Selbstorganisation: 18 hilfreiche Tipps!

Selbstorganisation ist eine ungemein wichtige Eigenschaft, denn wenn sie fehlt, kann das das alltägliche Leben unnötig schwer machen. Man verliert ständig den Überblick im Chaos, kann seine Aufgaben nicht rechtzeitig erledigen und verschwendet unnötig Zeit mit dem Suchen nach Papieren oder Dokumenten.

Ordnungsliebe mag dabei wie eine angeborene Eigenschaft erscheinen – entweder man hat sie oder man hat sie nicht. Aber tatsächlich kann Selbstorganisation wie jeder andere Soft Skill erlernt und verfeinert werden. 

Ordnung und Organisation lohnt sich, denn ordnungsliebende Menschen vergessen seltener wichtige Aufgaben und fühlen sich weniger gestresst. Wer gut organisiert ist, weiß, wo er seine täglichen Aufgaben und hilfreichen Tools findet und welche E-Mails es heute noch zu verschicken gilt. So bleibt mehr Zeit und Raum für Brainstorming, Kreativität und zur Entwicklung effektiver Problemlösungsstrategien.

Mit geringem Aufwand kann jeder seinen Alltag besser organisieren, um seine Arbeitsleistung zu verbessern und so Stress zu vermeiden.

Was ist Selbstorganisation?

Beginnen wir mit dem Begriff der Selbstorganisation. Selbstorganisation im Unternehmen bedeutet, dass Teams und Mitarbeiter selbst die Leitung für Aufgabenbereiche übernehmen, den Arbeitsalltag selbst strukturieren und damit sowohl mehr Entscheidungsfreiheit als auch mehr Verantwortung tragen. Gerade bei Unternehmen, die auf flachere Hierarchien setzen, wird von Mitarbeitern gefordert, diese Eigenschaft mit an den Tag zu bringen.

Welche Vorteile hat Selbsorganisation?

Selbstorganisation im Leben trägt zum Stressabbau bei. Wenn man weiß, wo sich alle Informationen befinden, erreicht man mehr, ohne sich dabei überfordert zu fühlen. Am Arbeitsplatz bedeutet dies, dass man mehr wichtige Aufgaben erledigen kann, ohne mit der Zeit Burnout zu erleben. Wer all seine Aufgaben an einem zentralen Ort sieht, kann leichter Prioritäten setzen und dafür sorgen, dass die wichtigsten Punkte zuerst abgearbeitet werden.

Wer Ordnung schafft, hat mehr Zeit für die eigentliche Arbeit. Die folgenden Faktoren tragen dazu bei, dass Sie sich mittels Selbstorganisation am Arbeitsplatz wohler und zufriedener fühlen:

1. Ein flexiblerer Zeitplan: Wer seinen Tagesablauf mit Zeitmanagement-Tools organisiert und steuert, kann Zeitfresser eliminieren und gewinnt mehr Zeit für konzentriertes Arbeiten. Dadurch erlangen Sie aber auch mehr Agilität und können besser auf spontane Aufgaben reagieren.

2. Weniger Stress: Menschen mit einer guten Selbstorganisation wissen ganz genau, wo sich alle Unterlagen befinden, wann Aufgaben fällig sind und welche Schritte sie unternehmen müssen, um ihre Aufgaben zu erledigen. Im besten Fall ist jede Aufgabe einer bestimmten Person zugewiesen und hat eine Frist, was den Überblick erleichtert. 

3. Mehr Raum für Kreativität: Sicher kennen Sie das Gefühl: Sie haben eine Aufgabenliste im Kopf und denken ständig über die vielen Aufgaben nach, die noch erledigt werden müssen. Das beeinträchtigt Ihre Konzentration auf das Wesentliche. Wer es durch Selbstorganisation schafft, diese Dinge aus seinem Kopf zu verbannen, hat automatisch mehr freie Kapazitäten für kreatives und konzentriertes Arbeiten.

4. Geringeres Burnout-Risiko: Wer sich gestresst und überfordert fühlt, trifft eher überstürzte Entscheidungen, was wiederum den Stress erhöht und – langsam, aber sicher – zu Burnout führt. Überforderung entsteht oft durch das Gefühl, unter Zeitmangel zu viel zu tun zu haben. Sich zu organisieren, hilft dem Menschen, die Kontrolle über seine Aufgaben zu behalten und Überlastung zu vermeiden.

5. Mehr Produktivität.: In einem perfekt organisierten System verfolgt jede Aufgabe einen Zweck, hat einen Verantwortlichen und eine Frist. Selbst wenn Ihre Arbeitsweise nicht perfekt ist, werden Sie mit einem Organisationssystem weniger Zeit mit sinnlosen Aufgaben verbringen und produktiver arbeiten.

