O que é o Kanban? Guia completo com exemplos e boas práticas

Imagine que a sua equipe está a iniciar um novo projeto. Ao contar com uma forma fácil de visualizar o trabalho, é possível saber quem está a fazer o quê, em que estágio cada tarefa se encontra e quais são os prazos de entrega. Em vez de navegar entre documentos, planilhas e mensagens, é possível centralizar tudo num único quadro Kanban.

Se tem experiência em gestão de projetos ou está a explorar formas de organizar o trabalho da sua equipe, provavelmente já ouviu falar do Kanban. Este método ajuda as equipes a encontrar um equilíbrio entre as tarefas que precisam realizar e a capacidade de cada membro.

Este artigo explica o que é o Kanban, como usar Kanban no trabalho da sua equipe, como funcionam os quadros e cartões Kanban, e qual a melhor forma de os utilizar para gerir projetos com mais eficiência.

O que é o Kanban?

O Kanban é um método de gestão ágil que utiliza quadros visuais para ajudar as equipes a monitorar o trabalho por etapas de conclusão. Baseado numa filosofia de aprimoramento contínuo, o Kanban “puxa” os itens de trabalho de um backlog do produto e os coloca num fluxo estável e gerenciável.

Na prática, o Kanban funciona assim:

• Cartões: cada tarefa é representada como um cartão no quadro Kanban

• Colunas: os cartões movem-se entre colunas que representam os estágios do trabalho (por exemplo, “A fazer”, “Em andamento”, “Concluído”)

• Visibilidade em tempo real: toda a equipe pode ver rapidamente em que ponto está cada tarefa

O Kanban é especialmente popular entre equipes de produtos, engenharia e desenvolvimento de software. Contudo, qualquer equipe que queira criar um fluxo de trabalho mais flexível pode utilizá-lo, desde equipas de marketing a recursos humanos.

História do Kanban

O japonês Taiichi Ohno, engenheiro da Toyota, criou o Kanban no final dos anos 40. Ohno percebeu que poderia melhorar o sistema de produção ao incorporar elementos de produção otimizada, também conhecida como sistema “Just-in-Time” (JIT).

A principal inovação foi a mudança de um processo de “empurrar” para um processo de “puxar”:

• Processo de empurrar: os produtos são criados com base na demanda prevista e enviados para o mercado

• Processo de puxar: os produtos são criados e reabastecidos com base na demanda real do consumidor

Essa mudança permitiu que a Toyota mantivesse níveis de estoque mais baixos, sem deixar de ser competitiva no mercado.

“Kanban” é uma combinação de duas palavras em japonês: 看 (Kàn), que significa “placa”, e 板 (Bǎn), que significa “quadro”.

O Kanban ainda perdura em muitos ambientes de fabricação e foi adaptado para o desenvolvimento de software no início dos anos 2000, em grande parte graças ao trabalho de David J. Anderson, que formalizou o método Kanban para equipas de conhecimento. Hoje, o Kanban é utilizado em áreas que vão desde a engenharia de software até ao marketing e à gestão de operações.

As equipes de desenvolvimento de software consideram o Kanban altamente complementar às suas práticas de DevOps. A sinergia entre Kanban e DevOps gera resultados mais rapidamente e promove uma cultura de aprimoramento contínuo e eficiência operacional.

O que são quadros Kanban?

As equipes Kanban utilizam uma ferramenta de visualização chamada quadro Kanban para gerir a sua carga e fluxo de trabalho. Num quadro Kanban, o trabalho é exibido em colunas num quadro de projetos. Tradicionalmente, cada coluna representa um estágio do trabalho. Um quadro Kanban básico pode conter colunas como “A fazer”, “Em andamento” e “Concluído”.

Cada coluna é preenchida com cartões visuais que representam tarefas individuais. A equipe percorre as colunas até que as tarefas sejam concluídas.

Imagine que são as prateleiras de um supermercado. À medida que o estoque diminui com as compras dos consumidores, a equipe reabastece as prateleiras com novos produtos. Da mesma forma, um quadro Kanban é continuamente preenchido com novas tarefas à medida que a equipe conclui as anteriores.

