Como criar cronogramas ou calendários de projetos para facilitar o trabalho

Cronogramas de projetos
  • Neste artigo, você verá:
    • Um processo para criar cronogramas de projetos
    • Exemplos de cronogramas de projetos
    • Dicas para manter o seu calendário em dia após concluí-lo
    • Maneiras de ser ainda mais eficiente com modelos e ferramentas

Um novo projeto no trabalho costuma indicar o início de mais uma aventura repleta de participantes, prazos, entregáveis e ferramentas. Seja para o lançamento de um novo produto, o evento de um fornecedor, o calendário editorial anual, ou até mesmo a integração de funcionários, seu projeto precisará de um cronograma.

Capacitar-se para criar o calendário de um projeto com planejamentos, responsabilidades e processos claros é fundamental para manter a sua equipe em dia, saber o que cada um está fazendo e para quando, e ver como todas as partes se conectam. Embora possa demorar um pouco no início, um calendário de projeto bem elaborado aumentará a eficiência, a responsabilidade e a clareza. Essas três palavras são como música para os ouvidos de qualquer pessoa (especialmente o seu chefe, que confiou este projeto a você). Você também poderá reduzir o número de ferramentas que deveriam lhe ajudar a gerenciar um projeto, mas que, na verdade, apenas dificultam o processo.

Talvez o seu cartão de visita não inclua o título de gestor de projetos abaixo do seu nome, mas acredite: para este projeto específico, e para tantos outros que estão por vir, essa é a sua verdadeira função. Assuma-a! Quando você aprender a pensar como um gestor de projetos, estará no caminho certo para voltar a deixar o trabalho eficiente.

Como criar cronogramas de projetos

Agora que você está pronto e disposto a seguir em frente como um gestor de projetos, está na hora de começar a planejar e elaborar o cronograma do projeto. Como o processo de agendamento do projeto talvez lhe pareça pouco familiar, fornecemos a seguir uma lista das etapas que pode seguir ao criar o cronograma do seu projeto:

  1. Defina as metas do seu projeto. Anote os principais marcos ou entregáveis que serão essenciais para o êxito deste projeto.
  2. Identifique todos os participantes. Faça uma lista de todas as pessoas que precisam participar do seu projeto, mesmo que sua função envolva uma simples aprovação.
  3. *Determine o seu prazo final**. Quando você precisa ter o projeto completamente concluído? Assegure-se de ter tempo suficiente para lidar com os conflitos que certamente surgirão.
  4. Liste cada etapa ou tarefa. Divida os marcos e entregáveis definidos na Etapa 1 em tarefas menores e subtarefas para garantir que nada seja esquecido.
  5. Atribua um membro da equipe como responsável por cada tarefa. Decida quem cuidará de cada tarefa e subtarefa, e seja transparente em relação aos prazos. Lembre-se de que seus colegas provavelmente têm outros projetos em andamento, portanto, considere a carga de trabalho de cada um para que não se sintam sobrecarregados.
  6. Ao definir as datas de conclusão de cada tarefa, comece pelo fim. Determine qual será a duração de cada tarefa (data de início e data final) sem se esquecer de que os atrasos são quase certamente inevitáveis. Outro fator importante a considerar é a sequência, afinal, algumas tarefas devem ser concluídas antes que outras possam começar.
  7. Organize o cronograma em uma única ferramenta e compartilhe-o com a sua equipe. Você criou cronograma do seu projeto com êxito. Agora, deve organizá-lo de modo que todos os envolvidos possam visualizá-lo e trabalhar a partir dele. Encontrar uma ferramenta que lhe ajude a fazer ambas as coisas será vital para o seu sucesso.

Quando já tiver um calendário de projeto configurado, o tempo necessário para fazer o gerenciamento prático do seu projeto diminuirá, e você (e a sua equipe) terão mais horas disponíveis para dedicar ao trabalho que importa. Afinal, não é por esse motivo que você foi contratado?

Exemplos de um cronograma de projeto

Depois de seguir todas as etapas acima, você terá um cronograma claro que descreve o calendário e as etapas do seu projeto. Veja a seguir alguns exemplos:

Exemplo de um cronograma de planejamento de eventos

Planejando um evento? Seu cronograma delineará tudo o que precisa ser feito — e quando — até chegar o grande dia!

Exemplo de um cronograma de projeto, planejamento de eventos

**Dica da Asana: dê início ao planejamento do seu próximo evento com um modelo.

Exemplo de um cronograma de lançamento de produto

Para o seu próximo novo produto, delineie todas as etapas e dependências necessárias, e então visualize-as em um cronograma fácil de compartilhar para manter a equipe em dia.