Eine gute Selbstorganisation vermindert zudem die Arbeit rund um die Arbeit – Dinge wie das Nachverfolgen von Aufgaben, das Hin- und Herwechseln zwischen Apps und die Suche nach Status-Updates. Ganze 60 % der Arbeitszeit verbringen wir mit Arbeit rund um die Arbeit, sodass lediglich 40 % für qualifizierte Arbeit und die strategische Planung übrigbleiben – die eigentlichen Kernaufgaben. Wer weiß, wo sich bestimmte Unterlagen befinden, verbringt weniger Zeit mit der Suche nach Informationen und hat somit mehr Zeit für die wesentliche Tätigkeiten.

18 Tipps für nachhaltig bessere Organisation

Selbstorganisation ist nicht jedem gegeben und für manche eine echte Herausforderung. Doch wie bei so vielen Dingen am Arbeitsplatz lässt sich auch die Organisation in überschaubare Schritte unterteilen. Unabhängig davon, ob Sie Ihre eigenen Aufgaben, Ihre projektbezogene Tätigkeit oder gleich das komplette Zusammenspiel des Teams organisieren möchten, hier einige Tipps:

7 Methoden zur Organisierung von Aufgaben

Ein guter Ansatzpunkt ist es, die einzelnen Aufgaben zu ordnen. Mit einer durchdachten Planung und schriftlicher Nachverfolgung zur besseren Selbstorganisation lassen sich Aufgaben schneller und effektiver erledigen.

1. Verwalten Sie Ihre To-dos an einem zentralen Ort

Der Versuch, Aufgaben im Kopf zu behalten, geht auf Kosten der Produktivität. Deshalb ist der erste Schritt zu einer besseren To-Do-Liste, sie aus dem Kopf zu bekommen und sie stattdessen niederzuschreiben. 

Genau das ist ein zentraler Grundsatz der GTD-Methode (Getting Things Done), bei der die Gehirnkapazitäten geschont werden, zu erledigende Aufgaben aus dem Kopf in ein Tool übertragen werden. Nachdem alle Aufgaben notiert sind, empfiehlt sich die Verwendung eines To-do-Listen-Tools, mit dem sich die Aufgaben in organisierte, umsetzbare Schritte verwandeln lassen. In einem Online-Tool zur Bearbeitung von To-do-Listen sehen Sie alle Aufgaben, Fristen und Fälligkeitsdaten an einem zentralen Ort, sodass Sie schneller und effektiver handeln können.

2. Lernen Sie, wie Sie richtig mit Ihrer Zeit umgehen

Zeitmanagement bzw. Selbstmanagement ist ein wichtiger Bestandteil der Selbstorganisation. Wer seine Zeit nicht im Griff hat, hat erfahrungsgemäß auch seine Aufgaben nicht im Griff.  

Glücklicherweise lässt sich Zeitmanagement, wie auch Selbstorganisation, erlernen. So gibt es eine Vielzahl von Techniken und Strategien, mit denen man den Umgang mit seiner Zeit optimieren kann. 

Scheuen Sie sich nicht, zunächst verschiedene Techniken auszuprobieren, bis Sie die passende gefunden haben. Lesen Sie hierzu folgende Artikel: 

• Time Blocking: Bei dieser Methode wird jeder Moment des Tages verplant. Dazu gehören Besprechungen, Aufgaben und alles, was dazwischen liegt – vom Scrollen auf Instagram bis hin zur Mittagspause. Durch die Erstellung eines detaillierten Zeitplans gewinnen Sie die Kontrolle über Ihren Kalender zurück. So wissen Sie ganz genau, wie Sie Ihre Zeit verbringen und welche Möglichkeiten Sie haben, das Zeitmanagement zu verbessern.

• Timeboxing: Bei dieser Methode setzt man sich für jede Aufgabe das Ziel, sie innerhalb einer bestimmten Zeit zu erledigen. Sonst könnten die Aufgaben dem Parkinsonschen Gesetz zum Opfer fallen, dem zufolge sich die Arbeit auf die zur Verfügung stehende Zeit ausdehnt. Timeboxing verhindert genau das und stellt sicher, dass die Aufgaben nur so viel Zeit in Anspruch nehmen, wie sie tatsächlich erfordern. 

