Helfen Sie Ihrem Team bei der Einführung von Asana

Um Ihr Team bei der Einführung in Asana zu unterstützen, haben wir untersucht, was die erfolgreichsten Teams in Asana gemeinsam haben. Diese Erkenntnisse haben wir dann mit der Expertise unserer Kundenerfolgsmanager und praxiserprobten Strategien des Veränderungsmanagements kombiniert. Das Ergebnis dieser Untersuchungen ist der in diesem Artikel beschriebene „Asana-Wandel“.

GRAFIK zur Darstellung der sechs Schritte, die durch den Asana-Wandel umrissen werden: Definieren, Erkennen, Entwerfen, Einführen, Hinzufügen weiterer Teams und Ausweitung der Nutzung

Für einen maximalen Erfolg empfehlen wir auch:

1. Warum möchten Sie Asana verwenden?

Bevor Sie Ihr Team zu Asana einladen, vergewissern Sie sich, dass für diesen Schritt ein überzeugender Beweggrund vorliegt. Um Ihnen bei der Beantwortung der Frage „Warum Asana?“ behilflich zu sein, haben wir die folgende Übung für Sie erstellt.

Erfolg anvisieren

Stellen Sie sich zuerst die ideale Welt vor, in der Ihr Team Asana verwendet, und was Sie erreichen werden. Stellen Sie sich die Frage:

  • Beim Erreichen welcher Ziele hilft Ihnen Asana?
  • Was wird in der Zukunft mit Asana möglich sein, was heute nicht möglich ist?

Problempunkte ermitteln

Identifizieren Sie im nächsten Schritt die Problempunkte, die Sie überhaupt erst zu Asana gebracht haben und bei denen Ihr Team aufhorchen wird.

Problempunkte Beispiel
Die Verantwortlichkeiten sind unklar Wenn wichtige Anweisungen in E-Mails und anderen Tools verstreut werden, gehen sie leicht verloren und Ihre Teamkollegen haben keine Informationen über Fristen oder Zuständigkeiten.
Die Zusammenarbeit funktioniert nicht einwandfrei Teams konzentrieren sich auf ihre eigenen Prioritäten und die Übergaben erfolgen chaotisch oder gar nicht.
Prozesse sind nicht einheitlich Bei jedem neuen Arbeitsvorgang fangen alle bei Null an – und jeder macht es auf seine Weise.
Das Projektmanagement gestaltet sich schwierig Die aktuellen Tools sind entweder zu simpel oder zu komplex. Dadurch wird es schwierig, Projekte zu planen und die Fortschritte zu überblicken.

Statement zur Frage „Warum Asana?“

Nun sind Sie bereit, ein Statement zur Frage „Warum Asana?“ zu entwerfen. Orientieren Sie sich an dieser Struktur:

„[Team/Unternehmensname] verwendet Asana, um [diese Projekte und Prozesse] zu verwalten sowie [diese Problempunkte] zu beseitigen, damit wir [diese Ziele] erreichen können.“

Ein Beispiel: Als Designteam verwenden wir Asana, um Designanfragen und Marketingkampagnenprojekte zu steuern sowie unklare Anfragen zu vermeiden und Doppelarbeit zu eliminieren. Somit halten wir unsere Kampagnenfristen ein, konzentrieren uns auf unsere Top-Prioritäten und verhindern Burnout im Team.

Einberufung Ihres Einführungsteams

Als nächstes finden Sie mindestens drei Personen, die ein Einführungsteam gründen und die folgenden Rollen übernehmen:

GRAFIK zur Darstellung der drei Rollen des Einführungsteams

  1. Normeneinführer*in – Legt grundlegende Regeln fest, wie Asana verwendet werden soll und beantwortet aufkommende Fragen der Teamkollegen.
  2. Bewusstseinsförder*in – Kommuniziert das Statement zur Frage „Warum Asana?“und fördert das Gefühl des Eingebundenseins im Team.
  3. Erfolgsmotivator*in – Ist verantwortlich für die Anerkennung und Würdigung kleiner Erfolge während des gesamten Prozesses, um das Team zu motivieren.

