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Asana Case Study - Polestar - Polestar 2 Model

Polestar: Modernste Technologien - im Fahrzeug und am Arbeitsplatz

Ergebnisse

Klarheit durch Struktur

Asana bringt durch klare Aufgabenzuteilung Struktur in die Organisation

Effizienzsteigerung um ~20%

Professionalisierung der Auslieferung des Polestar 1 durch klarere Aufgabenabfolge in Asana. Dadurch Effizienzsteigerung um ~20%.

Verkürzung von Prozessen

Service Standorte: Verkürzung des Erweiterungsprozesses um 1 Monat durch Standardisierung in Asana

Asana-Fallstudie - Polestar Logo
RegionEurope
UnternehmensgrößeSmall Business
BrancheManufacturing
Wichtige Workflows
New employee onboarding
Die wichtigsten Funktionen
Vorlagen

Dinge anders tun! Das ist das Motto der Elektromarke Polestar. Dabei stehen Innovation, Tempo und Nachhaltigkeit im Mittelpunkt. Das Startup-Unternehmen wurde 2017 aus einer Kooperation zwischen Volvo und dem chinesischen Fahrzeughersteller Geely gegründet. Hauptsitz von Polestar ist Göteborg, Schweden - produziert wird in China. Bereits 2019 kam das erste Auto - der Polestar 1 - auf den Markt: Ein Hybrid-Modell mit einer satten Leistung von bis zu 448 kw/609 PS. Das zweite Modell - der vollelektrische Polestar 2 - ist seit 2020 auf dem Markt und bringt eine Leistung von bis zu 300 kw/409 PS auf die Straße, bei einer Reichweite von 400 bis 540 km. Und schon 2022 wird der Polestar 3 kommen. Das zeigt: Bei Polestar spielen Geschwindigkeit und Leistung eine große Rolle. Denn als eigenständige Marke, die nur in wenigen Bereichen an den Mutterkonzern Volvo gekoppelt ist, legt Polestar ein rasantes Wachstum vor. Seit 2019 ist das Unternehmen auch in Deutschland vertreten- mit etwa 50 Mitarbeitern. Die deutsche Sub-Unit kümmert sich hauptsächlich um den Vertrieb, der ausschließlich digital, abgewickelt wird, die Vermarktung und um die Auslieferung der Fahrzeuge. Wendig und agil geht das Polestar Team neue Wege, um sich nicht nur von der Muttermarke Volvo abzugrenzen, sondern auch losgelöst von etablierten Konzepten eine neue Frische in den Markt zu bringen. Dabei liegt der Fokus auf Design, Technologie, Performance und vor allem Nachhaltigkeit. Großer Vorteil des Startups ist, dass Projekte schneller und mit weniger Verwaltungsaufwand oder Genehmigungsprozessen angedacht und umgesetzt werden können.

Polestar und Asana - Komplexität reduzieren, Klarheit erhöhen

Bastian Ruther, seit Juli 2021 Head of Retail bei Polestar, zählt zu den ersten Mitarbeitern bei Polestar in Deutschland. Anfangs war er noch mit einer unfassbaren Menge an komplexen Themen konfrontiert , die zunächst Strukturierung und Priorisierung erforderten. Jeder Mitarbeiter war damals an so gut wie allen Themen gleichzeitig beteiligt; Bereichsübergreifend mussten viele Arbeitsprozesse implementiert und auf den Weg gebracht werden. Heute kümmert sich Bastian Ruther um die Organisation und Aufsatz des Lead Managements und das Business Development mit Hilfe von Asana. Um die Arbeitsabläufe zu erleichtern, machte er sich zusammen mit seinem Kollegen Carl Christian Werner auf die Suche nach einem geeigneten Work Management-Tool. Unter Work Management versteht man eine systematische Vorgehensweise zur Koordination der Arbeitsabläufe eines Unternehmens, um Teams die nötige Klarheit zu verschaffen, damit sie ihre Ziele schneller erreichen. Dadurch soll sichergestellt werden, dass allen die Informationen zur Verfügung stehen, die sie zum Erledigen der wirkungsvollsten Aufgaben benötigen.

Carl Christian Werner ist als Polestar 1 Manager bereichsübergreifend zuständig für Sales, Positionierung und Auslieferung. Seit Mitte 2021 unterstützt er auch die neuen Polestar Absatzmärkte Österreich und Schweiz. Er hatte bereits vor seiner Zeit bei Polestar Erfahrung mit Asana gesammelt und warb für den Einsatz von Asana bei Polestar als Work Management-Tool. Sich wiederholende Prozesse sollten damit klar und strukturiert aufgesetzt werden. Zudem sollten Zielsetzung und Fortschritte durch OKRs (Objective Key Results) definiert und auch in Zahlen verdeutlicht werden.

