Como criar um modelo de cronograma de projeto em 7 passos

Usar um modelo de cronograma de projeto e uma das formas mais eficazes de visualizar o trabalho e garantir que nenhuma etapa fique para tras. Segundo estudos do PMI, projetos com cronogramas bem definidos apresentam ate 28% mais probabilidade de serem concluidos dentro do prazo. Ainda assim, muitas equipes recorrem a planilhas ou listas desorganizadas, perdendo os beneficios da gestao de projetos estruturada.

A seguir, apresentamos um guia detalhado sobre como criar um cronograma de projeto em sete passos - independentemente do seu cargo, ramo ou departamento. Siga cada etapa e aprenda a montar cronogramas que colocam o controle nas suas maos. Quando estiver pronto, de vida ao seu proprio modelo de cronograma de projeto.

1. Criar um brief de projeto

Para manter todos os participantes do projeto alinhados ao planejamento, e essencial que cada projeto se inicie com um brief, ou seja, uma maneira de explicar o proposito, as metas, os marcos e a visao do projeto como um todo. Utilizar uma Estrutura Analitica do Projeto (EAP) nesta fase ajuda a identificar sistematicamente cada entrega e subtarefa. Estas sao algumas das perguntas a responder no seu brief:

• Quais sao as suas metas para o projeto, tanto interna como externamente?

• Quais sao os participantes internos e externos do projeto, e quais sao as suas funcoes?

• Qual e o cronograma do projeto?

• Quais sao os principais marcos do projeto?

Vamos colocar este passo em pratica com um exemplo de cronograma de projeto. Voce e o responsavel por planejar o jantar de agradecimento do cliente este ano. Sua meta pessoal para o evento e ser o mais organizado, produtivo e eficiente possivel. Voce esta confiante de que conseguira, e sabe que tudo comeca com a elaboracao de um brief coerente para o seu evento. Suas respostas para as quatro perguntas listadas anteriormente sao:

Quais sao suas metas para o projeto, tanto interna como externamente?

A meta interna consiste em planejar um evento de grande impacto para o cliente, com um orcamento inferior a $15.000. Ja a meta externa consiste em obter uma taxa de confirmacao de presenca de 50% e uma taxa de comparecimento de 80%.

Quais sao os participantes internos e externos do projeto?

O comite de planejamento do evento (Joao, Samuel, Paula e Luisa), o vice-presidente de Sucesso do cliente e a equipe de marketing correspondem aos participantes internos. Externamente, os participantes incluem todos os clientes atuais e determinados fornecedores (empresa responsavel pelo bufe, local do evento etc.).

Qual e o cronograma do projeto?

O planejamento do projeto se inicia em 15 de janeiro, e o evento ocorrera em 30 de agosto.

Quais tarefas devem ser consideradas marcos no projeto?

Publicar a pagina de registro, reservar o local e contratar determinados fornecedores.

Depois de definir o brief e as metas do seu projeto, voce pode entao trabalhar a partir dessas metas e definir todos os passos necessarios para alcanca-las, alem de comecar a criar um cronograma de projeto.

2. Listar as suas tarefas a fazer

Para ter um cronograma de projeto de sucesso, sera necessario criar uma lista de tudo o que devera acontecer ao longo do processo de planejamento do projeto ate chegar ao entregavel final, seja um relatorio ou um evento. No que diz respeito aos passos, pense nos itens importantes, mas nao se esqueca dos detalhes. Qualquer tarefa que ajude o seu projeto a ser concluido dentro do prazo e do orcamento deve ser incluida nessa lista.

Por ora, nao se preocupe muito com a ordem de todos os seus passos nem com os prazos - falaremos sobre isso mais tarde.

Por exemplo, o detalhamento do nosso jantar de agradecimento do cliente ficaria assim:

• Escrever um planejamento para o evento.

• Finalizar o orcamento.

• Confirmar o local do evento.

