Was ist ein Projektteam? Und viele gute Gründe, warum auch Ihr Unternehmen eines braucht

Im Projektmanagement ist die Zusammenstellung des richtigen Teams in etwa so kompliziert, wie der Aufbau eines komplexen Möbelstücks. Man sollte dabei vorausschauend vorgehen und sorgfältig planen, aber wenn es korrekt aufgebaut wird, überzeugt das Ergebnis.

Bevor Sie ein Projektteam zusammenstellen können, müssen Sie aber genau wissen, worum es sich dabei handelt und welche Rollen besetzt werden müssen. In diesem Artikel besprechen wir die Grundlagen eines Projektteams und sehen uns im Detail an, wie ein effizientes Team Ihren Mitarbeitern ermöglichen kann, wirklich wirkungsvolle Arbeit zu leisten. 

Was ist ein Projektteam?

Ein Projektteam ist eine Gruppe von Personen, die gemeinsam an der Durchführung eines Projektes arbeiten. Für gewöhnlich sind Projektteams abteilungsübergreifend strukturiert. Das bedeutet, dass die einzelnen Mitarbeiter unterschiedlichen Gruppen oder Abteilungen im Unternehmen angehören und im Zuge eines Projekts auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten. Projektteams sind für den erfolgreichen Abschluss eines Projektes verantwortlich, wobei sie sich am Projektzeitplan sowie an den allgemeinen Projektzielen orientieren.

In den meisten Fällen besteht ein Projektteam aus einem Projektmanager, der das Team beaufsichtigt und managt, und den einzelnen Teammitgliedern, die spefifische Projektaufgaben erledigen. Projekt-Teammitglieder können interne Mitarbeiter (zum Beispiel Vollzeitbeschäftigte) aber auch externe Auftragnehmer (zum Beispiel Freelancer) sein. In einem Projektteam kann es auch noch weitere Beteiligte geben, wozu auch Personen zählen, die weder Managementaufgaben übernehmen noch Arbeitsaufträge ausführen, aber dennoch Interesse am Projekterfolg sowie ein unterschiedliches Ausmaß an Entscheidungsmacht haben. 

Was sind die gängigsten Rollen in einem Projektteam?

Kein Projektteam gleicht dem anderen. Selbst innerhalb Ihres Unternehmens werden die Projektteams für die unterschiedlichen Projekte abhängig von deren Umfang und Zielen wahrscheinlich immer etwas anders aussehen. Aber ganz gleich, welches Projektziel Sie erreichen möchten: Für den Erfolg Ihres Projektes ist es von zentraler Bedeutung, dass die Teammitglieder den richtigen Mix aus unterschiedlichen Fähigkeiten mitbringen. 

Im Folgenden stellen wir Ihnen die Rollenverteilung in Teams vor, die am häufigsten in Projektteams vertreten ist: 

1. Der Projektmanager 

Der Projektmanager – auch oft als Projektleiter bezeichnet – ist üblicherweise für die Koordination, Überwachung und Verwaltung des Projekts und der Projekt-Teammitglieder zuständig. Die zentrale Aufgabe von Projektmanagern ist es, für eine reibungslose Durchführung eines Projekts zu sorgen, und zwar beginnend beim Kick-off-Meeting bis hin zur Nachbesprechung.

Projektmanager überwachen das Projekt und führen das Team, indem sie die Erwartungen an die Teammitglieder klären, Aufgaben zuweisen und Arbeitsabläufe koordinieren. Außerdem bieten sie den einzelnen Mitarbeitern Orientierung und unterstützen die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den Projekt-Teammitgliedern, sodass ihnen auch die Rolle eines Mentors zukommt. 

Zu den Hauptaufgaben des Projektmanagers gehören:

• Die Zusammenarbeit mit Führungskräften des höheren Managements zur Entwicklung des Projektplans und der Erarbeitung der Projektziele.

• Die Zuweisung von Projektressourcen und die Erstellung eines Ressourcenmanagementplans.

• Die Bestimmung des Projektumfangs. Außerdem muss er darauf achten, dass das Projekt die im Scope-Management-Plan vorgegebenen Grenzen nicht überschreitet. 

