10 Fähigkeiten kompetenter Teamleiter

Julia Martins – FotoJulia Martins12. Juni 20227 Minuten Lesezeit
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Zusammenfassung

Sind Sie dafür verantwortlich, eine Gruppe von Personen so zu führen, dass sie ein Ziel erreicht? Lautet die Antwort ja, dann leiten Sie ein Team. Diese Rolle hat zwar Ähnlichkeit mit der eines Projektmanagers, jedoch umfasst die des Teamleiters auch das Mentoring und Coaching seines Teams. In diesem Artikel sehen wir uns die wichtigsten Aufgaben eines Teamleiters an und zeigen Ihnen, welche 10 Kompetenzen Sie zum wahren Profi in Sachen Teamleitung machen.

„Nur gemeinsam sind wir stark“ – Der Teamgeist ist für Teams von großer Bedeutung, aber dabei dürfen wir nicht vergessen, dass jedes leistungsstarke Team einen Teamleiter hat. Teamleiter tragen die Verantwortung für alle Vorgänge, von den täglichen Aufgaben bis hin zur bestmöglichen Unterstützung ihrer Teammitglieder, damit diese ihre Ziele auch wirklich erreichen können. 

Je nachdem, wie Ihr Unternehmen strukturiert ist, ist es womöglich etwas unklar, welche Verantwortlichkeiten ein Teamleiter hat und worin genau sich seine Rolle von der des Projektmanagers unterscheidet. In diesem Artikel beschreiben wir, was einen Teamleiter ausmacht und welche Tätigkeiten (nicht) in seinen Bereich fallen. Außerdem geben wir Ihnen 10 Tipps, wie Sie ein erstklassiger Teamleiter werden. 

Was ist ein Teamleiter? 

Ein Teamleiter ist für die Führung einer Gruppe von Personen im Zuge eines bestimmten Vorhabens oder zum Erreichen eines ausgewählten Ziels verantwortlich. Teamleiter sind nicht unbedingt auch Teammanager; diese beiden Positionen werden häufig vom Personalmanagement separate Rollen betrachtet. Der Teamleiter ist vor allem dafür zuständig, ein kollaboratives Arbeitsumfeld zu schaffen und die Richtung eines bestimmten Projektes oder Programms vorzugeben. 

Lesenswert: Führung vs. Management: Wo liegt der Unterschied?

Ein Teamleiter führt eine Gruppe an Mitarbeitern und gibt ihr Anweisungen für die Arbeitsvorgänge innerhalb eines Projekts oder Projekt-Portfolios. Er delegiert Aufgaben, behält den Fortschritt in Richtung der Ziele im Blick und coacht je nach Bedarf seine Teammitglieder. Teamleiter fungieren tatsächlich oft als Mentoren für ihr Team, selbst wenn sie nicht offiziell eine Führungsposition innehaben. 

Was beinhaltet die Jobbeschreibung eines Teamleiters?

„Teamleiter*in“ ist üblicherweise keine Jobbeschreibung. Deswegen müssen diejenigen, die Teams leiten, unterschiedlichste Rollen übernehmen können, von Management-Positionen bis hin zum „normalen“ Mitarbeiter. Manchmal finden sich Teamleiter auch in der Rolle des Projekt- oder Programmmanagers wieder, wobei hier deutlich wird, dass sie dann auch für die Organisation der Arbeit zuständig sind – auch wenn sie Teammitglieder nicht direkt managen.

Was fällt in den Aufgabenbereich eines Teamleiters?

Ein Teamleiter ist für bestimmte Arbeitsvorhaben verantwortlich, zum Beispiel ein Projekt, ein Programm oder auch ein Portfolio, das mehrere Projekte umfasst.

