Magisches Dreieck: Die drei Dimensionen im Überblick!

Das magische Dreieck veranschaulicht das Problem der „dreifachen Bedingung“ – also die Notwendigkeit, Umfang, Kosten und Zeit unter einen Hut zu bringen, um ein qualitativ hochwertiges Endprodukt zu erhalten. Jeder Projektmanager, der schon einmal erlebt hat, wie frustrierend es ist, sein Team in zu wenig Zeit, mit zu wenig Budget und einem unmöglich großen Umfang zu Projektstart produktiv arbeiten zu lassen, hat das magische Dreieck im Projektmanagement hautnah in Aktion erlebt.

Wird eine Variable des Projektdreiecks während der Projektplanung verändert, sind Kompromisse bei den anderen beiden Punkten des Dreiecks unumgänglich. Der Projektmanager hat im Rahmen des Projektcontrolling die Aufgabe, alle drei Elemente unter einen Hut zu bringen, damit das Projekt Budget und Zeitplan einhält und gleichzeitig die Spezifikationen des Projektumfangs erfüllt.

Im Folgenden erklären wir Ihnen das magische Dreieck näher und untersuchen, wie sie zusammenhängen und wie Projektmanager sie zur Sicherstellung des Projekterfolgs im Gleichgewicht halten können.

Was ist das magische Dreieck?

Das Prinzip des magischen Dreiecks gibt es in vielen verschiedenen Bereichen. So gibt es zum Beispiel das magische Dreieck der Geldanlage oder auch das magische Dreieck des Projektmanagements.

In diesem Artikel möchten wir uns auf letzteres konzentrieren.Das magische Dreieck des Projektmanagements setzt sich aus drei Variablen zusammen, die die Qualität des Projekts bestimmen: Umfang, Kosten und Zeit.

Das magische Dreieck des Projektmanagements zeigt, wie diese drei Variablen miteinander verknüpft sind. Wird eine der Variablen verändert, müssen die beiden anderen entsprechend angepasst werden, damit das Dreieck zusammenhält. Wird ein Punkt verschoben, ohne einen oder beide anderen Punkte mit anzupassen, zerbricht das magische Dreieck und die Qualität des Projekts leidet. Man spricht deshalb auch oft von einem Spannungsdreieck.

Um diese drei Punkte des magischen Dreiecks jederzeit im Blick haben zu können, empfehlen wir eine digitale Projektmanagement-Software wie Asana.

Ein Projektmanager hat die Aufgabe, die drei Punkte des magischen Dreiecks unter einen Hut zu bringen, um die bestmögliche Qualität zu erreichen und gleichzeitig Budget, Abgabetermin und Projektspezifikationen einzuhalten.

Wie Umfang, Kosten und Zeit zusammenhängen

Im magischen Dreieck sind zwei Arten von Beziehungen im Spiel: Die erste ist die Beziehung zwischen dem Umfang und den beiden anderen Projektvariablen, also “Zeit vs. Umfang und Kosten vs. Umfang”. Der Umfang ist direkt proportional zu Zeit und Kosten, d. h. er bewegt sich in die gleiche Richtung wie diese Faktoren. Nimmt der Umfang zu, müssen auch Projektdauer und Höhe der finanziellen Mittel steigen, um ein größeres Projekt in Angriff nehmen zu können.

Die zweite Art der Beziehung ist der Zusammenhang zwischen Kosten vs. Zeit, wobei es sich um ein umgekehrt proportionales Verhältnis handelt. Diese beiden Faktoren bewegen sich in entgegengesetzte Richtungen. Sollen die Kosten gesenkt werden, müssen die Fristen verlängert und eventuell das Ende des Projekts verschoben werden. Kommt es jedoch plötzlich zu Zeitdruck, benötigen Sie zusätzliches Budget, um sich auf kürzere Fristen und den angepassten Endtermin einzustellen.

Diese beiden Beziehungen können nicht verändert werden. Es ist unmöglich, eine Variable zu ändern, ohne eine entsprechende Änderung, entweder direkt oder umgekehrt, bei den anderen beiden Punkten des Dreiecks zu bewirken. Deshalb wird das magische Dreieck oft als das eiserne Dreieck der drei Bedingungen bezeichnet. Ganz gleich, wie stark und fähig ein Projektmanager sein mag, er kann das magische Dreieck nicht nach seinem Willen zurechtbiegen.

Wie lauten die drei Dimensionen des magischen Dreiecks?

