Was ist Operational Excellence (OPEX)?

Die heutige Geschäftswelt ist von zahlreichen Herausforderungen geprägt. Der intensive Wettbewerb und die Globalisierung führen dazu, dass die Anforderungen an Qualität, Geschwindigkeit und Kosteneffizienz immer weiter steigen.

Daher müssen Unternehmen darauf achten, ihre betrieblichen Prozesse laufend zu optimieren und effizienter zu gestalten. Nur dann können sie langfristig im Wettbewerb bestehen und erfolgreich bleiben.

Hier kommt das Konzept der Operational Excellence ins Spiel. Darunter versteht man eine unternehmensweite Strategie, die darauf abzielt, kontinuierliche Optimierungen in allen Bereichen durchzuführen. Doch wie können Sie dieses Prinzip in Ihr Unternehmen integrieren? Welche Methoden und Werkzeuge stehen Ihnen dafür zur Verfügung? Und welche Tools sollten Sie nutzen, um diese Umstellung erfolgreich umzusetzen? Alle wichtigen Informationen erfahren Sie hier in diesem Artikel.

Was ist Operational Excellence?

Operational Excellence (OpEx) ist weit mehr als nur eine Sammlung von Best Practices. Vielmehr ist es ein Konzept, welches Unternehmen helfen soll, ihre Leistungsfähigkeit kontinuierlich zu verbessern.

Dabei werden alle Prozesse und Systeme entlang der Wertschöpfungskette kontinuierlich im Hinblick auf Kundenbedürfnisse, Qualität und Effizienz optimiert. Denn verbesserte Prozesse steigern die Produktivität, senken die Kosten, verringern die Durchlaufzeiten und sichern einen langfristigen Unternehmenserfolg. 

Gleichzeitig ist Operational Excellence aber auch Teil der Unternehmenskultur. Das Ziel, eine exzellente betriebliche Leistung zu erzielen, muss in der Philosophie verankert und von allen Mitarbeitern akzeptiert werden. Nur dann kann Operational Excellence erfolgreich umgesetzt werden.

Operational Excellence vs. KVP

Bevor wir damit beginnen, die wichtigsten Schritte in der Umsetzung von OpEx näher zu erklären, möchten wir vorab noch auf den Unterschied zum kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) eingehen.

Beide Ansätze wirken auf den ersten Blick sehr ähnlich, denn sie verfolgen das Ziel, die Effizienz im Unternehmen kontinuierlich zu steigern. Dennoch gibt es einen klaren Unterschied, den Sie beachten sollten:

• KVP: Der kontinuierliche Verbesserungsprozess ist oftmals Teil des Qualitätsmanagements und beschäftigt sich mit der Optimierung einzelner Prozesse. Dabei wird hauptsächlich das PDCA-Prinzip (Plan, Do, Check, Act) verwendet.

• OpEx: Operational Excellence geht jedoch noch viel weiter, da es sich um einen ganzheitlichen, strategischen Ansatz handelt. Hierbei wird nicht nur eine Methode verwendet, sondern eine Kombination. Doch im Vordergrund stehen nicht unbedingt die Methoden selbst, sondern die Philosophie zur betrieblichen Exzellenz, die von allen Mitarbeitern gelebt wird.

Sie sehen also hier eindeutig einen Unterschied. So wird Operational Excellence unternehmensweit umgesetzt und gelebt, während KVP lediglich eine Einzelmethode zur Verbesserung von Prozessen darstellt.

Welche Methoden werden zur Operational Excellence verwendet?

Es gibt zahlreiche Methoden und Instrumente, die Sie zum Erlangen operativer Exzellenz verwenden können. Dazu gehören Lean Management, Six Sigma, Kaizen und noch viele mehr. 

In den folgenden Absätzen möchten wir für Sie auf die wichtigsten Methoden eingehen und wie diese zur Operational Excellence beitragen können.

Lean Management

Lean Management bedeutet auf Deutsch übersetzt “schlankes Management”. Dieser Ansatz stellt keine Methode an sich dar, sondern eine Unternehmensphilosophie. Ziel ist es, die komplette Wertschöpfungskette im Unternehmen effizienter und effektiver zu gestalten.

Die zwei zentralen Aspekte des Lean Managements sind die Kundenorientierung und die Kostensenkung.

• Kundenorientierung: Hierbei sollen sowohl das Angebot als auch die Prozesse auf den Kunden ausgerichtet werden. Jede Tätigkeit muss einen Nutzen für den Kunden darstellen und damit dessen Zufriedenheit steigern. Wenn eine Tätigkeit keinen Kundennutzen bringt, wird sie entfernt.

• Kostensenkung: Dabei geht es um die Vermeidung von Verschwendung. Prozesse sollten perfekt aufeinander abgestimmt sein und Ressourcen sinnvoll eingesetzt werden. Dies umfasst auch eine flache Hierarchie, um den Aufwand der Verwaltung zu reduzieren.

