Helfen Sie Ihrem Team bei der Einführung von Asana

Um Ihr Team bei der Einführung in Asana zu unterstützen, haben wir untersucht, was die erfolgreichsten Teams in Asana gemeinsam haben. Diese Erkenntnisse haben wir dann mit der Expertise unserer Kundenerfolgsmanager und praxiserprobten Strategien des Veränderungsmanagements kombiniert. Das Ergebnis dieser Untersuchungen ist der in diesem Artikel beschriebene „Asana-Wandel“.

GRAFIK zur Darstellung der sechs Schritte, die durch den Asana-Wandel umrissen werden: Definieren, Erkennen, Entwerfen, Einführen, Hinzufügen weiterer Teams und Ausweitung der Nutzung

Für einen maximalen Erfolg empfehlen wir auch:

1. Warum möchten Sie Asana verwenden?

Bevor Sie Ihr Team zu Asana einladen, vergewissern Sie sich, dass für diesen Schritt ein überzeugender Beweggrund vorliegt. Um Ihnen bei der Beantwortung der Frage „Warum Asana?“ behilflich zu sein, haben wir die folgende Übung für Sie erstellt.

Erfolg anvisieren

Stellen Sie sich zuerst die ideale Welt vor, in der Ihr Team Asana verwendet, und was Sie erreichen werden. Stellen Sie sich die Frage:

  • Beim Erreichen welcher Ziele hilft Ihnen Asana?
  • Was wird in der Zukunft mit Asana möglich sein, was heute nicht möglich ist?

Problempunkte ermitteln

Identifizieren Sie im nächsten Schritt die Problempunkte, die Sie überhaupt erst zu Asana gebracht haben und bei denen Ihr Team aufhorchen wird.

Problempunkte Beispiel
Die Verantwortlichkeiten sind unklar Wenn wichtige Anweisungen in E-Mails und anderen Tools verstreut werden, gehen sie leicht verloren und Ihre Teamkollegen haben keine Informationen über Fristen oder Zuständigkeiten.
Die Zusammenarbeit funktioniert nicht einwandfrei Die Arbeit mit verschiedenen Teams ist schwierig oder Übergaben zwischen Teamkollegen sind chaotisch
Prozesse sind nicht einheitlich Bei jedem neuen Arbeitsvorgang fangen alle bei Null an – und jeder macht es auf seine Weise.
Das Projektmanagement gestaltet sich schwierig Die aktuellen Tools sind entweder zu simpel oder zu komplex. Dadurch wird es schwierig, Projekte zu planen und die Fortschritte zu überblicken.

Statement zur Frage „Warum Asana?“

Nun sind Sie bereit, ein Statement zur Frage „Warum Asana?“ zu entwerfen. Orientieren Sie sich an dieser Struktur:

„[Team/Unternehmensname] verwendet Asana, um [diese Projekte und Prozesse] zu verwalten sowie [diese Problempunkte] zu beseitigen, damit wir [diese Ziele] erreichen können.“

Ein Beispiel: Als Designteam verwenden wir Asana, um Designanfragen und Marketingkampagnenprojekte zu steuern sowie unklare Anfragen zu vermeiden und Doppelarbeit zu eliminieren. Somit halten wir unsere Kampagnenfristen ein, konzentrieren uns auf unsere Top-Prioritäten und verhindern Burnout im Team.

Einberufung Ihres Einführungsteams

Als nächstes finden Sie mindestens drei Personen, die ein Einführungsteam gründen und die folgenden Rollen übernehmen:

GRAFIK zur Darstellung der drei Rollen des Einführungsteams

  1. Normeneinführer*in – Legt grundlegende Regeln fest, wie Asana verwendet werden soll und beantwortet aufkommende Fragen der Teamkollegen (z. B. ein Teamleiter, Programmmanager oder Teamkoordinator).
  2. Bewusstseinsförder*in – Führungskräfte, die an die Beweggründe für die Einführung von Asana glauben und Teams daran erinnern, um das Gefühl des Eingebundenseins zu stärken (z. B. Führungskräfte, Vorstandsmitglieder, Teamleiter).
  3. Asana-Befürworter*in – Eine Person, die den Normeneinführer bei seiner Arbeit unterstützt, als Beispiel fungiert und die Anstrengungen von Kollegen anerkennt und fördert (z. B. individuelle Beteiligte).

