen Ihre Teammitglieder sich nicht mehr darauf verlassen, dass andere Personen ihnen diese Informationen zukommen lassen. Dadurch wird die Verantwortung abgemildert, Informationen rechtzeitig im Team zu teilen, und jeder hat die Möglichkeit, sich die erforderlichen Informationen selbst zu beschaffen.

Prozesse standardisieren

Wenn es zwischen bestimmten Teams keinen Informationsaustausch gibt, gewisse Informationen nur für eines der Teams zugänglich sind oder wenn ein einziges Teammitglied über sämtliche Informationen verfügt, wissen andere Mitarbeiter nicht, wie genau ein Prozess funktioniert. Das kann dazu führen, dass sie ihren eigenen Prozess entwickeln, der allerdings nicht unbedingt der effektivste, optimalste oder skalierbarste sein muss. Wenn Teammitglieder Informationen mithilfe von Wissensmanagement sammeln und miteinander teilen, profitiert jeder von der Expertise, dem Wissen und den Erkenntnissen der anderen. Mit diesen Informationen können Teams dann Prozesse standardisieren und ihren eigenen Workflow verbessern. Das trägt wiederum dazu bei, dass Ihr Unternehmen konsistentere Ergebnisse erzielt.

Kommunikationsanforderungen festlegen

Sie können nicht nur Prozesse innerhalb Ihres Teams standardisieren, sondern auch die Kommunikation. Damit entwickeln Sie Anforderungen an die Kommunikation Ihres Teams. Weiß Ihr Team, wo es Aufgaben findet, die zurzeit in Bearbeitung sind? Wie sieht es mit finalen Entwürfen aus? Was ist, wenn Ihre Teammitglieder eine Frage zu einem bestimmten Projekt haben? Mithilfe von Wissensmanagement organisieren Sie all diese Informationen an einem Ort, damit jeder weiß, wo er suchen muss, wenn er Informationen zu einem bestimmten Projekt benötigt.

Der nächste große Vorteil ist, dass Sie mithilfe von Wissensmanagement die Kommunikationsstile einzelner Teammitglieder kategorisieren können. Eine Person bevorzugt vielleicht die Kommunikation per E-Mail, während andere sich wünschen, dass Sie sie in Slack anschreiben, um einen schnellen Videoanruf zu vereinbaren. Das Verständnis darüber, wie Sie am besten mit individuellen Teammitgliedern kommunizieren, ist unerlässlich, damit jeder Mitarbeiter relevante Informationen auf bevorzugte Weise erhält. Dafür bietet es sich an, einen Kommunikationsplan zu erstellen und auf der Wissensmanagementplattform Ihres Teams zu speichern.

Relevante Informationen für das Wissensmanagement

Es kann schwierig sein, zu entscheiden, welche Art von Informationen in Ihre Wissensdatenbank gehören. Das ist auch je nach Unternehmensform ganz unterschiedlich. Dennoch haben wir hier ein paar Themen zusammengetragen, die für gewöhnlich von bestimmten Abteilungen abgedeckt werden:

IT

• FAQs

• Wann und wie man eine IT-Anfrage einreicht

• Richtlinien und Abläufe für den Download neuer Software

Personalteam

• Mitarbeiterhandbuch

• Zugriff auf Gehaltsabrechnungen

• Einreichung von Urlaubsanträgen

Marketing

• Richtlinien zum Markendesign

• Bewährte Praktiken im Social Media

• Ansprechpartner für Presseanfragen

Vertrieb

• Informationen zu den Wettbewerbern

• Vertriebsmaterialien wie One Pager und Broschüren

• Informationen zu Provisionen

Der Wissensmanagement-Prozess

Für Unternehmen aller Größen ist es wichtig, Wissen zu zentralisieren. Es ist allerdings auch wichtig, diese Informationen so zu organisieren, dass es dem zuständigen Team am ehesten zugutekommt. Im Folgenden erklären wir Ihnen vier Schritte, mit denen Sie sofort loslegen können:

1. Sammeln Sie Informationen

Der erste Schritt im Wissensmanagement besteht darin, so viele relevante Informationen zu sammeln wie möglich. Das können Sie tun, indem Sie bestehende Teammitglieder zu ihren Rollen und Zuständigkeiten und ihrer Teamstruktur befragen oder indem Sie bereits existierende Dokumente sammeln.

Es ist zum Beispiel nützlich, zu wissen, welche Teammitglieder für was zuständig sind. Hier bei Asana nutzen wir ein System, das Areas of Responsibility (AORs) genannt wird. Wenn jemand eine Frage hat, die in den Verantwortlichkeitsbereich einer bestimmten Person fällt, kann er mit dieser Person sprechen. Diese Vorgehensweise vermittelt den Mitarbeitern ein Gefühl von Kontrolle, bietet aber auch einen Ansprechpartner, falls weitere Informationen erforderlich sind.

2. Organisieren und speichern Sie die Informationen

Dies ist der Großteil der Arbeit. Ihr Team muss entscheiden, welche Art von Wissensdatenbank verwendet werden soll und wie die Informationen organisiert bzw. gespeichert werden sollen.

Stellen Sie sich hierfür einfach einmal folgende Fragen:

• Wie soll Ihr Team auf die gespeicherten Informationen zugreifen können? 

• Wie oft soll Ihr Team auf diese Informationen zugreifen? 

• Wie viele Informationen müssen gespeichert werden?

