Tagesplan erstellen: Der 6-Schritte-Leitfaden!

Manchmal fühlt es sich so an, als hätte der Tag nicht genug Stunden. Es kann aber hilfreich sein, sich den Tag nicht als eine einzige Einheit vorzustellen, sondern als 24 einstündige Zeitblöcke. So können Sie die einzelnen Blöcke für Arbeit, Freizeit, Essen und Kreativität aufteilen.

Wenn Sie sich darüber bewusst werden, wie Sie Ihre Zeit nutzen, werden Sie nicht ständig das Gefühl haben, dass Ihnen die Zeit davonläuft. Wir zeigen Ihnen heute, wie wichtig ein Tagesplan für das Zeitmanagement ist, damit sie auch an weniger produktiven Tagen erfolgreich arbeiten können.

Was ist ein Tagesplan?

Wer liebt ihn nicht, den guten alten Terminplaner aus Papier. Aber seien wir ehrlich: Physische Terminplaner sind zwar schön anzusehen, aber für die Organisation Ihres Lebens nicht wirklich geeignet.

Wahrscheinlich kennen Sie die Probleme mit den klassischen Terminplanern: Unordnung, zu wenig Platz zum Schreiben, fehlender Kontext und – man wagt kaum daran zu denken – der Verlust Ihres Terminplaners.

Diese Verwirrung und Unordnung und all die anderen Probleme lassen sich mit einem Online-Terminplaner ganz einfach vermeiden.

Im Gegensatz zu einem klassischen Terminkalender bietet eine App zur Terminplanung folgende Vorteile:

• Priorisierung von Aufgaben und Terminen

• Platz für Kontextinformationen

• Gemeinsame Nutzung mit Teammitgliedern

• Jederzeit online zugänglich

• Möglichkeit, mehrere Kalender an einem Ort zu erstellen

Wenn Sie auf der Suche nach einem Online-Tool zur Terminplanung sind, probieren Sie es mit Asana. Asana ist eine Work-Management-Plattform, die Ihnen dabei hilft, Ihre Arbeit zu organisieren. So wissen Sie, was Sie tun müssen und wann Sie es tun müssen.

Wie erstelle ich einen Tagesplan?

Unabhängig von Ihrem Online-Planungstool sollten Sie bei der Erstellung Ihres Tagesplans die folgenden sechs Schritte beachten:

1. Anstehende Aufgaben auflisten

Bevor Sie Ihre Aufgaben organisieren können, müssen Sie zunächst alle Aufgaben auflisten, die Sie an diesem Tag zu erledigen haben. Entweder fügen Sie diese Aufgaben einzeln in Ihre App ein, um nichts zu vergessen, oder Sie verwenden eine Technik wie die Getting Things Done (GTD)-Methode. Damit erfassen Sie systematisch alles, was Sie erledigen müssen.

Nehmen Sie wiederkehrende Aufgaben wie Meetings, Sport und Verabredungen in Ihre Liste auf, aber auch einmalige Aufgaben wie Fristen und Telefonate. Wie konkret Ihre Aufgabenliste sein soll, können Sie selbst bestimmen. Wenn Sie zum Beispiel Ihr Mittagessen als wiederkehrende Aufgabe aufnehmen möchten, um dem Tag Struktur zu geben, können Sie dies gerne tun.

Tipp: Es macht nichts, wenn Sie noch nicht alle Aufgaben der kommenden Woche kennen. Sie können nach und nach weitere Aufgaben zu Ihrer Liste hinzufügen.

2. Aufgaben priorisieren

Lassen Sie sich von Ihrer To-do-Liste nicht überwältigen. Um Ihre Liste übersichtlicher zu gestalten, können Sie Prioritäten setzen. So bekommen Sie einen besseren Überblick darüber, was wann erledigt werden muss. Wenn Sie also das Gefühl haben, dass Sie an einem bestimmten Tag nicht alle Aufgaben erledigen können, können Sie sich auf die Aufgaben konzentrieren, die höchste Priorität haben. Das sollten immer diejenigen sein, mit denen Sie die größte Wirkung erzielen.

