Workload

Workload ist für alle Business- und Enterprise-Kunden verfügbar.

Workload bietet Ihnen eine visuelle Momentaufnahme des Team-Arbeitspensums und einen genaueren Blick darauf, woran Ihr Team in den verschiedenen Projekten arbeitet – alles an einem Ort. Identifizieren Sie Konflikte, damit Sie auf Risiken eingehen und dafür sorgen können, dass Projekte planmäßig verlaufen. Dazu können Sie Aufgaben einfach in derselben Ansicht neu zuweisen oder umplanen. Stellen Sie sicher, dass Teammitglieder nicht überfordert oder unterfordert sind und die Personalbelegung von Projekten angemessen ist.

Workload-Demo anschauen

Sie können das Arbeitspensum anhand der Aufgabenanzahl oder dem Aufwand anzeigen lassen, z. B. Stunden oder Punkte. Zusätzlich können Sie für jedes Teammitglied die Kapazität festlegen. Dadurch sehen Sie sofort, wenn jemand zu viel Arbeit hat.

Über Portfolios auf Workload zugreifen

Sie können auf Workload über Portfolios zugreifen. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Portfolios, wählen Sie ein Portfolio aus und navigieren Sie dann zum Tab „Workload”.

Portfolios

Nutzerlisten zeigen Personen an, denen in den Projekten im Portfolio Aufgaben zugewiesen sind.

Erstellen Sie ein Teamportfolio, um die Arbeit Ihres Teams in mehreren Projekten zu verfolgen. Erstellen Sie ein Portfolio, das mehrere Teams einbezieht, um wichtige Projekte zu sehen, für die Sie verantwortlich sind und die von mehreren Teams gemeinsam genutzt werden.

Wie ein Portfolio erstellt wird

Um Workload nutzen zu können, müssen Sie ein aktuelles Portfolio haben oder ein neues Portfolio erstellen.

Dashboard 1

So erstellen Sie ein Portfolio:

  1. Klicken Sie auf Portfolios, oben links in der Seitenleiste
  2. Klicken Sie auf die Kachel Neues Portfolio
  3. Benennen Sie das Portfolio
  4. Klicken Sie auf Portfolio erstellen

Projekt hinzufügen

Wenn Ihr Portfolio erstellt wurde, klicken Sie auf „Projekt hinzufügen”, um ein Projekt zu Ihrem neu erstellten Portfolio hinzuzufügen.

Arbeitspensum-Übersicht

Arbeitspensum-Trendlinie

Wenn Sie in eine Workload-Ansicht Ihres Portfolios klicken, sehen Sie eine Trendlinie für die Kapazität der Teammitglieder. Standardmäßig basiert die Kapazität auf der Anzahl der Aufgaben und der Dauer der Aufgabe. Sie haben aber auch die Möglichkeit, Aufgabenaufwand hinzufügen, um Stunden, Punkte, etc. anzuzeigen.

Trendline

  • Jede Aufgabe in Ihrem Projekt, die ein Fälligkeitsdatum oder einen Datumsbereich besitzt, wird automatisch in Ihrer Workload-Ansicht angezeigt.
  • Aufgaben müssen zugewiesen werden, um in der Arbeitspensum-Trendlinie berücksichtigt zu werden. Ist das nicht der Fall, erscheinen sie am unteren Rand Ihrer Workload-Ansicht im Abschnitt „Nicht zugewiesene Aufgaben”.
  • Sie können Aufgaben zuweisen, indem Sie sie per Drag & Drop auf einen Verantwortlichen ziehen oder das Aufgabenmenü öffnen und die Aufgaben zuweisen.

Verwenden Sie Aufgaben für Arbeitsvorgänge, die von der Workload-Ansicht berücksichtigt werden sollen, da Unteraufgaben nicht in der Ansicht angezeigt werden.

Aufgabenaufwand zur Einschätzung der Kapazität hinzufügen

Die Verfolgung des Aufgabenaufwands bedeutet, dass Ihre Kapazität auf Stunden, Punkten, usw. beruht, statt einfach nur der Aufgabenanzahl.

