Método do caminho crítico: como usá-lo na gestão de projetos

A construção de um roteiro de projeto pode ajudar você a visualizar o que precisa ser feito para alcançar o seu objetivo. O método do caminho crítico ajuda a fazer exatamente isso. É uma técnica de gestão de projetos que envolve o mapeamento das tarefas-chave ou tarefas críticas necessárias para concluir um projeto. 

A utilização desta técnica permite-lhe gerir as dependências de tarefas e definir prazos realistas. Continue a leitura para saber como funciona o método do caminho crítico e como usá-lo na sua equipe para otimizar os cronogramas de projetos. 

O que é o método do caminho crítico?

O método do caminho crítico (CPM, na sigla inglesa) é uma técnica na qual você identifica as tarefas necessárias para a conclusão do projeto e determina as flexibilidades de agendamento. Um caminho crítico na gestão de projetos é a sequência mais longa de atividades que devem ser concluídas a tempo para que o projeto inteiro seja concluído. Quaisquer atrasos em tarefas críticas comprometerão o restante do projeto.

O CPM gira em torno da descoberta das tarefas mais importantes no cronograma do projeto, identificando as dependências e calculando a duração das tarefas.

Foi desenvolvido no final dos anos 1950 como um método para resolver o aumento de custos causado por agendamento ineficiente. Desde então, o CPM tornou-se popular para o planejamento de projetos e a priorização de tarefas. Ele ajuda a decompor projetos complexos em tarefas individuais e a entender melhor a flexibilidade do projeto. 

Por que usar o método do caminho crítico?

O método do caminho crítico pode conceder informações valiosas sobre como planejar projetos, alocar recursos e agendar tarefas. 

Estas são algumas razões pelas quais você deveria considerar este método: 

• Melhora o planejamento futuro: o CPM pode ser utilizado para comparar as expectativas com o progresso real. Os dados dos projetos atuais podem orientar planos de futuros projetos. 

• Ajuda a evitar gargalos: os gargalos nos projetos podem acarretar a perda de tempo valioso. Esquematizar as dependências dos projetos com um diagrama de rede dará uma ideia melhor das atividades que podem e não podem ocorrer em paralelo, permitindo-lhe elaborar o cronograma de maneira correspondente.   

Como encontrar o caminho crítico

Para encontrar o caminho crítico, é preciso se ater à duração das tarefas críticas e não críticas. Confira abaixo um detalhamento das etapas com exemplos. 

1. Elencar as atividades

Use uma estrutura analítica de projeto para listar todas as atividades ou tarefas necessárias para produzir os entregáveis. Essa lista da estrutura analítica de projeto serve de base para o restante do CPM. 

Por exemplo, digamos que a equipe de marketing está produzindo uma nova publicação interativa para o blog. Estas são algumas tarefas que poderiam constar na estrutura analítica do projeto:

Tendo uma ideia geral de tudo o que precisa ser feito, você pode começar a identificar as dependências de tarefas.

2. Identificar as dependências

Com base na sua estrutura analítica de projeto, determine as tarefas interdependentes. Isto também ajudará você a identificar trabalhos que podem ser feitos em paralelo com outras tarefas.

Estas são as dependências de tarefas com base no exemplo acima:

• A tarefa B depende da tarefa A.

• A tarefa C depende da tarefa B. 

• As tarefas C e D ocorrem em paralelo.

• A tarefa E depende da tarefa D.

• A tarefa F depende das tarefas C, D e E.

A lista de tarefas dependentes é conhecida como sequência de atividades e será utilizada para determinar o caminho crítico. 

3. Criar um diagrama de rede

A etapa seguinte é transformar a estrutura analítica de projeto em um diagrama de rede: um fluxograma que mostra a cronologia das atividades. Crie uma caixa para cada tarefa e use setas para representar as dependências da tarefa. 

Você adicionará outros componentes com limite de tempo ao diagrama de rede até concluir o calendário geral do projeto. 

4. Estimar a duração das tarefas

Para calcular o caminho crítico, ou a sequência mais longa de tarefas críticas, é necessário primeiro estimar a duração de cada atividade. 

Para estimar a duração, tente: 

• Fazer estimativas lógicas com base na experiência e no conhecimento.

• Basear-se em dados de projetos anteriores.

• Basear-se em padrões do setor.

Como alternativa, tente usar a técnica de passar para a frente e passar para trás:

• Passe para a frente: utiliza-se para calcular a data de início precoce e a data final precoce com base em uma data de início previamente especificada. A data de início precoce é o valor mais alto da data final precoce dos predecessores imediatos, enquanto a data final precoce é igual à data de início precoce mais a duração. O cálculo começa com 0 na data de início precoce da primeira atividade e continua ao longo do cronograma. Determinar tais datas permite alocar recursos antecipadamente para o projeto. 