Dass die Organisationsstruktur verbessert werden musste, zeichnete sich Ende 2020 ab, als das Team auf etwa 12-13 Mitarbeiter wuchs. Doppelarbeit kam häufiger vor und die Aufgabenverteilung wurde nur über E-Mails bewältigt - Startschuss für Asana. Performance-Tracking mittels OKRs vereint mit Tasks in einem einzigen Tool waren im Ergebnis ein entscheidender Faktor. Es schien den Zweck auf Anhieb zu erfüllen und wie für die Bedürfnisse von Polestar gemacht zu sein.

Auch in der Abteilung von Anna Wesolowski ist Asana im Einsatz. Sie ist seit der ersten Stunde bei Polestar dabei und kümmert sich gemeinsam mit einer Kollegin um Unternehmenskommunikation und PR. Meist findet jedoch der tägliche, abteilungsinterne Abgleich im direkten Gespräch statt. Asana verwenden die beiden für größere Projekte oder komplexere Arbeitsthemen, bei denen mehrere Abteilungen involviert sind. Auch bei Urlaubsübergaben oder übernommenen Projekten hilft Asana, damit keine Infos in E-Mails verloren gehen.

Asana: Der Turbo für die Auslieferung bei Polestar

In zahlreichen Bereichen ist Asana bereits im Einsatz und beschleunigt die Arbeitsprozesse, wobei eine bereichsübergreifende Zusammenarbeit bei Polestar Deutschland wichtig ist. So hilft es etwa, wenn Mitarbeiter über Asana auf vordefinierte Templates zugreifen. Zudem durchlaufen neue Mitarbeiter einen standardisierten Onboarding-Prozess, der komplett in Asana definiert ist. Auch der Polestar 1 Auslieferungs-Prozess wird komplett über Asana abgewickelt. Weitere Effizienzsteigerungen sind zu beobachten, etwa durch die Abbildung von Standardprozessen. Somit kann auf bestehende Erfahrung zurückgegriffen werden, was Prozesse erheblich beschleunigt und von bereits bekannten Fehlern befreit. Vor dem Einsatz eines Work-Management-Tools musste Polestar als schnell wachsendes Unternehmen einige Fallgruben überwinden. Einmal in Asana abgebildet, können sich die Mitarbeiter nun komplett auf den Asana-Prozess verlassen und und beispielsweise mit klar definierten Prozessschritten, Timings und Zuordnungen neue Service Standorte aufnehmen. Bereits während eines laufenden Meetings werden priorisierte Themen in das Asana-Board eingetragen oder für jeden sichtbar Kommentare vermerkt.

Da Gewohnheiten menschlich und bekanntlich nicht so leicht zu verändern sind, rutschen einige Mitarbeiter noch gerne in ihre alte Arbeitsweise zurück. Asana soll trotzdem zunächst eine freiwillige Option bleiben, damit die Mitarbeiter sich mit ihrer Arbeitsweise wohlfühlen - ganz ohne Druck. Wichtig sei es, so Bastian Ruther, dass das Tool dann genutzt wird, wenn es einen echten Mehrwert für das Team bietet und entlasten kann. Bei Polestar Deutschland hat sich das Tool angesichts der bisherigen Nutzungsquote bereits bewährt.

Polestar Factory Image

Alle Zeichen stehen auf Wachstum bei Polestar

Obwohl Asana bei Polestar bisher auf Deutschland beschränkt Anwendung findet, gibt es bereits zahlreiche Anwendungsfälle, die den Workflow und damit die Qualität der Customer Experience verbessert haben. Vorzeigebeispiele sind Bestellprozess und Auslieferung: Beide Vorgänge werden vollautomatisch abgewickelt. Beim Polestar 1 sind sehr viele Parteien involviert und die Abläufe müssen genau beachtet werden. Sonst wird das exklusive Kundenerlebnis gefährdet. Anfangs wurde dies noch durch Meetings und Exceltracker gehandhabt. Mit Asana konnte die Arbeit effizient verteilt werden und die Qualität bei der Auslieferung konsistent erhöht.