Dashboard 1

So fügen Sie Aufgabenaufwand hinzu:

  1. Wählen Sie Aufwand hinzufügen in der Toolbar von Workload. Der Aufwand in Workload kann ein beliebiges numerisches benutzerdefiniertes Feld aus Ihrer Feldersammlung sein. Sie können aber auch ein neues Feld erstellen.
  2. Fügen Sie nun Ihr Aufwandsfeld zu allen Projekten innerhalb des Portfolios hinzu (falls es nicht bereits vorhanden ist).
  3. Ihr Workload-Diagramm zeigt nun den Aufwand anstelle der Aufgabenanzahl an.

Denken Sie daran, Aufgaben mit Aufwandsangaben zu versehen (entweder in Workload oder in einem Projekt).

Sobald der Aufgabenaufwand festgelegt wurde, sollten Sie auch die Kapazität Ihres Teams festlegen. Auf diese Weise haben Sie das Arbeitspensum im Blick und können sicherstellen, dass niemand überlastet ist.

Teamkapazität festlegen

Die Kapazität ist der maximale Arbeitsaufwand, den eine Person in einer Woche übernehmen kann. Dieser kann individuell angepasst werden. Beispielsweise kann ein Dienstleister nur 20 Stunden übernehmen, während ein Teammitglied 40 Stunden zur Verfügung hat. Wann immer eine Person mehr Arbeit hat, als sie bewältigen kann, wird ihr Workload-Diagramm rot angezeigt.

Kapazität

  1. Klicken Sie auf das Umschaltsymbol in Ihrer Toolbar
  2. Klicken Sie Kapazität bearbeiten

Kapazität bearbeiten

Hier können Sie die Kapazität Ihres Teams bearbeiten.

Kapazitätsübersichten

Sobald die Kapazität festgelegt wurde, erhalten Sie einen Überblick darüber, welche Teammitglieder an ihre Kapazitätsgrenzen stoßen und welche Teammitglieder über eine größere Kapazität verfügen.

Teamaufwand bearbeiten

Sie können den Aufwand Ihrer Teammitglieder mit Workload einsehen und bearbeiten.

Aufwand

  1. Klicken Sie auf das Umschaltsymbol in Ihrer Toolbar
  2. Klicken Sie auf Aufwand bearbeiten

Aufwand

Hier können Sie die Leistung Ihres Teams bearbeiten.

Aufwandsübersicht

Sobald Ihr Aufwand festgelegt wurde, erhalten Sie einen besseren Überblick über die zugewiesene Arbeit eines jeden Teammitglieds.

Startdaten

Verwenden Sie Starttermine für Aufgaben, die mehr als einen Tag dauern.

Start

Wenn Sie eine Aufgabe haben, die sich über mehrere Tage erstreckt, dann wird der Aufwand gleichmäßig über die Woche verteilt (ohne Wochenenden einzubeziehen). Zum Beispiel, eine 10-stündige Aufgabe über 2 Tage bedeutet 5 Stunden Aufwand pro Tag. Wenn die Aufgabe von Freitag bis Montag geht, sind es 5 Stunden am Freitag und 5 Stunden am Montag.

Benutzerdefinierte Felder

Legen Sie benutzerdefinierte Felder zur Angabe der Priorität an, um ein Gefühl für die Wichtigkeit von Aufgaben zu bekommen. Sie können Farben für benutzerdefinierte Felder auswählen.

Benutzerdefiniert

Erstellen Sie benutzerdefinierte Felder und Farben in Ihrer Projektansicht. Wenn Sie dann einen benutzerdefinierten Feldwert für Aufgaben festlegen, wird diese Farbe in Ihrer Workload-Ansicht angezeigt.

Einblendung von Statistikdaten

Fahren Sie mit der Maus über das Diagramm einer Person, um die Anzahl der Aufgaben der Person an einem bestimmten Tag zu sehen.

Hover

Fahren Sie mit dem Mauszeiger über eine bestimmte Tagesspalte, um die Gesamtaufgaben mehrerer Teammitglieder an einem bestimmten Tag einzusehen. Bewegen Sie die Maus über den Namen einer Person, um deren Gesamtzahl an Aufgaben oder den gesamten Aufwand im Zeitverlauf zu sehen.

