Kostenlose Tagesplaner Vorlage erstellen!

Die Tagesplanung besteht aus wesentlich mehr als nur der Abarbeitung von To-do-Listen. In einem gut organisierten Tagesplan sollten Ihre täglichen Aufgaben, deren Priorität, Status, Fälligkeitsdatum und weitere Details stehen. 

Sie haben Probleme bei der Organisation Ihres Arbeitstages? Versuchen Sie es doch mal mit einem digitalen Tagesplaner.

Was ist ein Tagesplaner?

Ein Tagesplaner (auf Englisch “daily planner”) ist, wie der Name schon sagt, eine Methode, mit der Sie täglich all Ihre Aufgaben organisieren – egal ob groß oder klein. In Ihrem Tagesplaner sehen Sie Ihre täglichen Aufgaben übersichtlich geordnet, wodurch Sie noch leichter planen und priorisieren können. So werden keine Aufgaben mehr übersehen. Mit einem guten Tagesplaner wissen Sie stets, was für den jeweiligen Tag ansteht, von Team-Meetings über schnelle To-dos bis hin zu besonders wichtigen Aufgaben. Punkt eins für die Organisation!

Was ist eine Tagesplaner Vorlage?

Wie Sie vielleicht schon vermutet haben, ist eine Tagesplaner Vorlage (auch bekannt als Tagesplanvorlage) eine vorkonfigurierte Schablone für Ihre täglichen Aufgaben. Tagesplaner Vorlage können bearbeitet und immer wieder verwendet werden, wodurch Sie Ihre Arbeit ganz leicht organisieren können (z. B. was bis wann zu erledigen ist). Mit einer digitalen Tagesplaner Vorlage können Sie jeden Tag schnell starten und dabei sicherstellen, dass Sie nichts verpassen oder vergessen.

Welche Vorteile hat ein digitaler Tagesplaner?

Vermutlich haben Sie schon einmal einen herkömmlichen Tagesplaner verwendet. Wer kann schon einer frischen, weißen Seite oder einem fachmännisch gebundenen Kalender widerstehen? Doch seien wir ehrlich: Herkömmliche Tagesplaner sind zwar ästhetisch, aber nicht immer funktionell. Sie haben viele Beschränkungen (z. B. zu wenig Platz), sie sind nicht anpassbar und erlauben es Ihnen auch nicht, Ihren Aufgaben Kontext hinzuzufügen. Damit fallen einige wichtige Punkte für eine gute Organisation schon einmal weg.

Und hier kommen digitale Tagesplaner Vorlagen ins Spiel. Virtuelle Vorlagen sind anpassbar und können nach Ihren Bedürfnissen strukturiert werden. Hätten Sie gerne eine minimalistische Ansicht Ihres Tageskalenders? Ein Kinderspiel. Sollen Ihre Aufgaben auf Stundenpläne heruntergebrochen werden? Kein Problem.

Wenn Sie Ihre digitale Tagesplaner Vorlagen in einem Projektmanagement-Tool erstellen (anstatt eine Excel-Vorlage zum Ausdrucken verwenden), können Sie:

• all Ihre Aufgaben an einem Ort nachverfolgen

• die Priorität der jeweiligen Aufgabe nachverfolgen 

• ganz einfach Ihre To-do-Liste nach Priorität sortieren (und neu sortieren) 

• Ihre täglichen Aufgaben mit größeren Zielen verknüpfen

• Ihre Produktivität steigern und Prokrastination reduzieren

• Ihr Zeitmanagement optimieren

• mit Teammitgliedern zusammenarbeiten

• die von Ihnen erledigten Aufgaben im Blick behalten 

• Ihre Fortschritte nachverfolgen 

• in Echtzeit zusehen, wie neue Aufgaben hinzugefügt werden 

Wie erstelle ich eine Tagesplaner Vorlage?

Das Wichtigste zuerst: Bevor Sie mit Ihrer Tagesplanung beginnen, sollten Sie sicherstellen, dass sich diese Tagesplaner Vorlage an Ihre Bedürfnissen anpassen lässt. Achten Sie auf die Möglichkeit, Aufgaben nach Status, Aufwand, Priorität oder Kategorie zu kennzeichnen, denn all diese Dinge erleichtern Ihnen die Planung Ihres Arbeitstages ungemein.

