Vorlage für Einzelgespräche

Mit einer Vorlage für Einzelgespräche schaffen Sie Vertrauen und fördern die Zusammenarbeit. Außerdem behalten Sie stets den Überblick über die Tagesordnungspunkte, Notizen und nächsten Schritte – und zwar alles an einem Ort.

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[Produkt-UI] Projekt in Asana – Tagesordnung für Einzelgespräche mit Diskussionsthemen und Aktionspunkten (Listenansicht)

Ein großartiger Manager schafft in seinem Team eine Kultur des Vertrauens. Um eine Atmosphäre zu schaffen, in der jeder frei über seine Gedanken und Probleme sprechen kann, brauchen Sie allerdings einen sicheren Raum, in dem solche Gespräche stattfinden können. Am besten eignen sich hierfür Einzelgespräche.

Was ist ein Einzelgespräch?

Ein Einzelgespräch ist ein Gespräch zwischen zwei Teammitgliedern – in der Regel zwischen dem Vorgesetzten und seinem Mitarbeiter. Solche Gespräche werden zum Beispiel geführt, um sich über den Status eines Projekts auf dem Laufenden zu halten, berufliche Ziele zu besprechen, Fragen zu stellen oder Feedback zu geben. 

Falls noch nicht geschehen, sollten Sie regelmäßig Einzelgespräche mit all Ihren Mitarbeitern führen, um zu erörtern, was in der vergangenen Woche passiert ist und was für die kommende Woche ansteht. Planen Sie solche Gespräche am besten wöchentlich oder alle zwei Wochen ein, damit Ihre Mitarbeiter sich terminlich darauf einstellen können. 

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Bei dem Aufwand, den es kostet, gute Leute zu finden, sollte man seine Mitarbeiter dabei unterstützen, über sich selbst hinauszuwachsen.”
Justin Rosenstein, Mitbegründer von Asana

Was ist eine Vorlage für ein Einzelgespräch?

Einzelgespräche sind wichtig, aber ohne klare Struktur und Tagesordnung können sie sich manchmal sinnlos anfühlen. Holen Sie und Ihr Mitarbeiter das meiste aus Ihrer gemeinsamen Zeit heraus, und zwar an einem Ort, an dem Sie Tagesordnungen teilen und Aktionspunkte erfassen können. 

Und hier kommt Ihre Vorlage für Einzelgespräche ins Spiel: Damit können Sie ganz einfach festlegen und nachverfolgen, was Sie und Ihr Mitarbeiter heute besprechen möchten, sämtliche Aktionspunkte durchgehen und die langfristige berufliche Entwicklung oder Karriereziele im Blick behalten. Diese Vorlage können Sie außerdem immer wieder kopieren, damit Sie jedem Ihrer Mitarbeiter einen solchen Raum für Gespräche bieten können.

Mit einer Vorlage für Einzelgespräche können Sie: 

  • Aktionspunkte mit Verantwortlichen und Fristen im Blick behalten

  • Langfristige Karriereziele nachverfolgen

  • Durch asynchrones Feedback dafür sorgen, dass Ihr Mitarbeiter noch mehr aus sich herausholen kann

  • Ihren neuen Mitarbeitern schnell einen gemeinsamen Ort bieten

  • Bereits vor dem Gespräch Ihre Diskussionsthemen planen

  • Die Zusammenarbeit optimieren – vor allem für ortsunabhängige Teams

  • Sämtliche Fragen zum Meeting klären

[Produkt-UI] Vorlage für Einzelgespräche mit Tagesordnung, Diskussionsthemen, Aktionspunkten und Prioritäten (Listenansicht)
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Tipps für ein erfolgreiches Einzelgespräch

Ihre Vorlage für Einzelgespräche ist erst der Anfang. Nachdem Sie die Abschnitte und Kategorien, um die es in Ihren Gesprächen gehen soll, eingetragen haben, können Sie Ihre Vorlage für jeden Mitarbeiter immer wieder neu kopieren. 

