3 hilfreiche Konzepte für die erfolgreiche Koordinierung eines Teams, das erst seit Kurzem ortsunabhängig arbeitet

Ein Team zu managen ist nicht immer einfach; ein ortsunabhängiges Team zu koordinieren ist sogar noch schwieriger. Egal, ob Ihr Team den Wechsel ins Homeoffice erst vor kurzem gewagt hat oder Sie bereits mit dem ortsunabhängigen/hybriden Arbeitsmodell vertraut sind: Es gibt eine Reihe von Tools und Methoden, mit denen Sie die ortsunabhängige Zusammenarbeit verbessern können.

Ortsunabhängig zu arbeiten ist weder besser noch schlechter als andere Arbeitsmodelle; es ist einfach anders. Daher ist es umso wichtiger, proaktiv neue Wege zur Vernetzung und Zusammenarbeit mit Kollegen zu finden, sowie sich Zeit zu nehmen, um Ihren Managementstil und die Bedürfnisse Ihres Teams neu zu evaluieren.

3 Tipps zur Koordinierung eines ortsunabhängigen Teams

Joshua Zerkel, Head of Global Community bei Asana, hat die folgenden drei Konzepte zusammengestellt, um Sie bei der Koordinierung eines ortsunabhängigen Teams zu unterstützen. Über die Jahre hat sich Joshua ein umfassendes Wissen zu diesem Thema angeeignet, das er in seiner Rolle als Certified Professional Organizer und Manager von ortsunabhängigen beziehungsweise hybriden Teams nutzt.

Joshua hat drei Tipps zur Koordinierung eines kooperativen ortsunabhängigen Teams parat:

1. Klären Sie die wöchentlichen Prioritäten mit Ihrem ortsunabhängigen Team ab

Klarheit bedeutet sicherzustellen, dass jeder im Team die Prioritäten des Teams kennt und weiß, wie man gemeinsam daran arbeitet.

Selbst in traditionellen Büros kann es schwierig sein sicherzustellen, dass jedes Teammitglied sowohl übergeordnete Ziele als auch individuelle Prioritäten klar vor Augen hat. Bei der Leitung eines ortsunabhängigen oder hybriden Teams ist es daher umso wichtiger, klare Ziele zu definieren, zu kommunizieren und beizubehalten.

Lösung: Achten Sie darauf, dass jedes Teammitglied wöchentlich seine Prioritäten in einem gemeinsam genutzten Dokument oder einer Asana-Aufgabe festhält. Führen Sie ein kurzes wöchentliches Meeting ein, bei dem jeder seine Prioritäten umreißt und die der anderen erfährt. Als Manager eines ortsunabhängigen Teams sollten Sie mit gutem Beispiel vorangehen und Ihre Prioritäten ebenfalls vorstellen.

Diese zusätzliche Möglichkeit zur Abstimmung der Pläne im Team kann neue Ideen hervorbringen und zu neuen Kooperationen führen. Zudem werden so die Erwartungen für die Woche festgelegt. Als Manager eines ortsunabhängigen Teams können Sie dabei unterstützen und erhalten gleichzeitig Einblick in die Auslastung, Hindernisse und Errungenschaften des Teams.

2. Legen Sie Normen für die ortsunabhängige Kommunikation fest

In einem Büro ergeben sich viele Gelegenheiten, um sich persönlich mit Kollegen auszutauschen – sei es direkt am Schreibtisch oder im Flur.

Beim ortsunabhängigen Arbeiten kann es hingegen schwierig sein, herauszufinden, wo und wie Kommunikationsnormen und -regeln festgelegt werden sollten. Wofür braucht es ein Meeting? Wann reicht eine Nachricht? Welche Kommunikation sollte via E-Mail, welche über Slack oder in Asana stattfinden? Inkonsistente Kommunikation und Vorgehensweisen können zu Verwirrung und Frustration im Team führen.

Lösung: Legen Sie Richtlinien für jeden Kommunikationskanal fest und dokumentieren Sie diese an einem Ort, auf den jeder schnell und einfach zugreifen kann. Genauso muss auch jedes neue Teammitglied diese Richtlinien gleich zu Beginn einsehen können.

Wie sollten diese Richtlinien aussehen? Das hängt von den Tools ab, die Ihr Team bevorzugt nutzt. Bei Asana z. B. nutzen wir Slack für kurze Gespräche und einzelne Fragen, während wir in Asana längere Diskussionen zu Themen führen, die auch nach Handlungen verlangen. E-Mails werden nur für die Kommunikation mit externen Anbietern und Partnern verwendet. Sobald Sie Ihre Richtlinien festgelegt haben, gehen Sie auf Nummer sicher und kommunizieren Sie anfangs lieber zu viel, bis sich Ihr Team an die neuen Regeln gewöhnt hat.

