Wie Sie OKRs richtig formulieren

Beim Betrachten erfolgreicher Unternehmen könnte man leicht davon ausgehen, dass es die ursprüngliche Idee war, die sie so weit gebracht hat. Intel erfand den Mikrochip, Netflix war Vorreiter beim On-Demand-Streaming und Google entwickelte die moderne Suchmaschine. Aber eine Idee bringt Sie nur bis zu einem gewissen Punkt.

Oftmals ist es nicht die Idee selbst, die kleine Startups in ein marktführendes Unternehmen verwandeln, sondern ihre Umsetzung.

So ist Google beispielsweise der absolute Vorreiter, wenn es um die Suchfunktion geht – das liegt allerdings nicht daran, weil Larry Page und Sergey Brin eine äußerst originelle und absolut brillante Idee hatten. Tatsächlich waren sie die 18. Suchmaschine, die in den Anfangszeiten des Internets auf den Markt kam. Was Google von seinen Konkurrenten abhob, war die Art und Weise, wie Page und Brin ihre Vision umsetzten. Es lag an ihrem außerordentlichen Fokus und ihrer besonderen Klarheit.

Im Hinblick auf den Unternehmenserfolg von Google hob Page die OKR-Methode (Objectives and Key Results) von Andy Grove als einen Schlüsselfaktor hervor.

„OKRs führten uns viele Male zu einer 10-fachen Wachstumsrate“ wird Page 2018 in John Doerrs Buch Measure What Matters zitiert. „Sie haben uns geholfen, unserer unglaublich gewagten Mission, die Informationen der Welt zu organisieren, ein Stück näher zu kommen.“

Lohnt es sich wirklich, diese Art der Zielformulierung zu verfolgen? Die einfache Antwort lautet: Ja. Unternehmen, die diese Zielsetzungsmethode nutzen, profitieren von einer besseren Durchführung von Projekten und Vorhaben sowie gesteigerter Agilität. Mit klaren Zielen können Unternehmen gute Ideen zu noch besseren Geschäftsergebnissen machen.

Das OKR-Framework und die Umsetzung dieser Management-Methode kann durchaus einschüchternd sein. Doch alles, was Sie dafür brauchen, sind Konsistenz, Leistungsbereitschaft, Planung und der erste Schritt, den Sie dafür gehen müssen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie gute Ideen in eine nachhaltige und langfristige Managementpraxis und gute OKRs umwandeln können.

Schritt 1: Legen Sie Regeln dafür fest, wie OKRs in Ihrem Unternehmen funktionieren

Die OKR-Methode ist so flexibel gestaltet, dass sie für die meisten Verwendungszwecke anwendbar ist. Dennoch behandeln sie viele Unternehmen als rigide Richtlinie und weigern sich, von einer vorgeschriebenen Methode abzuweichen. Das endet schnell in einer Katastrophe.

Wir empfehlen, grundlegende Regeln für die Verwendung von OKRs in Ihrem Unternehmen zu definieren, bevor Sie diese Zielsetzungsmethode einführen. Diese Regeln legen fest, wie Ziele in Ihren Teams und Ihrer gesamten Organisation umgesetzt werden, um möglichst gute Objectives and Key Results zu formulieren. Ein besonderes Augenmerk sollten Sie dabei auf folgende drei Elemente legen: Frequenz, Überprüfungsprozess und Erstellung.

• Frequenz: Hier geht es schlicht darum, wie oft Sie Ziele festlegen. Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass die besten Ergebnisse erzielt werden, wenn Ziele jährlich gesetzt werden, da sie so zu den Stützen Ihrer Strategie werden. Wenn Ihr Unternehmen jedoch eine höhere Zielfrequenz benötigt, können Sie Ziele auch häufiger festlegen – halbjährlich, quartalsweise oder sogar monatlich.

