Guia de primeiros passos para o gerenciamento os recursos

Sua equipe já se sentiu sobrecarregada? Tem sido difícil encontrar maneiras de trabalhar com eficiência? Em um mundo no qual as organizações se movem rapidamente, a carga de trabalho dos funcionários muitas vezes fica negligenciada. Se você e a sua equipe estão no escritório trabalhando até tarde para finalizar projetos ou se os intervalos para almoçar ficaram apenas na memória, está na hora de prestar mais atenção ao gerenciamento de recursos. Existe uma maneira de aumentar o desempenho da sua equipe sem fazê-la perder a satisfação e o engajamento — e sem incluir horas extras.

O que é gerenciamento de recursos?

O gerenciamento ou alocação de recursos consiste no processo de planejar e agendar seus recursos e atividades. Estes podem incluir tudo, desde equipamentos e fundos financeiros ao pessoal e suas ferramentas tecnológicas — qualquer coisa, portanto, que contribua para a conclusão do seu projeto.

Ao decidir como será feito o gerenciamento ou a alocação de seus projetos, leve em conta algumas questões:

  1. Qual é a disponibilidade de cada recurso?
  2. Quais são os cronogramas de cada atividade?
  3. Quantos recursos serão necessários para realizar cada atividade?
  4. Quem é a pessoa mais adequada para realizar cada atividade com eficácia?

Por que é necessário utilizar o gerenciamento de recursos?

A alocação de recursos no gerenciamento de projetos não é apenas um extra — é uma necessidade de todos os projetos pelos quais você se responsabiliza. Os benefícios de implementar práticas de gerenciamento de recursos desde o começo compensam generosamente o tempo necessário para realizá-lo. Com efeito, o número de projetos que a sua equipe pode assumir (e a qualidade de cada um) dependem em grande parte disso. Como líder do projeto, a alocação de recursos lhe dá a capacidade de gerir a carga de trabalho e aumentar a produtividade da sua equipe de maneira eficaz.

Muitas vezes, não percebemos que nossos funcionários estão sobrecarregados de projetos até que seja tarde demais. O seu desenvolvimento é lento e a equipe está estressada. Mas não tem por que ser assim. O gerenciamento de recursos lhe permite zelar para que os membros da equipe se sintam capazes de realizar o volume de trabalho que têm em mãos e sintam confiança nas ferramentas necessárias para realizar cada tarefa. Além de manter seus projetos funcionando sem complicações, a alocação de recursos evita o esgotamento dos funcionários. Quando o gerenciamento de recursos é feito corretamente, o trabalho se desenvolve a um ritmo mais rápido e com mais qualidade, e os funcionários estarão mais satisfeitos ao final do dia por perceber que a carga de trabalho era apropriada.

As cinco principais vantagens do gerenciamento de recursos

Se você ainda não se convenceu de que o gerenciamento de recursos é vital para o sucesso do seu projeto, confira estas vantagens indispensáveis:

  1. Ver o panorama geral. Ao atribuir os recursos com eficiência, é possível ter uma visão abrangente do projeto na sua totalidade. O fato de ter todos os recursos associados ao seu projeto em um lugar central lhe confere uma visão privilegiada e permite fazer alterações conforme for necessário. Esta visão abrangente lhe ajuda a ligar os pontos entre os recursos, as tarefas e os cronogramas, para determinar se a carga de trabalho de algum funcionário está muito abaixo ou acima da ideal. Isto permite identificar antecipadamente os possíveis problemas.

  2. Distribuir o trabalho adequadamente. Você provavelmente conhece os pontos fortes e fracos de cada membro da sua equipe. Ao alocar os recursos, é importante ter em mente quem será o melhor candidato para realizar cada tarefa ou atividade. Conversar com todas as pessoas que você pensa incluir no projeto fará com que se sintam bem informadas e participantes das tomadas de decisão. Certifique-se de monitorar quem está sobrecarregado com outros projetos e quem ainda tem disponibilidade, pois assim você empregará de maneira eficiente o tempo de cada um.

  3. Manter a sua equipe na mesma página. Ser transparente com a sua equipe é uma maneira de garantir que ninguém fique desinformado. Isso é importante porque, quando todos conhecem os prazos e sabem o que cada um está fazendo, há clareza quanto às próprias responsabilidades e menos confusão. Além disso, todos podem ver como a sua parte no projeto se encaixa na visão geral da equipe e da empresa. Quando uma equipe trabalha bem em conjunto, os projetos se desenvolvem melhor naturalmente e trabalhar neles se torna ainda mais divertido!

