4 unverzichtbare Kommunikations-Tools für bessere Zusammenarbeit

Eine effektive Kommunikation ist eine der wichtigsten Säulen eines jeden Unternehmens. Eine einheitliche Kommunikation fördert die Zusammenarbeit und sorgt dafür, dass sich die Teammitglieder auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren können. Es gibt eine Vielzahl von Kommunikations-Tools mit jeweils leicht unterschiedlichen Merkmalen. 

Wichtig ist, dass Sie nicht zu viele Tools verwenden. Forschungen zeigen, dass Wissensarbeiter im Durchschnitt täglich bis zu 25 Mal zwischen 10 Tools hin- und herwechseln. Das ständige Hin- und Herwechseln zwischen Apps beeinträchtigt sowohl die Produktivität als auch die Effizienz. Mehr als ein Viertel (27 %) der Arbeitnehmer geben an, dass sie beim Wechseln zwischen Anwendungen erforderliche Maßnahmen übersehen und Nachrichten verpassen. 26 % von ihnen waren der Meinung, dass zu viele Anwendungen zu weniger Effektivität bei der Arbeit führen. 

Sie brauchen also effektive Business-Tools, die die Kommunikation fördern, ohne dass sie der zielgerichteten Arbeit im Wege stehen. In diesem Artikel werfen wir einen Blick darauf, was ein effektives Kommunikations-Tool ausmacht, und stellen dann vier Kommunikations-Tools vor, die eine erfolgreiche Zusammenarbeit im Team ermöglichen. 

Was ist ein Kommunikations-Tool?

Ein Kommunikations-Tool hilft den Teammitgliedern, miteinander zu kommunizieren. Dazu gehören interne Kommunikations-Tools für die Kommunikation mit Ihrem Team und externe Kommunikations-Tools für die Kommunikation mit Anbietern, Kunden und Agenturen. Eine erfolgreiche Kommunikation am Arbeitsplatz ist nur dann möglich, wenn Sie sowohl Tools für die interne als auch für die externe Kommunikation nutzen.

Kommunikations-Tools werden nach zwei Kriterien unterschieden:

• Synchrone Kommunikation wie etwa persönliche Gespräche, Sofortnachrichten und jede weitere Art der Kommunikation, die in Echtzeit erfolgt.

• Asynchrone Kommunikation wie etwa E-Mails, Projektberichte oder aufgezeichnete Nachrichten – mit anderen Worten, jede Art von Kommunikation, bei der keine sofortige Antwort erforderlich ist. 

Nicht alle Tools sind Kommunikations-Tools

Auch wenn es eine Vielzahl von Business-Tools zur Verbesserung der Zusammenarbeit gib – nicht alle sind auch gleichzeitig für eine effektive Kommunikation konzipiert. Heute nutzen Teams Business-Tools wie Adobe Creative Cloud, Google Docs und Salesforce als Kommunikations-Tools. 

Das Problem ist, dass diese Tools gar nicht für die Kommunikation vorgesehen sind. Hierbei handelt es sich vielmehr um spezielle Programme, die als Grundlage für die Ausführung von Aufgaben dienen, jedoch nicht für die Kommunikation von Informationen konzipiert sind.

Merkmale eines effektiven Kommunikations-Tools

Für eine effektive Kommunikation in Ihrem Team benötigen Sie ein flexibles Tool – oder eine optimierte Reihe von Tools – die Folgendes bieten:

Einfache Einführung im ganzen Team

Niemand arbeitet für sich allein. Daher brauchen Sie ein effektives Kommunikations-Tool, das für alle Mitarbeiter an einem zentralen Ort zugänglich ist und von allen Mitarbeitern Ihres Teams regelmäßig genutzt wird.

Entscheiden Sie sich für ein Tool mit einem gut verständlichen Benutzerhandbuch, dessen Einrichtung und Anwendung leicht ist und bei Problemen Kundensupport bietet. Sie sollten ein Tool wählen, von dem nicht nur Sie, sondern das ganze Team profitieren kann.

Informationsaustausch an einem zentralen Ort

Mit einer zentralen Informationsquelle kennt Ihr Team die Zielvorgaben, und hat einen klaren Überblick darüber, wer was bis wann erledigt. Zusammenarbeit und Teamwork bilden die Grundlage eines jeden effektiven Teams. Dabei ist eine effektive Kommunikation unverzichtbar. Im Folgenden geht es um die Bedeutung der Integration von Kommunikations-Tools, doch zunächst sei gesagt, dass dieses Tool einen der Eckpfeiler für die Interaktion Ihres Teams darstellen sollte. 

Integrationen in Ihre bestehenden Business-Tools

Ihr Kommunikations-Tool ist der Eckpfeiler der Kommunikation im Team – allerdings gibt es eine ganze Reihe von Tools, die für die Teamarbeit hilfreich sind. Unabhängig davon, ob es sich um Tools für die gemeinsame Nutzung von Dateien oder auf die Arbeit Ihres Teams zugeschnittene Tools handelt, nutzen Sie wahrscheinlich bereits mehrere Tools im Team. 

