Wie kritische Erfolgsfaktoren (KEFs) Ihren Strategieplan unterstützen können

Beim Setzen von Zielen ist es wie bei einer Pyramide: Sie benötigen ein starkes Fundament, denn ohne eine stabile Basis können Sie die Spitze nicht platzieren. Aber diese Basis zu schaffen kann unter Umständen eine Herausforderung darstellen.

Und genau an diesem Punkt kommen kritische Erfolgsfaktoren (KEFs) ins Spiel. KEFs umfassen die wichtigsten Erfolgsfaktoren, die Ihr Team auf dem Weg zu seinen Zielen erreichen muss. Kritische Erfolgsfaktoren können Ihnen in Kombination mit einem Drei- bis Fünfjahresplan helfen, eine robuste Zielsetzungsbasis zu schaffen. In einem nächsten Schritt erstellen Sie dann aufbauend auf dieser soliden Grundlage spezifische Projektergebnisse und Projektziele, um Ihre Ziele bei jedem Projekt pünktlich zu erreichen.

Wenn das Festlegen kritischer Erfolgsfaktoren für Sie noch Neuland ist, oder Sie nicht sicher sind, wo Sie bei der Strategieplanung am besten beginnen sollten, erfahren Sie im Folgenden alles, was Sie für den erfolgreichen Einstieg benötigen.

Was sind kritische Erfolgsfaktoren (KEFs)?

Kritische Erfolgsfaktoren (KEFs) sind grundlegende Ziele, die Ihr Unternehmen erreichen muss, um seine strategischen Zielen zu erreichen. Sie können KEFs auf Projekt-, Programm- oder Unternehmensebene umsetzen, meistens werden sie aber für gesamte Abteilungen oder Unternehmen angewendet, da sie in engem Zusammenhang mit den Geschäftsstrategien des Unternehmens stehen. Das Erreichen Ihrer kritischen Erfolgsfaktoren führt in der Regel zu einem bedeutenden Mehrwert und höherem Geschäftserfolg für Ihr Unternehmen.

Bei KEFs handelt es sich um übergeordnete strategische Ziele, die nicht unbedingt Details zu ihrer Umsetzung beinhalten. Nehmen wir z. B. an, Sie legen als einen kritischen Erfolgsfaktor die Steigerung der Markenbekanntheit fest. Das ist ein hochgestecktes Ziel, das Ihrem Unternehmen Mehrwert und eine Steigerung des Marktanteils ermöglicht. Um diesen KEF auch wirklich zu erreichen, arbeiten bestimmte Teams an diversen Projekte und Vorhaben und verwenden dabei quantitative Key Performance Indicators (KPIs). Dank diesen erhalten Sie eine klare Übersicht darüber, was Ihre Teams bis wann geschafft haben sollen.

Beispiele für kritische Erfolgsfaktoren (KEFs)

Ein kritischer Erfolgsfaktor kann praktisch alles sein. Diese hochgesteckten Ziele geben Ihrem Team Orientierung und zeigen die Richtung an, in die es gehen soll. Und Projektmanager nutzen KEFs, um Ihre eigenen Vorhaben zu leiten und sicherzustellen, dass sie erfolgreich umgesetzt werden können.

Sie werden sich immer basierend auf den strategischen Zielen Ihres Unternehmens für Ihre jeweiligen kritischen Erfolgsfaktoren entscheiden. Hier sind einige Beispiele für KEFs, die – abhängig von den Wachstumsplänen Ihres Unternehmens für die nächsten drei bis fünf Jahre – vielleicht auch für Sie interessant sein können:

• Aktualisierung des Marketing-Leitfadens

• Neue Produktfunktionen

• Leistungsbeurteilungen

• Aufbau eines soliden Vertriebsteams, um neue Kunden zu gewinnen

Hintergründe zu den kritischen Erfolgsfaktoren

Das Konzept des Erfolgsfaktors wurde erstmals 1961 von D. Ronald Daniel, einem Berater von McKinsey & Company, entwickelt. Später veröffentlichte John F. Rockart einen Artikel in der Harvard Business Review, in dem er den Ansatz der kritischen Erfolgsfaktoren beschreibt und diesem auch seinen Nahmen gibt. In diesem Artikel aus dem Jahr 1979 definiert Rockart KEFs wie folgt:

[Kritische Erfolgsfaktoren sind] die Anzahl von Bereichen, in denen die Ergebnisse, wenn sie zufriedenstellend sind, eine erfolgreiche Wettbewerbsfähigkeit für das Unternehmen gewährleisten. Es sind die wenigen Schlüsselbereiche, in denen einfach alles planmäßig funktionieren muss, damit das Unternehmen geschäftlich erfolgreich ist. Wenn die Ergebnisse in diesen Bereichen nicht entsprechend ausfallen, werden die Bemühungen des Unternehmens in diesem Zeitraum ins Leere laufen.”

