So geht’s: Risikominderung zum Schutz Ihres Unternehmens – während sich die Zeiten ändern

Denken Sie bitte einmal an Ihren letzten Spaziergang zurück. Vermutlich haben Sie sich zuerst das Wetter angeschaut, richtig? Und dann haben Sie anhand der Daten Ihrer Wetter-App entschieden, wie Sie sich anziehen und was Sie mitnehmen werden. War kaltes Wetter vorhergesagt? Dann haben Sie sich bestimmt eine Jacke oder ein Sweatshirt angezogen. Wurde Regen vorhergesagt? Dann war sicher ein Regenschirm mit dabei.

Das ist Risikominderung: Zunächst bestimmt man die möglichen Risiken (kaltes Wetter, Regen), dann wägt man die Wahrscheinlichkeiten ab, mit der die Risiken auftreten könnten, und schlussendlich unternimmt man Maßnahmen zur Reduzierung der Risiken.

Risikominderung ist mehr als nur eine Strategie, sich selbst bei Regen trocken zu halten. Im Arbeitsleben können Sie damit die negativen Konsequenzen großer, unerwarteter Risiken (wie z. B. finanzieller Verluste) abfedern. Schauen wir uns die vier Strategien doch einmal näher an, mit denen Sie das Risiko für Ihr Unternehmen und Ihr Team minimieren können.

Was ist Risikominderung?

Risikominderung bedeutet, potenzielle Bedrohungen und Risiken für ein Unternehmen oder Projekt auf ein Mindestmaß zu reduzieren. Als Teil einer größeren Risikomanagement-Strategie beinhaltet Risikominderung die Identifizierung von Risiken und die Entwicklung eines Plans, um mit ihnen umzugehen oder sie zu eliminieren. So können Sie selbstbewusst an sämtlichen Aufgaben weiterarbeiten.

Ziel der Risikominderung ist es, die Wahrscheinlichkeit von Unternehmens- und Projektrisiken zu minimieren und Strategien zu entwickeln, wie man im Fall der Fälle potenzielle Bedrohungen erkennt und mit ihnen umgeht. Die Risikominderung ist ein wichtiger Teil einer jeden Unternehmensstrategie, besonders dann, wenn ein Unternehmen sich externen Risiken gegenübersieht, über die das Team nur wenig Kontrolle hat (wie beispielsweise sich verändernde makroökonomische Bedingungen).

Warum ist Risikominderung wichtig für Unternehmen?

Ganz egal wie gut Sie planen, jedes Unternehmen hat seine Risiken. Das gilt ganz besonders für unsichere Zeiten wie z. B. globale Krisen und sich verändernde Marktbedingungen. Mithilfe von Risikominderung finden Sie und Ihr Team sich auch in tieferen Gewässern zurecht, indem Sie unnötige Risiken ganz einfach minimieren.

Folgenden Risiken sind Unternehmen häufig ausgesetzt:

• Projektrisiken wie Scope Creep, fehlende Klarheit im Projekt, enge Fristen und knappe Ressourcen. 

• Finanzielle Risiken wie zu geringe Finanzierungen oder sinkende Rentabilität. 

• Wirtschaftliche Risiken wie sich verändernde makroökonomische Bedingungen und Schwankungen am Aktienmarkt. 

• Cyber-Risiken wie Datenlecks und Hacker. 

• Rufschädigende Risiken wie Probleme im Markenmanagement oder Vertrauensverlust beim Kunden.

• Menschliche Risiken wie Mitarbeiterfluktuation, zu wenige Talente und Einstellungsstopps.

• Betriebsrisiken wie Risiken für die Lieferkette oder Änderungen bei den Betriebsprozessen. 

Wenn wir uns im Leben nicht auf Risiken vorbereiten, kann das negative Konsequenzen haben (wie beispielsweise während des Spaziergangs nass zu werden). Auch Unternehmen, die nicht angemessen auf Risiken vorbereitet sind, können auf Hindernisse stoßen. Dazu gehören:

• Projekte, die das Budget überschreiten

• Projekte mit schlechtem Ergebnis

• Knappe Ressourcen, was zu Burnout und Überarbeitung führt

• Fluktuationen im Team 

• Verpasste Fristen

• Auswirkungen auf den Ruf des Unternehmens oder der Marke

• Weniger Innovation

• Finanzielle Verluste 

Diese Risiken – und möglichen Auswirkungen – können auf den ersten Blick überwältigend sein. Aber nur weil Risiken zum Arbeitsleben dazugehören, heißt das noch lange nicht, dass Sie nichts tun können, um sich darauf vorzubereiten. Mit den richtigen Strategien zur Risikominderung können Sie die Risiken für Ihr Unternehmen minimieren und sich ganz auf Ihre Arbeit konzentrieren.

