Scope-Management-Plan: Was ist das und wie erstelle ich einen?

Die Steuerung des Projektumfangs ist wie Autofahren. Wenn man die Augen nicht nach vorne gerichtet hält, kommt das Auto von der Straße ab. Ähnlich verhält es sich mit dem Projekt, das aus der Bahn gerät, wenn Sie den Projektumfang nicht steuern. Ein Plan für das Scope Management umreißt die Prozesse, die mit der Durchführung Ihres Projekts verbunden sind, und dient als Leitfaden, um das Projekt innerhalb festgelegter Rahmenbedingungen zu halten. 

Als Projektmanager ist es Ihre Aufgabe, Ihr Team durch den Projektlebenszyklus zu führen. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was ein Scope-Management-Plan ist und wie er Sie in der Planungsphase unterstützen kann. Sobald Sie den Prozess des Scope Managements verstanden haben, wird Ihr Plan Ihnen und Ihrem Team eine gute Grundlage für den Erfolg bieten.

Was ist der Zweck eines Scope-Management-Plans?

Der Zweck eines Scope-Management-Plans besteht darin, eine Projektstruktur zu schaffen. Dazu werden die zum Erreichen der Projektziele erforderlichen Ressourcen dokumentiert. Ihr Plan für das Scope Management wird auch die Wahrscheinlichkeit einer schleichenden Ausweitung des Projektumfangs verringern. 

Ein Prozess zur Verwaltung des Projektumfangs hilft Ihnen, häufige Probleme zu vermeiden, wie zum Beispiel: 

• Ständig wechselnde Anforderungen

• Mehrausgaben

• Zeitverschwendung

• Nichteinhaltung von Fristen 

Was versteht man unter „Projektumfang“ (Project Scope)?

Ihr Projektumfang legt die Grenzen für Ihr Projekt fest und definiert die Projektziele, Fristen und Ergebnisse. Wenn Sie Ihren Projektumfang klar definieren, strukturieren Sie Ihr Projekt im Hinblick darauf, was Ihr Team zu erledigen hat und was nicht. Außerdem geben Sie Ihrem Team so klare Ziele vor, auf die es hinarbeiten kann. 

Das gesamte Team sollte an der Festlegung des Projektumfangs beteiligt sein. Dies bedeutet, dass Sie mit den wichtigsten Beteiligten kommunizieren und eine Erklärung zum Projektumfang verfassen, in der die Anforderungen des Projekts beschrieben werden. Wenn Sie beispielsweise den Umfang einer neuen Werbekampagne festlegen, sollten Sie sicherstellen, dass das Designteam, das Redaktionsteam und das Team für digitales Marketing mit den Details in der Umfangserklärung einverstanden sind. 

Was ist Scope Creep?

Zu Scope Creep kommt es, wenn Ihr Projekt den ursprünglich festgelegten Umfang überschreitet. Dies kann zum Beispiel der Fall sein, wenn ein Beteiligter nach Beginn des Projekts ein zusätzliches Projektergebnis als Anforderung hinzufügt. 

Unerwartete Projektänderungen können zu erhöhten Projektrisiken führen. Dazu gehören die Nichteinhaltung von Zeitplänen, die Erhöhung des Budgets, Arbeitsüberlastung oder ein qualitativ mangelhaftes Endprodukt. Es gibt verschiedene Gründe, warum es zu einer schleichenden Ausweitung des Projektumfangs kommen kann. Einige Gründe sind:

• Unklarer Projektumfang

• Unrealistische Projektziele

• Zu viele Beteiligte

• Schlechtes Scope Management

• Unzureichende Kommunikation mit den Beteiligten

Um eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs zu vermeiden, sollten Sie einen Plan zur Steuerung des Projektumfangs aufstellen.

6 Schritte zur Erstellung eines Scope-Management-Plans für Ihr Projekt

Der Projektmanagement-Leitfaden (Project Management Body of Knowledge, PMBOK® Guide) des Project Management Institute (PMI) bietet einen standardisierten, sechsstufigen Prozess für die Steuerung des Projektumfangs. Diese sechs Schritte helfen Ihnen, einen soliden Plan für das Scope Management zu erstellen, damit Ihr Projekt planmäßig verläuft.

