Modelo de termo de abertura de projeto

Você teve uma brilhante ideia de projeto, mas por onde deveria começar? Na maioria das empresas, o primeiro passo para lançar uma iniciativa é propô-la às partes interessadas. Em seguida, se a sua proposta for bem recebida, você poderá seguir adiante ao contar com a adesão deles.

A elaboração de uma proposta de projeto impecável é fundamental para assegurar a aprovação da iniciativa. Felizmente, um modelo de termo de abertura de projeto pode ajudar você (e a sua equipe inteira) a acertar em cheio cada proposta com que se deparar. 

O que é um termo de abertura de projeto? 

Um termo de abertura de projeto é o discurso para apresentar uma nova iniciativa. Ele resume as principais informações, como os seus objetivos, escopo e recursos necessários — assim, as partes interessadas podem rapidamente entender (e, com sorte, aprovar) o seu projeto. 

O que é um modelo de termo de abertura de projeto? 

Trata-se de um esboço reutilizável que apresenta todos os componentes de um termo de abertura de projeto bem-sucedido. É um guia que a sua equipe pode seguir cada vez que precisar lançar uma iniciativa. Em vez de começarem do zero, os membros da equipe podem copiar o modelo e preencher a informação necessária. 

Como líder de equipe, a criação de um modelo de termo de abertura de projeto pode ajudar você a padronizar a forma como a sua equipe lança as iniciativas. Esta consistência assegura que os aprovadores recebam toda a informação de que precisam para tomar uma decisão e facilita aos colaboradores a análise do termo de abertura. E, dado que este segue um formato padronizado, as partes interessadas saberão o que esperar. 

Os benefícios de um modelo digital de termo de abertura de projeto

As aprovações de projetos raramente são um processo com limites bem definidos. Muitas vezes, envolvem uma conversa com as partes interessadas e mudanças nos objetivos, escopo ou responsabilidades de projeto. Documentos estáticos em Excel ou Word não conseguem captar este processo iterativo: rapidamente eles ficam desatualizados e não propiciam o feedback.

Por outro lado, o modelo digital de termo de abertura de projeto permite:  

• Falar com as partes interessadas e recolher feedback em tempo real por meio dos comentários. 

• Atualizar facilmente os elementos do termo de abertura de projeto conforme necessário.

• Disponibilizar às partes interessadas um núcleo de referência para as informações do projeto.

• Monitorar quais componentes do seu termo de abertura foram aprovados.

• Visualizar o modelo de termo de abertura de projeto de diversas maneiras, como uma lista padrão, quadros Kanban, diagramas de Gantt ou calendário. 

• Somar automaticamente os custos do projeto. 

• Adicionar informações contextuais às tarefas por meio da inclusão de documentos, imagens ou vídeos.  

O que incluir em um modelo de termo de abertura de projeto

A finalidade do seu modelo de termo de abertura de projeto é delinear cada componente necessário, para que a sua equipe possa facilmente lançar as informações conforme necessário. Um modelo de termo de abertura de projeto bem redigido normalmente inclui os seguintes elementos:

• Finalidade do projeto: por que este projeto é importante e que demandas empresariais precisa satisfazer? 

• Objetivos do projeto: o que você espera alcançar ao fim do projeto e quais métricas usará para mensurar o sucesso do projeto? 

• Escopo do projeto e entregáveis: especificamente, em quais entregáveis vocês trabalharão e em quais vocês não trabalharão? 

• Recursos exigidos ou demandas de projeto: o que você precisa para concluir este trabalho? Isto inclui pessoas, ferramentas e orçamento. 

• Partes interessadas do projeto: quem são os membros de equipe do seu projeto? Quem precisa aprovar o termo de abertura, quem é o patrocinador do projeto e quem deveria ser convidado a participar de decisões importantes? 

Para criar o seu modelo de termo de abertura de projeto, inclua seções para cada elemento acima. Dentro delas, adicione tarefas mais específicas para orientar a sua equipe ao longo do processo de criação do termo de abertura de projeto. Por exemplo, na seção de partes interessadas do projeto, você poderia criar tarefas para identificar a equipe de projeto e criar um gráfico RACI para definir as responsabilidades dos participantes. Também é possível criar marcos para identificar os pontos decisivos no plano de projeto. 

