Wie eine Vorlage für eine Spesenabrechnung die Kostenkontrolle verbessern kann (mit Beispielen)

Es ist kein Geheimnis, dass der Betrieb eines Unternehmens Geld kostet. Um ihren Kunden erstklassige Dienstleistungen anbieten zu können, kaufen Unternehmen oft Design-Software und Kommunikationstools. Zudem müssen die Teams in sich selbst investieren, um Branchenkenntnisse zu erwerben und die Gruppendynamik zu verbessern. Zu den internen Kosten können berufliche Weiterbildung, Teambuilding-Aktivitäten sowie Reisen für bestimmte Jobpositionen gehören.

Obwohl einige Betriebsausgaben grundsätzlich und regelmäßig anfallen, hat jedes Unternehmen auch eine Vielzahl von sporadischen Käufen für Ad-hoc-Bedürfnisse wie die oben genannten. Spesenabrechnungen sind wichtig, um Rückerstattungen durchzuführen und den Überblick über die Gesamtausgaben zu behalten. In diesem Abschnitt erklären wir Ihnen, wie Sie eine Vorlage für eine Spesenabrechnung verwenden und welche Unterschiede es zwischen der herkömmlichen und der digitalen Abrechnung gibt.

Was ist eine Spesenabrechnung?

Eine Spesenabrechnung ist ein Formular, das von allen Mitarbeitern eines Unternehmens eingereicht wird, die Betriebsausgaben tätigen. Sie verwenden ein Budget, um Ausgaben zu planen, bevor diese anfallen, aber Spesenabrechnungen erfassen die Ausgaben, nachdem diese angefallen sind.

Es gibt verschiedene Arten von Spesenabrechnungen, von denen sich einige auf interne und andere auf externe Ausgaben konzentrieren. Sie können Spesenabrechnungen erstellen, die dazu dienen, wiederkehrende Ausgaben innerhalb eines bestimmten Zeitraums zu erfassen. Sie können auch Spesenabrechnungen für Ad-hoc-Einkäufe erstellen, die innerhalb eines unbestimmten Zeitraums, aber in einer Ausgabenkategorie anfallen. Ausgabenkategorien können sein:

• Reisekosten

• Bürokosten

• Gehälter und Zusatzleistungen

• Reparaturen und Instandhaltungen

Spesenabrechnungen sollten die Informationen enthalten, die für die Rückerstattung an den Einkäufer und die Nachverfolgung der Ausgaben erforderlich sind. Diese Informationen können das Folgende umfassen:

• Datum der Ausgabe

• Anbieter oder erbrachte Dienstleistung

• Kann die Ausgabe einem bestimmten Kunden oder Projekt zugewiesen werden

• Gesamtausgabe (einschließlich Steuern, Provisionen und Gebühren)

• Art der Ausgabe

Herkömmliche vs. digitale Spesenabrechnung

Jeder in einem Unternehmen kann Betriebsausgaben tätigen. Als Projektmanager sind Sie vielleicht für größere Anschaffungen wie monatliche Abonnements und Kundengebühren zuständig, aber auch andere Teammitglieder können geschäftliche Anschaffungen tätigen, die erstattet werden müssen, wie etwa Reisekosten.

Da die Spesenabrechnung abteilungs- und projektübergreifend ist, sollte der Nachverfolgungsprozess einfach zu verstehen und zugänglich sein. Spesenabrechnungen zum Ausdrucken sind einfach genug, aber die Kombination von Spesenabrechnungen mit Projektmanagement-Software ermöglicht es Ihnen, Kosten zentral einzureichen, zu verfolgen und zu budgetieren.

So verwenden Sie die Vorlage für eine Spesenabrechnung

Die meisten Vorlagen für Spesenabrechnungen haben ein einfaches Tabellenformat und Ihr Unternehmen stellt Ihnen gegebenenfalls standardisierte Formulare zur Verfügung, die Sie in allen Abteilungen verwenden können. Abgesehen von der Erstellung der Abrechnungen müssen Sie auch wissen, wie Sie diese verwenden und einreichen, damit Ihnen alle Ausgaben erstattet werden. Im Zweifelsfall sollten Sie sich an Ihre internen Unternehmensrichtlinien halten und Ihr Finanzteam um weitere Informationen bitten.

Nachstehend werden die typischen Schritte zur Einreichung einer Spesenabrechnung erläutert. Bevor Sie eine Spesenabrechnung einreichen, sollten Sie jedoch mit Ihrem internen Finanzteam abklären, ob es bereits ein bestehendes System oder Format dazu gibt. Das Finanzteam ist in der Regel auch die letzte Instanz, die eine Spesenabrechnung genehmigt. Auf diese Weise kann es sicherstellen, dass Ihre Betriebsausgaben korrekt sind.