1. Ihren Scope-Plan erstellen

Der erste Schritt im Planungsprozess besteht in der Erstellung Ihres Scope-Plans. Dieses Dokument sollte eine Darstellung des Projektumfangs, eine Aufschlüsselung der Projektanforderungen und alle erwarteten Ergebnisse für das Projekt enthalten. 

Ihr Scope-Plan kann auch einen Prozess zur Änderungssteuerung enthalten. Dabei handelt es sich um einen Prozess für Änderungsanfragen, der eine Ausweitung des Umfangs verhindern kann. Auf dieses Dokument können Sie in späteren Phasen der Projektplanung zurückgreifen. Sie benötigen dieses Dokument für komplexe Projekte oder solche, bei denen Sie davon ausgehen, dass die Beteiligten viele Ergebnisse verlangen, oder bei denen sich die erwarteten Ergebnisse ändern können. 

Tipps für die Erstellung eines Scope-Plans: 

• Expertenmeinung einbeziehen: Bei der Erstellung Ihres Plans für den Projektumfang müssen Sie alle Teile des organisatorischen Prozesses berücksichtigen. Sprechen Sie mit funktionsübergreifenden und leitenden Beteiligten, um sicherzustellen, dass Sie auch wirklich über alle erforderlichen Informationen verfügen.

• Halten Sie Kickoff-Meetings zum Umfang ab: Bevor Sie Ihr Scope-Dokument fertigstellen, sollten Sie sicherstellen, dass alle Beteiligten einverstanden sind. Geben Sie Ihr Dokument asynchron weiter oder veranstalten Sie ein Kickoff-Meeting, damit andere am Projekt beteiligte Manager und Teammitglieder zur ersten Beschreibung des Projektumfangs beitragen können. 

2. Projektanforderungen erfassen

In diesem Schritt des Prozesses ermitteln Sie die Anforderungen der Beteiligten, sodass die Projektziele realisiert werden können. Ihr Ziel sollte es sein, eine ausführliche Liste der Anforderungen aller Beteiligten zu erstellen, damit Sie spätere Veränderungen des Projektumfangs vermeiden können. 

Tipps für die Erfassung von Projektanforderungen: 

• Erstellen Sie eine Projektcharta: Erstellen Sie eine Projektcharta oder einen Elevator Pitch, damit die Beteiligten das Projekt klar verstehen und sicherstellen können, dass ihre Erwartungen auch mit den Zielen des Projekts übereinstimmen. 

• Veranstalten Sie Fokusgruppen oder Workshops: Halten Sie Fokusgruppen oder Workshops ab, um den Beteiligten ein besseres Verständnis für Ihr Projekt zu vermitteln. Die Vermittlung Ihrer Projektziele an die Beteiligten ist unerlässlich für deren Zustimmung zum Umfang Ihres Projekts.

• Entwickeln Sie Prototypen: Entwickeln Sie einen Prototyp Ihres Projektergebnisses, bevor Sie den Beteiligten Ihr Projekt vorstellen. Auf diese Weise können sich die Beteiligten ein Bild vom Endprodukt machen und frühzeitig ihre Bedenken äußern oder zusätzliche Anforderungen formulieren.

3. Den Umfang bestimmen

Nachdem Sie alle Anforderungen der Beteiligten eingeholt haben, erstellen Sie aus diesen Informationen einen klar definierten Umfang und eine detaillierte Produktbeschreibung. Dieses Dokument verdeutlicht die Erwartungen und Leistungen für das Projekt, sodass alle Teammitglieder genau wissen, was sie zu erledigen haben.

Tipps zur Bestimmung des Umfangs: 

• Probieren Sie es mit einer Produktanalyse: Bevor Sie Ihren Umfang festlegen und eine detaillierte Produktbeschreibung verfassen können, sollten Sie eine eingehende Produktanalyse durchführen. Analysieren Sie das Produkt aus der Sicht des Kunden oder Auftraggebers, um festzustellen, ob es seine Erwartungen erfüllen wird. 

• Schaffen Sie Alternativen: Sie sollten auch Alternativen für den Fall entwickeln, dass Ihr Projekt von Hindernissen begleitet wird. Wie werden Sie zum Beispiel die Bedürfnisse der Beteiligten erfüllen, wenn Sie eine neue Produkteinführung planen und sich der Einführungstermin verzögert?

• Führen Sie Workshops durch: Veranstalten Sie Brainstorming-Workshops, um den Umfang des Projekts zu klären und die Zusammenarbeit der Teammitglieder zu fördern. 