• Die Kommunikation mit Projekt-Teammitgliedern sowie deren Management.

• Die Zuweisung von Projektaufgaben und das Delegieren von Projektarbeiten an einzelne Teammitglieder. 

• Die Einhaltung des Projektzeitplans und die Entwicklung von Lösungen bei sich ändernden Prioritäten bzw. bei auftretenden Hindernissen.  

• Die Nachverfolgung von Projekt-KPIs und die proaktive Neuausrichtung, falls das Projekt nicht mehr planmäßig verläuft und das Erreichen der Ziele in Gefahr ist.

• Die Koordination der Kommunikation zwischen Teammitgliedern und die Lösung teaminterner Konflikte.

• Das Formulieren von Erwartungen und die Weiterleitung von Updates an Stakeholder im Zuge des Stakeholder-Managements.

Sehen wir uns das am besten gleich an einem konkreten Beispiel an. Nehmen wir an, Sie haben eine Marketingagentur und möchten die Unternehmens-Website neu gestalten. Bei diesem Projekt müsste der Projektmanager zunächst bestimmen, welcher Zeitrahmen sinnvoll ist und welche Ressourcen für den Projektabschluss benötigt werden. Danach würde er die täglichen Arbeitsabläufe für die Neugestaltung im Blick behalten, Feedback dazu geben und darauf achten, dass das Projekt planmäßig verläuft. Während der gesamten Projektlaufzeit managt er die einzelnen Teammitglieder. 

2. Die Projekt-Teammitglieder

Bei einem Projekt-Teammitglied handelt es sich um einen Mitarbeiter, der mit der Durchführung jener Aufgaben betraut wird, die für den erfolgreichen Abschluss des Projektes notwendig sind. Üblicherweise sind Projekt-Teammitglieder einzelne Mitarbeiter, die auf ein bestimmtes Gebiet spezialisiert sind und spezifische Fähigkeiten in das Projektteam mitbringen. Sie können sowohl eine Vollzeit- als auch eine Teilzeitanstellung haben und ebenso interne Mitarbeiter wie externe Auftragnehmer sein. 

Am besten stellen Sie sich Projektmanager als Aufsichtsinstanzen und die Projekt-Teammitglieder als ausführende Organe vor. Behalten Sie dabei immer im Kopf, dass Projektteams meist abteilungsübergreifend arbeiten und die einzelnen Projekt-Teammitglieder daher häufig verschiedenen Abteilungen des Unternehmens angehören. Diese isolierten Teams benötigen eine effektive Technologie, um abteilungsübergreifend (und wirkungsvoll) arbeiten zu können. Eine Work-Management-Plattform mit Tool-Integrationen kann dafür eine effektive Lösung darstellen. 

Zu den Hauptaufgaben der Projekt-Teammitglieder gehören:

• Die Lieferung von Ergebnissen und Durchführung einzelner Arbeitsvorgänge, die zu den größeren Projektzielen und somit zum Erfolg des Projektes beitragen.

• Die Bereitstellung von Wissen und Feedback, basierend auf ihren jeweiligen Fachgebieten.

• Die Zusammenarbeit an Projektaufgaben mit anderen Teammitgliedern.

• Die fristgerechte Erledigung einzelner Arbeitsschritte nach ihrer Priorität.

Bleiben wir bei unserem Beispiel der Neugestaltung einer Website. Bei diesem Projekt könnte sich das Team aus Mitarbeitern von verschiedenen Abteilungen wie Design, Redaktion und Entwicklung zusammensetzen. Zu ihren Aufgaben und erwünschten Ergebnissen gehören unter anderem die Entwicklung einer neuen Farbpalette und Typografie für die Website, die Erstellung von Design-Entwürfen sowie von Wireframes für die Homepage, das Verfassen neuer Texte und die Codierung der fertigen Website. 

