Guia de primeiros passos para a gestão de recursos

Retrato da contribuidora Julia MartinsJulia Martins14 de dezembro de 202014 minutos de leitura
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A maioria dos líderes enfrenta o desafio de assegurar que sua equipe não sinta que está trabalhando além ou aquém de sua capacidade. No mundo de hoje, onde as organizações se movem rapidamente e, muitas vezes, num ambiente cada vez mais virtual, o controle da carga de trabalho dos funcionários pode ficar em plano de fundo. Desenvolver um plano de gestão de recursos proporciona visibilidade contínua das cargas de trabalho dos seus colaboradores individuais, bem como da sua equipe. Também lhe permite equilibrar todos os seus recursos eficazmente e visualizar o quadro geral de como a sua equipe atingirá as metas.

O que é a gestão de recursos?

A gestão de recursos consiste no processo de planejar e agendar os seus recursos e atividades. Um recurso pode incluir desde equipamentos e verbas até mão de obra e ferramentas tecnológicas; qualquer coisa, portanto, que contribua para a conclusão do seu projeto.

Antes de decidir como gerir ou atribuir os recursos da sua equipe, leve em consideração algumas questões:

  1. Qual é a disponibilidade de cada recurso?

  2. Quais são os cronogramas de cada atividade?

  3. Quantos recursos serão necessários para realizar cada atividade?

  4. Quem é a pessoa mais adequada para realizar cada atividade com eficácia?

Entendi, então o que é um plano de gestão de recursos?

Um plano de gestão de recursos é a estratégia usada para administrar e atribuir todos os tipos de recurso necessários para o seu projeto. Um plano eficaz descreve as atividades e os recursos específicos, incluindo recursos humanos, financeiros, técnicos e físicos, que são essenciais ao longo de um projeto ou iniciativa. Serve também de orientação ao gestor de projetos, fornecendo uma visão abrangente dos diversos elementos do projeto: requisitos da carga de trabalho, limitações tecnológicas, distribuição da força de trabalho, orçamento etc. É fácil gerir, agendar e atribuir cada recurso, maximizando simultaneamente a disponibilidade dos seus recursos. Aprender a alocar os recursos na gestão de projetos capacitará você (e a sua equipe) a executar projetos com eficiência.

Como a sua equipe pode se beneficiar de um plano de gestão de recursos

Muitas vezes, não percebemos que os membros da nossa equipe estão se afundando em projetos até ser tarde demais. Porém, não precisa ser assim. A gestão de recursos permite que o gestor ou líder da equipe se certifique de que os seus membros conseguirão lidar com o volume de trabalho designado a eles, contando com as ferramentas de que precisam para realizar cada tarefa.

Um plano de gestão de recursos eficaz, além de ajudar a atribuí-los adequadamente para assegurar o andamento dos seus projetos sem imprevistos, também evita que os funcionários fiquem esgotados. Quando a gestão de recursos é aplicada corretamente, a equipe sente-se capacitada a realizar o trabalho com qualidade e velocidade constantes. E, o que é melhor, ao saber que tem a capacidade de dar o melhor de si, a sua equipe também ficará satisfeita.

Pergunta frequente: preciso criar um plano de gestão de recursos para o meu projeto?

Em poucas palavras, sim. A atribuição de recursos na gestão de projetos não é apenas um bônus, ela é necessária para apoiar os membros da equipe e evitar que se sintam esgotados. Os benefícios do agendamento de recursos compensam generosamente o tempo necessário para realizá-lo. Aliás, o número de projetos que a sua equipe pode assumir (e a qualidade de cada um) depende em grande parte disso. Como líder do projeto, a atribuição de recursos permite-lhe otimizar a eficiência, evitar sobrecargas e gerir a carga de trabalho da sua equipe de maneira eficaz.

5 benefícios da gestão de recursos

Caso ainda não tenha se convencido de que a gestão de recursos é vital para o sucesso da sua equipe, confira estas vantagens indispensáveis:

1. Ver o panorama geral

Com uma noção muito mais ampla do que a sua equipe está fazendo, é possível atribuir melhor os recursos para os novos projetos que surgirem. Manter um plano de gestão de recursos a partir de uma fonte central de informações permite ver os detalhes de perto e fazer as devidas alterações, a fim de evitar excesso de trabalho e maximizar a eficácia da sua equipe. Essa visão abrangente ajuda a estabelecer ligações entre os recursos, as tarefas e os cronogramas do projeto, para determinar se a carga de trabalho de algum funcionário está muito abaixo ou acima da ideal. É uma oportunidade de identificar antecipadamente problemas em potencial.

