Helfen Sie Ihrem Team bei der Einführung von Asana

Um Ihr Team bei der Einführung in Asana zu unterstützen, haben wir untersucht, was die erfolgreichsten Teams in Asana gemeinsam haben. Diese Erkenntnisse haben wir dann mit der Expertise unserer Customer Success Manager und praxiserprobten Strategien aus dem Bereich Change Management kombiniert. Das Ergebnis dieser Untersuchungen ist der in diesem Artikel beschriebene „Asana-Wandel“.

GRAFIK zur Darstellung der sechs Schritte, die durch den Asana-Wandel umrissen werden: Definieren, Erkennen, Entwerfen, Einführen, Hinzufügen weiterer Teams und Ausweitung der Nutzung

Beginnen Sie mit folgenden Schritten:

1. Definition der Beweggründe

Um eine möglichst hohe Nutzung und Akzeptanz des neuen Tools in Ihrem Team zu erreichen, ist es wichtig, sich die Gründe für den Umstieg noch einmal vor Augen zu führen. Wir empfehlen folgende Vorgehensweise, bevor Sie Ihr Team zu Asana einladen.

Erfolg anvisieren

Stellen Sie sich den zukünftigen Idealzustand mit Asana vor. Folgende Fragen können helfen:

  • Welche Ziele möchten Sie mit Asana erreichen?
  • Was soll in der Zukunft mit Asana möglich sein, was heute nicht möglich ist?

Problempunkte ermitteln

Identifizieren Sie im nächsten Schritt die Problempunkte, welche Sie und Ihr Team zum Wechsel zu Asana veranlasst haben.

Problempunkte Beispiel
Die Verantwortlichkeiten sind unklar Wenn wichtige Anweisungen in E-Mails und anderen Tools verstreut sind, gehen sie leicht verloren und Fristen oder Zuständigkeiten bleiben unklar.
Die Zusammenarbeit funktioniert nicht einwandfrei Die Arbeit mit verschiedenen Teams gestaltet sich schwierig und Übergaben zwischen Teamkollegen oder Abteilungen sind chaotisch
Prozesse sind nicht einheitlich Bei jedem neuen Arbeitsvorgang fangen Sie bei Null an – und jeder macht es auf seine Weise.
Das Projektmanagement gestaltet sich schwierig Die aktuellen Tools sind entweder zu simpel oder zu komplex. Dadurch wird es schwierig, Projekte zu planen und die Fortschritte zu überblicken.

Ihr Statement zur Frage: „Warum Asana?“

Nun können Sie mithilfe Ihrer Beweggründe und Problempunkte das „Warum Asana?“-Statement formulieren, welches Ihre Motivation auf den Punkt bringt. Zum Beispiel so:

„Unser [Team/Unternehmen] verwendet Asana, um [diese Projekte und Prozesse] besser zu managen sowie [diese Problempunkte] zu beseitigen, damit wir [diese Ziele] erreichen können.“

Ein Beispiel: Als Designteam verwenden wir Asana, um Designanfragen und Marketingkampagnen zu steuern sowie unklare Anfragen und doppelte Arbeit zu vermeiden. Somit halten wir unsere Kampagnenfristen ein, konzentrieren uns auf unsere Top-Prioritäten und verhindern Burnout im Team.

Einberufung Ihres Einführungsteams

Die Einführung von Asana funktioniert am besten, wenn mehrere Personen aus verschiedenen Abteilungen und mit verschiedenen Rollen beteiligt sind. Ihr Einführungsteam sollte aus mindestens 3 Personen bestehen, die folgende Rollen übernehmen:

GRAFIK zur Darstellung der drei Rollen des Einführungsteams

  1. Beauftragter für Richtlinien – Jemand, der die Prozesse kennt. Führt grundlegende Asana-Richtlinien ein und beantwortet aufkommende Fragen der Teamkollegen (z. B. Team- und Organisationsleiter, Programm- und Projektmanager).
  2. Kommunikationstalent – Jemand mit Einfluss auf die Kommunikation. Kommuniziert die Beweggründe der Einführung von Asana (z. B. Führungskräfte und Manager).
  3. Asana-Enthusiast – Unterstützt den Beauftragten für Richtlinien, verwendet Asana zur Verbesserung der Zusammenarbeit und motiviert dadurch andere Teamkollegen (diese Rolle könnten z. B. funktionsübergreifende Mitwirkende übernehmen).