2. Status-Quo-Analyse

Da Sie eindeutige Gründe dafür haben, Asana zu verwenden, können Sie nun entscheiden, welchen Workflow, Prozess oder welches Projekt Sie zuerst ausprobieren möchten. Ein Workflow ist der Prozess oder eine Reihe von Schritten, die Sie unternehmen, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen, z. B. die Produktion eines Videos oder die Markteinführung eines neuen Produkts. Beim Workflow-Management geht es darum, diese Prozesse zu entwickeln und zu überwachen.

Der konkrete Workflow, den Sie ausprobieren möchten, sollte vom gesamten Team bestimmt werden. Aber versuchen Sie, bei der Auswahl die folgenden Kriterien zu berücksichtigen:

  • Ist kollaborativ, mit vielfacher Kommunikation zwischen den Beteiligten
  • Ist konkret, mit eindeutigen Zielen, Ergebnissen oder Zeitvorgaben
  • Ist fehlerhaft, wodurch Verwirrung oder verfehlte Ziele für Ihr Team entstehen

Wenn Sie sich etwas Inspiration wünschen, sehen Sie sich all die Anwendungsmöglichkeiten von Asana an.

Legen Sie schließlich den Grundstein für den zukünftigen Erfolg, indem Sie Ihre Asana-Teamstruktur erstellen. Im Allgemeinen sollte Ihre Teamstruktur in Asana das Organigramm Ihres Unternehmens widerspiegeln.

Wenn nur ein Team Asana verwendet, können Sie es auf der Grundlage von Ebenen, Initiativen oder Kooperationsgruppen innerhalb dieses Teams strukturieren.

GRAFIK zur Darstellung der Asana-Datenhierarchie und der Organisation von Teams, Projekten und Aufgaben

3. Erstellung Ihres ersten Workflows

Befragen Sie Ihr Team detailliert darüber, wie lange es derzeit für seine Aufgaben braucht, wo sie nicht weiterkommen und welche Probleme sie gerne lösen würden. Auf diese Weise erkennen Sie die Auswirkungen von Asana und ob es diese Probleme löst.

Unsicher über den Einstieg? Versuchen Sie es doch mit einer Vorlage.

Während Sie Ihren ersten Workflow entwickeln, sollten Sie sich auch darüber informieren, wie Asana mit Ihren anderen Tools verwendet werden kann. Somit können Sie klare Erwartungen an Ihr Team stellen und festlegen, welche Art von Arbeit wo stattfindet.

GRAFIK zeigt, wie Asana mit Tools zur Nachrichtenübermittlung, Kommunikation und Dateispeicherung funktioniert

Beginnen Sie mit der Zusammenarbeit

Laden Sie eine kleine Gruppe von Teamkollegen ein, um Asana auszuprobieren und sich mit den Funktionen und empfohlenen bewährten Praktiken vertraut zu machen. Asana ist flexibel, scheuen Sie sich also nicht davor, Dinge auszuprobieren, auch wenn sie nicht „perfekt“ sind.

Wenn Sie bereit sind, laden Sie Ihr gesamtes Team ein und veranstalten Sie ein Asana-Kick-off-Meeting, um die Informationen aus Schritt eins darzustellen und alle mit Asana und Ihrem ersten Workflow vertraut zu machen.

Unsere Vorlage für die Asana-Kick-off-Präsentation bietet Ihnen eine gute Grundlage für das Meeting. Melden Sie sich für unser Asana-Team-Kick-off-Webinar an und gestalten Sie die Vorlage anschließend individuell für Ihr Team.

4. Teameinführung und Zelebrierung von Erfolgen

Teilen Sie unsere Infomaterialien ‘Erste Schritte’ mit Ihren Kollegen, damit sie die Grundlagen kennenlernen:

Festlegung und Bestärkung von Asana-Umgangsnormen

Einige Teams stoßen auf das Problem, dass sich viele unklar darüber sind, wann und warum sie bestimmte Funktionen nutzen sollen. Teamkollegen wissen vielleicht, wie man eine Aufgabe erstellt, aber nicht, wann sie diese als erledigt markieren oder ihr eine Priorität zuordnen sollen. In diesem Artikel erhalten Sie einen detaillierten Überblick über die Etablierung von Teamkonventionen in Asana.