2. Status-Quo-Analyse

Da Sie eindeutige Gründe dafür haben, Asana zu verwenden, können Sie nun entscheiden, welchen Workflow, Prozess oder welches Projekt Sie zuerst ausprobieren möchten. Ein Workflow ist der Prozess oder eine Reihe von Schritten, die Sie unternehmen, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen, z. B. die Produktion eines Videos oder die Markteinführung eines neuen Produkts. Beim Workflow-Management geht es darum, diese Prozesse zu entwickeln und zu überwachen.

Der konkrete Workflow, den Sie ausprobieren möchten, sollte vom gesamten Team bestimmt werden. Aber versuchen Sie, bei der Auswahl die folgenden Kriterien zu berücksichtigen:

  • Ist kollaborativ, mit vielfacher Kommunikation zwischen den Beteiligten
  • Ist konkret, mit eindeutigen Zielen, Ergebnissen oder Zeitvorgaben

Wenn Sie sich etwas Inspiration wünschen, sehen Sie sich all die Anwendungsmöglichkeiten von Asana an.

Legen Sie schließlich den Grundstein für den zukünftigen Erfolg, indem Sie Ihre Asana-Teamstruktur erstellen. Im Allgemeinen sollte Ihre Teamstruktur in Asana das Organigramm Ihres Unternehmens widerspiegeln.

Wenn nur ein Team Asana verwendet, können Sie es auf der Grundlage von Ebenen, Initiativen oder Kooperationsgruppen innerhalb dieses Teams strukturieren.

GRAFIK zur Darstellung der Asana-Datenhierarchie und der Organisation von Teams, Projekten und Aufgaben

3. Erstellen Sie Ihr erstes Projekt

Befragen Sie Ihr Team detailliert darüber, wie lange es derzeit für seine Aufgaben braucht, wo sie nicht weiterkommen und welche Probleme sie gerne lösen würden. Auf diese Weise erkennen Sie die Auswirkungen von Asana und ob es diese Probleme löst.

Während Sie Ihr erstes Projekt erstellen, sollten Sie sich auch darüber informieren, wie Asana mit Ihren anderen Tools verwendet werden kann. Somit können Sie klare Erwartungen an Ihr Team stellen und festlegen, welche Art von Arbeit wo stattfindet.

GRAFIK zeigt, wie Asana mit Tools zur Nachrichtenübermittlung, Kommunikation und Dateispeicherung funktioniert

Unsicher über den Einstieg? Versuchen Sie es doch mit einer Vorlage.

Beginnen Sie mit der Zusammenarbeit

Laden Sie eine kleine Gruppe von Teamkollegen ein, um Asana auszuprobieren und sich mit den Funktionen und empfohlenen bewährten Praktiken vertraut zu machen. Asana ist flexibel, scheuen Sie sich also nicht davor, Dinge auszuprobieren, auch wenn sie nicht „perfekt“ sind.

Wenn Sie bereit sind, laden Sie Ihr gesamtes Team ein und veranstalten Sie ein Asana-Kick-off-Meeting, um die Informationen aus Schritt eins darzustellen und alle mit Asana und Ihrem ersten Workflow vertraut zu machen.

Unsere Vorlage für die Asana-Kick-off-Präsentation bietet Ihnen eine gute Grundlage für das Meeting. Melden Sie sich für unser Asana-Team-Kick-off-Webinar an und gestalten Sie die Vorlage anschließend individuell für Ihr Team.

