Spesenabrechnung – Pauschalen, Vorlage & Ablauf | Asana

Es ist kein Geheimnis, dass der Betrieb eines Unternehmens Geld kostet. Um ihren Kunden erstklassige Dienstleistungen anbieten zu können, kaufen Unternehmen oft Design-Software und Kommunikationstools. Zudem müssen die Teams in sich selbst investieren, um Branchenkenntnisse zu erwerben und die Gruppendynamik zu verbessern. Zu den internen Kosten können berufliche Weiterbildung, Teambuilding-Aktivitäten sowie Reisen für bestimmte Jobpositionen gehören.

Obwohl einige Betriebsausgaben grundsätzlich und regelmäßig anfallen, hat jedes Unternehmen auch eine Vielzahl von sporadischen Käufen für Ad-hoc-Bedürfnisse wie die oben genannten. Spesenabrechnungen sind wichtig, um Rückerstattungen durchzuführen und den Überblick über die Gesamtausgaben zu behalten. In diesem Abschnitt erklären wir Ihnen, wie Sie eine Vorlage für eine Spesenabrechnung verwenden und welche Unterschiede es zwischen der herkömmlichen und der digitalen Abrechnung gibt.

Was ist eine Spesenabrechnung?

Eine Spesenabrechnung ist ein Formular, mit dem Mitarbeitende beruflich getätigte Ausgaben dokumentieren und zur Erstattung einreichen. Das Unternehmen nutzt diese Abrechnungen, um Kosten nachzuvollziehen und den Mitarbeitenden die Auslagen zurückzuzahlen.

Es gibt verschiedene Arten von Spesenabrechnungen. Einige erfassen wiederkehrende Ausgaben innerhalb eines bestimmten Zeitraums, andere dokumentieren Ad-hoc-Einkäufe in einer bestimmten Ausgabenkategorie. Typische Kategorien sind:

• Reisekosten

• Bürokosten

• Gehälter und Zusatzleistungen

• Reparaturen und Instandhaltungen

Spesenabrechnungen sollten die Informationen enthalten, die für die Rückerstattung an den Einkäufer und die Nachverfolgung der Ausgaben erforderlich sind. Diese Informationen können das Folgende umfassen:

• Datum der Ausgabe

• Anbieter oder erbrachte Dienstleistung

• Kann die Ausgabe einem bestimmten Kunden oder Projekt zugewiesen werden

• Gesamtausgabe (einschließlich Steuern, Provisionen und Gebühren)

• Art der Ausgabe

Herkömmliche vs. digitale Spesenabrechnung

Jeder in einem Unternehmen kann Betriebsausgaben tätigen. Als Projektmanager sind Sie vielleicht für größere Anschaffungen wie monatliche Abonnements und Kundengebühren zuständig, aber auch andere Teammitglieder können geschäftliche Anschaffungen tätigen, die erstattet werden müssen, wie etwa Reisekosten.

Da die Spesenabrechnung abteilungs- und projektübergreifend ist, sollte der Nachverfolgungsprozess einfach zu verstehen und zugänglich sein. Laut dem State of Work Innovation Report erleben 67 % der deutschen Arbeitnehmer Burnout-Symptome, oft verursacht durch ineffiziente Prozesse. Die Kombination von Spesenabrechnungen mit Projektmanagement-Software ermöglicht es Ihnen, Kosten zentral einzureichen, zu verfolgen und zu budgetieren.

Warum sind Spesenabrechnungen wichtig?

Ein strukturierter Prozess für Spesenabrechnungen stellt sicher, dass jeder im Unternehmen Ausgaben einreichen und erstattet bekommen kann. Das schafft Transparenz und Planungssicherheit für alle Beteiligten.