• Selecionar o servico de bufe.

• Escolher o tema do evento.

• Elaborar conceitos criativos para o evento.

• Criar uma pagina de confirmacao de presenca.

• Enviar os convites.

• Divulgar o evento.

• Encomendar os brindes.

• Testar audio e video.

• Concluir as apresentacoes.

• Preparar todos os materiais e brindes do evento.

• Lista de controle do dia do evento.

Para os passos maiores e mais complexos, convem dividi-los em subtarefas menores e de facil compreensao. Isto nao apenas ajudara voce a compreender o verdadeiro escopo de cada passo, como tambem garantira que voce nao se esqueca de nenhum detalhe, alem de torna-los mais faceis de executar.

Em nosso exemplo de evento, para tornar o passo "Selecionar o servico de bufe" menos complexo, poderiamos dividir esta parte do projeto em etapas mais faceis de realizar:

• Criar uma lista de possiveis servicos de bufe.

• Obter cotacoes de cada servico de bufe.

• Comparar as cotacoes e os cardapios.

• Reunir-se com os representantes dos melhores bufes.

• Escolher o servico de bufe.

• Finalizar o contrato.

3. Estimar a duracao de cada passo

Depois de criar uma lista abrangente de todos os passos do seu projeto, voce deve alocar a quantidade de tempo necessaria para concluir cada um deles. Ao fazer isso, de a sua equipe tempo suficiente para concluir as tarefas e manter-se dentro do cronograma geral. Quando voce souber qual sera a duracao de cada tarefa, sera possivel planejar e dar sequencia as tarefas de forma apropriada de modo a criar um roteiro para o projeto. Tecnicas como o nivelamento de recursos podem ajudar a equilibrar a distribuicao do trabalho ao longo do cronograma.

Dando continuidade ao nosso exemplo de evento de agradecimento do cliente, vamos estimar quanto tempo levara o passo "Selecionar o servico de bufe" e suas subtarefas.

Selecionar o servico de bufe (9 semanas).

• Criar uma lista de possiveis servicos de bufe (1 semana).

• Obter cotacoes de cada servico de bufe (3 semanas).

• Comparar as cotacoes e os cardapios (1 semana).

• Reunir-se com os representantes dos melhores bufes (2 semanas).

• Escolher o servico de bufe (1 semana).

• Finalizar o contrato (1 semana).

De acordo com nossas projecoes de tempo, o processo de selecao de um servico de bufe levara ao todo nove semanas. Com esse prazo em mente, voce podera determinar quando precisa dar inicio a este passo especifico e inserir as datas efetivas no cronograma do seu projeto.

4. Definir as dependencias

Como voce esta realizando um projeto, e possivel trabalhar simultaneamente em varios passos - especialmente aqueles com responsaveis diferentes para cada uma das tarefas paralelas. Alguns passos, entretanto, nao podem ser iniciados ou concluidos ate que determinados passos sejam finalizados. Em outras palavras, alguns passos dependem que outros sejam concluidos primeiro. Por exemplo, nao e possivel encomendar a comida antes de escolher o servico de bufe. Este e um dos varios motivos pelos quais um cronograma e tao importante. Ver cada um dos passos, a sua duracao e como se sobrepoem entre si contribuira para voce se manter em curso.

Este tambem e o momento de determinar quem e o responsavel por cada passo. Atribuir com antecedencia o responsavel pelas tarefas do projeto ajudara a identificar e ajustar os conflitos de tempos e recursos, alem de evitar surpresas e atrasos futuros. No Passo 6, voce vera como compartilhar o cronograma do seu projeto com os demais envolvidos, para que as responsabilidades fiquem perfeitamente claras.