2. Status-Quo-Analyse

Entscheiden Sie sich nun für einen ersten Prozess oder Arbeitsablauf („Workflow“), den Sie in Asana umsetzen möchten. Das kann z. B. die Produktion eines Videos oder die Markteinführung eines neuen Produkts sein. Beim Workflow-Design und -Management geht es darum, die Prozesse ihres Teams effizient in Asana abzubilden und zu managen.

Der konkrete Workflow, den Sie ausprobieren möchten, sollte vom gesamten Team ausgesucht werden. Versuchen Sie, bei der Auswahl die folgenden Kriterien zu berücksichtigen:

  • Der Workflow beinhaltet Kommunikation zwischen den Beteiligten
  • Der Workflow ist konkret, mit eindeutigen Zielen, Ergebnissen oder Zeitvorgaben

Wenn Sie sich etwas Inspiration wünschen, sehen Sie sich all die Anwendungsmöglichkeiten von Asana an.

Im nächsten Schritt sollten Sie Ihre Asana-Teamstruktur festlegen. Oft funktioniert es gut, wenn Ihre Teamstruktur in Asana das Organigramm Ihres Unternehmens widerspiegelt.

Wenn nur ein Team Asana verwendet, können Sie es auf der Grundlage von Ebenen, Initiativen oder Personengruppen, die innerhalb dieses Teams zusammenarbeiten, strukturieren.

GRAFIK zur Darstellung der Asana-Datenhierarchie und der Organisation von Teams, Projekten und Aufgaben

3. Gestaltung Ihres ersten Workflows

Befragen Sie Ihr Team, wie lange es derzeit für seine Aufgaben braucht, wo die Teammitglieder nicht weiterkommen und welche Probleme sie gerne lösen würden. Diese Überlegungen helfen oft, den ersten Workflow in Form eines Projekts zu strukturieren.

Vorab sollten Sie auch überlegen, wie Asana mit Ihren anderen Tools verwendet werden kann. So können Sie Ihrem Team die Rolle von Asana besser erklären und festlegen, wofür welches Tool genutzt wird.

GRAFIK zeigt, wie Asana mit Tools zur Nachrichtenübermittlung, Kommunikation und Dateispeicherung funktioniert

Zur Inspiration empfehlen wir unsere Projektvorlagen.

Beginnen Sie mit der Zusammenarbeit

Laden Sie eine kleine Gruppe von Teamkollegen ein, um das neue Projekt in Asana auszuprobieren und sich mit den Funktionen sowie den Best Practices vertraut zu machen. Asana ist flexibel, also zögern Sie nicht, Dinge auszuprobieren, auch wenn sie zu Beginn noch nicht „perfekt“ sind.

Wenn Sie bereit sind, laden Sie Ihr gesamtes Team ein und planen Sie ein Asana-Kick-off-Meeting, um das Team hinsichtlich der Nutzung in Ihrem Unternehmen zu schulen.

Nutzen Sie gerne unsere kostenlose Vorlage für dieses Meeting. Melden Sie sich dazu für unser Asana-Team-Kick-off-Webinar (auf Englisch) an und gestalten Sie die Vorlage anschließend individuell für Ihr Team.

4. Teameinführung und Zelebrierung von Erfolgen

Sorgen Sie dafür, dass alle Mitarbeiter die Grundlagen von Asana kennen:

  • Asana-Tutorials (15 Minuten) für einen schnellen Überblick über alle Funktionen samt Beispielen.
  • Nehmen Sie am Asana-Webinar Grundlagenschulung (60 Minuten) teil, um mit einem Live-Ausbilder zu arbeiten und Antworten auf all Ihre Fragen zu erhalten.

