Was ist das magische Projektmanagement-Dreieck und wie kann es Ihr Team unterstützen?

Team Asana – FotoTeam Asana4. Juni 20216 Minuten Lesezeit
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Das Projektmanagement-Dreieck
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Das magische Projektmanagement-Dreieck veranschaulicht das Problem der „dreifachen Bedingung“ – also die Notwendigkeit, Umfang, Kosten und Zeit unter einen Hut zu bringen, um ein qualitativ hochwertiges Endprodukt zu erhalten. Jeder Projektmanager, der schon einmal erlebt hat, wie frustrierend es ist, sein Team in zu wenig Zeit, mit zu wenig Budget und einem unmöglich großen Umfang zu Projektstart produktiv arbeiten zu lassen, hat das Projektmanagement-Dreieck hautnah in Aktion erlebt.

Wird eine Variable des Projektdreiecks verändert, sind Kompromisse bei den anderen beiden Punkten des Dreiecks unumgänglich. Der Projektmanager hat im Rahmen des Projektcontrolling die Aufgabe, alle drei Elemente unter einen Hut zu bringen, damit das Projekt Budget und Zeitplan einhält und gleichzeitig die Spezifikationen des Projektumfangs erfüllt.

Im Folgenden schlüsseln wir die drei Punkte des magischen Projektmanagement-Dreiecks auf und untersuchen, wie sie zusammenhängen und wie Projektmanager sie zur Sicherstellung des Projekterfolgs im Gleichgewicht halten können.

Was hat es mit dem magischen Dreieck im Projektmanagement auf sich?

Das Projektmanagement-Dreieck setzt sich aus drei Variablen zusammen, die die Qualität des Projekts bestimmen: Umfang, Kosten und Zeit.

Das magische Dreieck des Projektmanagements zeigt, wie diese drei Variablen miteinander verknüpft sind. Wird eine der Variablen verändert, müssen die beiden anderen entsprechend angepasst werden, damit das Dreieck zusammenhält. Wird ein Punkt verschoben, ohne einen oder beide anderen Punkte mit anzupassen, zerbricht das Dreieck und die Qualität des Projekts leidet.

Das eiserne Dreieck des Projektmanagements

Ein Projektmanager hat die Aufgabe, die drei Punkte des Dreiecks unter einen Hut zu bringen, um die bestmögliche Qualität zu erreichen und gleichzeitig Budget, Abgabetermin und Projektspezifikationen einzuhalten.

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Wie Umfang, Kosten und Zeit zusammenhängen

Im magischen Projektdreieck sind zwei Arten von Beziehungen im Spiel: Die erste ist die Beziehung zwischen dem Umfang und den beiden anderen Projektvariablen. Der Umfang ist direkt proportional zu Zeit und Kosten, d. h. er bewegt sich in die gleiche Richtung wie diese Faktoren. Nimmt der Umfang zu, müssen auch Projektdauer und Höhe der finanziellen Mittel steigen, um ein größeres Projekt in Angriff nehmen zu können.

Arbeiten mit drei Beschränkungen
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Die zweite Art der Beziehung ist der Zusammenhang zwischen Kosten vs. Zeit, wobei es sich um ein umgekehrt proportionales Verhältnis handelt. Diese beiden Faktoren bewegen sich in entgegengesetzte Richtungen. Sollen die Kosten gesenkt werden, müssen die Fristen verlängert und eventuell das Ende des Projekts verschoben werden. Kommt es jedoch plötzlich zu Zeitdruck, benötigen Sie zusätzliches Budget, um sich auf kürzere Fristen und den angepassten Endtermin einzustellen.

Diese beiden Beziehungen können nicht verändert werden. Es ist unmöglich, eine Variable zu ändern, ohne eine entsprechende Änderung, entweder direkt oder umgekehrt, bei den anderen beiden Punkten des Dreiecks zu bewirken. Deshalb wird das Projektdreieck oft als das eiserne Dreieck der drei Bedingungen bezeichnet. Ganz gleich, wie stark und fähig ein Projektmanager sein mag, er kann das eiserne Dreieck nicht nach seinem Willen zurechtbiegen.

