Postmortem-Vorlage

Die besten Projektmanager wissen, dass ein Projekt mit der Übergabe der gewünschten Ergebnisse noch nicht abgeschlossen ist. Bei einem Postmortem-Meeting besprechen sie mit ihren Teammitgliedern, was gut gelaufen ist und was hätte besser laufen können, um für zukünftige Projekte zu lernen.

Oftmals werden diese Meetings ausgelassen, weil sie nicht zwingend zum Projekt dazugehören. Mit einer Postmortem-Vorlage können Sie allerdings für einen schnellen und reibungslosen Ablauf sorgen – und zwar nach jedem Projekt.

Was ist ein Postmortem-Meeting?

Ein Postmortem-Meeting ist eine Nachbesprechung zu einem Projekt, bei der es darum geht, was gut gelaufen ist und was noch verbessert werden kann. Es ist eine gute Gelegenheit für Ihr Team, Erfolge zu feiern, über den Workflow nachzudenken und über Verbesserungen zu sprechen, die für weitere Projekte relevant sein könnten.

Was ist eine Postmortem-Vorlage?

Eine Postmortem-Vorlage ist ein Tool, mit dem Sie ein strukturiertes Framework für Ihre Postmortem-Meetings erstellen können. Sie kann dazu verwendet werden, solche Meetings zu planen, Ideen zu sammeln, Lehren aus vergangenen Projekten zu ziehen und Aktionspunkte für das nächste Projekt festzulegen.

So erstellen Sie eine Postmortem-Vorlage

Ihre Postmortem-Vorlage verwenden Sie bereits bevor, aber auch während des Postmortem-Meetings. Drei Dringe gilt es nun mit Ihren Teammitgliedern zu besprechen: Was lief während des Projekts gut? Was lief nicht so gut? Was kann das Team beim nächsten Mal besser machen?

Ihre Postmortem-Vorlage sollte also Folgendes beinhalten:

• Dinge, die gut gelaufen sind

• Dinge, die nicht gut gelaufen sind

• Dinge, die beim nächsten Mal verbessert werden können

• Aktionspunkte

• Priorität der Aktionspunkte

• Verantwortliche für die einzelnen Aktionspunkte

Gründe für eine Postmortem-Vorlage

Mit einer Postmortem-Vorlage können Sie in Ihrem gesamten Unternehmen einheitliche Prozesse schaffen und diese kontinuierlich verbessern. Postmortem-Vorlagen eignen sich am besten für das agile Projektmanagement, da es hierbei häufig um stetige Optimierung geht. Im Folgenden zeigen wir Ihnen noch weitere Möglichkeiten auf, wie eine Postmortem-Vorlage Ihr Team unterstützen kann.

• Bewährte Methoden werden angewandt: Je mehr Postmortem-Meetings Sie abhalten, desto genauer wissen Sie in Zukunft, wie Sie die Besprechung am besten organisieren können. Passen Sie Ihre Vorlage dann einfach entsprechend an – und zwar in Echtzeit. So können Sie Ihre bewährten Methoden beim nächsten Projekt direkt anwenden.

• Die Vorlagen sind anpassbar: Viele Teams nutzen eine Vorlage, wenn sie unterschiedliche Strategien ausprobieren möchten. Wenn Sie mit dem Postmortem-Prozess noch nicht so vertraut sind, ist eine Vorlage auch für Sie nützlich. Sie werden irgendwann herausfinden, was für Sie und Ihr Team am besten funktioniert, und dann können Sie Ihre Vorlage entsprechend anpassen.

• Es entsteht eine einheitliche Vorgehensweise: Wenn Sie nach jedem Projekt ein Postmortem-Meeting oder eine Retrospektive durchführen, wird dies für Ihr Team schnell zur Routine. Sorgen Sie mit einer Postmortem-Vorlage für einheitliche Meetings, damit Ihr Team stets weiß, welche Schritte zu befolgen sind. Auf diese Weise kann sich Ihr Team optimal auf die Meetings einstellen und gezieltes Feedback geben, damit das nächste Projekt besser wird.

Wann sollten Sie eine Postmortem-Vorlage verwenden?

In bestimmten Situationen sind Postmortem-Vorlagen überaus nützlich. Für Folgendes eignen sie sich besonders gut:

• Für Postmortem-Meetings: Postmortem-Vorlagen gehen Hand in Hand mit Postmortem-Meetings. Mit ihnen lassen sich künftige Aktionspunkte, Entscheidungen und gewünschte Ergebnisse, die während der Besprechung aufkommen, hervorragend erfassen.

• Nach Vorfällen: Wenn es in Ihrem Team zu Ausfällen oder Störungen kommt, sollten Sie nachträglich noch einmal über die Situation nachdenken und die Ursache des Problems herausfinden. Mithilfe einer Postmortem-Vorlage kann Ihr Team bei der Reaktion auf Störungen immer wieder dieselben Schritte durchlaufen.

• Um Postmortem-Workflows zu automatisieren: Es gibt digitale Projektmanagement-Tools, mit denen Sie Befragungen und Formulare mit Projekten und Vorlagen verbinden können. Arbeitet Ihr Team vor einem Postmortem-Meeting mit Umfragen? Dann können Sie die Themen bereits im Voraus bekanntgeben. Auf diese Weise optimieren Sie Ihr Meeting und sorgen dafür, dass es reibungslos verläuft. 

