Retrospektive: Definition, Ablauf, Vorteile und Methoden

Falls Sie bereits Erfahrung im agilen Projektmanagement haben, wissen Sie sicher, wie wichtig die kontinuierliche Verbesserung ist. Insbesondere die Zusammenarbeit im Team sollte laufend weiter verbessert werden, um effektiv und vor allem auch effizient arbeiten zu können.

Um dies zu erreichen, muss immer wieder besprochen werden, wie die Zusammenarbeit im Team optimiert werden kann. Dies bezeichnet man im Scrum-Guide als Retrospektive.

Wir gehen in diesem Artikel näher darauf ein, was eine Retrospektive ist, wie diese abläuft und welche Vorteile solche Meetings für Sie, Ihr Team und Ihr Unternehmen bringen. Zudem zeigen wir Ihnen auch verschiedene Methoden, die Sie anwenden können.

Was ist eine Retrospektive?

Eine Retrospektive (kurz: Retro) ist ein regelmäßiges Meeting, in dem ein Team seine Zusammenarbeit und Prozesse reflektiert, um sich kontinuierlich zu verbessern. Anders als in täglichen Arbeitsroutinen steht hier nicht das Arbeitsergebnis im Fokus, sondern die Art und Weise, wie das Team zusammenarbeitet.

Konkret werden in einem Retrospektive-Meeting folgende Fragen besprochen:

• Wie können wir die Zusammenarbeit im Team effizienter / effektiver gestalten?

• An welchen Stellen können unsere Prozesse noch weiter optimiert werden?

• Haben wir die angesprochenen Punkte vom letzten Meeting umgesetzt? Wenn nein, warum nicht?

Man spricht oft auch von einer Scrum-Retrospektive, da diese Methode vor allem bei agilen Methoden wie Scrum angewendet wird. Hier wird das Projekt in einzelne Arbeitsabschnitte aufgeteilt, die sogenannten Sprints. Am Ende jedes Sprints haben Sie und Ihr Team die Möglichkeit, ein Meeting durchzuführen, um die Ergebnisse und potentiellen Probleme des letzten Sprints abzuklären.

Welche Vorteile bietet eine Retrospektive?

Regelmäßige Retrospektiven schaffen eine strukturierte Feedback-Schleife, die Teams messbare Vorteile bringt.

Insgesamt bieten Retrospektiven folgende Vorteile für die Unternehmen:

• Zusammenarbeit im Team verbessern: Retrospektiven fördern den offenen Austausch zwischen Teammitgliedern, Scrum Master und Product Owner. Das trägt zur kontinuierlichen Verbesserung der Teamdynamik bei.

• Offene Kritik ermöglichen: In der Retrospektive darf jedes Teammitglied offen und ohne Angst Kritikpunkte ansprechen.

• Frust vermeiden: Regelmäßige Retrospektiven geben Teammitgliedern die Möglichkeit, Probleme und Pain Points frühzeitig anzusprechen und gemeinsam Lösungen zu erarbeiten.

Sprint Review vs. Retrospektive: Was ist der Unterschied?

Im Scrum-Framework finden am Ende jedes Sprints zwei unterschiedliche Meetings statt, die häufig verwechselt werden: das Sprint Review und die Retrospektive. Beide dienen der Verbesserung, setzen jedoch an verschiedenen Stellen an.

Das Sprint Review richtet sich nach außen: Das Team präsentiert die Arbeitsergebnisse des Sprints und sammelt Feedback von Stakeholdern. Die Retrospektive hingegen richtet sich nach innen und analysiert die Zusammenarbeit sowie die Prozesse im Team.

Beide Meetings ergänzen sich: Das Sprint Review stellt sicher, dass das richtige Produkt entsteht, während die Retrospektive dafür sorgt, dass das Team auf die richtige Art und Weise zusammenarbeitet.

Wie läuft eine Retrospektive ab?

In der Regel läuft eine Retrospektive in fünf Phasen ab:

Phase 1: Ankommen

Jedes Meeting braucht eine gewisse Aufwärmphase, in der die Teilnehmenden im Meeting ankommen. Dazu können Sie eine kleine Einstiegsaufgabe machen, zum Beispiel ein kurzes Stimmungsbild des Teams abfragen. Das hilft dabei, die aktuelle Stimmungslage besser einzuschätzen, und ist ein guter Einstieg in das Meeting.

