Workload

Workload ist für alle Business- und Enterprise-Kunden verfügbar.

Workload bietet Ihnen an einem Ort eine visuelle Momentaufnahme des Team-Arbeitspensums und einen genaueren Blick darauf, woran Ihr Team in den verschiedenen Projekten arbeitet. Identifizieren Sie Konflikte, damit Sie auf Risiken eingehen und dafür sorgen können, dass Projekte planmäßig verlaufen. Dazu können Sie Aufgaben einfach in derselben Ansicht neu zuweisen oder umplanen. Stellen Sie sicher, dass Teammitglieder nicht über- oder unterfordert sind und die Personalbelegung von Projekten angemessen ist.

Workload-Demo anschauen

Sie können das Arbeitspensum anhand der Aufgabenanzahl oder dem Aufwand anzeigen lassen, z. B. Stunden oder Punkte. Zusätzlich können Sie für jedes Teammitglied die Kapazität festlegen. Dadurch sehen Sie sofort, wenn jemand zu viel Arbeit hat.

Über Portfolios auf Workload zugreifen

Den Workload können Sie über Portfolios anzeigen lassen. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Portfolios, wählen Sie ein Portfolio aus und öffnen Sie dann den Tab „Workload“.

Portfolios

Nutzerlisten zeigen Personen an, denen in den Projekten im Portfolio Aufgaben zugewiesen sind.

Erstellen Sie ein Teamportfolio, um die Arbeit Ihres Teams in mehreren Projekten zu verfolgen. Erstellen Sie ein Portfolio, das mehrere Teams einbezieht, um wichtige Projekte zu sehen, für die Sie verantwortlich sind und die von mehreren Teams gemeinsam genutzt werden.

Wie ein Portfolio erstellt wird

Um Workload nutzen zu können, müssen Sie ein aktuelles Portfolio haben oder ein neues Portfolio erstellen.

Dashboard 1

So erstellen Sie ein Portfolio:

  1. Klicken Sie auf Portfolios, oben links in der Seitenleiste
  2. Klicken Sie auf die Kachel Neues Portfolio
  3. Benennen Sie das Portfolio
  4. Klicken Sie auf Portfolio erstellen

Projekt hinzufügen

Wenn Ihr Portfolio erstellt wurde, klicken Sie auf „Projekt hinzufügen“, um ein Projekt zu Ihrem neu erstellten Portfolio hinzuzufügen.

Arbeitspensum-Übersicht

Arbeitspensum-Trendlinie

Wenn Sie in eine Workloadansicht Ihres Portfolios klicken, sehen Sie eine Trendlinie für die Kapazität der Teammitglieder. Standardmäßig basiert die Kapazität auf der Anzahl der Aufgaben und der Dauer der Aufgabe. Sie haben aber auch die Möglichkeit, Aufgabenaufwand hinzufügen, um Stunden, Punkte, etc. anzuzeigen.

Trendline

  • Jede Aufgabe in Ihrem Projekt, die ein Fälligkeitsdatum oder einen Datumsbereich besitzt, wird automatisch in Ihrer Workloadansicht angezeigt.
  • Aufgaben müssen zugewiesen werden, um in der Arbeitspensum-Trendlinie berücksichtigt zu werden. Ist das nicht der Fall, erscheinen sie am unteren Rand Ihrer Workloadansicht im Abschnitt „Nicht zugewiesene Aufgaben“.
  • Sie können Aufgaben zuweisen, indem Sie sie per Drag & Drop auf einen Verantwortlichen ziehen oder das Aufgabenmenü öffnen und die Aufgaben zuweisen.

Verwenden Sie Aufgaben für Arbeitsvorgänge, die von der Workloadansicht berücksichtigt werden sollen, da Unteraufgaben nicht in der Ansicht angezeigt werden.

Aufgabenaufwand zur Einschätzung der Kapazität hinzufügen

Die Erfassung des Aufgabenaufwands bedeutet, dass Ihre Kapazität auf Stunden, Punkten, usw. beruht, statt einfach nur der Aufgabenanzahl.

Dashboard 1

So fügen Sie den Aufgabenaufwand hinzu:

  1. Wählen Sie Aufwand hinzufügen in der Toolbar von Workload. Der Aufwand in Workload kann ein beliebiges numerisches benutzerdefiniertes Feld aus Ihrer Feldersammlung sein. Sie können aber auch ein neues Feld erstellen.
  2. Fügen Sie nun Ihr Aufwandsfeld zu allen Projekten innerhalb des Portfolios hinzu (falls es nicht bereits vorhanden ist).
  3. Ihr Workload-Diagramm zeigt nun den Aufwand anstelle der Aufgabenanzahl an.

Denken Sie daran, Aufgaben mit Aufwandsangaben zu versehen (entweder in Workload oder in einem Projekt).

Sobald der Aufgabenaufwand festgelegt wurde, sollten Sie auch die Kapazität Ihres Teams festlegen. Auf diese Weise haben Sie das Arbeitspensum im Blick und können sicherstellen, dass niemand überlastet ist.

Teamkapazität festlegen

Die Kapazität ist der maximale Arbeitsaufwand, den eine Person in einer Woche übernehmen kann. Dieser kann individuell angepasst werden. Beispielsweise kann ein Dienstleister nur 20 Stunden übernehmen, während ein Teammitglied 40 Stunden zur Verfügung hat. Wann immer eine Person mehr Arbeit hat, als sie bewältigen kann, wird ihr Workload-Diagramm rot angezeigt.

Kapazität

  1. Klicken Sie auf das Umschaltsymbol in Ihrer Toolbar
  2. Klicken Sie Kapazität bearbeiten

Kapazität bearbeiten

Hier können Sie die Kapazität Ihres Teams bearbeiten.

