Erstellen Sie einen Plan zur Anpassung an Asana

Die Verwendung von Asana sollte einfach sein, jedoch bedarf es sorgfältiger Planung, Geduld und Ausdauer, um Ihr Team startklar zu machen.

Um Ihr Team bei der Anpassung an Asana zu unterstützen, haben wir analysiert, was die erfolgreichsten Teams in Asana gemeinsam haben und dies mit der Expertise unserer Customer Success Manager zusammengebracht, um Ihnen den besten Plan vorzustellen, wie Sie den Übergang zu Asana managen können.

Übersrpingen Sie die Einrichtung und nutzen Sie unsere Asana-Vorlage für Team-Onboarding und Anpassung.

1. Beantworten Sie, warum Sie Asana verwenden möchten.

Die Anpassung an jede Veränderung ist hart und die Änderung der Art und Weise, wie Sie und Ihr Team arbeiten, ist kein Spaziergang. Bevor Sie alle Beteiligten zu Asana einladen, sollten Sie eine überzeugende Antwort auf die Frage, warum Sie sich für Asana entschieden haben, parat haben. Diese Frage sollten Sie dem gesamten Team und einzelnen Teamkollegen beantworten können, damit diese motiviert bleiben und den Überblick behalten.

Bereiten Sie Ihren Erfolg in Asana vor

Stellen Sie sich zuerst die ideale Welt vor, in der Ihr Team Asana verwendet, und was Sie erreichen werden. Stellen Sie sich die Frage:

  • Bei der Erreichung welcher Ziele hilft Ihnen Asana?
  • Was sind Ihre Prioritäten?
  • An welchen Projekten werden Sie in Asana arbeiten?
  • Welche Prozesse werden Sie in Asana ausführen?

Ermitteln Sie Problempunkte

Ermitteln Sie danach Problempunkte, die Ihrem Team am Herzen liegen und bei deren Lösung Asana Sie unterstützen kann. Zum Beispiel:

Problempunkt Beispiel
Informationen sind nicht zentriert Anfragen und Informationen sind über E-Mails, geteilte Dateien und andere Apps verteilt
Die Zusammenarbeit ist eine Herausforderung Teams und Personen arbeiten in Silos
Prozesse sind nicht kohärent Jedes Mal, wenn Sie ein Projekt anstoßen, fangen Sie von Neuem an
Die Verantwortlichkeiten sind unklar Teammitglieder verpassen Termine, wiederholen Arbeiten und wissen nicht, wer woran arbeitet
Das Projektmanagement ist schwierig Sie haben keinen Überblick über Ihren Zeitplan oder können die einzelnen Schritte im Zeitplan nicht verwalten

Verfassen Sie Ihre Zielsetzung

Nach Ermittlung Ihrer Ziele und Beschränkungen, die Sie mithilfe von Asana angehen möchten, formulieren Sie Ihre Zielsetzung. Zum Beispiel:

2. Entwerfen Sie Ihren Plan zur Anpassung

Da Sie jetzt den Zweck für die Verwendung von Asana kennen, ist es Zeit, um einen ersten Plan zur Anpassung aufzulegen. Der Plan sollte die Erwartungen festlegen und Ihnen einen Zeitplan an die Hand geben, damit Sie abschätzen können, ob die Anpassung auf dem richtigen Weg ist. Sie können dies als Asana-Projekt mit Aufgaben für jeden Schritt anlegen.

Was der Plan zur Anpassung beinhalten sollte

Jeder Plan zur Anpassung sieht ein bisschen anders aus, sollte jedoch folgende Komponenten aufweisen:

  • Auswahl des ersten Prozesses, den Sie in Asana ausprobieren möchten, und Aufnahme des betreffenden Prozesses in ein Projekt. Im nächsten Abschnitt erhalten Sie Tipps.
  • Miteinbeziehung einflussreicher Beteiligter (Teamleiter, Führungskräfte), die die Verwendung von Asana fördern und stärken können.
  • Einladung von Teamkollegen zu Asana. Sie können unsere E-Mail-Vorlage verwenden.
  • Durchführung eines Asana-Kickoff-Meetings.
  • Wichtige Meilensteine erstellen. Zum Beispiel: „Jeder hat bis Woche 3 eine Aufgabe zugewiesen und erledigt.”

