Ziele vs. Zielsetzungen: Die Aufschlüsselung eines Projektmanagers

Bei der Führung eines Teams hilft die Festlegung von Zielen und Zielsetzungen, die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Von großen Unternehmenszielen bis hin zu kleinen alltäglichen Zielsetzungen – diese Methoden helfen Ihrem Team, sich von der Konkurrenz abzuheben.

Auch wenn beide wichtig sind, unterscheiden sich Ziele und Zielsetzungen, wenn es um die zu ergreifenden konkreten Maßnahmen geht. Sie sollten wissen, wie Sie beide in Ihr Projektportfolio integrieren können, um das große Ganze zu erreichen. 

Wir gehen auf die Hauptunterschiede zwischen einem Ziel und einer Zielvorgabe sowie auf die jeweiligen Methoden ein und erläutern, wie Sie diese in Ihren Arbeitsalltag einbauen können. 

Was ist ein Ziel im Gegensatz zu einer Zielvorgabe?

Ein Ziel ist ein erreichbares Ergebnis, das im Regelfall breit gefächert und längerfristig angelegt ist, während eine Zielvorgabe kurzfristiger angelegt ist und messbare Maßnahmen zur Erreichung eines Gesamtziels definiert. 

Obwohl beide Begriffe unterschiedlich sind, werden sie bei der Arbeit an einem Projekt doch oft gemeinsam verwendet, denn beide sind für die Planung und Durchführung eines Projekts unerlässlich. Beide definieren messbare Schritte, um das gewünschte Ergebnis zu erreichen. Dazu gehören Key Performance Indicators (KPIs), Zielvorgaben und Schlüsselergebnisse (OKRs) oder jedes andere konkrete Ergebnis, das erzielt werden soll. 

Arten von Zielen

Ziele lassen sich in drei Arten einteilen: zeitgebundene, ergebnisorientierte und prozessorientierte Ziele. 

Jede Art von Ziel hat eine andere Priorität und resultiert in einem anderen Endergebnis. In einigen Fällen, wie bei Prozessaktualisierungen mit einer knappen Bearbeitungszeit, kann ein Ziel alle drei Zielarten vereinen. 

Unabhängig davon, welche Art von Ziel Sie sich setzen, achten Sie immer darauf, dass es SMART ist. SMART ist ein Akronym, das für spezifisch, messbar, ausführbar, realistisch und terminierbar steht. Anhand dieser Eigenschaften lassen sich definierte und erreichbare Ziele festlegen.

Terminierbare Ziele

Bei terminierbaren Zielen geht es darum, Maßnahmen festzulegen, die sich an Fristen und Terminen orientieren. Sie bieten eine übergeordnete Erklärung dafür, was Ihr Team anstreben sollte.

Ein Ziel ist terminierbar, wenn es mit einem bestimmten Zeitrahmen verknüpft ist. In der Regel handelt es sich dabei um langfristige, umsetzbare Fristen, die ein Geschäftsplan vorgibt. Diese Art von Zielen unterstützt Teams bei der Durchführung zeitkritischer Maßnahmen mit hoher Priorität. 

Optimal für: Teams, die ein Ergebnis innerhalb eines bestimmten Zeitraums erzielen müssen.

Ergebnisorientierte Ziele

Ergebnisorientierte Ziele sind auf das Endergebnis ausgerichtet. Anstatt bestimmte Fristen vorzugeben, sind ergebnisorientierte Ziele in erster Linie darauf ausgerichtet, die Maßnahme zu verwirklichen.

Bei diesen Zielen können die Fristen bei Bedarf verschoben werden, um das gewünschte Ergebnis in der gewünschten Qualität zu erzielen. Sie werden üblicherweise für übergeordnete Maßnahmen und wichtige geschäftliche Meilensteine wie Wachstumsziele und Pläne für die Ressourcenzuweisung verwendet.

Optimal für: Teams, die ein bestimmtes Ergebnis erzielen müssen und die Fristen nach Bedarf anpassen können.

Prozessorientierte Ziele

Prozessorientierte Ziele sind auf die Schaffung neuer betriebsinterner Systeme und Prozesse ausgerichtet. Anstatt sich auf ein bestimmtes Ergebnis zu konzentrieren, stehen bei prozessorientierten Zielen die Arbeitsabläufe und die Vorgehensweise im Vordergrund.