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Die drei Bedingungen des magischen Projektmanagement-Dreiecks

Um alle drei Elemente in Schach zu halten, muss der Projektmanager ein tiefgehendes Verständnis für jede einzelne Variable haben und wissen, wo er die Möglichkeit hat, flexibel zu sein, um sich während des Projekts auf Änderungen einzustellen, die im Projektalltag nicht unüblich sind.

Das magische Dreieck im Gleichgewicht halten

Umfang

Umfang steht für die „Größe“ des Projekts in Bezug auf Qualität, Details und Umfang der Projektergebnisse. Je größer das Projekt ist, desto mehr Zeit und Geld wird für die Fertigstellung benötigt.

Zu den Elementen des Projektumfangs kann Folgendes zählen:

  • Komplexität des Projekts

  • Menge der Endprodukte bzw. Anzahl der Produktentwicklungen

  • Qualität der Ergebnisse

  • Leistungsstärke (wie etwa die Anzahl der gleichzeitigen Nutzer, die eine App unterstützen kann)

  • Leistungsumfang

  • Detaillierungsgrad

  • Anzahl und Komplexität der Funktionen

  • Regelmäßige Projektberichte

Achten Sie darauf, „Scope Creep“ zu vermeiden, indem Sie Projektpläne fertigstellen und vor dem Produktionsstart von den Projektbeteiligten absegnen lassen.

Kosten

Im Sinne des Projektdreiecks sind die Kosten nicht auf Euro-Beträge beschränkt. Dieser Punkt des Dreiecks wird oft als „Ressourcen“ bezeichnet und umfasst alle Werkzeuge, Geräte und Unterstützung, die erforderlich sind, um ein Projekt erfolgreich durchzuführen. 

Zum Umfang können folgende Elemente gehören:

  • Finanzieller Rahmen

  • Anzahl der Teammitglieder

  • Geräte und Ausstattung

  • Wichtige Chancen

Die Variable „Kosten/Ressourcen“ umfasst mehr als nur Geld im wörtlichen Sinne. Allerdings lässt sich generell jeder Punkt unter diesem Posten auf einen finanziellen Wert zurückführen. So erfordert beispielsweise die Aufstockung von Personal ein zusätzliches Budget für Gehälter. Die Möglichkeit, Büros länger zu nutzen, erfordert ein zusätzliches Budget für Stromkosten.

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Zeit

Denken Sie beim Anpassen der Zeit daran, dass die Menge der Arbeitszeit genauso wichtig ist wie die Art der Zeit, die Sie messen. Kompromisse können verlängerte Fristen, Anpassungen bei der Teamkalender-Software, das Wegfallen von Planungsphasen und vieles mehr erfordern.

Die Zeit kann folgende Elemente umfassen:

  • Gesamter Projektzeitplan

  • Für das Projekt geleistete Arbeitsstunden

  • Interne Kalender und Zielvorgaben

  • Für Planung und Strategie vorgesehene Zeit

  • Anzahl der Projektphasen

Wird das Budget gekürzt oder der Projektumfang vergrößert, müssen Sie intelligente Wege finden, dies zu kompensieren, indem Sie eine oder mehrere der zeitlichen Beschränkungen Ihres Projekts lockern, sei es durch eine Verlängerung der Fristen, zusätzliche Arbeitsstunden oder andere Anpassungen des Zeitplans, um Projektziele zu erreichen.

Der Joker-Faktor: Innovation

Wer einen neuen Weg findet, den Projektverlauf oder die Aufgaben kostengünstiger oder schneller zu gestalten, kann diese Anpassung vornehmen, ohne die anderen Punkte des Projektmanagement-Dreiecks entsprechend zu verändern. 

Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter Ihres Teams findet einen Weg, die Funktionalität eines für Ihr Projekt notwendigen Tools zu verbessern. Diese Anpassung der Produktionsmethode kann dazu führen, dass Sie innerhalb eines verkürzten Projektzeitplans mehr erreichen oder mit einem kleineren Projektteam arbeiten und erfolgreiche Projekte abliefern können. 