Erwarten Sie Fehler und heißen diese willkommen! Ihr*e Normeneinführer*in sollte alle Teamkollegen darauf hinweisen, wenn sie etablierte Konventionen mal vergessen.

5. Auf Erfolgskurs gehen

Wenn Ihr Team erst einmal aufgestellt und einsatzbereit ist, sollten Sie Ihre Konventionen weiterhin konsequent anwenden und Asana zur einzigen Informationsquelle für alle Fragen in Bezug auf Ihre entwickelten Prozesse machen. Einige Ideen für den Anfang:

  • Richten Sie ein Projekt für Fragen und Feedback ein und überprüfen Sie es wöchentlich.
  • Zelebrieren Sie die frühen Triumphe Ihres Teams – große und kleine! Ihr*e Erfolgsmotivator*in könnte Anreize oder Möglichkeiten der Zelebrierung für das Erlernen und die Anwendung von Asana schaffen.
  • Schaffen Sie einen „sicheren Raum”, in dem Ihre Kollegen mit verschiedenen Funktionen herumspielen können, ohne die Angst, etwas kaputtzumachen.
  • Stellen Sie sich der Herausforderung „Einen Tag ohne E-Mail“, um zu sehen, ob Ihr Team einen ganzen Tag oder gar eine Woche lang ohne E-Mails untereinander auskommt und stattdessen in Asana kommunizieren kann.

Sie sollten außerdem einen Plan für die Einarbeitung neuer Teamkollegen erstellen, damit sich diese schnell eingewöhnen können. Schauen Sie sich unsere Vorlage für die Einführung neuer Mitarbeiter als Inspiration an und erwägen Sie, die Einführung zu Asana in Ihren allgemeinen Einarbeitungsprozess aufzunehmen.

6. Erfolge messen & Nutzung ausweiten

Nachdem Sie Asana ein oder zwei Monate lang benutzt haben, sehen Sie sich noch einmal an, was Sie in Abschnitt eins verfasst haben sowie die Ausgangslage des Teams, die Sie in Abschnitt zwei erfasst haben. Vergleichen Sie die Lage mit der aktuellen Situation des Teams. Befragen Sie Ihr Team:

  • Haben wir unser ursprüngliches Ziel erreicht?
  • Funktionieren unsere aktuellen Prozesse?
  • Im Vergleich zu früher: Wie lange dauert es jetzt, dieselbe Arbeit zu erledigen?
  • Wie effektiv ist Asana im Vergleich zu unseren Erwartungen? Konnten wir damit einige unserer Probleme lösen?

Wenn Sie erfolgreich waren und Ihren Zeitplan eingehalten haben, teilen Sie den Führungskräften und wichtigen Beteiligten Ihre Erfolge und Fortschritte mit. Sie können auch damit beginnen, weitere Prozesse, Projekte und Arbeitsabläufe zu Asana hinzuzufügen, sofern Sie dies nicht bereits getan haben.

Weitere Infomaterialien

Das Lernen hört an dieser Stelle noch nicht auf. Dank unserer Vielzahl an Hilfsmaterialien können Sie z. B. herausfinden, wie andere Teams Asana einsetzen und weitere bewährte Vorgehensweisen kennenlernen.

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Asana Kurse

Mit diesen Kursen lernen Sie die Grundlagen von Asana innerhalb von 15 Minuten

Aufgaben

Aufgaben Lessons

Verfolgen Sie Ihre gesamte Arbeit

3 Minuten

Meine Aufgaben

Meine Aufgaben Lessons

Immer wissen, was als Nächstes zu tun ist

3 Minuten

Projekte

Projekte Lessons

Mit Teamkollegen arbeiten

3 Minuten

Inbox

Inbox Lessons

Noch schneller kommunizieren

3 Minuten

Sie können Aufgaben nutzen, um Ihre Arbeit zu verfolgen, daran weiterzuarbeiten und sie zu organisieren.

Aufgaben können To-Dos, Ideen, Anmerkungen oder Erinnerungen sein.

Eine Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen.

Drücken Sie Tab+M, um eine Aufgabe schnell sich selbst zuzuweisen.

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, sodass die Frist klar ersichtlich ist.

Fügen Sie Anweisungen und Erwartungen im Aufgabenbeschreibungsfeld hinzu.