Leia: Você se sente sobrecarregado? Estratégias para indivíduos e equipes recuperarem o equilíbrio

2. Distribuir os trabalhos mais adequadamente

Você provavelmente conhece os pontos fortes e fracos de cada membro da sua equipe. Ao atribuir os recursos, é importante ter em mente quem será o melhor candidato para realizar cada tarefa ou atividade. Conversar com todas as pessoas que você pensa incluir no projeto fará com que se sintam bem informadas e participantes das tomadas de decisão. Elas se sentirão capacitadas desde o início. Certifique-se de monitorar quem está sobrecarregado com outros projetos e quem ainda tem disponibilidade, pois, assim, você empregará de maneira eficiente o tempo de cada um.

3. Manter a equipe em sintonia

Ser transparente com a sua equipe é uma maneira de garantir que ninguém fique desinformado. Isso é importante porque, quando todos estão cientes dos prazos e sabem o que cada um está fazendo, há clareza quanto às próprias responsabilidades e menos confusão. Além disso, todos podem ver como sua parte no projeto se encaixa na visão geral da equipe e da empresa. Quando uma equipe trabalha bem em conjunto, os projetos desenvolvem-se melhor naturalmente, e participar deles torna-se ainda mais divertido!

4. Definir metas realistas

Não faz sentido definir metas que já se sabe que não poderão ser alcançadas. A gestão de recursos oferece-lhe a oportunidade de planejar o que realmente pode ser feito e em que prazos. Ter todos os detalhes especificados, incluindo os recursos necessários, ajudará a identificar quaisquer dependências e fazer os ajustes necessários. Às vezes, isso significa nivelar os recursos da sua equipe, reajustando os prazos e prioridades, para que sejam mais razoáveis. Como ninguém gosta de perder prazos, um nivelamento de recursos proativo pode evitar que a sua equipe não consiga alcançá-los.

Leia: Quatro maneiras de gerir prazos curtos e prioridades variáveis

5. Melhorar o planejamento para o futuro

Se você estiver no controle do que cada subordinado direto está fazendo e atribuir os recursos com base nisso, a tendência é que o processo fique cada vez mais fácil. À medida que se familiariza com o processo de gestão de recursos, você será mais capaz de estimar e prever a capacidade futura. Isso também ajuda a justificar um aumento do orçamento ou de pessoal quando um projeto semelhante surgir, por poder tomar decisões experientes e fundamentadas ao planejar o número necessário de participantes.

5 etapas para criar um plano de gestão de recursos

Várias ferramentas podem ser usadas para criar um plano de gestão de recursos; aliás, teoricamente, é possível até usar uma planilha para acompanhar a utilização e a disponibilidade dos recursos. Porém, a melhor ferramenta de gestão de recursos é aquela que age como ponto central de informações e referência para a sua equipe.

A Asana é uma ferramenta de gestão de trabalhos projetada para ajudar as equipes a manter a sincronia, cumprir os prazos e atingir suas metas. Com a gestão de recursos proporcionada pela Asana, é fácil acompanhar o que cada membro da sua equipe está fazendo, que recursos estão disponíveis e como evitar sobrecargas. Com os Portfólios  e a Gestão de recursos, a capacidade da sua equipe fica mais clara, permitindo uma melhor atribuição de recursos. Então, quando surgir um novo projeto, estas são dicas de como usar o seu conhecimento preexistente dos recursos da equipe para distribuir melhor a equipe para esse projeto:

1. Defina as metas do projeto

Para atribuir melhor os recursos da sua equipe, é necessário saber quais são as metas e os objetivos do projeto. Por exemplo, trata-se de um blog ou artigo simples, ou de uma campanha mais elaborada? Que indicadores serão usados para medir o sucesso do projeto?

Leia: Como redigir um objetivo de projeto eficaz, com exemplos

2. Alinhe-se ao escopo do projeto

Qual é o escopo do projeto? Se possível, reúna-se com os principais envolvidos no projeto para alinhar a quantidade de tempo e recursos a ser dedicada a essa iniciativa. Isso lhe dará uma noção melhor do plano do projeto e ajudará na decisão de que recursos melhor se adequam ao trabalho. Nesta etapa do projeto, pode ser útil praticar a análise dos recursos e se certificar de que não haverá escassez de pessoal durante o escopo e o cronograma do projeto.

Leia: 7 causas comuns de desvios de escopo, e como evitá-los

3. Identifique os tipos de recurso que serão necessários

Como mencionamos antes, um recurso no seu plano de gestão de recursos pode incluir equipamentos da equipe, software, orçamento ou capacidade do pessoal. Para criar um plano de gestão de recursos, é necessário identificar que tipos de recurso serão necessários, a fim de identificar que recursos estão disponíveis.