Ganz ähnlich verhält es sich bei Aktualisierungen des Produktionsprozesses, die dazu beitragen, Abläufe zu standardisieren und den Zeitbedarf für Entscheidungen zu verkürzen, damit Ihr Team effizienter und ohne Qualitätsverlust arbeiten kann. Die Investition in Management-Tools wie standardisierte Vorlagen für den Vertrieb oder Projektmanagement-Software spart Zeit und Kosten, ohne die Qualität oder den Umfang eines Projekts zu beeinträchtigen.

Strategien und Beispiele für die Nutzung des Projektdreiecks

Nachdem Sie nun wissen, was es mit dem Projektdreieck auf sich hat, hier einige Tipps, wie Sie es im Arbeitsalltag sinnvoll einsetzen können. Es empfiehlt sich, auch die fünf Projektmanagementphasen heranzuziehen, um Überschneidungen zu erkennen.

Wählen Sie Ihre Schwerpunkte

Der zentrale Gedanke hinter dem Projektdreieck ist, dass ein Projekt mit drei starr fixierten Punkten nicht erfolgreich sein kann. Mindestens ein Punkt muss flexibel sein, damit Sie wissen, wo Sie Spielraum haben, um eventuell notwendige Anpassungen vorzunehmen.

Wenn die Einhaltung des Budgets für Sie Priorität hat, lässt sich ein unerwartetes Hindernis durch Verschieben des Abgabetermins bewältigen, anstatt mehr Personal einzustellen, um das Problem schnell zu beheben. Wenn der Zeitplan Ihres Kunden starr ist, ist es ratsam, sich im Vorfeld ein zusätzliches Budget genehmigen zu lassen. Somit sichern Sie sich die Ressourcen, um Herausforderungen anzugehen, ohne dass es zu Produktionsverzögerungen kommt.

Klare Erwartungen setzen

Nachdem Sie die Grenzen und Prioritäten für Ihr Projekt kennen, kommunizieren Sie diese klar an Ihren Kunden und alle am Projekt Beteiligten, um so unerfüllte Erwartungen und unzufriedene Verantwortliche zu vermeiden. 

In Branchen, die häufig von unvorhergesehenen Komplikationen betroffen sind, wie etwa im Baugewerbe und Maschinenbau, enthalten Verträge spezielle Elemente, die dem Projektmanager helfen, mithilfe der Projektsteuerung alle Beteiligten vor Projektbeginn auf den gleichen Stand zu bringen. Zu diesen Elementen gehören:

  1. Vorab vom Kunden genehmigte Notfall-Budgets

  2. Liste gängiger potenzieller Verzögerungsfaktoren (Wetter, Naturkatastrophen, lokale Ereignisse usw.)

  3. Liste häufig eingesetzter Handlungspläne für die jeweilige Verzögerung, in denen die Kosten und die Zeit geschätzt werden, die im Falle des jeweiligen Notfalls hinzugefügt werden müssten

Vermitteln Sie den Beteiligten ein klares Verständnis davon, welche Arten von Ereignissen auftreten können und wie sie sich auf Kosten und Zeitpläne auswirken könnten. Halten Sie die Präferenzen des Kunden fest, damit Sie später darauf verweisen können, wenn Sie eine Anpassung in Ihrem Projektdreieck vornehmen müssen. So kann nach Abschluss des Projekts keine Verwirrung darüber entstehen, warum diese Anpassungen vorgenommen wurden.

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Häufig aktualisieren

Nachdem Sie einen bestätigten Handlungsplan aufgestellt haben, der potenzielle Anpassungen bei Budget, Zeitplan und Umfang aufgrund verschiedener möglicher Umstände enthält, sollten Sie alle Beteiligten während des gesamten Projekts über sämtliche Änderungen und Prognosen auf dem Laufenden halten. 

Wenn Ihnen ein Zulieferer mitteilt, dass eine benötigte Ressource knapp wird, informieren Sie Ihren Kunden und den Projektverantwortlichen, dass es zu Verzögerungen kommen kann. Wenn Ihnen die Ressource ausgeht, sind die Beteiligten über die Situation informiert und bereit, Anpassungen vorzunehmen. Selbst wenn Ihnen die Ressource nicht ausgeht, haben Sie und Ihr Kunde die Gewissheit, dass Sie auf alle Szenarien perfekt vorbereitet waren.