Legen Sie Konventionen für die Nutzung von Asana in Ihrem Unternehmen oder Team fest

Asana ist ein sehr flexibles Tool – es kann auf verschiedene Weise genutzt werden. Darum ist es wichtig, Ihrem Team zu erklären, wann bestimmte Funktionen für was genutzt werden sollen. Teamkollegen wissen vielleicht, wie man eine Aufgabe erstellt, aber nicht, welche benutzerdefinierten Felder Sie im Unternehmen nutzen oder wie Ihre individuellen Vorlagen funktionieren. In diesem Artikel erhalten Sie mehr Informationen zur Etablierung von Normen in Ihrem Team. Beachten Sie dabei, dass diese nicht in Stein gemeißelt sind. Machen Sie sich zu Anfang Gedanken, aber bleiben Sie auch offen für Änderungen, falls diese erforderlich erscheinen.

Erwarten Sie Fehler und heißen Sie diese willkommen! Ihr Beauftragter für Richtlinien sollte alle Teamkollegen darauf hinweisen, wenn etablierte Richtlinien einmal vergessen werden.

5. Festigung des Erfolgs

Wenn Ihr Team aufgestellt und einsatzbereit ist, sollten Sie dafür sorgen, dass Ihre Teamnormen konsequent angewandt werden und Asana Ihre zentrale Informationsquelle wird. Einige Best Practices unserer erfolgreichsten Kunden:

  • Richten Sie ein Projekt für Fragen und Feedback ein.
  • Schaffen Sie Anreize für die Verwendung von Asana und die Einhaltung Ihrer Normen. Zelebrieren Sie Ihre kleinen und großen Erfolge!
  • Schaffen Sie einen „sicheren Raum“, in dem Ihre Kollegen mit verschiedenen Funktionen herumspielen können, ohne Angst haben zu müssen, etwas kaputtzumachen. Legen Sie beispielweise Übungsprojekte zum Ausprobieren an.
  • Starten Sie die Initiative „Einen Tag ohne E-Mail“, und motivieren Sie Ihr Team so, einen ganzen Tag oder gar eine Woche ohne interne E-Mails auszukommen und nur in Asana zu arbeiten.

Wir empfehlen außerdem, eine Checkliste für die Einarbeitung neuer Teamkollegen zu erstellen. Schauen Sie sich unsere Vorlage für die Einführung neuer Mitarbeiter als Inspiration an und gestalten Sie gegebenenfalls Ihren kompletten Einarbeitungsprozess in Asana. Remote Onboarding leicht gemacht!

6. Messung & Ausweitung der Nutzung

Nachdem Sie ein oder zwei Monate mit Asana gearbeitet haben, ist ein guter Zeitpunkt, um zu reflektieren:

  • Haben wir unser ursprüngliches Ziel erreicht?
  • Funktionieren unsere aktuellen Prozesse?
  • Im Vergleich zu früher: Wie lange dauert es jetzt, dieselbe Arbeit zu erledigen?
  • Wie effektiv ist Asana im Vergleich zu unseren Erwartungen? Konnten wir damit einige unserer Probleme lösen?

Wenn Sie erfolgreich waren und Ihren Zeitplan eingehalten haben, teilen Sie den Führungskräften und wichtigen Beteiligten Ihre Erfolge und Fortschritte mit, und helfen Sie so, weitere Abteilungen oder Kollegen für Asana zu begeistern. Fügen Sie dann weitere Prozesse, Projekte und Arbeitsabläufe in Asana hinzu und nutzen Sie auch fortgeschrittene Funktionen, um Ihre Projekte und Zusammenarbeit weiter zu verbessern.

Mehr Informationen

Das Lernen hört an dieser Stelle noch nicht auf. Schauen Sie sich an, wie andere Teams Asana einsetzen und lernen Sie weitere Best Practices kennen:

  • Registrieren Sie sich für das Webinar „Einführung von Asana in Ihrem Team“ im Rahmen der Asana Together World Tour
  • Die Checkliste für die Einführung von Asana ist eine Asana-Projektvorlage, mit der Sie Ihre Einführung Schritt für Schritt begleiten können
  • Die Asana Academy enthält eine Vielzahl ausführlicher On-Demand-Kurse, auch zu Anwendungsfällen.
  • Die Asana Community und das Forum bieten Ihnen die Möglichkeit, mit anderen Firmen Ihrer Branche und Champions in Kontakt zu treten. Hier finden sich viele Workarounds, Tipps & Tricks im Umgang mit Asana.
  • Kurze „So funktioniert Asana“-Video-Tutorials (auf Englisch, mit deutschen Untertiteln)

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