Teams brauchen in der Regel zwei Monate, um Asana kennenzulernen und erfolgreich einzusetzen. Beschleunigen Sie die Anpassung mit unserer Vorlage

3. Wählen Sie den ersten Prozess

Wenn Ihr Plan fertig ist, sollten Sie zunächst ein paar Personen einladen, um Asana auszuprobieren, bevor Sie Ihr gesamtes Team einladen. Der spezifische Prozess, den Sie ausprobieren, hängt von Ihrem Team ab, aber Sie sollten in jedem Fall einen Prozess wählen, auf den Folgendes zutrifft:

  • Er ist einfach und konkret
  • Er lädt zur Zusammenarbeit über Ihr gesamtes Team hinweg ein
  • Ziele, Pläne und Ergebnisse sind klar definiert
  • Der Prozess funktioniert derzeit nicht gut oder ist zusammengeflickt
  • Es lohnt sich für Ihr Team, diesen zu erfassen und nachzuverfolgen

Zum Beispiel könnten Sie mit einem Projekt zu einer Arbeitsanfrage oder mit einem Team-Meeting beginnen.

Sie können das Projekt gemeinsam als Team erstellen oder es eine Person anlegen lassen. Sehen Sie sich das Handbuch zu den Best Practices bei der Projekterstellung an.

Nachdem das Projekt erstellt ist, sollten die Teamkollegen damit herumspielen, um sich mit den Funktionen vertraut zu machen und den besten Workflow für das Projekt herauszufinden. Die meisten Änderungen in Asana sind leicht rückgängig zu machen. Haben Sie also keine Angst, Dinge auszuprobieren, auch wenn Sie nicht sicher sind, wie sie funktionieren könnten.

Mit unseren Projekt-Vorlagen können Sie schnell loslegen. Alternativ können Sie auch den Schritten im Handbuch folgen.

Sobald Ihr Test-Team startklar ist, laden Sie Ihr gesamtes Team ein und veranstalten Sie ein Asana-Kickoff-Meeting, um dem Team die Informationen aus Schritt eins, Asana und das Test-Projekt vorzustellen.

4. Führen Sie gesunde Gewohnheiten ein

Wenn Ihr Team startklar ist, können Sie damit beginnen, weitere Entscheidungen über die Verwendung von Asana zu treffen (z. B. die Erstellung von Projekten und die Folgen, wenn eine Aufgabe überfällig wird). Dadurch fühlen sich die Beteiligten sicher, dass sie das Richtige tun, und alle sind sich einig über die richtige Art und Weise.

Festlegung und Durchsetzung von Asana-Regeln

Manche Teams stoßen auf Blockaden, nicht, weil sie die Funktionen von Asana nicht lernen können, sondern weil sie nicht sicher sind, wann und warum sie die Funktionen verwenden können. Ein Teamkollege könnte beispielsweise wissen, wie er ein Projekt erstellen kann, sich aber nicht sicher sein, wann er ein Projekt erstellen sollte und wie er es verwalten kann.

Lesen Sie unsere Empfehlungen und Best Practices, um sie für Ihr Team zu implementieren oder als Ausgangspunkt zu nutzen.

Sobald Ihre Regeln festgelegt sind, probieren Sie diese Tipps aus, um Ihr Team auf den richtigen Weg zu bringen:

  • Richten Sie ein Asana-Projekt ein, über das die Beteiligten Fragen oder Feedback teilen können. Sehen Sie sich dann die Beiträge regelmäßig an.
  • Bestimmen Sie einen Verantwortlichen, der die Teamkollegen bei der Umsetzung auf freundliche Art in die richtige Richtung weist.
  • Schaffen Sie Anreize, um Asana zu lernen und zu verwenden.
  • Schaffen Sie einen „sicheren Raum“, an dem Teamkollegen mit Funktionen herumspielen können, ohne Angst haben zu müssen, dass sie etwas kaputt machen.

5. Bewahren und erweitern Sie die Verwendung

Sie und Ihr Team sind auf gutem Weg, die Anpassung an Asana vorzunehmen. Denken Sie zurück daran, was Sie sich für Schritt eins vorgenommen haben, und überprüfen Sie, wie Sie abschneiden. Haben Sie Ihr Ziel erreicht? Laufen neue Prozesse reibungslos ab? Wie effektiv ist Asana in Bezug auf Ihre Erwartungen?

Wenn Sie erfolgreich waren und Ihren Zeitplan eingehalten haben, teilen Sie den Führungskräften und wichtigen Beteiligten Ihre Erfolge und Fortschritte mit. Sie können auch damit beginnen, weitere Prozesse, Projekte und Arbeitsabläufe zu Asana hinzuzufügen, sofern Sie dies nicht bereits getan haben.

Benötigen Sie Ideen, wie Sie weitere Projekte zu Asana hinzuzufügen und diese einrichten können? Sehen Sie sich das Handbuch an oder verwenden Sie eine unserer Vorlagen.

Aber das Lernen hört hier nicht auf. Dank unserer Vielzahl von Ressourcen können Sie erfahren, wie andere Teams Asana verwenden, und weitere Best Practices kennenlernen.