Ordnen Sie zunächst jeder Aufgabe eine hohe, mittlere oder niedrige Priorität zu. Beim Sortieren Ihrer Aufgaben können Sie sich unter anderem folgende Fragen stellen:

• Für welche Aufgaben gelten strenge Fristen?

• Welche Aufgaben muss ich an bestimmten Tagen erledigen?

• Welche Aufgaben würden mich stressen, wenn ich sie nicht bald erledige?

• Welche Aufgaben möchte ich als Nächstes erledigen?

• Welche Aufgaben können warten?

Tipp: Wenn mehrere Aufgaben miteinander kollidieren, überlegen Sie, welche Aufgabe am dringendsten ist. Wenn zum Beispiel ein Projekt für einen Kunden und das andere für Ihren Chef ist, hat das Kundenprojekt wahrscheinlich Vorrang. Wenn Fristen kollidieren, bitten Sie Ihre Teammitglieder und Ihren Vorgesetzten um Hilfe. Vielleicht gibt es Arbeit, die Sie delegieren oder aufschieben können.

3. Fristen beachten

Jede Aufgabe in Ihrer To-do-Liste sollte eine Frist haben. Falls Sie sich nicht sicher sind, können Sie die Frist zunächst schätzen und einfach später anpassen.

Genau wie die Prioritäten zeigen auch die Fristen an, welche Aufgaben am wichtigsten sind und bis wann Sie Ihre Arbeit erledigen müssen. Ohne klare Fristen kann es passieren, dass Sie eine Aufgabe zu spät erledigen, obwohl Sie genügend Zeit dafür hatten. Tatsächlich sind unklare Prozesse der zweithäufigste Grund für versäumte Fristen.

Tipp: Fristen gelten nicht nur für berufliche Projekte. Sie können sich auch für private Aufgaben eigene Fristen setzen, um sich selbst zur Verantwortung zu ziehen. Wenn Sie beispielsweise vorhaben, einen Halbmarathon zu laufen, sollten Sie sich Trainingsfristen setzen und festlegen, wie viele Kilometer Sie pro Woche laufen wollen. So können Sie sicherstellen, dass Sie bis zum Halbmarathon gut in Form sind.

4. Wiederkehrende Termine identifizieren

Sobald Sie die Fristen in Ihrer Online-To-do-Liste notiert haben, markieren Sie alle regelmäßig wiederkehrenden Termine, wie zum Beispiel wöchentliche Team-Meetings, ein monatliches Treffen mit dem Buchclub oder Telefonate mit Kunden.

Verwenden Sie dann eine Projektmanagement-Software, um wiederkehrende Termine in Ihrem Tagesplan zu programmieren, damit Sie nicht jede Woche oder jeden Monat einen neuen Termin eintragen müssen.

Tipp: Bei dieser Gelegenheit können Sie sich auch all Ihre wiederkehrenden Termine ansehen. Gibt es irgendwelche regelmäßigen Aufgaben, die Sie nicht mehr erledigen oder an jemand anderen delegieren sollten?

5. Einträge nach Zeit, Priorität oder Frist sortieren

Der große Moment ist gekommen – jetzt können Sie die Aufgaben auf Ihrer To-do-Liste nach Tag und Uhrzeit oder nach anderen Kriterien wie Priorität oder Frist sortieren.

Berücksichtigen Sie beim Sortieren Ihrer Einträge die oben beschriebenen Schritte. Ihre Einträge mit hoher Priorität sollten zu Anfang stehen, während Einträge mit niedriger Priorität später am Tag oder in der Woche stattfinden können. Verteilen Sie Ihre wiederkehrenden Termine entsprechend in Ihrer Kalendervorlage. Sehen Sie zu, wie Ihre To-do-Liste schrumpft und sich Ihr Terminkalender füllt. So vermeiden Sie es, sich zu verplanen und Sie können sich auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren, anstatt die Zeit mit weniger wichtigen “Ablenkungen” zu vergeuden.

Tipp: Sie können Ihre To-do-Liste in die Kalenderansicht umschalten, um zu sehen, wie voll Ihr Kalender ist. Wenn Ihnen Ihr Kalender zu voll erscheint, können Sie einen zusätzlichen Schritt in den Planungsprozess einfügen. Entfernen Sie alle unnötigen Aufgaben, damit Sie sich ausruhen oder Änderungen vornehmen können.

