Neue Arbeitsweisen dank Asana

Mobilität, Bau, Industrie: In diesen drei Branchen ist der B2B-Großhändler Berner Group zu Hause. Das Familienunternehmen, 1957 von Albert Berner im baden-württembergischen Künzelsau gegründet und mit strategischem Hauptsitz in Köln, ist mit 40 Gesellschaften und 8.000 Mitarbeitenden in über 20 europäischen Ländern aktiv. An der Spitze steht seit 2012 Christian Berner, mit damals 28 Jahren einer der jüngsten CEOs Deutschlands.

Die Berner Group verbindet Tradition und Innovation. Mit dem Ziel, die Welt der Kunden zusammen und am Laufen zu halten, sind rund 5.000 Fachberater im Außendienst Tag für Tag unterwegs. Daneben können Kfz- oder Bau-Profis im Online-Shop, im stationären Handel (Depot) und über das Call-Center die passende Lösung für ihren Bedarf finden. Weil diesen alternativen Vertriebskanälen mit inzwischen rund einem Drittel des Umsatzes immer größere Bedeutung zukommt, hat die Berner Group sie als Teil ihrer digitalen Transformation strategisch ausgebaut und ein nahtloses Omnichannel-Einkaufserlebnis geschaffen.

Asana als Basis der digitalen Transformation

Neben der Kernmarke BERNER gehören auch der Chemie-Spezialist Caramba und der Bauhandwerkspezialist BTI zur Berner Group. Das Unternehmen verfolgt ambitionierte Wachstums- und Profitabilitätsziele in einem stark umkämpften Markt. Um diese zu erreichen, definierte die Gruppe eine strategische Roadmap für die fortlaufende Optimierung der Unternehmensorganisation, der Arbeitsprozesse und der genutzten IT-Landschaft. Diese Roadmap umfasst derzeit eine dreistellige Anzahl von Projekten – koordiniert durch das Transformation Management Office unter der Leitung von Andreas Heinz.

CEO Christian Berner erklärt, worum es dabei geht: „Wir haben in der Vergangenheit gesehen, dass Projekte nicht immer den gewünschten Erfolg erzielt haben. Demnach benötigten wir eine neue Arbeitsweise – a New Way of Working. Wir möchten transparenter, schneller und besser abgestimmt arbeiten. Dies ist umso erforderlicher, da der Wettbewerb immer härter und die Welt um uns insgesamt immer komplexer wird. Das Ziel muss es sein, die Komplexität überschaubar und kontrollierbar zu machen.“

Seit Mitte 2021 unterstützt Asana Enterprise die neue Arbeitsweise bei der Berner Group; CEO Christian Berner hat die Auswahl und Einführung von Asana dabei persönlich vorangetrieben.

Deutlich mehr Transparenz

Einer der sechs Unternehmenswerte der Berner Group lautet „b. connected“ – denn maximal über Abteilungen, Marken, Lieferanten und Kunden hinweg vernetzt zu sein, bedeutet für die Gruppe mehr Wissen, mehr Effizienz und mehr Erfolg. Teams arbeiten disziplin- und standortübergreifend zusammen und profitieren dabei dank Asana jetzt von deutlich mehr Transparenz rund um ihre Projekte und Initiativen. Alle projektbezogenen Informationen, Zuständigkeiten, Meilensteine und mehr sind in Asana leicht aufzufinden.

Weil sich die Aufgaben, Ziele und Zeitpläne so einfacher abstimmen lassen, können die Teammitglieder bessere Entscheidungen treffen und besser priorisieren. Daneben hat die Nutzung von Asana einheitliche Methoden und Strukturen geschaffen, was die Kooperation gerade in komplexen Projekten erleichtert.

Mit individuellen Projektportfolios können die verschiedenen Stakeholder – also der Vorstand und die Funktionsleiter – den Fortschritt der Initiativen in Echtzeit verfolgen. Die schnell erstellten Statusberichte und Dashboards dienen der regelmäßigen Kommunikation; und dank des Multi-Homing-Features in Asana lassen sich Meilensteine synchronisieren und regionale Umsetzungspläne mit dem zentralen Master-Projektplan verbinden.

Asana hat uns befähigt, ganz neue Prozesse zu definieren und abzubilden. Ohne die Plattform wäre das nicht möglich gewesen.

