Remote Teams führen: Die wichtigsten Tipps!

Ein Team zu managen ist nicht immer einfach; ein ortsunabhängiges Team zu koordinieren ist sogar noch schwieriger. Egal, ob Ihr Team den Wechsel ins Homeoffice erst vor kurzem gewagt hat oder Sie bereits mit dem ortsunabhängigen/hybriden Arbeitsmodell vertraut sind: Es gibt eine Reihe von Tools und Methoden, mit denen Sie die ortsunabhängige Zusammenarbeit verbessern können.

Ortsunabhängig zu arbeiten ist weder besser noch schlechter als andere Arbeitsmodelle; es ist einfach anders. Daher ist es umso wichtiger, proaktiv neue Wege zur Vernetzung und Zusammenarbeit mit Kollegen zu finden, sowie sich Zeit zu nehmen, um Ihren Managementstil und die Bedürfnisse Ihres Teams neu zu evaluieren.

Was sind Remote-Teams?

Remote-Teams sind Gruppen von Mitarbeiterinnen, die unabhängig von einem zentralen Bürostandort zusammenarbeiten. Das bedeutet, dass sich Ihre Kolleginnen an unterschiedlichen Orten befinden können – sei es im selben Land oder verteilt über verschiedene Zeitzonen und Kontinente. Die Zusammenarbeit erfolgt dabei vorwiegend über digitale Kommunikations- und Projektmanagement-Tools.

Was zeichnet Remote-Teams aus?

• Ortsunabhängiges Arbeiten: Teammitglieder brauchen keinen festen Büroplatz.

• Digitale Kommunikation: Austausch erfolgt per Videokonferenz, Chat-Tools oder E-Mail.

• Hoher Koordinationsbedarf: Gute Planung und klare Strukturen sind entscheidend für reibungslose Abläufe.

• Flexible Arbeitszeiten: Durch die unterschiedlichen Zeitzonen werden ihre Mitarbeiter nicht immer zur Kernzeit des Hauptsitzes arbeiten. Diese Flexibilität muss gewährt werden, trotzdem sollte der Blick auf ein gemeinsames Ziel nie verloren werden.

Tipp: Mit Tools wie Asana behalten Sie Aufgaben, Deadlines und Zuständigkeiten im Blick – unabhängig davon, wo Ihre Teammitglieder sitzen.

Was ist der Unterschied zwischen Remote und Home Office?

Remote-Arbeit bezeichnet alle Arbeitsformen, bei denen Sie außerhalb einer traditionellen Büroumgebung tätig sind. Ob Sie in einem Café, Co-Working-Space oder an Ihrem Lieblingsort im Ausland arbeiten, spielt dabei keine Rolle. Wichtig ist, dass Sie online angebunden sind und auf zentrale Arbeits- und Kollaborationstools zugreifen können.

Home Office hingegen konzentriert sich auf das Arbeiten von zu Hause aus. Oft ist hier der Arbeitsplatz rechtlich geregelt (z. B. mit einem separaten Schreibtisch oder einem fest zugewiesenen Raum). Viele Unternehmen bieten bestimmte Home-Office-Tage pro Woche an oder ermöglichen eine Mischform aus Büro- und Heimarbeit.

Merke: Remote-Work schließt Home Office mit ein – aber nicht jede Person im Home Office arbeitet automatisch in einem vollständig „remote“ aufgestellten Team.

Welche Arten von Remote Teams gibt es?

Nicht jedes Remote-Team funktioniert gleich. Je nach Unternehmensgröße, Zeitzonen und individuellen Bedürfnissen ergeben sich unterschiedliche Arbeitsmodelle. Hier sind drei gängige Varianten:

Vollständig remote

In einem vollständig Remote Team hat niemand einen festen Platz im Büro. Alle Teammitglieder arbeiten standortunabhängig – manchmal sogar über verschiedene Länder oder Kontinente verteilt.

• Vorteil: Hohe Flexibilität und häufig größere Bewerberpools.

• Herausforderung: Kommunikation ist ausschließlich digital. Regeln und Prozesse müssen klar definiert sein.

Hybride Teams

Bei hybriden Teams arbeitet ein Teil des Personals im Büro, während andere ortsunabhängig tätig sind.

• Vorteil: Vereint das Beste aus beiden Welten. Einige Mitarbeitende profitieren von persönlichen Absprachen vor Ort, während andere Home Office oder Remote-Optionen nutzen können.

• Herausforderung: Es besteht die Gefahr, dass Remote-Mitarbeitende wichtige Infos verpassen. Achten Sie daher auf transparente Kommunikation (z. B. über Asana oder regelmäßige Update-Meetings).

