Teamkommunikation verbessern

Die Verwendung von Asana hilft Teams, die Kommunikation mit E-Mails, Meetings und Chats zu reduzieren. Hier erfahren Sie, wie Sie Gespräche zu Asana verlagern und erhalten Tipps für eine bessere Teamkommunikation.

Möchten Sie lieber ein Tutorial sehen? Schauen Sie sich „So funktioniert Asana” an

1. Besprechen Sie eine bestimmte Aufgabe mithilfe von Kommentaren

Verfassen Sie einen Kommentar zu einer Aufgabe, um deren Zuweisung zu bestätigen und wenn Sie Ideen diskutieren, Fragen stellen/beantworten oder Status-Updates bereitstellen müssen. Um bestimmte Teamkollegen zu einem Kommentar hinzuzufügen, @erwähnen Sie sie oder tippen Sie Tab + F und dann ihren Namen, um sie als Follower hinzuzufügen.

Beteiligen Sie sich an Gesprächen oder verlassen Sie diese wieder, indem Sie Aufgaben folgen oder nicht mehr folgen. Wenn Sie zu einer Aufgabe hinzugefügt werden, sehen Sie die vorherige Aktivität der Aufgabe, und kein Beteiligter wird gestört.

2. Erstellen Sie Aufgaben und weisen Sie diese an Teamkollegen zu

Anstatt über E-Mail oder in einem Chat mit einem Teamkollegen zu kommunizieren, um eine Anfrage zu stellen oder nach Informationen zu fragen, erstellen Sie eine Aufgabe für diese Person. Die Aufgabe erscheint dann in der „Meine Aufgaben”-Liste, und Sie werden automatisch als Follower hinzugefügt. Auf diese Weise wissen Sie, dass die Anfrage nicht im Posteingang des Kollegen untergeht. Die jeweilige Person kann die Beantwortung Ihrer Anfrage dann zusammen mit dem Rest der Aufgaben priorisieren.

Erfahren Sie mehr über die Verwendung von Asana zum Erstellen und Verwalten von Arbeitsanfragen und allgemeinen Fragen zur Arbeit.

3. Verbringen Sie weniger Zeit mit E-Mails

Wenn Ihr Team mit der Nutzung von Asana beginnt, verlassen Sie sich im Idealfall weniger auf E-Mails, um Ihre Arbeit zu verwalten. Anfragen, Planung und Kommunikation sollten in Asana erfolgen. Für alle Dinge, für die Sie noch E-Mails benötigen, gibt es jedoch Möglichkeiten, um nahtlos zwischen beiden Tools zu wechseln.

Die Integrationen Asana für Gmail und Asana für Outlook helfen Ihnen, E-Mail-Konversationen schnell einzubinden und Aufgaben direkt in Ihrem E-Mail-Posteingang zu aktualisieren. Auf diese Weise gehen To-dos und Status-Updates nicht in E-Mails verloren und Sie können die Arbeit auf einfache Weise zu Asana verlagern.

Aufgabendetails mit dem Gmail Add-on erstellen

Wenn Sie einen anderen E-Mail-Client verwenden, leiten Sie E-Mails an Asana weiter, um sie in Aufgaben umzuwandeln, oder versuchen Sie eine unserer anderen E-Mail-Integrationen.

4. Einfach zwischen Asana und Slack wechseln

Viele Teams verwenden sowohl Asana als auch Slack, um die Arbeit zu koordinieren und miteinander zu kommunizieren. Anstatt das eine oder andere Tool auszuwählen, können Teams sie zusammen mit der Asana für Slack-Integration verwenden, um Diskussionen umsetzbar zu machen.

Sie können die Integration mit wenigen Klicks einrichten. Folgen Sie unserem Tutorial, um zu lernen, wie Sie die Integration verwenden, und um hilfreiche Tipps zu erhalten.

