So geben Sie in 7 Schritten effektives Projektfeedback

Wer zum ersten Mal Feedback zu einem Projekt gibt, empfindet diese Aufgabe oft als äußerst schwierig. Doch wie jede andere Fähigkeit kann auch das Vermitteln von effektivem Feedback mit der Zeit verbessert und verfeinert werden. 

Projektbezogenes Feedback behandelt die Leistung eines Teammitglieds im Rahmen eines Gesprächs, aus dem sich ein klarer nächster Schritt zur Verbesserung der Leistung ergeben sollte. Diese Art von Feedback wird normalerweise von einem Projektmanager gegeben, der nicht unbedingt der direkte Vorgesetzte des Teammitglieds sein muss. Verzichten Sie auf breit angelegtes Feedback zur beruflichen Karriere, und konzentrieren Sie sich stattdessen auf konkrete Projektdetails. Nur so können Sie Vertrauen zwischen sich und dem Projektteam aufbauen. Richtig eingesetzt, kann Projektfeedback dazu beitragen, die Ergebnisse zu verbessern und die berufliche Weiterentwicklung des Teams voranzutreiben.  

Anhand dieser sieben Beispiele für effektives Feedback zu einem Projekt können Sie den Feedbackprozess optimieren und Ihr Team auf Erfolgskurs bringen. 

1. Den richtigen Zeitpunkt wählen

Beim Feedback zu einem Projekt ist das Timing ein entscheidender Faktor. Befragen Sie daher Ihre Teammitglieder, wann sie am liebsten Feedback erhalten möchten. Möchten sie sofort Feedback erhalten? Order würden sie sich lieber am Ende der Woche treffen, um laufende Projekte zu besprechen? 

Stellen Sie sich beim Feedbackgeben vor, Sie würden ein Brainstorming leiten. Motivieren Sie Ihr Team dazu, Ideen einzubringen und Gedanken im Rahmen der Feedbacksitzung mitzuteilen. Eine gut getimte und durchgeplante Feedbacksitzung zum Projekt kann neue Ideen hervorbringen, die den Fortschritt des Projekts fördern.  

Schaffen Sie ein gesundes Gleichgewicht zwischen persönlichem Feedback und asynchroner bzw. Offline-Kommunikation. Sie mögen denken, dass persönliches Feedback immer besser ist, doch manche Teammitglieder ziehen es mitunter vor, das Feedback zuerst schriftlich zu erhalten und dann darüber zu sprechen. Fragen Sie die Teammitglieder nach ihren Vorlieben, um ein positives Feedbackerlebnis zu schaffen. Dieser Punkt ist besonders im Zeitalter der Homeoffice-Arbeit von Bedeutung, wo man die Teammitglieder nicht jeden Tag persönlich zu Gesicht bekommt.

2. Die richtige Art von Feedback verwenden

Die Antwort auf die Frage, welche Art von Feedback gegeben werden soll, ist schon die halbe Miete im Feedbackprozess. Verschiedene Szenarien erfordern somit verschiedene Arten von Feedback. Als Teamleiter sollten Sie erkennen, welche Art von Feedback für die jeweilige Situation am besten geeignet ist. 

Nicht jede Art von Feedback ist relevant und manchmal ist es sogar unangebracht. Projektleiter, denen die Mitarbeiter im Team nicht unterstellt sind, sollten auf einige besonders kritische Formen des Feedbacks, wie etwa Leistungsbewertungenverzichten. Sind Sie hingegen gleichzeitig Projektleiter und Teammanager, liegt es an Ihnen zu entscheiden, ob Sie projektbezogenes, fachliches und leistungsbezogenes Feedback bündeln oder in getrennten Feedbackrunden geben wollen. 

Die 6 Arten von Feedback

• Formales Feedback: Diese Art des Feedbacks wird in eigens dafür vorgesehenen Sitzungen, wie etwa Quartalsgesprächen, ausgetauscht. Beide Seiten sollten die Gesprächsthemen kennen und sich mit Überlegungen und Fragen darauf vorbereiten. 

• Informelles Feedback: Informelles Feedback kann von einer Auszeichnung für eine tadellos ausgeführte Aufgabe bis hin zu einer raschen Überarbeitung an einem Projekt reichen. Informelles Feedback ist problematischer, da es spontan erfolgen kann. Überlegen Sie also gut, in welchem Rahmen Sie informelles Feedback geben. 

• Positives Feedback: Positives Feedback und konstruktives Feedback haben den gleichen Stellenwert. Sie sollten Teammitglieder für herausragende Leistungen loben. Damit machen Sie Ihrem Team klar, dass Sie sowohl das Positive als auch das Negative wahrnehmen. 