• Die Pomodoro-Technik: Diese Technik ermöglicht hochkonzentriertes Arbeiten, und dabei ist das Prinzip ganz einfach: Ein sogenannter Pomodoro besteht aus einer 25-minütigen Arbeitsphase, auf die eine 5-minütige Pause folgt. Schränken Sie während eines Pomodoro die Ablenkungen ein, und schalten Sie Benachrichtigungen aus. Ziel ist es, sich voll und ganz auf die anstehende Aufgabe zu konzentrieren. 

• Den Frosch als Erstes essen: Der Name dieser Zeitmanagement-Technik mag seltsam klingen, er geht jedoch auf ein berühmtes Zitat von Mark Twain zurück: „Wenn es Ihre Aufgabe ist, einen Frosch zu essen, dann tun Sie das am besten gleich früh morgens“. Im Grunde geht es darum, die schwierigsten Aufgaben zuerst zu erledigen. Ermitteln und erledigen Sie als Auftakt zuerst die schwierigsten Aufgaben, bis am Ende des Tages nur noch die leichteren Aufgaben übrigbleiben. So können Sie die produktivste Zeit des Tages für einen erfolgreichen Start nutzen.

• Die Alpen-Methode: Auch die ALPEN-Methode kann sehr hilfreich sein. Prinzipiell sind hier 5 Schritte zu befolgen: Aufgaben aufschreiben, Länge einschätzen, Pufferzeit einplanen, Entscheidungen treffen, Nachkontrollieren.

Daneben gibt es noch weitere Methode, wie zum Beispiel auch die Getting Things Done Methode oder das Pareto-Prinzip. Durch die Einführung einer Zeitmanagement-Methode zur besseren Selbstorganisation gewinnen Sie die Kontrolle über Ihren Zeitplan und haben mehr Zeit für andere Dinge. 

3. Gewöhnen Sie sich „Inbox Zero“ an

Entgegen der landläufigen Meinung bedeutet Inbox Zero nicht immer, dass Sie überhaupt keine E-Mails mehr im Posteingang haben. Bei diesem Konzept geht es vielmehr darum, E-Mails zu ordnen und das digitale Durcheinander zu reduzieren, damit Sie souverän den Überblick über wichtige Aufgaben und Aktualisierungen behalten und damit eine bessere Selbstorganisation haben.

Beim Einsatz von Inbox Zero legen Sie jede Woche – oder bei Bedarf jeden Tag – einen Zeitpunkt fest, an dem Sie eingehende Nachrichten sichten. Gehen Sie den Posteingang durch und ordnen Sie alle Nachrichten nach Aufgaben oder Prioritäten. Wenden Sie einfache Regeln an, mit denen Sie deren Bearbeitung beschleunigen können. Beim Einsatz einer Work-Management-Plattform können Sie Aufgaben bereits beim Lesen der Nachrichten zuweisen. Oder nutzen Sie Tastaturkürzel, um Nachrichten schneller zu lesen und bei Bedarf schnell zu antworten. 

Mit der Zeit wird Ihnen das Inbox Zero-Prinzip in Fleisch und Blut übergehen. Mit einer wöchentlichen Kalendererinnerung oder einem täglichen Alarm sorgen Sie dafür, dass Sie den Überblick über eingehende Nachrichten behalten – oder ihnen möglicherweise sogar voraus sind. 

4. Priorisieren Sie Ihre wichtigsten Aufgaben

Es gibt zweierlei Arten von Arbeit: Die eine vermittelt das Gefühl, produktiv zu sein (Routineaufgaben), die andere hingegen bringt Team und Unternehmen wirklich voran. Erstere sorgt vielleicht für ein gutes Gewissen (denn jeder liebt es, ein Kästchen auf der Aufgabenliste abzuhaken), die zweite hingegen ist die Art von Arbeit, die Sie letztendlich in Ihrer beruflichen Laufbahn, im Team und im Unternehmen voranbringt. 

Die Ermittlung der wichtigsten Aufgaben ist wichtig für eine gute Selbstorganisation und beginnt mit dem Strategieplan und den unternehmensweiten OKRs. Jede Aufgabe, auch die kleinste, sollte zu diesen größeren, übergreifenden Zielen beitragen. Durch die Verknüpfung Ihrer jeweiligen Aufgaben mit übergeordneten Zielen erkennen Sie den erforderlichen Kontext für die Bearbeitung der wichtigsten Tätigkeiten.

Wenn Ihnen klar ist, wie sich Ihre Tätigkeit in die übergeordneten Unternehmensvorhaben einfügt, verfügen Sie über das nötige Hintergrundwissen, um Fristen und Prioritäten entsprechend anzupassen. Wenn sich also ein Fälligkeitsdatum ändert oder ein neues Projekt hinzukommt, können Sie beurteilen, ob diese Tätigkeit den aktuellen Prioritäten entspricht und sich entsprechend darauf einstellen. 