Vier häufige Strategien zur Risikominderung

Es gibt vier bewährte Arten von Strategien zur Risikominderung, mit denen Sie Ihr Unternehmen schützen können. Der erste Schritt besteht darin, die Risiken für Ihr Unternehmen oder Projekt zu identifizieren und einzuschätzen. Sobald Sie eine klarere Vorstellung davon haben, mit welchen potenziellen Risiken Sie es zu tun haben, können Sie einen Risikomanagementplan erstellen, der Sie und Ihr Team optimal schützt.

So identifizieren Sie potenzielle Risiken:

• Fangen Sie früh an. Es ist wichtig, Projektrisiken bereits während der Projektinitiierung und Projektplanung auszuwerten. Im Grunde sollten Sie das kontinuierlich tun, vor allem in unsicheren Zeiten oder in sich verändernden Wirtschaftssituationen. 

• Sprechen Sie mit Ihrem Team. Am besten identifizieren Sie potenzielle Risiken, indem Sie mit dem Team sprechen, das eng mit dem entsprechenden Projekt oder Unternehmen verbunden ist. Das könnte bedeuten, dass Sie sich mit dem Projektteam, Führungskräften und/oder Stakeholdern treffen müssen. Zur Auswertung des Projektrisikos gehören hierbei der Projektzeitplan, der Projektumfang, das Budget, verfügbare Ressourcen und weitere Projektbeschränkungen. Wenn Sie hingegen das allgemeine Unternehmensrisiko auswerten möchten, sollten Sie Faktoren wie den Marktanteil, die Leistung und Strategie der Wettbewerber, mögliche rechtliche Risiken und aktuelle oder prognostizierte ökonomische Bedingungen im Blick behalten (eine PEST-Analyse kann hier ganz hilfreich sein). 

• Bestimmen Sie die Wahrscheinlichkeit eines möglichen Risikos. Sobald sich die potenziellen Risiken für Ihr Unternehmen besser einschätzen lassen, können Sie eine Vorlage für eine Risikomatrix erstellen. Eine solche Matrix betrachtet die Wahrscheinlichkeit eines möglichen Risikos und bestimmt anhand dessen die Gesamtauswirkungen des Risikos sowie die Ernsthaftigkeit der Konsequenzen, falls es eintritt. Auf diese Weise wissen Sie ganz genau, welche Risiken Ihrem Unternehmen ernsthaft schaden können und wann etwas das Risiko wert ist.

• Entwickeln Sie eine Strategie zur Risikominderung. Jetzt, wo sie die Risiken und möglichen Auswirkungen für Ihr Unternehmen kennen, können Sie eine Strategie zur Risikominderung entwickeln, die sich nach der Art und den Konsequenzen eines jeden Risikos richtet. 

Und hier stellen wir Ihnen vier häufige Strategien zur Risikominderung vor:

1. Risikovermeidung

Hier geht es darum, jegliche Handlungen zu vermeiden, die möglicherweise in einem ungewollten Risiko enden könnten. Bei dieser Strategie umgehen Sie das Risiko also einfach, indem Sie sich gegen die Aktion entscheiden, die dieses Risiko zur Folge haben könnte.

Wann Sie Risiken vermeiden sollten: Diese Strategie wenden Sie möglicherweise an, wenn das Risiko zu hoch ist und die finanzielle Situation Ihres Unternehmens deutlich beeinträchtigen würde.

Ein Beispiel: Stellen wir uns einmal vor, Ihr Unternehmen eröffnet einen zweiten Standort. Während der Risikoauswertung stellen Sie fest, dass Ihr eigentlicher Standort nicht genügend Profit generiert, um einen weiteren Standort zu stützen. Sie bräuchten für dieses Projekt also eine zusätzliche Finanzierung. Und falls sich der zweite Standort verzögert oder nicht schnell genug Profit abwirft, könnten Sie ernsthafte Schwierigkeiten mit Ihren geplanten Zahlungen bekommen. Das könnte eine Kettenreaktion auslösen, die am Ende die Leistungsfähigkeit und Rentabilität Ihres Unternehmens deutlich beeinträchtigen würde. In diesem Fall entscheiden Sie sich vielleicht dafür, die Expansion einzustellen und das Risiko somit komplett auszuschließen.