Kapazitätsübersichten

Sobald die Kapazität festgelegt wurde, erhalten Sie einen Überblick darüber, welche Teammitglieder an ihre Kapazitätsgrenzen stoßen und welche Teammitglieder über eine größere Kapazität verfügen.

Teamaufwand bearbeiten

Sie können den Aufwand Ihrer Teammitglieder mit Workload einsehen und bearbeiten.

Aufwand

Um den Aufwand für Ihr Team zu ändern:

  1. Klicken Sie auf das Umschaltsymbol in Ihrer Symbolleiste
  2. Klicken Sie auf Aufwand bearbeiten

Aufwand

Von hier aus können Sie den Aufwand Ihres Teams bearbeiten.

Aufwandsüberblick

Sobald Ihr Aufwand festgelegt wurde, erhalten Sie einen besseren Überblick über die zugewiesene Arbeit eines jeden Teammitglieds.

Startdaten

Verwenden Sie Starttermine für Aufgaben, die mehr als einen Tag dauern.

Start

Wenn Sie eine Aufgabe haben, die sich über mehrere Tage erstreckt, dann wird der Aufwand gleichmäßig über die Woche verteilt (ohne Wochenenden einzubeziehen). Zum Beispiel, eine 10-stündige Aufgabe über 2 Tage bedeutet 5 Stunden Aufwand pro Tag. Wenn die Aufgabe von Freitag bis Montag geht, sind es 5 Stunden am Freitag und 5 Stunden am Montag.

Benutzerdefinierte Felder

Legen Sie benutzerdefinierte Felder zur Angabe der Priorität an, um ein Gefühl für die Wichtigkeit von Aufgaben zu bekommen. Sie können Farben für benutzerdefinierte Felder auswählen.

Benutzerdefiniert

Erstellen Sie benutzerdefinierte Felder und Farben in Ihrer Projektansicht. Wenn Sie dann einen benutzerdefinierten Feldwert für Aufgaben festlegen, wird diese Farbe in Ihrer Workloadansicht angezeigt.

Einblendung von Statistikdaten

Fahren Sie mit der Maus über das Diagramm einer Person, um die Anzahl der Aufgaben der Person an einem bestimmten Tag zu sehen.

Mit dem Mauszeiger drüberfahren

Fahren Sie mit dem Mauszeiger über eine bestimmte Tagesspalte, um die Gesamtaufgaben mehrerer Teammitglieder an einem bestimmten Tag einzusehen. Bewegen Sie die Maus über den Namen einer Person, um deren Gesamtzahl an Aufgaben oder den gesamten Aufwand im Zeitverlauf zu sehen.

Detailansicht

Klicken Sie auf den Pfeil, um Projekte und Aufgaben pro Person in der Detailansicht anzuzeigen.

Details

  • Sie können die Projekt-Statusanzeige öffnen, indem Sie auf den Projektnamen klicken.

Aufgaben per Drag & Drop verschieben

Verschieben Sie Aufgaben per Drag & Drop, um sie zeitlich neu zu planen oder einer anderen Person zuzuweisen.

Workload

  • Sie können eine Aufgabe nicht in ein anderes Projekt verschieben.
  • Wenn Sie Aufgaben neu zuweisen, wird der Zeitplan gesperrt, um Fehler zu vermeiden. Nach der Neuzuweisung können Sie die Aufgabe dann per Drag & Drop zeitlich umplanen.
  • Sie können Aufgaben in der Workloadansicht erstellen, indem Sie direkt auf das Arbeitspensum unter der verantwortlichen Person, dem Datum und dem Projekt klicken, für das Sie die Aufgabe planen möchten. Geben Sie dann den Namen Ihrer Aufgabe ein. Anschließend können Sie in die Details der Aufgabe klicken, um zusätzliche Informationen hinzuzufügen.

Mehrfachauswahl zur Bulk-Planung: Drücken Sie die Befehls-/Steuerungstaste und klicken Sie auf alle Aufgaben, die Sie umplanen und/oder neu zuweisen möchten, während Sie die Befehls-/Steuerungstaste gedrückt halten.

Filter

Filtern Sie Ihre Workloadansicht nach Position und Person.

Filter

  • Sie können nach Personen suchen und diese auswählen, wenn Sie sie in Ihrer Workloadansicht sehen möchten.
  • Sie können auch nach einer „Position“ suchen.

Bitten Sie Ihr Team, die Position im Profil in Asana hinzuzufügen.

Sie können eine gefilterte Ansicht auch als Standardansicht für alle speichern.

Filtersuche

Um eine gefilterte Ansicht als Voreinstellung zu speichern:

  1. Wählen Sie Personen für Ihren Filter aus.
  2. Klicken Sie auf Filter anwenden.
  3. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil.

Filtersuche

Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Als Standardansicht speichern.

Filterergebnisse

Zoom

Zoom

Um die Ansicht zu vergrößern oder zu verkleinern, klicken Sie auf das Lupensymbol, um zwischen Tagen, Wochen, Monaten, Quartalen, Halbjahren oder Jahren zu wählen.

  • Klicken Sie auf „Heute“, um schnell wieder zum aktuellen Tag zurückzukehren.

Verwenden Sie den Zoom, um Ihre Ansicht entsprechend dem Zeitrahmen Ihrer Arbeitsplanung und -überwachung anzupassen.

Unteraufgabenanzahl in Workload

Sie können die Anzahl der Unteraufgaben für eine bestimmte Aufgabe direkt in Workload ablesen.

Screenshot mit Fokus auf die Unteraufgabenanzahl in Workload

Die Anzahl der Unteraufgaben wird neben dem Aufgabennamen in Workload in der Detailansicht angezeigt.

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