Was ist eine Retrospektive? Bedeutung und Vorteile!

Lydia Rajteric headshotLydia Rajteric7. Juli 20225 Minuten Lesezeit
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Zusammenfassung

Eine Retrospektive ist ein Meeting, welches üblicherweise am Ende eines Scrum Sprints durchgeführt wird. Das Ziel hierbei ist es, die wichtigsten Dinge zu besprechen, Probleme zu identifizieren und Lösungen zu finden. Dabei geht es aber nicht um die alltägliche Arbeit, sondern um die Zusammenarbeit im Team und die Prozesse. Mehr dazu erfahren Sie hier in diesem Artikel.

Falls du bereits Erfahrung im agilen Projektmanagement hast, weißt du auch sicher, wie wichtig die kontinuierliche Verbesserung ist. Inbesondere die Zusammenarbeit im Team sollte laufend weiter verbessert werden, um weiter effektiv und vor allem auch effizient arbeiten zu können.

Um dies zu erreichen, muss immer wieder besprochen werden, wie das Produkt oder auch die Zusammenarbeit im Team weiter verbessert werden kann. Dies bezeichnet man auch als Retrospektive. Und genau darüber möchten wir Ihnen in diesem Artikel mehr erzählen.

Wir gehen für Sie näher darauf ein, was eine Retrospektive ist, wie diese abläuft und welche Vorteile solche Meeting für Sie, Ihr Team und Ihr Unternehmen bringen. Zudem zeigen wir Ihnen auch verschiedene Retrospektive-Methoden, die Sie anwenden können.

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Was ist eine Retrospektive?

Verlieren wir deshalb keine Zeit und starten direkt los. Unter einer Retrospektive, kurz auch Retro, versteht man ein Meeting, in dem das Projektteam mehr über die Verbesserung der Prozesse und der Zusammenarbeit spricht als über die tägliche Arbeitsroutine.

Konkret werden in einem Retro Meeting Fragen besprochen wie:

  • Wie können wir die Zusammenarbeit im Team effizienter / effektiver gestalten?

  • An welchen Stellen können unsere Prozesse noch weiter optimiert werden?

  • Haben wir die angesprochenen Punkte vom letzten Retrospektive-Meeting umgesetzt? Wenn nein, warum nicht?

Ein Retrospektive-Meeting bietet die Chance, sich untereinander auszutauschen. So kann sich jedes einzelne Teammitglied und auch das agile Team als Ganzes kontinuierlich verbessern und so immer bessere Ergebnisse liefern.

Man spricht hier auch oft von einer Scrum-Retrospektive, da diese Methode vor allem bei agilen Methoden wie Scrum angewendet wird. Hier wird das Projekt in einzelne Arbeitsabschnitte aufgeteilt, sogenannte Sprints. Und am Ende von jedem Sprint besteht ideal die Möglichkeit, ein Meeting durchzuführen, um die Ergebnisse und potentiellen Probleme des letzten Sprints abzuklären. Sprich, eine Scrum-Retrospektive.

Wie läuft eine Retrospektive ab?

Ein Retrospektive-Meeting läuft üblicherweise 5 Phasen ab. Dazu gehören:

  • Ankommen

  • Informationen sammeln

  • Erkenntnisse entwickeln

  • Maßnahmen festlegen

  • Abschluss

Ankommen

Im ersten Schritt geht es darum, dass alle Teilnehmer erst einmal zum Retrospektive-Meeting kommen. Bei einer guten Retrospektive sollte eine angenehme Atmosphäre geschaffen werden, die es jedem Teilnehmer erlaubt, auch kritische und negative Punkte ansprechen zu können, ohne jegliche Schuldzuweisungen. Wenn Sie ein solches Meeting leiten oder der Projektmanager sind, sollten Sie in diesem Meeting auf jeden Fall annehmen, dass jeder Mitarbeiter die bestmögliche Arbeit geleistet hat. Jeder Mitarbeiter kommt mit Kritikpunkten, die aber niemand zu persönlich nehmen sollte. Diese Punkte sind nämlich essentiell für den Verbesserungsprozess und das agile Arbeiten.

Informationen sammeln

Im nächsten Schritt - dem Sammeln von Informationen - sollten das gesamte Team nun alle Punkte ansprechen, die im letzten Sprint gut oder nicht so gut gelaufen sind. Diese Dinge sollten an dieser Stelle noch nicht bewertet werden, denn hier geht es ausschließlich darum, die wichtigsten Punkte zu sammeln und aufzuschreiben.