Und so führen Sie ein erfolgreiches Einzelgespräch durch: 

  • Sammeln Sie im Laufe der Woche Themen – und ermutigen Sie Ihren Mitarbeiter, dasselbe zu tun. So können Sie Ihre Tagesordnung bereits im Voraus festlegen und sichergehen, dass keine wichtigen Themen durch das Raster fallen. 

  • Während des Gesprächs sollte Ihr Projekt geöffnet bleiben, damit Sie den Überblick über alle Aktionspunkte behalten. Sowohl für Sie als auch für Ihre Mitarbeiter sollten Ihre wöchentlichen Treffen durchführbar, bedeutsam und vorteilhaft sein.

  • Schaffen Sie einen gemeinsamen Ort für die Fragen, Ziele und Workflows Ihrer Mitarbeiter. Dieser Ort sollte ein privates Projekt sein, an dem Sie und Ihr Mitarbeiter arbeiten können. 

  • Teilen Sie Status-Updates und Hindernisse in Echtzeit und asynchron. So behalten Sie den Überblick über die Initiativen Ihrer Mitarbeiter, ohne gleich ins Mikromanagement zu rutschen. Schauen Sie sich gemeinsam an, was Ihr Mitarbeiter in der vergangenen Woche gemacht hat, und arbeiten Sie Dinge heraus, die er noch verbessern kann.

  • Geben Sie regelmäßig konstruktives Feedback, damit es bei größeren Leistungsbewertungen zu keinen Überraschungen kommt. Genügend positives und konstruktives Feedback hilft Ihrem Mitarbeiter, sich beruflich weiterzuentwickeln und zu wachsen.

  • Verfolgen Sie mit Ihrem Projekt langfristige Karriereziele nach. Dies dient nicht nur als regelmäßige Erinnerung an die Ziele Ihrer Mitarbeiter, sondern auch als Referenz bei Leistungsbewertungen.

  • Speichern Sie Referenzinformationen, Dokumente und Ziele an einem Ort. 

Was gehört in Ihre Vorlage für Einzelgespräche?

Ihre Vorlage sollte Folgendes enthalten:

  • einen Abschnitt für Themen, die live besprochen werden

  • einen Abschnitt für asynchrone Fragen

  • eine Möglichkeit, Aktionspunkte zu erfassen

  • eine Möglichkeit, langfristiges berufliches Wachstum nachzuverfolgen

  • einen Ort, um Ressourcen und Referenzen zu speichern

[Produkt-UI] Tagesordnung für ein Einzelgespräch mit Diskussionsthemen, asynchronen Themen sowie Wachstum und Entwicklung (Listenansicht)

Um all das und noch mehr zu erfassen, erstellen Sie Ihre Vorlage für Einzelgespräche am besten in einer Software für Work Management wie Asana.

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Enthaltene Funktionen

  • Meilensteine. Meilensteine stellen wichtige Etappenziele für das Projekt dar. Erreichte Meilensteine geben den Teammitgliedern und Projektbeteiligten Aufschluss darüber, wie weit Sie mit dem Projekt vorangeschritten sind. Betrachten Sie Meilensteine als Anlass, die kleinen Erfolge auf dem Weg zum großen Projektziel zu feiern. 

  • Benutzerdefinierte Felder. Benutzerdefinierte Felder sind die beste Möglichkeit, um Aufgaben zu kennzeichnen, zu sortieren und zu filtern. Erstellen Sie für jede Information, die Sie nachverfolgen müssen, ein spezifisches benutzerdefiniertes Feld – von Priorität und Status bis hin zu E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie Ihre To-dos sortieren und planen, damit Sie stets wissen, an welchem Arbeitsvorgang Sie als Erstes arbeiten müssen. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Felder aufgaben- und projektübergreifend teilen, um ein einheitliches Vorgehen in Ihrem Unternehmen sicherzustellen.