Spesenabrechnungen sind wichtig, weil sie:

• Die Team- und Unternehmensausgaben erfassen

• Die Kostenkontrolle verbessern, indem sie aufzeigen, wo Kosten gespart werden können

• Den Ertrag durch Abzug der Kosten von den Bruttoeinnahmen ermitteln

• Angestellten Betriebsausgaben zurückerstatten

Geld ist eines der wichtigsten Dinge, die es in einem Unternehmen zu überwachen gilt, und die Spesenabrechnung ist ein Teil des umfassenderen Kostenmanagements.

Welche Kosten gehören auf eine Spesenabrechnung?

Für eine korrekte Spesenabrechnung ist es wichtig zu wissen, welche Ausgaben erstattungsfähig sind. In der Regel fallen die Kosten in vier Hauptkategorien. Eine klare Zuordnung hilft Ihrem Finanzteam, die Ausgaben richtig zu verbuchen und den Prozess für alle zu beschleunigen.

Fahrtkosten

Hierzu zählen alle Ausgaben, die für die An- und Abreise zum Geschäftsort anfallen. Das können Tickets für öffentliche Verkehrsmittel wie Bahn oder Flugzeug sein. Wenn Sie mit dem eigenen Auto fahren, können Sie eine Kilometerpauschale ansetzen.

Übernachtungskosten

Diese Kategorie umfasst die Kosten für Ihre Unterkunft während der Geschäftsreise, zum Beispiel für ein Hotelzimmer. In der Regel werden die reinen Übernachtungskosten ohne Frühstück erstattet, da dieses zum Verpflegungsmehraufwand zählt.

Verpflegungskosten

Für Mahlzeiten und Getränke während Ihrer Abwesenheit können Sie eine Verpflegungspauschale geltend machen. Die Höhe richtet sich nach der Dauer Ihrer Abwesenheit vom Arbeitsplatz oder von zu Hause. Man spricht hier auch vom Verpflegungsmehraufwand.

Sonstige Kosten und Reisenebenkosten

Darunter fallen verschiedene kleinere Ausgaben, die auf einer Geschäftsreise anfallen können. Beispiele sind Parkgebühren, Maut, berufliche Telefonate oder die Kosten für die Gepäckaufbewahrung.

Aktuelle Spesensätze und Pauschalen 2026

Für den Verpflegungsmehraufwand gelten in Deutschland gesetzlich festgelegte Pauschalen. Diese vereinfachen die Abrechnung, da Sie nicht jeden einzelnen Essensbeleg sammeln müssen. Die Höhe der Pauschale hängt von der Dauer Ihrer Abwesenheit ab.

Diese Sätze gelten für Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands. Für Reisen ins Ausland gibt es je nach Land unterschiedliche Pauschalen.

So verwenden Sie die Vorlage für eine Spesenabrechnung

Die meisten Vorlagen für Spesenabrechnungen haben ein einfaches Tabellenformat und Ihr Unternehmen stellt Ihnen gegebenenfalls standardisierte Formulare zur Verfügung, die Sie in allen Abteilungen verwenden können. Abgesehen von der Erstellung der Abrechnungen müssen Sie auch wissen, wie Sie diese verwenden und einreichen, damit Ihnen alle Ausgaben erstattet werden. Im Zweifelsfall sollten Sie sich an Ihre internen Unternehmensrichtlinien halten und Ihr Finanzteam um weitere Informationen bitten.

Nachstehend werden die typischen Schritte zur Einreichung einer Spesenabrechnung erläutert. Bevor Sie eine Spesenabrechnung einreichen, sollten Sie jedoch mit Ihrem internen Finanzteam abklären, ob es bereits ein bestehendes System oder Format dazu gibt. Das Finanzteam ist in der Regel auch die letzte Instanz, die eine Spesenabrechnung genehmigt.

1. Listen Sie Ausgaben auf, die die Kriterien der Vorlage erfüllen

Im ersten Schritt listen Sie alle Betriebsausgaben auf, die die Kriterien der Vorlage erfüllen. Bei zeitbasierten Vorlagen tragen Sie alle Ausgaben des betreffenden Zeitraums ein. Bei kategoriebasierten Vorlagen erfassen Sie wiederkehrende Ausgaben innerhalb der jeweiligen Kategorie.