Um alle drei Elemente in Schach zu halten und Zielkonflikte zu vermeiden, muss der Projektmanager ein tiefgehendes Verständnis für jede einzelne Variable haben und wissen, wo er die Möglichkeit hat, flexibel zu sein, um sich während des Projekts auf Änderungen einzustellen, die im Projektalltag nicht unüblich sind.

Umfang

Umfang steht für die „Größe“ des Projekts in Bezug auf Qualität, Details und Umfang der Projektergebnisse. Je größer das Projekt ist, desto mehr Zeit und Geld wird für die Fertigstellung benötigt.

Zu den Elementen des Projektumfangs kann Folgendes zählen:

• Komplexität des Projekts

• Menge der Endprodukte bzw. Anzahl der Produktentwicklungen

• Qualität der Ergebnisse

• Leistungsstärke (wie etwa die Anzahl der gleichzeitigen Nutzer, die eine App unterstützen kann)

• Leistungsumfang

• Detaillierungsgrad

• Anzahl und Komplexität der Funktionen

• Regelmäßige Projektberichte

Eine Vorlage für den Projektumfang können Sie sich übrigens hier sichern:

Achten Sie darauf, „Scope Creep“ zu vermeiden, indem Sie Projektpläne fertigstellen und vor dem Produktionsstart von den Projektbeteiligten absegnen lassen.

Kosten

Im Sinne vom magischen Dreieck sind die Kosten nicht auf Euro-Beträge beschränkt. Dieser Punkt des magischen Dreiecks wird oft als „Ressourcen“ bezeichnet und umfasst alle Werkzeuge, Geräte und Unterstützung, die für die Ressourcenplanung erforderlich sind.

Zum Umfang können folgende Elemente gehören:

• Finanzieller Rahmen, also das Projektbudget

• Anzahl der Teammitglieder

• Geräte und Ausstattung

• Wichtige Chancen

Die Variable „Kosten/Ressourcen“ umfasst mehr als nur Geld im wörtlichen Sinne. Allerdings lässt sich generell jeder Punkt unter diesem Posten auf einen finanziellen Wert zurückführen. So erfordert beispielsweise die Aufstockung von Personal ein zusätzliches Budget für Gehälter. Die Möglichkeit, Büros länger zu nutzen, erfordert ein zusätzliches Budget für Stromkosten.

Zeit

Bei der Zeitdimension geht es um die Zeiträume und Zeitpunkte, die für Ihr Projekt wichtig sind. Denken Sie beim Anpassen der Zeit daran, dass die Menge der Arbeitszeit genauso wichtig ist wie die Art der Zeit, die Sie messen. Kompromisse können verlängerte Fristen, Anpassungen bei der Teamkalender-Software, das Wegfallen von Planungsphasen und vieles mehr erfordern.

Die Zeit kann folgende Elemente umfassen:

• Gesamter Projektzeitplan

• Für das Projekt geleistete Arbeitsstunden

• Interne Kalender und Zielvorgaben

• Für Planung und Strategie vorgesehene Zeit

• Anzahl der Projektphasen

Wird das Budget gekürzt oder der Projektumfang vergrößert, müssen Sie intelligente Wege finden, dies zu kompensieren, indem Sie eine oder mehrere der zeitlichen Beschränkungen Ihres Projekts lockern, sei es durch eine Verlängerung der Fristen, zusätzliche Arbeitsstunden oder andere Anpassungen des Zeitplans, um Projektziele zu erreichen.

Der Joker-Faktor: Innovation

Wer einen neuen Weg findet, den Projektverlauf oder die Aufgaben kostengünstiger oder schneller zu gestalten, kann diese Anpassung vornehmen, ohne die anderen Punkte des magischen Dreiecks entsprechend zu verändern. 

Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter Ihres Teams findet einen Weg, die Funktionalität eines für Ihr Projekt notwendigen Tools zu verbessern. Diese Anpassung der Produktionsmethode kann dazu führen, dass Sie innerhalb eines verkürzten Projektzeitplans mehr erreichen oder mit einem kleineren Projektteam arbeiten und erfolgreiche Projekte abliefern können. 

Ganz ähnlich verhält es sich bei Aktualisierungen des Produktionsprozesses, die dazu beitragen, Abläufe zu standardisieren und den Zeitbedarf für Entscheidungen zu verkürzen, damit Ihr Team effizienter und ohne Qualitätsverlust arbeiten kann. Die Investition in Management-Tools wie standardisierte Vorlagen für den Vertrieb oder Projektmanagement-Software spart Zeit und Kosten, ohne die Qualität oder den Umfang eines Projekts zu beeinträchtigen.