GIF der Verwendung der Asana für Slack-Integration zum Erstellen einer Aufgabe in einer Slack-Nachricht, um umsetzbare Aufgaben zu verfolgen

5. Nutzen Sie die Suche zum Auffinden von Informationen und Erstellen von Berichten

Alle öffentlichen Aufgaben, Projekte und Diskussionen können von jedem in Ihrem Team durchsucht werden, so dass Sie stets alles finden, was Sie benötigen, auch wenn Sie gerade erst dem Team beigetreten sind oder die Aufgabe oder das Projekt ursprünglich nicht verfolgt haben. Geben Sie Suchbegriffe in die Suchleiste ein oder nutzen Sie die Erweiterte Suche, wenn Sie nach bestimmten Kriterien suchen müssen. Schluss mit undurchsichtigen Postfächern und dem Festklammern an alten E-Mail-Verläufen.

6. Verbessern Sie Ihre Genehmigungs- und Feedbackprozesse

Die separate Verfolgung von Feedback und Genehmigungen kann zu Verwirrung führen und Projekte verlangsamen. Stattdessen können Sie innerhalb von Asana-Aufgaben [Genehmigungen verwalten und Feedback geben](/guide/examples/project management/approval-task-status).

GIF des Workflows zur Nutzung von benutzerdefinierten Feldern für Genehmigungen in Asana

Auf diese Weise können Sie Feedback im Kontext der Arbeit geben, und jeder weiß, wann beispielsweise ein Budget oder ein Marketing-Blog genehmigt ist.

GIF der Verwendung von Korrekturhinweisen für ein Bild, das in der Asana-Aufgabe angehängt ist

7. Sehen Sie jederzeit Statusaktualisierungen

Mit Asana können Sie Statusaktualisierungen für jedes Projekt in der Fortschritts-Ansicht einsehen, so dass Sie keine Zeit mehr damit verbringen müssen, Ihre Teamkollegen nach dem Projektstatus zu fragen. Machen Sie es zur Gewohnheit, dass Projektverantwortliche jede Woche den Status ihrer Projekte aktualisieren, um diese stets auf dem aktuellen Stand zu halten.

Sie können mehrere Projekte an einem Ort überwachen, indem Sie ein Portfolio erstellen. Portfolios sind für Projektmanager, Teamleiter oder Führungskräfte ideal. Damit erhalten sie ein Kontrollzentrum, mit dem sie strategische Vorhaben besser in Echtzeit managen können.

8. Erhalten Sie in der Inbox Benachrichtigungen über Arbeit, die Sie nachverfolgen

Ähnlich wie bei anderen Arten von Benachrichtigungs-Feeds bietet die Inbox in Asana automatische Aktualisierungen zur Arbeit, der Sie folgen. Die Verwendung der Inbox macht es einfacher, Benachrichtigungen zu sehen, zu beantworten und Maßnahmen zu ergreifen, als beispielsweise in E-Mails oder Chats. Sie können Neuigkeiten wie neue Aufgaben, Kommentare, die Fertigstellung von Aufgaben, geänderte Fälligkeitsdaten und vieles mehr sehen. So wissen Sie immer, was in Bezug auf wichtige Aufgaben vor sich geht und können in Asana weiter daran arbeiten.

Erfahren Sie mehr über die Inbox mit einer schnellen Asana-Lektion.

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Asana Kurse

Mit diesen Kursen lernen Sie die Grundlagen von Asana innerhalb von 15 Minuten

Aufgaben

Aufgaben Lessons

Verfolgen Sie Ihre gesamte Arbeit

3 Minuten

Meine Aufgaben

Meine Aufgaben Lessons

Immer wissen, was als Nächstes zu tun ist

3 Minuten

Projekte

Projekte Lessons

Mit Teamkollegen arbeiten

3 Minuten

Inbox

Inbox Lessons

Noch schneller kommunizieren

3 Minuten

Sie können Aufgaben nutzen, um Ihre Arbeit zu verfolgen, daran weiterzuarbeiten und sie zu organisieren.

Aufgaben können To-Dos, Ideen, Anmerkungen oder Erinnerungen sein.

Eine Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen.

Drücken Sie Tab+M, um eine Aufgabe schnell sich selbst zuzuweisen.

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, sodass die Frist klar ersichtlich ist.

Fügen Sie Anweisungen und Erwartungen im Aufgabenbeschreibungsfeld hinzu.

