So wird eine effektive Tagesordnung für ein Meeting erstellt (mit Vorlage)

Team Asana – FotoTeam Asana10. Dezember 20227 Minuten Lesezeit
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Vorlagen

Zusammenfassung

In der Tagesordnung steht, worum es bei einem Meeting geht und wie sich das Team darauf vorbereiten kann. Im Idealfall teilen Sie dem Team mithilfe der Tagesordnung den Zweck des Meetings mit, weisen den Teammitgliedern einzelne Punkte oder Aufgaben zu und legen für jeden Tagesordnungspunkt einen realistischen Zeitrahmen fest. Eine aussagekräftige Tagesordnung steigert die Effektivität des Meetings und hält Ihr Team auf Kurs.

Kennen Sie dieses ungute Gefühl, das sich einstellt, wenn Sie nicht wissen, warum Sie in einem Meeting sitzen und was Sie dort erwartet? Ein Meeting ohne Tagesordnung verursacht genau dieses Gefühl – deshalb sind wir der Meinung, dass Tagesordnungen ein fester Bestandteil Ihrer Meeting-Kultur sein sollten.

Eine effektive Tagesordnung vermittelt den Zweck des Meetings, gibt dem Team die Möglichkeit, die Tagesordnungspunkte vorzubereiten, und sorgt dafür, dass alle den Überblick behalten.

Ganz gleich, ob Sie sich auf Ihre nächste Vorstandssitzung, eine Mitarbeiterbesprechung oder ein Geschäftstreffen vorbereiten – wir helfen Ihnen dabei, eine Tagesordnung zu erstellen, die das Potenzial des Meetings voll ausschöpft.

Bewährte Vorgehensweisen für Meeting-Tagesordnungen

Zunächst einige unserer Lieblingstipps zur Erstellung einer erstklassigen Tagesordnung, mit deren Hilfe Sie das Beste aus Ihrem Meeting herausholen:

  • Sie sollten die Tagesordnung so zeitig wie möglich erstellen und verteilen. Spätestens eine Stunde vor dem Meeting sollten Sie die Tagesordnung verteilen. So kann sich jeder Teilnehmer auf die bevorstehenden Themen vorbereiten. Ihr Team kann Ihnen auch Fragen oder zusätzliche Tagesordnungspunkte übermitteln, die vor dem Meeting abgestimmt werden können. Zudem fällt es den Teammitgliedern viel leichter, sich während des Meetings zu konzentrieren, wenn sie die Möglichkeit hatten, sich entsprechend vorzubereiten.

  • Verlinken Sie vorab relevante Unterlagen zur Vorbereitung. Dabei kann es sich um die Präsentationsunterlagen, zusätzlichen Kontext oder eine frühere Entscheidung handeln. So sind alle Teilnehmer auf dem gleichen Stand und bereit, die Diskussion voranzutreiben, statt zahlreiche Fragen zu stellen, deren Klärung dann viel Zeit in Anspruch nimmt.

  • Bestimmen Sie einen Moderator für jeden Tagesordnungspunkt. Erinnern Sie sich noch, wie es war, in der Schule aufgerufen zu werden und die Antwort nicht zu wissen? Das ist ein ziemlich unangenehmes Gefühl, das Sie bei Ihren Teamkollegen sicherlich nicht hervorrufen wollen. Benennen Sie vor dem Meetings für jeden Tagesordnungspunkt einen Moderator, damit sich dieser auf eine kurze Zusammenfassung des Themas, Fragen und Feedback vorbereiten kann.

  • Definieren Sie Tagesordnungspunkte und ordnen Sie diese nach Priorität. Unterscheiden Sie zwischen drei Kategorien von Tagesordnungspunkten: Informationen, Diskussionsthemen und Aktionspunkte. Eine klare Definition des Zwecks der einzelnen Tagesordnungspunkte hilft den Teammitgliedern zu verstehen, was am wichtigsten ist und angepackt werden soll. Zudem sollten Sie Prioritäten setzen: Einige Punkte sind am wichtigsten und müssen während des Meetings unbedingt besprochen werden, und andere können asynchron behandelt werden, falls die Zeit knapp wird.