Problematisch ist, dass das Hin- und Herwechseln zwischen Anwendungen die Produktivität enorm beeinträchtigt, unnötige Doppelarbeit verursacht und die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass Informationen verloren gehen. Um dies zu vermeiden, sollten Sie sich für ein Kommunikations-Tool entscheiden, das sich in Ihre bevorzugten Business-Tools integrieren lässt. So kommunizieren Sie immer an einem zentralen Ort über Ihre Arbeit und können gleichzeitig andere, spezialisierte Tools nutzen. 

Flexible und skalierbare Workflows

Die besten Kommunikations-Tools sind sowohl für Kleinbetriebe als auch für Großunternehmen geeignet. Achten Sie darauf, dass das von Ihnen gewählte Tool gut skalierbar und flexibel genug für alle Arbeitsabläufe Ihres Teams ist. 

Im Tool inbegriffen sollten Sie Webanwendungen, Desktopanwendungen und mobile Anwendungen finden. Mobile Optionen sind wichtig, damit die Teammitglieder das Tool jederzeit und überall nutzen können.

Sicherheit, auf die Sie sich verlassen können

Der letzte wichtige Aspekt eines Kommunikations-Tools ist die Überprüfung seiner Sicherheit. Überprüfen Sie die Sicherheitsfunktionen des Tools, um sicherzustellen, dass es eine vertrauenswürdige Option ist. Dazu gehört auch die Skalierbarkeit. Achten Sie deshalb darauf, dass das von Ihnen gewählte Tool eine Möglichkeit zur Kontrolle von Berechtigungen und Benutzern bietet, wenn Ihr Team wächst. 

Die 4 unverzichtbaren Kommunikations-Tools

Nicht alle Kommunikations-Tools sind für jedes Unternehmen geeignet. Idealerweise sollten Sie nach einem Tool suchen, das synchrone, asynchrone und externe Kommunikationsmöglichkeiten bietet. Mit synchronen Tools können Sie mit den Beteiligten in Echtzeit kommunizieren. Asynchrone Tools sind ein zentrales Informationssystem, auf das die Teammitglieder zugreifen können, ohne den Arbeitsfluss zu unterbrechen. Und externe Tools ermöglichen die Kommunikation mit Kunden, Partnern, Auftragnehmern, Agenturen und anderen Beteiligten.

Sofortnachrichten via Slack oder Microsoft Teams

Die synchrone bzw. Live-Kommunikation ist eine wertvolle Möglichkeit, mit dem Team in Echtzeit zu kommunizieren. Mit diesen Chat-Tools können Sie effektiv einzelne Teammitglieder ansprechen oder in einem Gruppenchat Updates austauschen. 

Mit Kommunikations-Tools für Sofortnachrichten bleiben Sie in ständigem Kontakt, besonders wenn Sie in ortsunabhängigen oder geografisch verteilten Teams arbeiten. Bei der Lösung komplexer Probleme sind diese Tools jedoch weniger effektiv. Setzen Sie stattdessen auf andere synchrone oder asynchrone Kommunikations-Tools wie die unten aufgeführten.

Persönliche Kommunikation via Zoom, Google Meet oder Skype

Auch wenn Ihr Team hauptsächlich vor Ort arbeitet, sollten Sie in ein Videokonferenzsystem investieren. Diese Tools sind in der Regel effektiver als Telefongespräche und ermöglichen es dem Team, auch dann zusammenzuarbeiten, wenn es sich nicht am selben Ort befindet. Für überwiegend virtuelle Teams sind Videokonferenzen eine gute Möglichkeit, nicht nur Informationen zu sammeln, sondern auch Beziehungen aufzubauen, Teambuilding-Events zu veranstalten und mit den Teammitgliedern in Kontakt zu bleiben. 

Kommunikation über die Arbeit in Asana

Das Gegenteil der synchronen Kommunikation ist die asynchrone Kommunikation – Nachrichten, die nicht in Echtzeit beantwortet werden müssen. Diese Option ist ein äußerst wichtiger Teil Ihres Kommunikations-Toolkits, denn asynchrone Kommunikation unterbricht den Arbeitsfluss nicht und steigert somit die Produktivität. 

Mit Work Management-Tools wie Asana kann Ihr Team ganz einfach dort über die Arbeit kommunizieren, wo die Arbeit erledigt wird. Die Kommunikation ist immer mit dem umfassenden Kontext der Arbeit Ihres Teams verknüpft, wodurch die Teammitglieder alle erforderlichen Informationen sofort zur Hand haben. Zudem ermöglichen diese Kommunikations-Tools den Teammitgliedern, Benachrichtigungen zu verwalten und so im Arbeitsfluss zu bleiben. 

Unabhängig davon, für welches Projektmanagement-Tool sich Ihr Team entscheidet, sollten Sie unbedingt sicherstellen, dass Sie einen gemeinsamen Arbeitsbereich für alle Informationen Ihres Teams haben. Achten Sie auf ein Tool, mit dem Sie die Arbeit in verschiedenen Ansichten betrachten können, wie etwa Kanban-Boards, Gantt-Diagramme, Kalender und Listenansichten im Stil einer Tabellenkalkulation. 