6. Flexibel bleiben

Jetzt haben Sie eine klare Vorstellung davon, wie Ihr Tagesplan aussehen wird, und Sie können sich an die Arbeit machen. Es ist wichtig, während des Tages und der Woche flexibel zu bleiben, denn Ihr anfänglicher Zeitplan wird sich im Laufe der Zeit höchstwahrscheinlich ändern.

Das Beste an einem digitalen Planer ist, dass die Planung von Aufgaben und zukünftige Änderungen einfacher und weniger lästig werden. Es kann immer Unvorhergesehenes passieren. Kunden verschieben Termine, und Ihre wöchentlichen Meetings am Montag werden vielleicht auf den Mittwoch verlegt. Diese Änderungen sind weniger stressig, wenn Sie Ihren Tageskalender mit einem Mausklick anpassen können. Sie können sich dazu auch am Ende des Tages zeitnehmen, den Tagesplan für den nächsten Tag anzupassen.

Tipp: Sie können Projektmanagement-Software auch als eigenständiges Tool zur Terminplanung verwenden. Die meisten Arten von Projektmanagement-Software konzentrieren sich auf Organisation, Anpassung und Visualisierung. Wenn Sie diese Funktionen nutzen, können Sie einen Tagesplan erstellen, der funktional und flexibel ist.

Unsere Tagesplan Vorlage

Sie können die nachstehende Vorlage für einen Tagesplan verwenden, um Ihre To-do-Liste zu organisieren. Wenn Sie eine Vorlage für einen Wochenplan erstellen, kopieren Sie diese Vorlage einfach für jeden Tag der Woche.

Diese Vorlage für einen Tagesplan verwendet zwar allgemeine Zeitblöcke, aber Sie können Ihren Plan bei Bedarf auch detaillierter gestalten. So können Sie Aufgabe 1 beispielsweise zwischen 7:00 und 7:30 Uhr für die Morgenmeditation zuweisen. Mit einer Stundenvorlage können Sie sich gute Gewohnheiten aneignen und Ihre Ziele in die Tat umsetzen.

3 Möglichkeiten zur Gestaltung Ihres Tagesplans

Es gibt verschiedene Möglichkeiten zur Gestaltung Ihres Tagesplans. Vielleicht möchten Sie sich bei der Arbeit auf einen bestimmten Zeitrahmen konzentrieren, oder Sie arbeiten eher aufgabenorientiert. Ziehen Sie die folgenden Optionen in Betracht:

Stundenweise

Ein Stundenplaner ist die traditionelle Form eines Tagesplans. Um einen Stundenplan zu erstellen, befolgen Sie die oben genannten Schritte und weisen Sie Zeiten für Ihre wichtigen Aufgaben zu. Dieser Plan bietet eine klare Struktur für jeden Teil Ihres Tages. Außerdem können Sie auch Verpflichtungen außerhalb der Arbeit einplanen, z. B. einen persönlichen Arzttermin nach Feierabend.

Nach Priorität

Wenn Sie einen Tagesplan ohne Zeitvorgaben bevorzugen, können Sie Ihre Aufgaben nach Prioritäten auflisten und diese Liste im Laufe des Tages abarbeiten. Dies mag wie eine einfache To-do-Liste erscheinen, aber Sie müssen dennoch Ihre Prioritäten für den vor Ihnen liegenden Tag anpassen. Ihre Prioritäten können sich beispielsweise je nach Meetings, Besorgungen, Veranstaltungen und Terminen an diesem Tag ändern.

Unten sehen Sie einen Tagesplan, der nach Prioritäten sortiert ist und die Work-Management-Software von Asana verwendet:

Nach Fristen

Wenn Sie Ihren Zeitplan nach Fristen sortieren, können Sie Ihrem Tag eine gewisse Dringlichkeit verleihen. Die fälligen Projekte sollten in Ihrem persönlichen Planer an erster Stelle stehen. Wie Ihre Liste der Prioritäten wird sich auch die Liste der Fristen jeden Tag ändern. Sie müssen Ihre Liste deshalb jeden Morgen überprüfen und alle wiederkehrenden Termine oder einmaligen Verpflichtungen eintragen.

