Ainda não conhece os diagramas de Gantt? Comece aqui.

5 de novembro de 202012 minutos de leitura
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Imagem do cabeçalho do diagrama de Gantt

Diagramas de Gantt: talvez esse termo já chegado aos seus ouvidos, seja na reunião inicial de um projeto ou quando um colega de equipe lhe pediu para criar um diagrama de Gantt para os entregáveis do cliente que você está organizando. Não sabe o que é um diagrama de Gantt, qual é a sua aparência e finalidade?

Embora os diagramas de Gantt possam se tornar bastante complexos, os seus princípios são fáceis de entender. Esta visão geral lhe fornecerá uma análise rápida do que são, qual é a sua finalidade, e algumas alternativas de configuração rápida que você já pode começar a usar.

Afinal, o que é um diagrama de Gantt?

O diagrama de Gantt, ferramenta muito comum na gestão de projetos, consiste em um gráfico de barras horizontais que é utilizado para ilustrar um cronograma de projeto, programa, ou qualquer outro trabalho. Ele permite visualizar o agendamento do projeto, monitorar marcos e entender como está o agendamento dos trabalhos. Cada barra exibe uma etapa do processo (ou uma tarefa no projeto), e o comprimento da barra indica o tempo necessário para realizar essa etapa ou tarefa. Ao diminuir o zoom para visualizar o agendamento completo, os diagramas de Gantt fornecem às equipes uma visão geral sobre o trabalho que deve ser feito, quem é o responsável e qual é o prazo.

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Histórico dos diagramas de Gantt

As primeiras versões do diagrama de Gantt foram desenvolvidas por Karol Adamiecki, que inventou o que ele chamou de harmonograma em 1896. Adamiecki publicou suas descobertas em russo e polonês, o que dificultava o acesso ao material em países de língua inglesa. Em 1910, Henry Gantt popularizou nos Estados Unidos e de modo independente um diagrama similar, que ele concebeu para representar o tempo que os operários gastavam em dada tarefa. Esses dois sistemas foram mesclados para criar o que hoje conhecemos como a versão atual do diagrama de Gantt.

Usados inicialmente para monitorar as tarefas de operários, os diagramas de Gantt logo se tornaram um método popular para monitorar cronogramas de projeto. Os diagramas de Gantt eram feitos originalmente em papel, ou seja, era necessário refazê-los sempre que houvesse alterações ao cronograma. Mais tarde, os gestores de projetos passaram a utilizar pedaços de papel ou blocos para representar as barras dos diagramas de Gantt, de forma que pudessem movê-los quando necessário.

Recursos principais dos diagramas de Gantt contemporâneos

Hoje em dia, os diagramas de Gantt são executados em software on-line e inteligente que ajuda as equipes a identificar dependências, programar o trabalho e manter os projetos em dia. Alguns dos principais recursos dos diagramas de Gantt atuais incluem:

Progresso de projeto em tempo real

A maior parte dos diagramas de Gantt atuais são ferramentas de software de gestão de projetos em nuvem que ajudam as equipes com o planejamento de projetos de todos os portes. Ao contrário dos diagramas de Gantt originais, desenhados em papel, os diagramas de Gantt on-line permitem que as equipes fiquem em dia com o seu planejamento de projetos e façam ajustes com facilidade e sempre que necessário. Ao mudar uma data ou mover um marco, o diagrama de Gantt reflete automaticamente essas alterações, estando sempre a par das últimas novidades no projeto. Com isso, torna-se fácil para as equipes colaborarem e fazerem um ótimo trabalho.

Datas de início e de conclusão

Os diagramas de Gantt são ideais para a visualização de projetos complexos com muitas tarefas. Cada “barra” no diagrama de Gantt horizontal representa uma tarefa. Dessa forma, as equipes têm uma ideia clara das tarefas em si, da sua programação e da sua duração.

Dependências de tarefas

Além de visualizar as datas de início e conclusão de cada tarefa num diagrama de Gantt, estes diagramas visuais permitem mapear qualquer dependência entre as tarefas, e deve ser possível indicar essas dependências de tarefas num software de diagramas de Gantt. Com elas, os membros das equipes podem facilmente identificar quem está esperando pelo fim de um trabalho para começar a sua parte. E, se for necessário reverter o trabalho por alguma razão, é possível identificar os problemas e resolver os conflitos de dependências antes de começar.