Nutzen Sie @ für die Verknüpfung mit anderen Aufgaben, Personen, Diskussionen oder Projekten.

Wenn Sie jemanden mit @ anführen, wird er/sie zu Ihrer Aufgabe als Follower hinzugefügt.

Follower werden benachrichtigt, wenn neue Kommentare oder Anhänge hinzugefügt werden.

Fügen Sie jeden, der auf dem Laufenden bleiben soll, als Follower hinzu.

Sie können sich jederzeit abmelden, um keine Benachrichtigungen mehr zu Ihrer Aufgabe zu erhalten.

Schreiben Sie Kommentare, um Fragen zu stellen oder die Follower auf dem Laufenden zu halten.

Versehen Sie Kommentare mit einem Herz, damit Follower wissen, dass Sie sie gesehen haben.

Fügen Sie relevante Dateien oder irrelevante GIFs als Anhänge hinzu.

Sie können Anhänge auch direkt von Dropbox, Google Drive, oder Box hinzufügen.

Erstellen Sie Teilaufgaben, um Ihre Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen.

Wenn Sie eine Teilaufgabe hinzugefügt haben, drücken Sie die Eingabetaste, um eine weitere Aufgabe hinzuzufügen.

Teilaufgaben können genau die gleichen Daten enthalten wie reguläre Aufgaben.

Klicken Sie auf die Sprechblase, um Kommentare, Anhänge oder Unteraufgaben hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste Aufgaben erstellen.

Jede Aufgabe hat eine einzigartige URL zum einfachen Kopieren und Teilen.

Glückwunsch! Es scheint, als seien Sie der Aufgabe gewachsen.

Weiter geht es mit der nächsten Lektion!

Unter Meine Aufgaben sehen Sie immer, was als Nächstes zu tun ist.

Meine Aufgaben ist eine Liste mit allen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden.

So können Sie Ihre Arbeit leichter verwalten.

Klicken Sie auf die Liste Meine Aufgaben und fangen Sie zu tippen an, um Aufgaben hinzuzufügen.

Fügen Sie wie in einem Textdokument eine neue Zeile für jede neue Aufgabe hinzu oder fügen Sie es in eine beliebige Liste ein.

Leiten Sie Mails an x@mail.asana.com weiter, um Ihre E-Mails in Aufgaben umzuwandeln.

Asana verschiebt Ihre E-Mail samt Anhängen in eine Aufgabe.

Neue Aufgaben erscheinen ganz oben in Ihrer Liste unter Kürzlich zugewiesen.

Aufgaben, die Sie zu Meine Aufgaben hinzufügen, sind privat.

Klicken Sie auf Sichtbar machen, um sie mit Ihrem Team zu teilen.

Sortieren Sie Aufgaben mit Heute, Anstehend, or Später.

Klicken Sie auf den blauen Punkt neben der Aufgabe, um sie schnell einzuordnen.

Markieren Sie die Aufgaben, für die Sie Zeit haben, mit Heute.

Teamkollegen können Ihre Meine Aufgaben-Übersicht sehen und wissen so, woran Sie arbeiten.

Sie können nur Aufgaben sehen, die Sie sichtbar gemacht oder in einem Projekt geteilt haben (mehr über Projekte später).

Markieren Sie Aufgaben mit einer Fälligkeit von unter einer Woche als Anstehend, dann sehen Sie, dass sie bald fällig sind.

Am Fälligkeitstag wird Ihre Aufgabe von Anstehend nach Heute verschoben.

Als wäre es Zauberei.

Markieren Sie Aufgaben, die frühestens in einer Woche fällig sind, mit Später.

Bis zum Fälligkeitstermin werden sie erledigt sein.

Ihre Aufgaben wandern automatisch eine Woche vor Fälligkeit von Später zu Anstehend.

Priorisieren Sie immer Meine Aufgaben, um die Übersicht über anstehende und zu bearbeitende Aufgaben zu haben

Jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre Arbeit verfolgen und planen!

Next, lernen Sie, wie Sie mit Ihrem Team in Asana arbeiten.

Arbeiten Sie mit Projekten an Aufgabengruppen.

