6 Projektbeschränkungen und wie ein Projekt trotzdem zum Erfolg wird

Waren Sie schon einmal im Zirkus und haben den Künstlern beim Balancieren zugesehen? Sie schaffen es irgendwie, mehrere Teller so anmutig in der Luft zu halten, dass es sich anfühlt, als würden sie zaubern. Aber zum Balancieren braucht man keine Magie, sondern nur Konzentration und Geschick. Wenn ein Künstler nur einen einzigen Teller nicht richtig festhält, fallen alle Teller herunter.

Wie eine Zirkusvorstellung ist auch Projektmanagement ein Balanceakt. Während des Projektlebenszyklus werden Sie mit verschiedenen Beschränkungen konfrontiert, etwa bei der Zeit, den Kosten und den Risiken. Ein Teil Ihrer Aufgabe als effektiver Projektmanager besteht darin, zu lernen, wie Sie diese Beschränkungen ausbalancieren können, um die Projektleistung zu steigern. In diesem Beitrag gehen wir ausführlich auf die Projektbeschränkungen ein und erklären, wie Ihr Projekt trotzdem zum Erfolg wird.

Was sind Projektbeschränkungen?

Projektbeschränkungen sind die allgemeinen Einschränkungen, die Sie während des Projektlebenszyklus berücksichtigen müssen. Eine Kostenbeschränkung bedeutet zum Beispiel, dass Sie auf ein bestimmtes Projektbudget beschränkt sind, während eine Zeitbeschränkung heißt, dass Sie Ihr Projekt innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens abschließen müssen.

Die meisten Projektbeschränkungen beeinflussen sich gegenseitig, weshalb der Umgang mit Beschränkungen für den Projekterfolg entscheidend ist. Wenn Sie die Projektzeitleiste verlängern wollen, benötigen Sie wahrscheinlich auch mehr Geld, um das Projekt abzuschließen. Auch der Projektumfang wird sich vergrößern, wenn die Zeit und die Kosten des Projekts steigen.

Es gibt sechs häufige Projektbeschränkungen, die Sie auf Ihrem Weg durch die Phasen des Projektmanagements berücksichtigen müssen. In diesem Artikel gehen wir auf jede einzelne Beschränkung im Detail ein und erklären, wie Sie sie bewältigen können. Unabhängig von der Art des Projekts, an dem Sie arbeiten, können Sie mit einer Projektmanagement-Software Ihren Projektzeitplan visualisieren und alle Projektbeschränkungen an einem Ort verwalten.

Das magische Dreieck des Projektmanagements

Das magische Dreieck des Projektmanagements – auch als eisernes Dreieck oder Projektmanagement-Dreieck bekannt – setzt sich aus Umfang, Kosten und Zeit zusammen. Bei jedem Projekt müssen Sie diese drei Faktoren im Gleichgewicht halten, und das kann eine Herausforderung sein, da sie sich alle gegenseitig beeinflussen.

Beim Abwägen von Umfang, Kosten und Zeit müssen Sie Kompromisse eingehen und entscheiden, was Sie bereit sind zu opfern, um die Projektausrichtung und Funktionalität zu erhalten.

Zum Beispiel kann Ihr Projekt nur dann im vollen Umfang abgeschlossen werden, wenn das Budget und die Zeitvorgaben gleich bleiben. Wenn Sie das Projekt in kürzerer Zeit abschließen wollen, muss auch der Umfang verringert werden, um das Projekt auszugleichen, es sei denn, Sie können das Budget anpassen.

Umfang

Der Projektumfang bezieht sich auf das Ausmaß eines Projekts in Bezug auf Qualität, Detailgenauigkeit und Ergebnisse. Zeit und Geld sind vom Projektumfang abhängig, denn je größer der Projektumfang ist, desto mehr Zeit und Geld wird für die Durchführung des Projekts benötigt.

Sie müssen in jeder Projektphase auf Scope Creep achten und hart daran arbeiten, ihn zu verhindern. Am besten erstellen Sie dafür detaillierte Projektpläne und lassen alles vor Beginn der Produktion von wichtigen Projektbeteiligten absegnen.

Kosten

Zu den Kostenbeschränkungen gehören das gesamte Projektbudget und alles, was für Ihr Projekt benötigt wird und einen finanziellen Wert hat. Zu den Faktoren, die eine Kostenbeschränkung darstellen können, gehören:

• Projektkosten

• Gehälter der Teammitglieder

• Kosten der Ausrüstung

• Kosten der Räumlichkeiten

• Reparaturkosten

• Materialkosten

Nehmen Sie in diesen Abschnitt alle Posten auf, für die Sie die finanziellen Ressourcen Ihres Unternehmens in Anspruch nehmen müssen.