So hängen strategische Ziele, KEFs, KPIs und andere Erfolgsparameter zusammen

Wenn es um das Festlegen von Zielen geht, gibt es eine Vielzahl von Abkürzungen – gar nicht so leicht, hier immer die Übersicht zu behalten. Jede Zielsetzungsmethode ist ein bisschen anders, aber lassen Sie sich von den vielen Akronymen keinesfalls entmutigen. Wir zeigen Ihnen anhand eines typischen Strategieplanungsprozesses, wofür die Abkürzungen stehen und wie sie miteinander verbunden sind.

Beginnen Sie mit Ihrem strategischen Plan

Die strategische Planung ist der erste Schritt eines jeden Zielsetzungsprozesses: Sie brauchen eine Strategie, bevor Sie Ziele festlegen können. Ein strategischer Plan zeigt an, in welche Richtung sich Ihr Unternehmen entwickeln soll und welche Maßnahmen Sie ergreifen müssen, um diese Ziele zu erreichen.

Identifizieren Sie Ihre KPAs und KRAs

Mit Key Performance Areas (KPAs) sind jene Bereiche Ihres Unternehmens gemeint, die für Ihren Erfolg ausschlaggebend sind. Wenn Sie beispielsweise in einer Software-Firma arbeiten, könnte eine Key Performance Area die lückenlose Bereitstellung und fehlerfreie Funktion Ihrer Software sein. Dahingegen könnte eine KPA eines produzierenden Betriebes sein, dass alle Anlagen in Betrieb und voll funktionsfähig sind.

Damit Sie wissen, auf welche Bereiche Sie sich bei der Zielsetzung konzentrieren wollen, ist es wichtig, Ihre Key Performance Areas zu kennen. Denken wir noch einmal an das Beispiel der Software-Firma: Wenn die Software fehleranfällig ist und dadurch viele Ausfallzeiten entstehen, kann ein Ziel sein, diese Zeiten so weit wie möglich zu reduzieren. 

KRAs steht für Key Result Areas. Dies sind die Schwerpunktbereiche, die Sie in Ihrem Strategieplan festgelegt haben. KRAs sind weiter gefasst als Ziele. Ein wichtiger Ergebnisbereich Ihres Unternehmens könnte zum Beispiel „Rentabilität“ oder „Effizienz“ sein. Beim Festlegen Ihrer Ziele beschreiben Sie dann genau, was Sie in diesen Bereichen verbessern müssen. 

Finden Sie die richtige Zielsetzungsmethode

Sobald Ihr strategischer Plan fertig ist, können Sie eine Zielsetzungsmethode wählen. Die zwei bekanntesten Methoden für die Zielsetzung sind OKRs und KEFs (in Kombination mit KPIs). In der Praxis reicht es, wenn Sie nur eine der beiden Zielsetzungsmethoden verwenden, da sie einander sehr ähnlich sind. 

Verwenden Sie OKRs, wenn Sie ein einfaches, aber flexibles Modell möchten

OKRs steht für Objectives and Key Results (Ziele und Schlüsselergebnisse). Wenn Sie bisher noch keine Ziele festgelegt haben, dann sind OKRs ein guter Ausgangspunkt, da es sich um ein einfaches Modell handelt:

• Ich werde [Ziel] und meinen Fortschritt mit [Schlüsselergebnis] messen.

Das Ziel ist das, welches Sie erreichen möchten – ob beispielsweise die Steigerung der Markenbekanntheit, die Senkung des CO2-Fußabdrucks in Ihrem Unternehmen oder etwas Ähnliches.

Das Schlüsselergebnis ist die Metrik, mit der Sie Ihren Fortschritt auf dem Weg zum Ziel messen – eine Million Webbesucher generieren, sicherstellen, dass ein Viertel des Produktmaterials kompostierbar ist und so weiter.

Verwenden Sie KEFs und KPIs, um den Fortschritt Ihres Unternehmens quantitativ zu erfassen

KEFs – kritische Erfolgsfaktoren – funktionieren ähnlich wie das O in OKRs. Es sind die wichtigen Ziele, auf die Ihr Unternehmen hinarbeitet, um Ihren strategischen Plan für die nächsten drei bis fünf Jahre erfolgreich umzusetzen.

