Ainda não conhece os diagramas de Gantt? Comece aqui.

Introdução aos diagramas de Gantt
  • Neste artigo, você verá:
    • O que é um diagrama de Gantt
    • Por que usar um diagrama de Gantt
    • Exemplos dos diagramas de Gantt na prática
    • Os prós e os contras dos diagramas de Gantt
    • Ferramentas e visualizações alternativas para começar já

Diagramas de Gantt—você já ouviu esse termo, talvez na reunião inicial de um projeto ou quando um colega de equipe pediu a você para criar um diagrama de Gantt para os entregáveis do cliente que está tentando organizar. O problema é que você não sabe ao certo o que é um diagrama de Gantt, nem qual é a sua aparência ou finalidade.

Embora os diagramas de Gantt possam se tornar bastante complexos, seus princípios são fáceis de entender. Esta visão geral fornecerá a você uma análise breve do que são os diagramas de Gantt, qual é a sua finalidade, e algumas alternativas de configuração rápida que você já pode começar a usar.

Afinal, o que é um diagrama de Gantt?

O diagrama de Gantt, ferramenta muito comum no gerenciamento de projetos, consiste em um gráfico de barras horizontais que é utilizado para ilustrar um cronograma de projeto, programa, ou qualquer outro trabalho. Cada barra exibe uma etapa do processo, e o comprimento da barra indica o tempo necessário para realizar essa etapa. Quando completos, os diagramas de Gantt fornecem às equipes uma visão geral sobre o trabalho que deve ser feito, quem é o responsável e qual é o prazo.

A quantidade de detalhes a serem adicionados fica a seu critério: ao criar um diagrama de Gantt, é possível mantê-lo como uma visão geral abrangente ou se aprofundar nos detalhesmdash;o que for necessário para a sua equipe planejar o trabalho que tem pela frente. Independentemente dos detalhes, um diagrama de Gantt normalmente inclui:

  • O prazo final do projeto
  • Quando começar e terminar cada tarefa
  • Quanto tempo leva cada tarefa
  • Quem é responsável por cada tarefa
  • Que tarefas dependem de outras
  • Como cada tarefa está categorizada ou agrupada

Por que usar um diagrama de Gantt?

Os diagramas de Gantt são normalmente usados para visualizar um planejamento de projeto. E embora esta não seja a única forma de se criar uma representação visual do seu trabalho, os diagramas de Gantt podem ser especialmente úteis para determinados tipos de trabalho. Por exemplo, essa ferramenta é uma ótima opção a considerar se você precisa:

  • Mapear visualmente um planejamento de projeto ou cronograma. Os diagramas de Gantt são excelentes para mostrar qual trabalho acontecerá, em que momento e em que ordem, além de ajudar a proporcionar clareza no seu planejamento de projeto e cronograma.

  • Organizar projetos complexos. Um diagrama de Gantt servirá como guia, seja para uma iniciativa entre equipes ou um grande e ambicioso projeto. Assim como ao usar um mapa, você verá antecipadamente cada uma das etapas, e para onde a sua equipe deverá se encaminhar em seguida.

  • Coordenar todos os envolvidos. Com frequência, equipes diferentes trabalham em partes diferentes de um único projeto. Os diagramas de Gantt dão a você uma perspectiva sobre todos os elementos a qualquer momento, além de indicar quando a responsabilidade deve passar para a próxima pessoa.

  • Estimar cronogramas e cargas de trabalho. Quer você trabalhe em instalações próprias ou em uma agência, um diagrama de Gantt lhe permite saber antecipadamente quanto tempo e quantas pessoas será necessário providenciar, para que possa fazê-lo de maneira inteligente e fundamentada.

Exemplos dos diagramas de Gantt na prática

Embora seja possível usar um diagrama de Gantt para uma grande variedade de projetos e programas, será útil fundamentar a sua compreensão dos diagramas de Gantt com alguns exemplos concretos. Veja a seguir três formas diferentes de usar um diagrama de Gantt:

Planejar um lançamento de produto

Para lançamentos de produtos, você pode usar um diagrama de Gantt para mapear todo o seu planejamento, desde a idealização até o lançamento e além. Ao visualizar essas etapas em um diagrama de Gantt, é possível identificar conflitos com mais facilidade antes mesmo de começar, além de ver as dependências entre as etapas e ter uma visão geral clara de tudo o que está acontecendo e dos tempos até ao lançamento.

Mapear uma grande campanha de marketing

Grandes campanhas de marketing requerem muita colaboração e coordenação—e é fácil perder o controle dos detalhes. Os diagramas de Gantt simplificam o processo ao definir uma sequência de tarefas de um responsável, bem como a duração de cada uma delas. Assim, as equipes não apenas sabem quem é o responsável por uma tarefa, como também compreendem como o trabalho afeta outras pessoas e contribui para o objetivo maior.

Definir entregáveis para um cliente

Se você trabalha em uma agência, um diagrama de Gantt pode ser usado para mostrar aos clientes um cronograma de todos os seus entregáveis e determinar as expectativas com relação aos prazos de cada um. Ao definir os planejamentos dessa forma, é possível oferecer uma perspectiva concreta do escopo de seus entregáveis e mostrar quanto tempo será necessário para realizá-los. Assim, os clientes não apenas saberão quando um item será entregue, mas também quando você trabalhará em cada um deles.