Uma das tarefas do nosso exemplo de evento consiste em enviar convites. Embora esse passo especifico pareca simples, ha muitas outras coisas que precisam acontecer antes disso. Os convites devem ser elaborados, e nao e possivel fazer isso enquanto nao tiver sido escolhido um tema para o nosso evento. Uma tarefa deve ocorrer antes de outra comecar. Por exemplo:

Tema do evento (equipe de planejamento do evento) → Conceitos de design (Laura) → Escolha do tema (equipe de planejamento do evento) → Elaboracao dos convites (Laura) → Envio dos convites (Tamara).

Vale a pena definir cada dependencia, bem como a sequencia (ou ordem) de cada tarefa. Voce comecara a ver rapidamente como se encaixa o quebra-cabeca do seu projeto. Tambem e fundamental decidir o que cada um deve fazer. Quem sera o responsavel pela finalizacao do tema do evento? Quem elaborara os convites? Nao deixe para atribuir uma tarefa a alguem quando ja for hora de comecar a trabalhar nela, ou seja, resolva tudo com antecedencia para evitar conflitos ou contratempos.

Afortunadamente, o processo de elaboracao dos convites e a selecao do servico de bufe podem acontecer ao mesmo tempo (isso sera exibido no cronograma do nosso projeto).

5. Criar o seu modelo de cronograma de projeto

Ja comecou a imaginar como seria o cronograma do seu projeto? Embora nao seja muito pratico manter essa imagem na sua cabeca, com todas as suas tarefas e prazos, e sensato coloca-las no papel (ou na tela do seu dispositivo). A sua primeira ideia talvez seja abrir o PowerPoint ou uma planilha do Excel, mas pense um pouco. Como nenhum desses programas foi desenvolvido para planejar ou gerir projetos, voce encontrara alguns desafios que poderiam ser evitados com uma ferramenta melhor.

Em vez disso, escolha uma ferramenta de gestao de projetos que tenha sido desenvolvida para criar e gerir cronogramas de projetos, como a Asana. Voce nao apenas economizara tempo ao elaborar o seu cronograma (afinal, nao sera necessario mesclar celulas e adicionar formulas para transformar uma planilha num cronograma de projeto), como tambem podera continuar gerindo o cronograma apos o inicio do projeto. Ferramentas de gestao de projetos dedicadas permitem adaptar facilmente o seu cronograma com o desenvolvimento dos trabalhos, alem de informar os diversos participantes sobre as alteracoes e o progresso do projeto.

Com a ferramenta certa em maos, seu cronograma estara vinculado ao trabalho subjacente e, portanto, sempre atual. Alem disso, recursos de inteligencia artificial disponiveis na Asana podem sugerir estimativas de prazo e identificar sobreposicoes, acelerando a montagem do cronograma. Isso pode fazer a diferenca entre fazer progredir um projeto conforme o planejado ou perder o controle.

Quais ferramentas usar para criar um cronograma de projeto?

As principais ferramentas para criar um cronograma de projeto incluem planilhas, aplicativos de apresentacao e softwares dedicados de gestao de projetos. Cada opcao tem vantagens e limitacoes diferentes:

• Planilhas (Excel, Google Sheets) - permitem criar cronogramas basicos com formatacao condicional, mas nao oferecem dependencias automaticas nem colaboracao em tempo real.

• Apresentacoes (PowerPoint, Google Slides) - uteis para cronogramas visuais simples e estaticos, porem sem funcionalidade de gestao de tarefas.

• Documentos de texto (Word, Google Docs) - adequados apenas para cronogramas muito simples usando tabelas ou SmartArt, sem recursos de atualizacao dinamica.

• Ferramentas dedicadas (Asana, entre outras) - oferecem visualizacoes de cronograma integradas, dependencias automaticas, notificacoes, colaboracao em tempo real e modelos prontos que economizam horas de configuracao.

Para projetos com mais de algumas tarefas, uma ferramenta dedicada como a Asana oferece a melhor combinacao de visualizacao, colaboracao e controle.

