Was ist ein Meilensteindiagramm und wozu dient es?

Mit Hilfe eines Meilensteindiagramms lassen sich die wichtigsten Schritte Ihres Projekts anschaulich darstellen. Jeder Meilenstein, den Ihr Team erreicht, bringt Sie der Fertigstellung Ihres Projekts einen Schritt näher. So vermitteln Meilensteine ein Erfolgserlebnis und machen Ihrem Team deutlich, wie die Arbeit, die es leistet, zum übergeordneten Projektziel beiträgt.

Und nicht nur für Ihr Team sind diese Meilensteine wichtig. Denn Sie können Ihr Meilensteindiagramm auch mit den Projektbeteiligten teilen, um den Projektfortschritt zu visualisieren und sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind.

Wie also erstellen Sie ein Meilensteindiagramm?

Im Folgenden werden wir einige der verschiedenen Möglichkeiten vorstellen, wie Sie diesen Schritt bei der Planung Ihres Projekts umsetzen können. Außerdem geben wir Ihnen Tipps, wie Sie durch das Definieren und Feiern von Meilensteinen die Moral Ihres Teams hoch halten können.

Was ist ein Meilensteindiagramm?

Ein Meilensteindiagramm ist eine visuelle Darstellung der wichtigsten Aufgaben, die Ihr Team im Verlauf eines Projekts zu erledigen hat.

Meilensteine dienen im Wesentlichen dazu, einen Überblick darüber zu erhalten, worauf Ihr Team noch hinarbeiten muss und was es bereits erreicht hat. Sie können sich die Meilensteine wie Sprossen auf einer Leiter vorstellen. Je höher Sie klettern, desto näher kommen Sie Ihrem Ziel – der Fertigstellung des Projekts.

Verschiedene Ansätze zur Erstellung von Meilensteindiagrammen

Zur Erstellung eines Meilensteindiagramms gibt es zahlreiche Möglichkeiten. Sie können Meilensteine zu Ihrer Projektzeitleisten-Vorlage hinzufügen, ein Gantt-Diagramm erstellen oder eine Work-Management-Software mit einem Zeitleisten-Tool verwenden.

Ein Gantt-Diagramm ist ein horizontales Balkendiagramm, das zur Veranschaulichung eines Zeitplans für ein Projekt, eine Aufgabe oder ein Programm herangezogen wird. Obwohl sich Gantt-Diagramme hervorragend zur Visualisierung Ihres Projektzeitplans und der Meilensteine eignen, können sie recht zeitaufwändig in der Erstellung sein und unübersichtlich werden, wenn Sie weitere Details hinzufügen. Die Vor- und Nachteile von Gantt-Diagrammen können Sie unserem umfassenden Leitfaden entnehmen.

Die optimale Alternative zu einem traditionellen Gantt-Diagramm ist die Nutzung eines modernen Projektzeitleisten-Tools. Schauen wir uns nun einmal an, welche Vorteile die Verwendung eines entsprechenden Projektplanungs- und Zeitleisten-Tools für die Erstellung Ihres Meilensteindiagramms bietet.

Welche Gründe sprechen für die Verwendung eines Projektmanagement-Tools zur Erstellung von Meilensteindiagrammen?

Um denselben Gesamtüberblick über Ihr Projekt zu erhalten wie durch ein Gantt-Diagramm, können Sie in Ihrer Work-Management-Software ein Zeitleisten-Tool verwenden. Die Verwendung einer Zeitleiste hat gegenüber einem Gantt-Diagramm gleich mehrere Vorteile:

• Ein Zeitleisten-Tool ist unkompliziert einzurichten und zu pflegen. Dies trifft insbesondere dann zu, wenn Sie neue Aufgaben hinzufügen oder Meilensteine anpassen müssen.

• Ihre Aufgaben und andere grundlegende Arbeiten können mit Ihrer Zeitleiste verknüpft werden und lassen sich in Echtzeit aktualisieren.

• Mit einem einzigen Mausklick können Sie Ihre Zeitleiste mit Ihrem Team oder anderen Beteiligten teilen.