• Überprüfungsprozess: Der Zeitplan, den Sie für Updates und die Überprüfung Ihres Fortschritts aufstellen. Auch hier gilt: Jedes Unternehmen hat seinen eigenen optimalen Zeitplan und eigene Metriken. Wenn Sie große und langsam voranschreitende Ziele haben, kann es genügen, die Überprüfung alle zwei oder vier Wochen einzuplanen. Wenn Sie aber kleinere Ziele mit schnellem Fortschritt verfolgen, sollte die Überprüfung regelmäßiger stattfinden.

• Erstellung: Es gibt drei grundlegende Modelle: Top-down (Führungskräfte legen sowohl Ziele als auch Schlüsselergebnisse fest), Bottom-up (einzelne Personen legen Ziele sowie Schlüsselergebnisse fest) und Hybrid (Führungskräfte legen Ziele und einzelne Personen legen Schlüsselergebnisse fest). Die Entscheidung, welches Modell für Sie am besten geeignet ist, hängt von Ihrer Unternehmensgröße und -struktur ab.

Schritt 2: Bestimmen Sie gemeinsam unternehmensweite Ziele, um OKRs richtig zu formulieren

Nachdem Sie die Grundregeln Ihres Programms festgelegt haben, können Sie nun damit beginnen, das Framework in Ihrem gesamten Unternehmen einzuführen. Denken Sie daran: OKR steht für Objectives and Key Results, also Zielsetzungen und Schlüsselergebnisse. Sie sollten in der Lage sein, Ihr Ziel in einem Satz zusammenzufassen: Ich werde [Ziel], gemessen an [Schlüsselergebnis], erreichen.

Am Anfang des OKR-Prozesses sollten qualitative Ziele der obersten Unternehmensebene stehen. Diese werden im nächsten Jahr das Rahmenwerk für Ihre Strategie sein, denn sie sind die wesentlichen Erfolgstreiber für Ihre Mission. Greifen Sie auf Ideen von Beteiligten aus dem gesamten Unternehmen zurück und präzisieren Sie diese mit einer detaillierten Analyse Ihrer obersten Führungskräfte.

Achten Sie darauf, dass Ihnen die Anzahl an Zielen nicht bald über den Kopf wächst. Je mehr Personen sich an der Zielsetzung beteiligen, desto mehr verschiedene Perspektiven kommen ins Spiel, was zu einer unüberschaubaren Menge an Zielen führen kann.

Hier sind ein paar OKR-Beispiele für großartige unternehmensweite Ziele:

• Die niedrigsten CO2-Ausstöße in Ihrer Branche erreichen

• Ihre Reichweite für neue Kunden erweitern

• Die Anzahl qualifizierter Leads erhöhen

Wann immer es möglich ist, entwickeln Sie Ihre Ziele so, dass sie falsifizierbar und klar messbar sind, ähnlich wie die obengenannten OKR-Beispiele. Am Ende Ihres Ziele-Zyklus sollten Sie eindeutig feststellen können, ob Sie Ihre Ziele erreicht haben.

Schritt 3: Formulieren Sie unternehmensweite Schlüsselergebnisse

Sobald Sie Ihre unternehmensweiten Ziele festgelegt haben, können Sie sich überlegen, wie Sie Ihren Fortschritt in Richtung dieser Ziele nachverfolgen möchten. An dieser Stelle kommen Schlüsselergebnisse ins Spiel.

Um großartige Schlüsselergebnisse zu schreiben, versuchen Sie es mit der SMART-Methode.

Die Abkürzung SMART steht für:

• Spezifisch: Was genau wollen Sie erreichen?

• Messbar: Wie werden Sie bewerten, ob Sie Ihre Schlüsselergebnisse erreicht haben oder nicht?

• Ausführbar: Ist es möglich, Ihre Schlüsselergebnisse zu erreichen? Vergessen Sie nicht, dass auch besonders ambitionierte Ziele noch im Rahmen des Möglichen liegen sollten.

