Planung und Umsetzung von Projekten mit der Zeitleiste

Ein Projekt zu planen ist harte Arbeit – wer soll was bearbeiten? Wann? In welcher Reihenfolge? Selbst wenn ein Projekt beginnt, ist nicht immer klar, ob Fristen realistisch sind, Teammitglieder überlastet sind oder irgendetwas gefährdet ist. Zum Glück erleichtert Ihnen Asana die Planung und das Management von Projekten. Die Zeitleiste bietet Ihnen eine Ansicht im Gantt-Diagramm-Stil, um Ihren Plan zusammenzustellen, ihn mit allen Beteiligten zu teilen und Fristen einzuhalten.

Was ist die Zeitleiste?

Wahrscheinlich sind Sie mit der Erstellung von Asana-Projekten vertraut, indem Sie Aufgaben hinzufügen und sie dann mithilfe von Abschnitten/Spalten und benutzerdefinierten Feldern organisieren. Die Zeitleiste bietet Ihnen einen stets aktuellen Überblick darüber, wie all Ihre Arbeitsvorgänge zusammenhängen, damit Sie Projekte richtig starten und Ihre Termine einhalten können. Sie können Projektpläne erstellen, die zeigen, wie all Ihre Aufgaben miteinander in Verbindung stehen, und die einfach angepasst werden können, falls Probleme auftreten oder es zu Änderungen kommt. Die Zeitleiste verhält sich wie ein noch leistungsstärkeres Gantt-Diagramm, weil sie mit Ihrer Arbeit in Asana verknüpft ist und immer aktuell bleibt.

Die Asana-Zeitleiste ist eine Ansicht im Gantt-Diagramm-Stil, die Sie bei der Planung und Einhaltung Ihrer Termine unterstützt

Wie man die Zeitleiste verwendet

Die Zeitleiste ist eine Projektansicht, daher ist sie für jedes Asana-Projekt sichtbar. Sie funktioniert am besten, wenn Sie damit beginnen, Start- und Fälligkeitsdaten sowie Abhängigkeiten zu Aufgaben hinzuzufügen, damit Sie den Zeitplan visuell darstellen können. Klicken Sie auf den Tab Zeitleiste unterhalb des Projektnamens, um zu beginnen.

Sie können Aufgaben auf der Zeitleiste verschieben, um Ihren Plan zu erstellen und diesen anzupassen. Die Zeitleiste wird ebenfalls aktualisiert, wenn Sie Änderungen in der Listen- oder Board-Ansicht vornehmen.

Warum die Zeitleiste verwenden?

Die Zeitleiste ist die ultimative Funktion für Projektmanager oder diejenigen, die im Allgemeinen beruflich Projekte verwalten. Sie ist auch hilfreich für alle, die an einem Projekt mit einer Frist arbeiten, insbesondere wenn der Plan mit anderen Beteiligten geteilt werden soll. Die Zeitleiste hilft Ihnen, wie folgt:

  • Sorgen Sie dafür, dass Ihr Plan mit Ihrer Arbeit verknüpft ist – Die Zeitleiste verbindet Projektpläne direkt mit den Arbeitsvorgängen in Asana. Damit erhalten Teams endlich ein Tool, mit dem sie Pläne im Blick behalten, während das Projekt voranschreitet, und sämtlicher Kontext, wie Anhänge, Feedback und Statusaktualisierungen, stets im Plan abrufbar ist.
  • Bilden Sie den Zusammenhang aller Arbeitsvorgänge ab – Visualisieren Sie, wie Aufgaben und Fristen miteinander in Verbindung stehen, damit Sie Schwachstellen und Probleme erkennen können, bevor Sie auftreten.
  • Teilen Sie Ihren Plan mit anderen – Halten Sie Ihre Teamkollegen über Pläne auf dem Laufenden, erhalten Sie Zustimmung und stellen Sie die Arbeit Ihres Teams vor.
  • Passen Sie Pläne flexibel an, während sich die Arbeit ändert – Wenn es zu Änderungen kommt und sich Termine verschieben, können Sie Ihren Plan einfach anpassen, um Ihr Projekt auf Kurs zu halten.

