A melhor alternativa aos cronogramas e calendários do Excel

Alternativa aos cronogramas e calendários do Excel
  • Neste artigo, você:
    • Verá como o Excel se compara a softwares de gerenciamento de projetos para criar cronogramas e calendários
    • Encontrará exemplos de cronogramas e calendários de projetos
    • Verá as etapas necessárias para configurar um cronograma ou calendário para o seu projeto

Delinear cada etapa de um projeto é fundamental para criar um planejamento claro. No entanto, se você apenas focar em uma lista de tarefas, pode ser difícil visualizar como o trabalho se conecta e quais são todos os prazos. E é aqui que entram os cronogramas e calendários de projetos. Ambos proporcionam uma maneira visual de exibir o planejamento do seu projeto, o que permite saber quando o trabalho está ocorrendo.

O seu primeiro instinto talvez seja abrir o Excel e começar a criar ali o cronograma ou calendário do seu projeto, mas espere um pouco. Embora você possa usar o Excel para criar o cronograma ou calendário do seu projeto, esta nem sempre é a melhor ferramenta para isso. Apesar de ser excelente para fazer cálculos numéricos e criar tabelas dinâmicas, o Excel não foi desenvolvido para gerenciar projetos nem exibir informações em cronogramas e calendários.

Por outro lado, softwares de gerenciamento de projetos colaborativos, como a Asana, ajudam as equipes a planejar e gerenciar projetos, além de oferecerem cronogramas e calendários (sem fórmulas ou mesclagem de células) para que as equipes visualizem o seu trabalho.

Neste artigo, abordaremos por que o Excel não é a melhor ferramenta quando se trata de gerenciamento de projetos e como se compara aos softwares de gerenciamento de projetos, além de exemplos e as etapas necessárias para você criar cronogramas e calendários para o seu projeto.

Cronogramas e calendários do Excel vs. softwares de gerenciamento de projetos

O Excel não foi feito para gerenciar projetos. Veja a seguir três problemas que você pode ter ao usar o Excel para gerenciar projetos, bem como sugestões para melhorar a forma como você gerencia seus projetos ao mudar para uma ferramenta dedicada ao gerenciamento de projetos:

Uma estrutura de projeto consistente
  • Excel: como uma planilha consiste em uma tela em branco de células individuais, é necessário determinar quais informações devem ser inseridas em cada uma ao criar o seu calendário ou cronograma. Pode ser demorado configurar a estrutura e difícil de capturar todos os detalhes críticos. Além disso, as pessoas podem configurar seus calendários e cronogramas de formas diferentes, criando assim inconsistências entre os projetos.
  • Softwares de gerenciamento de projetos: por serem desenvolvidos especificamente para gerenciar projetos, esse tipo de ferramenta dispõe de uma estrutura incorporada que ajuda a delinear o seu planejamento. Há também formas padrão para obter cada detalhe e organizar o trabalho, bem como campos adicionais que coletam informações importantes, como responsáveis e datas de conclusão. Além disso, você pode configurar rapidamente o seu planejamento de maneiras diferentes – como um calendário, cronograma, lista ou quadro – e usar a mesma estrutura em diversos projetos
Um planejamento e um cronograma viáveis e centralizados
  • Excel: em uma planilha, as informações contidas em cada célula não estão vinculadas ao verdadeiro trabalho que está em andamento. Por esse motivo, será necessário usar e-mail, bate-papo e outras ferramentas para se comunicar e colaborar sobre o trabalho do projeto com seus colegas de equipe. Consequentemente, detalhes críticos do projeto ficarão espalhados em lugares diferentes e contextos importantes poderão ser facilmente esquecidos.
  • Softwares de gerenciamento de projetos: permitem organizar, acompanhar e comunicar sobre cada parte do trabalho do projeto com a sua equipe em um único lugar. Isso deixa claro para todos o que precisa ser feito, quem é responsável por cada tarefa e quais são os prazos. Você então pode se comunicar, colaborar e anexar arquivos diretamente na ferramenta, para que tudo se mantenha conectado e as informações sejam facilmente localizáveis.
Atualizações de projeto em tempo real
  • Excel: como o trabalho não ocorre, de fato, na sua planilha, é necessário atualizar manualmente as informações em cada célula quando há alterações no escopo, nas responsabilidades e nos prazos, ou simplesmente quando as tarefas são concluídas. Isso pode ser demorado, especialmente quando se trata de projetos ou cronogramas complexos. Além disso, as informações podem ficar facilmente desatualizadas ou passar despercebidas.
  • Softwares de gerenciamento de projetos: quando alguém conclui uma tarefa, reatribui uma parte do trabalho, ou move uma data de conclusão no projeto, seu cronograma ou calendário será atualizado automaticamente para refletir tais alterações. Isso ajuda os gerentes do projeto a terem confiança no seu planejamento, além de mostrar claramente quais são suas responsabilidades e em que ponto está o trabalho em determinado momento.