• Motivierendes Feedback: Ähnlich wie bei positivem Feedback können Sie ein Teammitglied mit motivierendem Feedback aufbauen. Hat sich die Person gerade mit einem schwierigen Projekt herumgeschlagen? Oder wirkt sie derzeit etwas ausgelaugt? Führen Sie ihr vor Augen, wie wertvoll ihre Arbeit ist und wie sehr sie geschätzt wird. Das wirkt Wunder. 

• Vorausschauendes Feedback: Vorausschauendes Feedback konzentriert sich auf zukünftige Lösungen und nicht auf Korrekturen der Vergangenheit. Es handelt sich eher um einen proaktiven Ansatz für Verbesserungen anhand von bisherigen Beobachtungen. Angenommen, ein Teammitglied hat Probleme mit dem Zeitmanagement, dann sollten Sie ihm lieber ein Terminplanungsprogramm empfehlen, als sich mit einem zu spät abgeschlossenen Projekt zu befassen. 

• Konstruktives Feedback: Mit konstruktiver Kritik können sich die Teammitglieder am besten weiterentwickeln. Konstruktive Kritik zu üben bedeutet, ein Projekt zu analysieren, Verbesserungsmöglichkeiten aufzuzeigen und eine detaillierte Empfehlung zur Verbesserung zu geben.

3. Direkt sein

Direkt sein bedeutet nicht, streng zu sein. Vielmehr zeigt es, dass Sie sich dafür einsetzen, dass sich die Teammitglieder weiterentwickeln.

Finger weg vom Feedback-Sandwich. Bei diesem Ansatz wird konstruktive Kritik zwischen Lob eingestreut. Äußern Sie Ihr Feedback stattdessen lieber direkt. Damit fördern Sie eine gesunde Zusammenarbeit im Team. Direkt sein bedeutet nicht, schonungslos ehrlich zu sein. Besser ist es, Beispiele zu nennen und das Feedback in Ich-Aussagen zu formulieren. So können Sie sich auf konkrete Details und Ihren Eindruck konzentrieren, wodurch Sie und das Teammitglied sich gezielt der Erarbeitung und Umsetzung von Lösungen im Zusammenhang mit dem Feedback widmen können.

4. Konkrete Empfehlungen für Verbesserungen geben

Nur ein umsetzbares Projektfeedback ist ein gutes Feedback, in anderen Worten: Sie geben dem Teammitglied eine Empfehlung, die für künftige Projekte gilt. Erst das Aussprechen von Empfehlungen macht Kritik wirklich konstruktiv – und nicht destruktiv.

Entscheidend beim Projektfeedback ist die Frage nach dem Warum. Angenommen, Sie werfen einen Blick auf eine E-Mail, die ein Teammitglied gerade verschicken will, und empfehlen, die Ausdrucksweise zu ändern. Erklären Sie unbedingt, warum Sie E-Mails auf eine bestimmte Weise gliedern oder warum Sie bestimmte Wörter meiden. 

5. Dem Vorgesetzten Feedback geben

Am Ende eines Feedbackgesprächs sollten die Teammitglieder genau wissen, wie sie sich verbessern können. Daher sollten Sie als Projektleiter nach dem Feedback immer Raum für Fragen lassen. 

Zudem sollten Sie positives Feedback zu den Aufgaben eines Projektmanagers, wie etwa Pünktlichkeit und Klarheit, einholen. Feedback funktioniert in beide Richtungen, deshalb sollten Sie das Team stets auffordern, Feedback über Sie zu geben. Wenn Sie Feedback von Projektmanagern einholen, können Sie beispielsweise Folgendes fragen:

• War mein Feedback hilfreich?

• Was könnte ich künftig in mein Feedback aufnehmen?

• In welcher Form möchten Sie Feedback am liebsten erhalten?

Besprechen Sie regelmäßig mit den Teammitgliedern, ob Sie die Art und Weise, wie Sie Feedback geben, verbessern können.

6. Mit einer Zusammenfassung zurückblicken

Nach formellen Feedbackgesprächen und Leistungsbeurteilungen empfiehlt sich immer eine Zusammenfassung der wichtigsten Erkenntnisse. Eine Zusammenfassung hilft sowohl Ihnen als auch dem Teammitglied, die Informationen besser zu verarbeiten. Eine Nachbereitung könnte so aussehen: 

“Hall ____,

vielen Dank, dass Sie sich heute die Zeit genommen haben, mit mir über Ihre Leistung zu sprechen. Hier eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten Erkenntnisse, die wir besprochen haben: 

• Punkt A

• Punkt B

• Punkt C

• Punkt D

Sollte einer der Punkte unklar sein, sagen Sie mir bitte Bescheid. Und wie immer, können Sie sich gerne an mich wenden, wenn Sie Fragen haben oder mir Feedback geben möchten. 

Vielen Dank für Ihren großartigen Einsatz. 