• Passe para trás: utiliza-se para calcular a data de início tardio e a data final tardia. A data de início tardio é igual à data final tardia menos a duração, enquanto a data final tardia é o valor mais baixo da data de início tardio dos sucessores imediatos. O cálculo começa com a última atividade programada e prossegue para trás, ao longo de todo o cronograma.    

As datas de início e término precoce e tardio podem servir para calcular a margem de flutuação, ou a flexibilidade de programação de cada tarefa.

5. Calcular o caminho crítico

Pode-se calcular o caminho crítico manualmente, mas é possível poupar tempo usando um algoritmo de caminho crítico. 

Estas são as etapas para calcular manualmente o caminho crítico:

Etapa 1: anote os horários de início e conclusão ao lado de cada atividade.

• O horário de início da primeira atividade é 0, e o horário final é a duração da atividade.

• O horário de início da atividade seguinte é o horário de conclusão da atividade anterior, já o seu horário de conclusão é o horário de início mais a duração.

• Faça isto para todas as atividades.

Etapa 2: remeta ao horário de conclusão da última atividade na sequência para determinar a duração da sequência inteira. 

Etapa 3: a sequência de atividades com a duração mais longa é o caminho crítico.

Utilizando o mesmo exemplo acima, o diagrama do caminho crítico ficaria assim: 

Depois de encontrar o caminho crítico, você pode montar o cronograma de projeto exato em torno dele.

6. Calcular a margem de flutuação

A margem de flutuação se refere à quantidade de flexibilidade de dada tarefa e indica o quanto a tarefa pode ser atrasada sem afetar as tarefas subsequentes ou a data final do projeto. 

Encontrar a margem de flutuação é útil para mensurar a extensão da flexibilidade do projeto. A margem de flutuação é um recurso que deve ser utilizado para absorver os riscos do projeto ou os imprevistos que possam surgir.

As tarefas críticas têm margem zero. Isto significa que as suas datas são inflexíveis. As tarefas com um número positivo de margem pertencem ao caminho não crítico, ou seja, elas podem ser atrasadas sem afetar a data de conclusão do projeto. Na falta de tempo ou recursos, as tarefas não críticas podem ser ignoradas.

O cálculo da margem de flutuação pode ser feito com um algoritmo ou manualmente. Use os cálculos da seção abaixo para determinar a flutuação total e a flutuação livre. 

Margem de flutuação total vs flutuação livre

Confira em detalhe os dois tipos de margem de flutuação:

• Margem de flutuação total: é a quantidade de tempo que uma atividade pode ser atrasada desde a data de início precoce sem atrasar a data de conclusão do projeto ou descumprir uma restrição do cronograma. A margem de flutuação total é igual a data de início tardio menos a data de início precoce, ou a data final tardia menos a data final precoce. 

• Margem de flutuação livre: refere-se ao tempo que uma atividade pode ser atrasada sem que isso afete a atividade seguinte. Só pode haver uma margem de flutuação livre quando duas ou mais atividades compartilham um sucessor. Em um diagrama de rede, é aqui que convergem as atividades. A margem de flutuação livre é igual a data de início precoce (tarefa seguinte) menos a data final precoce (tarefa atual).

Há algumas boas razões por que os gestores de projeto se beneficiam de uma boa compreensão da margem de flutuação:

• Mantém os projetos em dia: o acompanhamento da margem de flutuação total de um projeto permite determinar se o projeto está no caminho certo. Quanto maior for a margem de flutuação, maior será a probabilidade de poder terminar antes ou dentro do prazo.  

• Permite estabelecer as prioridades: ao identificar atividades com margem de flutuação livre, você terá uma ideia melhor das tarefas que devem ser priorizadas e das que apresentam mais flexibilidade para serem adiadas. 

• Trata-se de um recurso útil: a margem de flutuação é o tempo extra que se pode usar para absorver riscos de projeto ou imprevistos. Sabendo a quantidade de margem de flutuação disponível, você pode escolher a forma mais eficaz de usá-la. 

Como usar o método do caminho crítico

O CPM dá visibilidade sobre o progresso do seu projeto, permitindo acompanhar as tarefas e os seus tempos de conclusão. Veja abaixo algumas aplicações adicionais do CPM. 

Comprimir cronogramas

Embora não seja o ideal, há momentos em que os prazos dos projetos podem ser prorrogados. Nessas situações, há duas técnicas de compressão de prazo que podem ser usadas: aceleração e colisão.