Marcos

Os marcos são um dos principais recursos dos projetos em diagrama de Gantt. Ao contrário das demais tarefas num diagrama de Gantt, que aparecem como barras horizontais que se estendem por um intervalo de tempo, os marcos são pontos destacados no tempo, e representam etapas de verificação e momentos importantes no cronograma do projeto. Eles também permitem perceber numa olhada rápida quais são as principais datas do projeto como um todo.

Leia: Como definir, atingir e comemorar marcos de projeto

Benefícios do uso de um diagrama de Gantt

Os diagramas de Gantt são normalmente usados para visualizar um planejamento de projeto. E embora esta não seja a única forma de se criar uma representação visual do seu trabalho, os diagramas de Gantt podem ser especialmente úteis para determinados tipos de trabalho. Por exemplo, essa ferramenta é uma ótima opção a considerar se você precisa:

  • Mapear visualmente um planejamento de projeto ou cronograma. Os diagramas de Gantt são excelentes para mostrar qual trabalho acontecerá, em que momento e em que ordem, além de ajudar a proporcionar clareza ao seu planejamento de projeto e cronograma.

  • Organizar projetos complexos. Um diagrama de Gantt servirá como guia, seja para uma iniciativa entre equipes ou um grande e ambicioso projeto. Assim como ao usar um mapa, você verá antecipadamente cada uma das etapas, e para onde a sua equipe deverá se encaminhar em seguida.

  • Coordenar todos os envolvidos. Com frequência, equipes diferentes trabalham em partes diferentes de um único projeto. Os diagramas de Gantt dão uma perspectiva sobre todos os elementos a qualquer momento, além de indicar quando a responsabilidade deve passar para a próxima pessoa.

  • Estimar cronogramas e cargas de trabalho. Quer seja ao trabalhar em instalações próprias ou em uma agência, um diagrama de Gantt lhe permite saber antecipadamente quanto tempo e quantas pessoas serão necessárias para fazer a distribuição dos recursos humanos de maneira inteligente e fundamentada.

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A quem se destinam os diagramas de Gantt?

Os diagramas de Gantt são ótimos para as equipes que precisam visualizar os seus projetos como um cronograma. Devem ser usados com tarefas que tenham datas de início e de conclusão, de modo a exibi-las como barras longas em um diagrama de barras em vez de pontos sem duração definida. Por exemplo, os diagramas de Gantt serão úteis se a sua equipe estiver planejando:

  • Campanhas de marketing.

  • Lançamentos de produto.

  • Renovações de processos de engenharia.

  • Coletivas de imprensa de uma empresa.

Contudo, os diagramas de Gantt nem sempre são a melhor opção para acompanhar um projeto. Existem outros tipos de gestão visual de projetos, como quadros Kanban e calendários, que poderão oferecer uma visualização melhor dos seus dados. Por esse motivo, é essencial que a sua ferramenta de gestão de projetos forneça diferentes visualizações para cada projeto. Dessa maneira, é possível alternar entre visualizações no estilo diagrama de Gantt, quadro Kanban, calendário e lista de pendências, de acordo com o tipo de projeto em que se esteja trabalhando.

Leia: Como usar as visualizações de lista, quadro, calendário e cronograma

Cinco etapas para criar um ótimo diagrama de Gantt

Os melhores diagramas de Gantt são aqueles que monitoram o agendamento do seu projeto como um diagrama de barras, permitindo ver o cronograma e o progresso com exatidão. É fundamental que o software de diagramas de Gantt lhe permita esclarecer as dependências entre as tarefas e identificar os marcos dos projetos.

Caso esteja começando agora a usar os diagramas de Gantt, estes são os cinco passos mais importantes a seguir:

1. Definir o intervalo de tempo

O diagrama de Gantt deve partir de um projeto com data de início e de conclusão. Considere-o como uma maneira de representar o seu projeto em um cronograma: deve ter um ponto de partida e outro de chegada.

Por exemplo, vamos imaginar que esteja planejando o lançamento de um produto. A equipe responsável começou a trabalhar no novo produto no dia 1º de agosto, e espera-se que a produção seja finalizada e que o produto esteja no mercado no dia 30 de setembro. O nosso diagrama de Gantt teria início no dia 1º de agosto e duraria ao menos até o dia 30 de setembro.