3. Der Projektsponsor 

Ein Projektsponsor – manchmal handelt es sich hierbei auch um Führungskräfte, die als Sponsoren fungieren – ist für den Gesamterfolg des Projekts verantwortlich. Der Projektsponsor ist in den meisten Fällen eine Führungskraft im Unternehmen oder ein Mitglied des Top-Managements. Der Projektsponsor ist sozusagen die Galionsfigur des Projekts: Er hilft bei der Zuweisung von Projektressourcen, vertritt das Projekt nach außen und holt die nötige Unterstützung für das Projekt ein. 

Hierarchisch betrachtet steht der Projektsponsor an der Spitze des Projektteams über dem Projektmanager und dient als Brücke zwischen dem Projektmanager und der Geschäftsleitung. Während der Projektmanager in die alltäglichen Arbeitsvorgänge des Projekts involviert ist, wird der Projektsponsor täglich, wöchentlich, monatlich oder vierteljährlich mithilfe von Feedback oder Status-Updates über den neuesten Stand des Projektes informiert. 

Zu den Hauptaufgaben des Projektsponsors gehören:

• Einsatz für das Projekt im Zuge der anfänglichen Planungsphase, um die nötige Unterstützung für die Durchführung zu erhalten und die Finanzierung sicherzustellen.

• Die Ausrichtung des Projekts auf die strategischen Ziele des Unternehmens. Außerdem vermittelt er den Stakeholdern, welchen Mehrwert der Projekterfolg dem Unternehmen bringen wird. 

• Die Ernennung eines Projektmanagers, der das Projekt leitet. Diesem Projektmanager dient er während des gesamten Projektlebenszyklus als Mentor.

• Orientierung bei bzw. Genehmigung von wichtigen Entscheidungen.

• Verbindungsglied zwischen dem Projektmanager und Mitgliedern der obersten Führungsebene des Unternehmens.

• Kommunikation des Projektfortschritts und wesentlichen Status- bzw. Ergebnis-Updates an die leitenden Führungskräfte.

• Abschluss des Projekts, einschließlich einer Evaluierung der Leistung und der erfolgreichen Übergabe der Ergebnisse. 

Kommen wir noch einmal auf unser Beispiel zurück. Der Projektsponsor für die Neugestaltung der Website ist eine Führungskraft der Marketingagentur, zum Beispiel ein leitender Creative Director. Wahrscheinlich hat auch er den Weg für das Projekt geebnet und sich für die Neugestaltung der Website eingesetzt. Sobald der Startschuss für das Projekt gefallen ist, steht der Projektsponsor dem Projektmanager als Mentor zur Verfügung und hält das leitende Management mit Updates zum Projektfortschritt auf dem Laufenden. 

Bonus: Weitere Projektrollen

Grundsätzlich besteht ein Projektteam also aus einem Projektmanager, den einzelnen Teammitgliedern und einem Projektsponsor. Da Größe und Umfang von Projekten aber stark variieren können, müssen Projektmanager die jeweiligen Projektanforderungen berücksichtigen und das Team entsprechend anpassen. 

Abhängig vom Umfang und den Zielen Ihres Projektes, kann Ihr Projektteam um folgende Rollen erweitert werden:

• Business-Analyst: Ein Business-Analyst soll vor allem sicherstellen, dass der Geschäftsbetrieb reibungslos läuft, und Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren. In einem Projektteam hilft der Business-Analyst bei der Identifizierung der Ziele und achtet darauf, dass das Projekt dem Unternehmen auch einen Mehrwert bringt.  

• Projekt-Teamleiter: Bei kleinen Projekten reicht es üblicherweise aus, einen Projektleiter einzusetzen, der es beaufsichtigt. Bei größeren Projekten werden die Teammitglieder aber häufig in mehreren kleineren Teams arbeiten, was es für einen einzelnen Projektleiter schwer macht, den Überblick über alle laufenden Vorgänge zu behalten. Bei Teamleitern handelt es sich um Mitarbeiter, die dem Projektmanager direkt unterstellt sind und die Arbeit einzelner Mitarbeiter bzw. kleinerer Teams innerhalb des Projektteams beaufsichtigen. Teamleiter sind üblicherweise das Bindeglied zwischen dem Projektmanager und den Teammitgliedern. 