  • Halten Sie Notizen und Aktionspunkte während des Meetings anhand der Tagesordnung fest. So befinden sich alle Informationen zum Meeting an einem Ort. Wenn ein Teilnehmer Fragen zu Entscheidungen oder Aktionspunkten aus dem Meeting hat, kann er sie leicht finden. Wenn es noch einfacher gehen soll: Verwenden Sie Asana, damit Sie Aktionspunkte und nächste Schritte zuweisen können, um sicherzustellen, dass nichts untergeht. Asana lässt sich auch mit Zoom integrieren, so dass Sie Ihre Zoom-Aufzeichnung bzw. das Meeting-Transkript direkt in die Tagesordnung-Aufgabe einfügen können.

3 Arten von Tagesordnungspunkten
  • Kategorisieren Sie die Tagesordnungspunkte, um für einen flüssigen Ablauf zu sorgen. Zur Steigerung der Produktivität sollten Sie eine Meeting-Tagesordnung erstellen, die optimal strukturiert ist. Fassen Sie ähnliche Punkte zusammen, und stellen Sie sicher, dass diese aufeinander aufbauen können. Führen Sie also beispielsweise alle Informationspunkte vor den Diskussionspunkten auf; so haben Teilnehmer alle Informationen, die sie dann für die Diskussion benötigen.

  • Planen Sie für jeden Tagesordnungspunkt ausreichend Zeit ein. Niemand wird sich über eine Sitzung beschweren, die schneller als geplant über die Bühne geht – länger als geplant bleiben zu müssen, bereitet allerdings weniger Spaß. Planen Sie für jeden Tagesordnungspunkt ausreichend Zeit ein, indem Sie den Zeitbedarf abschätzen und ein paar Minuten als Puffer einplanen. Das hilft Ihrem Team, auf Kurs zu bleiben – und mit dem nächsten Thema weitermachen, falls die Zeit mal doch nicht reicht.

Mit diesen bewährten Vorgehensweisen stellen Sie sicher, dass Ihre Tagesordnung zuverlässig ist und ihren Zweck erfüllt – vor, während und nach dem Meeting.

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Warum eine Tagesordnung so wichtig ist

Ob Sie nun von zu Hause aus arbeiten und sich online austauschen oder im Büro sitzen und sich persönlich treffen – Meetings können unglaublich anstrengend sein. Es mag zwar ganz nett sein, mit Smalltalk zu beginnen, um sich besser kennenzulernen oder sich darüber zu informieren, was die Teilnehmer am vergangenen Wochenende so alles unternommen haben; zielführend oder produktiv ist das jedoch sicher nicht. Eine Tagesordnung kann dem Team helfen, das Potenzial jedes Meetings, das Sie abhalten, voll auszuschöpfen.

Unsere Untersuchungen zeigen, dass unnötige Meetings im Jahr 2020 ganze 157 Stunden in Anspruch nahmen, verglichen mit 103 im Jahr 2019. Das sind bei einer 40-Stunden-Woche fast vier Wochen verschwendete Zeit. Genau an dieser Stelle kommt die Tagesordnung ins Spiel. Bei richtiger Vorgehensweise merken Sie bereits beim Erstellen der Tagesordnung, ob ein Meeting tatsächlich notwendig ist. Wenn Sie feststellen, dass alles, was auf Ihrer Tagesordnung steht, eigentlich asynchron besprochen werden kann, können Sie das Meeting getrost absagen und Ihre Mitteilung als zeitsparende E-Mail verschicken.

Das heißt natürlich nicht, dass alle Meetings durch E-Mails ersetzt werden sollten. Wenn Sie davon überzeugt sind, dass das Meeting gerechtfertigt und notwendig ist, damit Ihr Team vorankommt, sollten Sie es abhalten. Erstellen Sie jedoch immer eine Tagesordnung, bevor Sie zusammenkommen, damit die Teammitglieder wissen, was Sie besprechen werden und warum das Meeting wichtig ist.

Kostenfreie Tagesordnungsvorlage

Auch diese Gründe sprechen für die Erstellung einer Tagesordnung:

  • Anhand der Tagesordnung kann sich jeder auf das Meeting vorbereiten. Im Idealfall gibt es für jedes Thema auf der Tagesordnung einen eigenen Moderator. Wenn jeder, der am Meeting teilnimmt, bereits im Vorfeld weiß, wofür er zuständig ist, kann er sich vorbereiten und während des Meetings effizienter mitwirken.

  • Sie zeigt, dass Sie die Zeit Ihres Teams wertschätzen. Erhält Ihr Team eine gut durchdachte Tagesordnung, wird es sofort erkennen, dass das Meeting tatsächlich notwendig ist. Gleichzeitig ist die Tagesordnung eine Roadmap, die Sie während des Meetings auf Kurs hält und Zeitverschwendung verhindert.