Phase 2: Informationen sammeln

In der zweiten Phase sammeln Sie gemeinsam Informationen zum letzten Sprint. Lassen Sie die Teammitglieder erzählen, was Ihrer Meinung nach gut und weniger gut gelaufen ist. Achten Sie darauf, dass jeder zu Wort kommt und auch die negativen Punkte offen angesprochen werden können.

Phase 3: Erkenntnisse entwickeln

Im nächsten Schritt sollten Sie und Ihr Team die gesammelten Informationen näher betrachten und analysieren. Entwickeln Sie hieraus weitere Erkenntnisse und priorisieren Sie diese nach deren Wichtigkeit.

Phase 4: Maßnahmen festlegen

Wenn Sie die gesammelten Informationen und Erkenntnisse analysiert und priorisiert haben, ist es an der Zeit, Maßnahmen zu besprechen und festzulegen. Was kann am Prozess verbessert werden? Gibt es Probleme in der Zusammenarbeit? Wie sollen diese künftig verbessert werden? Die hier erarbeiteten Maßnahmen können Sie dann direkt in Ihrem Projektmanagement-Tool festhalten.

Phase 5: Abschluss

In der letzten Phase findet die Retrospektive ihren Abschluss. Fassen Sie nochmals die wichtigsten Erkenntnisse zusammen und fragen Sie, ob es noch offene Punkte oder Fragen gibt. Zudem sollten Sie zu guter Letzt auch die Retrospektive selbst kurz reflektieren, damit auch diese laufend verbessert werden kann.

Wie lange sollte ein Retrospektive-Meeting sein?

Im Scrum-Guide ist für einen einmonatigen Sprint ein Zeitfenster von maximal drei Stunden vorgesehen. Dieser Zeitraum lässt sich aber an die tatsächliche Sprintlänge anpassen: Für einen zweiwöchigen Sprint sollte eine Retrospektive beispielsweise nicht länger als 90 Minuten dauern.

Um die Retrospektive so produktiv wie möglich zu gestalten, empfehlen wir Ihnen, einen strikten Zeitrahmen festzulegen und diesen auch einzuhalten. So können Sie sicherstellen, dass alle wichtigen Punkte besprochen werden und die Teilnehmenden fokussiert bleiben.

Welche verschiedenen Retrospektive-Methoden gibt es?

Es gibt verschiedene Retrospektive-Methoden, die Sie nutzen können. Wir stellen Ihnen acht der beliebtesten vor.

1. Start, Stop, Continue

Bei dieser Methode wird das Feedback in drei Kategorien gegliedert: Womit sollte das Team anfangen (Start)? Womit sollte es aufhören (Stop)? Und was sollte es weiterhin so beibehalten (Continue)? Diese Methode ist einfach anzuwenden und hilft, die nächsten Schritte direkt abzuleiten.

2. Mad, Sad, Glad

Diese Methode orientiert sich an den Emotionen der Teammitglieder. Was hat sie wütend gemacht (Mad)? Was hat sie traurig gestimmt (Sad)? Und was hat sie gefreut (Glad)? Dadurch wird der Fokus auf die Stimmung im Team gelegt, was bei der Verbesserung der Zusammenarbeit helfen kann.

3. 4 L's

Bei den 4 L's werden vier Fragen beantwortet: Was hat das Team gemocht (Liked)? Was hat es gelernt (Learned)? Was hat gefehlt (Lacked)? Und wonach hat es sich gesehnt (Longed for)? Die Methode bietet einen breiten Blickwinkel auf den vergangenen Sprint.

4. Segelboot

Die Segelboot-Methode nutzt eine visuelle Metapher: Das Boot steht für das Team, der Wind für positive Kräfte, der Anker für Hindernisse und die Felsen für potenzielle Risiken. So können die Teammitglieder auf anschauliche Weise die verschiedenen Aspekte des Sprints analysieren.

5. Starfish

Die Starfish-Methode unterteilt das Feedback in fünf Kategorien: Mehr davon, Weniger davon, Damit anfangen, Damit aufhören und Beibehalten. Sie ist eine Erweiterung der Start-Stop-Continue-Methode und bietet eine detailliertere Analyse.