2. Risikominderung oder -kontrolle

Risikominderung (auch bekannt als Risikokontrolle) bedeutet, Maßnahmen zu ergreifen, mit denen Sie die Wahrscheinlichkeit eines Risikos oder dessen Auswirkungen, falls es eintritt, minimieren können. Bei dieser Strategie ist es wichtig, Risiken schon zu Beginn des Projekts zu identifizieren und während des Projekts proaktiv im Blick zu behalten, um sie zu überwachen und entsprechend handeln zu können, falls es ernst wird.

Wann Sie Risiken minimieren/kontrollieren sollten: Auf diese Strategie werden Sie möglicherweise zurückgreifen, wenn Sie das Gefühl haben, potenzielle Risiken mithilfe von Risikominderungsmaßnahmen kontrollieren zu können (wie z. B. Prozessoptimierung oder Updates).

Ein Beispiel: Stellen Sie sich vor, die bringen eine Marketingkampagne heraus. Zu Beginn des Projekts bewerten Sie potenzielle Risiken und finden dabei heraus, dass dieses Projekt sich möglicherweise im Zeitplan verzögert. Sie gehen noch einmal alles durch und kommen zu dem Schluss, dass die Wahrscheinlichkeit allerdings ziemlich gering ist und dass das Risiko, falls es eintritt, unter Kontrolle gehalten werden kann. Um die Wahrscheinlichkeit weiter zu reduzieren, sollten Sie die Gründe herausfinden, warum dieses Risiko eintreten könnte (z. B. schlechtes Zeitmanagement bei der Aufgabenzuweisung, Verzögerungen in der Produktion, unerwartete Bugs im System oder Ressourcenbeschränkungen). Reagieren können Sie dann mit einem Teamkalender für ein besseres Zeitmanagement, einem Scope-Management-Plan und einer effizienten Ressourcenverteilung. 

3. Risikoübertragung

Risikoübertragung bedeutet, die potenziellen Risiken an eine dritte Partei weiterzugeben. Mit dieser Strategie schützen Sie Ihr Unternehmen, indem Sie sicherstellen, dass es nicht verantwortlich gemacht werden kann, falls das Risiko eintritt.

Diese Strategie wird häufig bei Versicherungen angewandt: Ihr Unternehmen zahlt eine Versicherungsprämie an ein Versicherungsunternehmen, damit dieses die Kosten eines bestimmten, vordefinierten Risikos akzeptiert. Falls dieses Risiko dann eintritt, zahlt das Versicherungsunternehmen für den Schaden und Ihr Unternehmen ist finanziell nicht haftbar. Sie können Risiken auch übertragen, indem Sie Projekte auslagern bzw. Auftragnehmer engagieren.

Wann Sie Risiken übertragen sollten: Risikoübertragung ist eine kluge Risikominderungsstrategie, wenn Sie Ihr Unternehmen vor finanzieller Haftbarkeit schützen möchten. Diese Strategie eignet sich auch dann gut, wenn die Wahrscheinlichkeit eines Risikos zwar gering ist, die finanziellen Auswirkungen hingegen, falls es doch eintritt, sehr hoch wären. 

Ein Beispiel: Sagen wir, Ihr Unternehmen bringt ein neues Produkt heraus. Da Sie zurzeit nicht über die Ressourcen verfügen, dieses Produkt im eigenen Haus herzustellen (und die Prozesseinrichtungskosten für das Unternehmen zu hoch wären), beschließen Sie, die Produktion an einen Auftragnehmer auszulagern. So spart Ihr Unternehmen nicht nur die Prozesseinrichtungskosten, sondern der Auftragnehmer ist auch noch haftbar für sämtliche Schäden, die anfallen, falls sich die Produktion verzögert oder anderweitig beeinträchtigt wird.

Die Risikoübertragung hat allerdings auch ihre Nachteile. Dass Sie Ihr Unternehmen vor finanzieller Haftbarkeit schützen, bedeutet noch lange nicht, dass Ihr Unternehmen überhaupt keine Konsequenzen zu tragen hat, falls das Risiko eintritt. Finanziell haftbar für eine verspätete Produkteinführung ist zwar Ihr Auftragnehmer, doch den Schaden an der Marke und dem Ruf des Unternehmens tragen Sie. Diese Faktoren gilt es unbedingt im Blick zu behalten, wenn Sie über Ihre Risikominderungsstrategie nachdenken.