Detailansicht

Klicken Sie auf den Pfeil, um Projekte und Aufgaben pro Person in der Detailansicht anzuzeigen.

Details

  • Sie können die Projekt-Statusanzeige öffnen, indem Sie auf den Projektnamen klicken.

Aufgaben per Drag & Drop verschieben

Verschieben Sie Aufgaben per Drag & Drop, um sie zeitlich neu zu planen oder einer anderen Person zuzuweisen.

Workload

  • Sie können eine Aufgabe nicht in ein anderes Projekt verschieben.
  • Wenn Sie Aufgaben neu zuweisen, wird der Zeitplan gesperrt, um Fehler zu vermeiden. Nach der Neuzuweisung können Sie die Aufgabe dann per Drag & Drop zeitlich umplanen.
  • Sie können Aufgaben in der Workload-Ansicht erstellen, indem Sie direkt auf das Arbeitspensum unter der verantwortlichen Person, dem Datum und dem Projekt klicken, für das Sie die Aufgabe planen möchten. Geben Sie dann den Namen Ihrer Aufgabe ein. Anschließend können Sie in die Details der Aufgabe klicken, um zusätzliche Informationen hinzuzufügen.

Mehrfachauswahl zur Bulk-Planung: Drücken Sie die Befehls-/Steuerungstaste und klicken Sie auf alle Aufgaben, die Sie umplanen und/oder neu zuweisen möchten, während Sie die Befehls-/Steuerungstaste gedrückt halten.

Filter

Filtern Sie Ihre Workload-Ansicht nach Jobrolle und Person.

Filter

  • Sie können nach Personen suchen und diese auswählen, wenn Sie sie in Ihrer Workload-Ansicht sehen möchten.
  • Sie können auch nach einer „Jobrolle“ suchen.

Bitten Sie Ihr Team, die Jobrolle im Profil in Asana hinzuzufügen.

Sie können eine gefilterte Ansicht auch als Standardansicht für alle speichern.

Filtersuche

  1. Wählen Sie Personen für Ihren Filter aus
  2. Klicken Sie auf Filter anwenden
  3. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil

Filtersuche

Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Als Standard-Layout speichern.

Filterergebnisse

Zoom

Um hinein oder heraus zu zoomen, klicken Sie auf den „Zoom”-Button, um zwischen Tagen, Wochen, Monaten, Quartalen, Halbjahren oder Jahren zu wählen.

Zoom

  • Klicken Sie auf „Heute”, um schnell wieder zum aktuellen Tag zurückzukehren.

Verwenden Sie den Zoom, um Ihre Ansicht entsprechend dem Zeitrahmen Ihrer Arbeitsplanung und -überwachung anzupassen.

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Asana Kurse

Mit diesen Kursen lernen Sie die Grundlagen von Asana innerhalb von 15 Minuten

Aufgaben

Aufgaben Lessons

Verfolgen Sie Ihre gesamte Arbeit

3 Minuten

Meine Aufgaben

Meine Aufgaben Lessons

Immer wissen, was als Nächstes zu tun ist

3 Minuten

Projekte

Projekte Lessons

Mit Teamkollegen arbeiten

3 Minuten

Inbox

Inbox Lessons

Noch schneller kommunizieren

3 Minuten

Sie können Aufgaben nutzen, um Ihre Arbeit zu verfolgen, daran weiterzuarbeiten und sie zu organisieren.

Aufgaben können To-Dos, Ideen, Anmerkungen oder Erinnerungen sein.

Eine Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen.

Drücken Sie Tab+M, um eine Aufgabe schnell sich selbst zuzuweisen.

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, sodass die Frist klar ersichtlich ist.

Fügen Sie Anweisungen und Erwartungen im Aufgabenbeschreibungsfeld hinzu.

Nutzen Sie @ für die Verknüpfung mit anderen Aufgaben, Personen, Diskussionen oder Projekten.