Tipps zur Planung Ihres Projekts mit der Zeitleiste

Die Zeitleiste eignet sich hervorragend, um Ihr Projekt vor Beginn zu planen, es dann zu überwachen und während des Projekts zu aktualisieren, so dass Sie Ihre Projektfrist einhalten können. Hier finden Sie Tipps für jede Planungsphase:

  • Erstellen Sie Aufgaben in der Listen- oder Board-Ansicht und öffnen Sie dann die Zeitleiste, um mit dem Planen von Start- und Fälligkeitsdaten zu beginnen.
  • Alle Aufgaben mit Fälligkeitsdaten werden auf der Zeitleiste angezeigt. Aufgaben ohne Start- oder Fälligkeitsdatum erscheinen unten in Aufgaben ohne Datumsangaben. Ziehen Sie eine Aufgabe ohne Datumsangabe in die Zeitleiste, um diese zeitlich einzuordnen.
  • Verwenden Sie Aufgabenabhängigkeiten, die Ihnen zeigen, welche Aufgaben von anderen Arbeitsvorgängen abhängig sind. So sehen Sie auf der Zeitleiste, wie Aufgaben ineinander übergehen oder Konflikte verursachen. Wenn zeitliche Konflikte auftreten, wird in der Zeitleiste ein roter Pfeil angezeigt. Passen Sie solche Aufgaben entsprechend an, um sicherzustellen, dass niemand Schwierigkeiten hat, die Fertigstellungsfrist einzuhalten.
  • Legen Sie Abhängigkeiten einfach direkt auf Ihrer Zeitleiste fest, indem Sie auf das Verbindungssymbol klicken, das angezeigt wird, wenn Sie mit der Maus über eine Aufgabe fahren, und es dann auf eine andere Aufgabe ziehen.
  • Vergrößern und verkleinern Sie Ihre Zeitleiste, um Ihren Projektplan in verschiedenen Maßstäben anzuzeigen. Zoomen Sie beispielsweise heran, um zu sehen, was in dieser Woche anfällt. Verkleinern Sie dann den gesamten Plan, wenn Sie ihn während einer Besprechung präsentieren.
  • Verwenden Sie die Mehrfachauswahl, um mehrere Aufgaben gleichzeitig zu verschieben.

Beispielprojekte zur Planung mit der Zeitleiste

Die Zeitleiste funktioniert am besten mit Projekten, die eine Frist haben (im Gegensatz zu fortlaufenden Projekten). Klicken Sie auf einen der folgenden Anwendungsfälle, um die entsprechende Vorlage in Asana zu erhalten, und legen Sie mit ein paar Klicks los.

Zeitleiste vs. Kalender – Wann man was verwenden sollte

Die Zeitleisten- und Kalender-Ansicht geben Ihnen verschiedene Einblicke und sollten für verschiedene Zwecke verwendet werden. Beide Ansichten stehen Ihnen in Projekten zur Verfügung, so dass Sie immer zwischen ihnen wechseln können. Beachten Sie dabei Folgendes:

Was zu berücksichtigen ist Verwenden Sie die Zeitleiste in folgenden Fällen… Verwenden Sie den Kalender in folgenden Fällen…
Frist Ihr Projekt hat ein Enddatum Ihr Projekt ist fortlaufend
Workflow Ihr Projekt hat Abhängigkeiten und Arbeit geschieht in einer bestimmten Reihenfolge Aufgaben sind eher unabhängig voneinander
Zeitraum planen Sie möchten den Zeitplan für Projekt erstellen und den Fortschritt sehen Sie möchten einen Einblick in die Arbeit dieser Woche oder dieses Monats erhalten
Beteiligte Personen Sie möchten den Plan mit Führungskräften, anderen Teams und Beteiligten des Projekts teilen Sie schauen Ihren eigenen Zeitplan unter „Meine Aufgaben” an oder den Gesamtplan Ihres Teams

Im Gegensatz zu Tabellen, Folien und anderen Projektmanagement-Tools sind die Projektpläne der Zeitleiste einfach einzurichten und zu pflegen. Sie werden für das gesamte Team erstellt. Weil die Zeitleiste außerdem mit der Arbeit in Asana verknüpft ist, erfüllt die Zeitleiste fortlaufend Ihren Zweck und ist immer auf dem neuesten Stand, auch wenn Ihre Arbeit fortschreitet und sich ändert.

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Aufgaben

Aufgaben Lessons

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3 Minuten

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Immer wissen, was als Nächstes zu tun ist

3 Minuten

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Projekte Lessons

Mit Teamkollegen arbeiten

3 Minuten

Inbox

Inbox Lessons

Noch schneller kommunizieren

3 Minuten

Sie können Aufgaben nutzen, um Ihre Arbeit zu verfolgen, daran weiterzuarbeiten und sie zu organisieren.