Erkenntnisse entwickeln

Im dritten Schritt sollte man nun Erkenntnisse daraus entwickeln. Hier geht es darum, mit Kreativitätstechniken wie Brainstorming oder auch einer Mindmap verschieden Gründe und zugrunde liegende Probleme zu finden, warum eben die Dinge so passiert sind, wie sie eben passiert sind. In diesem Schritt geht es noch nicht darum, mit welchen Maßnahmen dem entgegenwirken kann, sondern die tatsächlichen Ursachen zu finden.

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Maßnahmen festlegen

Im nächsten Schritt können nun alle Teilnehmer Vorschläge darüber einbringen, mit welchen Maßnahmen man den Problemen entgegenwirken kann und die positiven Dinge noch weiter verbessern kann. Auch hier können wieder Techniken wie Brainstorming oder eine Mindmap weiterhelfen. Es sollten auf jeden Fall konkrete Schritte für die beschlossenen Maßnahmen definiert werden, die für den nächsten Sprint eingesetzt werden können.

Abschluss

Zu guter Letzt kommen wir zum Abschluss der Retrospektive. Hier wird das Retrospektive-Meeting selbst besprochen und kurz geklärt, was gut lief und was beim nächsten Mal besser sein könnte. Der Moderator kann dieses Feedback nutzen und für die nächste Retrospektive anwenden.

Wie lange sollte ein Retrospektive-Meeting sein?

Ein Retrospektive-Meeting besteht aus verschiedenen Phasen, die allesamt sehr wichtig sind. Es sollte daher klar sein, dass eine halbe Stunde meist nicht dafür ausreiche, so wichtige Punkte zu besprechen. Aber wie lange sollte nun eine Retrospektive sein?

Nun, dazu gibt es eine klare Vorgabe vom Scrum Guide. Dieser empfiehlt bei einem Sprint mit der Dauer von einem Monat eine agile Retrospektive von drei Stunden. Man kann sich dies herunter- oder hinaufrechnen, je nachdem, wie lange die Sprints bei Ihnen dauern.

Wenn aber beispielsweise ein Sprint nur eine Woche dauert, würde das Meeting nur 45 Minuten dauern. Hier kann es sinnvoll sein, nach jedem zweiten Sprint ein Meeting durchzuführen, welches 1,5 Stunden dauert. Mit dieser Zeitvorgabe ist es wesentlich leichter, wichtige Punkte und Maßnahmen zu besprechen.

Welche verschiedenen Retrospektive-Methoden gibt es?

Wie genau an den Problemen und Maßnahmen in der Retrospektive gearbeitet wird, ist immer unterschiedlich. Es gibt viele verschiedene Methoden, die ein Scrum-Team nutzen kann. Daher möchten wir Ihnen in den nächsten Absätzen kurz die wichtigsten und vor allem auch besten Methoden vorstellen und wie diese funktionieren. Diese Methoden können Sie entweder digital darstellen oder auch einfach ein Flipchart oder ein Whiteboard benutzen.

Die Start-Stop-Continue-Retrospektive

Bei dieser Methode geht es darum, drei wichtige Fragen zu beantworten. Mehr ist auch nicht dabei. Diese drei Fragen sind:

  • Was wollen wir besser machen?

  • Was lief nicht gut?

  • Was behalten wir bei?

In der Theorie klingt diese Methode sehr gut, da man drei ganz klare Bereiche definiert hat. Als Scrum-Team sollte man jedoch nicht in die Falle tappen, zu viele Dinge beibehalten zu wollen, wiel man Angst vor Veränderungen hat. Genau der Sinn von diesen Meetings ist es zu sehen, was besser laufen könnte. Deshalb sollte man immer genau hinterfragen, ob man einen Prozess wirklich beibehalten möchte, weil er sehr gut läuft, oder weil man ihn nicht verändern will.

Die Starfish Retrospektive

Eine weitere, sehr bekannte Methode ist die Startfish Retrospektive. Hier werden insgesamt fünf verschiedene Bereiche definiert. Der Ausgangspunkt ist ein Diagramm, welches wie ein Seestern mit fünf Armen aussieht. Zwischen den Armen des Seesterns werden die wichtigsten Punkte für folgende Fragen notiert:

  • Start doing: Was sollte Neues gemacht werden?

  • Stop doing: Was sollte nicht mehr fortgeführt werden?

  • Keep doing: Was sollte beibehalten werden?

  • More of: Was sollte häufiger getan werden?