Wenn Sie jemanden mit @ anführen, wird er/sie zu Ihrer Aufgabe als Follower hinzugefügt.

Follower werden benachrichtigt, wenn neue Kommentare oder Anhänge hinzugefügt werden.

Fügen Sie jeden, der auf dem Laufenden bleiben soll, als Follower hinzu.

Sie können sich jederzeit abmelden, um keine Benachrichtigungen mehr zu Ihrer Aufgabe zu erhalten.

Schreiben Sie Kommentare, um Fragen zu stellen oder die Follower auf dem Laufenden zu halten.

Versehen Sie Kommentare mit einem Herz, damit Follower wissen, dass Sie sie gesehen haben.

Fügen Sie relevante Dateien oder irrelevante GIFs als Anhänge hinzu.

Sie können Anhänge auch direkt von Dropbox, Google Drive, oder Box hinzufügen.

Erstellen Sie Teilaufgaben, um Ihre Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen.

Wenn Sie eine Teilaufgabe hinzugefügt haben, drücken Sie die Eingabetaste, um eine weitere Aufgabe hinzuzufügen.

Teilaufgaben können genau die gleichen Daten enthalten wie reguläre Aufgaben.

Klicken Sie auf die Sprechblase, um Kommentare, Anhänge oder Unteraufgaben hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste Aufgaben erstellen.

Jede Aufgabe hat eine einzigartige URL zum einfachen Kopieren und Teilen.

Glückwunsch! Es scheint, als seien Sie der Aufgabe gewachsen.

Weiter geht es mit der nächsten Lektion!

Unter Meine Aufgaben sehen Sie immer, was als Nächstes zu tun ist.

Meine Aufgaben ist eine Liste mit allen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden.

So können Sie Ihre Arbeit leichter verwalten.

Klicken Sie auf die Liste Meine Aufgaben und fangen Sie zu tippen an, um Aufgaben hinzuzufügen.

Fügen Sie wie in einem Textdokument eine neue Zeile für jede neue Aufgabe hinzu oder fügen Sie es in eine beliebige Liste ein.

Leiten Sie Mails an x@mail.asana.com weiter, um Ihre E-Mails in Aufgaben umzuwandeln.

Asana verschiebt Ihre E-Mail samt Anhängen in eine Aufgabe.

Neue Aufgaben erscheinen ganz oben in Ihrer Liste in Neue Aufgaben.

Aufgaben, die Sie zu Meine Aufgaben hinzufügen, sind privat.

Klicken Sie auf Öffentlich machen, um sie mit Ihrem Team zu teilen.

Sortieren Sie Aufgaben mit Heute, Anstehend, or Später.

Klicken Sie auf den blauen Punkt neben der Aufgabe, um sie schnell einzuordnen.

Markieren Sie die Aufgaben, für die Sie Zeit haben, mit Heute.

Teamkollegen können Ihre Meine Aufgaben-Übersicht sehen und wissen so, woran Sie arbeiten.

Sie können nur Aufgaben sehen, die Sie veröffentlicht oder in einem Projekt geteilt haben (mehr über Projekte später).

Markieren Sie Aufgaben mit einer Fälligkeit von unter einer Woche als Anstehend, dann sehen Sie, dass sie bald fällig sind.

Am Fälligkeitstag wird Ihre Aufgabe von Anstehend nach Heute verschoben.

Als wäre es Zauberei.

Markieren Sie Aufgaben, die frühestens in einer Woche fällig sind, mit Später.

Bis zum Fälligkeitstermin werden sie erledigt sein.

Ihre Aufgaben wandern automatisch eine Woche vor Fälligkeit von Später zu Anstehend.

Priorisieren Sie immer Meine Aufgaben, um die Übersicht über anstehende und zu bearbeitende Aufgaben zu haben

Jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre Arbeit verfolgen und planen!

Next, lernen Sie, wie Sie mit Ihrem Team in Asana arbeiten.

Arbeiten Sie mit Projekten an Aufgabengruppen.

Projekte helfen Ihnen bei der Verfolgung und Organisation Ihrer Schritte in einem Prozess oder einer Initiative.