Es ist nicht immer ein schneller und einfacher Prozess, Ihr Team an Bord von Asana zu holen, aber sobald Sie dies vollbracht haben, geht die Zusammenarbeit und Produktivität viel einfacher von der Hand als je zuvor.

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Asana Kurse

Mit diesen Kursen lernen Sie die Grundlagen von Asana innerhalb von 15 Minuten

Aufgaben

Aufgaben Lessons

Verfolgen Sie Ihre gesamte Arbeit

3 Minuten

Meine Aufgaben

Meine Aufgaben Lessons

Immer wissen, was als Nächstes zu tun ist

3 Minuten

Projekte

Projekte Lessons

Mit Teamkollegen arbeiten

3 Minuten

Inbox

Inbox Lessons

Noch schneller kommunizieren

3 Minuten

Sie können Aufgaben nutzen, um Ihre Arbeit zu verfolgen, daran weiterzuarbeiten und sie zu organisieren.

Aufgaben können To-Dos, Ideen, Anmerkungen oder Erinnerungen sein.

Eine Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen.

Drücken Sie Tab+M, um eine Aufgabe schnell sich selbst zuzuweisen.

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, sodass die Frist klar ersichtlich ist.

Fügen Sie Anweisungen und Erwartungen im Aufgabenbeschreibungsfeld hinzu.

Nutzen Sie @ für die Verknüpfung mit anderen Aufgaben, Personen, Diskussionen oder Projekten.

Wenn Sie jemanden mit @ anführen, wird er/sie zu Ihrer Aufgabe als Follower hinzugefügt.

Follower werden benachrichtigt, wenn neue Kommentare oder Anhänge hinzugefügt werden.

Fügen Sie jeden, der auf dem Laufenden bleiben soll, als Follower hinzu.

Sie können sich jederzeit abmelden, um keine Benachrichtigungen mehr zu Ihrer Aufgabe zu erhalten.

Schreiben Sie Kommentare, um Fragen zu stellen oder die Follower auf dem Laufenden zu halten.

Versehen Sie Kommentare mit einem Herz, damit Follower wissen, dass Sie sie gesehen haben.

Fügen Sie relevante Dateien oder irrelevante GIFs als Anhänge hinzu.

Sie können Anhänge auch direkt von Dropbox, Google Drive, oder Box hinzufügen.

Erstellen Sie Teilaufgaben, um Ihre Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen.

Wenn Sie eine Teilaufgabe hinzugefügt haben, drücken Sie die Eingabetaste, um eine weitere Aufgabe hinzuzufügen.

Teilaufgaben können genau die gleichen Daten enthalten wie reguläre Aufgaben.

Klicken Sie auf die Sprechblase, um Kommentare, Anhänge oder Unteraufgaben hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste Aufgaben erstellen.

Jede Aufgabe hat eine einzigartige URL zum einfachen Kopieren und Teilen.

Glückwunsch! Es scheint, als seien Sie der Aufgabe gewachsen.

Weiter geht es mit der nächsten Lektion!

Unter Meine Aufgaben sehen Sie immer, was als Nächstes zu tun ist.

Meine Aufgaben ist eine Liste mit allen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden.

So können Sie Ihre Arbeit leichter verwalten.

Klicken Sie auf die Liste Meine Aufgaben und fangen Sie zu tippen an, um Aufgaben hinzuzufügen.

Fügen Sie wie in einem Textdokument eine neue Zeile für jede neue Aufgabe hinzu oder fügen Sie es in eine beliebige Liste ein.

Leiten Sie Mails an x@mail.asana.com weiter, um Ihre E-Mails in Aufgaben umzuwandeln.

Asana verschiebt Ihre E-Mail samt Anhängen in eine Aufgabe.

Neue Aufgaben erscheinen ganz oben in Ihrer Liste in Neue Aufgaben.

Aufgaben, die Sie zu Meine Aufgaben hinzufügen, sind privat.

Klicken Sie auf Öffentlich machen, um sie mit Ihrem Team zu teilen.

Sortieren Sie Aufgaben mit Heute, Anstehend, or Später.

Klicken Sie auf den blauen Punkt neben der Aufgabe, um sie schnell einzuordnen.

Markieren Sie die Aufgaben, für die Sie Zeit haben, mit Heute.

Teamkollegen können Ihre Meine Aufgaben-Übersicht sehen und wissen so, woran Sie arbeiten.

Sie können nur Aufgaben sehen, die Sie veröffentlicht oder in einem Projekt geteilt haben (mehr über Projekte später).

Markieren Sie Aufgaben mit einer Fälligkeit von unter einer Woche als Anstehend, dann sehen Sie, dass sie bald fällig sind.

Am Fälligkeitstag wird Ihre Aufgabe von Anstehend nach Heute verschoben.

Als wäre es Zauberei.

Markieren Sie Aufgaben, die frühestens in einer Woche fällig sind, mit Später.