4. Einen Projektstrukturplan erstellen

Ein Projektstrukturplan (PSP) ist eine Möglichkeit, Ihr Projekt in Aufgabenebenen zu unterteilen. Wenn Sie einen Projektstrukturplan erstellen, kann sich Ihr Team ein klares Bild von den einzelnen Komponenten des Projekts machen und besser einschätzen, was erledigt werden muss. 

Ein Projektstrukturplan erstellt eine hierarchische Struktur von Aufgaben. Von dort aus können Sie Ihr Projekt planen, verwalten und steuern.

Tipps für die Erstellung eines PSP: 

• Unterteilen Sie Ihr Projektziel: In einem PSP wird Ihr Projektziel in Abhängigkeiten und Unterabhängigkeiten zerlegt. Diese kleineren Gruppen von Aufgaben werden oft als Arbeitspakete bezeichnet. Sobald Sie Ihre Aufgaben aufgeschlüsselt haben, haben Sie einen klaren Überblick über alle für Ihr Projekt erforderlichen Faktoren, einschließlich der Arbeitsstunden, Ausrüstung, Tools und Kosten.

• Automatisieren Sie Workflows: Die Automatisierung der Workflows von Teammitgliedern kann die Koordination von Projekten optimieren und die Projekttransparenz verbessern. Durch den Einsatz von Software zur Automatisierung dieser Arbeitsabläufe werden auch manuelle Informationssammlungen und Doppelarbeit reduziert.

5. Den Umfang verifizieren

Die Verifizierung des Projektumfangs bedeutet einfach, dass alle am Projekt beteiligten Akteure ihre Zustimmung geben müssen. Vergewissern Sie sich, dass die Beteiligten Ihre Projektleistungen genau verstehen, um eine zukünftige Ausweitung des Umfangs zu vermeiden. Holen Sie, wenn möglich, Feedback oder Ratschläge zu Änderungen und Verbesserungen ein. 

Tipps zur Verifizierung des Umfangs: 

• Prüfen Sie Ihren Plan: Da die Verifizierung die endgültige Freigabe für Ihren Scope-Management-Plan ist, sollten Sie ihn unbedingt noch einmal gründlich überprüfen. Die Teammitglieder können Ihnen bei der Prüfung des Plans helfen, bevor Sie ihn an die Beteiligten weiterleiten. Doch auch die Beteiligten sollten an einer abschließenden Prüfung teilnehmen, damit der Plan von möglichst vielen Augen gesehen wird.

6. Den Umfang im Blick behalten

Der letzte Schritt in Ihrem Scope-Management-Plan ist die Überwachung des Umfangs. Während Ihr Projekt in die Durchführungsphase übergeht, sollten Sie den Status des Projekts genau überwachen und Änderungen am Umfang steuern. Am besten lässt sich die Umfangskontrolle durch den Einsatz von Projektmanagement-Software optimieren. Mit diesen Tools können Sie Feedback, Dateien und Status-Updates zu Ihrem Projekt austauschen, so dass Sie in Echtzeit über alle Änderungen des Projektumfangs informiert sind.

Tipps zur Überwachung des Umfangs: 

• Analysieren Sie Abweichungen: In diesem Teil des Scope-Management-Plans wird ermittelt, inwieweit es zu Abweichungen im Umfang kommt. Die Analyse des tatsächlichen Umfangs im Vergleich zur geplanten Ausführung wird Ihnen Aufschluss über künftige Projekte geben.

• Beziehen Sie das Dokument zur Änderungssteuerung mit ein: Sie haben bereits in der Planungsphase ein Änderungssteuerungsverfahren erstellt. Denken Sie daran, auf dieses Dokument Bezug zu nehmen, damit Sie den Informationsaustausch im Zusammenhang mit Projektänderungen besser nachverfolgen können.

Vereinfachen Sie Ihr Scope-Management mit Projektmanagement-Tools

Ein Plan für das Scope Management schafft eine klare Struktur, an der sich Ihr Team während der Projektdurchführung orientieren kann. Die Planung des Scope Managements ist einfacher, wenn Sie ein Online-Tool verwenden. So können Sie Ihren Plan mit den Beteiligten teilen, interne Workflows automatisieren und die Projektziele in Aufgaben aufteilen. Mit einer Projektmanagement-Software können Sie Ihre Prozesse optimieren und sich so besser vorbereiten.