5. Delegieren Sie Aufgaben

Durch das Auslagern oder Delegieren von Aufgaben können Sie sich auf die wirklich wichtigen Projekte konzentrieren und eine bessere Selbstorganisation haben. Das Delegieren fällt jedoch nicht immer leicht, vor allem, wenn man Aufgaben an Kollegen in seltenen Fällen sogar an einen Vorgesetzten delegieren muss. In der Praxis ist die Übertragung von Aufgaben an die geeignete Person jedoch ein Akt des Vertrauens und der Wertschätzung. 

Bevor Sie delegieren, sollten Sie zunächst alle Aufgaben im Rahmen Ihres derzeitigen Arbeitspensums ermitteln. Bestimmen Sie dann anhand einer Eisenhower-Matrix, welche Aufgaben die höchste Priorität haben, und sortieren Sie die Aufgaben wie folgt:

• Wichtig und dringend: Das sind Ihre wichtigsten Tätigkeiten. Weisen Sie sich diese Aufgaben selbst zur vorrangigen Bearbeitung zu. 

• Wichtig, aber nicht dringend. Diese Aufgaben sind zwar wichtig, müssen aber nicht unbedingt heute erledigt werden. Planen Sie diese Tätigkeiten ein, damit Sie diese an einem späteren Zeitpunkt bearbeiten können.

• Nicht wichtig, aber dringend. Diese Aufgaben sollten Sie delegieren. Sie sind zwar nicht wichtig für Sie, müssen jedoch unbedingt erledigt werden. Weisen Sie diese Tätigkeiten anderen zu, die sie schnell und effizient erledigen können.

• Nicht wichtig und nicht dringend. Sofort entfernen. Diese anfallenden Aufgaben sind Zeitfresser und sollten unbedingt vermieden werden.

Steht in der Kategorie „nicht wichtig, aber dringend“ eine Aufgabe an, die eine andere Person schneller und besser erledigen kann, empfiehlt es sich, zur besseren Selbstorganisation diese Aufgabe zu delegieren.  

6. Bringen Sie Ordnung in Ihr physisches und digitales Arbeitsumfeld

Ein aufgeräumtes, einladendes Büro wirkt dynamisch und einladend. Ein gut organisierter Schreibtisch vermittelt ein positives Gefühl, lässt mehr Raum für Kreativität und vermeidet unnötigen Stress. Das Gleiche gilt für das digitale Durcheinander: All die ungelesenen E-Mails und überfälligen Aufgaben sind das virtuelle Äquivalent zu Stapeln überfälliger Unterlagen im (digitalen) Arbeitsbereich.

Anstatt zuzulassen, dass sich Aufgaben und Unterlagen stapeln, bis sie Stress verursachen oder nicht mehr zu bewältigen sind, sollten Sie sich jede Woche, jedes Quartal oder jeden Monat Zeit für eine routinemäßige Entrümpelung nehmen. Wenn Sie ein Meister im virtuellen Entrümpeln und der Selbstorganisation werden möchten, gehen Sie folgendermaßen vor: 

• Überfällige Aufgaben mit neuen, relevanten Fälligkeitsdaten neu zuweisen.

• Benachrichtigungen durchlesen und löschen.

• Inbox Zero praktizieren.

• Time Blocking in Ihrem Kalender nutzen, um Phasen zu schaffen, die dem Flow-Zustand zuträglich sind.

Denken Sie beim Ausmisten daran, dass Sie gerade im Prozess sind, sich durch Selbstorganisation künftig vor unnötigem Stress zu schützen. 

7. Vermeiden Sie Multitasking

Es wäre einfach anzunehmen, dass es sich produktiver arbeiten lässt, wenn man einfach an mehreren Aufgaben gleichzeitig arbeitet. Multitasking wird oftmals sehr hoch angepriesen als ein Wundermittel gegen Stress in der Arbeit. Im Alltag funktioniert diese Methode allerdings wenig bis gar nicht.

Denn unser Gehirn kann sich nur auf eine wichtige Sache auf einmal konzentrieren. Wenn wir uns also nun am Multitasking versuchen würden, würden wir einfach zwischen zwei oder mehreren Aufgaben hin und her wechseln. Das Ergebnis? Indem Sie immer wechseln müssen, brauchen Sie mehr Zeit, sich wieder auf die einzelnen Aufgaben zu konzentrieren. Dadurch geht mehr Zeit verloren als wenn Sie sich einfach auf eine Aufgabe auf einmal konzentrieren.