Was gehört in Ihre Tagesplaner Vorlage?

Okay, so viel zu den Grundlagen – nachdem Sie nun wissen, was eine Tagesplaner Vorlage ist und warum Sie eine verwenden sollten, schauen wir uns an, was darin enthalten sein sollte.

Es hängt ganz von Ihnen ab, wie Sie Ihre Tagesplaner Vorlage strukturieren möchten. Tragen Sie zunächst einmal Ihre To-dos für den Tag ein (z. B. Meetings, Nachbesprechungen und Aktionspunkte). Optimieren Sie dann Ihren Arbeitsplan, indem Sie Ihre Aufgaben mit den Informationen versehen, die Sie brauchen, um organisiert zu bleiben. Dazu gehören:

• Priorität

• Fälligkeitsdatum 

• Kategorie 

• Aufwand 

• Status 

So richten Sie Ihre Tagesplaner Vorlage ein

Nachdem Sie Ihre täglichen Aufgaben hinzugefügt und gekennzeichnet haben, können Sie noch einen Schritt weitergehen und Ihre Aufgaben mithilfe von benutzerdefinierten Feldern ordnen. Vielleicht sind Sie ja jemand, der am Morgen gerne die kleineren Aufgaben erledigt und sich die aufwändigen für den Mittag aufhebt. Oder achten Sie bei Ihren Aufgaben eher auf das Gewicht, damit Sie sicherstellen können, dass wichtige Arbeit priorisiert wird? Richten Sie Ihren Tagesplan nach Ihrem Arbeitsstil aus, und bleiben Sie fokussiert und produktiv. Ihre Technik sollte schließlich nach Ihren Wünschen arbeiten, oder nicht?

Hier sind ein paar Möglichkeiten, wie Sie Ihre Aufgaben anordnen können:

• Aufgabentyp oder -kategorie

• Zeitblock

• Priorität von Aufgaben

Tipps für Ihren virtuellen Tagesplaner

Ausdruckbare Tagesplaner, Terminplaner und Haftnotizen gehören der Vergangenheit an. Mit digitalen Tagesplanern können Sie Ihren Workflow anpassen und von überall aus auf Ihren Zeitplan zugreifen. Und im Gegensatz zu herkömmlichen Tagesplanern kann man virtuelle auch nicht verlegen.

Hier listen wir Ihnen ein paar Tipps und Tricks auf, mit denen Sie Ihre Arbeitsabläufe optimal organisieren können:

• Bleiben Sie klar und spezifisch. 

• Erstellen Sie Aufgaben, die umsetzbar und termingebunden sind.

• Sortieren Sie Ihre Aufgaben dynamisch.

• Nutzen Sie in Ihrer Tagesplaner Vorlage die Listenansicht, um einen Gesamtüberblick über anstehende Aufgaben zu erhalten.

• Richten Sie sich wiederholende Aufgaben ein, um Ihre Arbeitsabläufe zu automatisieren. 

• Kennzeichnen Sie Ihre Aufgaben mit einem Farbcode, um mehr Klarheit zu gewinnen. 

• Integrieren Sie Ihre Lieblings-Apps in Asana, und optimieren Sie so Ihre Arbeitsabläufe 

• Unterteilen Sie Ihre Aufgaben in Abschnitte 

• Visualisieren Sie Ihren Tagesplan in einem Raster, z. B. in einem Kanban-Board

• Fügen Sie Ihren Aufgaben Dokumente und Bilder hinzu, damit alles an einem Ort bleibt 

• Fügen Sie Teammitglieder hinzu, damit auch sie Ihre Aufgaben sehen können 

Integrierte Features

• Benutzerdefinierte Felder. Sie eignen sich hervorragend, um Aufgaben zu kennzeichnen, zu sortieren und zu filtern. Erstellen Sie für jede Information, die Sie nachverfolgen möchten, ein spezifisches benutzerdefiniertes Feld – von Priorität und Status bis hin zu E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie Ihre To-dos sortieren und planen, damit Sie stets wissen, an welchem Arbeitsvorgang Sie als Erstes arbeiten müssen. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Felder aufgaben- und projektübergreifend teilen, um ein einheitliches Vorgehen im Unternehmen sicherzustellen.