Pode ter um quadro Kanban físico pendurado numa sala de reuniões ou utilizar uma ferramenta digital, uma solução muito mais prática para equipes remotas ou virtuais.

Quadros Kanban virtuais

Hoje, é possível criar e manter o seu quadro Kanban on-line. Os softwares e ferramentas de quadros Kanban virtuais ajudam a visualizar o conteúdo de forma flexível e a obter uma visão geral do trabalho de todo o projeto. Muitas equipes utilizam quadros Kanban virtuais, como a visualização em quadro da Asana, para acompanhar o trabalho conforme avança pelos diversos estágios do projeto.

O que são cartões Kanban?

Os cartões Kanban são a força motriz do sistema Kanban, e cada cartão representa uma tarefa ou item de trabalho individual. Eles fornecem uma visão geral clara e concisa da tarefa em questão.

Os cartões Kanban geralmente incluem detalhes essenciais como o título, a descrição, a data de conclusão, os principais participantes e a pessoa responsável pela tarefa. As cores são frequentemente atribuídas a diferentes tipos de trabalho, para que os membros da equipe possam compreender rapidamente os requisitos e o status da tarefa.

Por exemplo, numa equipe de marketing, um cartão pode representar a tarefa “Publicar artigo sobre gestão de projetos”, com etiquetas de prioridade, prazo e responsável, permitindo que toda a equipe veja o progresso em tempo real.

Como funciona o Kanban?

O Kanban funciona através de um sistema visual de “puxar”: as tarefas são representadas como cartões que se movem por colunas num quadro, cada coluna representando um estágio do trabalho. A equipe só avança novas tarefas quando há capacidade disponível, o que evita a sobrecarga e mantém um fluxo estável.

Os principais componentes incluem:

• Raias: colunas que refletem o fluxo de valor, as etapas pelas quais as tarefas devem passar do início ao fim

• Cartões: as tarefas individuais são colocadas nas raias apropriadas para mapear o fluxo de trabalho

• Limites de trabalho em andamento (WIP): limites de capacidade nas raias que impedem a sobrecarga do sistema e garantem um fluxo contínuo

À medida que o trabalho progride, os membros da equipe movem os cartões da esquerda para a direita, passando por cada estágio até à conclusão. Este sistema de “puxar” assegura que o novo trabalho só entra no fluxo quando há capacidade disponível.

Kanban vs Scrum: qual a diferença?

O Kanban e o Scrum são ambos métodos de gestão ágil, mas funcionam de forma diferente. Eis as principais diferenças:

Na prática, muitas equipes utilizam uma abordagem híbrida, combinando a flexibilidade do Kanban com a estrutura do Scrum. O mais importante é escolher o método que melhor se adapta ao ritmo e às necessidades da sua equipe.

Os 4 princípios fundamentais do Kanban

Há quatro princípios fundamentais que guiam a sua equipe durante a implementação de um processo Kanban:

1. Começar pelo que já é feito

O Kanban pode ser aplicado a qualquer fluxo de trabalho ou processo existente. Diferentemente de métodos de gestão ágil mais definidos, como o Scrum, o Kanban é flexível o suficiente para funcionar dentro das práticas fundamentais da sua equipe, sem exigir uma reformulação completa.

2. Concordar em buscar mudanças incrementais e progressivas

Grandes mudanças podem abalar a sua equipe. Se mudar tudo de uma vez, o novo sistema pode não funcionar. A filosofia Kanban reconhece isso, e é por essa razão que a sua estrutura se concentra no aprimoramento contínuo e em mudanças incrementais. Em vez de alterar tudo de uma vez, comece por fazer ajustes graduais para evoluir os processos da sua equipe com o passar do tempo.