Zeit

Zeitmanagement ist für den Projekterfolg von entscheidender Bedeutung, und Sie werden in jeder Phase Ihres Projekts mit verschiedenen Zeitbeschränkungen konfrontiert. Wenn Sie versuchen, Ihre Projektzeitleiste zu verlängern, hat das Folgen wie längere Fristen, Anpassungen des Teamkalenders oder weniger Zeit für die Planung.

Zu den zeitlichen Elementen in Ihrem Projekt, die zu Einschränkungen führen können, gehören:

• Die Projektzeitleiste als Ganzes

• Für das Projekt geleistete Arbeitsstunden

• Interne Kalender und Zielvorgaben

• Für Planung und Strategie vorgesehene Zeit

• Anzahl der Projektphasen

Umfang, Kosten und Zeit werden auch als eisernes Dreieck bezeichnet, weil es schwierig sein kann, diese drei Beschränkungen zu umgehen und gleichzeitig die Projektqualität zu erhalten. Wenn Sie zum Beispiel Ihr Budget kürzen oder den Umfang erhöhen, müssen Sie dies wahrscheinlich durch einen höheren Zeitaufwand ausgleichen. Dies können Sie tun, indem Sie die Fristen verlängern, zusätzliche Arbeitsstunden einplanen oder Ihren Projektzeitplan anpassen.

Andere häufige Projektbeschränkungen

Während Umfang, Kosten und Zeit die drei Hauptfaktoren des Projektmanagements sind, gibt es noch drei weitere Faktoren, denen Sie in Ihrem Projektlebenszyklus begegnen werden: Risiko, Ressourcen und Qualität.

Risiko

Projektrisiken sind alle unerwarteten Ereignisse, die Ihr Projekt beeinträchtigen können. Während die meisten Projektrisiken negativ sind, können einige auch positiv sein. So kann zum Beispiel eine neue Technologie auf den Markt kommen, während Ihr Projekt noch im Gange ist. Diese Technologie kann Ihnen helfen, Ihr Projekt schneller abzuschließen, oder sie kann zu mehr Wettbewerb auf dem Markt führen und den Wert Ihres Produkts verringern.

Mit Hilfe von Risikoanalysen und Risikomanagement-Strategien können Sie Projektrisiken ermitteln, um sie in Schach zu halten. Zu den Risiken, denen Sie ausgesetzt sein können, gehören:

• Erschöpfte Ressourcen

• Operative Pannen

• Schlechte Leistung

• Mangel an Klarheit

• Scope Creep

• Hohe Kosten

• Zeitdruck

Verwenden Sie ein Risikoregister, um die Wahrscheinlichkeit und den Schweregrad jedes Projektrisikos zu bewerten und dann die wahrscheinlichsten und schwerwiegendsten Risiken zuerst zu entschärfen.

Ressourcen

Ressourcen sind eng mit den Kostenbeschränkungen Ihres Projekts verbunden, denn diese Projektanforderungen kosten Geld. Ohne eine angemessene Ressourcenzuweisung kann es zu einer geringeren Projektqualität, einem höheren Budget sowie Verzögerungen im Zeitplan kommen.

Einige Ressourcen sind zum Beispiel:

• Mitarbeiter

• Ausrüstung und Material

• Räumlichkeiten

• Software

Verwenden Sie einen Ressourcenmanagementplan, um sicherzustellen, dass Sie über die erforderlichen Ressourcen für jedes Element Ihres Projekts verfügen und sich die Ressourcenbeschränkung nicht negativ auf andere Projektbereiche auswirkt.

Qualität

Die Projektqualität ist das Maß dafür, wie gut Ihre Projektergebnisse die ursprünglichen Erwartungen erfüllen. Jede Projektbeschränkung wirkt sich auf die Projektqualität aus, denn die Projektqualität ist das Endergebnis Ihres Projekts. Die Projektqualität ist jedoch auch eine eigene Beschränkung, denn es gibt Aspekte des Projekts, die zu schlechter Qualität führen können, ohne unbedingt mit Kosten, Zeit, Ressourcen, Risiko oder Umfang zusammenzuhängen. Dazu gehören:

• Mangelnde Kommunikation

• Schlechte Design- oder Entwicklungsfähigkeiten

• Zu viele Projektänderungen

Um eine gute Projektleistung zu erreichen, müssen Sie die Projektqualität separat verwalten und gleichzeitig die anderen fünf Projektbeschränkungen ausgleichen. Wenn Sie Ihre Beschränkungen nicht in den Griff bekommen, kann dies zu einer niedrigen Projektqualität und einer niedrigen Kundenzufriedenheit führen.