Nutzen Sie @ für die Verknüpfung mit anderen Aufgaben, Personen, Diskussionen oder Projekten.

Wenn Sie jemanden mit @ anführen, wird er/sie zu Ihrer Aufgabe als Follower hinzugefügt.

Follower werden benachrichtigt, wenn neue Kommentare oder Anhänge hinzugefügt werden.

Fügen Sie jeden, der auf dem Laufenden bleiben soll, als Follower hinzu.

Sie können sich jederzeit abmelden, um keine Benachrichtigungen mehr zu Ihrer Aufgabe zu erhalten.

Schreiben Sie Kommentare, um Fragen zu stellen oder die Follower auf dem Laufenden zu halten.

Versehen Sie Kommentare mit einem Herz, damit Follower wissen, dass Sie sie gesehen haben.

Fügen Sie relevante Dateien oder irrelevante GIFs als Anhänge hinzu.

Sie können Anhänge auch direkt von Dropbox, Google Drive, oder Box hinzufügen.

Erstellen Sie Teilaufgaben, um Ihre Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen.

Wenn Sie eine Teilaufgabe hinzugefügt haben, drücken Sie die Eingabetaste, um eine weitere Aufgabe hinzuzufügen.

Teilaufgaben können genau die gleichen Daten enthalten wie reguläre Aufgaben.

Klicken Sie auf die Sprechblase, um Kommentare, Anhänge oder Unteraufgaben hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste Aufgaben erstellen.

Jede Aufgabe hat eine einzigartige URL zum einfachen Kopieren und Teilen.

Glückwunsch! Es scheint, als seien Sie der Aufgabe gewachsen.

Weiter geht es mit der nächsten Lektion!

Unter Meine Aufgaben sehen Sie immer, was als Nächstes zu tun ist.

Meine Aufgaben ist eine Liste mit allen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden.

So können Sie Ihre Arbeit leichter verwalten.

Klicken Sie auf die Liste Meine Aufgaben und fangen Sie zu tippen an, um Aufgaben hinzuzufügen.

Fügen Sie wie in einem Textdokument eine neue Zeile für jede neue Aufgabe hinzu oder fügen Sie es in eine beliebige Liste ein.

Leiten Sie Mails an x@mail.asana.com weiter, um Ihre E-Mails in Aufgaben umzuwandeln.

Asana verschiebt Ihre E-Mail samt Anhängen in eine Aufgabe.

Neue Aufgaben erscheinen ganz oben in Ihrer Liste in Neue Aufgaben.

Aufgaben, die Sie zu Meine Aufgaben hinzufügen, sind privat.

Klicken Sie auf Öffentlich machen, um sie mit Ihrem Team zu teilen.

Sortieren Sie Aufgaben mit Heute, Anstehend, or Später.

Klicken Sie auf den blauen Punkt neben der Aufgabe, um sie schnell einzuordnen.

Markieren Sie die Aufgaben, für die Sie Zeit haben, mit Heute.

Teamkollegen können Ihre Meine Aufgaben-Übersicht sehen und wissen so, woran Sie arbeiten.

Sie können nur Aufgaben sehen, die Sie veröffentlicht oder in einem Projekt geteilt haben (mehr über Projekte später).

Markieren Sie Aufgaben mit einer Fälligkeit von unter einer Woche als Anstehend, dann sehen Sie, dass sie bald fällig sind.

Am Fälligkeitstag wird Ihre Aufgabe von Anstehend nach Heute verschoben.

Als wäre es Zauberei.

Markieren Sie Aufgaben, die frühestens in einer Woche fällig sind, mit Später.

Bis zum Fälligkeitstermin werden sie erledigt sein.

Ihre Aufgaben wandern automatisch eine Woche vor Fälligkeit von Später zu Anstehend.

Priorisieren Sie immer Meine Aufgaben, um die Übersicht über anstehende und zu bearbeitende Aufgaben zu haben

Jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre Arbeit verfolgen und planen!

Next, lernen Sie, wie Sie mit Ihrem Team in Asana arbeiten.

Arbeiten Sie mit Projekten an Aufgabengruppen.

Projekte helfen Ihnen bei der Verfolgung und Organisation Ihrer Schritte in einem Prozess oder einer Initiative.