6. KALM

KALM steht für Keep, Add, Less und More. Diese Methode ist besonders nützlich, um herauszufinden, welche Aktivitäten beibehalten, hinzugefügt, reduziert oder verstärkt werden sollten.

7. Lean Coffee

Lean Coffee ist ein weniger strukturiertes Format, bei dem die Teilnehmenden selbst die Themen vorschlagen und dann gemeinsam priorisieren. Dies ermöglicht eine flexible und demokratische Diskussion, bei der die wichtigsten Themen zuerst besprochen werden.

8. DAKI

DAKI steht für Drop, Add, Keep und Improve. Ähnlich wie bei der KALM-Methode werden die Themen in vier Kategorien eingeteilt. Der Fokus liegt hier besonders auf der aktiven Verbesserung bestehender Prozesse.

Tipps für eine erfolgreiche Retrospektive

Damit Ihre Retrospektiven nachhaltige Ergebnisse liefern, sollten Sie folgende Punkte beachten:

• Psychologische Sicherheit schaffen: Sorgen Sie dafür, dass alle Teilnehmenden offen sprechen können, ohne negative Konsequenzen befürchten zu müssen. Legen Sie zu Beginn gemeinsame Gesprächsregeln fest, die Respekt und Vertraulichkeit sicherstellen.

• Ergebnisse dokumentieren und nachverfolgen: Halten Sie alle besprochenen Maßnahmen schriftlich fest und weisen Sie klare Zuständigkeiten zu. Überprüfen Sie zu Beginn der nächsten Retrospektive, ob die Maßnahmen umgesetzt wurden.

• Methoden regelmäßig wechseln: Nutzen Sie nicht immer dieselbe Retrospektive-Methode. Abwechslung sorgt dafür, dass die Teilnehmenden engagiert bleiben und neue Perspektiven einbringen.

• Zeitrahmen klar definieren: Setzen Sie auf Timeboxing, um jede Phase der Retrospektive in einem festen Zeitfenster zu halten. So stellen Sie sicher, dass alle Themen besprochen werden und das Meeting nicht ausufert.

• Neutrale Moderation sicherstellen: Die moderierende Person sollte nicht gleichzeitig Partei sein. Lassen Sie die Moderation rotieren oder setzen Sie eine externe Person ein, damit alle Stimmen gleichberechtigt gehört werden.

Wie Transparenz und offene Kommunikation in der Praxis aussehen, zeigt das Beispiel von Blinkist. Das Unternehmen setzt auf Selbstbestimmung und direkte Kommunikation im gesamten Unternehmen. Mithilfe von Asana erfasst Blinkist Besprechungsthemen, dokumentiert Strategiesitzungen und verfolgt Maßnahmen transparent nach. Das Ergebnis: schnellere Entscheidungen, geringere Personalfluktuation und ein Team, das Verantwortung für seine Arbeit übernimmt.

Erfahren Sie, wie Asana auch Ihr Team bei der Zusammenarbeit unterstützen kann.

Retrospektiven planen und durchführen mit Asana

Wie Sie in diesem Artikel gesehen haben, stellen Retrospektiven eine ideale Möglichkeit dar, um die Zusammenarbeit und die Prozesse kontinuierlich zu verbessern und somit schlussendlich auch bessere Ergebnisse zu erzielen.

Entscheidend ist, dass Retrospektiven regelmäßig stattfinden und die vereinbarten Maßnahmen konsequent nachverfolgt werden. Mit einem zentralen Projektmanagement-Tool behalten Sie den Überblick über alle Aufgaben, Fristen und Verantwortlichkeiten.

Wenn Sie daran interessiert sind, Retrospektiven oder allgemein agiles Projektmanagement in Ihrem Unternehmen einzuführen, empfehlen wir eine Projektmanagement-Software wie Asana. Bei Asana können Sie einfache und unkomplizierte Meetings planen, die wichtigsten Notizen dazu digital dokumentieren und direkt in den Meeting-Notizen Aufgaben erstellen und diese auch mit Zuständigkeiten und Deadlines versehen.

Häufig gestellte Fragen zur Retrospektive