  • Ziele. In Asana werden Ihre Ziele direkt mit der jeweiligen Arbeit verknüpft, die zum Erreichen dieser Ziele erforderlich ist. Dies ermöglicht es den Teammitgliedern, zu sehen, worauf sie hinarbeiten. Leider sind die Zielvorgaben und die zugrundeliegende Arbeit in vielen Unternehmen immer noch voneinander getrennt, doch indem Sie Ihre Team- und Unternehmensziele mit der damit verbundenen Arbeit verknüpfen, verschaffen Sie Ihren Teammitgliedern einen Echtzeit-Einblick darin, wie ihre Arbeit zum Erfolg des gesamten Teams – und Unternehmens – beiträgt. So erhalten Teams eine bessere Entscheidungsgrundlage und sind in der Lage, die Projekte zu identifizieren, die der Unternehmensmission zuträglich sind, und die Arbeit zu priorisieren, die messbare Ergebnisse liefert.

  • Aufgaben zu mehreren Projekten hinzufügen. Es liegt in der Natur der Sache, dass in die meisten Projekte mehrere Abteilungen involviert sind. Und auch abteilungsübergreifende Teams müssen in der Lage sein, ihre Arbeit effektiv und effizient zu erledigen. Wenn jedoch jede Abteilung ein eigenes Ablagesystem hat, geraten die Abläufe ins Stocken und werden voneinander entkoppelt. In Asana lassen sich Aufgaben über mehrere Projekte hinweg verfolgen und verwalten. Dadurch können Sie nicht nur Doppelarbeiten reduzieren und die Transparenz zwischen den Teams erhöhen. Es hilft Ihrem Team außerdem dabei, den Zusammenhang zwischen Aufgaben zu erkennen, einen Überblick über die Aufgabenverantwortlichen zu erhalten und Ihr Team und sämtliche Aufgaben miteinander zu vernetzen.

Empfohlene Apps

  • Zoom. Asana und Zoom arbeiten gemeinsam daran, Teammeetings noch sinnvoller und zielgerichteter zu gestalten. Die Integration von Zoom und Asana erleichtert die Vorbereitung auf Meetings, das Führen konstruktiver Dialoge sowie den Zugriff auf Informationen nach Ende einer Konferenz. Meetings beginnen in Asana, wo gemeinsame Meeting-Tagesordnungen deutlich machen, worüber im Meeting gesprochen wird. Während des Meetings können Teammitglieder Aufgaben schnell und unkompliziert innerhalb von Zoom erstellen, sodass Informationen und Aktionspunkte nicht untergehen. Und sobald das Meeting vorbei ist, stellt die Integration Transkripte und Aufnahmen des Meetings in Asana bereit, wo alle Beteiligten und Stakeholder Zugriff auf die Inhalte haben.

  • Vimeo. Ein geschriebener Text enthält zwar die wesentlichen Informationen, kann jedoch nicht wie das gesprochene Wort Tonfall, Emotionen oder Mimik und Gestik vermitteln. Dank unserer Kooperation mit Vimeo können Sie Ihrem Team nun in Asana per Videonachricht alle notwendigen Informationen zur Verfügung stellen, ohne ein zusätzliches Meeting einberufen zu müssen. Erstellen Sie kurze Videobotschaften, in denen Sie sich selbst filmen, Ihren Bildschirm aufzeichnen oder sich für eine Kombination aus beidem entscheiden. Sie können diese Videos in Aufgaben, Projekte, Nachrichten und Kommentare einbetten, um damit für mehr Klarheit zu sorgen und weiterführende Informationen zu bieten. Geben Sie Feedback, stellen Sie Fragen und weisen Sie Aufgaben zu – ohne Asana verlassen zu müssen.

