Was ist ein Subject Matter Expert?

Mit unserem heutigen Zugriff auf das grenzenlose Wissen im Internet erscheint es fast so, als würden wir in einer Welt von Alleskönnern leben. Jedoch gibt es weiterhin Personen, die ihre ganze Aufmerksamkeit einem speziellen Fachbereich widmen und so tiefschürfende Kenntnisse über ein spezifisches Thema sammeln. Viele dieser Personen werden zu Subject Matter Experts (SMEs). Das Fachwissen dieser Experten ist gründlich und detailliert und wurde gewöhnlich mittels jahrelanger Erfahrungen und Forschung aufgebaut.

Im Projektmanagement können Subject Matter Experts Ihnen dabei helfen, Expertenurteile zu fällen, um Kosten, Ressourcen oder sogar den festgelegten Zeitraum für groß angelegte Initiativen einzuschätzen. Wir werden Ihnen genau erklären, was ein Subject Matter Expert ist und wann es an der Zeit ist, einen solchen Experten für Ihr Projekt zurate zu ziehen.

Was ist ein Subject Matter Expert?

Ein Subject Matter Expert (SME) ist ein Fachexperte mit umfassendem Wissen auf einem spezifischen Gebiet. Oftmals werden die Kompetenzen dieser Experten über Jahre ausgebildet, sowohl durch Praxiserfahrung als auch Fachausbildungen in ihrem Bereich. Es genügt nicht, einen großen Erfahrungsschatz in Ihrer Position zu haben, um als Subject Matter Expert angesehen zu werden. Bei diesen Experten handelt es sich häufig um Personen, die ihr ganzes Leben dem Erlernen eines speziellen Aspekts ihres Berufs gewidmet haben.

Sie können beispielsweise ein Subject Matter Expert auf dem Gebiet der Agile-Methode für Softwareentwicklung sein. Ein Softwareentwickler, der zwar mit einer Reihe von Methodologien gearbeitet hat, sich jedoch nie auf eine dieser spezialisiert hat, mag durchaus ein begabter Entwickler sein, würde aber nicht als Subject Matter Expert angesehen werden.

Teams und Teamleiter setzen SMEs ein, um sich bei Schätzungen, Projektplanungen oder immer dann, wenn eine Expertenmeinung für eine wichtige Initiative notwendig ist, beraten zu lassen.

Wie Subject Matter Experts arbeiten

Bei SMEs kann es sich um firmeninterne Angestellte handeln, deren Rollen sich auf ein bestimmtes Gebiet konzentrieren, oder um externe Berater, die Sie für spezifische Projekte, Ideen oder Zielsetzungen zurate ziehen.

Generell können Sie Subject Matter Experts für Folgendes einsetzen:

• Schätzungen

• Zur Entwicklung von Schulungsmaterialien für ein neues Mitarbeiterschulungsprogramm

• Kostenmanagement, Risikomanagement oder Entscheidungen bezüglich Produktpreisen

• Branchenspezifische Bedürfnisse, wie z. B. ein Sachverständigengutachten für eine Gerichtsverhandlung

Verantwortlichkeiten von SMEs

Ihr Subject Matter Expert sollte sich auf seinem Gebiet bestens auskennen. Theoretisch sollte er eigenständig arbeiten können, sodass Sie nicht Händchen halten oder ihn auf irgendeine Weise unterstützen müssen – er ist schließlich der Fachexperte. Um jedoch sicherzustellen, dass die Tätigkeit Ihres SME planmäßig verläuft, sollten Sie dafür sorgen, dass er einige oder alle der folgenden Verantwortlichkeiten übernimmt. Nachdem Sie ihn mit den nötigen Details und vorhandenen Ressourcen versorgt haben, sollte Ihr SME:

• Informationen bezüglich des ihm zugewiesenen Problems oder Projekts anfordern und überprüfen.

• Daten, Berichte und Dokumente analysieren, bis er ein tiefgreifendes Verständnis für alle Einzelheiten dieses bestimmten Projekts entwickelt hat.

• Informationen in ein einfach verständliches Format übersetzen, das mit weiteren Beteiligten geteilt und für die Umsetzung der Expertenmeinung genutzt werden kann.

• Eine bestimmte Rolle übernehmen, wenn der Subject Matter Expert als Dienstleister damit beauftragt wurde, ein neues Programm, Verfahren oder eine neue Position für das Unternehmen zu entwickeln.

• Basierend auf seinem Fachwissen und seiner Expertise die Unterstützung der Geschäftsleitung sichern.