Bis zum Fälligkeitstermin werden sie erledigt sein.

Ihre Aufgaben wandern automatisch eine Woche vor Fälligkeit von Später zu Anstehend.

Priorisieren Sie immer Meine Aufgaben, um die Übersicht über anstehende und zu bearbeitende Aufgaben zu haben

Jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre Arbeit verfolgen und planen!

Next, lernen Sie, wie Sie mit Ihrem Team in Asana arbeiten.

Arbeiten Sie mit Projekten an Aufgabengruppen.

Projekte helfen Ihnen bei der Verfolgung und Organisation Ihrer Schritte in einem Prozess oder einer Initiative.

Wie ein Ereignisplan, eine Produkteinführung oder ein Redaktionskalender.

Wie bei Meine Aufgaben klicken Sie einfach und tippen, um eine Aufgabe zum Projekt hinzuzufügen.

Wenn Sie in einem Dokument oder einer E-Mail bereits Schritte aufgelistet haben, kopieren Sie die Liste hier hinein.

Fügen Sie aus der E-Mail Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzu.

Die eindeutige E-Mail-Adresse des Projekts sehen Sie im Projekt-Dropdownmenü.

Fügen Sie Ihre Aufgaben zu weiteren verwandten Projekten hinzu.

Aufgaben können zu mehreren Projekten gehören.

Fügen Sie Abschnitte hinzu, um Aufgaben in einem Listenprojekt zu organisieren.

Tippen Sie am Ende jedes Aufgabentitels :, um einen Abschnitt zu erzeugen.

Oder fügen Sie Spalten hinzu, um Aufgaben in einem Übersichtsprojekt zu organisieren.

Ziehen Sie Aufgaben zwischen oder in die Spalten, um sie neu zu ordnen.

Weisen Sie Aufgaben mit Zuweisen zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest.

Verpassen Sie mit Ihrem Projekt-Kalender keine einzige Frist.

Ziehen Sie Aufgaben in Ihren Kalender, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Fügen Sie jeden, der Ihr Projekt auf dem Laufenden bleiben soll, als Mitglieder hinzu.

Projektmitglieder werden über neue Diskussionen, Status und Aufgaben benachrichtigt.

Posten Sie Diskussionen, um Ankündigungen zu machen oder Diskussionen zu beginnen.

Ihr Beitrag wird an alle Projektmitglieder verschickt.

Unter Fortschritt sehen Sie, wie Ihr Projekt vorankommt.

Legen Sie einen Status für Ihr Projekt fest, um das Team über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Der Projekteigentümer erhält wöchentlich eine Erinnerung daran, den Status einzustellen.

Öffnen und organisieren Sie Projekte mithilfe Ihrer Seitenleiste.

Fügen Sie Projekte zu Ihren Favoriten hinzu, um sie oben an die Seitenleiste anzuheften.

Klicken Sie auf den Stern auf der linken Seite des Projektnamens, um es zu Ihren Favoriten hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste neue Projekte erstellen.

Nun können Sie mit Ihrem Team Projekte vorantreiben.

Nur noch eine Lektion, bevor es losgeht.

Kommunizieren und koordinieren Sie schneller mit dem Posteingang.

Überprüfen Sie Ihren Posteingang, um die letzten Updates zu sehen und darauf zu antworten.

Im Posteingang sehen Sie, wenn eine Aufgabe fällig ist…

…und wenn Teammitglieder Aufgaben, Diskussionen und Projekte aktualisieren, denen Sie folgen.

Nachrichten öffnen und beantworten, ohne den Posteingang zu verlassen.

Wenn Sie auf ein Update klicken, bekommen Sie alle Kontextinformationen, die Sie zum Antworten benötigen.

Archiv-Updates, die Sie ablehnen können.

Klicken Sie auf das X, das auf der rechten Seite eines Updates auftaucht, um es zu archivieren.

Öffnen Sie Archiv, um abgelehnte Updates zurück in Ihren Posteingang zu verschieben.

Klicken Sie auf den Pfeil, der auf der rechten Seite eines archivierten Updates auftaucht, um es wieder in den Posteingang zu verschieben.

Um keine Aktualisierungen zu Aufgaben oder Projekten zu erhalten, klicken Sie auf nicht folgen.

Letztendlich haben Sie die Kontrolle über Aktualisierungen, die Sie erhalten und solche, über die Sie nicht informiert werden möchten

Wenn Sie soweit sind, können sie Asanas E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.

Der Austausch mit dem Team kann am einfachsten über Ihren Posteingang verwaltet werden. Denken Sie daran, hier regelmäßig vorbeizuschauen.

Glückwunsch! Jetzt steht einem erfolgreichen Arbeitstag mit Asana nichts mehr im Weg.