3. Respeitar o processo, as funções e as responsabilidades atuais

Diferentemente de outras metodologias, o Kanban não possui funções dos membros da equipe integradas na sua composição, o que facilita a sua adaptação à estrutura e ao processo atuais da sua equipe. O processo atual da equipe pode conter elementos valiosos que se perderiam se o fluxo de trabalho fosse totalmente reformulado.

4. Incentivar atitudes de liderança em todos os níveis

Seguindo a filosofia de aprimoramento contínuo, o método Kanban reconhece que as mudanças podem vir de qualquer lugar, não necessariamente só de cima para baixo. O Kanban incentiva todos os membros da equipe a contribuírem, debaterem novas formas de evoluir os processos e proporem novas iniciativas de trabalho.

Boas práticas essenciais do Kanban

Os princípios fundamentais do Kanban orientam a mentalidade da equipe ao contemplar um fluxo de trabalho ao estilo Kanban. Para implementar o Kanban de forma eficaz, siga estas práticas e ajude a equipe a melhorar continuamente.

1. Visualize o trabalho

Uma das maiores vantagens do Kanban é a capacidade de ver o trabalho “movendo-se” pelos vários estágios do processo. Além de dar uma visão ampla de como o trabalho está a progredir, esta prática proporciona uma visão geral rápida e em tempo real do estágio em que cada tarefa se encontra.

2. Limite os trabalhos em andamento

Os limites de trabalho em andamento, ou limites de WIP, são o número máximo de cartões que podem ser exibidos numa única coluna a qualquer momento.

Por ser uma metodologia Agile, o Kanban baseia-se no princípio de entrega antecipada: as tarefas devem mover-se rapidamente entre as colunas, em vez de ficar atoladas no status ambíguo de “em andamento”.

Para definir os limites de WIP, uma boa regra de partida é definir o limite de cada coluna como o número de membros da equipe responsáveis por aquele estágio, mais um. Por exemplo, se três pessoas trabalham na revisão, defina o limite de WIP dessa coluna como quatro. Ajuste o valor com base no rendimento real da equipe ao longo do tempo.

3. Faça a gestão do fluxo

Para limitar os trabalhos em andamento de forma eficaz, otimize o fluxo de tarefas dentro do seu quadro Kanban. O tempo de execução é o tempo entre o início de uma tarefa e a sua marcação como “Concluída”.

Gerir o fluxo ajuda a:

• Reduzir o tempo de execução das tarefas

• Reduzir os gargalos no seu fluxo de trabalho

• Entregar o trabalho enquanto ele ainda é relevante

4. Deixe as políticas relativas aos processos explícitas

Como as tarefas progridem com muita dinâmica no Kanban, certifique-se de que a equipe tenha estabelecido e comunicado as convenções claramente. As políticas relativas a processos devem guiar a implementação da metodologia Kanban.

Além disso, todos os membros da equipe devem ser incentivados a contribuir e a inovar a sua política de Kanban, conforme o quarto princípio fundamental: incentivar ações de liderança em todos os níveis.

5. Implemente ciclos de feedback

No Kanban, procure obter feedback de dois grupos distintos: os seus clientes e a sua equipe.

• Clientes: obtenha o feedback dos clientes e as histórias dos usuários referentes à qualidade e à eficácia da solução produzida pela equipe. Foi desenvolvido o produto certo? Houve algum problema? Caso tenha havido problemas, como bugs no código ou defeitos num produto, reveja o fluxo no Kanban e adicione tempo para revisão, aprovação e avaliação.

• Equipe: consulte a equipe com frequência sobre o processo de utilização do Kanban. O que estão a achar dos resultados? Esta é outra oportunidade de incentivar a liderança em todos os níveis e de aprimorar as políticas de processos.

O feedback é parte integrante do aprimoramento contínuo e, portanto, da estrutura Kanban.