Os prós e os contras dos diagramas de Gantt

Embora os diagramas de Gantt possam ser úteis, nem sempre eles são a melhor opção para determinados projetos. Para compreender se esse tipo de diagrama é ideal para você e o seu projeto, veja a seguir alguns prós e contras a serem considerados antes de começar um.

Estas são algumas das vantagens de usar um diagrama de Gantt:

  • Fornecer uma visão abrangente do cronograma do seu projeto. No início do seu projeto, os diagramas de Gantt permitem ver um mapa com a direção do seu planejamento e as expectativas com relação à conclusão de cada marco. Isto permite a você compartilhar o cronograma do seu projeto com todos os interessados, planejar melhor os recursos e a força de trabalho, e saber o que deve ser feito e quando para garantir que tudo fique em dia.

  • Mostrar qual é a relação entre as tarefas. Ao adicionar datas de início e datas finais a cada tarefa e marcar as dependências, é possível ver como cada parte do trabalho afeta as outras. Isto ajuda você a identificar problemas e resolver conflitos de dependência antes mesmo de começar.

  • Ajudar a gerenciar melhor os seus recursos. Ao adicionar um proprietário a cada parte do trabalho, é possível ver quem está fazendo o quê, e quando. Isto permite gerenciar melhor as cargas de trabalho individuais. Como tudo é planejado sequencialmente, você poderá ver se um colega ou uma equipe tem muito trabalho a fazer, e então reatribuir ou reagendar as tarefas conforme necessário.

Os diagramas de Gantt também têm o seu lado negativo. Veja a seguir alguns obstáculos que as pessoas costumam enfrentar:

  • A configuração é demorada. A configuração de um diagrama de Gantt não acontece num piscar de olhos. Especialmente se estiver usando uma planilha, você pode levar um bom tempo para configurar o seu trabalho em um diagrama de Gantt. E mesmo que você use um modelo, ainda assim será necessário fazer ajustes para personalizá-lo de acordo com as necessidades específicas da sua equipe.

  • É difícil gerenciar o projeto no mesmo local em que ele foi planejado. Os diagramas de Gantt tradicionais são mais vantajosos na fase de planejamento de um projeto. Após mapear o seu trabalho, você frequentemente recorrerá a uma ferramenta ou plataforma diferente para gerenciar as atividades diárias, o que tornará difícil situar num só lugar todas as informações essenciais da sua equipe.

  • A adição de detalhes causa confusão. Sejam microetapas de um marco, arquivos ou uma explicação do que você realmente quer dizer com “Habilitar a campanha de redirecionamento”, acrescentar esses detalhes úteis ao planejamento do seu projeto usando um diagrama de Gantt pode transformar um mapa de fácil visualização em uma planilha completamente caótica.

Alternativas aos diagramas de Gantt

Felizmente, existem alternativas aos diagramas de Gantt que ainda fornecem uma visão abrangente de como todo o seu trabalho se encaixa, sem as limitações típicas de um diagrama de Gantt tradicional que se baseia em planilhas.

Outros tipos de gerenciamento visual de projetos

Quadros Kanban

Em primeiro lugar, você poderia considerar usar um gerenciamento visual de projeto diferente. Dependendo do tipo de trabalho a gerenciar, um calendário ou um quadro Kanban funcionaria como uma alternativa mais leve e mais rápida para configurar a visualização do planejamento do seu projeto. Se quiser saber mais, este artigo sobre gerenciamento visual de projetos apresenta os prós e os contras de cada um deles.

Ferramentas melhores para elaborar o seu planejamento

Visualização do cronograma da Asana para campanhas de marketing

Em segundo lugar, uma ferramenta de gerenciamento de projetos ou trabalhos como a Asana pode ajudar a gerenciar, coordenar e adicionar detalhes ao seu trabalho no mesmo local em que ele é planejado, além de gastar menos tempo com toda a configuração.

Por exemplo, você pode configurar o planejamento do seu projeto usando o Cronograma da Asana, uma visualização semelhante a um diagrama de Gantt que permite mapear como todas as partes do seu projeto se encaixam. Assim como um diagrama de Gantt, o Cronograma mostra quando cada etapa acontecerá, qual será a duração e quem será o responsável. Por outro lado, diferente de um diagrama de Gantt, é fácil configurar e gerenciar o Cronograma, e a sua equipe ainda pode colaborar no trabalho no mesmo local em que ele foi planejado. Você pode testá-lo com uma avaliação gratuita do plano Premium.

Planeje projetos como um profissional

Quer você escolha usar um diagrama de Gantt ou uma alternativa semelhante, visualizar o planejamento do seu projeto é fundamental para qualquer equipe—seja você um gerente de projetos ou não. Isto permite mostrar como todas as partes do seu projeto se encaixam, além de poder compartilhá-lo com a sua equipe e ajustar o planejamento de acordo com o andamento do trabalho para garantir que tudo permaneça em dia.