Erfassung von Fördermitteln

So erstellen Sie ein Pipeline-Projekt zur Fördermittelbeantragung

Es gibt einige Möglichkeiten, Ihre Pipeline für Fördermittelanträge zu erstellen. So können Sie schnell beginnen:

1. Beginnen Sie mit unserer Vorlage zur Fördermittelbeantragung und passen Sie diese an die Bedürfnisse Ihrer Organisation an.
2. Importieren Sie eine bestehende Tabelle in der Sie Fördermittel derzeit nachverfolgen.

So greifen Sie auf alle Asana-Vorlagen zu

Wenn Sie es vorziehen, Ihr eigenes Pipeline-Projekt von Grund auf neu zu erstellen, oder an allgemeinen Best Practices für Asana-Projekte interessiert sind, dann beginnen Sie hier.

Verwalten Sie mehrere laufende Fördermittelanträge auf einmal?

Wenn Sie unsere Vorlage nutzen:

1. Duplizieren Sie die [BEISPIELAUFGABE] in der Vorlage, geben Sie ihr einen neuen Namen und wandeln Sie die Aufgabe in ein Projekt um.
2. Dann fügen Sie diese Projekte zu einem Portfolio hinzu, mit dem Sie alle Fördermittelanträge an einem Ort verwalten und überwachen können.

Tipps zur Verwaltung Ihres Projekts für Fördermittelanträge

Sie haben Ihr Projekt bereits erstellt. Nun helfen Ihnen diese Tipps bei der Verwaltung, während Sie neue Fördermittelanträge zu Ihrer Pipeline hinzufügen.

1. Organisieren Sie Ihr Projekt mithilfe von Abschnitten, die Sie anhand der verschiedenen Phasen des Antragsverfahren erstellen

Machen Sie deutlich, welche Fördermittelanträge sich in welcher Phase der Pipeline befinden, indem Sie Abschnitte erstellen. Abschnitte helfen Ihnen, verschiedene Phasen Ihres Antragsverfahren zu sehen, wie „Bewertung“, „Bewerbung“, „Ausstehend“, etc. und kategorisieren die Aufgaben entsprechend.

Während Sie mit Ihrem Antrag vorankommen, verschieben Sie Aufgaben von einem Abschnitt zum anderen, um deren Status anzugeben.

2. Planen Sie die Zeiträume für Anträge und Fördermittelzyklen auf der Zeitleiste

Sobald Sie einen Fördermittelantrag zu Ihrer Pipeline hinzufügen, stellen Sie sicher, dass Sie diesem ein Fälligkeitsdatum zuweisen. Auf diese Weise sorgen Sie dafür, dass Sie ihn rechtzeitig einreichen oder erneuern. Beginnen Sie dann von Ihrer Frist an rückwärts mit der Festlegung von realistischen Start- und Fälligkeitsterminen für jeden Schritt des Prozesses. Sie können die Zeitleiste verwenden, um Ihren Zeitplan zu visualisieren und ihn so anzupassen, dass er realistisch ist. Außerdem lassen sich Abhängigkeiten zwischen Aufgaben festlegen, damit die Arbeit in der richtigen Reihenfolge abläuft. Wenn Sie eine Frist verlegen müssen, können Sie Aufgaben auch einfach auf der Zeitleiste per Drag & Drop verschieben und so neue Fristen festlegen.

3. Nehmen Sie neue Fördermöglichkeiten in Ihr Projekt auf, indem Sie sie mit einem Formular erfassen

Neue Fördermöglichkeiten können jederzeit auftauchen. Mit Formularen können Sie diese schnell erfassen und überprüfen. Erstellen Sie ein Formular, das die nötigen Details erfasst. Somit lassen sich Fördermöglichkeiten bewerten und genehmigen. Nach der Übermittlung des Formulars, wird eine Aufgabe mit den entsprechenden Details in Ihrem Pipeline-Projekt erstellt.

Teilen Sie den Link zum Formular in Ihrem Unternehmen oder auf Ihrer Website, um das Übermitteln und Entdecken von Möglichkeiten zu erleichtern. Jeder kann ein Formular ausfüllen, auch wenn die Person Asana selber nicht benutzt.

4. Verwalten Sie Prioritäten, Genehmigungen und wichtige Details mit benutzerdefinierten Feldern

Mit verschiedenen Fördermitteloptionen in Ihrer Pipeline werden Sie sicher deren Priorität, die erwarteten Gelder und weitere Details im Blick haben wollen. Benutzerdefinierte Felder helfen, diese Informationen auf einen Blick zu präsentieren und können auch verwendet werden, um Ihr Projekt zu filtern und zu sortieren (wie Tabellenspalten). Sie können Felder erstellen, um den Finanzierungsbetrag, die Priorität, die Phase oder den Genehmigungsstatus anzugeben – was immer Sie benötigen, um wichtige Details zu erfassen.

Behalten Sie Genehmigungen mithilfe von Benachrichtigungen für benutzerdefinierte Felder im Blick

Fördermittelanträge durchlaufen in der Regel einige Runden an Feedback. Mit dem Workflow für benutzerdefinierte Genehmigungsfelder können Sie auf Anhieb sehen, ob etwas bereits genehmigt ist oder nicht. Fügen Sie einfach ein benutzerdefiniertes Feld für den Genehmigungsstatus zu Ihrem Projekt hinzu und aktivieren Sie Benachrichtigungen. Auf diese Weise werden alle Aufgabenbeteiligten benachrichtigt, wenn der Feldwert geändert wird. Somit sind alle auf dem Laufenden, wenn Anträge genehmigt wurden oder weiteres Feedback eingearbeitet werden soll.

Tipps zur Berichterstattung über Fortschritte bezüglich der Beantragung von Fördermitteln

Veröffentlichen Sie regelmäßige Statusaktualisierungen an einem Ort – der Fortschrittsansicht

Einblicke in die Fortschritte und Befüllung der Pipeline sind der Schlüssel, um sicherzustellen, dass Sie genügend Möglichkeiten aufnehmen und diesen nachgehen. Anstatt sich auf lange E-Mail-Verläufe oder zufällige Anfragen nach Status-Updates zu verlassen, versuchen Sie, regelmäßige Updates in der Fortschrittsansicht bereitzustellen. Sie können bestehende Aufgaben, Projekte und Teamkollegen @erwähnen, um einfacher auf diese zu verweisen und alle über Fortschritte oder Hindernisse auf dem Laufenden zu halten.

Verfolgen Sie mehrere Fördermittelprojekte? Fügen Sie diese zu einem Portfolio hinzu, um ihren Status in einer Ansicht zu überwachen.

Infomaterialien zur Nachverfolgung von Fördermittelmöglichkeiten

Lernen Sie lieber visuell? Möchten Sie sehen, wie Kunden wie Sie Asana verwenden? Schauen Sie sich diese Infomaterialien an:

Ressourcen	Link
Vorlage zum Erfassen von Fördermitteln	Vorlage verwenden
Fallstudie	Lesen Sie mehr darüber, wie EarthEnable, Venture for America und Hope for Haiti Zuschüsse mit Asana verwalten.
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