Zu den Hauptaufgaben eines Teamleiters gehören:

  • Die Organisation von Arbeitsabläufen

  • Die Kommunikation von Zielen

  • Die Vernetzung einzelner Aufgaben mit dazugehörigen Hintergrundinformationen

  • Das Delegieren von Aufgaben

  • Beispielhaftes vorangehen

  • Die Verteilung und Verwaltung von Ressourcen

  • Das Lösen von Problemen

  • Die Verwaltung des Projektfortschritts

  • Die Berichterstattung über den Fortschritt an Beteiligte

  • Das Training von Teammitgliedern, um deren Fähigkeiten zu verbessern

  • Die Motivation von Teammitgliedern, damit sie ihre Ziele erreichen

  • Die Förderung der Stärken der Teammitglieder sowie das Ermitteln von Bereichen mit Verbesserungspotenzial

  • Die Interessenvertretung hinsichtlich der Bedürfnisse des Teams

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Teamleiter vs. Projektmanager

In vielen Fällen gibt es Überschneidungen zwischen den Kompetenzen eines Teamleiters mit denen eines Projektmanagers. Das ist ganz normal: Bei vielen Teams sind der Teamleiter und der Projektmanager ein und dieselbe Person. 

Am besten lassen sich die Unterschiede erkennen, wenn man einen Blick auf die Ziele der jeweiligen Rolle wirft. Das Ziel eines Teamleiters ist es, seine Teammitglieder zu motivieren, damit Sie gute Leistungen erbringen können. Ein Projektmanager konzentriert sich hingegen mehr auf zu erzielende Ergebnisse und die dafür nötigen Aufgaben. 

Lesenswert: Alles, was Sie wissen müssen, um ein Projektmanager zu werden

Die 10 wichtigsten Fähigkeiten von Teamleitern

Ein kompetenter Teamleiter ist – unabhängig vom Projekt – in der Lage, sein Team selbstbewusst zu leiten und mit den Teammitgliedern zu kommunizieren. Im Folgenden besprechen wir 10 grundlegende Fähigkeiten, die einen Teamleiter ausmachen.

1. Zielmanagement

Warum ist diese Arbeit wichtig? Als Teamleiter sollten Sie diese Frage unbedingt beantworten können.

Jedes Projekt unterstützt ein Team oder trägt einen Teil zu einem Unternehmensziel bei. Leider fehlt in der Praxis aber oft die Verknüpfung zwischen Zielen und den dafür notwendigen, täglichen Arbeitsvorgängen. Wenn Teammitglieder die Ziele nicht kennen, zu denen sie mit ihrer Arbeit beitragen, fehlt ihnen die Motivation, um wirklich gute Leistungen zu erbringen. 

Kompetente Teamleiter klären den Kontext, sodass ihre Teammitglieder verstehen, warum ihre Aufgaben wichtig sind und wie sie mit der größeren Unternehmensvision zusammenhängen. Mithilfe dieser Informationen können Teammitglieder ihre Aufgaben effektiver priorisieren und sicherstellen, dass die wichtigsten To-dos auch wirklich fristgerecht erledigt werden.

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2. Die Fähigkeit, Arbeit voranzubringen

Sobald Ihr Team weiß, auf welche Ziele es hinarbeitet, braucht es eine klare Vorstellung davon, wie es sie erreichen kann. Als Teamleiter sind Sie wie der Kapitän eines Schiffs: Sie sind dafür verantwortlich, Ihre Besatzung auf Ihr Ziel auszurichten und dann aufzuzeigen, wie Sie es gemeinsam erreichen können. 

Mit drei zentralen Elementen können Sie sichergehen, dass Ihr Team bei der Arbeit effektiv vorankommt:

  1. Klare Kennzahlen festlegen. Teammitglieder können nicht wissen, ob sie auf dem richtigen Weg sind, wenn sie ihre Ziele nicht kennen. Legen Sie daher gleich zu Beginn SMART-Ziele fest. Damit können Sie messbare Ziele definieren und im Verlauf des Projekts ihren Fortschritt messen.

  2. Den Fortschritt nachverfolgen. Es reicht nicht, nur zu wissen, wohin die Reise geht. Sie müssen auch wissen, wo Sie derzeit stehen. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Teammitglieder die Möglichkeit haben, die Projektzeitleiste zu visualisieren und zu sehen, wer was und bis wann erledigt. 

