Pilotprojekt: Definition, Vorteile und Beispiele!

Um in der heutigen Geschäftswelt wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Unternehmen neue Ideen und Konzepte umsetzen. Doch die Umsetzung birgt auch Gefahren. Was, wenn ein neues Produkt nicht vom Markt akzeptiert wird? Was, wenn die Umsetzung kostenintensiver ist als geplant?

Um hier die Risiken zu minimieren, setzen Unternehmen oft auf Pilotprojekte. Hierbei werden Testläufe in einem kleinen Maßstab durchgeführt, um wertvolle Daten vor der endgültigen Umsetzung zu erhalten.

In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über Pilotprojekte wissen müssen. Von der Planung und der Ausführung bis hin zur Auswertung. Wir zeigen Ihnen die wichtigsten Schritte und Vorteile.

Was ist ein Pilotprojekt?

Ein Pilotprojekt (english: pilot project) ist einfach ausgedrückt eine Methode, um die Durchführbarkeit eines Projekts temporär und in einem begrenzten Ausmaß auszutesten. Auf Deutsch würden wir auch Versuchsprojekt oder Modellprojekt sagen.

Egal ob es sich um neue Produkte, Dienstleistungen, Prozesse oder Strategien handelt - mit einem Pilotprojekt lässt sich herausfinden, ob das Projekt für ein Team oder ein Unternehmen realisierbar ist.

Pilotprojekte werden meist nur in einem kleinen Ausmaß durchgeführt. Dennoch haben sie in den meisten Fällen eine gute Aussagekräftigkeit über die Ergebnisse, die auch bei einer Skalierung auftreten würden. So wird mit dieser Methode nicht nur die Machbarkeit überprüft, sondern auch die Schwächen und Risiken werden identifiziert. 

Pilotprojekte werden in den unterschiedlichsten Branchen eingesetzt, dazu zählen folgende Beispiele:

• KI-Funktionen: Viele Softwareunternehmen integrieren heutzutage KI-Funktionen, um Aufgaben zu automatisieren und zu erleichtern. Dazu gehört etwa auch Asana AI für Ihr Work Management. Bevor jedoch solche Funktionen vollständig freigegeben werden, nutzen viele Unternehmen ein Pilotprojekt. Hierbei erhält nur ein ausgewählter Kundenstamm den Zugang und kann daraufhin wertvolles Feedback geben.

• Big Data: In diesem Bereich etwa könnte man versuchen, durch neue Analyse-Strategien oder KI-Funktionen die Vielzahl an Daten effizienter zu verwalten. Auch hier eignen sich Pilotprojekte ideal, da hier vorab die neuen Strategien mit einem kleinen Datensatz angewendet werden. Sollten sich diese als erfolgreich herausstellen, können sie unternehmensweit ausgerollt werden.

• Softwareentwicklung: Dasselbe gilt auch für die Entwicklung von neuen App-Funktionen, etwa ein neues Kontaktformular. Vorab werden diese an einer kleinen Benutzergruppe getestet, bevor sie allen Benutzern zur Verfügung gestellt werden.

Welche Vorteile hat ein Pilotprojekt?

Pilotprojekte eignen sich hervorragend, um die Realisierbarkeit eines Projekts zu beurteilen und dabei auch Risiken und Schwächen zu identifizieren. Darüber hinaus gibt es aber noch weitere Vorteile, auf die wir hier kurz eingehen möchten.

• Risikominimierung: Die Methode ermöglicht es Ihnen, Schwächen oder unerwartete Probleme frühzeitig zu erkennen und Anpassungen vorzunehmen.

• Optimierungsmöglichkeiten: Ein Pilotprojekt liefert wertvolle Daten und auch Feedback, was die Grundlage für Optimierungen bildet.

• Kostengünstig: Im Vergleich zu einer vollständigen Umsetzung sind die Kosten hier deutlich geringer.

• Bessere Planung: Die gewonnenen Informationen geben wertvolle Informationen über den Erfolg und die Skalierbarkeit. Sie helfen dabei, die Planung für die Umsetzung des echten Projekts zu vereinfachen.

Wie plant man ein Pilotprojekt? 

