Projektadministrator: 4 Funktionen im Projektlebenszyklus

Ein Projekt ist keine Ein-Personen-Show – um es auf Kurs zu halten und die gesteckten Ziele rechtzeitig zu erreichen, arbeiten Sie in jeder Phase mit einer Vielzahl von Projektmitarbeitern zusammen. Eine dieser Personen ist der Projektadministrator.

Wahrscheinlich ist Ihnen der Begriff „Projektmanager“ bereits geläufig – er bezeichnet die Person, die ein Projekt leitet und dessen Fortschritt überwacht. Dann gibt es das Team, das das eigentliche Projekt umsetzt. Und dazwischen steht der Projektadministrator.

Ein Projektadministrator arbeitet während des gesamten Projektlebenszyklus eng mit dem Projektmanager zusammen. Mit zunehmender Erfahrung kann er sein Wissen nutzen, um selbst zum Projektmanager aufzusteigen. In diesem Beitrag erörtern wir die Funktionen und Verantwortlichkeiten eines Projektadministrators und wie Sie diese Rolle meistern. 

Was ist ein Projektadministrator?

Ein Projektadministrator ist für verschiedene administrative Aufgaben im Rahmen eines Projekts zuständig. Zu diesen Aufgaben gehören u. a. die Dokumentation und Organisation von Besprechungen, die Verwaltung des Projektbudgets und der Einsatz von Zeitmanagement-Fähigkeiten, um das Team auf Kurs zu halten. 

Als Projektadministrator sind Sie quasi der erste Offizier des Projektmanagers. Ihr Ziel ist es, dem Projektmanager die Arbeit zu erleichtern. Indem Sie ihm helfen, das Projekt weiter voranzubringen, sammeln Sie wertvolle Projektmanagement-Erfahrung, die Sie beruflich weiterbringen kann.

Was macht ein Projektadministrator?

Das Aufgabengebiet eines Projektadministrators ist mitunter unvorhersehbar, es gibt jedoch einige Aufgaben, die bei jedem Projekt gleich bleiben. Wenn Sie sich für diese Stelle bewerben, sollten Sie sicherstellen, dass Sie über die erforderlichen Fähigkeiten zur Bewältigung dieser Aufgaben verfügen. 

Aufgabenerfassung

Zu den wichtigen Aufgaben eines Projektadministrators gehört die Überwachung des Projektplans. Während der Projektmanager sicherstellt, dass jedes Teammitglied zum Projektfortschritt beiträgt, ist der Projektadministrator für die Erfassung einzelner Aufgaben zuständig. 

Ein Projektadministrator sieht sich den Projektzeitplan genau an und erhält von den Teammitgliedern Status-Updates zu den einzelnen Aufgaben. Sollte der Projektadministrator feststellen, dass das Risiko einer Terminüberschreitung besteht, benachrichtigt er den Projektmanager. 

Manche Projekte umfassen Hunderte von Aufgaben, weshalb die Nachverfolgung Teamarbeit und eine offene Kommunikation zwischen Projektmanager und -administrator erfordert. Ebenso wichtig für die Kommunikation ist eine zentrale Anlaufstelle für alle Projektinformationen, etwa ein Projektmanagement-Tool. So kann das gesamte Team mit der gleichen Grundlage arbeiten und genau sehen, wer was bis wann erledigt.

Prozessdokumentation

Beim Projektmanagement fällt eine Menge Papierkram an, und ein Projektmanager hat nicht immer Zeit, die Dokumentation selbst zu erledigen. Als Projektadministrator benötigen Sie die Hard Skills, die erforderlich sind, um Prozessdokumente zu erstellen, Formulare auszufüllen, mit Kunden zu kommunizieren und Notizen zu machen. Das mag zwar nach viel Arbeit klingen, doch die Unterlagen, die Sie als Projektadministrator bearbeiten, sind entscheidend für den Projekterfolg. 

Als Projektadministrator erstellen Sie nicht nur Dokumente, sondern kategorisieren, archivieren, teilen, speichern und aktualisieren sie auch. Für diese Aufgaben benötigen Sie ein außergewöhnliches Organisationstalent und tragen positiv zur Projektleistung bei. 

Budget- und Ressourcenmanagement

Projektadministratoren sind häufig für die Überwachung der Ausgaben für ein bestimmtes Projekt zuständig und überwachen den Ressourcenmanagementplan eines Teams. Während sich der Projektmanager auf die Bereitstellung von Ressourcen und die Abwicklung des Projekts konzentriert, sorgt der Projektadministrator im Hintergrund dafür, dass das Projekt den Kostenrahmen nicht sprengt. 

Bemerkt der Projektadministrator während eines laufenden Projekts beispielsweise eine Überschreitung der Ausgaben, kann er den Projektmanager benachrichtigen, damit dieser Maßnahmen ergreifen und festlegen kann, an welcher Stelle der Projektplan zur Kostensenkung angepasst werden muss. 