Kurz gesagt: Hör auf mit Multitasking! Es schadet nur Ihrer Zeiteinplanung und Ihrer Produktivität! Um selbstorganisiert zu werden, müssen Sie anfangen, die Aufgaben einzeln und nacheinander abzuarbeiten. Nicht gleichzeitig!

6 Tipps für die erfolgreiche Organisation von Projektarbeit

Der erste Schritt zur besseren Selbstorganisation ist die Strukturierung der zu erledigenden Aufgaben. Danach gilt es, die Projektarbeit zu gliedern. Wenn Sie sich bislang noch keine Gedanken über die Organisation Ihrer Projektarbeit gemacht haben, können Ihnen diese sechs Tipps den Einstieg erleichtern.

1. Schaffen Sie einen Platz für alle Elemente

Abgesehen davon, dass Arbeitsabläufe an einem sowohl digital als auch analog gut organisierten Arbeitsplatz leichter fallen, steigt Ihre Produktivität, wenn alle Elemente am richtigen Platz sind. 

Hierzu können Sie Dateien und Aufgaben innerhalb der entsprechenden Projekte ordnen. Das hat gleich zwei Vorteile: Das Team muss nicht mehr endlos nach Dateien suchen, und die Anzahl der Nachbesprechungen kann verringert werden, indem die Kollegen gezielt auf den entsprechenden Prozess oder Arbeitsablauf hingewiesen werden. 

Dazu erstellen Sie einen Projektbereich mit allen relevanten Dateien, Aufgaben, Zielen und Unterlagen des Teams. Sie können dazu eine Work-Management-Plattform wie Asana verwenden, in der Sie all diese Informationen an einem zentralen Ort aufbewahren – auch projektbezogene Dokumente und Vorlagen.

2. Schlüsseln Sie Projektergebnisse auf

Im Grunde genommen lassen sich in einem Projekt alle Aufgaben und Ergebnisse im Zusammenhang mit einem bestimmten Vorhaben bündeln. Dabei kann es sich um ein termingebundenes Vorhaben wie eine Veranstaltung, eine Produkteinführung oder um einen laufenden Prozess wie einen redaktionellen Kalender handeln. 

Unabhängig davon, woran das Team gerade arbeitet, sollte man die Projektaufgaben in Komponenten aufteilen, die vom Umfang her so beschaffen sind, dass sie einer Person zugewiesen werden können.

Deshalb ist das so wichtig: Angenommen, Sie haben ein komplexes Projekt, an dem mehrere Personen gemeinsam arbeiten, um es rechtzeitig abzuschließen. Sagen wir, ein Blog. Hier gibt es einen Autor, einen Redakteur und einen Designer. Aber wenn die Verantwortung für diese Aufgabe gleichzeitig an drei Personen übergeben wird, stellt sich die Frage, wer die Initiative ergreift und den Fortschritt des Projekts überwacht. Wer ist für Friständerungen zuständig und wer informiert Beteiligte?

Teilen Sie stattdessen die Projektergebnisse in kleinere Arbeitsschritte auf. Geben Sie jedem Teammitglied eine eigene Aufgabe – in diesem Fall eine für die Gestaltung, eine für den Entwurf und eine für die Überprüfung des Blogs – damit jeder weiß, wer was bis wann erledigt. Dieses Vorgehen wird auch als Projektstrukturplan bezeichnet. 

Hierfür bietet sich eine Software zur Projektnachverfolgung an. Richten Sie ein klar definiertes Projekt ein und weisen Sie Aufgaben zu, damit alle klar erkennen können, wer wofür verantwortlich ist. So können sich Teammitglieder bei Fragen ohne Umwege an die verantwortliche Person wenden.

3. Sichern Sie Ihre Dateien

Wir alle kennen diesen schrecklichen Moment, wenn ein Computerabsturz oder eine Softwarepanne dazu führt, dass die gesamte Arbeit der letzten Stunden nicht mehr verfügbar ist. Dank Cloud-Speichern gehört diese Situation jedoch mehr und mehr der Vergangenheit an. Viele Unternehmen bieten Speicherlösungen für Mitarbeiter an. Nutzen Sie zur besseren Selbstorganisation diese nach Möglichkeit.

Erstellen Sie zunächst ein System für Ihre gesamten Dateien. Strukturieren Sie den Speicherplatz so, wie es für Sie sinnvoll ist. Legen Sie je nach Bedarf Ordner und Unterordner an. Wer seine Dateien als Backup hochlädt, ohne sie zuvor gegliedert zu haben, wird später Mühe haben, eine bestimmte Datei zu finden.