Um zu 100% sicherzustellen, dass bei der Bestellung persönliche Wünsche entsprechend berücksichtigt werden, arbeitet das Polestar-Team eng mit den Kunden zusammen. Zum Beispiel kann ein Kunde die Auslieferung nicht wie üblich nach Hause, sondern an eine andere Adresse wünschen. Carl Christian Werner arbeitet im Sales Bereich gemeinsam mit einem Kollegen zusammen, der Auslieferung und den After-Market-Bereich betreut. Die Erfüllung jeder Anforderung im Auslieferungsprozess zur richtigen Zeit ist essentiell. Mangelnde Kommunikation oder unklare Verantwortlichkeiten bringen das Risiko, dass wichtige Arbeitsschritte nicht rechtzeitig erfolgten. Sind die Fahrzeugpapiere schon beim Zulassungsdienstleister? Ist der Zahlungseingang bestätigt, damit die Zulassung ausgelöst werden kann? Hier gab es teils große Unterschiede hinsichtlich der Zeit vom Eintreffen des Fahrzeugs bis zum Auslieferungstermin - auch bedingt durch die individuellen Kundenwünsche. Mittlerweile beträgt dieser Zeitraum recht konstant ca. 2 Wochen nachdem das Auto bei Polestar eingetroffen ist. Asana hat Carl Christian Werner und seine Kollegen dabei unterstützt, die bestmögliche Customer Experience zu gewährleisten und so ihre Werte als innovativer Performance-Elektrofahrzeughersteller zu leben.

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Dank Asana sind die Kernprozesse klar strukturiert abgebildet. Das ist enorm hilfreich. Alles läuft rund.”

Auch für die Expansion des Polestar Servicenetzes in Deutschland war Asana eine entscheidende Hilfe. Um die hierbei anfallenden Tasks kümmert sich nun eine eigene After-Market-Abteilung, der dieser Bereich zugeordnet ist.

Die 23 anfangs bestehenden Service Punkte wurden in der 2. Erweiterung auf 61 Service Punkte verdreifacht. Mit einem geringen Zeitaufwand von etwa 2-3 Stunden wurde den zuständigen Kollegen gezeigt, wie dies in Asana angelegt wird. Dabei wurde die bestehende Asana-Checkliste einfach dupliziert und für das neue Service-Netzwerk modifiziert und wiederverwendet. Diese Zahlen veranschaulichen deutlich die Verbesserung der Effizienz. Schließlich wuchs die Zahl von 61 auf 125 und derzeit rund 200 Servicepunkte. Dank Asana sind die Prozesse skalierbar und duplizierbar. Eine weitere Expansion ist damit deutlich leichter geworden.

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Es läuft dank Asana alles sauber durch - ein Zeichen dafür, was gutes Projekt-Tracking bewirkt.”

Asana bringt in herausfordernden Situationen Ruhe in das Projekt

Besonders in kniffligen Situationen bewies Asana große Stärke. Als es um die Planung für die Internationale Automobil Ausstellung (IAA) ging, hat Polestar einen sehr erfolgreichen Auftritt geschaffen, obwohl sehr typisch für ein hypergrowth Startup im Vergleich zu anderen großen Automobilherstellern viele organisatorische Punkte mit vergleichsweise weniger Ressourcen - und damit erheblich effizienter - umgesetzt wurden. Für Polestar war eine derart große Messe als Zusatzprojekt eine riesige und spannende Herausforderung. Hier war Teamwork gefragt und alle Abteilungen wurden involviert. Asana half, den Überblick zu behalten. So wurden Woche für Woche und Meeting für Meeting notwendige Aufgaben definiert, abgearbeitet und erfüllt. Das hat die Belegschaft sehr beruhigt. Es war gut zu wissen, dass die Aufgaben ganz klar verteilt sind und jeder Transparenz darüber hat. Alles ist an einem Ort, alle sehen die erledigten Aufgaben, können Ideen einbringen und darauf reagieren.

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Asana brachte Struktur und Klarheit in die Projektplanung - und damit eine bemerkenswerte Ruhe in die Belegschaft.”

The road ahead - wo geht es hin?

Das OKR Feature befindet sich bei Polestar noch in der Evaluierungsphase. Gemeinsam mit dem Asana Support wollen Bastian Ruther und Carl Christian Werner herausfinden, welche neuen Funktionen das “Goals”-Feature bietet und wie sie für Polestar am effizientesten nutzbar sind. Asana bildet bisher nur bei Polestar Deutschland Arbeitsprozesse ab. Bastian Ruther wünscht sich für Polestar Asana als Tool der Wahl. Überzeugt vom Nutzen, wirbt er in der Konzernzentrale weiterhin für Asana. Er sieht hier als nächsten Schritt eine gemeinsame Strategie zur Nutzung über die Grenzen hinweg. Bis die Straße für eine weitere Verbreitung geöffnet wird, haben Bastian Ruther und Carl Christian Werner viel Spaß, mit Asana zu arbeiten. Dank des direkten Austauschs mit dem Asana-Team, fühlt sich Polestar Deutschland gut versorgt bezüglich Asana Know-How und damit auch weiteren Effizienzsteigerungen. Asana unterstützt Polestar als Partner darin, den Automobilmarkt zu revolutionieren und sich weiterhin ihrer Mission zu widmen: Unsere Gesellschaft zu verbessern, indem sie Design und Technologien einsetzen, die den Umstieg auf nachhaltige Elektromobilität beschleunigen.