Solche Ziele tragen dazu bei, die Prozesse im Team so leistungsfähig wie möglich zu gestalten und somit die Gesamteffizienz des Teams zu steigern. 

Optimal für: Teams, die innerbetrieblich neue Prozesse zur Effizienzsteigerung einführen wollen.

Arten von Zielsetzungen

Es gibt drei Hauptarten von Zielsetzungen, wobei jede Art die Aufgaben aus einer anderen Perspektive angeht. 

Strategische, taktische und operative Zielsetzungen spielen eine wichtige Rolle bei der Verwirklichung übergeordneter Ziele. Betrachten wir einmal, wie die einzelnen Zielarten in Ihren Plan passen. 

Strategische Zielsetzungen

Strategische Zielsetzungen sind zweckorientiert und tragen dazu bei, die Gesamtvision eines Projekts aufzuzeigen. 

Anhand strategischer Zielsetzungen können Teams ihre Arbeitsleistungen an größeren Unternehmenszielen ausrichten. Strategische Zielsetzungen stellen sicher, dass alle Teammitglieder eine klare Projektrichtung verfolgen und sich über Zweck und Gesamtzeitplan des Projekts einig sind. 

Optimal für: Teams, die daran arbeiten, ihre Zielsetzungen mit den übergeordneten Unternehmenszielen zu verknüpfen. 

Taktische Zielsetzungen

Bei taktischen Zielsetzungen liegt der Schwerpunkt auf kurzfristigen Arbeitsleistungen und den daraus resultierenden Ergebnissen. 

Hierbei werden die Ergebnisse sowohl kurzfristiger Aufgaben als auch langfristiger Ziele betrachtet, um darauf basierend künftige Entscheidungen zu treffen, statt um strategische Erkenntnisse zu gewinnen. 

Optimal für: Teams, die an komplexen Projekten mit vielen kurzfristigen Arbeitsleistungen arbeiten. 

Operative Zielsetzungen

Operative Zielsetzungen ähneln den taktischen Zielsetzungen in ihrer Kurzfristigkeit, unterscheiden sich jedoch dadurch, dass ihr Schwerpunkt auf handlungsorientierten und erreichbaren Aufgaben liegt, um so die operativen Ziele des Unternehmens oder Teams zu erreichen. 

Operative Zielsetzungen tragen zu den täglichen, wöchentlichen und monatlichen Zielen bei, weil mit ihrer Hilfe die Reihenfolge der Aufgaben strukturiert und die einzelnen Abteilungen koordiniert werden können.

Optimal für: Große Teams, die in kurzen Durchläufen am effektivsten arbeiten und detaillierte Anweisungen bevorzugen. 

Beispiele für Ziele und Zielsetzungen

Da Ziele und Zielsetzungen einander ähneln, können einige Beispiele aus der Praxis durchaus weiterhelfen. Von Wachstumszielen bis hin zu messbaren Zielsetzungen gibt es viele Szenarien, in denen Sie sowohl Ziele als auch Zielsetzungen benötigen. 

Bei langfristigen Plänen sollten Ihre endgültigen Ziele mit dem Leitbild und den Werten Ihres Unternehmens übereinstimmen. Auch wenn es sich bei diesen Zielen um breit angelegte Vorhaben handelt, die sich über viele Monate oder gar Jahre erstrecken, sollten sie dennoch messbar und umsetzbar sein und sich an den Rahmen für SMART-Ziele halten.  Zielsetzungen hingegen sind konkrete Maßnahmen, die Ihr Team innerhalb eines kurzen Zeitrahmens ergreifen wird. Mehrere Zielsetzungen bilden ein Ziel. 

Die folgenden drei Beispiele zeigen auf, wie Zielsetzungen und Ziele zusammenhängen, obwohl sie doch sehr unterschiedlich sind.

Beispiel 1: Markenziel

In diesem Beispiel geht es um ein Markenziel, das Meilensteine verwendet. 