Wie man mit Projektbeschränkungen umgeht

Es gibt Strategien, die Sie anwenden können, um die auftretenden Projektbeschränkungen zu bewältigen und auszugleichen. Dazu gehören zum Beispiel die Verwendung von Projektmanagement-Methoden wie den Phasen des Projektmanagements aus dem PMBOK Guide oder Agile-Praktiken, die Flexibilität und Zusammenarbeit fördern.

Sie können auch die folgenden Tipps nutzen, um Ihren Projektmanagementplan zu stärken:

1. Beschränkungen verstehen: Sie können Ihre Projektbeschränkungen nur dann in den Griff bekommen, wenn Sie sie kennen. Sobald Sie Ihre Projektbeschränkungen kennen, können Sie um sie herum planen. Beurteilen Sie beispielsweise während der Projektplanung, mit welchen Risiken Sie konfrontiert werden könnten, welche Ressourcen Sie benötigen und was diese Ressourcen kosten werden.

2. Planen und strategisch vorgehen: Wenn Sie in Ihrem Projektplan alle sechs der häufigsten Beschränkungen berücksichtigen, können Sie besser verstehen, was Sie erwartet. Ihr Projektplan sollte Strategien zum Umgang mit Beschränkungen und zum Ausbalancieren des magischen Dreiecks von Umfang, Kosten und Zeit enthalten. Sie können auch Strategien zur Bewältigung zusätzlicher Projektbeschränkungen einführen, z. B. indem Sie versuchen, das Auftreten von Projektrisiken zu verhindern.

3. Projektqualität kontrollieren: Sie können die Projektqualität kontrollieren, indem Sie Ihren Projektplan und Ihre Prozesse regelmäßig überwachen. Da Ihr Team während der Projektdurchführung verschiedene Aufgaben erledigt, können Sie mit Hilfe von Work-Management-Software sicherstellen, dass alle Beteiligten auf Kurs bleiben. Richten Sie ein Änderungsverfahren ein, damit Sie Scope Creep auch bei Änderungen verhindern können.

4. Risiken steuern: Nutzen Sie die Risikoanalyse, um potenzielle Projektrisiken zu ermitteln, zu bewerten und sich auf sie vorzubereiten. Mit einem soliden Risikomanagementplan können Sie die schädlichsten Projektrisiken eindämmen und sich auf unerwartet auftretende Risiken vorbereiten.

5. Effektiv kommunizieren: Die Kommunikation im Team ist für die erfolgreiche Bewältigung von Projektbeschränkungen unerlässlich. Ohne eine gute Kommunikation denken Sie vielleicht, dass Sie Ihre Beschränkungen im Gleichgewicht halten, während ein anderes Teammitglied unwissentlich Ihre Bemühungen zunichte macht. Wenn Sie jeden Aspekt des Projekts mit Ihrem Team besprechen, können Sie gemeinsam auf die Projektziele hinarbeiten.

6. Flexibilität fördern: Sie müssen flexibel sein, um Projektbeschränkungen effektiv im Gleichgewicht zu halten. Es wird Zeiten geben, in denen Sie bei Projektelementen Kompromisse eingehen müssen, um den Rahmen nicht zu sprengen. Wenn Sie nicht flexibel sind, werden Sie am Ende die Projektqualität opfern. Die Zufriedenheit Ihrer Kunden oder anderer Beteiligter sollte Ihre oberste Priorität sein – also müssen Sie bei Bedarf Kompromisse eingehen.

Mit Projektmanagement-Tools Beschränkungen in Echtzeit erkennen

Behalten Sie Ihre Projektbeschränkungen in jeder Phase des Projektlebenszyklus im Auge, um sicherzustellen, dass die Projektqualität den Erwartungen der Beteiligten entspricht. Wenn Sie auf eine Situation stoßen, in der Sie eine Projektvorgabe, z. B. den Projektzeitplan, anpassen müssen, überlegen Sie, wie sich dies auf andere Projektbereiche, z. B. Kosten und Umfang, auswirkt, und gleichen Sie Ihre Vorgaben gegebenenfalls aus.

Projektmanagement-Software kann Ihnen helfen, Projektbeschränkungen in Echtzeit zu visualisieren. Wenn Sie einen effizienten Weg brauchen, um Elemente Ihres Projekts zu kontrollieren und die Informationen mit anderen zu teilen, können Sie von verschiedenen Tools in einem Projektmanagementsystem wie Asana profitieren.