Synchrone vs. asynchrone Zusammenarbeit

Gerade bei global verteilten Teams spielt die Zeitzone eine große Rolle. Hier unterscheidet man zwischen:

• Synchrone Zusammenarbeit: Alle sind gleichzeitig online und koordinieren sich in Echtzeit (z. B. via Videocall).

• Asynchrone Zusammenarbeit: Jeder arbeitet zu den eigenen Zeiten, während Informationen und Fortschritte schriftlich festgehalten werden (z. B. in Asana-Aufgaben oder -Projekten).

Hinweis: Viele Remote-Teams kombinieren beide Ansätze. Ein Beispiel: Ein festes Daily-Stand-up (synchrone Abstimmung) plus umfangreiche Dokumentation in Asana (asynchrone Kommunikation).

Wie koordiniere ich Remote Teams?

Joshua Zerkel, Head of Global Community bei Asana, hat die folgenden vier Konzepte zusammengestellt, um Sie bei deim Onboarding und der Koordinierung eines ortsunabhängigen Teams zu unterstützen. Über die Jahre hat sich Joshua ein umfassendes Wissen zu diesem Thema angeeignet, das er in seiner Rolle als Certified Professional Organizer und Manager von ortsunabhängigen beziehungsweise hybriden Teams nutzt.

Joshua hat vier Tipps zur Koordinierung eines kooperativen ortsunabhängigen Teams parat:

1. Klären Sie die wöchentlichen Prioritäten mit Ihrem ortsunabhängigen Team ab

Klarheit bedeutet sicherzustellen, dass jeder im Remote Team die Prioritäten des Teams kennt und weiß, wie man gemeinsam daran arbeitet.

Selbst in traditionellen Büros kann es schwierig sein sicherzustellen, dass jedes Teammitglied sowohl übergeordnete Ziele als auch individuelle Prioritäten klar vor Augen hat. Bei der Leitung eines ortsunabhängigen oder hybriden Teams ist es daher umso wichtiger, klare Ziele zu definieren, zu kommunizieren und beizubehalten.

Lösung: Achten Sie darauf, dass jedes Teammitglied wöchentlich seine Prioritäten in einem gemeinsam genutzten Dokument oder einer Asana-Aufgabe festhält. Führen Sie kurze wöchentliche Video-Meetings ein, bei denen jeder seine Prioritäten umreißt und die der anderen erfährt. Als Manager eines ortsunabhängigen Teams sollten Sie mit gutem Beispiel vorangehen und Ihre Prioritäten ebenfalls vorstellen.

Diese zusätzliche Möglichkeit zur Abstimmung der Pläne im Team kann neue Ideen hervorbringen und zu neuen Kooperationen führen. Zudem werden so die Erwartungen für die Woche festgelegt. Als Manager eines ortsunabhängigen Teams können Sie dabei unterstützen und erhalten gleichzeitig Einblick in die Auslastung, Hindernisse und Errungenschaften des Teams.

2. Legen Sie Normen für die ortsunabhängige Kommunikation fest

In einem Büro ergeben sich viele Gelegenheiten, um sich persönlich mit Kollegen auszutauschen – sei es direkt am Schreibtisch oder im Flur.

Beim ortsunabhängigen Arbeiten kann es hingegen schwierig sein, herauszufinden, wo und wie Kommunikationsnormen und -regeln im Remote Team festgelegt werden sollten. Wofür braucht es ein Meeting? Wann reicht eine Nachricht? Welche Kommunikation sollte via E-Mail, welche über Slack oder in Asana stattfinden? Inkonsistente Kommunikation und Vorgehensweisen können zu Verwirrung und Frustration im Team führen.

Lösung: Legen Sie Richtlinien für jeden Kommunikationskanal fest und dokumentieren Sie diese an einem Ort, auf den jeder schnell und einfach zugreifen kann. Genauso muss auch jedes neue Teammitglied diese Richtlinien gleich zu Beginn einsehen können.

Wie sollten diese Richtlinien aussehen? Das hängt von den Tools ab, die Ihr virtuelles Team bevorzugt nutzt. Bei Asana z. B. nutzen wir Slack für kurze Gespräche und einzelne Fragen, während wir in Asana längere Diskussionen zu Themen führen, die auch nach Handlungen verlangen. E-Mails werden nur für die Kommunikation mit externen Anbietern und Partnern verwendet. Sobald Sie Ihre Richtlinien festgelegt haben, gehen Sie auf Nummer sicher und kommunizieren Sie anfangs lieber zu viel, bis sich Ihr Remote Team an die neuen Regeln gewöhnt hat.