Para acompanhar o orçamento do projeto e os entregáveis num só lugar, adicione colunas para documentar os custos estimados de cada entregável, além do requisito de tempo estimado por parte da sua equipe do projeto. Isto concede aos aprovadores um detalhamento de todos os recursos necessários, assim eles podem ver por que você está solicitando um valor orçamentário específico.

Finalmente, adicione uma coluna para verificar se cada componente do seu termo de abertura de projeto foi aprovado. Dessa forma, você poderá monitorar o que foi finalizado e onde precisa fazer alterações. 

Recursos integrados

• Visualização de lista. Uma visualização tipo grade que facilita a visualização imediata de todas as informações do projeto. Tal qual uma lista de pendências ou uma planilha, a visualização de lista exibe todas as tarefas ao mesmo tempo para que se possa ver os títulos das tarefas e as datas de conclusão, além de quaisquer campos personalizados relevantes, tais como prioridade, status, entre outros. Favoreça uma colaboração descomplicada dando a toda a sua equipe visibilidade sobre quem está fazendo o quê, e quando.

• Visão geral do projeto. A visão geral do projeto concentra as informações mais importantes em termos de contexto. Dê à sua equipe uma visão panorâmica do projeto: do que se trata, como funcionará e por quê. Adicione uma descrição do projeto para determinar a forma como a equipe equipe utilizará a Asana para colaborar. Depois, compartilhe informações de contexto e recursos importantes, como detalhes de reuniões, canais de comunicação e o brief do projeto, tudo em um único lugar.

• Campos personalizados. Estes componentes são a melhor forma de rotular, classificar e filtrar o trabalho. Crie campos personalizados exclusivos para qualquer informação necessária: prioridade, status, e-mail ou número de telefone, etc. Utilize os campos personalizados para ordenar e agendar os seus afazeres, assim você fica sabendo o que fazer primeiro. Além disso, compartilhe os mesmos campos personalizados em diferentes tarefas e projetos para assegurar a consistência por toda a organização.

• Aprovações. Às vezes, não basta concluir uma tarefa — você precisa saber se o trabalho entregado está aprovado ou não. As Aprovações são um tipo especial de tarefa na Asana que oferece as opções de “Aprovar”, “Solicitar alterações” ou “Recusar” a tarefa. Assim, os responsáveis podem saber claramente como proceder e verificar se o trabalho foi aprovado ou não. 

Aplicativos recomendados

• Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, você poderá anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

• OneDrive. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Microsoft OneDrive, já integrado ao painel de tarefas da Asana. De modo simples, você poderá anexar arquivos do Word, Excel, PowerPoint, etc.

• Dropbox. Anexe arquivos diretamente às tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Dropbox, já integrado ao painel de tarefas da Asana.

• Microsoft Teams. Com a integração entre o Microsoft Teams e a Asana, é possível buscar pelas informações necessárias sem sair do Teams. Conecte facilmente as conversas do Teams a itens realizáveis na Asana sem sair do aplicativo da Microsoft. Você também pode criar, atribuir e visualizar tarefas durante uma reunião do Teams sem precisar mudar para o navegador.

Tipos diferentes de modelos de termo de abertura de projeto

Descrevemos acima como criar um modelo básico de termo de abertura de projeto, mas você também pode adaptar o seu modelo às necessidades específicas da sua equipe. 

Estas são algumas formas diferentes de personalizar o seu modelo de termo de abertura de projeto:

• Modelo de termo de abertura de projeto ágil: caso use a gestão de projetos ágil, você pode definir as responsabilidades da equipe específicas à metodologia ágil, como o mestre do Scrum, responsável pelo produto e equipe de desenvolvimento. Ao estimar os recursos do projeto, também é possível usar story points para avaliar o tempo a ser demandado por cada entregável.

• Modelo de Termo de abertura de projeto Six Sigma: se a sua equipe usa o Six Sigma, organize os entregáveis do projeto em diferentes fases do ciclo de vida do projeto Six Sigma: definir, mensurar, analisar, melhorar e controlar. 

• Modelo de termo de abertura de projeto de construção: no caso de iniciativas de construção, pode ser útil organizar os custos projetados por tipo — por exemplo, “obra” ou “materiais”. Você também pode identificar subempreiteiras ou fornecedores com quem estiver trabalhando ao detalhar as principais partes interessadas e responsabilidades. 

Perguntas frequentes