Meeting-Organisation

Besprechungen spielen im Projektablauf eine wichtige Rolle. Regelmäßige Besprechungen können die Zusammenarbeit im Team fördern und eine offene Kommunikation zwischen den Teamrollen gewährleisten. Projektmanager legen den Ablauf der Besprechungen fest, während Projektadministratoren in der Regel für die Terminierung der Besprechungen verantwortlich sind. 

Der Projektadministrator trägt nicht nur die Besprechungen in den Kalender ein, sondern macht gegebenenfalls auch Notizen. Nach jeder Sitzung versendet der Projektadministrator Besprechungsnotizen und Aktionspunkte, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder auf dem neuesten Stand sind.  

So werden Sie Projektadministrator

Wer weiß, was es braucht, um als Projektadministrator eingestellt zu werden und sich in dieser Position zu bewähren, kann einen positiven Beitrag zum Projektlebenszyklus leisten. Unabhängig davon, ob Sie schon bereit sind, eine Vollzeitstelle als Projektadministrator anzutreten, oder ob Sie noch dabei sind, sich durch praktische Erfahrung hochzuarbeiten, sollten Sie die folgenden Punkte für Ihren Lebenslauf beachten: 

• Berufserfahrung in einer ähnlichen Funktion: Eine der wichtigsten Voraussetzungen, wenn Sie als Projektadministrator einen Beitrag zu Ihrem Team leisten wollen, ist Berufserfahrung. Die meisten Stellen für Projektadministratoren sind keine Einstiegspositionen, so dass Sie wahrscheinlich nachweisen müssen, dass Sie bereits in einer ähnlichen Funktion gearbeitet haben, etwa als Projektkoordinator oder Projektassistent.

• Kenntnisse über Projektmanagement-Software: Die meisten Projektadministratoren setzen für ihre Verwaltungsaufgaben eine Projektmanagement-Software ein. Kenntnisse im Umgang mit der Software helfen Ihnen, Ihre Aufgaben zu erledigen, mit Ihrem Team und Ihrem Projektmanager zusammenzuarbeiten und Ihre Rolle als Projektadministrator bestmöglich zu erfüllen. 

• Organisationsgeschick und ein solides Zeitmanagement: Auch wenn Ihnen als Projektadministrator Automatisierungsfunktionen der Projektmanagement-Software bei einer Vielzahl von Aufgaben helfen können, benötigen Sie dennoch Organisationstalent und ein ausgeprägtes Zeitmanagement, um effizient zu sein. Organisationstalent hilft Ihnen dabei, Aufgaben zu ordnen, Formalitäten zu erledigen und dem Projektmanager Arbeit abzunehmen. Ein geschicktes Zeitmanagement unterstützt Sie dabei, Aufgaben effizient zu erledigen, ohne einem Burnout zum Opfer zu fallen. 

• PMP/PRINCE2-Zertifizierung ist von Vorteil: Einige Projektadministratoren sind der Ansicht, dass ihnen Zertifizierungen helfen, ihren beruflichen Werdegang voranzutreiben. Die PMP-Zertifizierung (Project Management Professional) und die PRINCE 2-Zertifizierung (PRojects IN Controlled Environments) sind im Bereich Projektmanagement hoch angesehen. Diese Zertifizierungen sind zwar keine Voraussetzung für die Position des Projektmanagers, können Ihnen jedoch helfen, beruflich voranzukommen.  

Ein Master-Abschluss in BWL kann auch für Sie interessant sein, wenn Sie sich selbständig machen und zusätzliche Kenntnisse in diesem Bereich erwerben möchten. Während für die Tätigkeit als Projektadministrator lediglich ein Bachelor-Abschluss erforderlich ist, kann Ihnen ein MBA die Türen zu Unternehmen und Tätigkeiten in verwandten Bereichen öffnen. 

Mit diesen 5 Tipps werden Sie ein besserer Projektadministrator

Wer ein guter Projektadministrator werden will, muss vor allem lernen, wie man seine Zeit einteilt, wie man kommuniziert und wie man effizient arbeitet. Diese Tipps verbessern Ihre Fähigkeiten in diesen Bereichen, so dass Sie jede Verwaltungsaufgabe mit Leichtigkeit bewältigen.

Zeitbudgets festlegen

Die Menschen planen ihre Finanzen und wissen, wann sie Ausgaben streichen oder senken müssen, um im Rahmen ihrer Möglichkeiten zu bleiben – warum können Sie mit Ihrer Zeit nicht genauso verfahren? Für einen Projektadministrator, der viel zu tun hat, ist Zeit überaus kostbar. Sie können nicht alles auf einmal machen, also setzen Sie Prioritäten, und erledigen Sie das, was Sie können. 

Sie können Aufgabenmanagement-Tools wie eine Eisenhower-Matrix verwenden, um die Produktivität zu steigern. Diese Werkzeuge sind effektive Methoden, um Aufgaben zu sortieren, bei Bedarf Punkte zu streichen und dem Wichtigen Priorität einzuräumen. 