Mithilfe dieser Fragen kann Ihr Team herausfinden, wie es Informationen am besten organisiert und speichert. Große Unternehmen, zum Beispiel, müssen große Mengen an Informationen speichern – hier wäre es nicht nachhaltig, alles auf einer gemeinsamen Plattform in Google Doc zu speichern. Stattdessen wäre es für das Team eher von Vorteil, die verschiedenen Seiten mithilfe eines Wissensmanagement-Tools zu katalogisieren und zu durchsuchen.

3. Verteilen Sie die Informationen

Sobald Sie einen Weg gefunden haben, wie Sie Ihre Informationen speichern möchten, geht es daran, das Wissen allen zugänglich zu machen, die es benötigen. Schulen Sie Ihr Team entsprechend und kommunizieren Sie regelmäßig, wann und wie die Wissensdatenbank zu verwenden ist.

Wenn Sie in Ihrem Team eine Wissensdatenbank einführen, möchten Sie Informationen vermutlich nicht einfach aus heiterem Himmel teilen – das kann zu Verwirrung und Reibungen bei bereits bestehenden Prozessen führen. Greifen Sie stattdessen auf bewährte Praktiken im Change Management zurück, um sicherzustellen, dass Ihre neue Wissensdatenbank für Ihr Team funktioniert und Ihren Workflow voranbringt.

4. Verwenden Sie die Informationen

Mit Ihrer fertigen Wissensdatenbank und Ihrem etablierten Wissensmanagement-Prozess können Sie schnell von deren Vorteilen profitieren. Ihr Team sollte jederzeit in der Lage sein, auf das Unternehmenswissen zuzugreifen.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Team regelmäßig Informationen aktualisiert, um die Wissensdatenbank auf dem neuesten Stand zu halten. Am besten weisen Sie einer Person aus jedem Team die Aufgabe zu, die Informationen vierteljährlich zu prüfen und zu aktualisieren. Sobald Ihre Teammitglieder mit dem Wissensmanagement-Prozess vertraut sind, können sie die Wissensdatenbank kontinuierlich aktualisieren und diesen Schritt in ihren Workflow integrieren.

Häufige Fehler beim Wissensmanagement

Wissensmanagement ist ein mächtiges Tool, das allerdings Probleme verursachen kann, wenn es nicht richtig genutzt wird. Hier stellen wir Ihnen einige häufige Fehler vor, die während des Wissensmanagement-Prozesses passieren können, und erklären, wie Sie sich vermeiden lassen.

Teammitglieder halten Informationen zurück

Manche Teammitglieder halten möglicherweise absichtlich Informationen zurück, um ihren Status innerhalb des Unternehmens zu festigen, andere tun das unbewusst. Die Absicht dahinter spielt hier keine Rolle, wenn wichtige Informationen nicht mit dem Team geteilt werden, kann das zu Problemen für die anderen Teammitglieder führen. Wenn nur eine Person weiß, wie ein Prozess funktioniert, oder über andere wichtige Informationen verfügt, wird das zu einem Problem für den Rest des Teams. Denn wenn diese Person das Unternehmen verlässt, muss der Rest des Teams selbst herausfinden, wie genau die Prozesse ablaufen. So wird es wahrscheinlicher, dass wichtige Informationen verschwinden.

Um so etwas zu vermeiden, sollten Sie Prozesse kontinuierlich dokumentieren und sicherstellen, dass diese Informationen bei mehr als nur einer Person ankommen. So können Sie verhindern, dass eine Einzelperson zu einem Risiko für das Team wird.

Die Wissensdatenbank ist nicht vollständig oder aktuell

Eine Wissensdatenbank ist nur dann von Vorteil, wenn sie kontinuierlich aktualisiert wird. Ist das nicht der Fall, greifen Ihre Teammitglieder auf überholte Informationen zu, was zu Störungen bei neuen Prozessen führen kann.

Um so etwas zu vermeiden, sollten Sie Ihre Teammitglieder ermutigen, die Informationen zu Prozessen, für die sie zuständig sind, regelmäßig zu aktualisieren. Hier ein Beispiel: Wir bei Asana haben alle spezifische AORs, und deshalb ist es in unserem Fall simpel, Dokumentationen auf den aktuellsten Stand zu bringen. Jeder weiß, für welche Prozesse er verantwortlich ist und welche Dokumentationen aktualisiert werden müssen.

Ihre Wissensdatenbank ist schwierig zu nutzen

Wenn Ihr Team in der Wissensdatenbank nicht auf die benötigten Informationen zugreifen kann, ist das genauso, als würde die Datenbank gar nicht existieren. Das kann dazu führen, dass Teammitglieder bestehende Prozesse eigenmächtig verändern oder ihre Arbeit mit überholten oder falschen Informationen verrichten.

So etwas vermeiden Sie am besten, indem Sie sicherstellen, dass die Wissensdatenbank besonders nutzerfreundlich ist – und zwar in beide Richtungen: Informationen finden und neue Informationen hinzufügen. Sicher möchten Sie nicht, dass der Prozess so kompliziert wird, dass man die Wissensdatenbank gar nicht mehr nutzen möchte. Je weniger Schritte Ihr Team ausführen muss, um an die benötigten Informationen zu gelangen, desto besser.

Verfolgen Sie Ihre Wissensmanagement-Strategie mit Asana

Während Ihr Team an der Entwicklung einer Wissensmanagement-Strategie arbeitet, ist es wichtig, eine gemeinsame Kommunikationsform zu etablieren – oder, besser gesagt, eine Wissensdatenbank für die Arbeit. Mit einem Work Management Tool wie Asana stellen Sie sicher, dass Ihr gesamtes Team stets genau weiß, welche Arbeit bis wann zu erledigen ist.