Verknüpfen Sie KEFs mit Key Performance Indicators (KPIs), damit diese umsetzbar werden. KPIs sind quantitative Metriken, die Ihnen anzeigen, welche Fortschritte Ihr Team oder Unternehmen bei wichtigen Geschäftsziele macht. Ein guter KPI gibt Ihnen ein Gefühl dafür, ob Sie auf dem richtigen Weg sind, um Ihre kritischen Erfolgsfaktoren und damit auch Ihre strategischen Ziele zu erreichen.

Die verschiedenen Arten von KEFs – und warum sie wichtig sind

Man unterscheidet üblicherweise fünf verschiedene Arten von kritischen Erfolgsfaktoren. Indem Sie sich mit diesen fünf Arten vertraut machen, können Sie bei der Planung Ihrer nächsten Ziele sicherstellen, dass Sie keine wichtigen Erfolgsfaktoren übersehen.

1. Branchenbedingte kritische Erfolgsfaktoren

Manchmal gibt es bestimmte kritische Erfolgsfaktoren, die Ihr Unternehmen erfüllen muss, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Um branchenspezifische KEFs nachverfolgen zu können, muss Ihr Team Branchentrends proaktiv verfolgen und deren Entwicklung von vornherein abschätzen.

Beispiele für branchenspezifische kritische Erfolgsfaktoren:

• Innovationen, um den Mitbewerbern immer einen Schritt vorauszubleiben

• Nachhaltigkeit bei der Verpackung und Herstellung, um den Erwartungen der Kunden zu entsprechen

• Kundenservice, das den Branchenstandard bei weitem übertrifft

2. Wettbewerbsbedingte kritische Erfolgsfaktoren

Diese kritischen Erfolgsfaktoren werden davon beeinflusst, wie Ihre Mitbewerber handeln und wie sich deren Erfolg oder Misserfolg auf Ihr Unternehmen auswirkt. Es geht aber nicht um einen direkten Vergleich mit dem, was Ihre Konkurrenten machen. Vielmehr werden diese KEFs davon beeinflusst, wie Ihre Kunden Ihr Unternehmen im Vergleich zu Ihren Konkurrenten wahrnehmen.

Beispiele für wettbewerbsbedingte kritische Erfolgsfaktoren:

• Als „Luxusmarke“ wahrgenommen werden

• Eine bestimmte Kundendemografie ansprechen

3. Zeitbedingte kritische Erfolgsfaktoren

Wie der Name bereits verrät, haben zeitbedingte Faktoren keinen dauerhaften Einfluss auf Ihr Unternehmen. Diese kritischen Erfolgsfaktoren sind vielmehr kurzzeitige, befristete Faktoren, die sich günstig oder ungünstig auf Ihr Unternehmen auswirken. Indem Sie diese Faktoren identifizieren und nicht außer Acht lassen, unterstützen Sie ein nachhaltiges Geschäftswachstum.

Beispiele für zeitbedingte kritische Erfolgsfaktoren:

• Unerwartete, aber vorübergehende Veränderungen Ihres Geschäftsmodells

• Geringere Personalkapazität aufgrund eines spezifischen, vorübergehenden Problems

• Einstellung von talentierten Bewerbern zur Unterstützung der Eröffnung eines neuen Standorts oder Erschließung einer neuen Region

4. Umweltbedingte kritische Erfolgsfaktoren

Diese kritischen Erfolgsfaktoren kann Ihr Unternehmen nicht direkt kontrollieren – deshalb sind sie aber nicht weniger wertvoll. Indem Sie umweltbedingte Faktoren proaktiv feststellen und nachverfolgen, können Sie potenzielle Probleme schon vorab verhindern und unnötiges Risiko vermeiden.

Beispiele für umweltbedingte kritische Erfolgsfaktoren:

• Ein Konjunktureinbruch

• Eine politische Veränderung, die sich auf Ihr Unternehmen auswirkt

• Neue Vorschriften für Ihre Branche

5. Führungsbedingte kritische Erfolgsfaktoren

Im Gegensatz zu den ersten vier KEF-Typen sind die führungsbedingten Erfolgsfaktoren für eine bestimmte Person oder Position bestimmt – nicht für ein ganzes Unternehmen. Wenn Sie in einer Führungsposition tätig sind, sollten Sie möglicherweise einen KEF für die Verbesserung Ihrer Management- und Führungskompetenzen festlegen.