Como criar um cronograma na Asana

Use o recurso Cronograma da Asana para criar o agendamento do seu projeto:

1. Insira todos os passos do seu projeto na forma de tarefas em uma lista.

2. Adicione datas de inicio e de conclusao a cada tarefa.

3. Atribua um proprietario a cada tarefa.

4. Defina as dependencias entre as tarefas.

5. Clique na aba de "Cronograma" para ver a sua lista na forma de um cronograma visual.

Dica: se ja criou o seu planejamento em uma planilha, voce pode importa-la rapidamente para a Asana usando a nossa integracao com um importador de CSV, e ir para o Passo 4.

Qual e o melhor modelo de cronograma de projeto gratis?

O melhor modelo de cronograma de projeto gratis e aquele que ja inclui tarefas pre-configuradas, dependencias e visualizacoes prontas para uso, eliminando a necessidade de montar tudo do zero. Os modelos editaveis da Asana atendem a esses criterios e podem ser personalizados para qualquer tipo de projeto. Para uma estrutura reutilizavel com fases e marcos pre-definidos, experimente o modelo para cronogramas da Asana.

A maneira mais facil de comecar e escolher um modelo de projeto gratis e editavel. Veja a seguir alguns modelos de cronograma de projeto gratis feitos pela Asana:

• Modelo de lancamento de marketing de produto - ideal para coordenar lancamentos com multiplas equipes, datas de go-to-market e materiais de campanha.

• Modelo de planejamento de eventos - perfeito para organizar cada detalhe de eventos corporativos, conferencias ou webinars, com cronograma de fornecedores integrado.

• Modelo de roteiro do produto - permite mapear funcionalidades, sprints e entregas tecnicas numa linha do tempo visual compartilhada com toda a equipe.

• Modelo geral de planejamento de projeto - uma estrutura flexivel para qualquer tipo de projeto multifuncional, com tarefas, marcos e dependencias pre-definidos.

6. Compartilhar o cronograma com todos os participantes

No inicio deste processo voce adicionou ao seu brief uma lista de todos os participantes do projeto. Agora, com o cronograma ja criado, e importante compartilha-lo com todos os envolvidos, que certamente ficarao entusiasmados com a clareza do seu planejamento. Quanto mais voce facilitar a parte de cada um deles no projeto, mais agradecidos ficarao ao longo do processo.

E muito simples e rapido compartilhar um cronograma quando usamos uma ferramenta de gestao de projetos para cria-lo. Esqueca e-mails e documentos individuais - em pouco tempo, os participantes saberao o que cada um esta fazendo e quais sao os prazos. Algumas dicas praticas para garantir que todos tenham visibilidade:

• Convide participantes externos como convidados, para que possam visualizar apenas as tarefas relevantes sem aceder a informacoes internas.

• Ative notificacoes automaticas para que cada responsavel receba alertas quando prazos se aproximarem ou quando houver alteracoes nas dependencias.

• Use visualizacoes de portfolio para que liderancas acompanhem o progresso geral sem precisar entrar em cada projeto individualmente.

Para o evento de agradecimento do cliente, convem compartilhar o nosso cronograma com todos os envolvidos neste projeto e nao apenas com aqueles que tem responsabilidades imediatas. Assim, todos conseguirao acompanhar a qualquer momento a sua parte do projeto, bem como as respectivas dependencias, sem a necessidade de solicitar informacoes a voce.

7. Gerir e adaptar ao longo do processo

Se voce ja trabalhou em algum projeto, sabe que as coisas nem sempre saem conforme o planejado. Entretanto, quando voce esta preparado para se adaptar, nao e tao dificil lidar com as mudancas. Alem de serem excelentes para o planejamento, os cronogramas ajudarao voce a fazer os ajustes necessarios a medida que ocorrerem atrasos ou mudancas inevitaveis.

O reajuste das tarefas nao precisa ser algo dificil nem prejudicial a todo o projeto. Se houver atrasos, como proprietario do projeto, voce tera clareza sobre o impacto causado no restante do projeto. Isso permite reajustar as coisas para que todo o projeto continue avancando de forma produtiva.