Aufgaben können To-Dos, Ideen, Anmerkungen oder Erinnerungen sein.

Eine Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen.

Drücken Sie Tab+M, um eine Aufgabe schnell sich selbst zuzuweisen.

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, sodass die Frist klar ersichtlich ist.

Fügen Sie Anweisungen und Erwartungen im Aufgabenbeschreibungsfeld hinzu.

Nutzen Sie @ für die Verknüpfung mit anderen Aufgaben, Personen, Diskussionen oder Projekten.

Wenn Sie jemanden mit @ anführen, wird er/sie zu Ihrer Aufgabe als Follower hinzugefügt.

Follower werden benachrichtigt, wenn neue Kommentare oder Anhänge hinzugefügt werden.

Fügen Sie jeden, der auf dem Laufenden bleiben soll, als Follower hinzu.

Sie können sich jederzeit abmelden, um keine Benachrichtigungen mehr zu Ihrer Aufgabe zu erhalten.

Schreiben Sie Kommentare, um Fragen zu stellen oder die Follower auf dem Laufenden zu halten.

Versehen Sie Kommentare mit einem Herz, damit Follower wissen, dass Sie sie gesehen haben.

Fügen Sie relevante Dateien oder irrelevante GIFs als Anhänge hinzu.

Sie können Anhänge auch direkt von Dropbox, Google Drive, oder Box hinzufügen.

Erstellen Sie Teilaufgaben, um Ihre Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen.

Wenn Sie eine Teilaufgabe hinzugefügt haben, drücken Sie die Eingabetaste, um eine weitere Aufgabe hinzuzufügen.

Teilaufgaben können genau die gleichen Daten enthalten wie reguläre Aufgaben.

Klicken Sie auf die Sprechblase, um Kommentare, Anhänge oder Unteraufgaben hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste Aufgaben erstellen.

Jede Aufgabe hat eine einzigartige URL zum einfachen Kopieren und Teilen.

Glückwunsch! Es scheint, als seien Sie der Aufgabe gewachsen.

Weiter geht es mit der nächsten Lektion!

Unter Meine Aufgaben sehen Sie immer, was als Nächstes zu tun ist.

Meine Aufgaben ist eine Liste mit allen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden.

So können Sie Ihre Arbeit leichter verwalten.

Klicken Sie auf die Liste Meine Aufgaben und fangen Sie zu tippen an, um Aufgaben hinzuzufügen.

Fügen Sie wie in einem Textdokument eine neue Zeile für jede neue Aufgabe hinzu oder fügen Sie es in eine beliebige Liste ein.

Leiten Sie Mails an x@mail.asana.com weiter, um Ihre E-Mails in Aufgaben umzuwandeln.

Asana verschiebt Ihre E-Mail samt Anhängen in eine Aufgabe.

Neue Aufgaben erscheinen ganz oben in Ihrer Liste in Neue Aufgaben.

Aufgaben, die Sie zu Meine Aufgaben hinzufügen, sind privat.

Klicken Sie auf Öffentlich machen, um sie mit Ihrem Team zu teilen.

Sortieren Sie Aufgaben mit Heute, Anstehend, or Später.

Klicken Sie auf den blauen Punkt neben der Aufgabe, um sie schnell einzuordnen.

Markieren Sie die Aufgaben, für die Sie Zeit haben, mit Heute.

Teamkollegen können Ihre Meine Aufgaben-Übersicht sehen und wissen so, woran Sie arbeiten.

Sie können nur Aufgaben sehen, die Sie veröffentlicht oder in einem Projekt geteilt haben (mehr über Projekte später).

Markieren Sie Aufgaben mit einer Fälligkeit von unter einer Woche als Anstehend, dann sehen Sie, dass sie bald fällig sind.

Am Fälligkeitstag wird Ihre Aufgabe von Anstehend nach Heute verschoben.

Als wäre es Zauberei.

Markieren Sie Aufgaben, die frühestens in einer Woche fällig sind, mit Später.

Bis zum Fälligkeitstermin werden sie erledigt sein.

Ihre Aufgaben wandern automatisch eine Woche vor Fälligkeit von Später zu Anstehend.

Priorisieren Sie immer Meine Aufgaben, um die Übersicht über anstehende und zu bearbeitende Aufgaben zu haben

Jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre Arbeit verfolgen und planen!