Respektieren Sie den Zeitaufwand Ihres Teams
  • Aus der Tagesordnung geht klar hervor, was besprochen werden soll und was nicht. Mithilfe einer Tagesordnung können Sie Grenzen setzen und sicherstellen, dass ausschließlich die auf der Tagesordnung stehenden Themen behandelt werden. Sollte während des Meetings ein neues Thema auftauchen, das besprochen werden muss, notieren Sie es einfach in Ihrem Protokoll und greifen es später wieder auf: entweder am Ende des Meetings (wenn Sie schneller als erwartet fertig geworden sind), asynchron oder im nächsten Meeting.

  • Sie hält das Team auf Kurs. Die Tagesordnung verhindert, dass Ihr Team abschweift – sei es durch Gespräche über Themen, die nicht auf der Tagesordnung stehen (wie etwa das Grillfest bei Lena am Abend zuvor), oder indem es sich übermäßig viel Zeit für einen Punkt nimmt, für den eine bestimmte Dauer vorgesehen war.

  • Die Tagesordnung sorgt für klare Zielsetzung sowie Struktur. Gibt es einen klaren Plan, an den sich jeder zu halten hat, kennt Ihr Team von Anfang an Zweck und Ziel des Meetings. Mithilfe der Tagesordnung kann es seine Aufmerksamkeit auf Möglichkeiten der Zusammenarbeit lenken, sei es bei einem Brainstorming, einem Town Hall-Treffen oder dem täglichen Standup-Meeting.

  • Nachverfolgung der nächsten Schritte und Aktionspunkte, damit nichts übersehen wird. Erfassen Sie während des Meetings die nächsten Schritte bzw. Aktionspunkte direkt in der Tagesordnung. Durch das direkte Hinzufügen geraten diese Punkte nach Ende des Meetings nicht in Vergessenheit.

Ein Treffen gibt Ihrem Team auch immer die Möglichkeit, sich besser kennenzulernen. Am besten planen Sie als Auftakt des Meetings einige Minuten für Smalltalk in die Tagesordnung ein. So vermeiden Sie, dass er immer wieder während des Meetings aufkommt, was den Gesprächsfluss unterbrechen und die Produktivität des Teams reduzieren würde.

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Was macht eine gute Tagesordnung aus?

Jetzt wissen Sie, warum eine Tagesordnung wichtig ist – doch wie erstellt man eine Tagesordnung, die all diese Punkte abdeckt?

Werfen wir einen Blick auf die Elemente, die eine Tagesordnung beinhalten sollte:

  • Zweck des Meetings: Alle Teilnehmer sollten der Tagesordnung entnehmen können, was der Zweck des Meetings ist, welche Themen diskutiert und welche Entscheidungen getroffen werden sollen. Dabei sollte die Tagesordnung gerade so viel Kontext enthalten, dass sich Ihr Team vor Beginn des Meetings mit dem Thema vertraut machen kann.

So geben Sie den Zweck eines Meetings in der Tagesordnung an
  • Die Meeting-Teilnehmer: In der Tagesordnung sollten nicht nur die einzelnen Teilnehmer aufgeführt sein, sondern auch, wer für welchen Punkt der Tagesordnung zuständig ist.

  • Die Gesamtdauer und die für den jeweiligen Tagesordnungspunkt vorgesehene Zeit: Anfangs mag es schwierig sein, festzulegen, wie viel Zeit für die einzelnen Tagesordnungspunkte aufgewendet werden soll. Wenn Sie jedoch einmal den Dreh raus haben, werden Sie feststellen, dass es sich lohnt. Es empfiehlt sich immer, einige Minuten mehr einzuplanen, als Sie voraussichtlich brauchen werden, falls eine Frage oder ein Diskussionspunkt auftaucht, der während des Meetings geklärt werden muss.

  • Eine Übersicht über die Gesprächspunkte: Auf der Tagesordnung sollten alle Punkte stehen, die während des Meetings erörtert werden sollen, damit alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind. Dabei kann es sich um Themen für ein Brainstorming, anstehende Entscheidungen oder offene Fragen handeln. Durch die Auflistung aller Gesprächspunkte werden Grenzen gesetzt und Ihr Team kann sich auf jeden einzelnen Tagesordnungspunkt vorbereiten.