• Der Projektlenkungsausschuss: Ein Projektlenkungsausschuss besteht meist aus leitenden Führungskräften oder Mitgliedern des obersten Managements und ist für die „Lenkung“ des Projekts zuständig. Das bedeutet, dass die Mitglieder dieses Ausschusses Orientierung und Unterstützung im Laufes des gesamten Projektlebenszyklus bieten. Es wird nicht bei jedem Projekt ein Projektlenkungsausschuss eingesetzt, gerade bei Projekten mit vielen Beteiligten kann es aber hilfreich sein.

• Subject Matter Experts: Subject Matter Experts (SMEs) oder auch Fachexperten sind Mitarbeiter mit einem spezifischen Wissen in einem bestimmten Fachbereich. SMEs arbeiten meist mit Projektmanagern, Teammitgliedern und Stakeholdern zusammen und unterstützen sie mit ihrer Expertenmeinung oder Ratschlägen zu Fragen und Prozessen, die ihr Fachgebiet betreffen. Abhängig von ihrer jeweiligen Rolle im Projekt können sie auch die Entwicklung von Verfahren begleiten, Schulungsprozesse ausarbeiten, auch die Zustimmung wichtiger Beteiligter sichern und Empfehlungen zum Projekt abgeben.

• Weitere Beteiligte: Jede Person, die für das Projekt in irgendeiner Weise eine Rolle spielt oder von dessen Auswirkungen betroffen ist, ist ein Projektbeteiligter. Üblicherweise trifft dies auf Führungskräfte des oberen Managements zu, es kann sich aber auch um Kollegen oder abteilungsübergreifende Teams handeln, die nicht direkt in die Projektarbeit involviert sind, aber die Auswirkungen der Projektergebnisse spüren. Ebenso kann es externe Beteiligte geben, wie zum Beispiel Kunden, Investoren oder Shareholder. 

3 Gründe, warum auch Ihr Unternehmen von Projektteams profitieren wird

Sie haben sich nun ein gutes Bild davon machen können, worum es sich bei einem Projektteam handelt, fragen sich aber vielleicht, warum gerade Ihr Unternehmen davon profitieren könnte? Projektteams können in Unternehmen aller Größenordnungen die Zusammenarbeit und die Effektivität verbessern; in Großunternehmen können sie aber besonders viel bewirken, da dort die Größe der Teams sowie mangelhafter Informationsaustausch die Zusammenarbeit erschweren oder sogar völlig verhindern können. 

Projektteams unterstützen große Unternehmen in folgenden Bereichen:

1. Sie erleichtern die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit 

Je größer ein Unternehmen ist, desto mehr Teams und Teammitglieder gibt es. Und das kann zu Engpässen führen. Isolierte Teams entwickeln oft ihre eigene „Sprache“, d. h. sie nutzen bestimmte Prozesse und Tools, verständigen sich mit eigenen Ausdrücken und wissen, wo welche Dateien gespeichert und welche Arbeitsvorgänge durchgeführt werden. Ein solches System funktioniert einwandfrei, solange Teams isoliert vor sich hinarbeiten. Wenn allerdings abteilungs- bzw. teamübergreifende Zusammenarbeit erforderlich wird (zum Beispiel zwischen Marketing-, Vertriebs- und Entwicklerteams), werden sie höchstwahrscheinlich schnell auf Hindernisse stoßen.

Sie sehen schon, warum der abteilungsübergreifenden Arbeit eine so große Bedeutung zukommt. Projektteams helfen dabei, die Kommunikation zwischen Teams und komplexe Teamarbeit reibungsloser und einfacher zu gestalten, indem sie für klare Zuständigkeiten sorgen und alle Teammitglieder auf dieselben strategischen Ziele ausrichten.  

2. Sie verbessern die unternehmerische Effizienz

Je größer Unternehmen werden, desto schwieriger wird es, abteilungsübergreifende Arbeitsvorgänge zu optimieren bzw. überhaupt durchzuführen. Durch die Vernetzung von Teammitgliedern und den Abbau isolierter Kommunikations- und Arbeitsweisen können Projektteams die Effizienz maximieren und Doppelarbeit reduzieren, die sowohl viel Zeit als auch Geld kostet. Zudem können von Projektteams erfolgreich durchgeführte Projekte Erkenntnisse darüber liefern, wie Prozesse und Workflows verbessert werden können, was wiederum zur Steigerung der langfristigen Effizienz eines Unternehmens beiträgt. 