Ihre Dateien sollten unabhängig von Ihrem Arbeitsplatz regelmäßig gesichert, beziehungsweise automatisch gespeichert werden. Richten Sie, wenn möglich, ein automatisches Backup Ihrer Dateien ein oder nutzen Sie eine Erinnerungsfunktion für eine Datensicherung nach Beenden einer Aufgabe oder eines Arbeitstages.

4. Speichern Sie Statusberichte an einem zentralen Ort

Das Erstellen von Berichten erfolgt oft manuell und ist sehr zeitaufwändig. Wer hat noch nie an einer Statusbesprechung teilgenommen, die ganz einfach durch eine E-Mail hätte ersetzt werden können? Zudem ist es sehr zeitintensiv, erst Daten und Informationen aus verschiedenen Quellen zu sammeln und sie dann an einer zentralen Stelle manuell zusammenzustellen. 

Nutzen Sie stattdessen eine Möglichkeit, Berichte direkt dort zu erstellen, wo die Arbeit stattfindet, wie etwa ein Projektmanagement-Tool für unternehmensweite Berichte. Damit können Sie Reporting-Dashboards im selben Bereich erstellen, in dem Sie auch die Arbeitsschritte verfolgen. Mithilfe dieser Dashboards lassen sich Projektstatusberichte erstellen, die die Anzahl der Besprechungen auf ein Minimum reduzieren, die Beteiligten auf dem Laufenden halten oder dem Team die Möglichkeit geben, die Berichte nach Bedarf einzusehen.

5. Automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben und Prozesse

Haben Sie gewusst, dass der durchschnittliche Arbeitnehmer 13 % seiner Arbeitszeit mit Aufgaben verbringt, die bereits erledigt sind? Infolgedessen verschwenden die Mitarbeiter jedes Jahr sagenhafte 236 Stunden mit Doppelarbeit.

Durch eine bessere Selbstorganisation der Arbeit lassen sich manuelle, überflüssige Prozesse abbauen und das Team hat mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben. Eine der besten Möglichkeiten, die Effizienz der Prozesse zu steigern, ist die Automatisierung von Arbeitsschritten.

Die Automatisierung von Aufgaben trägt dazu bei, dass Termine eingehalten werden – und das ist entscheidend, denn jede Woche werden 26 % aller Fristen versäumt. Anders ausgedrückt: Eine von vier Aufgaben wird nicht zum vorgesehenen Zeitpunkt erledigt. Das ist ein erheblicher Rückstand, der leicht vermieden werden könnte. 

Als Einsteiger in das Thema Automatisierung sollten Sie mit den Grundlagen beginnen, um mehr Selbstorganisation zu erlangen:

• Einsatz von Automatisierungstechnologien für die automatische Zuweisung von Aufgaben an die zuständigen Personen.

• Verschiebung und Anpassung von Fälligkeitsterminen mithilfe von Abhängigkeiten. 

• Standardisierung manueller Prozesse mit anpassbaren Projektvorlagen.

6. Verfolgen Sie die Arbeit in einem zentralen Tool nach

Wird die gesamte Arbeit des Teams in einem zentralen Tool zusammengefasst und strukturiert, sieht man genau, wer was bis wann erledigt. Dadurch entfällt das Rätselraten bei der Planung, denn Sie wissen, wann Aufgaben erledigt sind, wann Sie eingreifen müssen, um ein Projekt voranzubringen, und welchen Aufgaben Sie Vorrang einräumen sollten. Die Selbstorganisation wird dadurch leichter.

Stellen Sie zunächst sicher, dass alle Aufgaben des Teams an einem zentralen Ort erfasst werden. Strukturieren Sie die Aufgaben so, dass jeder Zugriff auf alle Aufgaben hat, und bitten Sie alle Beteiligten, in Echtzeit zu anzugeben, woran sie gerade arbeiten. So kennt jeder den genauen Status der einzelnen Aufgaben.

Natürlich können Sie noch einen Schritt weiter gehen, indem Sie automatisierte Workflows einrichten, die Ihre Kollegen darüber informieren, wenn ihr Beitrag an einem Vorhaben benötigt wird. Mithilfe von Workflows können Arbeitsschritte ausgelöst und automatisch Fristen zugewiesen werden, damit Projekte auf Kurs bleiben. Die Einrichtung von Workflows erfordert zwar einen gewissen Aufwand, doch wenn dies erst einmal erledigt ist, dienen Workflows Ihnen und Ihrem Team als zentrale Informationsquelle für tägliche Aufgaben.