Integrierte Features

• Boardansicht. Hierbei handelt es sich um eine Ansicht, die dem Kanban-Board ähnlich ist und die Informationen zu Ihren Projekten in Spalten wiedergibt. Die Spalten sind üblicherweise nach Arbeitsstatus (z. B. „To-do“, „In Bearbeitung“, „Fertig“) organisiert, aber Sie können je nach Projekt noch weitere Spaltennamen hinzufügen. Innerhalb jeder Spalte werden Aufgaben als Karten dargestellt und verfügen über zahlreiche weitere Informationen wie Aufgabenname, Fälligkeitsdatum und benutzerdefinierte Felder. Verfolgen Sie Ihre Arbeit über verschiedene Phasen hinweg und behalten Sie stets den aktuellen Status Ihres Projekts im Blick.

• Formulare. Wenn jemand ein Formular ausfüllt, wird dieses als eine neue Aufgabe in einem Asana-Projekt angezeigt. Indem Sie Informationen über ein Formular einholen, können Sie neue Arbeitsabläufe standardisieren, die von Ihnen benötigten Informationen sammeln und sicherstellen, dass kein Arbeitsvorgang übersehen wird. Behandeln Sie Anfragen nicht als Ad-hoc-Prozesse, sondern schaffen Sie stattdessen ein standardisiertes System und einen vereinheitlichten Fragenkatalog, den jeder beantworten muss. Oder nutzen Sie Verzweigungslogik, um Fragen basierend auf der vorausgegangenen Antwort des Nutzers anzupassen. Letztendlich helfen Ihnen Formulare, die Zeit und Mühe zu verringern, die für die Verwaltung von eingehenden Anfragen aufgewendet werden müssen. So hat Ihr Team mehr Zeit für die Arbeit, auf die es wirklich ankommt.

• Benutzerdefinierte Felder. Sie eignen sich hervorragend, um Aufgaben zu kennzeichnen, zu sortieren und zu filtern. Erstellen Sie für jede Information, die Sie nachverfolgen müssen, ein spezifisches benutzerdefiniertes Feld – von Priorität und Status bis hin zu E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie Ihre To-dos sortieren und planen, damit Sie stets wissen, an welchem Arbeitsvorgang Sie als Erstes arbeiten müssen. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Felder aufgaben- und projektübergreifend teilen, um ein einheitliches Vorgehen in Ihrem Unternehmen sicherzustellen. 

• Aufgaben zu mehreren Projekten hinzufügen. Es liegt in der Natur der Sache, dass in die meisten Projekte mehrere Abteilungen involviert sind. Und auch abteilungsübergreifende Teams müssen in der Lage sein, ihre Arbeit effektiv und effizient zu erledigen. Wenn jedoch jede Abteilung ein eigenes Ablagesystem hat, geraten die Abläufe ins Stocken und werden voneinander entkoppelt. In Asana lassen sich Aufgaben über mehrere Projekte hinweg verfolgen und verwalten. Dadurch können Sie nicht nur Doppelarbeiten reduzieren und die Transparenz zwischen den Teams erhöhen. Asana hilft Ihrem Team außerdem dabei, den Zusammenhang zwischen Aufgaben zu erkennen, einen Überblick über die Aufgabenverantwortlichen zu erhalten und Ihr Team und sämtliche Aufgaben miteinander zu vernetzen.

Empfohlene Apps

• Jira. Erstellen Sie interaktive, miteinander verbundene Workflows zwischen technischen und Geschäftsteams, um die Sichtbarkeit im Produktentwicklungsprozess in Echtzeit zu verbessern – und das alles, ohne Asana zu verlassen. Optimieren Sie die Zusammenarbeit und Übergaben; erstellen Sie innerhalb von Asana im Handumdrehen Jira-Tickets, sodass Arbeitsvorgänge stets reibungslos zwischen Geschäfts- und technischen Teams übergeben werden können. 

• Zendesk. Mit der Zendesk-Integration von Asana können Nutzer Asana-Aufgaben schnell und einfach erstellen – direkt in ihren Zendesk-Tickets. Fügen Sie zusätzliche Informationen hinzu, hängen Sie Dateien an und verlinken Sie bestehende Aufgaben, um die für das Abschließen eines Tickets notwendige Arbeit zu erfassen. Die Integration bietet zudem einen aktuellen Überblick über beide Systeme, wodurch alle Beteiligten stets auf dem Laufenden bleiben – unabhängig davon, welches Tool sie verwenden.

• Gmail. Mit der Asana-Integration für Gmail können Sie Asana-Aufgaben direkt über Ihr Gmail-Postfach erstellen. Alle von Ihnen mit Gmail erstellten Aufgaben werden automatisch den Inhalt Ihrer E-Mail einbinden, sodass Ihnen nichts entgeht. Sie müssen auf eine Asana-Aufgabe verweisen, während Sie eine E-Mail verfassen? Anstatt Asana zu öffnen, können Sie ganz einfach das Asana-Add-on für Gmail verwenden, um direkt über Ihr Gmail-Postfach nach dieser Aufgabe zu suchen.

• Slack. Alle Ideen, Anfragen und Handlungsanweisungen aus Slack können direkt als Aufgaben oder Kommentare in Asana erfasst werden. So werden aus kurzen Fragen und erwähnten Handlungen im Handumdrehen Aufgaben mit verantwortlichen Personen und klaren Fristen. Halten Sie Arbeitsschritte ganz einfach fest, damit Anfragen und To-dos nicht in Slack untergehen.

FAQs