Ich wünsche Ihnen noch einen schönen Tag!‟ 

Eine solche E-Mail bestätigt, dass sich die Beteiligten einig sind und dass alle Rückmeldungen richtig verstanden wurden. 

7. Kontinuierliches Feedback fördern

Wer erst einmal die Kunst beherrscht, effektives Feedback zu geben, wird es nicht mehr als solches empfinden, sondern als eine kontinuierliche Zusammenarbeit zwischen sich und seinem Team. 

Bei Gesprächen mit einzelnen Teammitgliedern sollten Sie sich erkundigen, womit sie gerade beschäftigt sind oder ob es Projekte gibt, die eine besondere Herausforderung darstellen. Anhand dieser Fragen lässt sich feststellen, ob die Teammitglieder überlastet sind oder von zusätzlichen internen Schulungen profitieren könnten. Durch diese einfachen Fragen erhalten Sie einen umfassenden Einblick darüber, wie zufrieden und produktiv Ihr Team ist. 

Wenn Sie diese Tipps beherzigen, wird Feedback zum Projekt nach und nach Teil Ihres Tagesgeschäfts werden.

Effektive und ineffektive Feedbackstrategien

Projektleiter setzen eine Reihe von Techniken und Maßnahmen ein, wenn sie ihrem Team Feedback zum Projekt geben.

Der „Do, Try and Consider“-Ansatz

Das Konzept „Do, Try and Consider“ unterteilt das Projektfeedback in drei verschiedene Kategorien, die jeweils unterschiedliche Reaktionen bei den Mitgliedern des Projektteams hervorrufen sollen. 

• „Do‟-Feedback: Diese Art von Feedback ist ein Muss, und zwar für Projekte, die für das Unternehmen von großer Bedeutung sind. Folglich sollten Sie mit „Do‟-Feedback sparsam umgehen und es nur dann einsetzen, wenn die Auswirkungen des Projekts über Ihr Team hinausgehen oder es zu unumkehrbaren Folgen kommen könnte. 

• „Try“-Feedback: „Try“-Feedback bedeutet, dass ein möglicher nächster Schritt für ein Projekt vorgeschlagen wird, das Team aber für die Entscheidungsfindung zuständig ist. Beispielsweise können Sie mögliche Nachteile eines Projekts ausloten oder die Recherche vertiefen. Setzen Sie diese Strategie ein, wenn Sie der Meinung sind, dass die Ergebnisse zwar gut sind, aber noch besser oder ausgefeilter sein könnten. 

• „Consider“-Feedback: Das am meisten motivierendste Feedback ist das „Consider‟-Feedback, bei dem das Team einfach aufgefordert wird, Alternativen in Erwägung zu ziehen. Ob sich das Team Ihren Vorschlag zu Herzen nimmt oder nicht, liegt ganz bei ihm. 

McKinseys Feedbackmodell

Die Unternehmensberatung McKinsey & Company hat dieses Feedbackmodell entwickelt, um das Projektfeedback so zu gliedern, dass es in der Hierarchie mühelos sowohl nach oben als auch nach unten fließen kann. Laut dem McKinsey-Modell sollte das Feedback wie folgt aussehen:

• Spezifisch 

• Faktenbasiert

• Weniger persönlich 

• Unbestreitbar 

• Umsetzbar 

Anhand der oben genannten Kriterien sollten Sie Ihr Feedback wie folgt strukturieren: 

„Als Sie [X] gemacht haben, habe ich das als [Y] empfunden. Für die Zukunft würde ich Ihnen empfehlen, [Z] zu tun. 

Durch die Verknüpfung einer bestimmten Handlung mit einem daraus resultierenden Gefühl und einer empfohlenen Reaktion lassen sich alle oben genannten Elemente einbeziehen. Auch wenn diese Ausdrucksweise vor allem für die Konfliktlösunggilt, lässt sich diese Methode auf Ihre konkreten Anforderungen an das Feedback abstimmen.

SMART-Feedback

Sicher haben Sie schon von SMART-Zielen gehört. Aber wussten Sie, dass Sie diese Grundsätze auch auf Projektfeedback anwenden können? Zur Auffrischung: Das Akronym steht für: 

• Spezifisch

• Messbar 

• Ausführbar 

• Realistisch  

• Terminiert

Da konstruktives Feedback projektspezifisch, messbar, ausführbar, realistisch und terminiert sein sollte, sind all diese Merkmale wichtig.

Beim nächsten Feedback zu einem Projekt sollten Sie vorab das SMART-Akronym im Kopf durchgehen, um sicherzustellen, dass alle Kriterien erfüllt sind. Wenn nicht, sollten Sie Ihre Feedbackstrategie überarbeiten. 

