Effektive Teamkommunikation

Meetings, E-Mails, Chats – es gibt viele Möglichkeiten für Teams, in Kontakt zu bleiben. Trotzdem gibt es ebenso viele Möglichkeiten, bei denen man schnell die Übersicht verliert. Mit Asana werden Diskussionen in direktem Zusammenhang mit der richtigen Arbeit und den richtigen Teamkollegen geführt. Befolgen Sie diese Tipps, um klar zu kommunizieren und die besten Asana-Kommunikationskonventionen kennenzulernen.

Möchten Sie lieber ein Tutorial anschauen? Sehen Sie sich „So funktioniert Asana” an

„So funktioniert Asana” ist eine kurze Tutorial-Reihe, der Sie folgen können, um den Umgang mit Asana zu üben und zu erlernen.

Tipps und Konventionen zur Teamkommunikation in Asana

Helfen Sie Ihrem Team, sicher in Asana zu kommunizieren und für mehr Klarheit zu sorgen. Dazu braucht es keine vielen E-Mails, Meetings oder Anfragen zur Status-Überprüfung.

1. Verbringen Sie mithilfe von Integrationen weniger Zeit mit E-Mails

Im Idealfall, verlässt sich Ihr Team immer weniger auf E-Mails als Mittel zur Arbeitsverwaltung, wenn Sie erst einmal mit der Verwendung von Asana begonnen haben. Anfragen, Planung und Kommunikation sollten in Asana geschehen. Für alle Situationen, in denen Sie doch noch E-Mails benötigen, gibt es Möglichkeiten, um beide Tools optimal zusammen zu nutzen.

Das „Asana für Gmail”-Add-on und die „Asana für Outlook”-Integration helfen Ihnen, E-Mail-Konversationen schnell in Aktionen umzuwandeln und Aufgaben direkt in Ihrem E-Mail-Posteingang zu aktualisieren. Auf diese Weise gehen To-Dos und Updates nicht in Ihren E-Mails verloren. Außerdem lässt sich so die Arbeit auf einfache Weise zu Asana übertragen.

Gmail-Add-on – Aufgabendetails erstellen

Wenn Sie ein anderes E-Mail-Programm verwenden, leiten Sie E-Mails an Asana weiter, um sie in Aufgaben umzuwandeln. Alternativ können Sie auch eine unserer anderen E-Mail-Integrationen verwenden.

2. Sorgen Sie in Chats dafür, dass Taten folgen

Viele Teams verwenden sowohl Asana als auch Slack, um die Arbeit zu koordinieren und miteinander zu kommunizieren. Anstatt das eine oder andere Tool auszuwählen, können Teams beide zusammen mit der Asana für Slack-Integration verwenden. Dadurch lassen sich erforderliche Aktionen anhand von Diskussionen erfassen, ohne Hintergrundinformationen zu verlieren oder das Gespräch zu unterbrechen.

Wenn Ihnen beispielsweise ein Kollege eine Slack-Nachricht sendet und fragt, ob Sie schnell etwas überprüfen können, dann ist dies schnell mit „ja” beantwortet. Gleichzeitig unterbrechen Sie aber das, woran Sie gerade arbeiten, oder führen es zu Ende und vergessen in der Zwischenzeit die Anfrage. Damit das nicht geschieht, können Sie mit der Integration eine Aufgabe mit allen erforderlichen Informationen erstellen und sie dann für den richtigen Zeitpunkt einplanen.

Das GIF zeigt die Verwendung der „Asana für Slack”-Integration zum Erstellen einer Aufgabe in einer Slack-Nachricht. Auf diese Weise können erforderliche Aktionen verfolgt werden.

Sie können die Integration mit wenigen Klicks einrichten. Folgen Sie unserem Tutorial und erfahren Sie, wie man die Integration verwendet. Außerdem erhalten Sie wertvolle Tipps.

