Kommunikation in Asana

Beim Übergang der Kommunikation von E-Mail oder Chat zu Asana können sich Fragen ergeben. Sobald alle Diskussionen mit Teams, Projekten oder Aufgaben in Asana verbunden sind, wird klarer, wie die Arbeit vorangeht. Schluss damit, Informationen aus verschiedenen Tools zusammenzutragen oder umständlich zu verfolgen.

Folgen Sie „So funktioniert Asana”

Möchten Sie es sich lieber ansehen? Schauen Sie sich unsere „Wie funktioniert Asana”-Episode über Teamkommunikation an, um bessere Interaktionen ohne weitere E-Mails oder Besprechungen zu ermöglichen.

1. Besprechen Sie eine spezifische Aufgabe mithilfe von Kommentaren

Kommentieren Sie eine Aufgabe, um diese zu bestätigen, nachdem sie Ihnen zugewiesen wurde, und wann immer Sie Ideen diskutieren, Fragen stellen/beantworten oder Status-Aktualisierungen zur Verfügung stellen müssen. Um einen bestimmten Teamkollegen zu einem Kommentar hinzuzufügen, @erwähnen Sie diesen oder geben Sie Tab + F und dann den Namen ein, um diese Person als Follower hinzuzufügen.

Beteiligen Sie sich an Diskussionen oder nicht, indem Sie Aufgaben folgen oder nicht folgen. Wenn Sie zu einer Aufgabe hinzugefügt werden, sehen Sie die vorherige Aktivität der Aufgabe und kein anderer Follower wird dadurch beeinflusst.

2. Besprechen Sie ein Projekt mit Teamkollegen, indem Sie eine Projekt-Diskussion starten

Verwenden Sie Projektdiskussionen, wenn Sie eine Diskussion über mehrere Aufgaben führen, eine Idee auf übergeordneter Ebene teilen, ein Projekt starten, über den Fortschritt sprechen oder ein Brainstorming durchführen möchten.

3. Teilen Sie in einer Team-Diskussion Informationen mit Ihrem gesamten Team

Wenn Sie über etwas sprechen müssen, dass sich auf Ihre Arbeit bezieht, aber noch kein relevantes Projekt oder eine entsprechende Aufgabe vorhanden ist oder wenn Sie Informationen mit einer großen Gruppe teilen möchten, dann sind Teamdiskussionen die richtige Wahl.

Teilen Sie Informationen mit allen, indem Sie eine Teamdiskussion führen

Sie können Teamdiskussionen für wöchentliche Status-Aktualisierungen zu mehreren Projekten, die Einführung neuer Mitarbeiter, allgemeine Teamankündigungen oder zum Team-Brainstorming verwenden.

4. Erstellen Sie Aufgaben und weisen Sie sie Teamkollegen zu

Anstatt eine E-Mail zu senden oder mit einem Teamkollegen zu chatten, um eine Anfrage zu stellen oder um Informationen zu bitten, erstellen Sie eine Aufgabe für diese Person. Die Aufgabe wird in deren „Meine Aufgaben”-Liste angezeigt und Sie werden automatisch als Follower hinzugefügt. Auf diese Weise wissen Sie, dass die Anfrage nicht tief im E-Mail-Posteingang der Person vergraben ist. Der Aufgabenempfänger kann so Prioritäten setzen und zusammen mit dem Rest der Arbeit antworten.

5. Einfach zwischen Asana und E-Mail wechseln

Im Idealfall, wenn Ihr Team anfängt, Asana zu nutzen, verlassen Sie sich weniger auf E-Mails, um Ihre Arbeit zu organisieren. Arbeitsanfragen, Planung und Kommunikation sollten in Asana geschehen. Wann immer Sie noch E-Mails benötigen, gibt es jedoch Optionen, um einfach zwischen beiden Tools zu wechseln.