E porquê “ao menos”? Porque é provável que haja tarefas de acompanhamento após o dia 30 de setembro, como enviar um lembrete por e-mail informando aos clientes que o produto já foi lançado, dar continuidade à sua produção nas mídias sociais e fazer o acompanhamento das entrevistas à imprensa. Portanto, embora a data de conclusão do marco “Lançar o produto” esteja prevista para o dia 30 de setembro, o projeto provavelmente durará até meados de outubro.

2. Adicionar tarefas com datas de início e de conclusão

Os diagramas de Gantt funcionam de maneira ideal quando as tarefas têm datas de início e de conclusão, o que possibilita visualizá-las como barras em um diagrama de barras. Se você não adicionar datas de início, as tarefas serão exibidas como momentos específicos no tempo, o que pode tornar mais difícil a sua visualização.

Dando continuidade ao nosso exemplo de lançamento de produto, estas são algumas das tarefas que podemos adicionar ao nosso diagrama de Gantt:

  • De 3 a 14 de agosto: a equipe de produto executa o seu primeiro Sprint Agile de duas semanas para desenvolver a primeira versão do produto.

  • De 17 a 21 de agosto: a equipe de produto revisa a primeira versão do produto.

  • De 24 de agosto a 4 de setembro: a equipe de produto executa o segundo Sprint de duas semanas para desenvolver o produto final.

  • De 31 de agosto a 4 de setembro: como o produto já está quase pronto, a equipe de marketing de produto começar a preparar o planejamento de marketing para o lançamento.

  • De 7 a 11 de setembro: a equipe de marketing de produto colabora com a equipe de design para preparar as imagens, GIFs e vídeos para o lançamento.

  • De 10 a 16 de setembro: a equipe de conteúdo dedica-se aos artigos de blog e às páginas Web para o lançamento.

  • De 14 a 18 de setembro: a equipe de mídias sociais elabora as publicações.

Mais adiante, talvez seja necessário subdividir mais essas tarefas, criando, por exemplo, tarefas específicas para os vídeos, imagens e GIFs que estão sendo criados pela equipe de design. Mas, por enquanto, o nosso diagrama seria assim:

Noções básicas sobre os diagramas de Gantt - tarefas com datas de início e término

Na visualização acima, também vemos que as barras são codificadas por cores de acordo com a equipe responsável: azul corresponde à equipe de produtos; verde corresponde à equipe de marketing de produtos; roxo corresponde à equipe de design; rosa corresponde à equipe de conteúdo; e amarelo corresponde à equipe de mídias sociais. Ter a capacidade de codificar por cores o seu diagrama de Gantt é muito importante à medida que os projetos se tornam mais complexos, pois permite monitorar qual equipe é responsável por cada atividade.

3. Esclarecer as dependências

Em um projeto grande como este, é natural ter tarefas que não possam começar até que outras sejam concluídas. Para que o projeto continue se desenvolvendo sem complicações e para manter a sintonia de todas as equipes, é útil poder visualizar no diagrama de Gantt as dependências entre as tarefas.

No nosso exemplo, a tarefa Revisão da versão nº 1 do produto é dependente de Sprint da versão nº 1 do produto, e a tarefa Sprint da versão nº 2 do produto é dependente de Revisão da versão nº 1 do produto. Ao definir as dependências entre essas tarefas, a equipe de produtos fica a par do que está acontecendo e sabe em qual tarefa pode começar a trabalhar. Além disso, as equipes de design, conteúdo e mídias sociais não podem começar o seu trabalho enquanto a equipe de marketing de produtos não finaliza o planejamento de marketing. Num diagrama de Gantt, poderia-se ver o seguinte:

Noções básicas sobre os diagramas de Gantt - esclarecer dependências

4. Identificar os marcos

Ao contrário da maior parte das tarefas num diagrama de Gantt, os marcos são como pontos fixos no tempo. Considere-os como pontos de verificação que indicam a conclusão de porções significativas do trabalho. Eles são úteis para indicar à equipe o que deve ser priorizado, além de proporcionar oportunidades de comemorar as etapas cumpridas ao serem atingidos.