  3. Updates kommunizieren. Als Teamleiter gehört es auch zu Ihren Aufgaben, den Fortschritt zu überwachen und Updates an das Projektteam und alle relevanten Beteiligten zu schicken. Am besten funktioniert das mit Projektstatusberichten. Damit verschaffen Sie Ihrem Team Klarheit darüber, ob Ihr Projekt nach Plan verläuft, gefährdet ist oder vom Plan abweicht.

3. Kommunikationsfähigkeit

Personen in Führungspositionen ist eines gemein: Sie benötigen hervorragende Kommunikationsfähigkeiten. Und das gilt auch für Teamleiter. Dazu gehört es, mit Teammitgliedern über die Arbeit zu sprechen, Projektbeteiligte über den Fortschritt zu informieren und je nach Bedarf des Projektteams auch die Koordination von funktionsübergreifenden Partnern zu übernehmen. Beachten Sie unbedingt, dass hier sowohl die verbale als auch die nonverbale Kommunikation gemeint sind, denn tatsächlich läuft ein beachtlicher Teil der Kommunikation über Körpersprache und Mimik.

Kommunikation umfasst unter anderem diese zentralen Aspekte:

Es braucht Zeit, um zwischenmenschliche Fähigkeiten wie die Kommunikationsfähigkeit zu entwickeln. Machen Sie sich daher keine Sorge, wenn das Kommunizieren noch nicht zu Ihren größten Stärken zählt. Wenn Sie gerade damit beginnen zu lernen, wie man gute Beziehungen aufbaut, ist ein Kommunikationsplan eine nützliche Starthilfe. Ein Kommunikationsplan ist eine Art Leitfaden dafür, was wo kommuniziert wird, also zum Beispiel welche Informationen asynchron über Ihr Projektmanagement-Tool geteilt werden und welche Inhalte Sie bei Ihren wöchentlichen Team-Meetings besprechen.  

Lesenswert: Die zentrale Bedeutung der emotionalen Intelligenz

4. Organisationsfähigkeit

In vielen Fällen sind Teamleiter auch Projektmanager. Aber selbst, wenn Sie kein Projektmanager sind, liegt die Verantwortung für die Organisation der Arbeitsvorgänge Ihres Teams bei Ihnen. Als Teamleiter führen Sie Ihr Team in Richtung eines Ziels. Und damit Sie dieses Ziel auch erreichen können, ist eine gute Organisation unerlässlich. 

Organisieren Sie die Informationen für Ihr Team am besten mithilfe einer zentralen Informationsquelle. Ihre Mitarbeiter müssen sich auf Sie verlassen können und wissen, dass Sie alle für ihre Arbeit benötigten Informationen zur Verfügung stellen. 

Die beste Möglichkeit, um ein wirklich nützliches Organisationssystem für Ihr gesamtes Team zu erstellen, bieten Ihnen Work-Management-Tools wie Asana. Asana hilft Ihnen, Arbeitsvorgänge zu erfassen, Projekte zu managen und den Fortschritt auf dem Weg zu Ihren Zielen im Blick zu behalten und mit Beteiligten zu teilen. Wenn alle Teammitglieder genau wissen, wer was bis wann erledigt, können sie Bestleistungen erbringen. 

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5. Delegieren

Den besten Teamleitern ist bewusst, dass sie sich nicht selbst um alles kümmern können. Bereits Aristoteles wusste, dass das Ganze mehr ist als die Summe seiner Teile, und dieses Wissen ist ein zentraler Aspekt bei der Leitung von Teams. Für das Coaching und Mentoring ist es von großer Bedeutung, dass Sie Aufgaben delegieren können. Dies sorgt nicht nur für reibungslose Abläufe, sondern gibt Ihren Teammitgliedern auch die Möglichkeit, sich auszuprobieren und neue Fähigkeiten zu erlernen. 