3. Stellen Sie Fragen und erhalten Sie Feedback in Kommentaren

{Kommentieren](/guide/help/tasks/comments) Sie eine Aufgabe zur Bestätigung, wenn sie Ihnen zugewiesen wurde. Sie können ebenfalls Ideen diskutieren, Fragen stellen und beantworten oder Updates übermitteln. Um einen bestimmten Teamkollegen zu einem Kommentar hinzuzufügen, @erwähnen Sie die betreffende Person einfach.

Steigen Sie in Diskussionen ein oder verlassen Sie diese wieder, indem Sie Aufgaben folgen oder nicht mehr folgen. Dadurch sind Sie schnell auf dem neuesten Stand oder können sich ausklinken, wenn das Gespräch nicht länger für Sie relevant ist.

4. Senden Sie Anfragen mithilfe von Aufgaben

Anstatt eine E-Mail zu senden oder mit einem Teamkollegen zu chatten, um eine Anfrage zu stellen oder um Informationen zu bitten, erstellen Sie eine Aufgabe und weisen sie diese zu. Die Aufgabe wird dann in der „Meine Aufgaben”-Liste der Person angezeigt und Sie werden automatisch als Follower hinzugefügt. Auf diese Weise wissen Sie, dass die Anfrage nicht im E-Mail-Posteingang Ihres Teamkollegen verloren geht. Die betreffende Person kann so Prioritäten setzen und in Verbindung mit dem Rest der Arbeit antworten.

Erfahren Sie mehr über die Verwendung von Asana zum Erstellen und Verwalten von Fragen oder konkreten Anfragen, die die Arbeit betreffen.

5. Behalten Sie den Überblick, indem Sie die Suche verwenden

Alle sichtbaren Aufgaben, Projekte und Diskussionen können von jedem durchsucht werden. Das ist auch der Fall, wenn Sie gerade erst dem Team beigetreten sind oder die Aufgabe oder das Projekt ursprünglich nicht verfolgt haben. Geben Sie in die Suchleiste das ein, wonach Sie suchen. Alternativ können Sie die erweiterte Suche verwenden, wenn Sie bestimmte Kriterien festlegen möchten. Auf diese Weise müssen Sie keine Inbox-Benachrichtigungen aufbehalten oder sich darum sorgen, dass Sie alles über die Seitenleiste aufrufen können.

6. Setzen Sie Ihre Prozesse für Genehmigungen und Feedback in Asana um

Die getrennte Verfolgung von Feedback und Genehmigungen kann zu Verwirrung führen und Projekte verlangsamen. Stattdessen können Sie innerhalb von Asana-Aufgaben Genehmigungen verwalten und Feedback geben.

GIF des Workflows zur Nutzung von benutzerdefinierten Feldern für Genehmigungen in Asana

Dadurch bewahren Sie das Feedback in direktem Zusammenhang zur betreffenden Arbeit auf und jeder weiß, wann beispielsweise ein Budget oder ein Blogartikel genehmigt sind.

Das GIF zeigt die Verwendung von Korrekturhinweisen in Zusammenhang mit einem Bild, das in der Asana-Aufgabe angehängt ist

7. Sehen Sie jederzeit Statusaktualisierungen

Mit Asana können Sie Statusaktualisierungen für jedes Projekt in der Fortschritts-Ansicht einsehen. Somit müssen Sie keine Zeit mehr damit verbringen, Ihre Teamkollegen nach dem Projektstatus zu fragen. Machen Sie es zur Gewohnheit, dass Projektverantwortliche jede Woche den Status ihrer Projekte aktualisieren, um diese stets auf dem aktuellen Stand zu halten.

Sie können mehrere Projekte an einem Ort überwachen, indem Sie ein Portfolio erstellen. Portfolios sind ideal für Projektmanager, Teamleiter oder Führungskräfte. Sie ermöglichen die Einsicht in alle Projektstatus-Updates an einem Ort, auf einen Blick und in Echtzeit.