1. Listen Sie Ausgaben auf, die die Kriterien der Vorlage erfüllen

Der erste Schritt bei der Spesenabrechnung ist die Abrechnung selbst. Wenn Sie eine Vorlage für eine zeitbasierte Spesenabrechnung verwenden, listen Sie alle Betriebsausgaben auf, die Sie in dem betreffenden Zeitraum getätigt haben, und füllen alle Informationen aus, die die Vorlage abfragt. Wenn Sie eine Vorlage für eine Spesenabrechnung verwenden, die auf Kategorien basiert, verwenden Sie die Abrechnung, um wiederkehrende Ausgaben innerhalb der jeweiligen Kategorie zu erfassen. Möglicherweise müssen Sie auch eine Spesenabrechnung für eine einmalige Ausgabe einreichen, z. B. für die Erstattung einer jährlichen Konferenzgebühr oder für eine Spende, die Ihr Unternehmen nach vorheriger Absprache verdoppelt.

Hier sehen Sie einige der bewährten Methoden für die Auflistung von Ausgaben für jegliche Spesenabrechnungen:

• Bewahren Sie Belege für alle Ausgaben auf, damit das Finanzteam die von Ihnen gemeldeten Informationen überprüfen kann.

• Listen Sie jede Ausgabe in einer separaten Zeile.

• Schlüsseln Sie Zwischensummen vor Steuern und Trinkgeldern auf, um die Buchführung zu erleichtern.

• Beschreiben Sie den Zweck der Ausgabe und ob es sich um eine Projektausgabe handelt, die Sie einem Kundenkonto in Rechnung stellen können.

• Notieren Sie die Zahlungsart, die Sie verwendet haben, wie z. B. Kreditkarte oder Barzahlung.

• Fügen Sie gegebenenfalls weitere Erklärungen hinzu.

Tipp: Bei der digitalen Spesenabrechnung ist dieser Schritt weniger kompliziert, da Sie die Ausgaben eingeben, Belege hochladen und Ihre Informationen auf einer einzigen Plattform teilen können. Bei physischen Abrechnungen müssen Sie diese über einen längeren Zeitraum fortführen und sicherstellen, dass sie in die Hände der richtigen Personen gelangen.

2. Reichen Sie Ihre Spesenabrechnung zur Genehmigung ein

Sobald Sie Ihre Spesenabrechnung fertiggestellt haben, reichen Sie diese zur Genehmigung ein. Jedes Unternehmen hat eine eigene Teamstruktur, die vorgibt, wer die Finanzberichte genehmigt. Bevor Sie Ihre Spesenabrechnung einreichen, sollten Sie sich bei Ihrem Finanzteam erkundigen, wer die Spesen endgültig genehmigt.

Als Projektmanager müssen Sie diese Dokumente möglicherweise bei einem übergeordneten Abteilungsleiter einreichen, oder Sie reichen die Spesenabrechnungen direkt beim Finanzteam ein. Wenn ein Teammitglied, das Ihnen untersteht, eine Spesenabrechnung ausfüllt, kann es die Abrechnung Ihnen zur Genehmigung vorlegen, bevor sie an die nächste zuständige Person weitergeleitet wird.

Tipp: Da Spesenabrechnungen oft an eine Reihe von Personen weitergereicht werden, besteht immer die Gefahr, dass sie an einem bestimmten Punkt im Prozess verlorengehen. Teammitglieder können physische Dokumente leichter aus den Augen verlieren oder sie zur falschen Zeit an die falschen Personen weitergeben. Mit einem digitalen System für die Einreichung von Spesenabrechnungen können Sie Einstellungen vornehmen, die sicherstellen, dass die Abrechnungen dorthin gesendet werden, wo sie hingehören.

3. Nehmen Sie gegebenenfalls Änderungen vor

Auch wenn Sie Ihre Spesenabrechnung gründlich geprüft haben, kann es sein, dass das Finanzteam noch Fragen hat, bevor es die Spesenabrechnung absegnet. Das bedeutet nicht, dass Sie in Schwierigkeiten sind, aber es bedeutet, dass Sie alle gewünschten Änderungen vornehmen müssen, bevor Sie eine Kostenerstattung erhalten können. Zu den häufigsten Änderungen, die Sie gegebenenfalls vornehmen müssen, gehören:

• Art der Ausgabe beschreiben

• Detaillierte Aufschlüsselung der Preise bereitstellen

Je mehr Details Sie im Vorfeld bereitstellen, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie die Abrechnung nach der Einreichung überarbeiten müssen. Ziel ist es, eine schnelle Bewilligung zu erhalten, sodass Sie die Bearbeitungszeit für das Finanzteam verkürzen, Ihre Erstattung erhalten und sich wieder Ihrer Arbeit zuwenden können.

Tipp: Das Ändern einer physischen Spesenabrechnung kann mühsam sein. Wahrscheinlich müssen Sie die Originaldatei der Abrechnung auf Ihrem Computer suchen, Anmerkungen aus dem zurückgeschickten Dokument vergleichen und Änderungen vornehmen, bevor Sie eine neue Abrechnung ausdrucken und diese erneut einreichen. Mit einer digitalen Abrechnung können Sie alle Änderungen in einem einzigen Dokument vornehmen.