Warum ist ein Tagesplan wichtig?

Ein Tagesplan ist mehr als nur ein Überblick über Ihre Aufgaben für den Tag. Er kann Ihre Einstellung verbessern, Ihnen helfen, sich auf bevorstehende Termine vorzubereiten, und die Grundlage dafür bilden, wie der Rest Ihrer Woche verlaufen wird.

Einige Vorteile eines Tagesplans sind:

• Förderung von guten Gewohnheiten

• Schaffung von Struktur

• Vermeidung von Prokrastinieren

• Steigerung der Produktivität

• Reduzierung von Stress

• Zeitersparnis

• Verbesserte Konzentration

Studien zeigen, dass Routinen unserem Wohlbefinden zugute kommen. „Routinetätigkeiten reduzieren Stress, indem sie die Situation kontrollierbarer und vorhersehbarer erscheinen lassen“, sagt Indumathi Bendi, M.D., Arzt für Allgemeinmedizin in Piedmont. „Vorbereitet zu sein kann dazu beitragen, Stress zu vermeiden.“

Zusätzliche Tipps für Ihren Tagesplan

In diesem Abschnitt möchten wir Ihnen noch einige Tipps mit auf den Weg geben, wie Sie mit Ihrem Tagesplan noch mehr Erfolg im Alltag haben werden.

• Nutzen Sie die 50:50 Regel: Realistisch gesehen können Sie nicht den kompletten Tag mit Arbeiten einplanen. Es kann immer Unvorhergesehenes passieren und auch für die Kommunikation mit den Kollegen sollte Platz sein: Daher sollten Sie 50% des Tages mit Aufgaben aus Ihrer To-do-Liste verplanen und die anderen 50% als Pufferzeiten weglegen. So bleiben Sie auf jeden Fall flexibler.

• Ähnliche Aufgaben zusammenfassen: Wenn Sie zwischen verschiedenen Aufgabenbereichen wechseln, vergeht oft einiges an Zeit, bis Sie sich an diesen Bereich gewöhnt haben. Wenn Sie ähnliche Aufgaben an einem Tag zu erledigen haben, dann planen Sie diese am besten zeitnah. So liegt Ihr Fokus bereits auf diesen Aufgabenbereich und Sie können produktiver arbeiten.

• Belohnen Sie sich: Halten Sie Ihre Motivation aufrecht, indem Sie sich öfters belohnen. Dies kann das Durchstreichen bzw. Abhaken der bereits erledigten Aufgaben sein, eine Verabredung mit Freunden nach der Arbeit oder auch ein gutes Essen. Wenn Sie sich für den erledigten Tagesplan zumindest etwas belohnen, wird Sie dies noch mehr motivieren, dies auch am nächsten Tag zu schaffen.

• Zeitmanagement-Methoden berücksichtigen: Es kann Ihnen helfen, zur Priorisierung der Aufgaben oder der Erledigung der Aufgaben eine Zeitmanagement-Methode zu verwenden. Für die Priorisierung der Aufgaben eignet sich etwa die Eisenhower-Matrix. Das Eisenhower-Prinzip hilft Ihnen, zwischen dringlichen und wichtigen Aufgaben zu unterscheiden.

Besseres Zeitmanagement mit einem Tagesplan

Die Erstellung eines Tagesplans ermöglicht besseres Zeitmanagement und mehr Kontrolle über Ihr Leben. Mit dem richtigen Tagesplaner können Sie Ihren Tag strukturieren und haben dennoch die Flexibilität, bei Bedarf Änderungen vorzunehmen.

Wenn Sie eine Projektmanagement-Software verwenden, müssen Sie sich nicht für eine bestimmte Anordnung Ihres Tagesplans entscheiden. Wenn Sie Ihren Zeitplan nach Fristen oder Prioritäten sortieren möchten, schalten Sie die jeweilige Option einfach oben auf der Seite um. Sie können Ihren Zeitplan auch als Monatskalender anzeigen und mit Teammitgliedern an deren Kalendern zusammenarbeiten.