Strategien und Beispiele für die Nutzung des magischen Dreiecks

Nachdem Sie nun wissen, was es mit dem magischen Dreieck auf sich hat, hier einige Tipps, wie Sie es im Arbeitsalltag sinnvoll einsetzen können. Es empfiehlt sich, auch die fünf Projektmanagementphasen heranzuziehen, um Überschneidungen zu erkennen.

Wählen Sie Ihre Schwerpunkte

Der zentrale Gedanke hinter dem magischen Dreieck ist, dass ein Projekt mit drei starr fixierten Punkten nicht erfolgreich sein kann. Mindestens ein Punkt muss flexibel sein, damit Sie wissen, wo Sie Spielraum haben, um eventuell notwendige Anpassungen vorzunehmen.

Wenn die Einhaltung des Budgets für Sie Priorität hat, lässt sich ein unerwartetes Hindernis durch Verschieben des Abgabetermins bewältigen, anstatt mehr Personal einzustellen, um das Problem schnell zu beheben. Wenn der Zeitplan Ihres Kunden starr ist, ist es ratsam, sich im Vorfeld ein zusätzliches Budget genehmigen zu lassen. Somit sichern Sie sich die Ressourcen, um Herausforderungen anzugehen, ohne dass es zu Produktionsverzögerungen kommt.

Klare Erwartungen setzen

Nachdem Sie die Grenzen und Prioritäten für Ihr Projekt kennen, kommunizieren Sie diese klar an Ihren Kunden und alle am Projekt Beteiligten, um so unerfüllte Erwartungen und unzufriedene Verantwortliche zu vermeiden. 

In Branchen, die häufig von unvorhergesehenen Komplikationen betroffen sind, wie etwa im Baugewerbe und Maschinenbau, enthalten Verträge spezielle Elemente, die dem Projektmanager helfen, mithilfe der Projektsteuerung alle Beteiligten vor Projektbeginn auf den gleichen Stand zu bringen. Zu diesen Elementen gehören:

• Vorab vom Kunden genehmigte Notfall-Budgets

• Liste gängiger potenzieller Verzögerungsfaktoren (Wetter, Naturkatastrophen, lokale Ereignisse usw.)

• Liste häufig eingesetzter Handlungspläne für die jeweilige Verzögerung, in denen die Kosten und die Zeit geschätzt werden, die im Falle des jeweiligen Notfalls hinzugefügt werden müssten

Vermitteln Sie den Beteiligten ein klares Verständnis davon, welche Arten von Ereignissen auftreten können und wie sie sich auf Kosten und Zeitpläne auswirken könnten. Halten Sie die Präferenzen des Kunden fest, damit Sie später darauf verweisen können, wenn Sie eine Anpassung in Ihrem magischen Dreieck vornehmen müssen. So kann nach Abschluss des Projekts keine Verwirrung darüber entstehen, warum diese Anpassungen vorgenommen wurden.

Häufig aktualisieren

Nachdem Sie einen bestätigten Handlungsplan aufgestellt haben, der potenzielle Anpassungen bei Budget, Zeitplan und Umfang aufgrund verschiedener möglicher Umstände enthält, sollten Sie alle Beteiligten während des gesamten Projekts über sämtliche Änderungen und Prognosen auf dem Laufenden halten. 

Wenn Ihnen ein Zulieferer mitteilt, dass eine benötigte Ressource knapp wird, informieren Sie Ihren Kunden und den Projektverantwortlichen, dass es zu Verzögerungen kommen kann. Wenn Ihnen die Ressource ausgeht, sind die Beteiligten über die Situation informiert und bereit, Anpassungen vorzunehmen. Selbst wenn Ihnen die Ressource nicht ausgeht, haben Sie und Ihr Kunde die Gewissheit, dass Sie auf alle Szenarien perfekt vorbereitet waren.

Passen Sie das magische Dreieck an Ihren Führungsstil und Ihre Ziele an

Im agilen Projektmanagement gibt es zahlreiche Ansätze, die unterschiedliche Projektvariablen priorisieren, wodurch verschiedene Arten eines magischen Dreiecks entstehen können. Im Folgenden haben wir sieben gängige Projektmanagementmethoden in solche, die niedrige Kosten und jene, die Zeiteinsparungen priorisieren, eingeteilt.

Ressourcenschonende Projektmethoden

Projekte mit strengeren Budgets und mehr Flexibilität im Zeitplan profitieren von diesen Projektmanagement-Methoden, die einer effizienten Ressourcennutzung Vorrang einräumen.