Die COIN-Methode

COIN steht für „Context‟ (Kontext), „Observation‟ (Beobachtung), „Impact‟ (Wirkung) und „Next steps‟ (nächste Schritte). Anhand dieses Modells lassen sich Feedbacksitzungen so strukturieren, dass sie weniger konfrontativ und eher konstruktiv wirken. Der Prozess umfasst 4 Schritte:

1. Kontext: Im Schritt „Kontext“ legen Sie den Rahmen fest und erklären, warum das Gespräch stattfindet. Betonen Sie in diesem Schritt das Projektziel, damit klar wird, warum das Feedback wichtig ist. 

2. Beobachtung: Danach schildern Sie dem Teammitglied, was Sie an dessen Arbeit beobachtet haben. Dabei kann es sich sowohl um positives Feedback als auch um konstruktive Kritik handeln. Seien Sie dabei jedoch durchweg direkt. 

3. Wirkung: In der Phase „Wirkung“ wird die Bedeutung des Feedbacks näher beleuchtet. Erläutern Sie, wie Ihre Vorschläge dazu beitragen werden, dem gesetzten Ziel näher zu kommen. 

4. Nächste Schritte: In der vielleicht wichtigsten Phase, den „nächsten Schritten“, sollten Sie dem Teammitglied umsetzbare Verbesserungsmöglichkeiten vorschlagen. Seien Sie dabei so konkret wie möglich, z. B. indem Sie die Zusammenarbeit mit einem anderen Team anregen oder ein neues Tool zum Testen empfehlen. 

Positive Auswirkungen von Feedback im Projektmanagement

Feedback zu Projekten ist wichtig, weil es Prozesse beschleunigt, Teammitgliedern hilft, sich weiterzuentwickeln, zu besseren Ergebnissen führt und das Vertrauen zwischen Teams stärken kann. 

Wer regelmäßig einen Feedbackzyklus in seinen Arbeitsalltag einbaut, kann seine Produktivität steigern und bessere Ergebnisse erzielen. Hier erfahren Sie mehr über die Vorteile eines Feedbackzyklus für Ihr Team. 

Führt langfristig zu Zeitersparnis

Wenn Projektfeedback zum Tagesgeschäft gehört, besteht kein Grund zur Sorge, dass Projekte vom Kurs abkommen, weil zu viel überarbeitet werden muss. Die Berücksichtigung von Feedback während des gesamten Projektzyklus verringert Versäumnisse und sorgt für reibungslose Arbeitsabläufe. Durch die konsequente Überprüfung der Qualität lassen sich Rückschläge durch umfangreiche Überarbeitungen vermeiden.

Verbessert die Teamkultur

Kommunikation und Zusammenarbeit sind das Herzstück eines gelungenen Projektfeedbacks. Wenn sich Teammitglieder regelmäßig gegenseitig Feedback geben, entsteht ein engerer Zusammenhalt im Team und im Arbeitsumfeld. Und ein zusätzlicher Bonus? Sie erhalten gegenseitig Einblick in die Projekte der anderen Teammitglieder und können so neue Ideen für ihre eigene Arbeit entwickeln. 

Führt zu einem besseren Endprodukt

Für ein erfolgreiches Produkt gilt: Je mehr Köpfe, desto besser. Feedback zu einem Projekt schafft Raum für mehr Brainstorming und Zusammenarbeit im Entstehungsprozess, was stets zu einem überzeugenden Endergebnis führt.  

Fördert die berufliche Weiterentwicklung

Gutes und konstruktives Feedback kann gerade bei jüngeren Teammitgliedern, die ihre Kompetenzen ausbauen und verschiedene Meilensteine in ihrer Berufslaufbahn erreichen wollen, Wunder bewirken. Ein gelungenes Projektfeedback sollte dem Empfänger vermitteln, wie Erfolg im Team konkret aussieht. Denn dieses Wissen ist für das berufliche Wachstum von entscheidender Bedeutung. 

Führt zu einer eindeutigeren Kommunikation

In Ihrer Funktion als Teamleiter setzen Sie den Maßstab für die Kommunikation innerhalb des Teams. Wer regelmäßig eindeutiges und ehrliches Feedback gibt, wird merken, dass sich diese Routine auf die tägliche Kommunikation am Arbeitsplatzauswirkt. 

Da Kommunikation ein wesentlicher Bestandteil einer jeden Unternehmenskultur ist, sollten Sie durch Ihr Feedback ein Beispiel für klare Kommunikation setzen. 

Leistungssteigerung durch Projektfeedback

Regelmäßiges Feedback ist der Schlüssel zur Erzielung guter Ergebnisse. Feedback sorgt für qualitativ hochwertige Ergebnisse und ermöglicht eine ständige Zusammenarbeit und den Austausch von Erkenntnissen. Die Berücksichtigung von Feedback im Projektzyklus wirkt Wunder im Hinblick auf den Prozess und das berufliche Wachstum Ihres Teams.