Ein Beispiel für ein erfolgreich umgesetztes Lean Management ist die Automarke Toyota. Auf Basis dieser Philosophie haben sie das Toyota-Produktionssystem (TPS) entwickelt. Dieses gilt als eines der effizientesten Produktionssysteme der Welt und basiert auf der Synchronisation und Standardisierung von Prozessen sowie der Vermeidung von Fehlern und Verschwendung.

Six Sigma

Six Sigma stellte eine Methode zur Prozessverbesserung dar. Im Vordergrund steht hierbei die Einführung einheitlicher Prozesse, um die Anzahl der Abweichungen im Endprodukt zu minimieren. Dies führt letztlich zu einer verringerten Anzahl an Produktfehlern und einer höheren Produktqualität.

Six Sigma basiert dabei auf 5 Grundsätzen.

• Den Kunden in den Mittelpunkt stellen

• Anhand von Daten Abweichungen aufspüren

• Prozesse kontinuierlich verbessern

• Jeden Mitarbeiter miteinbeziehen

• Ein flexibles und reaktionsfähiges System schaffen

Häufig wird Six Sigma in der Fertigung eingesetzt. Das Prinzip findet jedoch immer öfter Anwendung in anderen Branchen, wie etwa in Technologieunternehmen.

Kaizen

Kaizen (Kai = Veränderung, Zen = zum Besseren) ist nicht nur eine Philosophie, sondern auch eine Handlungsanweisung. Damit ist die permanente Verbesserung von Tätigkeiten und Verfahren durch alle Mitarbeiter eines Unternehmens gemeint.

Wichtig ist dabei jedoch nicht, dass große Innovationen oder Veränderungen durchgeführt werden. Vielmehr sollte jeder Mitarbeiter seine Tätigkeiten und seinen Arbeitsplatz ständig kritisch hinterfragen und laufend Optimierungen durchführen.

Zum besseren Verständnis werden einige Prinzipien und Regeln mit Kaizen verknüpft. 

• Tägliche Verbesserungen in allen Bereichen durchführen

• Jede Verschwendung von Material, Zeit und Geld vermeiden

• Nachgelagerte Prozessschritte betrachten und verbessern

• Entscheidend ist die Wirkung, nicht die Vorgehensweise

• Arbeitsplätze und -bereiche werden live vor Ort betrachtet und analysiert

Das Kaizen-Prinzip kann immer angewendet werden. Egal ob bei Produkten, Dienstleistungen, Prozessen oder Arbeitsplätzen. Die Philosophie ist universell und kann daher in allen Branchen und Unternehmen angewendet werden.

Weitere OpEx-Methoden

Für Operational Excellence können noch viele weitere Werkzeuge und Methoden verwendet werden. Eine kurze Übersicht dieser Methoden zeigen wir Ihnen hier.

• Total Quality Management: Ziel dieser Methode ist es, durch Prozessoptimierung und Mitarbeiterentwicklung die höchstmögliche Kundenzufriedenheit zu erreichen.

• Target Costing: Die Zielkostenrechnung ist eine marktorientierte Methode zur Berechnung der Kosten. Der Fokus wird dabei auf die Zahlungsbereitschaft der Kunden gelegt.

• Supply Chain Management: Dieser Bereich koordiniert und optimiert Wertschöpfungs- und Lieferketten. Dabei soll sichergestellt werden, dass der gesamte Prozess reibungslos abläuft.

• Gemba Walks: Die Annahme hinter diesem Prinzip lautet: Verbesserungen können nur passieren, wenn der Arbeitsprozess vor Ort verstanden und beobachtet wird.

• Business Process Reengineering: Diese Methode beinhaltet die grundlegende Neugestaltung von Prozessen, um wesentliche Verbesserungen zu erzielen.

Operational Excellence umsetzen

Wenn Sie Operational Excellence in Ihrem Unternehmen umsetzen möchten, ist es wichtig, einige Schritte zu beachten. Sie können nicht einfach von heute auf morgen die Unternehmenskultur ändern und erwarten, dass keine Probleme auftreten werden. Deshalb müssen Sie sorgfältig auf die Planung und Umsetzung achten.

1. Ist-Zustand bewerten

Im ersten Schritt sollten Sie den aktuellen Zustand der Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen bewerten. Dabei können Sie Prozessanalysen durchführen, um Bereiche zu identifizieren, die verbessert werden müssen.

Wichtig hierbei ist, einen objektiven Blick zu behalten. Daher sollten Sie bei diesen Analysen auch nach den Meinungen und Erfahrungen Ihrer Mitarbeiter fragen. Dieses Feedback kann ungemein wichtig sein, um einen klaren Ist-Zustand zu ermitteln.