In 5 Schritten zur teamübergreifenden Selbstorganisation

Der letzte – und schwierigste – Schritt bei der Selbstorganisation ist die Vereinfachung der teamübergreifenden Arbeit. Schließlich hat jede Abteilung ihre eigene Arbeitsweise sowie ihre bevorzugten Tools und Prozesse, die mit der Zeit eingeführt wurden. Der Großteil der Arbeit wird jedoch funktionsübergreifend in mehreren Abteilungen erledigt. Mit den folgenden fünf Tipps können Sie die teamübergreifende Zusammenarbeit und Selbstorganisation vereinfachen und Ihren Projekten zum Erfolg verhelfen.

1. Integrieren Sie Ihre bevorzugten Business-Tools

Der schnelle Wechsel von einer Aufgabe oder App zu einer anderen stört den Ablauf erheblich; jedes Mal muss sich das Gehirn umstellen. Das erfordert viel mentale Energie und Konzentration und erschwert das effektive Arbeiten und das Treffen strategisch wichtiger Entscheidungen. 

Für viele von uns ist der Kontextwechsel ein Problem. Der durchschnittliche Arbeitnehmer muss bis zu 25 Mal pro Tag zwischen 10 Apps hin- und herwechseln. Mehr als ein Viertel (27 %) der Arbeitnehmer gibt an, dass Ihnen beim Hin- und Herwechseln zwischen den Apps Vorgänge und Nachrichten entgehen. Ganze 26 % berichten, dass sie durch die Fülle an Apps weniger effizient arbeiten. 

Die Anzahl der verwendeten Apps – und damit auch ein Teil der mentalen Belastung – lässt sich durch Business-Integrationen reduzieren. Zur besseren Selbstorganisation sollten Integrationen der gängigsten Business-Tools verwendet werden, diese ermöglichen den Zugriff auf Informationen aus verschiedenen Quellen an einem zentralen Ort. Dabei werden die Informationen in einer Work-Management-Plattform gebündelt, während man gleichzeitig die Vorteile von leistungsstarken Tools wie Salesforce oder Google Docs nutzen kann – zwei Fliegen mit einer Klappe also!

2. Unterteilen Sie große Ziele in kleinere Aufgaben

Große Ziele können ein Gefühl der Überforderung auslösen. Wenn diese ambitionierten Ziele nicht richtig organisiert sind, könnte das Team das Gefühl haben, sie seien unmöglich zu erreichen oder die Arbeit des Teams trage nicht dazu bei. Die Motivation der Mitarbeiter ist jedoch entscheidend für den Erfolg eines Teams – 39 % der Mitarbeiter wollen wissen, wie ihre Arbeit zum Erfolg des Unternehmens beiträgt. 

Die Verknüpfung dieser größeren, übergeordneten Ziele mit den Aufgaben des Einzelnen zeigt dem Team, dass seine Arbeit wichtig ist. Angenommen, das langfristige Ziel besteht darin, den Kundenstamm in den nächsten 5 Jahren um 300 % zu vergrößern. Angesichts dieser allgemeinen Zielsetzung ist es schwer zu verstehen, wie das gelingen soll oder was es für das Unternehmen konkret bedeutet. Daher sollten Sie übergeordnete, langfristige Ziele in kurzfristige Ziele unterteilen, die Jahr für Jahr, Aufgabe für Aufgabe zum Unternehmensziel führen. Im obigen Fall könnte das etwa so aussehen:

Ziel: Ausweitung des Kundenstamms um 300 % in 5 Jahren

Jahresziel: 30 % Wachstum bis zum Ende des ersten Jahres

Teilziele: 

Vergrößerung des Vertriebsteams um 25 %

• Einführung eines Empfehlungsprogramms für Mitarbeiter und Steigerung der Empfehlungsrate um 5 %

Einführung eines neuen Produktfeatures pro Quartal

• Einstellung eines Customer Success Managers zur Kommunikation bezüglich des Produkts

Steigerung der Marketing-Reichweite um 10 %

• Einstellung von 3 neuen Teamleitern

• 300 Beiträge in sozialen Medien planen

Durch die Unterteilung der Ziele in umsetzbare Schritte wird sichergestellt, dass der Zeitplan eingehalten wird und die Mitarbeiter genau wissen, wie ihre täglichen Aufgaben und die Selbstorganisation zu den übergeordneten, wichtigen Zielen beitragen. 