Leia: Como definir, atingir e comemorar marcos de projeto

Ao trabalhar no lançamento de um produto, convém definir marcos para a conclusão do produto e do planejamento de marketing, bem como para a entrada do produto no mercado. Por esse motivo, é essencial que o seu software de diagramas de Gantt permita diferenciar os marcos das demais tarefas. Mostramos a seguir como seria a visualização completa:

Noções básicas sobre os diagramas de Gantt - identificar marcos

5. Modificar o trabalho à medida que os planos mudam

Observe que, no nosso cronograma, a conclusão do nosso projeto foi planejada de maneira muito otimista para o dia 18 de setembro, embora o lançamento não ocorra antes do dia 30 de setembro. Mas muitas vezes as coisas nem sempre saem conforme o planejado. Talvez a equipe de produto precise de um terceiro Sprint mais curto para finalizar o produto, ou talvez leve mais de uma semana para que as equipes de design e conteúdo criem os ativos, fazendo com que o planejamento de mídias sociais seja adiado.

É inevitável que haja mudanças de planos. E é por isso que o seu software de diagramas de Gantt deve ter a capacidade de se adaptar às necessidades. Busque uma ferramenta que ofereça a opção de arrastar e soltar as tarefas e que atualize as dependências de forma automática ao fazê-lo. Dessa maneira, o seu projeto estará sempre em dia, mesmo que os planos mudem.

Noções básicas sobre os diagramas de Gantt - modificar os planos à medida que o trabalho evolui

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Como usar os diagramas de Gantt

Embora seja possível usar um diagrama de Gantt para uma grande variedade de projetos e programas, será útil fundamentar a sua compreensão dos diagramas de Gantt com alguns exemplos concretos. Veja a seguir três formas diferentes de usar um diagrama de Gantt:

Mapear uma grande campanha de marketing

Grandes campanhas de marketing requerem muita colaboração e coordenação — e é fácil perder o controle dos detalhes. Os diagramas de Gantt simplificam o processo ao definir uma sequência de tarefas de um responsável, bem como a duração de cada uma delas. Assim, as equipes não apenas sabem quem é o responsável por uma tarefa, como também compreendem como o trabalho afeta outras pessoas e contribui para o objetivo maior.

Definir entregáveis para um cliente

Se você trabalha numa agência, um diagrama de Gantt pode ser usado para mostrar aos clientes um cronograma de todos os seus entregáveis e definir as expectativas com relação aos prazos de cada um. Ao definir os planejamentos dessa forma, é possível oferecer-lhes uma perspectiva concreta do escopo dos seus entregáveis e mostrar quanto tempo será necessário para realizá-los. Assim, os clientes não apenas saberão quando um item será entregue, mas também quando se trabalhará nele.

Planejar um lançamento de produto

Para lançamentos de produtos, um diagrama de Gantt pode ser usado para mapear todo o seu planejamento, desde a idealização até o lançamento e além. Ao visualizar essas etapas num diagrama de Gantt, é possível identificar conflitos com mais facilidade antes mesmo de começar, além de ver as dependências entre as etapas e ter uma visão geral clara de tudo o que está acontecendo e dos tempos até ao lançamento.

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Os prós e os contras dos diagramas de Gantt

Embora os diagramas de Gantt possam ser úteis, nem sempre oferecem a melhor visualização para cada projeto. Para compreender se esse tipo de diagrama é ideal para você e o seu projeto, veja a seguir alguns prós e contras a serem considerados antes de começar um.

Vantagens de usar um diagrama de Gantt

Os diagramas de Gantt podem ser ferramentas poderosas para a gestão de projetos visual. Estas são algumas vantagens de usar um diagrama de Gantt:

Obtenha uma visão panorâmica do cronograma do projeto

No início de um projeto, os diagramas de Gantt permitem ver um mapa com a direção do seu planejamento e as expectativas quanto à conclusão de cada marco. Isto permite a você compartilhar o cronograma de projeto com todos os interessados, planejar melhor os recursos e a força de trabalho, e saber o que deve ser feito e quando para garantir que tudo fique em dia.

Veja como as tarefas se relacionam entre si

Ao adicionar datas de início e conclusão a cada tarefa e marcar as dependências, é possível ver como cada parte do trabalho afeta as outras. Isso ajuda a identificar os problemas e resolver os conflitos de dependência antes mesmo de começar.