Você deve optar por um calendário ou por um cronograma?

A escolha quanto ao uso de um calendário ou cronograma de projeto dependerá da complexidade do projeto e também das informações que você quer visualizar. Veja a seguir quando usar cada tipo de planejamento de projeto visual:

Calendário do projeto

Exemplo de um calendário de projeto

Esta visualização é útil para ver quando o trabalho está ocorrendo com base nos intervalos de datas e prazos.

Cronograma do projeto

Exemplo de um calendário de projeto

Os cronogramas são vantajosos quando você precisa ver a sequência do trabalho e a forma como ele está agrupado, além de quando está ocorrendo.

Exemplos de cronogramas e calendários em uma ferramenta de gerenciamento de projetos

A seguir, a Asana servirá de exemplo para ilustrar os benefícios de usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos colaborativa para criar o calendário ou o cronograma do seu projeto (dependendo de suas necessidades) em comparação com uma planilha do Excel.

Calendários editoriais

Exemplo de um calendário editorial na Asana

Gerenciar o seu calendário editorial em uma planilha requer muito trabalho preliminar e atualizações manuais, além de reposicionamento das células quando surgem histórias de última hora ou alterações de datas. Com uma ferramenta de gerenciamento de projetos, é possível conectar o seu calendário editorial ao processo de produção de conteúdo para saber onde cada parte se encontra no ciclo de desenvolvimento. Dessa forma, você pode alterar as datas de publicação rapidamente de acordo com a necessidade.

Campanhas de marketing

Exemplo de um calendário de campanhas de marketing

Criar o planejamento da sua campanha de marketing em uma planilha é como jogar Tetris. Quando você acha que encontrou o encaixe perfeito, surge uma nova tarefa, e lá se vai todo o arranjo. Entretanto, ao usar a visualização de cronograma em uma ferramenta de gerenciamento de projetos, fica fácil agendar as tarefas, ver os conflitos cronológicos e mover o trabalho. Com isso, torna-se viável lançar a sua campanha dentro do prazo estipulado.

Planejamento de eventos

Cronograma de planejamento de eventos

Para produzir um evento de sucesso, é necessário acompanhar muitos detalhes, e torna-se muito difícil gerenciar cada tarefa, fornecedor e participante interno em uma planilha que requer atualizações constantes. Com uma ferramenta de gerenciamento de projetos, é possível criar um cronograma realizável de tarefas, além de tornar claros os prazos e as responsabilidades e manter todos os contratos e ativos criativos conectados às respectivas tarefas, para que o seu evento ocorra sem grandes surpresas.

Lançamentos de produtos

Exemplo de um cronograma de lançamento de produtos

Com tantos detalhes e equipes a coordenar, torna-se fácil perder etapas fundamentais ao gerenciar o lançamento do seu produto em um cronograma do Excel, afinal, não é possível ver como o trabalho está interligado. Já em uma ferramenta de gerenciamento de projetos, você pode definir os intervalos de datas e as dependências das tarefas, além de ver os conflitos cronológicos, ajustar o trabalho e anexar arquivos às tarefas, para que todos saibam o que está acontecendo e quais são os prazos.

Como criar um cronograma ou calendário de projeto melhor

Agora que você já sabe quando usar cada visualização e quais são os benefícios de criar um cronograma ou calendário de projeto em uma ferramenta de gerenciamento de projetos colaborativa, veja a seguir como fazer isso na Asana:

  1. Crie um novo projeto ou importe o seu planejamento de projeto já existente no Excel com o importador de CSV.
  2. Mapeie cada etapa e parte do trabalho que precisam ser feitas para que o projeto seja concluído.
  3. Defina as datas de início e de conclusão referentes às partes do trabalho para que fique claro quando cada uma ocorrerá.
  4. Atribua o trabalho para os colegas de equipe para que os deveres fiquem claros e eles possam ser responsabilizados.
  5. Clique na aba Cronograma ou Calendário para exibir o planejamento do seu projeto na visualização que for mais adequada para você.
  6. Mova o trabalho e ajuste os planos conforme necessário, para deixar o projeto em dia e cumprir todos os prazos.

Diga adeus ao gerenciamento de projetos em planilhas

Um projeto de sucesso começa com um planejamento claro. Criar o cronograma ou o calendário do seu projeto usando a ferramenta certa contribui para que a sua equipe seja mais produtiva, colabore de forma eficiente e tenha confiança no planejamento do seu projeto.

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