Passen Sie das Dreieck an Ihren Führungsstil und Ihre Ziele an

Im Projektmanagement gibt es zahlreiche Ansätze, die unterschiedliche Projektvariablen priorisieren, wodurch unterschiedliche Projektdreiecke entstehen. Im Folgenden haben wir sieben gängige Projektmanagementmethoden in solche, die niedrige Kosten und jene, die Zeiteinsparungen priorisieren, eingeteilt.

7 beliebte Projektmanagementmethoden

Ressourcenschonende Projektmethoden

Projekte mit strengeren Budgets und mehr Flexibilität im Zeitplan profitieren von diesen Projektmanagement-Methoden, die einer effizienten Ressourcennutzung Vorrang einräumen.

  • Wasserfall: Projektphasen werden der Reihe nach durchlaufen. Daher müssen Zeitpläne flexibel sein, da eine Verzögerung in einer Phase Anpassungen in allen nachfolgenden Phasen erfordert.

  • Lean: Priorisiert minimale Kosten und Ressourcen und macht längere Zeiträume oder Abstriche beim Umfang möglich, damit das Projekt den Kostenrahmen nicht sprengt.

  • Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Waterfall): Variante des traditionellen sequenziellen Wasserfallprozesses, die die definierten Standards zur Verbesserung der Prozesseffizienz vom Project Management Body of Knowledge des Project Management Institute einsetzt.

Zeitsparende Projektmethoden

In Situationen, in denen die Zeit drängt, können diese Projektmanagement-Methoden unnötige Ausfallzeiten vermeiden und Projektprozesse beschleunigen, damit die Teams zügig vorankommen.

  • Agile: Räumt flexiblen Prozessen einen hohen Stellenwert ein, sodass Teams darauf vorbereitet sind, auf Änderungswünsche mit Anpassungen zu reagieren, die nur eine minimale Erhöhung bei Zeit oder Kosten erfordern. Teams, die diesen Ansatz verfolgen, verwenden oft spezielle  Agile-Management- Software.

  • Scrum: Eine Sonderform des Agile Projektmanagements, die am häufigsten in der Software-Entwicklung zu finden ist und Aspekte der Scrum-Methodik wie Sprints und tägliche Stand-up-Meetings mit dem Team nutzt, um Zeitverluste durch laufende Arbeitsvorgänge zu minimieren.

  • Kanban: Verwendet kontinuierliche, kollaborative Prozesse mit hoher Transparenz, um die Zeit für Aufgaben, die in Bearbeitung sind, zu minimieren. Teams, die diesen Ansatz nutzen, verwenden oft spezielle Kanban-Software.

  • Scrumban: Verknüpft die kollaborative und kontinuierliche Natur des Kanban-Prozesses mit den täglichen Team-Reviews von Scrum, um die Work-in-Progress-Zeit besser zu minimieren.

Natürlich hat jede Methode das Ziel, die optimale Balance zwischen niedrigen Kosten, Schnelligkeit und hoher Qualität zu finden. Da das Dreieck des Projektmanagements jedoch die Priorisierung von mindestens einer Variable erfordert, verlagern sich diese Methoden in Richtung der Variable, die für das Team am wichtigsten ist.

Nutzen Sie die drei Bedingungen zu Ihrem Vorteil

Auch wenn das eiserne Dreieck und seine drei Bedingungen auf den ersten Blick einschränkend erscheinen mögen, werden Sie feststellen, dass diese Werkzeuge Ihre Projekte tatsächlich reibungsloser ablaufen lassen. Dazu müssen Sie lernen, wie Sie diese im Projektmanagementprozess anwenden. Mit einem besseren Verständnis für Ihre Einschränkungen und Flexibilitäten lassen sich kostspielige Rückschläge im Vorfeld vermeiden.

Zudem hilft Ihnen das eiserne Dreieck dabei, die richtige Projektmanagement-Software auszuwählen, Prozesse zu erstellen und Ihre Produktion so einzurichten, dass Ihr Team sofort loslegen kann. Danach steht in den Sternen geschrieben, was Sie alles gemeinsam erreichen können.

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