3 hilfreiche Konzepte für die erfolgreiche Koordinierung eines Teams, das erst kürzlich ortsunabhängig arbeitet

Molly Talbert – FotoMolly Talbert30. April 20203 Minuten Lesezeit
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3 hilfreiche Konzepte für die erfolgreiche Verwaltung von einem Team, das erst kürzlich ortsunabhängig arbeitet – Artikel-Bannerbild

Die Aufgaben eines Teamleiters sind nicht ohne, insbesondere wenn das eigene Team plötzlich und ohne Vorwarnung aus dem gemeinschaftlichen Büro ins eigene Homeoffice umzieht. Und wahrscheinlich haben Sie sich noch nie darüber Gedanken gemacht, wie ein Team gesteuert wird, dass remote arbeitet. Jetzt sieht nicht nur der Arbeitsalltag anders aus, sondern auch die gesamte Arbeitsweise und Kommunikation innerhalb des Teams haben ganz neue Formen angenommen.

Ortsunabhängig zu sein ist weder besser noch schlechter. Es ist einfach anders. Daher ist es umso wichtiger, proaktiv neue Wege für die Vernetzung und Zusammenarbeit mit Kollegen zu finden, sowie sich Zeit zu nehmen, um den Managementstil und die Bedürfnisse Ihres Teams zu evaluieren.

Ortsunabhängiges Arbeiten mit Asana

3 hilfreiche Konzepte für die erfolgreiche ortsunabhängige Zusammenarbeit

Genau hier setzen die drei Tipps von Joshua Zerkel, Head of Global Community bei Asana, an. Als zertifizierter professioneller Organisator und Manager, machte er erst kürzlich dieselbe Veränderung durch – von der Arbeit im Büro musste er plötzlich zum Arbeiten im Homeoffice wechseln. Seine persönliche Erfahrung half Ihm beim Erarbeiten seiner Konzepte für die Arbeit als ortsunabhängiger Manager.

Joshua gibt uns drei Tipps zur Koordinierung eines kooperativen ortsunabhängigen Teams:

1. Sorgen Sie durch die Festlegung wöchentlicher Prioritäten für Klarheit

Klarheit bedeutet sicherzustellen, dass jeder im Team die Prioritäten des Teams kennt und weiß, wie man gemeinsam daran arbeitet.

Selbst in traditionellen Büros kann es schwierig sein sicherzustellen, dass jedes Teammitglied das größere Ziel und individuelle Prioritäten klar vor Augen hat. Bei der Leitung eines ortsunabhängigen Teams ist es daher umso wichtiger, klare Ziele zu definieren, zu kommunizieren und beizubehalten.

Lösung: Achten Sie darauf, dass jedes Teammitglied wöchentlich seine Prioritäten in einem gemeinsam genutzten Dokument oder einer Aufgabe in Asana festhält. Führen Sie ein kurzes wöchentliches Meeting ein, bei dem jeder seine Prioritäten umreißt und die der anderen erfährt.

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Diese zusätzliche Möglichkeit zur Abstimmung über Pläne im Team kann neue Ideen hervorbringen und zu neuen Kooperationen führen. Zudem werden so die Erwartungen für die Woche festgelegt. Als Manager können Sie dabei unterstützen und erhalten gleichzeitig Einblick in die Auslastung, Hindernisse und Errungenschaften des Teams.

2. Legen Sie Normen für die ortsunabhängige Kommunikation fest

In einem Büro ergeben sich viele Gelegenheiten, um sich persönlich mit Kollegen auszutauschen – sei es direkt am Schreibtisch oder im Flur.

Beim ortsunabhängigen Arbeiten kann es hingegen schwierig sein, herauszufinden, wo und wie Kommunikationsnormen und -regeln festgelegt werden sollten. Wofür braucht es ein Meeting? Wann reicht eine Nachricht? Welche Kommunikation sollte via E-Mail, Slack oder in Asana stattfinden? Inkonsistente Kommunikation und Vorgehensweisen können zu Verwirrung und Frustration im Team führen.

Lösung: Legen Sie Richtlinien für jeden Kommunikationskanal fest und dokumentieren Sie diese an einem Ort, auf den jeder schnell und einfach zugreifen kann. Alternativ können Sie sie auch jedem neuen Teammitglied gleich zu Beginn übergeben.