Wie ein Ereignisplan, eine Produkteinführung oder ein Redaktionskalender.

Wie bei Meine Aufgaben klicken Sie einfach und tippen, um eine Aufgabe zum Projekt hinzuzufügen.

Wenn Sie in einem Dokument oder einer E-Mail bereits Schritte aufgelistet haben, kopieren Sie die Liste hier hinein.

Fügen Sie aus der E-Mail Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzu.

Die eindeutige E-Mail-Adresse des Projekts sehen Sie im Projekt-Dropdownmenü.

Fügen Sie Ihre Aufgaben zu weiteren verwandten Projekten hinzu.

Aufgaben können zu mehreren Projekten gehören.

Fügen Sie Abschnitte hinzu, um Aufgaben in einem Listenprojekt zu organisieren.

Tippen Sie am Ende jedes Aufgabentitels :, um einen Abschnitt zu erzeugen.

Oder fügen Sie Spalten hinzu, um Aufgaben in einem Übersichtsprojekt zu organisieren.

Ziehen Sie Aufgaben zwischen oder in die Spalten, um sie neu zu ordnen.

Weisen Sie Aufgaben mit Zuweisen zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest.

Verpassen Sie mit Ihrem Projekt-Kalender keine einzige Frist.

Ziehen Sie Aufgaben in Ihren Kalender, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Fügen Sie jeden, der Ihr Projekt auf dem Laufenden bleiben soll, als Mitglieder hinzu.

Projektmitglieder werden über neue Diskussionen, Status und Aufgaben benachrichtigt.

Posten Sie Diskussionen, um Ankündigungen zu machen oder Diskussionen zu beginnen.

Ihr Beitrag wird an alle Projektmitglieder verschickt.

Unter Fortschritt sehen Sie, wie Ihr Projekt vorankommt.

Legen Sie einen Status für Ihr Projekt fest, um das Team über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Der Projekteigentümer erhält wöchentlich eine Erinnerung daran, den Status einzustellen.

Öffnen und organisieren Sie Projekte mithilfe Ihrer Seitenleiste.

Fügen Sie Projekte zu Ihren Favoriten hinzu, um sie oben an die Seitenleiste anzuheften.

Klicken Sie auf den Stern auf der linken Seite des Projektnamens, um es zu Ihren Favoriten hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste neue Projekte erstellen.

Nun können Sie mit Ihrem Team Projekte vorantreiben.

Nur noch eine Lektion, bevor es losgeht.

Kommunizieren und koordinieren Sie schneller mit dem Posteingang.

Überprüfen Sie Ihren Posteingang, um die letzten Updates zu sehen und darauf zu antworten.

Im Posteingang sehen Sie, wenn eine Aufgabe fällig ist…

…und wenn Teammitglieder Aufgaben, Diskussionen und Projekte aktualisieren, denen Sie folgen.

Nachrichten öffnen und beantworten, ohne den Posteingang zu verlassen.

Wenn Sie auf ein Update klicken, bekommen Sie alle Kontextinformationen, die Sie zum Antworten benötigen.

Archiv-Updates, die Sie ablehnen können.

Klicken Sie auf das X, das auf der rechten Seite eines Updates auftaucht, um es zu archivieren.

Öffnen Sie Archiv, um abgelehnte Updates zurück in Ihren Posteingang zu verschieben.

Klicken Sie auf den Pfeil, der auf der rechten Seite eines archivierten Updates auftaucht, um es wieder in den Posteingang zu verschieben.

Um keine Aktualisierungen zu Aufgaben oder Projekten zu erhalten, klicken Sie auf nicht folgen.

Letztendlich haben Sie die Kontrolle über Aktualisierungen, die Sie erhalten und solche, über die Sie nicht informiert werden möchten

Wenn Sie soweit sind, können sie Asanas E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.

Der Austausch mit dem Team kann am einfachsten über Ihren Posteingang verwaltet werden. Denken Sie daran, hier regelmäßig vorbeizuschauen.

Glückwunsch! Jetzt steht einem erfolgreichen Arbeitstag mit Asana nichts mehr im Weg.