Wir haben die Grundzüge einer Tagesordnung formuliert. Nun verraten wir Ihnen noch einige zusätzliche Tipps, mit denen Sie Tagesordnungen noch besser erstellen und zu einem festen Bestandteil Ihrer Meeting-Kultur machen können.

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Beispiel für eine Tagesordnung

Wir haben erörtert, was eine gute Tagesordnung ausmacht und was Sie vermeiden sollten, doch wie immer ist es am einfachsten, anhand eines Beispiels aus der Praxis zu lernen. Werfen wir einen Blick auf eine in Asana erstellte Tagesordnung für ein Projekt-Kick-off-Meeting:

[Produkt-UI] Meeting-Tagesordnung, Projekt-Kick-off in Asana (Aufgaben)
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Jedem Punkt ist eine Timebox und ein Teamkollege zugeordnet, damit jeder weiß, wann er an der Reihe ist und wie lange er für die Diskussion oder Präsentation Zeit hat. Für mehr Transparenz und eine bessere Zusammenarbeit sind der Tagesordnung außerdem relevante Dateien beigefügt, die so allen Teammitgliedern zugänglich gemacht werden.

Von der Tagesordnung zu einem effizienten Meeting

Eine wunderbar organisierte und detaillierte Tagesordnung, die Ihr Team vor dem Meeting einsehen kann, ist eine Sache – sie während des Meetings als Hilfsmittel zu verwenden etwas völlig anderes. Anhand dieser Tipps wird Ihre Tagesordnung während des Meetings genauso nützlich sein wie bereits bei der Vorbereitung:

  • Halten Sie sich an die Tagesordnung. Die beste Tagesordnung ist nutzlos, wenn Sie sich während des Meetings nicht daran halten. Springen Sie nicht zwischen den einzelnen Tagesordnungspunkten hin und her, sondern halten Sie sich strikt an die zuvor festgelegten Prioritäten.

  • Halten Sie sich an die Zeitvorgaben. Ein bisschen Smalltalk oder eine kurze Nachfrage zu Beginn des Meetings kann durchaus helfen, Spannungen abzubauen und die Stimmung aufzulockern. Deshalb sollten Sie dafür drei bis fünf Minuten einplanen – und den Zeitrahmen einhalten. Bilder von dem entzückenden Halloween-Kostüm von Leonards Sohn können ja an anderer Stelle bewundert werden; Sie benötigen ausreichend Zeit, um die Ziele Ihres Meetings zu erreichen.

  • Bestimmen Sie einen Protokollführer. Bestimmen Sie zu Beginn des Meetings eine Person, die sämtliche Fragen, Rückmeldungen, Aufgaben und Ideen, die während des Meetings aufkommen, notiert. Diese Aufgabe kann im Turnus wechseln, so dass jeder Mitarbeiter im Team zu einem bestimmten Zeitpunkt einen Beitrag leisten kann. Im Idealfall wird dieses Protokoll am selben Ort wie die Tagesordnung abgelegt – so können die Teammitglieder die Notizen einsehen und viel leichter einen Bezug zu den Tagesordnungspunkten herstellen.

  • Vergessen Sie nicht die Nachbereitung. In der Regel ist der Protokollführer dafür verantwortlich, das Protokoll nach dem Meeting zu verteilen. Darin sollten alle während des Meetings getroffenen Entscheidungen, noch zu erledigende Aufgaben und unbeantwortete Fragen festgehalten werden. Weisen Sie die Aufgaben nach Möglichkeit Teamkollegen zu und versehen Sie Aktionspunkte jeweils mit einem Fälligkeitsdatum, damit die Zuständigkeit geklärt ist.

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Optimale Gestaltung von Meetings mit Asana

Mit Asana können Sie die Tagesordnung, die Protokolle und die Aktionspunkte Ihres Meetings an einem zentralen Ort speichern. Teilen Sie die Tagesordnung ganz einfach mit Ihrem Team, und weisen Sie Tagesordnungspunkte in Echtzeit zu, damit nichts übersehen wird.

Wenn Sie Ihre Meetings mit einem zentralen Tool optimieren, verringert sich die Menge an Arbeit rund um die Arbeit, die Ihr Team zu bewältigen hat. Dank Asana machen Sie die Teilnehmer mit dem Zweck des Meetings vertraut und ermöglichen produktive Meetings, die allen Spaß machen.

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