Wie sollten diese Richtlinien aussehen? Das hängt von den Tools ab, die Ihr Team bevorzugt nutzt. Bei Asana z. B. nutzen wir Slack für kurze Gespräche und einzelne Fragen, während wir in Asana längere Diskussionen zu Themen führen, die auch nach Handlungen verlangen. E-Mails werden nur für die Kommunikation mit externen Anbietern und Partnern verwendet. Sobald Sie Ihre Richtlinien bestimmt haben, gehen Sie auf Nummer sicher und kommunizieren Sie anfangs lieber zu viel, bis sich Ihr Team an die neuen Regeln gewöhnt hat.

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Vergessen Sie auch nicht, etwas Zeit für gemütliches Beisammensein einzuplanen! Legen Sie Zeiten für ortsunabhängige Mittagessen oder Kaffee-Gespräche ohne offizielles Programm fest, damit sich Ihre Mitarbeiter austauschen können und eine Gemeinschaft entsteht. Verwenden Sie Emojis und GIFs, um Emotionen hervorzurufen, die ein Text schwer übermitteln kann. Ortsunabhängiges Arbeiten kann isolierend sein. Daher ist es wichtig für ein Team, Zeit miteinander zu verbringen und sich zu vernetzen.

3. Führen Sie einen klaren Zeitplan und einen vernünftigen Rhythmus ein

Wenn Teams an einem Ort arbeiten, kommt es oft zu gemeinsamen Pausen: Mitarbeiter essen zusammen oder erinnern sich gegenseitig daran, dass es an der Zeit ist, Feierabend zu machen.

Durch die Arbeit im Homeoffice verschwimmt die Grenze zwischen dem Privat- und dem Arbeitsleben oft. Plötzlich bekommt man das dringende Bedürfnis, die Wäsche zusammenzulegen, oder man muss ein Meeting verlassen, weil die Kinder Fragen zu ihrer Spanischaufgabe haben.

Lösung: Bestimmen Sie die Arbeitszeiten eines jeden Teammitglieds und halten Sie diese Stunden in einem Kalender oder einem Status fest, wo sie jeder sehen kann. Abhängig von der Art der Arbeit, den Zeitzonen und den Konventionen für Meetings können Sie dann entscheiden, was vernünftig ist und wann sich Zeitpläne überschneiden sollten oder nicht.

Erinnern Sie Ihr Team unbedingt daran, im Laufe des Tages immer wieder Pausen einzulegen. Es kann schon mal vorkommen, dass man sich morgens an die Arbeit setzt und den gesamten Tag nur ein- oder zweimal aufsteht. Wenn Menschen die natürliche Ablenkung durch Kollegen fehlt (oder Sie keinen Hund haben, der hinaus muss, oder Kinder, die Aufmerksamkeit brauchen), bleiben sie leicht ununterbrochen am PC hängen.

Erstellen Sie abschließend ein gemeinsames Dokument oder ein Projekt in Asana, in dem Ihre Teammitglieder Tipps zum ortsunabhängigen Arbeiten miteinander teilen können. Jedes Team wird unterschiedliche Arbeitsweisen haben, daher kann eine Sammlung von Tipps von Personen, die im selben Boot sitzen, sehr nützlich sein.

Übung macht den Meister

Das alte Sprichwort besagt, dass Übung den Meister macht. Und wir haben eine gute Nachricht: Wenn Sie für Klarheit sorgen, Kommunikationsregeln festlegen und einen klaren Zeitplan und Rhythmus einführen, ist es sehr wahrscheinlich, dass sich Ihre ortsunabhängigen Teammitglieder gut an diese Richtlinien anpassen und bald zu den Meistern des ortsunabhängigen Arbeitens werden.

Diese drei Konzepte für die erfolgreiche Zusammenarbeit von verteilten Standorten lassen sich auch in einem Büro gut umsetzen. Ob Ihr Team nun dauerhaft verstreut ist oder früher oder später wieder zurück ins Büro kommt: Diese Zeit des ortsunabhängigen Arbeitens bildet eine gute Möglichkeit, um darüber nachzudenken, wie Sie Ihr Team koordinieren und welche neuen Gewohnheiten Sie einführen möchten.

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