• Startdaten. Manchmal muss man nicht nur auf das Fälligkeitsdatum achten, sondern man muss auch wissen, wann man mit einer Aufgabe beginnen sollte. Startdaten und -zeiten vermitteln den Teammitgliedern ein deutliches Gefühl dafür, wie lange es dauert, eine bestimmte Aufgabe fertigzustellen. Verwenden Sie Startdaten, um Ihre Arbeitsschritte festzulegen, nachzuverfolgen und zu verwalten, damit die Arbeit Ihres Teams auf die Ziele des Unternehmens ausgerichtet sind und Abhängigkeiten nicht vergessen werden.

• Meine Aufgaben. Meine Aufgaben ist eine personalisierte Ansicht, die Ihnen alle Ihnen zugewiesenen Aufgaben anzeigt, unabhängig vom Projekt oder Team. Indem Sie all Ihre To-dos an einem Ort visualisieren, können Sie Ihre Arbeitsschritte sortieren und priorisieren und so sichergehen, dass nichts verloren geht. Außerdem können Sie nach Belieben zwischen der Listen-, Board- und Kalender-Ansicht hin- und herwechseln.

• Automatisierung. Manuelle Arbeitsabläufe können automatisiert werden, damit Ihre Mitarbeiter weniger Zeit mit Routinearbeiten und mehr Zeit mit solchen Aufgaben verbringen, für die Sie sie eingestellt haben. Asana-Regeln bestehen aus Auslösern und Aktionen, also „Wenn X passiert, mache Y“. Mithilfe von Regeln können Sie automatisch Aufgaben zuweisen, Fälligkeitsdaten anpassen, benutzerdefinierte Felder festlegen, Beteiligte benachrichtigen und vieles mehr. Von Ad-hoc-Automatisierungen bis hin zu ganzen Workflows – mit Regeln verschafft sich Ihr Team mehr Zeit für qualifizierte und strategische Arbeit.

Empfohlene Apps

• Google Workplace. Mit der im Aufgabenfenster von Asana integrierten Dateiauswahl von Google Workplace können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus My Drive anhängen..

• Gmail. Mit der Asana-Integration für Gmail können Sie direkt aus Ihrem Gmail-Posteingang Asana-Aufgaben erstellen. Alle Aufgaben, die Sie via Gmail erstellen, enthalten automatisch den Kontext aus Ihrer E-Mail, sodass keine Information ausgelassen wird. Möchten Sie beim Entwerfen einer E-Mail auf eine Asana-Aufgabe hinweisen? Anstatt Asana zu öffnen, nutzen Sie Asana-Add-on für Gmail, um einfach und direkt aus Ihrem Gmail-Posteingang nach dieser Aufgabe zu suchen.

• Zoom. Asana und Zoom arbeiten gemeinsam daran, Teammeetings noch sinnvoller und zielgerichteter zu gestalten. Die Integration von Zoom und Asana macht es einfach, sich auf Meetings vorzubereiten, konstruktive Gespräche zu führen und auf Informationen zuzugreifen, sobald eine Konferenz vorbei ist. Meetings beginnen in Asana, wo gemeinsame Meeting-Tagesordnungen deutlich machen, worüber gesprochen wird. Während des Meetings können Teammitglieder Aufgaben schnell innerhalb von Zoom erstellen, sodass Informationen und Aktionspunkte nicht verloren gehen. Und sobald das Meeting vorbei ist, stellt die Integration Transkripte und Aufnahmen des Meetings in Asana bereit, wo alle Beteiligten und Stakeholder Zugriff auf die Inhalte haben.

• Clockwise. Mit der Integration von Clockwise + Asana können Sie Asana-Aufgaben als Zeitblöcke in Ihrem Google-Kalender hinzufügen. Die Integration ermöglicht es Ihnen, festzulegen, wie lange die Aufgaben dauern, wann sie erledigt werden sollen und ob Clockwise sie automatisch umplanen kann. Fügen Sie Ihrem Kalender Aufgaben hinzu und verschaffen Sie sich Zeit, um Ihre Arbeit zu erledigen.

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