De acordo com as melhores praticas de gestao de mudancas, conforme descrito pelo PMI, as alteracoes de um projeto podem ser geridas em seus proprios passos especificos. Quando as alteracoes forem definitivas, e necessario atualizar o cronograma. Como os cronogramas se desatualizam rapidamente quando ha mudanca de planos, e bem mais vantajoso recorrer a uma ferramenta de gestao de projetos, em vez de contar com e-mails ou planilhas. Como proprietario do projeto, e de sua responsabilidade informar a todos os participantes qual devera ser a fonte unica de informacao (o seu cronograma) e certificar-se de que ela esteja sempre em dia.

• Aja rapidamente. Assim que as alteracoes forem confirmadas, atualize o seu cronograma.

• Notifique os participantes. Qualquer pessoa que seja afetada pelas alteracoes feitas no cronograma do seu projeto deve ter conhecimento sobre tal impacto e poder visualizar claramente essas alteracoes.

• Determine o impacto. Depois de atualizar o seu cronograma, sera possivel ver se ha periodos superlotados e participantes com demasiadas tarefas. Voce consegue reajustar uma tarefa para lhe dar mais tempo? Outra pessoa pode assumir essa responsabilidade ou se oferecer para ajudar?

Para concluir o nosso exemplo de evento, vamos imaginar que voce conseguiu escolher um servico de bufe para o jantar de agradecimento do cliente. Voce esta prestes a finalizar o contrato, mas recebe uma ligacao informando que ja havia uma reserva de servico de bufe para a mesma data. Infelizmente, voce precisara encontrar uma nova empresa.

Com um cronograma, fica facil ajustar as datas de conclusao das tarefas ou dos membros da equipe que forem afetados pela mudanca. O lado bom deste desafio e que ja passamos por varias das tarefas iniciais, e podemos ver isso claramente no cronograma. Embora nao deixe de ser um problema frustrante, e agora mais facil de contornar, porque o nosso cronograma nos manteve organizados e em dia.

Tipos de cronograma de projeto

Os principais tipos de cronograma de projeto sao o diagrama de Gantt, a linha do tempo, o calendario de projeto e o cronograma de sprints. A escolha do tipo adequado depende da metodologia de gestao, do tamanho da equipe e da complexidade do trabalho. Conheca os principais tipos de cronograma utilizados no mercado:

• Diagrama de Gantt - representa tarefas como barras horizontais numa linha do tempo, mostrando duracoes e dependencias. E ideal para projetos com muitas tarefas interdependentes e prazos rigidos.

• Linha do tempo (timeline) - oferece uma visao simplificada e visual do projeto, focando em marcos e fases principais. Funciona bem para apresentacoes a liderancas e participantes externos.

• Calendario de projeto - organiza tarefas por datas num formato de calendario tradicional. E util para equipes que precisam de uma visao diaria ou semanal das entregas.

• Cronograma de sprints - usado em metodologias ageis, divide o projeto em ciclos curtos (geralmente de duas a quatro semanas) com entregas incrementais. E adequado para equipes de desenvolvimento e projetos com requisitos que evoluem frequentemente.

Na pratica, muitas equipes combinam mais de um tipo. Na Asana, por exemplo, e possivel alternar entre a visualizacao de Cronograma (linha do tempo), lista e calendario dentro do mesmo projeto, sem perder dados.

Perguntas comuns sobre os cronogramas de projetos

Saber como criar um cronograma de projeto bem organizado e um otimo primeiro passo para entender como usar esta ferramenta poderosa. No entanto, e normal que voce ainda tenha algumas duvidas. Veja a seguir as respostas para algumas das perguntas comuns sobre os cronogramas de projetos:

Qual e a diferenca entre um cronograma e um diagrama de Gantt?