• Realistisch: Können Sie mit den Ressourcen und Zeitvorgaben, die Ihnen zur Verfügung stehen, Ihr Schlüsselergebnis realistischerweise erreichen?

• Terminiert: Haben Sie einen klaren Zeitplan sowie ein Enddatum für Ihr Schlüsselergebnis festgelegt?

Ihre Schlüsselergebnisse sollten herausfordernd sein. Wenn Sie sich ganz sicher sind, dass Sie sie erreichen werden, holen Sie nicht das Beste aus sich heraus. Wie viele andere Firmen zielen auch wir darauf ab, in jedem Zeitraum 70 % unserer Schlüsselergebnisse zu erreichen – und folgen damit dem Rat des bekannten Investors und OKR-Gurus John Doerr. Wenn wir diese Marke überschreiten, wissen wir, dass wir bei unserer Planung nicht ambitioniert genug waren.

Sie sollten sich bei jedem Schlüsselergebnis im Klaren sein, welche Konsequenzen das Erreichen, teilweise Erreichen oder Verfehlen des Schlüsselergebnisses mit sich bringt. Um möglichst große Effektivität zu erzielen, sollten Sie Ihren Erfolg nach Beendigung der vorgesehenen Zeit messen. Wenn Ihr Team ein klares Verständnis über die Bedeutung von Erfolg hat, kann es den Zielsetzungsprozess optimieren und anpassen.

Schritt 4: Legen Sie Schlüsselergebnisse für Teams und einzelne Personen fest

Wie funktionieren OKRs also? Damit Sie den größtmöglichen Nutzen aus dieser Zielsetzungsmethode erzielen, müssen Ihre Ziele richtungsweisend und inspirierend für Ihr ganzes Unternehmen sein und als Leitlinie für die Arbeit kleinerer Teams und einzelner Mitarbeiter sein.

Allzu oft setzen sich Unternehmen Ziele, versäumen es aber, diese bis zum Ende des Quartals oder Jahres zu überprüfen. Wenn die Ziele jedoch von der täglichen Arbeit abgekoppelt sind, kann es leicht passieren, dass einige Aufgaben aus dem Blickfeld geraten und die Teams die Motivation für das Ziel verlieren. Zudem zeigen Studien, dass die Motivation der Mitarbeiter auf das Doppelte heranwächst, wenn sie verstehen, wie ihre individuelle Arbeit zu den Zielen ihres Unternehmens beiträgt.

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen erstklassige Schlüsselergebnisse etablieren wollen, müssen Sie zunächst sicherstellen, dass die tägliche Arbeit mit den unternehmensweiten Zielen in Zusammenhang steht. Der hybride Zielsetzungsansatz bietet eine einfache Möglichkeit dafür; hier geben die Führungsteams die Unternehmensziele vor, während kleinere Teams die Schlüsselergebnisse festlegen. Indem Sie den Teams die nötige Autonomie gewähren, ihre eigenen Schlüsselergebnisse festzulegen, erlangen diese ein besseres Verständnis darüber, wie sie ihre Ressourcen und Bemühungen einsetzen müssen, um die besten Ergebnisse zu erzielen.

Schritt 5: Verfolgen Sie Ihre Objectives and Key Results im Laufe des Projekts

Sobald Sie im Rahmen des OKR-Prozesses die Ziele und Schlüsselergebnisse für Ihr Unternehmen definiert haben, können Sie die Programme und Projekte bestimmen, an denen Sie gemeinsam arbeiten müssen, um Ihre Ziele auch zu erreichen.

Das Definieren von OKRs hat unter anderem den Vorteil, dass sie dazu beitragen, die Priorisierung in Ihrem Unternehmen zu skalieren. Indem Sie Ihre eigenen Ziele mit der Arbeit verknüpfen, die zum Erreichen dieser Ziele nötig ist, lassen sich die Zielfortschritte einfacher mitverfolgen und Probleme identifizieren, die dem erfolgreichen Abschluss Ihres Vorhabens im Wege stehen könnten.