Hier sehen Sie einige der bewährten Methoden für die Auflistung von Ausgaben für jegliche Spesenabrechnungen:

• Bewahren Sie Belege für alle Ausgaben auf, damit das Finanzteam die von Ihnen gemeldeten Informationen überprüfen kann.

• Listen Sie jede Ausgabe in einer separaten Zeile.

• Schlüsseln Sie Zwischensummen vor Steuern und Trinkgeldern auf, um die Buchführung zu erleichtern.

• Beschreiben Sie den Zweck der Ausgabe und ob es sich um eine Projektausgabe handelt, die Sie einem Kundenkonto in Rechnung stellen können.

• Notieren Sie die Zahlungsart, die Sie verwendet haben, wie z.B. Kreditkarte oder Barzahlung.

• Fügen Sie gegebenenfalls weitere Erklärungen hinzu.

Tipp: Bei der digitalen Spesenabrechnung ist dieser Schritt weniger kompliziert, da Sie die Ausgaben eingeben, Belege hochladen und Ihre Informationen auf einer einzigen Plattform teilen können. Bei physischen Abrechnungen müssen Sie diese über einen längeren Zeitraum fortführen und sicherstellen, dass sie in die Hände der richtigen Personen gelangen.

2. Reichen Sie Ihre Spesenabrechnung zur Genehmigung ein

Sobald Sie Ihre Spesenabrechnung fertiggestellt haben, reichen Sie diese zur Genehmigung ein. Jedes Unternehmen hat eine eigene Teamstruktur, die vorgibt, wer die Finanzberichte genehmigt. Bevor Sie Ihre Spesenabrechnung einreichen, sollten Sie sich bei Ihrem Finanzteam erkundigen, wer die Spesen endgültig genehmigt.

Als Projektmanager müssen Sie diese Dokumente möglicherweise bei einem übergeordneten Abteilungsleiter einreichen, oder Sie reichen die Spesenabrechnungen direkt beim Finanzteam ein. Wenn ein Teammitglied, das Ihnen untersteht, eine Spesenabrechnung ausfüllt, kann es die Abrechnung Ihnen zur Genehmigung vorlegen, bevor sie an die nächste zuständige Person weitergeleitet wird.

Tipp: Da Spesenabrechnungen oft an eine Reihe von Personen weitergereicht werden, besteht immer die Gefahr, dass sie an einem bestimmten Punkt im Prozess verlorengehen. Teammitglieder können physische Dokumente leichter aus den Augen verlieren oder sie zur falschen Zeit an die falschen Personen weitergeben. Mit einem digitalen System für die Einreichung von Spesenabrechnungen können Sie Einstellungen vornehmen, die sicherstellen, dass die Abrechnungen dorthin gesendet werden, wo sie hingehören.

3. Nehmen Sie gegebenenfalls Änderungen vor

Auch wenn Sie Ihre Spesenabrechnung gründlich geprüft haben, kann es sein, dass das Finanzteam noch Fragen hat, bevor es die Spesenabrechnung genehmigt. Das bedeutet nicht, dass Sie in Schwierigkeiten sind, aber es bedeutet, dass Sie alle gewünschten Änderungen vornehmen müssen, bevor Sie eine Kostenerstattung erhalten können. Zu den häufigsten Änderungen, die Sie gegebenenfalls vornehmen müssen, gehören:

• Art der Ausgabe beschreiben

• Detaillierte Aufschlüsselung der Preise bereitstellen

Je mehr Details Sie im Vorfeld bereitstellen, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie die Abrechnung nach der Einreichung überarbeiten müssen. Ziel ist es, eine schnelle Bewilligung zu erhalten, sodass Sie die Bearbeitungszeit für das Finanzteam verkürzen, Ihre Erstattung erhalten und sich wieder Ihrer Arbeit zuwenden können.