3. Klären Sie Projektabhängigkeiten

Im Team ist man beim Erledigen der eigenen Aufgaben auf seine Kollegen angewiesen. Doch was geschieht, wenn sich ein Vorgang, auf den man sich verlässt, verzögert? Durch die Visualisierung von Abhängigkeiten können Sie erkennen, wann sich ein Element verzögert und dass Sie sich darauf einstellen müssen. Gleichzeitig wird den Teammitgliedern klar, dass sich eine Verzögerung bei ihren Aufgaben ganz konkret auf die Arbeit anderer Personen auswirkt. 

Die genaue Verfolgung von Projektabhängigkeiten als Mittel zur Selbstorganisation trägt dazu bei, Unklarheiten im Team zu verringern. Anhand von Projektabhängigkeiten können Sie erkennen, wann Ihre Tätigkeit von der Aufgabe einer anderen Person abhängt, also Sie erst dann loslegen können, wenn eine vorhergehende Aufgabe erledigt ist. Durch die Verfolgung von Abhängigkeiten mit einer Projektmanagement-Software lässt sich sicherstellen, dass die Teammitglieder benachrichtigt werden, wenn sie mit ihrer Arbeit beginnen können. Und wenn es bei einer Aufgabe zu Verzögerungen kommt, wissen die Verantwortlichen genau, an wen sie sich wenden müssen, um das aktualisierte Fälligkeitsdatum bzw. die aktualisierte Frist zu erfahren.

4. Erstellen Sie wiederverwendbare Vorlagen und Leitfäden

Selbst wenn Sie regelmäßig ein neues Projekt in Angriff nehmen, kann die Einführung eines neuen Projekts mit Stress verbunden sein. Viele Details sind zu beachten – zum Beispiel, alle wichtigen Beteiligten und Aufgaben im Kopf zu behalten – sodass leicht ein wichtiges Element übersehen werden kann. Gleichzeitig sollten Sie nicht das Rad für jedes neue Projekt neu erfinden müssen. Die Lösung ist eine individuell konfigurierbare Projektvorlage, die Sie an Ihre konkreten Projektanforderungen anpassen können. 

Vorlagen und Leitfäden bieten Orientierung bei wiederkehrenden Aufgaben. Auf diese Weise lassen sich die Aufgaben besser nachverfolgen und Doppelarbeit wird vermeiden. Mit diesen anpassungsfähigen Tools können Sie also besser und schneller arbeiten.

Was spricht für die Verwendung von Vorlagen?

• Kleinere Aufgaben werden seltener übersehen, da sie alle an einem zentralen Ort erfasst sind.

• Vorlagen lassen sich leicht ändern und sind für Nachfolgeprojekte besonders hilfreich.

• Vorlagen machen das Wissen von Projektmanagern für alle Beteiligten zugänglich.

• Sie bieten neuen Teams die nötige Flexibilität für bevorstehende Projekte.

5. Schaffen Sie eine zentrale Informationsquelle

Bei selbstorganisierten Teams ist es von großer Wichtigkeit, eine zentrale Informationsquelle zu schaffen. Wenn projektbezogene Informationen an einem zentralen Ort verfügbar sind, sorgt dies für erhöhte Transparenz im Team, da Verantwortlichkeiten eindeutig geklärt und nützliche Tools für alle Beteiligten zugänglich sind. Die Beteiligten erhalten darüber hinaus sofort einen ganzheitlichen Überblick über den Status der Arbeit, wodurch unnötige Besprechungen vermieden werden können.

Durch Projektportfolio-Management lassen sich Aufgaben in zentralisierten Portfolios bündeln, um so einen Überblick über alle Vorhaben und Projekte zu erhalten. Diese Portfolios entsprechen einer digitalen Version eines Whiteboards im Besprechungsraum. Hier werden die Aufgaben aller Beteiligten aufgelistet und den entsprechenden Teammitgliedern zugewiesen, wodurch eine Art Projekt-Schaltzentrale entsteht, die sich in Echtzeit anpassen lässt. Zudem lassen sich entsprechende Berichte mühelos erstellen.

Bessere Selbstorganisation, bessere Arbeitsergebnisse

Natürlich kostet es ein wenig Mühe und Zeit, die Tipps zur Selbstorganisation aus diesem Artikel umzusetzen, um sich das Leben etwas leichter zu machen. Wenn Sie jedoch zu Beginn Ihrer Projekte bereits gut aufgestellt sind, profitieren Sie auf lange Sicht. Mit der Zeit schaffen Sie so mehr freie Kapazitäten in Ihrem Arbeitstag, um Zeit für die Aufgaben zu haben, die Ihnen leicht von der Hand gehen oder die Ihnen am meisten Freude bereiten. Mit einer guten Selbstorganisation arbeiten Sie nicht nur effektiver, sondern sind insgesamt zufriedener.