Melhore a gestão dos recursos da equipe

Ao adicionar um proprietário a cada parte do trabalho, é possível ver quem está fazendo o quê, e quando. Assim, pode-se administrar melhor as cargas de trabalho individuais. Como tudo é planejado sequencialmente, será possível ver se um colega ou uma equipe tem muito trabalho a fazer, e então reatribuir ou reagendar as tarefas conforme necessário.

Riscos do uso de um diagrama de Gantt

Os diagramas de Gantt também têm o seu lado negativo. Veja a seguir alguns obstáculos que as pessoas costumam enfrentar:

Eles talvez demandem muito tempo de configuração

A configuração de um diagrama de Gantt não acontece num piscar de olhos. Especialmente se antes você usava uma planilha, pode levar um bom tempo para configurar os trabalhos num diagrama de Gantt. E, mesmo que você use um modelo, ainda assim será necessário fazer ajustes para personalizá-lo de acordo com as necessidades específicas da sua equipe.

É difícil gerir o projeto no mesmo local em que ele foi planejado

Os diagramas de Gantt tradicionais são mais vantajosos na fase de planejamento de um projeto. Após mapear os trabalhos, você frequentemente recorrerá a uma ferramenta ou plataforma diferente para gerir as atividades diárias, o que tornará difícil situar num só lugar todas as informações essenciais da sua equipe.

A adição de detalhes causa confusão

Seja ao adicionar microetapas de um marco, arquivos ou uma explicação do que se quer dizer com “Habilitar a campanha de redirecionamento”, acrescentar tais detalhes ao planejamento de um projeto configurado como um diagrama de Gantt pode transformar um mapa de fácil visualização em uma planilha completamente caótica.

Alternativas aos diagramas de Gantt tradicionais

Felizmente, existem alternativas aos diagramas de Gantt que também fornecem uma visão abrangente de como todo o seu trabalho se encaixa, sem as limitações típicas de um diagrama de Gantt tradicional que se baseia em planilhas.

Ferramentas melhores para elaborar o seu planejamento

Noções básicas sobre os diagramas de Gantt - ferramentas melhores para elaborar o seu planejamento

Uma ferramenta de gestão do trabalho ou projetos como a Asana pode ajudar a gerir, coordenar e adicionar detalhes ao seu trabalho no mesmo local em que ele é planejado, além de demandar menos tempo com toda a configuração.

Leia: Introdução à gestão do trabalho

Por exemplo, é possível configurar o planejamento do seu projeto usando o Cronograma da Asana, uma visualização semelhante a um diagrama de Gantt que permite mapear como todas as partes do seu projeto se encaixam. Assim como um diagrama de Gantt, o Cronograma mostra quando cada etapa acontecerá, qual será a sua duração e quem será o responsável. Por outro lado, diferente de um diagrama de Gantt, é fácil configurar e gerir o Cronograma, e a sua equipe ainda pode colaborar no trabalho no mesmo local em que ele foi planejado.

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Outros tipos de gestão visual de projetos

Noções básicas sobre os diagramas de Gantt - outros tipos de gestão visual de projetos

Dependendo do tipo de trabalho a gerir, um calendário ou um quadro Kanban funcionaria como uma alternativa mais leve e mais rápida de configurar a visualização do planejamento do seu projeto como um cronograma. Com a Asana, também é possível alternar entre as visualizações de projetos. Visualize qualquer projeto em um cronograma, lista, quadro ou calendário, e permita à sua equipe ver o trabalho da maneira que preferir. Você pode testar todas essas visualizações com uma avaliação gratuita do plano Premium.

Leia: Três formas de visualizar um planejamento de projeto: cronogramas, calendários e quadros

Planejar projetos como um profissional

Quer se escolha usar um diagrama de Gantt ou uma alternativa semelhante, é fundamental para qualquer equipe conseguir visualizar o planejamento do projeto — seja você gestor de projetos ou não. Isso permite mostrar como todas as partes do projeto se encaixam, compartilhá-lo com a equipe e ajustar os planos de acordo com o andamento dos trabalhos para garantir que tudo permaneça em dia.

Mapeie o planejamento do seu projeto e veja como todas as peças se encaixam com a Asana.

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