3. Sie fördern den Fokus auf wirkungsvolle Arbeiten

Wenn Teammitglieder klar definierte Rollen haben und auf die strategischen Ziele ausgerichtet sind, können Sie sich auf die Erledigung ihrer eigentlichen, wirkungsvollen Aufgaben konzentrieren. Durch weniger Kommunikationshürden, die bei isolierten Teams bestehen, ermöglichen es Projektteams allen Personen im Unternehmen, Bestleistungen zu erbringen. Dadurch wird ein Großunternehmen schließlich kollaborativ und wettbewerbsfähig.

Mit diesen 7 Maßnahmen kann Ihr Projektteam wirklich effizient arbeiten

Damit Sie ein Projektteam erfolgreich führen können, müssen Sie die verschiedenen Rollen und Verantwortlichkeiten kennen. Aber das ist noch nicht alles. Wirklich effiziente Projektteams arbeiten kollaborativ, sind kreativ und können effektiv kommunizieren. 

Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie Sie ein erstklassiges Projektteam zusammenstellen und dafür sorgen, dass es wirkungsvolle und für Ihren Geschäftserfolg entscheidende Ergebnisse liefert. 

1. Die Wahl der richtigen Teammitglieder 

Die erste Aufgabe bei der Erstellung eines Projektteams ist es, geeignete Teammitglieder auszuwählen. Abhängig vom Zweck und Ziel des Projektes wird eine ausgewogene Mischung an benötigten Fähigkeiten und Kompetenzen immer etwas anders aussehen. Wenn Ihr Unternehmen zum Beispiel eine Website für einen Kunden erstellen soll, benötigen Ihre Projektmanager eine Kombination aus Teammitgliedern aus kreativen und technischen Abteilungen, aber auch kundenorientierte Mitarbeiter (z. B. Kundenbetreuer). Geht es aber darum, den Einführungsprozess von neuen Mitarbeitern Ihres Unternehmens neu zu gestalten, wird das Projektteam eher aus Teammitgliedern aus administrativen und geschäftsorientierten Bereichen bestehen, zum Beispiel aus dem Personalwesen oder der Geschäftsanalyse. 

Neben den Hard Skills sollten Projektmanager immer auch überlegen, mit welchen Soft Skills ihr Team ausgestattet sein soll. Dazu zählen zum Beispiel Anpassungsfähigkeit, Kommunikationsfähigkeit, kritisches Denken und das Motivationsverhalten. Ziel ist es, Teammitglieder mit unterschiedlichen Fähigkeiten und Arbeitsstilen zu finden, die sich gegenseitig gut ergänzen. Das ist eine wichtige Voraussetzung für den Aufbau eines dynamischen Teams, das Ihr Projekt effektiv umsetzen wird.  

2. Eine klare Definition des Projektplans und die gemeinsame Ausrichtung darauf

Für ein erfolgreiches Projekt braucht es vor allem eines: Klarheit. Bevor Sie das Projekt starten, sollten Sie daher die Ziele sowie die Erfolgskennzahlen klar definieren. Auf diese Weise geben Sie auch dem Projektteam klare Richtlinien vor, an die es sich halten kann. 

Damit Ihr Projektteam von Anfang an auf Erfolgskurs ist, sollten Sie einige Aspekte bereits zu Beginn des Projektes klarstellen. Dazu zählen:

• Die Projektziele: bzw. das Ergebnis, das mit dem Projekt erreicht werden soll. Zum Beispiel könnte das vorrangige Ziel eines Projekts der Launch eines neuen Unternehmensblogs sein. 

• Die Teilziele des Projekts: Beschreiben Sie hier die Schritte, die das Projektteam unternehmen muss, um die großen Projektziele zu erreichen. Bleiben wir gleich beim Beispiel des Unternehmensblogs. Zu den Teilzielen könnten hierbei die Erstellung eines redaktionellen Kalenders, die Wahl eines Content-Management-Systems, der Entwurf eines neuen Designs und die Entwicklung des Blogs gehören. 