Exemplo de um cronograma de projeto, aplicativo móvel

Dica da Asana: dê início ao lançamento do seu próximo produto com um modelo.

Exemplo de um cronograma de campanha de marketing

Saiba exatamente o que está ocorrendo em qualquer data da sua campanha de marketing com um cronograma que agenda todos os detalhes:

Exemplo de um cronograma de projeto, campanhas de marketing

**Dica da Asana: dê início à sua próxima campanha de marketing com um modelo.

O que fazer depois de ter o seu cronograma ou calendário completamente preenchido

O objetivo de um cronograma de projeto é fazer com que o trabalho seja realizado com mais eficiência. Ver o panorama geral do seu projeto e criar um planejamento bem pensado ajuda a ter menos estresse e mais produtividade. Após concluir o seu cronograma, ainda faltam duas etapas essenciais.

Compartilhe-o com a sua equipe

Ao compartilhar o seu cronograma, os membros da equipe saberão claramente quais são suas responsabilidades no projeto, e terão um recurso que lhes dará insights sobre suas partes no planejamento. Comece enviando o calendário do projeto para todos os envolvidos e peça-lhes feedback específico, como dúvidas, preocupações ou ideias.

Mantenha-se organizado ao ter um local central para todas as respostas e defina um prazo concreto para que os membros da equipe ajam de forma oportuna. Após coletar todo o feedback, crie uma versão atualizada do cronograma do projeto e compartilhe-o novamente com todos os participantes.

Adapte-o conforme progride

Parece que Heráclito estava certo, na Grécia antiga, quando refletiu que a única coisa permanente é a mudança. Isto também se aplica ao cronograma do seu projeto. Após dar início ao projeto, não se esqueça de conferir com frequência o seu cronograma. Adapte-o conforme necessário sempre que surgirem imprevistos.

Gerenciar o calendário e todos os ativos do seu projeto em um local centralizado ajudará a que todos tenham um único ponto de referência, além de garantir que se use sempre a versão mais recente do cronograma.

Aumente a eficiência: converta seus cronogramas e calendários em modelos

Para economizar ainda mais tempo ao planejar projetos, use um modelo já aprovado para não ter que reinventar a roda sempre que der início a um novo projeto.

Se o projeto atual for de um evento anual—digamos, a exposição de um fornecedor—é fácil deduzir que ter agora um calendário de projeto consistente e bem definido vai permitir criar o projeto do próximo ano a partir dele. E quais outros projetos incluem sempre os mesmos processos? Por exemplo, a exposição do seu fornecedor talvez tenha tarefas similares às do almoço com o cliente que você realizará ainda este ano. Ter um modelo de cronograma de projeto ajudará a lançar projetos no futuro de forma mais rápida e eficiente.

Quais ferramentas usar para criar o cronograma ou o calendário de um projeto

Se você já assume a sua nova função como gestor de projetos—e também uma maneira mais eficiente de abordar o seu trabalho ao criar cronogramas de projetos—talvez esteja na hora de fazer upgrade para uma ferramenta multifuncional. (Sim, elas existem!)

As ferramentas de gerenciamento do trabalho estão disponíveis para ajudar você a criar cronogramas de projetos dinâmicos (e muito mais), que proporcionam visibilidade em todas as etapas e para todos os participantes. Diga adeus aos e-mails, planilhas e bate-papos que não interagem entre si.

Desenvolver e gerenciar o cronograma do seu projeto em um sistema centralizado lhe permite elaborar cada etapa e definir a sua duração, criar tarefas e subtarefas e atribuir tudo isso às pessoas apropriadas. Quando for necessário ajustar o seu cronograma, você poderá fazê-lo rapidamente com a ferramenta, e todos os participantes serão notificados. As diferentes visualizações do seu cronograma se adequam a todos os estilos de trabalho e aprendizado. Além disso, seus fluxos de trabalho ocorrerão sem complicações, pois você sempre saberá o que cada um está fazendo e para quando.

Trabalhe de forma mais inteligente, com cronogramas e calendários

Parabéns a você, gestor de projetos! Você está no caminho certo para trabalhar de forma mais inteligente e já tem a lógica e as etapas necessárias para começar a renovar—e revitalizar—o processo de seus projetos. Uma solução de gerenciamento do trabalho como a Asana lhe permite fazer tudo o que abordamos e muito mais. Considere-a como a a ferramenta multifuncional para ter êxito em seus projetos. Desejamos a você um ótimo planejamento!