6. Use as principais métricas para melhorar continuamente

O acompanhamento dos principais indicadores de desempenho é essencial para implementar efetivamente um sistema Kanban. As quatro métricas fundamentais do Kanban são:

• Tempo de execução (lead time): o tempo total desde que uma tarefa é solicitada até ser entregue

• Tempo de ciclo (cycle time): o tempo que uma tarefa demora desde o início do trabalho ativo até à sua conclusão

• Rendimento (throughput): o número de tarefas concluídas num período específico

• Diagrama de fluxo cumulativo (CFD): uma representação gráfica que mostra a quantidade de trabalho em cada estágio ao longo do tempo, permitindo identificar gargalos visualmente

Estas métricas fornecem insights valiosos sobre o progresso e a eficiência da equipe, destacando áreas de melhoria. As equipes podem usar esta análise de dados para tomar decisões fundamentadas e refinar continuamente o seu processo Kanban.

7. Aprimore colaborativamente e evolua experimentalmente

Um dos alicerces do Kanban é o aprimoramento contínuo. Porém, isso também significa que outras metodologias de melhoria de processos podem funcionar bem em conjunto com o Kanban. Seja o Scrum ou outro sistema, esteja sempre disposto a colaborar, experimentar e evoluir os seus processos, se necessário.

Como criar um quadro Kanban em cinco passos simples

De acordo com o primeiro princípio fundamental do Kanban (comece pelo que já é feito), o Kanban pode ser aplicado a qualquer fluxo de trabalho. A melhor forma de visualizar um quadro Kanban é com uma ferramenta de gestão do trabalho, como a Asana. Na Asana, todos os projetos podem ser visualizados de quatro formas, incluindo uma visualização de quadro ao estilo Kanban.

Independentemente de como o quadro Kanban é criado, siga estes passos simples para aplicar o Kanban a qualquer um dos seus processos existentes:

1. Comece com um quadro em branco

Futuramente, o seu quadro Kanban talvez contenha todas as tarefas do backlog e todos os trabalhos concluídos, mas, por enquanto, comece com um quadro em branco. Se estiver a utilizar uma ferramenta de gestão do trabalho como a Asana, certifique-se de usar a visualização de quadro.

2. Crie colunas para representar o trabalho

Tradicionalmente, as colunas de um quadro Kanban representam os diversos estágios do trabalho. As colunas a criar dependem da sua equipe, mas algumas colunas comuns incluem:

• Backlog, Caixa de entrada ou Novo: é nesta coluna que entram os novos trabalhos antes de serem designados a um membro de equipe.

• Pronto ou Priorizado: passe o trabalho para esta coluna quando estiver pronto para ser iniciado.

• Em andamento: o trabalho em que a equipe está a trabalhar neste momento. A coluna “Em andamento” pode ser dividida em várias outras colunas. Por exemplo, uma equipe de conteúdo pode criar colunas de “Esboço”, “Revisão” e “Edição”, enquanto uma equipe de engenharia pode incluir colunas de “Desenvolvimento”, “Testes” e “Implantação”.

• Em espera: passe o trabalho para esta coluna caso precise de o bloquear por algum motivo.

• Concluído ou Finalizado: mova as tarefas para esta coluna quando estiverem concluídas.

3. Adicione tarefas para representar o trabalho

Num quadro Kanban, cada tarefa é representada por um cartão. Certifique-se de que os títulos das tarefas sejam acionáveis. Recomendamos começá-los com verbos, para que a equipe saiba exatamente o que deve ser feito.

Se estiver a utilizar uma solução de gestão de trabalho virtual, também pode adicionar outras informações, contexto e arquivos aos cartões de tarefa do Kanban. Em seguida, use as tags para acompanhar metadados, como o tempo que a tarefa deve levar ou o seu nível de prioridade.

4. Avance o trabalho pelos diversos estágios

Um elemento fundamental da gestão de fluxos de trabalho com quadros Kanban é avançar o trabalho pelos vários estágios. As tarefas podem ser manualmente arrastadas e soltas, mas também é possível utilizar uma solução de gestão de trabalho virtual para automatizar esse processo. Por exemplo, a Asana permite definir regras para mover o trabalho automaticamente para as colunas correspondentes com base em informações relevantes sobre a tarefa, como passar a tarefa para a coluna “Em andamento” assim que for designada a um membro de equipe.