1. Aceleração: observe o caminho crítico para determinar as atividades que podem ser realizadas simultaneamente. A realização de processos em paralelo vai acelerar a duração geral. 

2. Colisão: este processo envolve alocar mais recursos para acelerar atividades. Antes de obter mais recursos, certifique-se de que isto ainda ficaria dentro do escopo do projeto e informe quaisquer alterações aos colaboradores.

Ter o caminho crítico traçado pode ajudar você a escolher a estratégia adequada para cumprir os prazos atualizados. 

Resolver a falta de recursos

O CPM não leva em consideração a disponibilidade de recursos. Quando faltam recursos, como quando um membro da equipe está sobrecarregado ou há falta de equipamento, você pode usar técnicas de nivelamento de recursos para resolver o problema. 

Estas técnicas procuram resolver problemas de alocação excessiva de recursos e garantir que um projeto seja concluído com os recursos disponíveis no momento. 

O nivelamento de recursos funciona ajustando as datas de início e fim do projeto. Assim, é possível que você tenha que reajustar o caminho crítico ou aplicar esta técnica a atividades com margem de flutuação.

Compilar dados para utilização futura

O cronograma criado a partir do CPM está sujeito a modificações, porque você está trabalhando com dados aproximados para a duração das atividades. É possível comparar o caminho crítico original com o caminho crítico real à medida que transcorre o projeto.

Tais dados podem ser usados como referência para obter estimativas de duração de tarefa mais precisas para futuros projetos. 

Método do caminho crítico ou Técnica de avaliação e revisão de programas

O CPM e a Técnica de avaliação e revisão de programas (PERT) foram desenvolvidos na década de 1950. A PERT se usa para estimar a incerteza em torno das atividades do projeto, aplicando uma média ponderada de otimismo e pessimismo. Ela avalia o tempo necessário para a conclusão de uma atividade. 

A PERT utiliza três estimativas para encontrar o intervalo da duração de uma atividade:

1. Estimativa mais provável (M)

2. Otimista (O)

3. Pessimista (P) 

O cálculo da PERT é: tempo estimado = (O + 4M + P) ÷ 6.

A principal diferença entre a PERT e o CPM é o nível de certeza em torno das durações de atividade: a PERT se usa para estimar o tempo necessário à conclusão das atividades, enquanto o CPM é utilizado quando as durações das atividades já foram estimadas. 

Vejamos uma comparação das duas técnicas:

• A PERT gere atividades de projeto incertas; o CPM, atividades de projeto previsíveis.

• A PERT enfoca reuniões e a minimização da duração do projeto; o CPM, as compensações de tempo e custos.

• A PERT é um modelo probabilístico; o CPM, um modelo determinista.

• A PERT apresenta três estimativas para cada atividade; o CPM, apenas uma.

Fora as diferenças, a PERT e o CPM analisam os seguintes componentes:

• a lista de tarefas necessárias;

• a duração estimada de cada tarefa; e

• as dependências da tarefa.

As duas técnicas podem ser combinadas para aumentar a eficácia. Pode-se usar a PERT para obter estimativas mais realistas da duração das tarefas antes de proceder ao cálculo do caminho crítico e das margens de flutuação.  

Método do caminho crítico ou diagrama de Gantt

Os diagramas de Gantt são gráficos de barras horizontais que mapeiam as atividades do projeto, as quais podem ser monitoradas em relação a um cronograma definido. Tanto o CPM como os diagramas de Gantt mostram as dependências entre as tarefas. 

Vamos tratar de algumas diferenças entre as duas ferramentas:

CPM

• Visualiza caminhos críticos e não críticos e calcula a duração do projeto.

• Exibido como um diagrama de rede com caixas interligadas.

• Não mostra os recursos necessários.

• Traça as atividades em um diagrama de rede sem um horizonte temporal.

Diagrama de Gantt

• Visualiza o progresso das atividades do projeto.

• Exibido como gráfico de barras horizontais.

• Mostra os recursos necessários para cada atividade. 

• Traça as atividades em um horizonte temporal. 

Os diagramas de Gantt podem ser combinados com o CPM para monitorar caminhos críticos ao longo do tempo e manter o seu projeto em dia. 

Use o caminho crítico em prol de uma melhor gestão de projetos

O CPM pode ser um ativo útil na gestão de projetos, particularmente para tarefas de planejamento e gestão de recursos. Com a ajuda de ferramentas de planejamento de projetos, você conseguirá criar cronogramas e acompanhar projetos com facilidade. Para aumentar ainda mais a eficiência do seu trabalho, consulte Doze dicas para aumentar a sua produtividade.