Damit Sie Arbeiten effektiv delegieren können, müssen Sie zunächst die Stärken, Schwächen und Interessen eines jeden Mitarbeiters kennen. Auf diese Weise wissen Sie, wem Sie welche Aufgabe anvertrauen können und wer welche neuen Fähigkeiten erlernen möchte. Denken Sie immer daran, dass Teammitglieder, denen Sie Arbeiten zuweisen, diese vielleicht anders erledigen, als Sie es gemacht hätten. Ein wichtiger Teil beim Delegieren ist es, loszulassen und Ihren Mitarbeitern die Zügel zu übergeben. 

Wenn es Ihnen schwer fällt, Aufgaben zu delegieren, erstellen Sie am besten eine Eisenhower-Matrix. Oder greifen Sie im Zweifelsfall auf diesen vierstufigen Prozess zurück:

  1. Ermitteln Sie, welche Arbeitsvorgänge delegiert werden können.

  2. Klären Sie, wie dringlich und wichtig die jeweiligen Aufgaben sind, damit Ihre Teammitglieder sie entsprechend priorisieren können.

  3. Bieten Sie bei Bedarf eine nötige Schulung an.

  4. Und abschließend: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser.

6. Problemlösungsfähigkeit

Kein Projekt verläuft gänzlich ohne Probleme. Genau aus diesem Grund müssen Teamleiter hervorragende Problemlöser sein, die flexibel im Denken sind und rasch neue Lösungen finden. Sie können diese Fähigkeit trainieren. Nutzen Sie alle verfügbaren Hintergrundinformationen, um die wichtigsten Arbeitsvorgänge zu priorisieren und zu filtern, welche Probleme vorrangig in Angriff genommen werden müssen. Auf diese Weise können Sie die besten Entscheidungen für Ihr Team treffen. 

Wenn die Problemlösung im professionellen Kontext noch Neuland für Sie ist, unterstützt Sie zu Beginn die Beantwortung der folgenden Fragen:

  • Wie wird das Team an die Arbeit herangehen?

  • Was ist in diesem Augenblick das Wichtigste?

  • Worauf müssen sich die Teammitglieder konzentrieren?

  • Wie wird sich diese Entscheidung auf das Team auswirken?

Lesenswert: Mit diesen Problemlösungsstrategien machen Sie Ihr Team zu kompetenten Problemlösern

7. Zeitmanagement

Teamleiter sind Profis in Sachen Zeitmanagement und wissen genau, wie Sie Arbeitsvorgänge priorisieren müssen. Mithilfe von Zeitmanagement-Strategien und -Tools können Sie Ihre Zeitmanagement-Fähigkeiten weiterentwickeln, um Ihre Arbeitszeit optimal zu nutzen. Ermutigen Sie auch Ihre Teammitglieder dazu, verschiedene Zeitmanagement-Strategien auszuprobieren, um herauszufinden, welche sie am besten unterstützt. 

Da es eine Vielzahl an unterschiedlichen Methoden gibt, haben wir hier eine kleine Übersicht für Sie zusammengestellt: 

  • Bei der GTD-Methode werden arbeitsbezogene Informationen in einem externen Tool zusammengefasst, damit Sie Ihr Gehirn entlasten und sich auf wichtige, fachbezogene Arbeit konzentrieren können.

  • Beim Time Blocking fassen Sie ähnliche Aufgaben zusammen, die Sie in einem Zeitblock bearbeiten können. Diese Zeitblöcke tragen Sie in Ihren Kalender ein.

  • Mithilfe der Pomodoro-Technik teilen Sie die Arbeit in Sprints auf und planen Pausen ein, um sowohl Ihre Produktivität als auch Ihre Konzentration zu steigern.

  • Das Pareto-Prinzip, auch als 80/20-Regel bekannt, hilft Ihnen, in 20 % Ihrer Zeit 80 % Ihrer Arbeitsergebnisse zu erreichen.

  • Die „Iss den Frosch“-Methode ermutigt Sie dazu, Ihre größte oder unangenehmste Aufgabe (den Frosch) gleich zu Beginn Ihres Arbeitstages zu erledigen, um Bestleistungen zu erreichen. 