Die Add-ons „Asana für Gmail” und „Asana für Outlook” helfen Ihnen, E-Mail-Konversationen schnell in Aktionen umzusetzen und Aufgaben direkt in Ihrem E-Mail-Posteingang zu aktualisieren. Auf diese Weise gehen To-Do-Aufgaben und Statusaktualisierungen nicht in Ihrer E-Mail verloren und Sie können die Arbeit mühelos zu Asana verlagern.

Gmail-Add-on zum Erstellen von Aufgabendetails

Wenn Sie ein anderes E-Mail-Programm verwenden, können Sie E-Mails an Asana weiterleiten, um diese in Aufgaben zu verwandeln. So können Sie Aufgaben und Kommunikation in Asana festhalten. Verwenden Sie die E-Mail-Adresse x@mail.asana.com und die Aufgabe wird Ihrer „Meine Aufgaben”-Liste hinzugefügt.

Sie können E-Mails auch an ein spezifisches Asana-Projekt weiterleiten.

Um sich selbst eine Aufgabe direkt aus einer E-Mail heraus zuzuweisen, folgen Sie diesen Hinweisen. So wird Ihre E-Mail in Asana formatiert:

  • Betreff der E-Mail = Aufgabenname
  • Inhalt der E-Mail = Aufgabenbeschreibung
  • E-Mail-Anhänge werden zu Aufgabenanhängen
  • Absender = Verantwortlicher

6. Einfach zwischen Asana und Slack wechseln

Viele Teams nutzen sowohl Asana als auch Slack zur Koordination und Kommunikation über die Arbeit. Anstatt sich für das eine oder andere Tool entscheiden zu müssen, können Teams es zusammen mit der „Asana für Slack”-Integration verwenden. Auf diese Weise können Sie Ihre Teamkollegen dort antreffen, wo sie arbeiten und problemos koordinieren, um schneller voranzukommen.

Sie können die Integration mit nur wenigen Klicks einrichten und haben mehrere Möglichkeiten, beide Tools ohne ständigen Kontextwechsel zu verwenden.

  • Wandeln Sie Slack Nachrichten in eine Asana-Aufgabe um, um Diskussionen nachzuverfolgen.
  • Nutzen Sie Aufgabenaktionen in Slack, um mit der Arbeit voranzukommen, ohne zwischen den Tools wechseln zu müssen.
  • Übermitteln Sie Projekt-Aktualisierungen an bestimmte Kanäle, so dass jeder auf dem Laufenden bleibt.
  • Erhalten Sie Slack-Benachrichtigungen über die Ihnen zugewiesene Arbeit und die Aufgaben, die Sie verfolgen

Mit der „Asana für Slack”-Integration können Sie Ihre Arbeit schneller voranbringen, unabhängig davon, wo Ihr Team arbeitet

Schauen Sie sich das Video „So funktioniert Asana” an, um die oben aufgeführten Aktionen kurz zu sehen.

7. Nutzen Sie die Suche zum Auffinden von Informationen und Erstellen von Berichten

Alle öffentlichen Aufgaben, Projekte und Diskussionen können von jedem in Ihrem Team durchsucht werden, so dass Sie stets alles finden, was Sie benötigen, auch wenn Sie gerade erst dem Team beigetreten sind oder die Aufgabe oder das Projekt ursprünglich nicht verfolgt haben. Geben Sie Suchbegriffe in die Suchleiste ein oder nutzen Sie die Erweiterte Suche, wenn Sie nach bestimmten Kriterien suchen müssen. Schluss mit undurchsichtigen Postfächern und dem Festklammern an alten E-Mail-Verläufen.

8. Sehen Sie jederzeit Statusaktualisierungen

Mit Asana können Sie Statusaktualisierungen für jedes Projekt in der Fortschritts-Ansicht einsehen, so dass Sie keine Zeit mehr damit verbringen müssen, Ihre Teamkollegen nach dem Projektstatus zu fragen. Machen Sie es zur Gewohnheit, dass Projektverantwortliche jede Woche den Status ihrer Projekte aktualisieren, um diese stets auf dem aktuellen Stand zu halten.