Wie ein Ereignisplan, eine Produkteinführung oder ein Redaktionskalender.

Wie bei Meine Aufgaben klicken Sie einfach und tippen, um eine Aufgabe zum Projekt hinzuzufügen.

Wenn Sie in einem Dokument oder einer E-Mail bereits Schritte aufgelistet haben, kopieren Sie die Liste hier hinein.

Fügen Sie aus der E-Mail Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzu.

Die eindeutige E-Mail-Adresse des Projekts sehen Sie im Projekt-Dropdownmenü.

Fügen Sie Ihre Aufgaben zu weiteren verwandten Projekten hinzu.

Aufgaben können zu mehreren Projekten gehören.

Fügen Sie Abschnitte hinzu, um Aufgaben in einem Listenprojekt zu organisieren.

Geben Sie Tab+N am Ende eines Aufgabentitels ein, um diesen in einen Abschnitt umzuwandeln.

Oder fügen Sie Spalten hinzu, um Aufgaben in einem Übersichtsprojekt zu organisieren.

Ziehen Sie Aufgaben zwischen oder in die Spalten, um sie neu zu ordnen.

Weisen Sie Aufgaben mit Zuweisen zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest.

Verpassen Sie mit Ihrem Projekt-Kalender keine einzige Frist.

Ziehen Sie Aufgaben in Ihren Kalender, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Fügen Sie jeden, der Ihr Projekt auf dem Laufenden bleiben soll, als Mitglieder hinzu.

Projektmitglieder werden über neue Diskussionen, Status und Aufgaben benachrichtigt.

Posten Sie Diskussionen, um Ankündigungen zu machen oder Diskussionen zu beginnen.

Ihr Beitrag wird an alle Projektmitglieder verschickt.

Unter Fortschritt sehen Sie, wie Ihr Projekt vorankommt.

Legen Sie einen Status für Ihr Projekt fest, um das Team über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Der Projekteigentümer erhält wöchentlich eine Erinnerung daran, den Status einzustellen.

Öffnen und organisieren Sie Projekte mithilfe Ihrer Seitenleiste.

Fügen Sie Projekte zu Ihren Favoriten hinzu, um sie oben an die Seitenleiste anzuheften.

Klicken Sie auf den Stern auf der linken Seite des Projektnamens, um es zu Ihren Favoriten hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste neue Projekte erstellen.

Nun können Sie mit Ihrem Team Projekte vorantreiben.

Nur noch eine Lektion, bevor es losgeht.

Kommunizieren und koordinieren Sie schneller mit dem Posteingang.

Überprüfen Sie Ihren Posteingang, um die letzten Updates zu sehen und darauf zu antworten.

Im Posteingang sehen Sie, wenn eine Aufgabe fällig ist…

…und wenn Teammitglieder Aufgaben, Diskussionen und Projekte aktualisieren, denen Sie folgen.

Nachrichten öffnen und beantworten, ohne den Posteingang zu verlassen.

Wenn Sie auf ein Update klicken, bekommen Sie alle Kontextinformationen, die Sie zum Antworten benötigen.

Archiv-Updates, die Sie ablehnen können.

Klicken Sie auf das X, das auf der rechten Seite eines Updates auftaucht, um es zu archivieren.

Öffnen Sie Archiv, um abgelehnte Updates zurück in Ihren Posteingang zu verschieben.

Klicken Sie auf den Pfeil, der auf der rechten Seite eines archivierten Updates auftaucht, um es wieder in den Posteingang zu verschieben.

Um keine Aktualisierungen zu Aufgaben oder Projekten zu erhalten, klicken Sie auf nicht folgen.

Letztendlich haben Sie die Kontrolle über Aktualisierungen, die Sie erhalten und solche, über die Sie nicht informiert werden möchten

Wenn Sie soweit sind, können sie Asanas E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.

Der Austausch mit dem Team kann am einfachsten über Ihren Posteingang verwaltet werden. Denken Sie daran, hier regelmäßig vorbeizuschauen.

Glückwunsch! Jetzt steht einem erfolgreichen Arbeitstag mit Asana nichts mehr im Weg.