5. Se necessário, crie novos quadros Kanban

Teoricamente, é possível utilizar o mesmo quadro Kanban virtual por tempo indeterminado. Como os quadros Kanban monitoram o trabalho por meio de um processo contínuo, não há motivo para descartar o quadro atual. No entanto, em alguns sistemas, como o Scrum, são criados quadros Kanban com regularidade para cada novo Sprint. Basta criar um novo quadro, transferir o backlog de tarefas e retomar as atividades.

Ferramentas Kanban digitais

Embora o quadro Kanban tradicional ainda seja uma ferramenta de gestão de projetos eficaz, usar uma ferramenta de Kanban digital, como a Asana, pode melhorar significativamente a abordagem da equipe para a melhoria contínua.

Uma ferramenta Kanban digital é uma plataforma on-line ou baseada em aplicativo que replica os quadros Kanban físicos num ambiente flexível e interativo. Eis como as ferramentas digitais aumentam a eficácia da equipe:

• Fluxo: as ferramentas Kanban digitais oferecem a melhor visibilidade possível de como as tarefas estão a avançar no fluxo de trabalho. Graças a essa transparência, as equipes podem identificar e resolver gargalos com mais facilidade, garantindo um fluxo de trabalho mais tranquilo do início ao fim.

• Rendimento: as equipes podem avaliar o seu rendimento monitorando o número de tarefas concluídas num período específico. As ferramentas Kanban digitais facilitam a visualização dessa métrica, oferecendo insights sobre as tendências de produtividade e permitindo decisões baseadas em dados para otimizar o resultado da equipe.

• Tempos de execução: é crucial entender a duração de uma tarefa, do início ao fim, para prever os cronogramas do projeto e definir prazos realistas. As equipes podem monitorar com precisão os tempos de execução usando ferramentas digitais de gestão de projetos, que fornecem dados valiosos para melhorar os processos de planeamento e execução.

• Automatização: as ferramentas Kanban digitais geralmente incluem recursos de automatização que lidam com tarefas repetitivas, como mover cartões entre colunas com base em desencadeadores, enviar notificações e atualizar os status das tarefas. As equipes podem concentrar-se em atividades de maior valor agregado ao reduzir o esforço manual.

• Integração: a combinação com outras ferramentas e plataformas garante que os quadros Kanban não operem de maneira isolada. As integrações conectam o armazenamento de documentos, as ferramentas de comunicação e os ambientes de desenvolvimento para simplificar os fluxos de trabalho e manter todas as informações relevantes num local acessível.

• Análise e geração de relatórios: as ferramentas Kanban digitais geralmente incluem recursos integrados de análise e geração de relatórios. As equipes obtêm insights detalhados sobre os seus padrões de trabalho por meio dessas funcionalidades, o que lhes permite identificar tendências, fazer projeções de desempenho futuro e realizar ajustes informados nos seus processos.

Quadros Kanban: vantagens e desvantagens

A sua equipe deveria usar o Kanban? Eis uma rápida comparação para ajudar a decidir:

O Kanban é uma ferramenta flexível que pode ajudar as equipes a encontrar um equilíbrio entre o trabalho e a capacidade. Se estiver a introduzir o Kanban numa equipe não técnica, considere migrar um fluxo de trabalho por vez para facilitar a adoção.

Visualize o trabalho da sua equipe

Os quadros Kanban oferecem à sua equipe uma visão clara das tarefas que todos estão a realizar e em que estágio do processo cada tarefa se encontra. Com a visualização certa, é possível equilibrar a carga de trabalho, reduzir gargalos e entregar resultados de forma mais eficiente.

Quando chegar a hora de experimentar um quadro Kanban com a sua equipe, comece a usar a Asana. Qualquer projeto pode ser visualizado de quatro formas na Asana, incluindo a visualização de quadro ao estilo Kanban, que ajuda a equipe a navegar pelo fluxo de trabalho com mais facilidade.

Perguntas frequentes sobre o Kanban