Sie können mehrere Projekte an einem Ort überwachen, indem Sie ein Portfolio erstellen. Portfolios sind für Projektmanager, Teamleiter oder Führungskräfte ideal. Damit erhalten sie ein Kontrollzentrum, mit dem sie strategische Vorhaben besser in Echtzeit managen können.

Zum Beispiel können Sie ein Portfolio erstellen, mit dem Sie den Überblick über Ihre Produkteinführungen, aktive Marketing-Kampagnen, oder die Projekte, die direkten Einfluss auf Ihre Unternehmensziele oder OKRs haben, behalten.

9. Erhalten Sie in der Inbox Benachrichtigungen über Arbeit, die Sie nachverfolgen

Ähnlich wie bei anderen Formen von Benachrichtigungs-Feeds, bietet auch die Inbox in Asana automatische Status-Aktualisierungen der Aufgaben, denen Sie folgen. Die Verwendung der Inbox ermöglicht es Ihnen, Benachrichtigungen einfacher zu sehen, zu beantworten und Aktionen durchzuführen, als das beispielsweise bei E-Mails oder Chats der Fall ist. Sie können Aktualisierungen wie neue Aufgaben, Kommentare, die Fertigstellung von Aufgaben, geänderte Fälligkeitsdaten und weitere Infos sehen. Auf diese Weise sind Sie stets darüber informiert, was mit den für Sie relevanten Arbeitsvorgängen geschieht und können in Asana weiter daran arbeiten.

Erfahren Sie mehr über die Inbox mit einer schnellen Asana-Lektion.

E-Mail ist ein wichtiges Kommunikationstool, eignet sich aber nicht für das Projekt- und Aufgabenmanagement. Sehen Sie sich diese Folge von So funktioniert Asana an, um weitere Tipps zu erhalten, wie Sie mit Ihrem Team weniger E-Mail-Kommunikation benötigen.

Mit einem klaren Plan, Kommunikation und Zusammenarbeit von anderen Tools nach Asana zu verlagern, haben Sie das Ziel vor Augen. Sie und Ihr Team können von Anfang an alle Vorteile und die Übersichtlichkeit von Asana nutzen.

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Asana Kurse

Mit diesen Kursen lernen Sie die Grundlagen von Asana innerhalb von 15 Minuten

Aufgaben

Aufgaben Lessons

Verfolgen Sie Ihre gesamte Arbeit

3 Minuten

Meine Aufgaben

Meine Aufgaben Lessons

Immer wissen, was als Nächstes zu tun ist

3 Minuten

Projekte

Projekte Lessons

Mit Teamkollegen arbeiten

3 Minuten

Inbox

Inbox Lessons

Noch schneller kommunizieren

3 Minuten

Sie können Aufgaben nutzen, um Ihre Arbeit zu verfolgen, daran weiterzuarbeiten und sie zu organisieren.

Aufgaben können To-Dos, Ideen, Anmerkungen oder Erinnerungen sein.

Eine Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen.

Drücken Sie Tab+M, um eine Aufgabe schnell sich selbst zuzuweisen.

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, sodass die Frist klar ersichtlich ist.

Fügen Sie Anweisungen und Erwartungen im Aufgabenbeschreibungsfeld hinzu.

Nutzen Sie @ für die Verknüpfung mit anderen Aufgaben, Personen, Diskussionen oder Projekten.

Wenn Sie jemanden mit @ anführen, wird er/sie zu Ihrer Aufgabe als Follower hinzugefügt.

Follower werden benachrichtigt, wenn neue Kommentare oder Anhänge hinzugefügt werden.

Fügen Sie jeden, der auf dem Laufenden bleiben soll, als Follower hinzu.

Sie können sich jederzeit abmelden, um keine Benachrichtigungen mehr zu Ihrer Aufgabe zu erhalten.