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Von 50 auf 300 Nutzer gewachsen

Seit der Einführung von Asana hat sich die Zahl der Benutzer bei Berner versechsfacht. Der Rollout erfolgte gezielt nach und nach, parallel zum Aufbau des Transformation Management Office und der Beschreibung und Initiierung der einzelnen Transformationsprojekte. „Statt nach dem Gießkannenprinzip zu arbeiten und allen Nutzern sofort Blanko-Zugang zu geben, haben wir so insgesamt eine höhere Qualität erzielt“, erläutert Andreas Heinz. Auch externe Dienstleister wurden als Gast-Nutzer selektiv in Projekte mit eingebunden.

Die Einführung begleitete der Asana-Partner BridgeFlow – „partnerschaftlich, pragmatisch, genau auf unsere Anforderungen ausgerichtet“, so Andreas Heinz. Dabei waren dank der intuitiven Benutzeroberfläche von Asana nur wenige Tage Begleitung notwendig. Mehrere Remote-Webinare lieferten das grundlegende Training für die ersten Anwendungen. Prozesse, die vor der Einführung in Excel, PowerPoint und anderen Tools abgebildet wurden, wurden von BridgeFlow Schritt für Schritt in Asana aufgebaut und den Nutzern in den Schulungen erklärt. So war eine schnelle und hohe Adaptionsrate sichergestellt.

Derzeit erfolgt die Ausweitung auf weitere Regionen. Bis Mitte 2024 will die Berner Group die Asana-Nutzung auf insgesamt 400 Mitarbeiter ausdehnen.

Klarer Mehrwert durch Asana

Aus Sicht der Berner Group hat sich die Implementierung von Asana schon jetzt bezahlt gemacht. Zum einen kann das Unternehmen wiederkehrenden Aufwand – und damit wiederkehrende Kosten – bei der Definition, Besprechung und Freigabe neuer Projektideen vermeiden. Die zahlreichen Vorhaben, ob zur Standardisierung innerhalb der Gruppe, zur Einführung neuer Services und Produkte, zur Umsetzung komplexer Digitalisierungsprojekte oder zur Organisation großen Firmenevents, sind von Anfang an für alle Beteiligten ersichtlich und jeder kann in Asana auf die zugehörigen Informationen wie Anforderungen, Business Cases und Budgetpläne zugreifen.

Zum anderen hat Asana das Steuern des Projektportfolios und das Berichtswesen drastisch erleichtert. So konnte Andreas Heinz die Vorbereitungszeit für das monatliche Board-Meeting um mehr als 80 Prozent reduzieren: „Anstatt alle Projektstatusberichte manuell im PowerPoint-Format einzusammeln und zu besprechen, sind in Asana alle wichtigen Daten systemisch verfügbar und auswertbar. Rückfragen sind überflüssig. Das spart eine Menge Mühe.“ Auch die erreichten und geplanten Meilensteine lassen sich durch übergreifende Reporting-Möglichkeiten jederzeit abrufen. Deshalb werden Projekterfolge auch regelmäßig im internen Newsletter kommuniziert.

Einfachere Kommunikation spart Zeit

Das effiziente Projektmanagement hilft der Berner Group, innerhalb ihrer internationalen Matrix-Struktur als Team besser zusammenzuarbeiten. Dutzende von parallelen Projekten lassen sich jetzt durchweg schneller und qualitativ hochwertiger umzusetzen. Dabei hat sich auch die asynchrone E-Mail-Kommunikation erheblich reduziert. Denn die Kommunikation findet jetzt im Projektkontext unmittelbar in Asana statt und ist unmittelbar mit den zugehörigen Aufgaben verknüpft, so dass sich wichtige Nachrichten, Deadlines und Zuständigkeiten schneller finden lassen. Das spart wertvolle Arbeitszeit.

Zu guter Letzt hilft die neue gewonnene Transparenz der Berner Group bei der verbesserten und kontrollierten Vergabe von Projektbudgets. Diese sind jetzt an klare Faktoren geknüpft: Qualitätsstandards in der Planung sowie Beiträge zur Umsetzung der zentralen Unternehmensstrategie.

Asana hat genau das wiedergegeben, was wir benötigt haben: umfassende Funktionalität, vielfältige Möglichkeiten und einfache Bedienbarkeit. Damit konnten wir eine solide Grundlage für unsere ambitionierte Unternehmenstransformation herstellen. Bald werden bei uns über 400 Nutzer von Asana profitieren.”