Embora ambos sejam ferramentas visuais de gestao de projetos, existem diferencas importantes entre um cronograma e um diagrama de Gantt. Em resumo, o cronograma oferece uma visao geral de alto nivel com fases e marcos, enquanto o diagrama de Gantt detalha duracoes e dependencias de cada tarefa individual.

Como posso acompanhar o progresso dos projetos, especialmente ao gerir varios ao mesmo tempo?

Isso e dificil de fazer em uma planilha, mas e bem mais facil ao usar uma ferramenta de gestao de projetos. Ha diversas visualizacoes disponiveis para ver um projeto de cada vez, mas para gerir multiplos projetos, voce deve usar uma visualizacao no estilo de portfolio. Para uma abordagem mais estrategica ao manejo de varias iniciativas, consulte tambem o guia sobre gestao de portfolios de projetos.

Em outras palavras, voce pode ver quando havera tempo para tarefas especificas e quando estara trabalhando com capacidade maxima. Dessa forma, podera fazer ajustes conforme for necessario para equilibrar a carga de trabalho da sua equipe.

O que incluir em um cronograma de projeto?

Um cronograma de projeto completo deve conter, no minimo, os seguintes elementos:

• Lista de todas as tarefas e subtarefas que compõem o projeto.

• Datas de inicio e conclusao de cada atividade.

• Responsaveis por cada tarefa.

• Dependencias entre atividades - quais tarefas precisam ser concluidas antes de outras comecarem.

• Marcos principais que sinalizam a conclusao de fases criticas.

• Margens de seguranca para imprevistos e atrasos.

• Entregas que dependem de aprovacao externa claramente sinalizadas.

Como criar um cronograma de projeto no Excel?

E possivel criar um cronograma basico no Excel seguindo estes passos:

1. Crie colunas para tarefa, responsavel, data de inicio, data de conclusao e status.

2. Insira todas as tarefas do projeto com as respectivas datas.

3. Use formatacao condicional ou um grafico de barras empilhadas para gerar uma visualizacao tipo Gantt.

4. Atualize manualmente o status de cada tarefa conforme o projeto avanca.

No entanto, planilhas nao foram projetadas para gestao de projetos: nao possuem dependencias automaticas, notificacoes de prazo nem atualizacoes em tempo real. Para projetos com mais de algumas tarefas, uma ferramenta dedicada como a Asana oferece visualizacoes de cronograma integradas, colaboracao em tempo real e modelos prontos que economizam horas de configuracao manual. Explore os modelos de planejamento de projeto disponiveis para encontrar a estrutura ideal.

Como criar um cronograma de projeto no Word?

E possivel criar um cronograma simples no Word seguindo estes passos:

1. Insira uma tabela com colunas para tarefa, responsavel, data de inicio e data de conclusao.

2. Preencha a tabela com as informacoes do seu projeto.

3. Opcionalmente, use o recurso SmartArt para criar uma representacao visual basica da linha do tempo.

Porem, o Word nao oferece dependencias automaticas, atualizacoes dinamicas nem colaboracao em tempo real no cronograma. Para projetos que exigem acompanhamento continuo, uma ferramenta dedicada como a Asana permite criar, ajustar e compartilhar cronogramas com muito mais eficiencia.

Crie o seu modelo de cronograma de projeto com confianca

Nao basta preparar um planejamento de projeto - tambem e importante determinar como ele sera executado. Elaborar um modelo de cronograma de projeto sobre como sera a evolucao do planejamento e algo crucial para a fase de planejamento, alem de tornar a gestao do projeto mais eficiente.

Ao usar este processo passo a passo para a elaboracao de cada cronograma de gestao de projetos, voce ficara em dia com as tarefas e tera menos estresse. Experimente, adapte-o a sua empresa, e compartilhe-o! Para levar os cronogramas do seu projeto ainda mais longe, crie o seu proximo cronograma na Asana.