Schreiben Sie Kommentare, um Fragen zu stellen oder die Follower auf dem Laufenden zu halten.

Versehen Sie Kommentare mit einem Herz, damit Follower wissen, dass Sie sie gesehen haben.

Fügen Sie relevante Dateien oder irrelevante GIFs als Anhänge hinzu.

Sie können Anhänge auch direkt von Dropbox, Google Drive, oder Box hinzufügen.

Erstellen Sie Teilaufgaben, um Ihre Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen.

Wenn Sie eine Teilaufgabe hinzugefügt haben, drücken Sie die Eingabetaste, um eine weitere Aufgabe hinzuzufügen.

Teilaufgaben können genau die gleichen Daten enthalten wie reguläre Aufgaben.

Klicken Sie auf die Sprechblase, um Kommentare, Anhänge oder Unteraufgaben hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste Aufgaben erstellen.

Jede Aufgabe hat eine einzigartige URL zum einfachen Kopieren und Teilen.

Glückwunsch! Es scheint, als seien Sie der Aufgabe gewachsen.

Weiter geht es mit der nächsten Lektion!

Unter Meine Aufgaben sehen Sie immer, was als Nächstes zu tun ist.

Meine Aufgaben ist eine Liste mit allen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden.

So können Sie Ihre Arbeit leichter verwalten.

Klicken Sie auf die Liste Meine Aufgaben und fangen Sie zu tippen an, um Aufgaben hinzuzufügen.

Fügen Sie wie in einem Textdokument eine neue Zeile für jede neue Aufgabe hinzu oder fügen Sie es in eine beliebige Liste ein.

Leiten Sie Mails an x@mail.asana.com weiter, um Ihre E-Mails in Aufgaben umzuwandeln.

Asana verschiebt Ihre E-Mail samt Anhängen in eine Aufgabe.

Neue Aufgaben erscheinen ganz oben in Ihrer Liste in Neue Aufgaben.

Aufgaben, die Sie zu Meine Aufgaben hinzufügen, sind privat.

Klicken Sie auf Öffentlich machen, um sie mit Ihrem Team zu teilen.

Sortieren Sie Aufgaben mit Heute, Anstehend, or Später.

Klicken Sie auf den blauen Punkt neben der Aufgabe, um sie schnell einzuordnen.

Markieren Sie die Aufgaben, für die Sie Zeit haben, mit Heute.

Teamkollegen können Ihre Meine Aufgaben-Übersicht sehen und wissen so, woran Sie arbeiten.

Sie können nur Aufgaben sehen, die Sie veröffentlicht oder in einem Projekt geteilt haben (mehr über Projekte später).

Markieren Sie Aufgaben mit einer Fälligkeit von unter einer Woche als Anstehend, dann sehen Sie, dass sie bald fällig sind.

Am Fälligkeitstag wird Ihre Aufgabe von Anstehend nach Heute verschoben.

Als wäre es Zauberei.

Markieren Sie Aufgaben, die frühestens in einer Woche fällig sind, mit Später.

Bis zum Fälligkeitstermin werden sie erledigt sein.

Ihre Aufgaben wandern automatisch eine Woche vor Fälligkeit von Später zu Anstehend.

Priorisieren Sie immer Meine Aufgaben, um die Übersicht über anstehende und zu bearbeitende Aufgaben zu haben

Jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre Arbeit verfolgen und planen!

Next, lernen Sie, wie Sie mit Ihrem Team in Asana arbeiten.

Arbeiten Sie mit Projekten an Aufgabengruppen.

Projekte helfen Ihnen bei der Verfolgung und Organisation Ihrer Schritte in einem Prozess oder einer Initiative.

Wie ein Ereignisplan, eine Produkteinführung oder ein Redaktionskalender.

Wie bei Meine Aufgaben klicken Sie einfach und tippen, um eine Aufgabe zum Projekt hinzuzufügen.