Tipp: Das Ändern einer physischen Spesenabrechnung kann mühsam sein. Wahrscheinlich müssen Sie die Originaldatei der Abrechnung auf Ihrem Computer suchen, Anmerkungen aus dem zurückgeschickten Dokument vergleichen und Änderungen vornehmen, bevor Sie eine neue Abrechnung ausdrucken und diese erneut einreichen. Mit einer digitalen Abrechnung können Sie alle Änderungen in einem einzigen Dokument vornehmen.

4. Warten Sie, bis das Finanzteam die Ausgaben bestätigt

Nun hat das Finanzteam hoffentlich Ihre Ausgaben genehmigt. In der Regel ist damit Ihre Beteiligung an der Spesenabrechnung abgeschlossen. Wenn es sich jedoch um projektbezogene Ausgaben handelt, müssen Sie gegebenenfalls zusätzliche Informationen bereitstellen.

Achten Sie darauf, diese Ausgaben in das Unternehmens- oder Projektbudget einzubeziehen, um sicherzustellen, dass Sie den Projektrahmen einhalten und mit den übergeordneten Unternehmenszielen im Einklang stehen.

Tipp: Die Visualisierung des Finanzplans eines Projekts oder Unternehmens ist ohne Projektmanagement-Software eine Herausforderung. Wenn Sie die Kosten aus Ihren Spesenabrechnungen in ein umfangreicheres Kostenmanagementsystem eingeben, können Sie sehen, wo Sie Geld ausgegeben haben, und auf dieser Basis strategische Finanzpläne für die Zukunft erstellen.

5. Erhalten Sie Ihre Rückerstattung

Im letzten Schritt werden Ihnen alle anrechenbaren Ausgaben, die Sie getätigt haben, erstattet. Damit ist der Abrechnungsprozess abgeschlossen, bis Sie neue Ausgaben tätigen und den Prozess erneut beginnen.

Tipp: Der Abrechnungsprozess kann hektisch werden, da viele Personen Ausgaben tätigen und ihre Erstattungszyklen im Laufe des Jahres zu unterschiedlichen Zeiten beginnen und enden. Deshalb ist es wichtig, dass es einen festgelegten Prozess gibt, an den sich alle Beteiligten halten können. Mit der Automatisierung von Online-Formularen ist das Risiko von Fehlern und Verzögerungen geringer.

Vorlage und Beispiel für eine Spesenabrechnung

Das folgende Beispiel zeigt eine ausgefüllte Vorlage für eine Spesenabrechnung für ein Teammitglied der Marketingabteilung. Sally Brown hat ihre Betriebsausgaben für die Woche vom 15. Januar aufgelistet und diese dem Finanzteam ihres Unternehmens zur Genehmigung vorgelegt. Diese wöchentliche Spesenabrechnung ist sehr detailliert, einschließlich der Information, wofür die einzelnen Ausgaben getätigt wurden, sowie einer Aufschlüsselung der Kosten.

Aus Sallys Bericht geht hervor, dass sie eine Geschäftsreise zu einer Marketingkonferenz unternommen hat und zu einem Fotoshooting gefahren ist, bei dem sie das Modell bezahlt hat.

Sie können nachstehend eine Kopie der Vorlage für die wöchentliche Spesenabrechnung herunterladen. Vergewissern Sie sich jedoch vor der Verwendung, dass Ihr Finanzteam das Format und Layout genehmigt hat. Danach können Ihre Teammitglieder diese Vorlage verwenden, um die Betriebsausgaben zu erfassen, diese näher zu erklären und sie zur Erstattung einzureichen.