So werden Sie zum Subject Matter Expert

Um ein Subject Matter Expert zu werden, bedarf es jahrelanger Hingabe und Konzentration. In der Theorie erscheint dies einfach, in der Praxis ist es jedoch ein schwieriges Unterfangen. Sie müssen sich voll und ganz Ihrem Fachgebiet widmen, bis Sie die nötigen Kenntnisse erworben haben, die Sie zu einem Experten machen – und dafür gibt es kein Schnellverfahren. Die Kompetenzen und Kenntnisse, die Sie erwerben müssen, variieren stark von Auftrag zu Auftrag und Branche zu Branche, und einige werden mehr Zeit in Anspruch nehmen als andere. So muss beispielsweise ein SME, der medizinischen Rat erteilt, weitaus mehr Praxiserfahrung sammeln und Fachausbildungen durchlaufen als ein SME, der Strategien für Marketingteams entwickelt.

Nachdem Sie das notwendige Fachwissen erworben haben, das Sie zu einem Experten auf Ihrem Gebiet macht, müssen Sie dieses mit anderen teilen. Nehmen Sie an Konferenzen teil, halten Sie Vorträge oder übernehmen Sie Beratungstätigkeiten – also im Grunde genommen alles, wo Sie als Fachexperte angesehen werden. Sie können sogar Social Media nutzen, um Ihr Wissen zu teilen, indem Sie z. B. Ihren eigenen YouTube-Channel starten oder Ihre Präsenz auf LinkedIn ausbauen, um an Bekanntheit zu gewinnen.

Beispiele für SME-Szenarien

Es gibt jede Art von Subject Matter Experts für sämtliche Branchen. Hier geben wir Ihnen einige Beispiele, um die gesamte Bandbreite und Tiefe möglicher SME-Rollen abzudecken:

• Social-Media-Experten: Ein SME für Social Media hat sehr viel spezifischere Kenntnisse, die über das einfache Erstellen einer Social-Media-Strategie oder das Gewinnen und Einbeziehen eines Publikums hinausgehen. Stattdessen würde ein solcher SME einen spezifischen Aspekt der sozialen Medien unter die Lupe nehmen, wie eine Instagram-Strategie für kleine eCommerce-Geschäftskonten.

• Projektmanager: Eine Rolle im Projektmanagement ist sehr vielfältig. Im Wesentlichen lässt sich sagen, dass Sie ein Projektmanager sind, wenn Sie Projekte managen. Jedoch haben SME-Projektmanager ihren Fokus auf bestimmte Branchen und Arbeitsbereiche gerichtet – wie z.  B. Projektmanager fürs Rechnungswesen in Technologie-Unternehmen des Gesundheitswesens.

• Berater: Wie auch Projektmanager können Berater eingesetzt werden, um ein neues Programm zu entwickeln. Wenn beispielsweise die Personalabteilung ein neues Programm für Diversität und Inklusion einführen möchte, könnte sie einen SME zurate ziehen, der die Mitarbeiter mit bewährten Methoden vertraut macht und sicherstellt, dass sie sich auf dem richtigen Weg befinden.

Einschränkungen für SMEs

Subject Matter Experts können hilfreich sein, aber es gibt auch Einschränkungen für sie. Zum einen haben sie als Berater nicht das gleiche Level an institutionellem Wissen wie firmeneigene Experten. Das kommt besonders dann zum Tragen, wenn sie an Ihrem Produkt oder Service arbeiten – z. B. wenn ein SME bei der Softwareentwicklung hilft, jedoch über unzulängliche Kenntnisse bezüglich des Produkts verfügt. Um dem entgegenzuwirken, sollten Sie zuerst intern nach SMEs Ausschau halten, besonders für höchst wichtige Projekte, die auf spezifisches Fachwissen zu Ihrem Unternehmen angewiesen sind.

Subject Matter Experts können außerdem Gefahr laufen, einen Tunnelblick zu entwickeln. Es kann ihnen manchmal schwer fallen, das große Ganze zu erkennen, da sie so stark auf ihren Fachbereich fokussiert sind. Ihre Fähigkeit, sich völlig einem einzelnen Aspekt Ihrer Expertise zu widmen, bedeutet auch, dass sie manchmal zu weniger gesamtheitlichen Ergebnissen kommen. Um dem entgegenzuwirken, sollten Sie Ihre SMEs mit anderen Teammitgliedern, deren Talent darin besteht, allgemeinere Fragen und Ergebnisse infrage zu stellen, im Tandem arbeiten lassen.

Subject Matter Experts verleihen Ihrer Arbeit Glaubwürdigkeit

Sie sind bereits ein Experte, was Ihr Produkt oder Ihren Service angeht – aber manchmal benötigen auch Sie Hilfe von anderen, die Experten auf ihrem jeweiligen Gebiet sind. Der Einsatz von Subject Matter Experts wird Ihnen dabei helfen, Ihre Projekte auf das nächste Level zu bringen, sodass Ihre Arbeit noch effektiver wird.