4. Identifique os recursos disponíveis

Esse é o aspecto básico da gestão de recursos. Idealmente, se a sua equipe utilizar uma ferramenta de gestão do trabalho como a Asana para gerir projetos, fica claro o que cada um está fazendo, sendo fácil identificar a quem deve ser atribuído o projeto. Dependendo do escopo do projeto, pode ser necessário nivelar os recursos e tirar a prioridade de outros trabalhos, para evitar sobrecarregar os membros da equipe.

5. Confira o andamento do projeto

A excelência de um gestor de recursos passa por se contactar com a equipe frequentemente durante o ciclo de vida do projeto. Como estão todos? Alguém está se sentindo sobrecarregado, ou o tamanho da equipe está acima do necessário? Deixar claro para todos que você os apoia e, acima de tudo, que entende o que cada um tem em mãos é uma ótima maneira de demonstrar um suporte contínuo à sua equipe.

Boas práticas para a gestão de recursos

Você já tem tudo o que precisa para criar um plano de gestão de recursos. Mas, se quiser se tornar um especialista em gestão de recursos, experimente as 11 dicas abaixo.

  1. Determinar cronogramas realistas. Saiba quanto tempo cada funcionário levará para realizar o seu trabalho. Isso facilitará o planejamento a longo prazo.

  2. Definir datas de início e de conclusão. Determinar a duração de cada tarefa proporciona estimativas realistas para o tempo que os membros da equipe levarão para concluir uma tarefa. Ao definir datas de início e de conclusão corretas, você poderá fornecer um cronograma mais preciso de todo o projeto.

  3. Conhecer os conjuntos de habilidades de seus funcionários. Saber qual é a aptidão de cada um ajuda a determinar quem é a pessoa mais indicada para cada tarefa.

  4. Priorizar o trabalho. Defina com antecedência as prioridades ao considerar a carga de trabalho da sua equipe. Crie o seu cronograma de acordo com as tarefas de maior prioridade e determine que recursos contribuirão para isso.

  5. Ajudar a sua equipe a ampliar o grau de aproveitamento. Isso se refere a quanto tempo a equipe do projeto dedica a trabalhos práticos, estratégicos ou “faturáveis”. Em média, os funcionários dedicam 60% do seu tempo à organização dos trabalhos, como correr atrás de aprovações ou documentos. Reduzir esses trabalhos administrativos é a melhor forma de capacitar a sua equipe para que todos deem o melhor de si e aumentem o seu grau de aproveitamento.

  6. Aumentar a eficiência gradualmente. A gestão de projetos, em geral, é um esforço contínuo. As tarefas e cronogramas podem mudar de acordo com os desafios que surgem. Não tenha medo de realocar os recursos conforme necessário para maximizar a eficiência.

  7. Reserve períodos livres. Embora seja essencial planejar a atribuição de recursos desde o início, é impossível planejar absolutamente tudo. Mantenha alguns períodos livres para os novos trabalhos que possam surgir e procure ser flexível.

  8. Escolher o estilo de gestão de recursos ideal para a sua equipe. Ninguém conhece a sua equipe melhor do que você. Use o seu conhecimento para determinar a melhor metodologia de atribuição de recursos, como carga de trabalho em função do número de horas, pontos ou número de tarefas.

  9. Consultar a equipe. Monitore a carga de trabalho da sua equipe em tempo real e garanta que cada membro considere o seu volume de trabalho justo e viável. Isso pode ser útil para lhe ajudar com planejamentos futuros e melhorar a forma como faz a atribuição dos recursos.

  10. Associe o plano de gestão de recursos ao plano operacional. O planejamento operacional é o processo de criar um mapa detalhado de que ações a equipe realizará semanal ou mesmo diariamente. Inclua o seu plano de gestão de recursos no seu plano operacional para gerir eficazmente o tempo da sua equipe.

  11. Escolher a ferramenta de gestão do trabalho certa. Ao usar planilhas, é quase certo que a gestão de recursos se tornará inextricável em pouco tempo. Em vez disso, experimente uma ferramenta de gestão do trabalho que inclua recursos de gestão de portfólios, como medição fácil da carga de trabalho da equipe. Isso revela uma visão abrangente do projeto da sua equipe, sendo possível ver os detalhes de cada tarefa, tudo no mesmo lugar. Na Asana, também é possível visualizar tarefas individuais, arrastando-as e soltando-as conforme necessário.