In 7 Schritten zur Erstellung eines Meilensteindiagramms

Im Folgenden wollen wir den Prozess der Erstellung eines Meilensteindiagramms Schritt für Schritt erläutern, beginnend mit der Definition Ihrer Projektziele.

Schritt 1: Definition der Projektziele

Vor der Erstellung Ihres Meilensteindiagramms sollten Sie zunächst den allgemeinen Zeitplan und die Ziele Ihres Projekts klar definieren. Mit der Definition Ihrer Projektziele erhält Ihr Team ein genaues Verständnis für das angestrebte Projektergebnis. So kann es klar erkennen, worauf es hinarbeitet und weshalb die Arbeit wichtig ist. Anschließend legen Sie einen groben Zeitplan für Ihr Projekt fest, beginnend mit einem Start- und Enddatum.

Beispiel: Sie leiten die Kommunikationsabteilung, und Ihr Unternehmen fusioniert mit einem anderen Unternehmen. Das übergeordnete Projektziel besteht darin, die beiden Unternehmen erfolgreich zusammenzuführen. Das Startdatum Ihres Projekts ist die interne Bekanntmachung, das Enddatum ist durch das globale Unternehmens-Event zur Feier der erfolgreichen Fusion markiert.

Schritt 2: Erstellung einer Aufgabenliste

Da Sie nun Ihren groben Zeitplan sowie das übergeordnete Projektziel definiert haben, ist es an der Zeit, eine Aufgabenliste zu erstellen. Die Aufgaben sollten hierfür in chronologischer Reihenfolge erfasst und idealerweise mit Daten oder Datumsbereichen versehen werden. Dies erleichtert Ihnen die Arbeit im weiteren Verlauf des Prozesses.

Beispiel: Im Rahmen der Unternehmensfusion gehören zu Ihren Aufgaben u. a. die Erstellung des internen Ankündigungsnewsletters, die Terminierung von Fragerunden mit den Mitarbeitern, Pressekonferenzen zur Bekanntgabe der Fusion nach außen sowie die Planung des globalen Fusions-Events.

Schritt 3: Festlegung von Meilensteinen

Zur Festlegung Ihrer Meilensteine ist es zunächst erforderlich, dass Sie genau wissen, was ein Meilenstein überhaupt ist und was nicht.

Tendenziell sind Ziele wichtiger als Meilensteine. Ein Ziel beschreibt, was nach dem erfolgreichen Abschluss Ihres Projekts geschieht und wie Ihr Projekt mit den allgemeinen Unternehmenszielen in Einklang steht. Ein Meilenstein hingegen ermöglicht es Ihnen, sich auf einen bevorstehenden Projektabschnitt zu konzentrieren oder auf das bereits Erreichte zurückzublicken.

Meilensteine werden manchmal auch mit Ergebnissen verwechselt. Allerdings ist die Unterscheidung hier etwas deutlicher: Ein Ergebnis ist etwas Greifbares wie ein Bericht oder ein Produkt. Ein Meilenstein ist hingegen eher konzeptionell und markiert einen Checkpoint, auf den Ihr Team hinarbeiten kann.

Ob es sich um einen Meilenstein handelt oder nicht, können Sie anhand der folgenden Fragen erkennen:

• Hat diese Aufgabe Auswirkungen auf Ihre Fristen?

• Handelt es sich um einen wichtigen Punkt in Ihrem Projekt, der einen Fortschritt darstellt?

• Ist diese Aufgabe von Ihren Beteiligten zu prüfen?

• Ist das Projekt auch ohne diese Aufgabe durchführbar?

Falls Sie alle Fragen bis auf die letzte mit Ja beantworten können, haben Sie einen Meilenstein identifiziert.

Beispiel: Zur Ausarbeitung Ihres Fusionsprojekts und der zu erledigenden Aufgaben ist zunächst eine Kategorisierung der einzelnen Initiativen erforderlich:

• Die Gestaltung des internen Newsletters zur Bekanntgabe der Fusion ist eine Aufgabe.