4. Risikoakzeptanz

Wie der Name schon sagt, handelt es sich hierbei um die Akzeptanz eines potenziellen Risikos. Im Gegensatz zur Risikominderung beinhaltet die Risikoakzeptanz keinerlei Maßnahmen, um das Risiko zu minimieren. Stattdessen machen Sie weiter wie bisher, und zwar mit dem Wissen, dass das Risiko eintreten könnte. Sollten sich die Auswirkungen oder die Wahrscheinlichkeit des Risikos ins Inakzeptable verschieben, können Sie Ihre Risikominderungsstrategie immer noch entsprechend anpassen.

Wann Sie Risiken akzeptieren sollten: Vermutlich entscheiden Sie sich, ein bestimmtes Risiko zu akzeptieren, wenn seine Wahrscheinlichkeit sehr gering ist, die Auswirkungen zu vernachlässigen sind oder die Kosten für die Risikominderung höher wären als die Kosten, falls das Risiko wirklich eintritt.

Ein Beispiel: Gehen wir einmal davon aus, Ihr Unternehmen verkauft Rosen und verlässt sich dabei schon seit fünf Jahren auf denselben Floristen. In diesen fünf Jahren ist noch nie eine Valentinstagslieferung ausgefallen. Der Valentinstag gehört zu den Tagen, an denen Ihr Unternehmen den größten Umsatz macht. Falls also doch einmal eine Lieferung zum Valentinstag ausfällt, könnte dies sowohl den Umsatz als auch den Ruf des Unternehmens beeinflussen. Aber das ist noch nie passiert. Darüber hinaus würde die Suche nach einem neuen Floristen als Backup eine Menge kosten. Da das Risiko, dass es beim aktuellen Floristen zu Lieferausfällen kommt, sehr gering ist, beschließen Sie, es einfach zu akzeptieren und weiterzumachen wie bisher, ohne zusätzliche Maßnahmen zu ergreifen, um das Risiko zu minimieren.

So behalten Sie Unternehmensrisiken im Blick

Risikominimierung ist kein statischer, sondern ein sich stetig weiterentwickelnder Prozess. Sobald Sie sich auf eine Risikominderungsstrategie festgelegt haben, werden Sie möglicherweise weiterhin Risiken überwachen wollen, um sicherzustellen, dass deren Wahrscheinlichkeit oder Auswirkungen nicht gravierend steigen und dass Sie vorbereitet sind, falls neue Risiken auftauchen.

Hier stellen wir Ihnen ein paar Möglichkeiten vor, wie Sie Ihr Unternehmensrisiko im Blick behalten können:

• Beginnen Sie mit einer vordefinierten Projekt-Roadmap, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder und Stakeholder in Bezug auf Projektumfang und den gewünschten Ergebnissen auf dem gleichen Stand sind. 

• Überprüfen Sie regelmäßig den Projektumfang und -fortschritt.

• Behalten Sie den Überblick über Ihr Projekt in Echtzeit, und zwar mit einer Projektmanagement-Software, die den Status Ihres Projekts nachverfolgt. 

• Überwachen Sie Ihre Ausgaben für eine effektive Kostenkontrolle.

• Definieren Sie im Vorhinein Ihr Projektbudget. 

• Nutzen Sie Zeitmanagementmethoden und -tools (wie z. B. Vorlagen für Tagesplaner), um bei der Arbeit nicht den Anschluss zu verlieren. 

• Erstellen Sie einen Ressourcenplan, um Risiken in Bezug auf die Ressourcen zu reduzieren. 

• Behalten Sie proaktiv sich verändernde Geschäftsbedingungen im Auge und passen Sie, falls nötig, Ihre Unternehmensstrategie entsprechend an. 

• Erstellen Sie einen Krisenmanagementplan, um auf ernsthafte Bedrohungen für Ihr Unternehmen zu reagieren.  

Ein geringeres Risiko bedeutet weniger Unsicherheiten

Alle Unternehmen sind einem gewissen Risiko ausgesetzt, und Risiken sind furchteinflößend – vor allem in Zeiten der Unsicherheit. Mithilfe Ihrer Risikominderungsstrategien können Sie Ihr Unternehmen und Ihr Team vor unnötigen Risiken schützen, Unsicherheiten reduzieren und Ihr Unternehmen weiter voranbringen.