• Die Projektzeitleiste: Geben Sie den gesamten Zeitrahmen an, der dem Projektteam für die Durchführung und den Abschluss des Projekts zur Verfügung steht. 

• Der Projektumfang: Erfassen Sie alle für den Abschluss des Projekts notwendigen Aufgaben und beschreiben Sie die Projektressourcen und Ergebnisse.  

• Das Projektbudget : Dabei handelt es sich um eine Übersicht, wie hoch die Ausgaben bis zum Projektabschluss sein dürfen und wofür sie aufgewendet werden.

All dies sollte in einem kollaborativen Prozess geschehen: Setzen Sie sich gleich zu Beginn mit dem Projektteam zusammen und überlegen Sie gemeinsam, welche Arbeit Ihnen machbar erscheint, welche Ressourcen Sie benötigen und wie Sie einen erfolgreichen Projektabschluss definieren. So stellen Sie von Anfang an sicher, dass das gesamte Team nicht nur auf demselben Stand ist, sondern auch an einem Strang zieht. Gleichzeitig entsteht ein Gemeinschaftsgefühl, sodass sich das Projektteam selbstbewusst auf die Arbeit stürzen kann – eine Ausgangsposition, die für jedes Projekt unverzichtbar ist.   

3. Die Festlegung klarer Rollen und Verantwortlichkeiten  

Sobald Sie einen Plan für das Projekt erstellt und die Projektziele und -ergebnisse formuliert haben, ist es an der Zeit, die Rollen und Verantwortlichkeiten im Team klar zu definieren. Wie die Festlegung der Projektziele schafft auch die Definition der Zuständigkeiten Klarheit: Dadurch weiß jedes Teammitglied genau, wer wofür bis wann verantwortlich ist. So können Sie viele mögliche Missverständnisse und Doppelarbeit im Vorhinein verhindern und gleichzeitig die Zusammenarbeit im Team stärken. 

Am besten sehen wir uns das wieder an einem Beispiel an. Nehmen wir an, dass es beim Projekt um eine Designarbeit geht und das Projektteam daher auch zwei Grafikdesigner umfasst. Der Projektmanager muss klarstellen, wie die Designaufgaben zwischen den beiden Designern aufgeteilt werden, und bestimmen, welche anderen Teammitglieder für die Prüfung und Genehmigung ihrer Arbeitsergebnisse zuständig sind. Bei größeren Projekten können die Zuständigkeiten besonders unklar sein. In einem solchen Fall empfiehlt sich die Erstellung eines RACI-Diagramms, das für das Definieren und Zuweisen der Verantwortungen im Team nützlich sein kann.  

4. Die Förderung einer offenen Kommunikation 

Projektteams zeichnen sich durch die guten Beziehungen zwischen den Teammitgliedern aus. Und wie bei jeder Beziehung ist auch hier Kommunikation das A und O. Mit den folgenden Tipps können Projektmanager eine offene Kommunikation in ihrem Projektteam etablieren und fördern.

• Achten Sie auf transparente Kommunikation. Projektmanager leben vor, wie die Kommunikation im Team gestaltet wird. Sie können eine offene, transparente Kommunikationsweise im Team fördern, indem sie mit gutem Beispiel vorangehen und zeigen, wie kommuniziert werden soll. Das bedeutet, ehrlich anzusprechen, wenn Änderungen am Projekt vorgenommen werden müssen, einen empathischen Führungsstil zu praktizieren und darauf zu vertrauen, dass das Team seine Aufgaben auch ohne Mikromanagement erledigen wird. Dieses Auftreten fördert eine offene, vertrauensvolle Atmosphäre im Team. Und Sie können darauf vertrauen, dass Ihre Teammitglieder Ihre Kommunikationsweise auch untereinander übernehmen werden.