  • Less oft: Was sollte weniger häufig getan werden?

Wie Sie sehen können, handelt es sich hier um eine Erweiterung der Start-Stop-Continue Retrospektive, da insgesamt zwei neue Bereiche hinzukommen. Wenn dies für Ihr Team und Ihr Projekt relevant ist, empfiehlt es sich auf jeden Fall, diese Methode zu verwenden.

Die 4L-Retrospektive

Mit einem recht ähnlichen Ansatz geht es weiter mit der 4L-Methode. Hier werden insgesamt vier verschiedene Bereiche definiert.

  • Loved: Was lief gut?

  • Learned: Was haben wir gelernt?

  • Lacked: Was hat uns gefehlt?

  • Longed for: Wonach haben wir uns gesehnt?

Für jeden dieser vier Bereiche werden die wichtigsten Punkte aufgeschrieben und anhand dessen werden Maßnahmen für den nächsten Sprint definiert. 

Es gibt weitere Retrospektive-Methoden, die einer ähnlichen vierteiligen Gliederung folgen, wie zum Beispiel FLAP (Future Considerations, Lessons Learned, Accomplishments, Problem Areas), DAKI (Drop, Add, Keep, Improve) und KALM (Keep, Add, Less, More). Alle dieser Methoden verfolgen einen ähnlichen Ansatz und eignen sich sehr gut für eine Retrospektive.

Die Timeline-Retrospektive

Einen ganz anderen und doch sehr wirkungsvollen Ansatz verfolgt die Timeline-Methode. Hier wird der Verlauf des letzten Sprints grafisch dargestellt und Mitarbeiter haben die Möglichkeit, positive oder negative Dinge genau dort zu markieren, wo sie aufgetreten sind. Zudem kann auch die Team-Stimmung grafisch markiert werden, was noch einmal gute Einblicke liefert.

Die Amazon-Retrospektive

Auch die Amazon-Methode wird gerne von Teams angewandt. Hierbei geht es darum, dass jeder Teilnehmende, ähnlich wie bei einer Bewertung auf Amazon, an den letzten Sprint Sterne vergibt. Zudem sollte jeder Mitarbeiter auch eine Rezension verfassen, damit es auch die Möglichkeit gibt, individuelles Feedback in die Verbesserungsvorschläge mit einzubeziehen. 

Welche Vorteile bietet eine Retrospektive?

Eine Sprint Retrospektive funktioniert im Grunde genommen ähnlich wie eine ständig laufende Feeback-Schleife. In regelmäßigen Abständen sieht man sich die Prozesse und die Zusammenarbeit an, identifiziert Probleme und sucht Lösungen dafür.

Insgesamt bieten Retrospektiven folgende Vorteile für die Unternehmen:

  • Zusammenarbeit im Team verbessern: Innerhalb eines Projekts ist es wichtig, dass sowohl die Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern, mit dem Scrum Master und auch mit dem Product Owner klappt. Hierbei kann ein Retrospektive-Meeting hilfreich sein, da es zur kontinuierlichen Verbesserung beiträgt und so die Teams laufend mehr Agilität zeigen können.

  • Offene Kritik möglich: Wie wir bereits beim Ablauf geklärt haben, ist es wichtig, dass bei einer Retrospektive jedes Teammitglieder offen und ohne Angst Kritikpunkte ansprechen darf.

  • Frust vermeiden: Zudem wird mit einer Retrospektive auch Frust so gut wie möglich vermieden. So hat jedes Teammitglied in regelmäßigen Abständen die Möglichkeit, Probleme und Pain Points anzusprechen. Da in den Meetings hierfür eine Lösung gesucht wird, kann dies den Frust während des Arbeitsalltags reduzieren.

Retrospektiven planen und durchführen mit Asana

Wie Sie in diesem Artikel gesehen haben, stellen Retrospektiven eine ideale Möglichkeit dar, um die Zusammenarbeit und die Prozesse kontinuierlich zu verbessern und somit schlussendlich auch bessere Ergebnisse zu erzielen.

Wenn Sie daran interessiert sind, Retrospektiven oder allgemein agiles Projektmanagement in Ihrem Unternehmen einzuführen, empfehlen wir eine Projektmanagement-Software wie Asana. Bei Asana können Sie einfach und unkompliziert Meetings planen, die wichtigsten Notizen dazu digital dokumentieren und direkt in den Meeting-Notizen Aufgaben erstellen und diese auch mit Zuständigkeiten und Deadlines versehen.

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