Projekte helfen Ihnen bei der Verfolgung und Organisation Ihrer Schritte in einem Prozess oder einer Initiative.

Wie ein Ereignisplan, eine Produkteinführung oder ein Redaktionskalender.

Wie bei Meine Aufgaben klicken Sie einfach und tippen, um eine Aufgabe zum Projekt hinzuzufügen.

Wenn Sie in einem Dokument oder einer E-Mail bereits Schritte aufgelistet haben, kopieren Sie die Liste hier hinein.

Fügen Sie aus der E-Mail Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzu.

Die eindeutige E-Mail-Adresse des Projekts sehen Sie im Projekt-Dropdownmenü.

Fügen Sie Ihre Aufgaben zu weiteren verwandten Projekten hinzu.

Aufgaben können zu mehreren Projekten gehören.

Fügen Sie Abschnitte hinzu, um Aufgaben in einem Listenprojekt zu organisieren.

Geben Sie Tab+N in eine beliebige Aufgabenzeile ein, um einen neuen Abschnitt zu erstellen.

Oder fügen Sie Spalten hinzu, um Aufgaben in einem Übersichtsprojekt zu organisieren.

Ziehen Sie Aufgaben zwischen oder in die Spalten, um sie neu zu ordnen.

Weisen Sie Aufgaben mit Zuweisen zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest.

Verpassen Sie mit Ihrem Projekt-Kalender keine einzige Frist.

Ziehen Sie Aufgaben in Ihren Kalender, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Fügen Sie jeden, der Ihr Projekt auf dem Laufenden bleiben soll, als Mitglieder hinzu.

Projektmitglieder werden über neue Diskussionen, Status und Aufgaben benachrichtigt.

Posten Sie Diskussionen, um Ankündigungen zu machen oder Diskussionen zu beginnen.

Ihr Beitrag wird an alle Projektmitglieder verschickt.

Unter Fortschritt sehen Sie, wie Ihr Projekt vorankommt.

Legen Sie einen Status für Ihr Projekt fest, um das Team über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Der Projekteigentümer erhält wöchentlich eine Erinnerung daran, den Status einzustellen.

Öffnen und organisieren Sie Projekte mithilfe Ihrer Seitenleiste.

Fügen Sie Projekte zu Ihren Favoriten hinzu, um sie oben an die Seitenleiste anzuheften.

Klicken Sie auf den Stern auf der linken Seite des Projektnamens, um es zu Ihren Favoriten hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste neue Projekte erstellen.

Nun können Sie mit Ihrem Team Projekte vorantreiben.

Nur noch eine Lektion, bevor es losgeht.

Kommunizieren und koordinieren Sie schneller mit dem Posteingang.

Überprüfen Sie Ihren Posteingang, um die letzten Updates zu sehen und darauf zu antworten.

Im Posteingang sehen Sie, wenn eine Aufgabe fällig ist…

…und wenn Teammitglieder Aufgaben, Diskussionen und Projekte aktualisieren, denen Sie folgen.

Nachrichten öffnen und beantworten, ohne den Posteingang zu verlassen.

Wenn Sie auf ein Update klicken, bekommen Sie alle Kontextinformationen, die Sie zum Antworten benötigen.

Archiv-Updates, die Sie ablehnen können.

Klicken Sie auf das X, das auf der rechten Seite eines Updates auftaucht, um es zu archivieren.

Öffnen Sie Archiv, um abgelehnte Updates zurück in Ihren Posteingang zu verschieben.

Klicken Sie auf den Pfeil, der auf der rechten Seite eines archivierten Updates auftaucht, um es wieder in den Posteingang zu verschieben.

Um keine Aktualisierungen zu Aufgaben oder Projekten zu erhalten, klicken Sie auf nicht folgen.

Letztendlich haben Sie die Kontrolle über Aktualisierungen, die Sie erhalten und solche, über die Sie nicht informiert werden möchten

Wenn Sie soweit sind, können sie Asanas E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.

Der Austausch mit dem Team kann am einfachsten über Ihren Posteingang verwaltet werden. Denken Sie daran, hier regelmäßig vorbeizuschauen.

Glückwunsch! Jetzt steht einem erfolgreichen Arbeitstag mit Asana nichts mehr im Weg.