8. Verwalten Sie Benachrichtigungen und reagieren Sie entsprechend in Ihrer Inbox

Ähnlich wie bei anderen Arten von Benachrichtigungs-Feeds bietet die Inbox in Asana automatische Updates zur Arbeit, der Sie folgen. Die Verwendung der Inbox ermöglicht es Ihnen, Benachrichtigungen zu sehen, diese zu beantworten und entsprechend zu handeln. Sie können Neuigkeiten wie neue Aufgaben, Kommentare, die Fertigstellung von Aufgaben, geänderte Fälligkeitsdaten und vieles mehr sehen. Somit sind Sie immer über den Stand von wichtigen Aufgaben informiert und können die Arbeit weiter voranbringen.

Erfahren Sie mehr über die Inbox mit einer kurzen Asana-Lektion.

Anmelden

or

Passwort vergessen?

Registrieren

Bitte benutzen Sie Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse, damit wir Sie mit Ihrem Team in Asana verbinden können.

Registrieren

Bitte benutzen Sie Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse, damit wir Sie mit Ihrem Team in Asana verbinden können.

Starten Sie Ihren kostenlosen Test

Bitte benutzen Sie Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse, damit wir Sie mit Ihrem Team in Asana verbinden können.

Starten Sie Ihren kostenlosen Test

Bitte benutzen Sie Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse, damit wir Sie mit Ihrem Team in Asana verbinden können.

Asana Premium bestellen

Bitte benutzen Sie Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse, damit wir Sie mit Ihrem Team in Asana verbinden können.

Asana Business bestellen

Bitte benutzen Sie Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse, damit wir Sie mit Ihrem Team in Asana verbinden können.

Hoppla, wir konnten Sie nicht anmelden!

Leider gab es Probleme bei der Erstellung Ihres Kontos. Bitte schließen Sie das Fenster und Versuchen Sie es erneut.

Hallo, wir kennen uns schon!

Link hinzufügen

Fehler: Bitte wählen Sie einen Arbeitsbereich bevor Sie einen Link hinzufügen


Leider unterstützen wir diesen Browser nicht

Asana funktioniert nicht mit dem Browser, den Sie zurzeit verwenden. Bitte nutzen Sie einen dieser Browser supported browsers und melden Sie sich an.


Bitte melden Sie sich an oder registrieren Sie sich bei Asana, um Ihren Preis zu berechnen.

or

Passwort vergessen?

Asana Kurse

Mit diesen Kursen lernen Sie die Grundlagen von Asana innerhalb von 15 Minuten

Aufgaben

Aufgaben Lessons

Verfolgen Sie Ihre gesamte Arbeit

3 Minuten

Meine Aufgaben

Meine Aufgaben Lessons

Immer wissen, was als Nächstes zu tun ist

3 Minuten

Projekte

Projekte Lessons

Mit Teamkollegen arbeiten

3 Minuten

Inbox

Inbox Lessons

Noch schneller kommunizieren

3 Minuten

Sie können Aufgaben nutzen, um Ihre Arbeit zu verfolgen, daran weiterzuarbeiten und sie zu organisieren.

Aufgaben können To-Dos, Ideen, Anmerkungen oder Erinnerungen sein.

Eine Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen.

Drücken Sie Tab+M, um eine Aufgabe schnell sich selbst zuzuweisen.

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, sodass die Frist klar ersichtlich ist.

Fügen Sie Anweisungen und Erwartungen im Aufgabenbeschreibungsfeld hinzu.

Nutzen Sie @ für die Verknüpfung mit anderen Aufgaben, Personen, Diskussionen oder Projekten.

Wenn Sie jemanden mit @ anführen, wird er/sie zu Ihrer Aufgabe als Follower hinzugefügt.

Follower werden benachrichtigt, wenn neue Kommentare oder Anhänge hinzugefügt werden.

Fügen Sie jeden, der auf dem Laufenden bleiben soll, als Follower hinzu.