Vergessen Sie auch nicht, etwas Zeit für gemütliches Beisammensein einzuplanen! Legen Sie Zeiten für ortsunabhängige Mittagessen oder Kaffee-Gespräche ohne offizielles Programm fest, damit sich Ihre Mitarbeiter austauschen können und eine Gemeinschaft entsteht. Verwenden Sie Emojis und GIFs, um Emotionen auszudrücken, die ein Text schwer übermitteln kann. Ortsunabhängiges Arbeiten kann isolierend sein. Daher ist es wichtig für ein Team, Zeit miteinander zu verbringen und sich zu vernetzen.

3. Führen Sie einen klaren Zeitplan und einen vernünftigen Rhythmus ein

Wenn Teams an einem Ort arbeiten, kommt es oft zu gemeinsamen Pausen: Mitarbeiter essen zusammen oder erinnern sich gegenseitig daran, dass es an der Zeit ist, Feierabend zu machen.

Durch die Arbeit im Homeoffice verschwimmt die Grenze zwischen dem Privat- und dem Arbeitsleben oft. Plötzlich bekommt man das dringende Bedürfnis, die Wäsche zusammenzulegen, oder man muss ein Meeting verlassen, weil die Kinder Fragen zu ihrer Spanischaufgabe haben.

Lösung: Bestimmen Sie die Arbeitszeiten eines jeden Teammitglieds und halten Sie diese Stunden in einem Kalender oder einem Status fest, wo sie jeder sehen kann. Abhängig von der Art der Arbeit, den Zeitzonen und den Konventionen für Meetings können Sie dann entscheiden, was vernünftig ist und wann sich Zeitpläne überschneiden sollten oder nicht.

Als Leiter eines ortsunabhängigen Teams haben Sie mit einiger Wahrscheinlichkeit Teammitglieder, die über unterschiedliche Zeitzonen verteilt sind. Es ist wichtig, diesen Mitgliedern unabhängig von ihrem Standort ein Gefühl der Teamzugehörigkeit zu vermitteln und Burnout-Symptomen vorzubeugen.

Sie sollten nicht nur Ihre eigene Zeit sinnvoll verwalten, sondern auch Ihr Team unbedingt daran erinnern, im Laufe des Tages immer wieder Pausen einzulegen. Es kann schon mal vorkommen, dass man sich morgens an die Arbeit setzt und den gesamten Tag nur ein- oder zweimal aufsteht. Wenn Menschen die natürliche Ablenkung durch Kollegen fehlt (oder sie keinen Hund haben, der hinaus muss, oder Kinder, die Aufmerksamkeit brauchen), bleiben sie schon mal ununterbrochen am PC hängen.

Schließlich können Sie ein gemeinsames Dokument oder ein Projekt in Asana erstellen, in dem Ihre Teammitglieder Tipps zum ortsunabhängigen Arbeiten miteinander teilen können. Jedes Team wird unterschiedliche Arbeitsweisen haben, daher kann eine Sammlung von Tipps von Personen, die im selben Boot sitzen, sehr nützlich sein.

So verwalten Sie ein ortsunabhängiges Team in nur 3 einfachen Schritten

Das alte Sprichwort besagt, dass Übung den Meister macht. Und wir haben eine gute Nachricht: Wenn Sie für Klarheit sorgen, Kommunikationsregeln festlegen und einen klaren Zeitplan und Rhythmus einführen, ist es sehr wahrscheinlich, dass sich Ihre ortsunabhängigen Teammitglieder gut an diese Richtlinien anpassen und bald zu Meistern des ortsunabhängigen Arbeitens werden.

Diese drei Konzepte für die erfolgreiche Zusammenarbeit von verteilten Mitarbeitern lassen sich auch in einem Büro gut umsetzen. Ob Ihr Team erst seit kurzem ortsunabhängig arbeitet, ein hybrides Arbeitsmodell verfolgt oder sich auf eine baldige Rückkehr ins Büro freut: Diese Zeit des ortsunabhängigen Arbeitens bildet eine gute Möglichkeit, um darüber nachzudenken, wie Sie Ihr Team koordinieren und welche neuen Gewohnheiten Sie einführen möchten.