• Seien Sie bei der Nutzung von Kommunikationstools konsequent. Kommunikationstools, wie Slack, Zoom oder Gmail bilden oft die Basis für die Kommunikation am Arbeitsplatz. Damit sie aber auch wirklich effektiv ist, müssen alle Teammitglieder ihre Kommunikationstools konsequent nutzen und dabei stets denselben Kommunikationsrichtlinien folgen. Diese Richtlinien können Projektmanager gemeinsam mit ihrem Team erarbeiten, indem sie einen Kommunikationsplan erstellen und bewährte Methoden für die Teamkommunikation gleich zu Beginn des Projekts erfassen. Wofür werden Videocalls eingesetzt? Wann sollte auf kurze und schnelle Slack-Nachrichten zurückgegriffen werden? Durch das Aufstellen und Befolgen (!) solcher Richtlinien profitieren Projektteams von einer viel effizienteren Zusammenarbeit. Und unterm Strich kommen sie somit schneller und reibungsloser voran.  

• Fördern Sie eine Bottom-up-Kommunikation. Bottom-up-Kommunikation führt zum Aufbau einer inklusiven, offenen Teamkultur, indem es unterstellte Teammitglieder (z. B. neue Teammitglieder oder einzelne Mitarbeiter) dazu ermutigt, das Wort zu ergreifen und ihre Gedanken und Ideen zu teilen. Um den richtigen Rahmen dafür zu schaffen und sicherzustellen, dass sich Teammitglieder dafür wohl genug fühlen, sollten Projektmanager immer wieder verschiedene Mitarbeiter dezidiert nach ihrer Meinung fragen und sich im Anschluss für deren Beitrag bedanken. 

• Gehen Sie effektiv mit Konflikten im Team um. Teamkonflikte können eine große Herausforderung darstellen, besonders wenn Projektmanager noch relativ neu in ihrer Rolle sind bzw. noch nicht viel Erfahrung im Umgang mit teaminternen Konflikten haben. Projektmanager sollten sich von Konflikten aber nicht einschüchtern lassen. Mit den richtigen Konfliktlösungsstrategien können sie Konflikte lösen und gemeinsam mit ihrem Team wachsen. So können sie zum Beispiel mit Einzelgesprächen mit den am Konflikt beteiligten Teammitgliedern beginnen, um den Grund für den Konflikt herauszufinden, und dabei erstmal aktiv zuzuhören. Sobald sie die Ursache für den Konflikt herausgefunden haben, können sie überlegen, wie eine für alle Seiten zufriedenstellende Lösung aussehen kann. 

• Seien Sie offen für Feedback. Die Art und Weise, wie Projektmanager ihr Team führen, wirkt sich auf die Kommunikation und Zusammenarbeit ihrer Teammitglieder aus. Indem sie offen für Feedback sind – sei es im persönlichen Gespräch mit einzelnen Mitarbeitern, durch anonyme Umfragen oder bei Teammeetings – vermitteln sie ihrem Projektteam auch, dass es sich um eine Arbeitsumgebung handelt, in der Feedback zwischen Teammitgliedern möglich und sogar erwünscht ist.  

5. Anerkennung des großartigen Einsatzes Ihres Teams

Mitarbeiter, die regelmäßig Feedback zu ihren Leistungen erhalten, sind motivierter und werden mit mehr Einsatz an die Arbeit gehen. Damit sich einzelne Mitarbeiter aber auch wirklich geschätzt fühlen, sollten Sie Ihre Projektmanager daran erinnern, die harte Arbeit und die Erfolge ihrer Teams anzuerkennen und mit positivem Feedback zu würdigen. 

Und während sich Teammitglieder natürlich freuen, wenn sie von ihrem Projektmanager hören, dass sie gute Arbeit geleistet haben, möchten wir darauf hinweisen, dass es viele Möglichkeiten gibt, wie Projektmanager Erfolge würdigen und ihrem Team ein Gefühl von Wertschätzung vermitteln können. Im Folgenden haben wir einige Vorschläge für Ihre Projektmanager, um ihren Teams Anerkennung zu zollen.

• Versenden Sie eine E-Mail oder Nachricht, in der Sie beschreiben, auf welche besondere Weise das Team zum Erfolg des Projektes beigetragen hat.