Damit Ihr Pilotprojekt erfolgreich ist, gibt es einige Aspekte, die bereits bei der Planung zu berücksichtigen sind. Wir führen Sie in den nächsten Abschnitten Schritt für Schritt durch die wichtigsten Punkte, damit Ihr Pilotprojekt ein echter Erfolg wird.

1. Ziele definieren

Bevor Sie überhaupt mit dem Rollout des Pilotprojekts starten, müssen Sie klare Ziele festlegen. Was möchten Sie mit dem Testlauf erreichen? Auf welche Erkenntnisse legen Sie Ihren Fokus? Sie können sich beispielsweise auf die erhöhte Effizienz einer neuen Funktion oder die Anzahl der Neukunden durch eine neue Marketingstrategie konzentrieren.

Auf jeden Fall sollten Sie Ihre Ziele klar und spezifisch formulieren, im besten Fall nach dem SMART-Prinzip. Dieses steht für

• Spezifisch

• Messbar

• Attraktiv

• Relevant 

• Terminierbar

Ein Beispiel für ein Ziel könnte etwa lauten: Wir möchten eine KI-Funktion im Kundenmanagement einführen, um innerhalb der nächsten drei Monate die Bearbeitungszeit von Anfragen um 20% zu reduzieren.

2. Umfang des Pilotprojekts festlegen

Sobald Sie und Ihr Team sich auf ein Ziel geeinigt haben, wird es Zeit, den Umfang zu definieren. Legen Sie in diesem Schritt fest, welche Bereiche oder Abteilungen in den Test miteinbezogen werden.

Wichtig ist, dass der Umfang klein genug ist, um schnell Erkenntnisse zu entwickeln, und groß genug, um aussagekräftige Ergebnisse zu erhalten. In diesem Schritt legen Sie auch die Deadlines für die verschiedenen Abteilungen fest, um einen klaren Plan zu haben.

Kommen wir dafür wieder zu unserem Beispiel zurück: Um Ihr Ziel zu erreichen, binden Sie den Kundenservice mit in das Pilotprojekt ein. Diese sollen die neue KI-Funktion für insgesamt zwei Monate testen. Im letzten Monat sammeln Sie die Ergebnisse und Ihre Erkenntnisse und vergleichen diese mit der Arbeit ohne KI-Funktion.

3. Ressourcen und Budgetplanung

Ein Pilotprojekt ist sowohl vom zeitlichen Rahmen als auch vom Ressourcenbedarf her kleiner als ein reguläres Projekt. Nichtsdestotrotz müssen Sie die Ressourcen vorab planen. 

Achten Sie darauf, dass den Beteiligten alle notwendigen Mittel zur Verfügung stehen. Gleichzeitig sollten aber auch nicht zu viele Ressourcen beansprucht werden, um den regulären Alltag nicht zu sehr zu stören.

In unserem Beispiel könnten Sie 50% der Mitarbeiter im Kundenservice einbinden und diese bitten, die KI-Funktion auszutesten. Vorab müssen diese noch zwei Tage lang an einem Workshop teilnehmen, damit Sie mit der Funktionsweise vertraut sind und diese auch richtig anwenden können.

4. KPIs definieren

Ein Pilotprojekt muss für Sie immer aussagekräftige Ergebnisse liefern. Daher ist es wichtig, sich auf die richtigen Kennzahlen (KPIs) zu konzentrieren. Diese sollten spezifisch, messbar und an die übergeordneten Ziele des Projektes gekoppelt sein.

In unserem Beispiel konzentrieren Sie sich auf zwei Kennzahlen, die Bearbeitungszeit und die Kundenzufriedenheit. Wichtig ist, dass die Bearbeitungszeit um 20% gesenkt werden kann, ohne dass die Kundenzufriedenheit darunter leidet.

Best Practices für den Erfolg Ihres Pilotprojekts

Nach einer gründlichen Planung können Sie nun mit der Durchführung des Pilotprojekts beginnen. Auch hier gibt es einige Aspekte, die Sie berücksichtigen sollten, um die besten Ergebnisse zu erhalten. Da jedoch jedes Projekt anders verläuft, gibt es hier keine klare Schritt-für-Schritt Anleitung.