  4. Definir metas realistas. Não faz sentido definir metas que você sabe que não podem ser alcançadas. O gerenciamento de recursos lhe oferece a oportunidade de planejar o que realmente pode ser feito e em que prazos. Ter todos os detalhes especificados, incluindo os recursos necessários, ajudará a explicar ao seu chefe (ou à pessoa que atribuiu o projeto) os desafios que você antecipa que possam surgir. Descubra o que você é capaz de realizar com os recursos atuais para apresentar argumentos convincentes caso precise de mais. O passo seguinte será definir metas que realmente façam sentido.

  5. Melhorar o planejamento futuro. Seu planejamento ficará melhor a cada vez que você praticar o processo de alocação de recursos. Você conseguirá identificar as lacunas e acrescentar outros recursos para realizá-lo ainda mais rapidamente. Quando for atribuído a você um projeto semelhante no futuro, essa experiência ajudará a apresentar argumentos convincentes para conseguir mais pessoas ou um orçamento maior, bem como a tomar decisões fundamentadas para fazer a distribuição dos funcionários.

Boas práticas para o gerenciamento de recursos

Como se tornar especialista no gerenciamento de recursos? Para começar, experimente pôr estas dez dicas em prática.

  1. Determinar cronogramas realistas. Saiba quanto tempo cada funcionário leva para realizar o seu trabalho. Isso facilitará o planejamento a longo prazo.
  2. Definir datas de início e de conclusão. Determinar a duração de cada tarefa proporciona estimativas realistas para o tempo que os membros da equipe levarão para concluir uma tarefa. Ao definir datas de início e de conclusão corretas, você poderá fornecer um cronograma mais preciso de todo o projeto.
  3. Conhecer os conjuntos de habilidades de seus funcionários. Saber qual é a aptidão de cada um ajuda a determinar quem é a pessoa mais indicada para cada tarefa.
  4. Priorizar o trabalho. Defina com antecedência as prioridades ao considerar a carga de trabalho da sua equipe. Crie o seu cronograma de acordo com as tarefas de maior prioridade e determine que recursos contribuirão para isso.
  5. Adaptar-se para manter a eficiência à medida que progride. O gerenciamento de projetos consiste, de modo geral, num esforço contínuo, já que as tarefas e os agendamentos podem mudar à medida que surgirem os imprevistos. Não tenha medo de reacomodar os recursos conforme necessário para obter a maior eficiência possível.
  6. Reserve períodos livres. Embora seja essencial planejar a alocação de recursos desde o início, é impossível se planejar para tudo. Mantenha alguns períodos livres para os novos trabalhos que possam surgir e procure ser flexível.
  7. Escolher o estilo de gerenciamento de recursos que melhor se ajustar à sua equipe. Ninguém conhece a sua equipe melhor do que você. Use o seu conhecimento para determinar o melhor processo de alocação de recursos e decida se é melhor calcular a carga de trabalho em função do número de horas, pontos ou número de tarefas.
  8. Consultar a equipe. Monitore a carga de trabalho da sua equipe em tempo real e garanta que cada membro considere o seu volume de trabalho justo e viável. Isso pode ser útil para lhe ajudar com planejamentos futuros e melhorar a forma como faz a distribuição dos recursos.
  9. Comemorar os esforços da equipe. Ter toda a carga de trabalho da sua equipe em um único lugar lhe permite fique a par de suas realizações, além de lhe dar a oportunidade de comemorar as conquistas.
  10. Escolher a ferramenta certa de gerenciamento de trabalho. Ao usar planilhas é quase certo que o gerenciamento de recursos se tornará inextricável em pouco tempo. Experimente uma ferramenta de gerenciamento de trabalho que possa avaliar facilmente as cargas de trabalho por você. A Asana lhe oferece uma visão abrangente que permite ver os detalhes de cada tarefa de um único lugar e até mesmo reordenar as tarefas conforme for necessário com uma interface intuitiva de arrastar e soltar.

O gerenciamento de recursos deve sempre fazer parte dos seus planos para gerenciar os projetos. Embora possa parecer complicado no início, atribuir os recursos apropriados no momento certo deixará o trabalho mais fácil à medida que se avança. Dê um passo de cada vez e dedique-se a usar uma ferramenta de gerenciamento de trabalho, como a Asana. Sua equipe lhe agradecerá!