• Heben Sie eines der Ergebnisse oder einen bestimmten Beitrag im Slack-Channel des Teams hervor.

• Teilen Sie positives Feedback des Kunden mit Ihrem Team.

• Laden Sie Ihr Team zu einem gemeinsamen Mittagessen ein oder organisieren Sie ein kleines Dankeschön (Sie könnten zum Beispiel den Lieblingskuchen der Teammitglieder besorgen).

• Nehmen Sie sich bei jedem Projektmeeting kurz Zeit, in der jedes Teammitglied von seinen Erfolgen der vergangenen Woche berichtet, und heben Sie Mitarbeiter hervor, die sich durch besondere Leistungen ausgezeichnet haben.

• Feiern Sie mit dem gesamten Team, zum Beispiel bei einem Ausflug oder einer Überraschung für alle (Essen, Kuchen, Eiscreme...)

• Wenn Sie Projektmeilensteine erreichen, feiern Sie dies und würdigen Sie die Arbeit Ihres Teams.  

• Bieten Sie projektspezifische Bonusleistungen oder monetäre Belohnungen an, wenn bestimmte Leistungskennzahlen erreicht werden. 

• Stellen Sie Ihre Teammitglieder ins Rampenlicht, indem Sie ihre Leistungen bei unternehmensweiten Meetings oder ähnlichen Zusammenkünften hervorheben.

6. Förderung durch konstruktives Feedback

Konstruktive Kritik ist genauso wichtig, wie die Anerkennung von Leistungen. Beide Formen der Bestärkung dienen aber unterschiedlichen Zielen. Während positives Feedback die Arbeitsmoral der Mitarbeiter stärkt und den Teammitgliedern Wertschätzung vermittelt, fördert konstruktive Kritik die Lernprozesse und hilft Mitarbeitern in ihre Rolle hineinzuwachsen.

Es ist nicht immer einfach, konstruktive Kritik zu hören. Sorgen Sie daher dafür, dass Ihr Team Feedback direkt, spezifisch und umsetzbar formuliert. Damit konstruktives Feedback nützlich ist, sollten spezifische Beispiele für Verbesserungsmöglichkeiten genannt werden. Außerdem sollte es im Zuge eines Gesprächs gegeben werden, sodass Teammitglieder stets die Möglichkeit haben, Rückfragen zu stellen. Es empfiehlt sich auch, Ihrem Mitarbeiter mit Empathie zu begegnen und zum Beispiel von einer Zeit zu erzählen, in der Sie ähnliches Feedback erhalten haben, und zu beschreiben, wie es Ihnen in Ihrer Entwicklung geholfen hat. 

7. Ermutigung: Auf dem Projekterfolg aufbauen und aus Rückschlägen lernen

Nur weil ein Projekt abgeschlossen wurde, bedeutet das nicht, dass es nichts mehr zu tun gibt. Halten Sie mit Ihrem Team eine Projektnachbesprechung ab, wo Sie gemeinsam besprechen, was gut gelaufen ist und bei welchen Aspekten es noch Verbesserungspotenzial gab. 

Nachbesprechungen eignen sich hervorragend, um herauszufinden, wie Sie Projekte noch effektiver durchführen können. Dabei können Sie zum Beispiel auch überlegen, wie Sie Risiken noch besser minimieren oder sich proaktiv auf mögliche Hindernisse vorbereiten können. Gleichzeitig können Sie bei solchen Meetings auch Feedback von Ihren Teammitgliedern einholen, um zu erfahren, wie das Projekt aus der Teambuilding-Perspektive gelaufen ist. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, offen über ihre Gedanken darüber zu sprechen, was das Team aus ihrer Sicht noch erfolgreicher gemacht hätte. 

Effektive Projektteams sind der Schlüssel zu erfolgreichen Projekten

Projektteams schaffen die Grundlage für erfolgreiche Projekte. Durch die Erleichterung der abteilungsübergreifenden Kommunikation, den Abbau isolierter Arbeitsbereiche und die Ausrichtung der Teammitglieder auf die erwünschten Projektergebnisse ermöglichen Projektteams kreatives, kollaboratives und vor allem wirkungsvolles Arbeiten.