Vergessen Sie auch nicht, etwas Zeit für gemütliches Beisammensein einzuplanen! Legen Sie Zeiten für ortsunabhängige Mittagessen oder Kaffee-Gespräche ohne offizielles Programm fest, damit sich Ihre Mitarbeiter austauschen können und eine Gemeinschaft entsteht. Verwenden Sie Emojis und GIFs, um Emotionen auszudrücken, die ein Text schwer übermitteln kann. Ortsunabhängiges Arbeiten kann isolierend sein. Daher ist es wichtig für ein Team, Zeit miteinander zu verbringen und sich zu vernetzen.

3. Führen Sie einen klaren Zeitplan und einen vernünftigen Rhythmus ein

Wenn Teams an einem Ort arbeiten, kommt es oft zu gemeinsamen Pausen: Mitarbeiter essen zusammen oder erinnern sich gegenseitig daran, dass es an der Zeit ist, Feierabend zu machen.

Durch die Arbeit im Homeoffice verschwimmt die Grenze zwischen dem Privat- und dem Arbeitsleben oft. Plötzlich bekommt man das dringende Bedürfnis, die Wäsche zusammenzulegen, oder man muss ein Meeting verlassen, weil die Kinder Fragen zu ihrer Spanischaufgabe haben.

Lösung: Bestimmen Sie die Arbeitszeiten eines jeden Teammitglieds und halten Sie diese Stunden in einem Kalender oder einem Status fest, wo sie jeder sehen kann. Abhängig von der Art der Arbeit, den Zeitzonen und den Konventionen für Meetings können Sie dann entscheiden, was vernünftig ist und wann sich Zeitpläne überschneiden sollten oder nicht.

Als Leiter eines ortsunabhängigen Teams haben Sie mit einiger Wahrscheinlichkeit Teammitglieder, die über unterschiedliche Zeitzonen verteilt sind. Es ist wichtig, diesen Mitgliedern unabhängig von ihrem Standort ein Gefühl der Teamzugehörigkeit zu vermitteln und Burnout-Symptomen vorzubeugen.

Sie sollten nicht nur Ihre eigene Zeit sinnvoll verwalten, sondern auch Ihr Team unbedingt daran erinnern, im Laufe des Tages immer wieder Pausen einzulegen. Es kann schon mal vorkommen, dass man sich morgens an die Arbeit setzt und den gesamten Tag nur ein- oder zweimal aufsteht. Wenn Menschen die natürliche Ablenkung durch Kollegen fehlt (oder sie keinen Hund haben, der hinaus muss, oder Kinder, die Aufmerksamkeit brauchen), bleiben sie schon mal ununterbrochen am PC hängen.

Schließlich können Sie ein gemeinsames Dokument oder ein Projekt in Asana erstellen, in dem Ihre Teammitglieder Tipps zum ortsunabhängigen Arbeiten miteinander teilen können. Jedes Team wird unterschiedliche Arbeitsweisen haben, daher kann eine Sammlung von Tipps von Personen, die im selben Boot sitzen, sehr nützlich sein.

4. Teambuilding für Remote-Teams

Auch wenn Ihr Remote Team nicht am selben Ort sitzt, können Sie ein starkes Gemeinschaftsgefühl aufbauen. Organisieren Sie zum Beispiel virtuelle Kaffeepausen, Online-Spiele oder Quizrunden, in denen sich Teammitglieder informell austauschen können. Zusätzlich lohnt es sich, regelmäßige Online-Events oder virtuelle Workshops zu planen, um gemeinsame Erfolge zu feiern und neue Mitarbeiter willkommen zu heißen.

Wenn die Geografie und das Budget es zulassen, können gelegentliche Offsite-Treffen für zusätzliche Motivation sorgen. In Asana lässt sich dafür übrigens ein eigenes Projekt aufsetzen, in dem Sie Themen sammeln, Abstimmungen organisieren und Feedback für zukünftige Teambuilding-Aktivitäten einholen können.

So verwalten Sie ein ortsunabhängiges Team in nur 4 einfachen Schritten

Das alte Sprichwort besagt, dass Übung den Meister macht. Und wir haben eine gute Nachricht: Wenn Sie für Klarheit sorgen, Kommunikationsregeln festlegen und einen klaren Zeitplan und Rhythmus einführen, ist es sehr wahrscheinlich, dass sich Ihre ortsunabhängigen Teammitglieder gut an diese Richtlinien anpassen und bald zu Meistern des ortsunabhängigen Arbeitens werden.

Diese vier Konzepte für die erfolgreiche Zusammenarbeit von Remote Teams lassen sich auch in einem Büro gut umsetzen. Ob Ihr Team erst seit kurzem ortsunabhängig arbeitet, ein hybrides Arbeitsmodell verfolgt oder sich auf eine baldige Rückkehr ins Büro freut: Diese Zeit des ortsunabhängigen Arbeitens bildet eine gute Möglichkeit, um darüber nachzudenken, wie Sie Ihr Team koordinieren und welche neuen Gewohnheiten Sie einführen möchten.