Beispiele für führungsbedingte kritische Erfolgsfaktoren:

• Konfliktlösungstraining

• Einführung von Projektrisikomanagement-Prozessen im gesamten Team

• Etablierung bewährter Praktiken für die Verwaltung des Arbeitspensums

In 5 Schritten zu Ihren KEFs

Kritische Erfolgsfaktoren bieten eine hilfreiche Möglichkeit, um Erfolgskriterien festzulegen und nachzuverfolgen. Sind Sie bereit? Dann bringen Sie diese fünf Schritte zum Erfolg:

1. Einen strategischen Plan erstellen. KEFs basieren auf dem drei- bis fünfjährigen strategischen Plan Ihres Unternehmens. Beginnen Sie also zunächst mit der Erstellung eines strategischen Plans, falls Sie noch keinen haben. Dieser beinhaltet Ihre umfassenden Unternehmensziele für die nächsten Jahre und ist daher einer der Grundsteine für die spätere Festlegung Ihrer KEFs. 

2. Den strategischen Plan mit den beteiligten Führungskräften überprüfen. Sobald Sie Ihren strategischen Plan erstellt haben, stellen Sie ein Projektteam für das strategische Management zusammen. Dabei sollten Sie die wichtigsten Beteiligten einbinden, die dann Ihre kritischen Erfolgsfaktoren festlegen werden. Arbeiten Sie Ihren strategischen Plan schrittweise durch und identifizieren Sie dabei Geschäftsprozesse und Key Result Areas (KRAs). Bei diesen wichtigen Ergebnisbereichen handelt es sich um zentrale Bereiche Ihres Unternehmens, die ausschlaggebend für den Erfolg oder Misserfolg sind. Sie könnten z. B. die Kundenzufriedenheit als KRA für die kommende Zielperiode identifizieren. 

3. Ihre kritischen Erfolgsfaktoren identifizieren und mit dem gesamten Unternehmen teilen. Sobald Sie Ihre KRA(s) identifiziert haben, fügen Sie weitere zugehörige kritische Erfolgskriterien hinzu, die Sie beim Erreichen Ihres Ziels unterstützen. Wenn Ihre KRA beispielsweise die Kundenzufriedenheit ist, könnte ein KEF die „Verbesserung der Kundenbeziehungen durch engagierte Kundenserviceteams“ sein. Sobald Sie Ihre KEFs bestimmt haben, teilen Sie sie mit Ihrem gesamten Team und holen Sie Feedback dazu ein. 

4. KEFs mit KPIs verbinden, um sie noch besser umsetzen zu können. Damit Ihren KEFs auch wirklich Taten folgen, verbinden Sie diese am besten mit quantifizierbaren Key Performance Indicators (KPIs). Wenn Ihr KEF zum Beispiel die Verbesserung der Kundebeziehungen durch ein engagiertes Kundenserviceteam ist, kann ein KPI lauten: „Aufbau eines Kundenserviceteams bestehend aus mindestens zehn Teammitgliedern vor Quartalsende“. Ein zweites KPI könnte sein: „Bis zum Ende des Geschäftsjahres im Kundendienst eine Antwortzeit von unter 12 Stunden erreichen“.

5. Beobachten und messen. Sobald Sie alle KEFs und KPIs erstellt haben, bleibt nur eines zu tun: den Fortschritt beobachten und messen. Falls Sie noch keines nutzen, sollten Sie ein System für die Nachverfolgung Ihrer Ziele einrichten. Damit können Sie neben den wichtigsten Zielen Ihres Unternehmens auch die Projekte und Vorhaben nachverfolgen und verwalten, die zum Erreichen dieser übergeordneten Ziele beitragen.

Erstellen Sie einen Strategieplan, behalten Sie Ihre Ergebnisse im Blick und erreichen Sie Ihre Ziele

Gut durchdachte kritische Erfolgsfaktoren helfen Ihrem Team, sich auf die wichtigsten Punkte Ihres strategischen Plans zu konzentrieren, um Ihre Ziele zu erreichen. Wenn die Erfassung von KEFs noch Neuland für Sie ist, verwenden Sie am besten ein Tool für das Ziele-Management, wie zum Beispiel Ziele in Asana. Damit verschaffen Sie allen Teammitgliedern Klarheit über Ihre KEFs, die KPIs, die sie auf dem Weg zu den KEFs unterstützen, und den Fortschritt all Ihrer Vorhaben.