Conselhos de quatro líderes de equipes sobre a gestão de recursos

O que é melhor do que ler um guia sobre como atribuir recursos na gestão de projetos? Que tal ouvir as dicas de quatro líderes de equipes, com experiências e desafios diferentes, que põem isso em prática diariamente? Leia a seguir as opiniões deles sobre como lidar com um plano de gestão de recursos com exemplos reais. Apresentamos-lhe: Jenny, Ariel, Eric e Reigan.

Jenny Thai, chefe de conteúdo do departamento de marketing

Qual é o maior desafio que você enfrenta ao fazer a gestão de recursos, e qual é a sua solução?

Quando o assunto é gestão de recursos, para mim é um grande desafio ter uma visão geral da carga de trabalho da minha equipe. Preciso ver com exatidão todos os projetos que estão por vir.

Eu lido com essa questão analisando primeiro o roteiro dos próximos lançamentos de produtos e campanhas. Em seguida, procuro conhecer as necessidades de pessoal para cada projeto e em relação aos entregáveis individuais. Faço a gestão de tudo em uma ferramenta de gestão do trabalho, na qual tenho um portfólio de todos os projetos com os quais a minha equipe está trabalhando a cada trimestre. Para os projetos menores que envolvem textos criativos e para os trabalhos ad hoc, defini nessa mesma ferramenta um processo para que as pessoas solicitem suporte e contexto para as criações sempre que precisarem. Agora, posso facilmente gerir as novas solicitações e identificar quais são as necessidades, prazos e prioridades.

Atribuir recursos ou funcionários aos projetos é algo que envolve arte e ciência. Procuro garantir que a disponibilidade de uma pessoa corresponda com o escopo de trabalho que foi atribuído a ela. Além disso, atribuo projetos que combinam com as habilidades e metas profissionais de cada um.

Quais são as suas três melhores dicas para criar e gerir um plano de gestão de recursos?

  1. Seja proativo para descobrir quais projetos virão em seguida. Como a maior parte dos projetos da minha equipe é iniciada por outras equipes, é essencial entrar em contato com os colegas de outras disciplinas para obter uma visão abrangente do que está por vir.

  2. Certifique-se de que cada membro da equipe tenha, no mínimo, um projeto longo em mãos (por exemplo, uma campanha de marketing), e preencha o restante da sua disponibilidade com tarefas diárias e semanais. Isso reduz a alternância de contextos mantendo ainda um pouco de variedade.

  3. Faça verificações frequentes com a sua equipe para conhecer a disponibilidade de cada um e realizar ajustes conforme avança. Mantenha os canais de comunicação abertos para garantir que o seu planejamento de recursos continue em dia mesmo quando surgirem imprevistos.

Ariel Ross, produtora de marcas integradas do departamento de design

Qual é o maior desafio que você enfrenta ao fazer a gestão de recursos, e qual é a sua solução?

Quando o assunto é gestão de recursos, o meu maior desafio é ver claramente em que a minha equipe está trabalhando, qual é a nossa disponibilidade e qual é o status de cada projeto. Há muitos detalhes envolvidos, pois cada colaborador tem o seu próprio ritmo e pontos fortes. Preciso identificar quem é a melhor pessoa para atribuir a cada projeto.

É fundamental aprimorar constantemente a comunicação com os membros da equipe. Faço verificações frequentes, reuniões em pé e debates presenciais para assegurar que todos estão em sintonia. Também procuro ter uma visão geral das tarefas de toda a equipe para estar bem informada ao participar das conversas. Ao criar cronogramas para o processo de produção da equipe, consigo ver claramente quem são os responsáveis e quais são seus próximos passos.

Quais são suas três melhores dicas para criar e gerir um plano de gestão de recursos?

  1. Procure saber qual é a opinião dos participantes nos diversos departamentos sobre o seu cronograma de trabalho. Ao fazê-lo, você garante o alinhamento da sua equipe e define uma coordenação e expectativas realistas com antecedência.

  2. Acompanhe o progresso na sua ferramenta de gestão do trabalho (em particular, no seu cronograma). Veja quais trabalhos estão atribuídos aos membros da sua equipe e use o cronograma para determinar se você pode ajudar com qualquer obstáculo.

  3. Entenda como a sua equipe usa a sua ferramenta de gestão do trabalho. Alguns membros da equipe verão o panorama geral, enquanto outros se concentrarão em uma única tarefa. Adapte o seu estilo de trabalho para condizer com a maneira como a sua equipe opera.

Eric Pelz, gerente de engenharia do departamento de produto

Qual é o maior desafio que você enfrenta ao fazer a gestão de recursos, e qual é a sua solução?