Wenn Sie in einem Dokument oder einer E-Mail bereits Schritte aufgelistet haben, kopieren Sie die Liste hier hinein.

Fügen Sie aus der E-Mail Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzu.

Die eindeutige E-Mail-Adresse des Projekts sehen Sie im Projekt-Dropdownmenü.

Fügen Sie Ihre Aufgaben zu weiteren verwandten Projekten hinzu.

Aufgaben können zu mehreren Projekten gehören.

Fügen Sie Abschnitte hinzu, um Aufgaben in einem Listenprojekt zu organisieren.

Tippen Sie am Ende jedes Aufgabentitels :, um einen Abschnitt zu erzeugen.

Oder fügen Sie Spalten hinzu, um Aufgaben in einem Übersichtsprojekt zu organisieren.

Ziehen Sie Aufgaben zwischen oder in die Spalten, um sie neu zu ordnen.

Weisen Sie Aufgaben mit Zuweisen zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest.

Verpassen Sie mit Ihrem Projekt-Kalender keine einzige Frist.

Ziehen Sie Aufgaben in Ihren Kalender, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Fügen Sie jeden, der Ihr Projekt auf dem Laufenden bleiben soll, als Mitglieder hinzu.

Projektmitglieder werden über neue Diskussionen, Status und Aufgaben benachrichtigt.

Posten Sie Diskussionen, um Ankündigungen zu machen oder Diskussionen zu beginnen.

Ihr Beitrag wird an alle Projektmitglieder verschickt.

Unter Fortschritt sehen Sie, wie Ihr Projekt vorankommt.

Legen Sie einen Status für Ihr Projekt fest, um das Team über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Der Projekteigentümer erhält wöchentlich eine Erinnerung daran, den Status einzustellen.

Öffnen und organisieren Sie Projekte mithilfe Ihrer Seitenleiste.

Fügen Sie Projekte zu Ihren Favoriten hinzu, um sie oben an die Seitenleiste anzuheften.

Klicken Sie auf den Stern auf der linken Seite des Projektnamens, um es zu Ihren Favoriten hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste neue Projekte erstellen.

Nun können Sie mit Ihrem Team Projekte vorantreiben.

Nur noch eine Lektion, bevor es losgeht.

Kommunizieren und koordinieren Sie schneller mit dem Posteingang.

Überprüfen Sie Ihren Posteingang, um die letzten Updates zu sehen und darauf zu antworten.

Im Posteingang sehen Sie, wenn eine Aufgabe fällig ist…

…und wenn Teammitglieder Aufgaben, Diskussionen und Projekte aktualisieren, denen Sie folgen.

Nachrichten öffnen und beantworten, ohne den Posteingang zu verlassen.

Wenn Sie auf ein Update klicken, bekommen Sie alle Kontextinformationen, die Sie zum Antworten benötigen.

Archiv-Updates, die Sie ablehnen können.

Klicken Sie auf das X, das auf der rechten Seite eines Updates auftaucht, um es zu archivieren.

Öffnen Sie Archiv, um abgelehnte Updates zurück in Ihren Posteingang zu verschieben.

Klicken Sie auf den Pfeil, der auf der rechten Seite eines archivierten Updates auftaucht, um es wieder in den Posteingang zu verschieben.

Um keine Aktualisierungen zu Aufgaben oder Projekten zu erhalten, klicken Sie auf nicht folgen.

Letztendlich haben Sie die Kontrolle über Aktualisierungen, die Sie erhalten und solche, über die Sie nicht informiert werden möchten

Wenn Sie soweit sind, können sie Asanas E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.

Der Austausch mit dem Team kann am einfachsten über Ihren Posteingang verwaltet werden. Denken Sie daran, hier regelmäßig vorbeizuschauen.

Glückwunsch! Jetzt steht einem erfolgreichen Arbeitstag mit Asana nichts mehr im Weg.