2. Ziele festlegen

Im nächsten Schritt müssen Sie klare Ziele festlegen, nach denen Sie später Ihren Plan ausrichten werden. Dabei sollten Sie klare KPIs definieren, die nach dem SMART-Prinzip gesetzt werden.

Das SMART-Prinzip besagt, dass Ziele

• Spezifisch

• Messbar

• Attraktiv

• Relevant

• Terminierbar

sein müssen, damit diese auch wirklich erreicht werden können. Mit klaren KPIs und Zielen haben Sie eine Richtung vorgegeben, mit der Sie nun im dritten Schritt Ihren Umsetzungsplan erstellen können.

3. Plan entwickeln

Die Einführung von neuen Methoden und die Umstellung von aktuellen Prozessen ist ein langwieriger Prozess. Dieser erfordert nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern auch Akzeptanz und Verständnis von Seiten der Mitarbeiter.

Bevor Sie also die Mitarbeiter mit Veränderungen konfrontieren, sollten Sie einen detaillierten Plan zur Umsetzung neuer Methoden entwickeln. Dieser Grundstein ist wichtig, um eine erfolgreiche Implementierung zu gewährleisten. 

Dabei ist es nicht nur wichtig, klare Zeiträume anzugeben, sondern auch Verantwortlichkeiten zuzuordnen. Einen solchen Plan sollten Sie daher idealerweise in einer Work-Management-Software wie Asana festhalten. Welche Vorteile Ihnen eine solche Software bietet, erfahren Sie hier:

4. Mitarbeiter schulen

Wie bereits angesprochen werden Mitarbeiter bei der Einführung von Operational Excellence mit teils großen Veränderungen konfrontiert. Bei einer schlechten Planung kann es durchaus zu einer verringerten Mitarbeiterzufriedenheit kommen. Um also eine erfolgreiche Umsetzung durchführen zu können, müssen Sie auf die Prinzipien des Change Managements setzen.

Dabei gibt es verschiedene Modelle, auf die Sie sich stützen können. Wir möchten hier das ADKAR-Modell von Jeff Hiatt ansprechen. Das Akronym steht für folgende Prinzipien.

• Bewusstsein (Awareness) für die Notwendigkeit der Veränderung.

• Wunsch (Desire), an der Veränderung teilzunehmen.

• Wissen (Know-How), wie man eine erfolgreiche Veränderung sicherstellt.

• Können (Ability), die Veränderung zu implementieren.

• Verfestigung (Reinforcement), um sicherzustellen, dass die Veränderung auch langfristig greift.

Setzen Sie diese Schritte in Form von Schulungen, Weiterbildungen und Seminaren um, damit die Umstellung auf Operational Excellence langfristig funktioniert und Sie von der Effizienzsteigerung profitieren.

5. Maßnahmen implementieren

Nun ist es an der Zeit, die notwendigen Schritte laut Ihrem Entwicklungsplan in die Tat umzusetzen. Beachten Sie hierbei, dass die Veränderung in kleinen Etappen erfolgt. Dies gibt den Mitarbeitern Zeit, mit den neuen Prozessen umzugehen. 

Zusätzlich haben Sie damit die Möglichkeit, regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen vorzunehmen. Die Überwachung der Fortschritte ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die Ziele erreicht werden.

Herausforderungen in der Umsetzung meistern

Die Umstellung hin zu Operational Excellence kann einige Schwierigkeiten mit sich bringen. In den folgenden Absätzen möchten wir für Sie kurz auf die häufigsten Hürden eingehen und wie Sie diese bewältigen können.

1. Widerstand gegen Veränderungen: Oftmals wehren sich Mitarbeiter gegen neue Veränderungen. Um dies zu verhindern, müssen Sie ausreichend Bewusstsein schaffen für die Notwendigkeit und einen klaren Plan aufzeigen.

2. Komplexität der Prozesse: Gerade wenn Ihre Geschäftsprozesse komplex sind, ist es schwierig, OpEx umzusetzen. Dabei ist es wichtig, die Analyse gründlich durchzuführen und den Umsetzungsplan so detailliert wie möglich zu erstellen.

3. Nachhaltigkeit der Verbesserungen: In vielen Fällen tendieren Mitarbeiter dazu, nach einer Zeit wieder in alte Muster zu verfallen. Daher müssen Sie die Prozesse kontinuierlich überwachen und anpassen, damit die Verbesserungen nachhaltig sind.

Unser Fazit

Operational Excellence ist ein Managementansatz mit vielen Vorteilen für Unternehmen. Mit der Implementierung einer verbesserungsorientierten Kultur und der Nutzung der richtigen Methoden können Unternehmen langfristige Wettbewerbsvorteile erzielen.

Zwar erfordert die Umsetzung einiges an Zeit und Ressourcen, aber die Vorteile sind es wert. Denn Unternehmen, die OpEx erfolgreich umsetzen, können Kosteneinsparungen und Qualitätsverbesserungen erzielen.