8. Verwaltung des Arbeitspensums 

Als Teamleiter ist es Ihre Verantwortung, Ihr Team beim Erreichen seiner Ziele zu unterstützen. Das bedeutet auch sicherzustellen, dass Sie den gewünschten Fortschritt erzielen und alle Arbeitsvorgänge nach Plan verlaufen. Gleichzeitig müssen Sie darauf achten, dass niemand in ein Burnout schlittert. Erkundigen Sie sich bei Team- und Einzelmeetings, wie es Ihren Mitarbeitern mit ihrem jeweiligen Arbeitspensum geht, ob Prioritäten verändert werden müssen und ob jemand Arbeit delegieren möchte. 

Als Teamleiter sollten Sie die Arbeitsauslastung der einzelnen Teammitglieder stets im Blick behalten. Allerdings ist das nicht immer möglich und vor allem wenn Ihr Team wächst eine besondere Herausforderung. Damit Sie dennoch zu jeder Zeit wissen, welches Teammitglied woran arbeitet, nutzen Sie am besten ein Workload-Management-Tool. Das ist auch hilfreich, wenn Ihre Teammitglieder an verschiedenen Projekten gleichzeitig arbeiten und dadurch auch Aufgaben haben, in die Sie üblicherweise keinen Einblick hätten. Wenn aber alles an einem zentralen Ort erfasst wird, können Sie sich mit einem Klick eine Übersicht verschaffen und Überlastung verhindern.

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9. Teambuilding

Als Teamleiter sind Sie nicht nur das organisatorische Genie Ihres Teams, Sie sind auch dafür verantwortlich, Ihre Mitarbeiter zu motivieren und bei Bedarf zu ermutigen. Um als Teamleiter effektiv arbeiten zu können, sollten Sie Teambuilding-Aktivitäten mit einbauen und dafür sorgen, dass sich alle Mitarbeiter als Teil des Teams fühlen. 

Der erste Schritt beim Teambuilding ist sicherzustellen, dass alle die Teamziele kennen, damit Sie gemeinsam an einem Strang ziehen können. Aber das ist natürlich noch nicht alles. Wenn Sie ein effektives Team aufbauen wollen, achten Sie auf folgende Punkte:

  • Führen Sie je nach Dauer Ihres Projekts wöchentliche oder tägliche Überprüfungen durch.

  • Evaluieren Sie die Leistung Ihres Teams und spornen Sie Ihre Mitarbeiter zu Bestleistungen an.

  • Nehmen Sie sich Zeit für Teambuilding-Spiele.

  • Nutzen Sie Kennenlernfragen, um mehr über Ihr Team zu erfahren.

10. Mentoring und Coaching

Ein wesentlicher Teil Ihrer Rolle als Teamleiter ist das bedarfsorientierte Coaching, Training und Mentoring Ihrer Mitarbeiter. Vielleicht ist das aktuelle Projekt für Ihre Teammitglieder noch neu, vielleicht haben sie auch Fragen zur Bearbeitung einer bestimmten Aufgabe. Wenn Sie die Lösung für ihr Problem kennen, können Sie Coaching anbieten, andernfalls leiten Sie die Person an eine geeignete Ansprechperson weiter, die bei der Problemstellung behilflich sein kann. 

Selbst wenn Sie kein Personalmanager sind, liegt es als Teamleiter in Ihrer Verantwortung, Ihre Teammitglieder zu unterstützen und zu fördern. Investieren Sie in Ihre Führungsfähigkeiten und entwickeln Sie Ihre emotionale Intelligenz weiter, damit Sie Ihren Mitarbeitern bei Bedarf helfen können.

Hervorragende Organisation – mit Projektmanagement

Sie können nur dann wirklich effektiv arbeiten, wenn Sie klar kommunizieren und Informationen mit Ihren Teammitgliedern teilen können. Probieren Sie ein Projektmanagement-Tool aus, um die Transparenz in Ihrem Team zu verbessern. Bieten Sie Ihren Teammitgliedern die nötige Klarheit, damit Sie auf dem Laufenden bleiben, effektiv zusammenarbeiten und Bestleistungen erbringen können. 

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