• Wasserfall: Projektphasen werden der Reihe nach durchlaufen. Daher müssen Zeitpläne flexibel sein, da eine Verzögerung in einer Phase Anpassungen in allen nachfolgenden Phasen erfordert.

• Lean: Priorisiert minimale Kosten und Ressourcen und macht längere Zeiträume oder Abstriche beim Umfang möglich, damit das Projekt den Kostenrahmen nicht sprengt.

• Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Waterfall): Variante des traditionellen sequenziellen Wasserfallprozesses, die die definierten Standards zur Verbesserung der Prozesseffizienz vom Project Management Body of Knowledge des Project Management Institute einsetzt.

Zeitsparende Projektmethoden

In Situationen, in denen die Zeit drängt, können diese Projektmanagement-Methoden unnötige Ausfallzeiten vermeiden und Projektprozesse beschleunigen, damit die Teams zügig vorankommen.

• Agile: Räumt flexiblen Prozessen einen hohen Stellenwert ein, sodass Teams darauf vorbereitet sind, auf Änderungswünsche mit Anpassungen zu reagieren, die nur eine minimale Erhöhung bei Zeit oder Kosten erfordern. Teams, die diesen Ansatz verfolgen, verwenden oft spezielle Agile-Management-Software.

• Scrum: Eine Sonderform des Agile Projektmanagements, die am häufigsten in der Software-Entwicklung zu finden ist und Aspekte der Scrum-Methodik wie Sprints und tägliche Stand-up-Meetings mit dem Team nutzt, um Zeitverluste durch laufende Arbeitsvorgänge zu minimieren.

• Kanban: Verwendet kontinuierliche, kollaborative Prozesse mit hoher Transparenz, um die Zeit für Aufgaben, die in Bearbeitung sind, zu minimieren. Teams, die diesen Ansatz nutzen, verwenden oft spezielle Kanban-Software.

• Scrumban: Verknüpft die kollaborative und kontinuierliche Natur des Kanban-Prozesses mit den täglichen Team-Reviews von Scrum, um die Work-in-Progress-Zeit besser zu minimieren.

Natürlich hat jede Methode das Ziel, die optimale Balance zwischen niedrigen Kosten, Schnelligkeit und hoher Qualität zu finden. Da das magische Dreieck jedoch die Priorisierung von mindestens einer Variable erfordert, verlagern sich diese Methoden in Richtung der Variable, die für das Team am wichtigsten ist.

Was ist das magische Viereck?

In der heutigen Zeit reicht es oft nicht mehr, sich auf diese drei Größen zu konzentrieren. Die Welt ist komplizierter geworden und damit steigen auch die Anforderungen an ein erfolgreiches Projekt. Deshalb wurde das Konzept vom magischen Dreieck erweitert. Man spricht hierbei vom magischen Viereck bzw. dem Teufelsquadrat. Dieses Konzept wurde erstmals vom Software-Entwickler Harry Sneed in seinem Buch “Software-Projektkalkulation” erwähnt.

Dabei wurde der Punkt “Umfang” in zwei verschiedene Größen aufgeteilt, nämlich den Inhalt und die Qualität. Der Inhalt ist dabei fast gleichzusetzen mit dem Umfang. Bei der Qualität geht es beispielsweise darum, hochwertige Ergebnisse zu liefern.

Auch hier ist es wichtig, für Balance und Struktur zu sorgen. Veränderungen können dazu führen, dass aus dem Quadrat ein ungleichmäßiges Rechteck wird. In diesen Fällen muss auf allen Ebenen darauf reagiert werden.

Wie kann ich das magische Dreieck nutzen?

Auch wenn das magische Dreieck und seine drei Bedingungen auf den ersten Blick einschränkend erscheinen mögen, werden Sie feststellen, dass diese Werkzeuge Ihre Projekte tatsächlich reibungsloser ablaufen lassen. Dazu müssen Sie lernen, wie Sie diese im Projektmanagementprozess anwenden. Mit einem besseren Verständnis für Ihre Einschränkungen und Flexibilitäten lassen sich kostspielige Rückschläge sowie Spannungsfelder im Vorfeld vermeiden.

Zudem hilft Ihnen das magische Dreieck dabei, die richtige Projektmanagement-Software auszuwählen, Prozesse zu erstellen und Ihre Produktion so einzurichten, dass Ihr Team sofort loslegen kann. Danach steht in den Sternen geschrieben, was Sie alles gemeinsam erreichen können.