Dennoch möchten wir Ihnen hier in den nächsten Absätzen einige Best Practices mit auf den Weg geben, die Ihnen helfen sollen.

Das richtige Projektteam

Bereits während der Planung beschäftigen Sie sich damit, welche Abteilungen oder Bereiche in Ihr Pilotprojekt eingebunden werden sollen. Wichtig ist, dass alle relevanten Stakeholder an dem Projekt teilnehmen. Dies sind aber nicht nur die Mitarbeiter, sondern auch das Management und vielleicht sogar externe Berater. Identifizieren Sie diese Stakeholder früh genug.

Schulungen und Kommunikation

Jeder Stakeholder sollte seine Rolle in diesem Testlauf klar verstehen. Deshalb ist es wichtig, dass Sie vor allem zu Beginn Schulungen durchführen. Dies können einfache Meetings sein, aber auch Workshops oder Seminare eignen sich hier gut. Ihre Entscheidung hängt hauptsächlich von der Größe des Teams ab.

Auch die Kommunikation selbst ist wichtig. Jeder Stakeholder sollte verstehen, welche Ziele das Pilotprojekt verfolgt und welche Erwartungen bestehen.

Feedback sammeln

Das wichtigste Ziel Ihres Pilotprojekts ist das Sammeln von wertvollen Daten. Aber auch das Feedback zum Projekt selbst ist wichtig. Haben Mitarbeiter etwa Bedenken über die richtige Umsetzung, sollten Sie dieses Feedback ernst nehmen und eventuell Anpassungen am Projekt selbst vornehmen.

Daten analysieren

Sobald Ihr Projekt fertiggestellt wurde, ist es an der Zeit, die gesammelten Daten zu analysieren. Konnten die gesetzten Ziele erreicht werden? Funktionieren die neuen Prozesse oder Funktionen besser? 

Nutzen Sie die Daten, die Sie haben, um fundierte Entscheidungen über zukünftige Implementierungen zu treffen.

Anpassungen vornehmen

Haben Sie etwa Schwächen oder Probleme erkannt? Dann sollten Sie festlegen, wie und in welchem Zeitrahmen Sie diese beheben. Wie schwerwiegend diese Probleme sind und wie Sie damit umgehen sollten, lässt sich pauschal nicht sagen.

Kleine Probleme, die nur in seltenen Fällen auftreten, lassen sich möglicherweise zu Beginn ignorieren. Diese können später durch Updates behoben werden. Gravierende Fehler, die bei jeder Nutzung auftreten, lassen sich jedoch nicht verschieben und müssen korrigiert werden.

Berichterstellung

Am Ende des Projekts muss ein Projektbericht erstellt werden. Dieser beinhaltet die Ziele, die Durchführung, die Ergebnisse und die zukünftigen Empfehlungen. 

Dieser Projektbericht ist essentiell, da er die beteiligten Mitarbeiter über die Ergebnisse informiert. Zudem ist er auch wichtig für das Management, um weitere Entscheidungen treffen zu können.

Pilotprojekte planen mit Asana

Wie Sie gesehen haben, ist die richtige Planung und Durchführung essentiell für ein Pilotprojekt. Nutzen Sie deshalb eine Work Management Software wie Asana. Dadurch können Sie die verschiedenen Projektphasen exakt definieren, die wichtigsten Aufgaben mit den Deadlines an die Beteiligten zuweisen und noch vieles mehr.

Der größte Vorteil dabei ist, dass jeder Beteiligte immer über den aktuellen Stand und die großen Ziele am Laufenden ist. So verlieren Sie nie den Fokus und können effizient arbeiten.

Unser Fazit

Ein Pilotprojekt ist ein wertvolles Instrument, um neue Ideen oder Konzepte im kleinen Maßstab zu testen. Mit einer sorgfältigen Planung, klaren Ziele und einer detaillierten Auswertung können Sie Risiken minimieren und den Erfolg maximieren. Nutzen Sie daher die Möglichkeit und planen Sie noch heute Ihre Pilotprojekte mit Asana!