• Die Versendung des Newsletters ist ein Ergebnis innerhalb des Projekts.

• Die Bekanntmachung der Fusion im Unternehmen (die Erledigung der beiden oben genannten Punkte) ist ein Meilenstein.

Schritt 4: Erstellung einer Zeitleiste

Nun ist es an der Zeit, die Puzzleteile zusammenzufügen und aus den Aufgaben, Zielen, Phasen, Ergebnissen und Meilensteinen eine Zeitleiste zu erstellen. Prüfen Sie noch einmal die Zeitrahmen, die Sie für Ihre Projektergebnisse festgelegt haben. Prüfen Sie auch, ob die Phasen hinreichend lang bemessen sind. Dies ist auch eine gute Gelegenheit zu prüfen, ob es eventuelle Abhängigkeiten gibt, die zu Engpässen führen könnten.

Fügen Sie alle Projektaufgaben und -phasen in Ihre Zeitleiste ein, definieren Sie Abhängigkeiten, passen Sie die Phasen bei Bedarf an und geben Sie anschließend To-dos, Ergebnisse und wichtige Meilensteine an. Nach Fertigstellung Ihrer Projektzeitleiste sollten Sie eine klare Visualisierung Ihres gesamten Projektplans vorliegen haben.

Beispiel: In einem Projekt in der Größenordnung einer Unternehmensfusion gibt es natürlich manche Aufgaben oder Phasen, die nicht begonnen werden können, bevor andere abgeschlossen sind. So müssen Sie zum Beispiel die aktualisierten Logos von Ihrem Marketingteam erhalten, bevor Sie die Pressemitteilung mit der Ankündigung der Fusion verschicken können. Um einen reibungslosen Ablauf Ihres Projekts zu gewährleisten, sollten Sie diese Abhängigkeiten auch in Ihrer Zeitleiste visuell darstellen.

Schritt 5: Freigabe Ihrer Zeitleiste

Nachdem die Zeitleiste nun vollständig ist, sollten Sie diese mit Ihrem unmittelbaren Team teilen, um sicherzustellen, dass nichts übersehen wurde. So kann Ihr Team überprüfen, ob alle Abhängigkeiten definiert wurden, alle Meilensteine in die Zeitleiste aufgenommen wurden und alle Projektphasen ausreichend bemessen sind, um Engpässe oder andere Schwierigkeiten während des Projekts zu vermeiden.

Sobald Ihr Team den Zeitplan für gut befunden hat, teilen Sie ihn mit Ihrem erweiterten Team. Auf diese Weise erhalten alle einen besseren Überblick über die Aufgaben und Phasen, die sie zu erledigen haben, um die Projektmeilensteine zu erreichen und das Projekt letztendlich zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen.

Beispiel: Vier Augen sehen mehr als zwei. Nachdem Sie Ihr Meilensteindiagramm mit einem Kommunikationsmanager geteilt haben, bemerkt dieser, dass Sie nicht genug Zeit für die Vorbereitung der internen Fragerunden für die Mitarbeiter eingeplant haben. Dadurch wäre Ihr Kommunikationsteam unter großen Zeitdruck geraten, was sich wiederum negativ auf die Einstellung des restlichen Unternehmens zur Fusion ausgewirkt haben könnte. Indem Sie die Zeitleiste aber anpassen, können Sie Ihrem Team die nötige Zeit zur Vorbereitung auf diese Projektphase verschaffen.

Schritt 6: Ergänzung der Dokumentation

Während des gesamten Projektlebenszyklus sollten Sie den jeweiligen Aufgaben, Phasen oder Meilensteinen sämtliche projektrelevante Dokumente, Notizen und andere Kommunikation hinzufügen. Ihr Meilensteindiagramm ist nie abschließend fertiggestellt. Vielmehr handelt es sich um ein kontinuierlich wachsendes Projektmanagement-Tool, das geändert und ergänzt wird, sodass es stets den aktuellen Zustand Ihres Projekts abbildet.