Ziel: In den nächsten drei Monaten ein neues Produkt oder eine neue Dienstleistung auf den Markt bringen, das/die lokalen Unternehmen zugutekommt und unseren Markenpfeiler „Community“ repräsentiert. 

Zielsetzung: Kim soll basierend auf Kundenumfragen eine lokale Marktstudie in die Wege leiten. 

In diesem Beispiel erfüllen sowohl das Ziel als auch die Zielsetzung die Kriterien für SMART-Ziele und verfügen über konkrete, messbare KPIs.

Beispiel 2: Wachstumsziel

In diesem Beispiel betrachten wir ein Wachstumsziel mit konkreten KPIs. 

Ziel: Konversionsrate des Blogs im Monat Dezember um 10 % erhöhen. 

Zielsetzung: E-Mail-Marketing-Kampagne durchführen, die unsere neuen Produkte im Dezember mit einem Rabatt von 15 % bewirbt.

Durch die Nennung der konkreten Projektleistungen und der gewünschten Ergebnisse sind sowohl das Ziel als auch die Zielsetzung leicht zu verstehen. Zudem lässt sich leicht erkennen, wie sie beide mit dem übergeordneten Unternehmensziel zusammenhängen. 

Beispiel 3: Effizienz als Ziel

Dieses Beispiel beschreibt ein Ziel, das eine Effizienzsteigerung anstrebt.

Ziel: Im 4. Quartal die manuellen Onboarding-Fehler um 30 % reduzieren.

Zielsetzung: Automatisierung der Geschäftsprozesse bis zum Ende des 3. Quartals implementieren, um die Workflow-Fehler im 4. Quartal zu reduzieren.

Dazu sollten messbare Zielsetzungen gehören. Langfristige Ziele müssen genau definiert und geplant werden. 

Messbarkeit von Zielen und Zielsetzungen

Die Bewertung von Zielen muss nicht kompliziert sein. Achten Sie bei der Festlegung Ihrer Ziele darauf, dass sie konkrete Messgrößen enthalten, die sich jederzeit leicht messen lassen. 

Bei der Bewertung von Zielen und Zielsetzungen am Arbeitsplatz sollten die folgenden Schlüsselkomponenten berücksichtigt werden:

1. Datenpunkte auswerten: Anhand von Vergleichskennzahlen aus konkreten Zeiträumen lässt sich leicht feststellen, ob die KPIs erfüllt werden. Berücksichtigen Sie dabei die einschlägigen Leistungskennzahlen wie Konversionsrate, Traffic-Wert und die Anzahl neuer Nutzer. Um eine transparente Kommunikation zu gewährleisten, sollten Sie auch ausgewählte Führungskräfte und Geschäftsinhaber in das Gespräch einbeziehen. 

2. Die bisherige Leistung messen: Neben den Daten sollten Sie auch die bisherige Leistung überprüfen, um festzustellen, ob Verbesserungen erzielt wurden. Besonders wichtig ist dieser Aspekt, wenn Ihr Team an einem prozessorientierten Ziel arbeitet, das die Effizienz durch Aktualisierung oder Hinzufügen neuer interner Systeme verbessern soll. 

3. Eine Struktur einhalten: Pläne und Strukturen sorgen dafür, dass Informationen geordnet werden und Aufgaben planmäßig erledigt werden. Dazu zählen wöchentliche Teambesprechungen genauso wie ein detaillierter , in dem alle Aufgaben und Abhängigkeiten aufgeführt sind. 

Zielsetzungen festlegen, um Ziele zu erreichen

Sowohl Ziele als auch Zielsetzungen sind der Schlüssel für das Erzielen von neuen Geschäftsergebnissen. Man kann das eine nicht ohne das andere haben. Deshalb ist es so wichtig, dass Sie in Ihrem Team beides richtig umsetzen. 

Von allgemeinen Zielen bis hin zu konkreten Zielsetzungen – mit der richtigen Strategie erreicht Ihr Team neue Dimensionen. 

Wer Hilfe beim Festlegen von Zielen und beim Einhalten von Zielsetzungen benötigt, sollte eine Software für Zielsetzungen ausprobieren. Von der Analyse des Fortschritts bis hin zur Koordination der Kommunikation – Asana unterstützt Sie dabei.