Sie können sich jederzeit abmelden, um keine Benachrichtigungen mehr zu Ihrer Aufgabe zu erhalten.

Schreiben Sie Kommentare, um Fragen zu stellen oder die Follower auf dem Laufenden zu halten.

Versehen Sie Kommentare mit einem Herz, damit Follower wissen, dass Sie sie gesehen haben.

Fügen Sie relevante Dateien oder irrelevante GIFs als Anhänge hinzu.

Sie können Anhänge auch direkt von Dropbox, Google Drive, oder Box hinzufügen.

Erstellen Sie Teilaufgaben, um Ihre Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen.

Wenn Sie eine Teilaufgabe hinzugefügt haben, drücken Sie die Eingabetaste, um eine weitere Aufgabe hinzuzufügen.

Teilaufgaben können genau die gleichen Daten enthalten wie reguläre Aufgaben.

Klicken Sie auf die Sprechblase, um Kommentare, Anhänge oder Unteraufgaben hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste Aufgaben erstellen.

Jede Aufgabe hat eine einzigartige URL zum einfachen Kopieren und Teilen.

Glückwunsch! Es scheint, als seien Sie der Aufgabe gewachsen.

Weiter geht es mit der nächsten Lektion!

Unter Meine Aufgaben sehen Sie immer, was als Nächstes zu tun ist.

Meine Aufgaben ist eine Liste mit allen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden.

So können Sie Ihre Arbeit leichter verwalten.

Klicken Sie auf die Liste Meine Aufgaben und fangen Sie zu tippen an, um Aufgaben hinzuzufügen.

Fügen Sie wie in einem Textdokument eine neue Zeile für jede neue Aufgabe hinzu oder fügen Sie es in eine beliebige Liste ein.

Leiten Sie Mails an x@mail.asana.com weiter, um Ihre E-Mails in Aufgaben umzuwandeln.

Asana verschiebt Ihre E-Mail samt Anhängen in eine Aufgabe.

Neue Aufgaben erscheinen ganz oben in Ihrer Liste in Neue Aufgaben.

Aufgaben, die Sie zu Meine Aufgaben hinzufügen, sind privat.

Klicken Sie auf Öffentlich machen, um sie mit Ihrem Team zu teilen.

Sortieren Sie Aufgaben mit Heute, Anstehend, or Später.

Klicken Sie auf den blauen Punkt neben der Aufgabe, um sie schnell einzuordnen.

Markieren Sie die Aufgaben, für die Sie Zeit haben, mit Heute.

Teamkollegen können Ihre Meine Aufgaben-Übersicht sehen und wissen so, woran Sie arbeiten.

Sie können nur Aufgaben sehen, die Sie veröffentlicht oder in einem Projekt geteilt haben (mehr über Projekte später).

Markieren Sie Aufgaben mit einer Fälligkeit von unter einer Woche als Anstehend, dann sehen Sie, dass sie bald fällig sind.

Am Fälligkeitstag wird Ihre Aufgabe von Anstehend nach Heute verschoben.

Als wäre es Zauberei.

Markieren Sie Aufgaben, die frühestens in einer Woche fällig sind, mit Später.

Bis zum Fälligkeitstermin werden sie erledigt sein.

Ihre Aufgaben wandern automatisch eine Woche vor Fälligkeit von Später zu Anstehend.

Priorisieren Sie immer Meine Aufgaben, um die Übersicht über anstehende und zu bearbeitende Aufgaben zu haben

Jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre Arbeit verfolgen und planen!

Next, lernen Sie, wie Sie mit Ihrem Team in Asana arbeiten.

Arbeiten Sie mit Projekten an Aufgabengruppen.

Projekte helfen Ihnen bei der Verfolgung und Organisation Ihrer Schritte in einem Prozess oder einer Initiative.

Wie ein Ereignisplan, eine Produkteinführung oder ein Redaktionskalender.

Wie bei Meine Aufgaben klicken Sie einfach und tippen, um eine Aufgabe zum Projekt hinzuzufügen.