Außerdem motivieren Sie Ihre Angestellten, wenn Sie den Zusammenhang zwischen Unternehmenszielen und täglichen Arbeitsvorgängen deutlich machen. Menschen wollen, dass ihre Arbeit zählt – und die beste Möglichkeit, Ihnen das zu zeigen, ist die Verknüpfung ihrer Arbeit mit den übergeordneten Zielen. Wenn Ihre Mitarbeiter verstehen, wie sich ihre tägliche Arbeit in die übergreifenden Unternehmensziele einfügt, fühlen sie sich bestärkt und können Bestleistungen erbringen.

Überprüfen Sie beim Thema OKR Ihren Fortschritt regelmäßig. Verwenden Sie für die Festlegung Ihrer Ziele eine Zielsetzungsplattform anstelle einer Präsentation oder einer Excel-Tabelle. So können Unternehmensziele problemlos mit Schlüsselergebnissen verknüpft werden, und jedes Team weiß, wie die eigene Arbeit die Unternehmensziele voranbringt.

Schritt 6: Verbessern Sie Ihre Methoden zur Formulierung von OKRs

Ihr Planungszyklus ist abgeschlossen – Ihre Arbeit ist aber noch nicht getan. Anstatt sofort zum nächsten Zyklus überzugehen, sollten Sie eine kurze Pause machen und Ihr Team bitten, die Schlüsselergebnisse im Rahmen einer OKR-Retrospektive zu bewerten. Einzelne Mitarbeiter sollten für die Bewertung der ihnen zugewiesenen Schlüsselergebnisse verantwortlich sein und ihre Bewertung schriftlich kurz erläutern.

Es ist völlig in Ordnung, wenn Sie nicht alle Schlüsselergebnisse erreichen. Wenn ein Team alle Schlüsselergebnisse erreicht, kann es unter anderem auch bedeuten, dass dessen Ziele nicht ambitioniert genug waren und die Führungsebene noch einmal nachbessern muss. Wir bei Asana streben an, etwa 70 % unserer Schlüsselergebnisse zu erreichen.

Nachdem die Mitarbeiter ihre Schlüsselergebnisse bewertet haben, sollten die Manager die Ergebnisse sammeln und sie in ihre Ziele einfließen lassen. Einer der zahlreichen Vorteile der OKR-Methode stellt die Transparenz dar. Daher empfehlen wir den Managern, ihre Ziele zu bewerten und die Gesamtergebnisse innerhalb Ihres Unternehmens zu kommunizieren.

Nachdem Sie auch die Bewertung abgeschlossen haben, können Sie sich dem widmen, was in diesem Zyklus nicht funktioniert hat und ebenfalls festhalten, was gut gelaufen ist. In zukünftigen Zyklen können Sie dadurch vor allem auf Ihre Stärken setzen und gleichzeitig Ihren Schwachstellen besondere Beachtung schenken. Haben Sie Ziele oder Schlüsselergebnisse nicht erreicht, können Sie Arbeitssitzungen mit Ihrem Team einberufen, um die Gründe dafür zu finden und für die Zukunft Schlüsse daraus zu ziehen.

Der Weg ist das Ziel – formulieren Sie deshalb OKRs

Wenn Sie Ziele festlegen, sollten Sie sich nicht nur auf das Abhaken des Kontrollkästchens am Ende des Zielzyklus konzentrieren. Denn durch das Formulieren von OKRs entwickeln Sie in erster Linie ein essenzielles Rahmenmodell. Damit legen Sie fest, wie Sie über Ziele nachdenken, wie Sie Ihre Arbeit mit den Unternehmenszielen verknüpfen und – letztendlich – wie Sie Ihre ambitioniertesten Projekte ausrichten und durchführen können.