Spesenabrechnung und Steuererklärung

Wenn Ihr Arbeitgeber die entstandenen Spesen nicht oder nur teilweise erstattet, können Sie diese als Werbungskosten in Ihrer jährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen. Das Finanzamt erkennt die Kosten an, die Ihnen durch Ihre berufliche Tätigkeit entstanden sind.

Dafür müssen Sie die Ausgaben in der Anlage N Ihrer Steuererklärung eintragen. Bewahren Sie folgende Unterlagen auf, falls das Finanzamt Nachweise anfordert:

• Alle Originalbelege

• Eine Kopie Ihrer Spesenabrechnung

• Nachweis über nicht erstattete Beträge vom Arbeitgeber

Mit digitalen Formularen Spesenabrechnungen und Unternehmensbudgets besser steuern

Spesenabrechnungen zum Ausdrucken können hilfreich sein, wenn Teammitglieder ihre Einkäufe schnell auflisten müssen. Die Verwendung von Online-Formularen verbessert jedoch die Effizienz Ihres Kostenmanagements erheblich.

Laut dem State of Work Innovation Report zeigen sich klare Vorteile digitaler Lösungen:

• 10 Stunden pro Woche verbringen deutsche Arbeitnehmer mit der Suche nach Informationen

• 8 Stunden pro Woche gehen durch das Wechseln zwischen verschiedenen Tools verloren

• 73 % der deutschen Führungskräfte wünschen sich standardisierte Tools für die Zusammenarbeit

Diese Zahlen stammen aus dem State of Work Innovation: Germany 2024, einer Studie des Work Innovation Lab von Asana, für die 2.002 deutsche Wissensarbeiter befragt wurden. Die Studie zeigt, dass ineffiziente Prozesse und fehlende Tool-Standardisierung die Kapazität von Teams erheblich belasten. Unternehmen, die auf eine einheitliche Work-Management-Plattform setzen, können diesen Verlust gezielt reduzieren.

Wenn Sie ein flexibles System benötigen, das Änderungen, Automatisierung und einfaches Teilen ermöglicht, ist die digitale Abrechnungserstellung unverzichtbar. In Unternehmen mit einer Work-Management-Plattform berichten Mitarbeitende von:

• 25 % höherer Wahrscheinlichkeit, dass Ziele bei sich ändernden Prioritäten aktualisiert werden

• 18 % besserer Delegation von Arbeit im Team

Mit Asana können Sie einen Standardprozess erstellen, der das Erfassen von Ausgaben und die Durchführung von Erstattungen erleichtert. Starten Sie jetzt und bringen Sie mehr Klarheit in Ihre Spesenabrechnungsprozesse.

Häufig gestellte Fragen zur Spesenabrechnung

Wie hoch sind die Spesen pro Tag?

Die Verpflegungspauschale beträgt 28 Euro für einen vollen 24-Stunden-Tag und 14 Euro für An-/Abreisetage oder Abwesenheiten über 8 Stunden ohne Übernachtung. Diese Sätze gelten für Inlandsreisen in Deutschland.

Ist der Arbeitgeber verpflichtet, Spesen zu zahlen?

Nein, es gibt keine gesetzliche Verpflichtung für Arbeitgeber, Spesen zu erstatten. Wenn das Unternehmen die Kosten nicht übernimmt, können Sie diese jedoch als Werbungskosten in Ihrer Steuererklärung geltend machen.

Wie lange müssen Spesenabrechnungen aufbewahrt werden?

Unternehmen müssen Spesenabrechnungen und Belege aus steuerrechtlichen Gründen 10 Jahre aufbewahren. Arbeitnehmer sollten ihre Unterlagen mindestens bis zum Abschluss der Steuererklärung sichern.

Welche Spesen dürfen abgerechnet werden?

Zu den abrechenbaren Spesen gehören typischerweise vier Hauptkategorien: Fahrtkosten (z. B. für Bahn, Flug), Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand (Mahlzeiten) und sonstige Reisenebenkosten (z. B. Parkgebühren).