  • Loom. Mit Loom-Videos geben Sie Ihrer Projektübersicht eine persönliche Note und sorgen für mehr Kontext und Klarheit. Sie können Loom-Videos einfach einbetten, um Ihr Projekt zu erklären, Erwartungen zu kommunizieren und wichtige Meilensteine hervorzuheben. Eine Loom-Videonachricht sorgt für zusätzliche Informationen und Kontext, damit Ihr Team noch schneller mit der Arbeit am Projekt beginnen kann. Und das Beste daran? Ihr Team kann diese Videos ansehen, ohne Asana dafür verlassen zu müssen.

  • Microsoft Teams. Mit der Integration von Microsoft Teams und Asana können Sie die Informationen suchen und mit anderen teilen, die Sie benötigen, ohne Teams verlassen zu müssen. Verbinden Sie einfach Ihre Unterhaltungen in Microsoft Teams mit Aktionspunkten in Asana. Sie können auch während eines Meetings in MS Teams Aufgaben erstellen, zuweisen und ansehen, ohne den Browser wechseln zu müssen.

FAQs

Was ist der Sinn einer Vorlage für Einzelgespräche?

Eine Vorlage für Einzelgespräche ist eine Möglichkeit, Ihre Einzelgespräche zu strukturieren und zu standardisieren. Kopieren Sie sie, damit jeder Mitarbeiter seine eigene hat. Das Projekt wird zu einem Ort, an dem Diskussionsthemen für Ihr Einzelgespräch mit dem jeweiligen Teammitglied geteilt werden können. Und während des Meetings können Sie das Projekt dazu verwenden, Aktionspunkte und Ergebnisse zu erfassen.

Wie strukturiere ich eine Vorlage für ein Einzelgespräch?

Strukturieren Sie Ihre Vorlage so, dass sie Abschnitte für Tagesordnungen, kurzfristige Aktionspunkte und langfristige Ziele enthält. Nachdem Sie mit Ihrer Vorlage zufrieden sind, können Sie sie für den jeweiligen Mitarbeiter kopieren. Erklären Sie beim ersten Gespräch, wie sie funktioniert, und sagen Sie Ihren Mitarbeitern, dass sie alles hineinschreiben können, was sie wollen. Schauen Sie während der Woche regelmäßig in Ihre Vorlage hinein, damit Sie immer darüber auf dem Laufenden bleiben, was beim nächsten Gespräch ansteht.

Brauche ich eine Vorlage für ein Einzelgespräch?

Ja! Die Vorlage standardisiert Ihre Einzelgespräche und bietet jedem Ihrer Teammitglieder einen Ort für seine Fragen und Themen. Verabschieden Sie sich von Slack als Medium für die großen Fragen – mit einer standardisierten Vorlage können Sie Diskussionsthemen, Aktionspunkte und die wichtigsten Ergebnisse erfassen und somit eine zentrale Informationsquelle für Ihre Mitarbeiter schaffen.

Welche Themen sollten in meiner Vorlage behandelt werden?

Ihre Vorlage für Einzelgespräche sollte über einen Ort verfügen, an dem Diskussionsthemen, Aktionspunkte, Referenzinformationen und langfristige Ziele oder OKRs gespeichert werden können. Kopieren Sie Ihre Vorlage für jeden Ihrer Mitarbeiter, sodass jedes Teammitglied eine zentrale Informationsquelle hat. 

Eignet sich eine Vorlage für Einzelgespräche nur für Vorgesetzte und deren Mitarbeiter?

Nein! Sie können diese Vorlage auch für ein Einzelgespräch zwischen zwei Kollegen, einem funktionsübergreifendem Einzelgespräch und sogar für ein Einzelgespräch zwischen Ihnen und dem Vorgesetzten Ihres Managers verwenden. Immer wenn Sie sich regelmäßig treffen, können Sie die Vorlage dazu verwenden, einen gemeinsamen Ort für Diskussionen und Aktionspunkte zu schaffen.

Steigern Sie die Effizienz Ihrer Einzelgespräche in Asana

Behalten Sie stets den Überblick über die Tagesordnungspunkte, Notizen und nächsten Schritte – und zwar alles an einem Ort.

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