4. Teameinführung und Zelebrierung von Erfolgen

Teilen Sie unsere Infomaterialien „Erste Schritte“ mit Ihren Kollegen, damit sie die Grundlagen kennenlernen

  • Asana-Tutorials (15 Minuten) für einen schnellen Überblick über alle Funktionen samt Beispielen.
  • Nehmen Sie am Asana-Webinar Grundlagenschulung (60 Minuten) teil, um mit einem Live-Ausbilder zu arbeiten und Antworten auf all Ihre Fragen zu erhalten.

Festlegung und Bestärkung von Asana-Umgangsnormen

Einige Teams stoßen auf das Problem, dass sich viele unklar darüber sind, wann und warum sie bestimmte Funktionen nutzen sollen. Teamkollegen wissen vielleicht, wie man eine Aufgabe erstellt, aber nicht, wann sie diese als erledigt markieren oder ihr eine Priorität zuordnen sollen. In diesem Artikel erhalten Sie einen detaillierten Überblick über die Etablierung von Teamkonventionen in Asana.

Erwarten Sie Fehler und heißen diese willkommen! Ihr*e Normeneinführer*in sollte alle Teamkollegen darauf hinweisen, wenn sie etablierte Konventionen mal vergessen.

5. Auf Erfolgskurs gehen

Wenn Ihr Team erst einmal aufgestellt und einsatzbereit ist, sollten Sie Ihre Konventionen weiterhin konsequent anwenden und Asana zur einzigen Informationsquelle für alle Fragen in Bezug auf Ihre entwickelten Prozesse machen. Einige Ideen für den Anfang:

  • Richten Sie ein Projekt für Fragen und Feedback ein und überprüfen Sie es wöchentlich.
  • Feiern Sie die frühen Erfolge Ihres Teams – große und kleine! Ihr Einführungsteam könnte Anreize oder Möglichkeiten zum Feiern für das Erlernen und die Anwendung von Asana schaffen.
  • Schaffen Sie einen „sicheren Raum“, in dem Ihre Kollegen mit verschiedenen Funktionen herumspielen können, ohne die Angst, etwas kaputtzumachen.
  • Stellen Sie sich der Herausforderung „Einen Tag ohne E-Mail“, um zu sehen, ob Ihr Team einen ganzen Tag oder gar eine Woche lang ohne E-Mails untereinander auskommt und stattdessen in Asana kommunizieren kann.

Sie sollten außerdem einen Plan für die Einarbeitung neuer Teamkollegen erstellen, damit sich diese schnell eingewöhnen können. Schauen Sie sich unsere Vorlage für die Einführung neuer Mitarbeiter als Inspiration an und erwägen Sie, die Einführung zu Asana in Ihren allgemeinen Einarbeitungsprozess aufzunehmen.

6. Erfolge messen & Nutzung ausweiten

Nachdem Sie Asana ein oder zwei Monate lang benutzt haben, sehen Sie sich noch einmal an, was Sie in Abschnitt eins verfasst haben sowie die Ausgangslage des Teams, die Sie in Abschnitt zwei erfasst haben. Vergleichen Sie die Lage mit der aktuellen Situation des Teams. Befragen Sie Ihr Team:

  • Haben wir unser ursprüngliches Ziel erreicht?
  • Funktionieren unsere aktuellen Prozesse?
  • Im Vergleich zu früher: Wie lange dauert es jetzt, dieselbe Arbeit zu erledigen?
  • Wie effektiv ist Asana im Vergleich zu unseren Erwartungen? Konnten wir damit einige unserer Probleme lösen?

Wenn Sie erfolgreich waren und Ihren Zeitplan eingehalten haben, teilen Sie den Führungskräften und wichtigen Beteiligten Ihre Erfolge und Fortschritte mit. Sie können auch damit beginnen, weitere Prozesse, Projekte und Arbeitsabläufe zu Asana hinzuzufügen, sofern Sie dies nicht bereits getan haben.

Weitere Infomaterialien

Das Lernen hört an dieser Stelle noch nicht auf. Dank unserer Vielzahl an Hilfsmaterialien können Sie z. B. herausfinden, wie andere Teams Asana einsetzen und weitere bewährte Vorgehensweisen kennenlernen.

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