Durch die Verknüpfung wichtiger Informationen mit Ihrer Zeitleiste kann Ihr Team den Überblick darüber behalten, was bereits erledigt wurde, was gerade bearbeitet wird und was sich noch auf der To-do-Liste befindet.

Beispiel: Hat das Marketingteam das neue Logo freigegeben, können Sie die Datei mit der entsprechenden Aufgabe in Ihrer Zeitleiste verknüpfen. So kann jeder, der an dem Projekt beteiligt ist, das Design bei Bedarf problemlos auffinden und nutzen.

Schritt 7: Feiern von Meilensteinen

Das Erreichen eines Meilensteins sollte gebührend gefeiert werden! Je nachdem, welche Bedeutung der Meilenstein hat, könnten Sie eine Pizza ins Büro bestellen, Ihr Team am Freitagnachmittag früher Feierabend machen lassen oder allen einen Geschenkgutschein für ein örtliches Café überreichen. Die Anerkennung der harten Arbeit Ihres Teams stärkt die Moral und steigert die Motivation Ihrer Mitarbeiter.

Mit jedem erreichten Meilenstein kommt Ihr Team der Fertigstellung des Projekts einen Schritt näher. Behalten Sie den Projektfortschritt mithilfe Ihrer Zeitleiste im Auge und kommunizieren Sie erreichte Meilensteine mit allen Beteiligten. Denn auch sie werden es schätzen, den Fortschritt der Dinge mitverfolgen zu können.

Beispiel: Ihre Mitarbeiter haben unermüdlich daran gearbeitet, ein fantastisches globales Firmenevent anlässlich der offiziellen Fusion der beiden Unternehmen auf die Beine zu stellen. Alle waren begeistert und Ihr CEO betonte sogar, wie zufrieden er mit dem Ergebnis der Veranstaltung ist. Sie könnten diesen Meilenstein nun feiern, indem Sie Ihrem gesamten Team den darauffolgenden Montag frei geben, damit es vor der Projektnachbesprechung noch einmal Kraft tanken kann.

Andere Optionen zur Planung von Meilensteinen

Auch wenn eine Zeitleiste die beste Möglichkeit ist, Ihre Arbeit zu gliedern und einen umfassenden Überblick über Aufgaben, Ergebnisse und Fristen zu erhalten, bieten sich noch weitere Möglichkeiten zur Visualisierung und Planung von Meilensteinen.

Auch wenn diese Visualisierungen nicht die besten Projektmanagement-Tools sind, eignen sie sich doch hervorragend für Präsentationen oder Brainstorming.

In unserem Beispiel der Unternehmensfusion wird Ihr Kommunikationsteam vielleicht eine vereinfachte Version der Zeitleiste mit dem gesamten Unternehmen teilen wollen, wenn es die Fusion über den internen Newsletter ankündigt. Die Freigabe der Zeitleiste für Hunderte oder gar Tausende von Personen ist nicht nur unnötig, sondern auch riskant.

Erstellen Sie stattdessen eine vereinfachte grafische Darstellung, die lediglich die Meilensteine hervorhebt. Sie können auch eine modifizierte Version des Kanban-Boards erstellen, damit die Mitarbeiter einen besseren Eindruck davon bekommen, wer wozu einen Beitrag leistet.

Nie wieder Kopfschmerzen durch Tabellenkalkulationen

Wenn Sie sich vom Gantt-Diagramm verabschieden und stattdessen Zeitleisten verwenden möchten, sollten Sie sich das Zeitleisten-Tool von Asana einmal näher anschauen. Nutzen Sie eine der vorhandenen Vorlagen für Meilensteindiagramme in Asana oder erstellen Sie gleich Ihre eigene mit dem Zeitleisten-Tool.

Und keine Sorge: Sollten Sie Ihr Meilensteindiagramm bereits in Excel erstellt haben, können Sie Ihre CSV-Datei direkt in Asana importieren. Verabschieden Sie sich von Kopfschmerzen durch Tabellenkalkulationen und machen Sie sich an eine optimierte Projektplanung.