Wenn Sie in einem Dokument oder einer E-Mail bereits Schritte aufgelistet haben, kopieren Sie die Liste hier hinein.

Fügen Sie aus der E-Mail Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzu.

Die eindeutige E-Mail-Adresse des Projekts sehen Sie im Projekt-Dropdownmenü.

Fügen Sie Ihre Aufgaben zu weiteren verwandten Projekten hinzu.

Aufgaben können zu mehreren Projekten gehören.

Fügen Sie Abschnitte hinzu, um Aufgaben in einem Listenprojekt zu organisieren.

Tippen Sie am Ende jedes Aufgabentitels :, um einen Abschnitt zu erzeugen.

Oder fügen Sie Spalten hinzu, um Aufgaben in einem Übersichtsprojekt zu organisieren.

Ziehen Sie Aufgaben zwischen oder in die Spalten, um sie neu zu ordnen.

Weisen Sie Aufgaben mit Zuweisen zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest.

Verpassen Sie mit Ihrem Projekt-Kalender keine einzige Frist.

Ziehen Sie Aufgaben in Ihren Kalender, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Fügen Sie jeden, der Ihr Projekt auf dem Laufenden bleiben soll, als Mitglieder hinzu.

Projektmitglieder werden über neue Diskussionen, Status und Aufgaben benachrichtigt.

Posten Sie Diskussionen, um Ankündigungen zu machen oder Diskussionen zu beginnen.

Ihr Beitrag wird an alle Projektmitglieder verschickt.

Unter Fortschritt sehen Sie, wie Ihr Projekt vorankommt.

Legen Sie einen Status für Ihr Projekt fest, um das Team über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Der Projekteigentümer erhält wöchentlich eine Erinnerung daran, den Status einzustellen.

Öffnen und organisieren Sie Projekte mithilfe Ihrer Seitenleiste.

Fügen Sie Projekte zu Ihren Favoriten hinzu, um sie oben an die Seitenleiste anzuheften.

Klicken Sie auf den Stern auf der linken Seite des Projektnamens, um es zu Ihren Favoriten hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste neue Projekte erstellen.

Nun können Sie mit Ihrem Team Projekte vorantreiben.

Nur noch eine Lektion, bevor es losgeht.

Kommunizieren und koordinieren Sie schneller mit dem Posteingang.

Überprüfen Sie Ihren Posteingang, um die letzten Updates zu sehen und darauf zu antworten.

Im Posteingang sehen Sie, wenn eine Aufgabe fällig ist…

…und wenn Teammitglieder Aufgaben, Diskussionen und Projekte aktualisieren, denen Sie folgen.

Nachrichten öffnen und beantworten, ohne den Posteingang zu verlassen.

Wenn Sie auf ein Update klicken, bekommen Sie alle Kontextinformationen, die Sie zum Antworten benötigen.

Archiv-Updates, die Sie ablehnen können.

Klicken Sie auf das X, das auf der rechten Seite eines Updates auftaucht, um es zu archivieren.

Öffnen Sie Archiv, um abgelehnte Updates zurück in Ihren Posteingang zu verschieben.

Klicken Sie auf den Pfeil, der auf der rechten Seite eines archivierten Updates auftaucht, um es wieder in den Posteingang zu verschieben.

Um keine Aktualisierungen zu Aufgaben oder Projekten zu erhalten, klicken Sie auf nicht folgen.

Letztendlich haben Sie die Kontrolle über Aktualisierungen, die Sie erhalten und solche, über die Sie nicht informiert werden möchten

Wenn Sie soweit sind, können sie Asanas E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.

Der Austausch mit dem Team kann am einfachsten über Ihren Posteingang verwaltet werden. Denken Sie daran, hier regelmäßig vorbeizuschauen.

Glückwunsch! Jetzt steht einem erfolgreichen Arbeitstag mit Asana nichts mehr im Weg.