4. Warten Sie, bis das Finanzteam die Ausgaben bestätigt

Nun hat das Finanzteam hoffentlich Ihre Ausgaben genehmigt. In der Regel ist damit Ihre Beteiligung an der Spesenabrechnung abgeschlossen. Wenn es sich jedoch um projektbezogene Ausgaben handelt, müssen Sie gegebenenfalls zusätzliche Informationen bereitstellen. Achten Sie darauf, diese Ausgaben in das Unternehmens- oder Projektbudget einzubeziehen, um sicherzustellen, dass Sie den Projektrahmen einhalten und mit den übergeordneten Unternehmenszielen im Einklang stehen.

Tipp: Die Visualisierung des Finanzplans eines Projekts oder Unternehmens ist ohne Projektmanagement-Software eine Herausforderung. Wenn Sie die Kosten aus Ihren Spesenabrechnungen in ein umfangreicheres Kostenmanagementsystem eingeben, können Sie sehen, wo Sie Geld ausgegeben haben, und auf dieser Basis strategische Finanzpläne für die Zukunft erstellen.

5. Erhalten Sie Ihre Rückerstattung

Im letzten Schritt werden Ihnen alle anrechenbaren Ausgaben, die Sie getätigt haben, erstattet. Damit ist der Abrechnungsprozess abgeschlossen, bis Sie neue Ausgaben tätigen und den Prozess erneut beginnen.

Tipp: Der Abrechnungsprozess kann hektisch werden, da viele Personen Ausgaben tätigen und ihre Erstattungszyklen im Laufe des Jahres zu unterschiedlichen Zeiten beginnen und enden. Deshalb ist es wichtig, dass es einen festgelegten Prozess gibt, an den sich alle Beteiligten halten können. Mit der Automatisierung von Online-Formularen ist das Risiko von Fehlern und Verzögerungen geringer.

Vorlage und Beispiel für eine Spesenabrechnung

Das folgende Beispiel zeigt eine ausgefüllte Vorlage für eine Spesenabrechnung für ein Teammitglied der Marketingabteilung. Sally Brown hat ihre Betriebsausgaben für die Woche vom 15. Januar aufgelistet und diese dem Finanzteam ihres Unternehmens zur Genehmigung vorgelegt. Diese wöchentliche Spesenabrechnung ist sehr detailliert, einschließlich der Information wofür die einzelnen Ausgaben getätigt wurden sowie einer Aufschlüsselung der Kosten.

Aus Sallys Bericht geht hervor, dass sie eine Geschäftsreise zu einer Marketingkonferenz unternommen hat und zu einem Fotoshooting gefahren ist, bei dem sie das Modell bezahlt hat.

Sie können nachstehend eine Kopie der Vorlage für die wöchentliche Spesenabrechnung herunterladen. Vergewissern Sie sich jedoch vor der Verwendung, dass Ihr Finanzteam das Format und Layout genehmigt hat. Danach können Ihre Teammitglieder diese Vorlage verwenden, um die Betriebsausgaben zu erfassen, diese näher zu erklären und sie zur Erstattung einzureichen.

Warum sind Spesenabrechnungen wichtig?

Eine Person oder eine Gruppe von Personen innerhalb eines Unternehmens kann nicht allein für geschäftliche Einkäufe verantwortlich sein. Nicht jedes Teammitglied wird Einkäufe für ein Unternehmen tätigen, aber ein bestehender Prozess zur Spesenabrechnung kann sicherstellen, dass jedes Mal, wenn jemand eine Ausgabe einreichen und eine Erstattung erhalten muss, dies auch möglich ist.

Spesenabrechnungen sind wichtig, weil sie:

• Die Team- und Unternehmensausgaben erfassen

• Die Kostenkontrolle verbessern, indem sie aufzeigen, wo Kosten gespart werden können

• Den Ertrag durch Abzug der Kosten von den Bruttoeinnahmen ermitteln

• Angestellten Betriebsausgaben zurückerstatten

Geld ist eines der wichtigsten Dinge, die es in einem Unternehmen zu überwachen gilt, und die Spesenabrechnung ist ein Teil des umfassenderen Kostenmanagements.

Verwenden Sie Online-Formulare für Spesenabrechnungen und die Kontrolle von Unternehmensbudgets

Spesenabrechnungen zum Ausdrucken können hilfreich sein, wenn Teammitglieder ihre Einkäufe schnell auflisten müssen, aber die Verwendung von Online-Formularen wird die Effizienz des Kostenmanagements Ihres Unternehmens wesentlich verbessern. Wenn Sie ein flexibles System benötigen, das Ihnen erlaubt, Änderungen vorzunehmen, Übermittlungen zu automatisieren und Dokumente einfach mit anderen zu teilen, dann ist die digitale Abrechnungserstellung ein absolutes Muss. Mit Asana können Sie einen Standardprozess erstellen, der das Erfassen von Ausgaben und die Durchführung von Erstattungen erleichtert.