Como criar cronogramas ou calendários de projetos para facilitar o trabalho

Um novo projeto no trabalho costuma indicar o início de mais uma aventura repleta de participantes, prazos, entregáveis e ferramentas. Seja para o lançamento de um novo produto, o evento de um fornecedor, o calendário editorial anual, ou até mesmo a integração de funcionários, o seu projeto precisará de um calendário.

Capacitar-se para criar o calendário de um projeto com planejamentos, responsabilidades e processos claros é fundamental para manter a sua equipe em dia, saber o que cada um está fazendo e para quando, e ver como todas as partes se conectam. Embora possa demorar um pouco no início, um calendário de projeto bem elaborado aumentará a eficiência, a responsabilidade e a clareza. Essas três palavras são como música para os ouvidos de qualquer pessoa (especialmente para quem confiou o projeto a você: o seu chefe). Você também poderá reduzir o número de ferramentas que deveriam lhe ajudar a gerenciar um projeto, mas que, na verdade, apenas dificultam o processo.

Talvez o seu cartão de visita não inclua o título de gestor de projetos abaixo do seu nome, mas acredite: para este projeto específico, e para tantos outros que estão por vir, essa é a sua verdadeira função. Assuma-a! Quando você aprender a pensar como um gestor de projetos, estará no caminho certo para voltar a deixar o trabalho eficiente.

[Faça o download do relatório: Retorno sobre o investimento em gerenciamento do trabalho]

Como criar calendários de projetos

Agora que você está pronto e disposto a seguir em frente como um gestor de projetos, está na hora de começar a planejar e elaborar o calendário do seu projeto. Como o processo de agendamento do gerenciamento do projeto talvez lhe pareça pouco familiar, fornecemos a seguir uma lista das etapas que você pode seguir ao criar o planejamento do seu projeto:

  1. Defina as metas do seu projeto. Anote os principais marcos ou entregáveis que serão essenciais para o êxito deste projeto.
  2. Identifique todos os participantes. Faça uma lista de todas as pessoas que precisam participar do seu projeto, mesmo que sua função envolva uma simples aprovação.
  3. *Determine o seu prazo final**. Quando você precisa ter o projeto completamente concluído? Assegure-se de ter tempo suficiente para lidar com os conflitos que certamente surgirão.
  4. Liste cada etapa ou tarefa. Divida os marcos e entregáveis definidos na Etapa 1 em tarefas menores e subtarefas para garantir que nada seja esquecido.
  5. Atribua um membro da equipe como responsável por cada tarefa. Decida quem cuidará de cada tarefa e subtarefa, e seja transparente em relação aos prazos. Lembre-se de que seus colegas provavelmente têm outros projetos em andamento, portanto, considere a carga de trabalho de cada um para que não se sintam sobrecarregados.
  6. Ao definir as datas de conclusão de cada tarefa, comece pelo fim. Determine qual será a duração de cada tarefa (data de início e data final) sem se esquecer de que os atrasos são quase certamente inevitáveis. Outro fator importante a considerar é a sequência, afinal, algumas tarefas devem ser concluídas antes que outras possam começar.
  7. Organize o calendário do seu projeto em uma única ferramenta e compartilhe-o com a sua equipe. Você criou o planejamento do seu projeto com êxito. Agora, deve organizá-lo de modo que todos os envolvidos possam visualizá-lo e trabalhar a partir dele. Encontrar uma ferramenta que lhe ajude a fazer ambas as coisas será vital para o seu sucesso.

Quando já tiver um calendário de projeto configurado, o tempo necessário para fazer o gerenciamento prático do seu projeto diminuirá, e você (e a sua equipe) terão mais horas disponíveis para dedicar ao trabalho que importa. Afinal, não é por esse motivo que você foi contratado?

Exemplos de calendários de projetos

Depois de seguir todas as etapas acima, você terá um cronograma claro que descreve o calendário e as etapas do seu projeto. Veja a seguir alguns exemplos:

Exemplo de um cronograma de planejamento de eventos

Planejando um evento virtual? O seu calendário delineará tudo o que precisa ser feito — e quando — até chegar o grande dia!

Exemplo de um cronograma de projeto, planejamento de eventos

**Dica da Asana: dê início ao planejamento do seu próximo evento com um modelo de gerenciamento de projetos.

Exemplo de um cronograma de lançamento de produto

Para o seu próximo novo produto, crie uma estrutura analítica do trabalho ao delinear todas as etapas e dependências necessárias, e então visualize-as em um cronograma fácil de compartilhar para manter a equipe em dia.