Next, lernen Sie, wie Sie mit Ihrem Team in Asana arbeiten.

Arbeiten Sie mit Projekten an Aufgabengruppen.

Projekte helfen Ihnen bei der Verfolgung und Organisation Ihrer Schritte in einem Prozess oder einer Initiative.

Wie ein Ereignisplan, eine Produkteinführung oder ein Redaktionskalender.

Wie bei Meine Aufgaben klicken Sie einfach und tippen, um eine Aufgabe zum Projekt hinzuzufügen.

Wenn Sie in einem Dokument oder einer E-Mail bereits Schritte aufgelistet haben, kopieren Sie die Liste hier hinein.

Fügen Sie aus der E-Mail Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzu.

Die eindeutige E-Mail-Adresse des Projekts sehen Sie im Projekt-Dropdownmenü.

Fügen Sie Ihre Aufgaben zu weiteren verwandten Projekten hinzu.

Aufgaben können zu mehreren Projekten gehören.

Fügen Sie Abschnitte hinzu, um Aufgaben in einem Listenprojekt zu organisieren.

Tippen Sie am Ende jedes Aufgabentitels :, um einen Abschnitt zu erzeugen.

Oder fügen Sie Spalten hinzu, um Aufgaben in einem Übersichtsprojekt zu organisieren.

Ziehen Sie Aufgaben zwischen oder in die Spalten, um sie neu zu ordnen.

Weisen Sie Aufgaben mit Zuweisen zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest.

Verpassen Sie mit Ihrem Projekt-Kalender keine einzige Frist.

Ziehen Sie Aufgaben in Ihren Kalender, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Fügen Sie jeden, der Ihr Projekt auf dem Laufenden bleiben soll, als Mitglieder hinzu.

Projektmitglieder werden über neue Diskussionen, Status und Aufgaben benachrichtigt.

Posten Sie Diskussionen, um Ankündigungen zu machen oder Diskussionen zu beginnen.

Ihr Beitrag wird an alle Projektmitglieder verschickt.

Unter Fortschritt sehen Sie, wie Ihr Projekt vorankommt.

Legen Sie einen Status für Ihr Projekt fest, um das Team über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Der Projekteigentümer erhält wöchentlich eine Erinnerung daran, den Status einzustellen.

Öffnen und organisieren Sie Projekte mithilfe Ihrer Seitenleiste.

Fügen Sie Projekte zu Ihren Favoriten hinzu, um sie oben an die Seitenleiste anzuheften.

Klicken Sie auf den Stern auf der linken Seite des Projektnamens, um es zu Ihren Favoriten hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste neue Projekte erstellen.

Nun können Sie mit Ihrem Team Projekte vorantreiben.

Nur noch eine Lektion, bevor es losgeht.

Kommunizieren und koordinieren Sie schneller mit dem Posteingang.

Überprüfen Sie Ihren Posteingang, um die letzten Updates zu sehen und darauf zu antworten.

Im Posteingang sehen Sie, wenn eine Aufgabe fällig ist…

…und wenn Teammitglieder Aufgaben, Diskussionen und Projekte aktualisieren, denen Sie folgen.

Nachrichten öffnen und beantworten, ohne den Posteingang zu verlassen.

Wenn Sie auf ein Update klicken, bekommen Sie alle Kontextinformationen, die Sie zum Antworten benötigen.

Archiv-Updates, die Sie ablehnen können.

Klicken Sie auf das X, das auf der rechten Seite eines Updates auftaucht, um es zu archivieren.

Öffnen Sie Archiv, um abgelehnte Updates zurück in Ihren Posteingang zu verschieben.

Klicken Sie auf den Pfeil, der auf der rechten Seite eines archivierten Updates auftaucht, um es wieder in den Posteingang zu verschieben.

Um keine Aktualisierungen zu Aufgaben oder Projekten zu erhalten, klicken Sie auf nicht folgen.

Letztendlich haben Sie die Kontrolle über Aktualisierungen, die Sie erhalten und solche, über die Sie nicht informiert werden möchten

Wenn Sie soweit sind, können sie Asanas E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.

Der Austausch mit dem Team kann am einfachsten über Ihren Posteingang verwaltet werden. Denken Sie daran, hier regelmäßig vorbeizuschauen.

Glückwunsch! Jetzt steht einem erfolgreichen Arbeitstag mit Asana nichts mehr im Weg.