Minha equipe trabalha em paralelo, e este é um dos desafios que enfrento. Preciso perguntar a mim mesmo: “Como maximizar o valor com a minha equipe de engenharia?” Tenho que me concentrar para encontrar um equilíbrio entre nossas metas e o risco inerente ao trabalho.

Faço reuniões com a equipe e utilizo esse tempo para planejarmos em conjunto o trabalho de todos em um lista. Essa lista nos ajuda a ver o que acontecerá nas próximas semanas e a entender como os membros da equipe se sentem em relação ao trabalho. Em seguida, aplicamos o resultado disso em nossa ferramenta de gestão do trabalho. Temos como prioridade documentar tudo claramente em um único local.

Acompanhamos tudo em nossa ferramenta de gestão do trabalho, incluindo as notificações de ausência. Podemos ver a qualquer momento os recursos que estarão disponíveis, e isso me dá a oportunidade de ser estratégico quanto aos tempos. Dessa forma, evitamos dar início a um grande projeto antes do fim de semana ou quando faltarem várias pessoas.

Quais são suas três melhores dicas para criar e gerir um plano de gestão de recursos?

  1. Se um projeto ou tarefa estiver em risco, anote-o imediatamente. Ao fazer esse tipo de anotação, você se protege e evita os piores cenários ou riscos.

  2. Seja flexível. Não considere o seu planejamento como uma tarefa independente que pode ser simplesmente riscada da sua lista. Esteja sempre aprendendo, replanejando e reajustando: otimize o seu plano de gestão de recursos à medida que progride.

  3. Faça com que o pensamento em equipe seja uma atividade colaborativa. Cada membro da sua equipe deve ser incentivado a compartilhar suas opiniões, fazer recomendações e informar os demais quando tiver pouca disponibilidade. A gestão de recursos não é responsabilidade de uma só pessoa, mas sim do grupo todo.

Reigan Combs, ex-chefe de marketing do ciclo de vida e campanhas globais, departamento de marketing

Qual é o maior desafio que você enfrenta ao fazer a gestão de recursos, e qual é a sua solução?

Quando o assunto é gestão de recursos, um grande desafio que enfrento consiste em entender claramente uma determinada solicitação e saber qual é o membro da minha equipe mais apto a executar o trabalho, dada a sua disponibilidade atual. Costumo perguntar a mim mesma: “Quem é a pessoa mais preparada e instruída para realizar esta tarefa específica?”

Todos os meses, peço à minha equipe que delineie suas cinco prioridades, para que eu possa avaliar a disponibilidade de cada membro. Isso se resume em identificar quais projetos fazem mais sentido para cada pessoa. Por exemplo, um projeto que envolva uma iniciativa já existente pode ser ótimo para um funcionário novo, enquanto um projeto mais complexo pode ser mais adequado para um funcionário com muito tempo de casa.

Criei recentemente um projeto na minha ferramenta de gestão do trabalho que me permite visualizar um calendário editorial. Consigo saber em quais campanhas de e-mail a minha equipe está trabalhando e também ver rapidamente quando uma delas está sendo lançada e quem é o responsável.

Quais são as suas três melhores dicas para criar e gerir um plano de gestão de recursos?

  1. Agilize o seu processo de trabalho. Receber diversas solicitações de uma só vez pode ser muito desgastante. Tente simplificar esse processo com formulários digitais, principalmente se estiverem integrados ao seu sistema de gestão de trabalhos.

  2. Faça uma reunião semanal com a sua equipe. Entenda como os membros da sua equipe veem a própria disponibilidade atual e saiba qual é a carga de trabalho que cada um considera confortável.

  3. Controle as prioridades. Verifique as cinco prioridades mensais da sua equipe para saber em que tipo de trabalho cada membro está focado. Monitore as prioridades da sua equipe todas as semanas para ver se algo mudou e se as prioridades devem ser redefinidas.

Tudo pronto para criar um plano de gestão de recursos?

A gestão de recursos deve sempre fazer parte dos seus planos para gerir os projetos. Embora possa parecer complicado no início, atribuir os recursos apropriados no momento certo deixará o trabalho mais fácil à medida que se avança. Dê um passo de cada vez e dedique-se a usar uma ferramenta de gestão do trabalho, como a Asana. Sua equipe lhe agradecerá!

Quando o seu plano de gestão de recursos estiver pronto e os recursos já tiverem sido atribuídos, lembre-se de sempre reconhecer e destacar os sucessos conquistados pelos funcionários. Comemorar o sucesso da sua equipe ajuda a manter o engajamento e a produtividade dos seus funcionários. Para usar a mesma ferramenta que Jenny, Ariel, Eric e Reigan estão usando, conheça a Asana e agilize o seu trabalho.

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