Effektiv delegieren

Ein wichtiger Teil des Zeitmanagements ist es, zu wissen, wann eine Aufgabe delegiert werden sollte. Wenn Sie in der Lage sind, effektiv zu delegieren, können Sie Zeit für die Erledigung von vorrangigen Aufgaben gewinnen. Sie sollten auch darauf achten, dass Sie Vertrauen in die Personen haben, an die Sie Ihre Aufgaben delegieren. Hier einige Tipps, wie Sie Arbeit effektiv delegieren:

• Stärken und Schwächen optimal nutzen

• Die richtigen Ressourcen bereitstellen

• Für klare Kommunikation sorgen

• Geduldig sein

• Feedback geben

Delegieren gehört zur Arbeit einer überzeugenden Führungspersönlichkeit. Wenn Sie also mit gutem Beispiel vorangehen wollen, denken Sie daran, dass Sie durch das Delegieren von Aufgaben nicht nur den eigenen Burnout verhindern, sondern dass die Teammitglieder dadurch auch wertvolle Erfahrungen in neuen Themenbereichen sammeln können. Es ist nicht schlimm, wenn Ihnen das Delegieren von Aufgaben nicht leicht fällt – wie viele andere Soft Skills können Sie diese Fähigkeit mit etwas Übung weiterentwickeln.

Kommunizieren und zusammenarbeiten

Als Projektadministrator müssen Sie regelmäßig mit dem Projektmanager und den Teammitgliedern kommunizieren und zusammenarbeiten. Sie unterstützen das Projektteam dabei, von der Projektinitialisierung bis zum Abschluss des Projekts gut organisiert vorzugehen und erfolgreich zu sein.

Hier sind einige Möglichkeiten, die Kommunikation mit dem Team zu fördern:

• Senden Sie jede Woche ein Update zu den Fortschritten

• Richten Sie Erinnerungen ein, um sich bei den Beteiligten zu melden

• Halten Sie wöchentliche Videokonferenzen mit dem Team ab

Sie können Projektmanagement-Software verwenden, um über die Arbeit auf dem Laufenden zu bleiben, effektiv zu kommunizieren und die Fortschritte bei der Umsetzung des Projektplans zu verfolgen. Videoanrufe, Online-Chats und persönliche Treffen sind jedoch ebenso wichtig für die Zusammenarbeit und die Arbeitsmoral im Team.

Projektautomatisierung nutzen

Projektmanagement-Software kann Ihre Arbeit als Projektadministrator enorm erleichtern. Sie können die Software nutzen, um Informationen an Teammitglieder weiterzugeben, Besprechungen anzusetzen, Projektfristen und -zeitrahmen festzulegen und Aufgaben zu verwalten. Zusätzlich kann die Software für die Dokumentation und die Budgetverwaltung verwendet werden, um diese Informationen bei Bedarf mit den Beteiligten zu teilen.

Projektmanagement-Software macht die Arbeitsabläufe für Sie als Projektadministrator effizienter und reduziert mögliche Fehler. Die folgenden Projektmanagement-Funktionen helfen Ihnen bei der Koordinierung der Arbeit:

• Automatisierung: Automatisieren Sie die Prozesse, um manuellen Aufwand zu reduzieren.

• Statusberichte: Erstellen Sie einen Projektstatusbericht, den Sie an Teammitglieder und Beteiligte weitergeben können.

• Projektansichten: Verschaffen Sie sich einen besseren Überblick über das Projekt und dessen Fortschritt.

• Alle Informationen an einem Ort: Speichern Sie alle Projektinformationen an einem zentralen Ort, den alle einsehen können.

• Festlegung und Verfolgung von Zielen: Betrachten Sie Ihre Arbeit im Kontext. Setzen Sie Ziele und verfolgen Sie Ihr Projekt anhand dieser Ziele.

Teamfähigkeit beweisen

Jedes Projekt ist eine Teamleistung. Ohne Teamgeist wird es Ihnen schwer fallen, das Projekt zum Abschluss zu bringen. Jeder hat zwar berufliche Ziele, aber als Teamplayer erreicht man seine persönlichen Ziele und die des Teams am schnellsten. 

Sie und Ihr Team sollten eine gemeinsame Vision für das Projekt haben, auf die Sie hinarbeiten können. Wenn Sie offen miteinander kommunizieren und als Team arbeiten, können Sie Ihre Ziele erreichen und diesen Erfolg gemeinsam feiern. 

Vereinfachen Sie die Projektverwaltung mit Projektmanagementsoftware

Der Weg zum Projektadministrator kann jahrelange Erfahrung und die richtige Ausbildung erfordern. Wenn Sie die Stelle bekommen haben, sollten Sie sich am besten mit Projektmanagement-Software vertraut machen, um erfolgreich arbeiten zu können. 

Wenn Sie sich erst einmal mit der Projektmanagement-Software auskennen, können Sie damit die Aufgaben eines Projektadministrators vereinfachen und Ihre Projektmanagement-Fähigkeiten stärken.