Exemplo de um cronograma de projeto, aplicativo móvel

Dica da Asana: dê início ao lançamento do seu próximo produto com um modelo.

Exemplo de um cronograma de campanha de marketing

Saiba exatamente o que está ocorrendo em qualquer data da sua campanha de marketing com um planejamento de projeto que agenda todos os detalhes:

Exemplo de um cronograma de projeto, campanhas de marketing

**Dica da Asana: dê início à sua próxima campanha de marketing com um modelo.

Etapas seguintes à conclusão do calendário do seu projeto

O objetivo de um cronograma de projeto é fazer com que o trabalho seja realizado com mais eficiência. Ver o panorama geral do seu projeto e criar um planejamento bem pensado ajuda a ter menos estresse e mais produtividade. Após concluir o seu planejamento, ainda faltam duas etapas essenciais.

Compartilhe-o com a sua equipe

Ao compartilhar o calendário do seu projeto, os membros da equipe saberão claramente quais são as suas responsabilidades no projeto, e terão um recurso que lhes dará insights sobre as suas partes no planejamento. Comece enviando o calendário do projeto para todos os envolvidos e peça-lhes feedback específico, como dúvidas, preocupações ou ideias.

Mantenha-se organizado ao ter um local central para todas as respostas e defina um prazo concreto para que os membros da equipe ajam de forma oportuna. Após coletar todo o feedback, crie uma versão atualizada do cronograma do projeto e compartilhe-o novamente com todos os participantes.

Adapte-o conforme progride

Parece que Heráclito estava certo, na Grécia antiga, quando refletiu que a única coisa permanente é a mudança. Isso também se aplica ao planejamento do seu projeto. Após dar início ao projeto, não se esqueça de conferir com frequência o seu calendário. Adapte-o conforme necessário sempre que surgirem imprevistos.

Gerenciar o calendário e todos os ativos do seu projeto em um local centralizado ajudará a que todos tenham um único ponto de referência, além de garantir que se use sempre a versão mais recente do cronograma.

Aumente a eficiência: converta os seus planejamentos e calendários em modelos

Para economizar ainda mais tempo ao planejar projetos, use um modelo já aprovado para não ter que reinventar a roda sempre que der início a um novo projeto.

Se o projeto atual for de um evento anual — digamos, a exposição de um fornecedor — é fácil deduzir que ter agora um calendário de projeto consistente e bem definido vai permitir criar o projeto do próximo ano a partir dele. E quais outros projetos incluem sempre os mesmos processos? Por exemplo, a exposição do seu fornecedor talvez tenha tarefas similares às do almoço virtual com o cliente que você realizará ainda este ano. Ter um modelo de cronograma de projeto ajudará a lançar projetos no futuro de forma mais rápida e eficiente.

Onde criar o calendário de um projeto

Se você já assume a sua nova função como gestor de projetos — e também uma maneira mais eficiente de abordar o seu trabalho ao criar cronogramas de projetos — talvez esteja na hora de fazer upgrade para uma ferramenta multifuncional. (Sim, elas existem!)

As ferramentas de gerenciamento do trabalho estão disponíveis para ajudar a criar cronogramas de projetos dinâmicos (e muito mais) que proporcionam visibilidade em todas as etapas e para todos os participantes. Diga adeus aos e-mails, planilhas e bate-papos que não interagem entre si.

Desenvolver e gerenciar o calendário do seu projeto em um sistema centralizado lhe permite elaborar cada etapa e definir a sua duração com um calendário de projeto, além de criar tarefas e subtarefas e atribuir tudo isso às pessoas apropriadas. Quando for necessário ajustar o planejamento do seu projeto, você poderá fazê-lo rapidamente com a ferramenta, e todos os participantes serão notificados. As diferentes visualizações do seu calendário se adequam a todos os estilos de trabalho e aprendizado. Além disso, os seus fluxos de trabalho ocorrerão sem complicações, pois você sempre saberá o que cada um está fazendo e para quando.

[Leia: Crie os seus próprios calendários de equipe e de projeto]

Trabalhe de forma mais inteligente com calendários de projetos

Parabéns, gestor ou gestora de projetos! Você está no caminho certo para trabalhar de forma mais inteligente, contando já com a lógica e as etapas necessárias para começar a renovar — e revitalizar — o processo de seus projetos. Uma solução de gerenciamento do trabalho como a Asana lhe permite fazer tudo o que falamos acima e muito mais. Considere-a como a ferramenta multifuncional para ter êxito em seus projetos. Desejamos a você um ótimo planejamento!

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