Externe Kommunikation via Gmail oder Outlook

E-Mail ist das wichtigste Tool für die asynchrone Kommunikation – vor allem für die externe Kommunikation. Die Lieferanten, Auftragnehmer, Agenturen und Kunden, mit denen Sie kommunizieren, haben keinen Zugriff auf die internen Kommunikations-Tools Ihres Teams, daher sind Tools wie E-Mail für eine effektive externe Kommunikation unerlässlich.

Die Integration von Kollaborationstools in Ihre Kommunikationstechnologien

Die Lösung für das Problem der Unternehmenskommunikation sind nicht weitere Tools. Nach jüngsten Untersuchungen gilt: Je mehr Apps ein Team verwendet, desto wahrscheinlicher ist es, dass Arbeit doppelt ausgeführt wird. Auf Platz zwei und drei der größten Produktivitätshindernisse stehen die Beantwortung von E-Mails und Nachrichten sowie zu viele Meetings und Videoanrufe.

Zur Steigerung der Produktivität und Verbesserung der Zusammenarbeit sollten Sie sicherstellen, dass Ihre vier wichtigsten Kommunikations-Tools sich zuverlässig und stabil in Ihre bereits bestehenden Business-Tools integrieren lassen. Dadurch können Sie von diesen spezialisierten Tools profitieren, ohne direkt in Tools kommunizieren zu müssen, die nicht primär für die effiziente Kommunikation am Arbeitsplatz konzipiert sind.

Der durchschnittliche Wissensarbeiter wechselt bis zu 25 Mal pro Tag zwischen 10 Apps hin und her - und dieses Problem wächst, je weiter nach oben Sie in die hierarchische Struktur des Unternehmens gehen. Führungskräfte berichten, dass sie 31 Mal pro Tag zwischen 14 Apps hin- und herwechseln. Integrationen sind vorteilhaft, weil das Team an einem Ort auf Informationen zugreifen kann, während es gleichzeitig maßgeschneiderte Tools für die spezifischen Anforderungen des Teams nutzen kann. 

Integration interner Kommunikations-Tools

Interne Kommunikations-Tools sind Tools, die Sie für die Kommunikation innerhalb Ihres Teams verwenden. Dazu gehören alle Personen – vom kleinen Projektteam bis hin zum gesamten Unternehmen. In der Regel sind diese Tools geschützt, damit externe Partner keinen Zugriff darauf haben. 

Interne Kommunikations-Tools umfassen: 

• Filesharing-Tools: Google Drive, Dropbox, Box und OneDrive

• Tools zur Beteiligung der Mitarbeiter: BambooHR, Workday, Lattice und Culture Amp

• Tools zur gemeinsamen Bildschirmnutzung oder Aufzeichnung: Vimeo und Loom

Weitere Tools, die Ihr Team unter Umständen für die interne Kommunikation nutzt, sind:

• Tools für die Kalendersynchronisierung: Google Calendar und Microsoft Outlook

• Teamspezifische Tools: Adobe Creative Cloud, Salesforce, Github, SEMRush und Figma

• Analyse-Tools: Google Analytics, Tableau, Looker und PowerBI

Diese Tools sind zwar wichtig, um gute Arbeit zu leisten, sie sind jedoch nicht für die Kommunikation konzipiert. Anstatt innerhalb der genannten Tools zu kommunizieren, sollten Sie sich für ein zentrales Tool entscheiden, das Sie in bereits bestehende Tools integrieren können, damit Sie auf sämtliche Informationen über die Arbeit an einem Ort zugreifen können.

Integration externer Kommunikations-Tools

Externe Kommunikations-Tools sind Tools, die Sie für die Interaktion mit Personen verwenden, die nicht zu Ihrem Unternehmen gehören. Dazu gehören Kunden, Freiberufler, Auftragnehmer, Agenturen und andere Geschäftspartner. 

Externe Kommunikations-Tools umfassen: 

• Tools zur Kundenbetreuung: Zendesk und ServiceNow

• Tools zur Vernetzung: LinkedIn and Glassdoor

• Öffentliche Foren und Webinar-Hosting-Tools:Livestorm und Zoom

Weitere Tools, die Ihr Team unter Umständen für die externe Kommunikation nutzt, sind:

• Tools zur Verwaltung sozialer Medien: Sprout Social, Buffer und Hootsuite

• Tools zur Zeiterfassung: Clockify, Harvest and Everhour

Mit einem Kommunikationsplan Erwartungen klären

Wenn Sie über wirksame Kommunikations-Tools verfügen, sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Team weiß, welches Tool es wann einsetzen muss. Das funktioniert am besten mit einem Kommunikationsplan. Kommunikationspläne legen fest, wie und wo Ihr Team Informationen weitergeben sollte. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel Kommunikationsplan in vier Schritten